Utiliser un logiciel de gestion de projet pour créer un agenda peut sembler intimidant, mais nous sommes là pour vous aider ! Cela peut sembler inutile au premier abord, mais quelle est l'alternative ? Utiliser un stylo et du papier pour noter vos plans ? Nous ne sommes plus en 1990 !
Ce n'est pas un hasard si tant d'équipes de haut niveau ont choisi ClickUp pour leurs réunions et leurs agendas. ClickUp dispose d'une vaste gamme de fonctionnalités qui vous aideront à tout organiser, du simple planning à l'itinéraire détaillé pour les réunions d'équipe. C'est parti !
Les 12 meilleures fonctionnalités de ClickUp pour planifier une réunion
Voici les meilleures fonctionnalités pour planifier une réunion ou créer un agenda pour cette réunion à l'aide de ClickUp :
1. Bloc-notes
La première étape pour tout projet est de créer un plan, ou du moins cela devrait être le cas. Beaucoup d'entre nous hésitent à créer un plan, car cela semble être un processus fastidieux et inutile, mais nous simplifions cette tâche grâce à ClickUp ! Le bloc-notes vous permet de noter rapidement vos idées au fur et à mesure qu'elles vous viennent à l'esprit. Que faire si vous faites partie de l'équipe ClickUp de votre entreprise et que vous ne voulez pas que vos collègues voient vos projets pour le dîner de ce soir ? C'est l'avantage du bloc-notes : il est entièrement privé. Vous pouvez également l'ajouter comme extension Chrome et l'utiliser chaque fois que vous naviguez sur le web. Il effectue une connexion avec votre compte ClickUp principal ! C'est un excellent point de départ pour créer votre agenda et vous permet de noter vos idées dès qu'elles vous viennent à l'esprit.
2. Liste et dates d'échéance des tâches
Vous pouvez définir des dates d'échéance pour une liste entière ou pour une tâche en particulier. Cette fonctionnalité est indispensable si certaines tâches doivent être faites avant le début de votre réunion. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde et respecte les délais en utilisant les dates d'échéance ! Une bonne idée consiste à ajouter l'agenda de votre réunion à la description de la tâche, comme indiqué ci-dessous !
3. Description de la tâche
Une fois que vous connaissez la date de votre réunion et que vous avez défini quelques idées de base, il est temps d'élaborer un agenda et de demander à votre équipe de donner son avis. Chez ClickUp, nous insérons l'agenda dans la description de la tâche et vous pouvez même le modifier à votre guise grâce à l'édition de texte enrichi. Les participants peuvent ensuite utiliser les commentaires pour faire part de leurs idées et les ajouter à l'agenda.
4. Commentaires attribués
Une fois que tout le monde a ajouté ses idées, vous pouvez utiliser les commentaires pour créer des actions ou des tâches pour chaque personne à qui des commentaires ont été attribués. Les autres fonctionnalités sont idéales pour garantir la responsabilité de chacun et s'assurer que tout ce qui est nécessaire à la réunion est fait à temps !
5. Extension Chrome
Imaginons que vous naviguiez sur le Web et que vous réalisiez que vous devez créer une tâche à partir d'un site Web que vous affichez afin de vous assurer de l'aborder lors de votre prochaine réunion... ClickUp a la solution ! Notre extension Chrome vous permet de créer rapidement une tâche à partir du site Web que vous affichez. Vous pouvez même définir une liste par défaut afin de pouvoir facilement ajouter des tâches à votre liste de réunion.
6. Modèles de tâches
Nos tout nouveaux modèles de tâches vous permettent d'enregistrer facilement les tâches que vous utilisez régulièrement. C'est parfait pour les réunions. Chez ClickUp, nous commençons chaque réunion en passant en revue notre compte rendu hebdomadaire, les modèles de tâches sont donc parfaits pour nous assurer de suivre le même processus général à chaque fois. Cela garantit également la cohérence, quel que soit le personnel en service ou responsable. N'hésitez pas à profiter de cette fonctionnalité puissante lorsque vous planifierez votre prochaine réunion.
7. Tâches récurrentes
Presque tous les bureaux ont certaines tâches qui sont effectuées de manière régulière. Les tâches récurrentes sont parfaites pour cela et constituent un excellent moyen de s'assurer que les mêmes tâches sont effectuées selon un calendrier défini ou qu'elles sont réouvertes une fois qu'elles ont été fermées. Nos tâches récurrentes sont extrêmement robustes et permettent un nombre apparemment illimité de combinaisons. Cette fonctionnalité distingue véritablement ClickUp de ses concurrents et vous permettra de planifier facilement les tâches que vous effectuez chaque semaine.
8. Dépendances
Beaucoup d'entre nous ont des tâches qu'ils ne peuvent accomplir qu'une fois la réunion terminée ou l'agenda établi... C'est là que les dépendances entrent en jeu ! Elles vous permettent d'avoir des tâches en attente ou bloquant d'autres tâches, afin qu'il n'y ait aucune confusion quant au moment où vous pouvez commencer.
9. Étiquettes
Les étiquettes sont un excellent moyen de suivre toutes les tâches liées à votre réunion, même si elles se trouvent dans différentes listes. Vous pouvez facilement baliser toutes vos tâches quotidiennes avec « standup » et y accéder dans toutes les listes en utilisant un filtre.
10. Calendrier
Vous pouvez facilement consulter toutes vos tâches avec leurs dates d'échéance dans votre calendrier. En prime, nous proposons une synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda, ce qui vous permet également de voir vos tâches ClickUp dans votre calendrier Google, que ce soit en ligne ou dans l'application mobile.
11. Checklists
Vous pouvez utiliser des checklists dans les tâches ou dans le bloc-notes, selon vos besoins. Chez ClickUp, lorsqu'une seule personne dirige une réunion pour l'équipe, elle utilise souvent une checklist dans son bloc-notes, car c'est un moyen facile de prendre des notes efficaces pendant la réunion. Les checklists sont « intelligentes », vous pouvez donc les cocher physiquement et les imbriquer si deux tâches sont liées.
Si la réunion est collaborative, il est souvent judicieux d'utiliser une checklist dans le cadre d'une tâche afin que chaque collègue puisse cocher les éléments de sa checklist.
12. Utilisez Slack
Votre équipe utilise-t-elle Slack pour communiquer et éliminer les e-mails inutiles ? Ou peut-être que votre équipe à distance est répartie sur plusieurs fuseaux horaires et que Slack est un outil essentiel pour partager des notes et la progression ? Dans ce cas, ClickUp peut également vous aider. Si une bonne idée ou une tâche émerge dans les discussions Slack, vous pouvez automatiquement transformer ce message Slack en tâche ou en commentaire. Découvrez comment Slack fonctionne avec ClickUp.
Conclusion
Cette liste est longue, et ce n'est pas sans raison ! Nous proposons une multitude de fonctionnalités destinées à la création d'agendas et à la planification de réunions. Ces fonctionnalités sont toutes extrêmement personnalisables, donc quels que soient vos besoins, nous avons ce qu'il vous faut !