Votre entreprise a-t-elle besoin d'un prototype de composant pour une machine ou de quelques ordinateurs portables pour les nouvelles recrues ? Même s'il s'agit d'une petite demande, il est essentiel de passer une commande.
C'est bien plus qu'un simple e-mail.
Vous devrez rassembler des informations telles que les descriptions des produits, les prix, les signatures d'approbation et les informations sur les centres de coûts, puis les envoyer aux fournisseurs ou aux équipes internes dans le cadre du processus de demande d'achat. Tout cela est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations !
C'est là qu'un modèle de formulaire de demande d'achat entre en jeu. Il s'agit d'une solution rapide et prête à l'emploi pour passer des commandes et assurer le suivi des fournitures, indispensable à tout processus d'approvisionnement.
Pour vous faire gagner du temps et vous épargner des efforts de recherche, nous avons sélectionné une liste des dix meilleurs modèles avec leurs fonctionnalités et utilisations clés.
Que sont les modèles de formulaire de demande d'achat ?
Un modèle de formulaire de demande d'achat est une solution prête à l'emploi avec des champs préremplis pour simplifier le processus de commande de votre entreprise. Principalement destiné à l'achat de biens ou de services, il s'étend également aux dépenses en capital, aux fournitures de bureau et aux demandes de maintenance.
Ces modèles ont notamment pour objectifs clés :
- Saisissez les informations essentielles (informations sur le demandeur, élément requis et coût estimé) afin d'optimiser la gestion des achats et le traitement des factures
- Rationalisation des approbations des chefs de service et des responsables des achats pour les achats
- Renforcez à la fois la communication interne et les relations avec les fournisseurs
Leur adoption offre également plusieurs avantages, tels que la réduction des erreurs humaines, l'amélioration de la traçabilité des dépenses et l'optimisation de l'efficacité globale des achats.
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🤓 Anecdote : Vous ne faites pas la différence entre les demandes d'achat et les bons de commande ? Bien qu'ils contiennent tous deux des informations similaires, ce ne sont pas les mêmes documents. Les demandes d'achat sont des documents internes utilisés pour demander l'approbation d'un achat, tandis que les bons de commande sont des documents externes qui permettent de passer commande de biens et de services auprès de fournisseurs.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de formulaire de demande d'achat ?
Lorsque vous sélectionnez votre modèle de formulaire de demande d'achat, il est important de vous assurer qu'il contient quelques éléments essentiels. Voici ce que toute solution efficace doit comporter :
- Interface intuitive et accessible : choisissez des modèles avec des dispositions claires et conviviales pour réduire les erreurs humaines et simplifier la saisie des données. L'utilisation de modèles accessibles depuis n'importe quel appareil mobile améliore également la flexibilité et peut accélérer les approbations
- Champs personnalisables : sélectionnez uniquement les solutions dont les champs sont faciles à adapter et à modifier. Les personnalisations vous aident à adapter le modèle à toute exigence spécifique d'un service ou d'une organisation
- Saisie complète des données : options de filtrage avec sections et champs détaillés pour les codes budgétaires, les coordonnées des fournisseurs et la ventilation des coûts. Cela améliore la transparence et vous permet également d'ajouter librement des informations détaillées pour des fournitures plus précises
- Flux de travail automatisés : Privilégiez les modèles avec suivi des approbations et notifications automatisées. La possibilité de suivre facilement chaque demande contribue à améliorer l'efficacité et élimine les efforts manuels inutiles
- Capacités d'intégration : optez pour des outils et des solutions compatibles avec les systèmes externes. Disposer d'une base de données connectée, d'un stockage cloud ou d'un logiciel d'approvisionnement garantit un partage fluide des données
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🔍 Le saviez-vous ? Les demandes d'achat suivent un flux de travail standardisé afin de rationaliser les achats et d'améliorer la visibilité. Bien que les processus puissent varier d'une entreprise à l'autre, voici les sept étapes les plus courantes :
- Soumettre le formulaire de demande d'achat
- Le supérieur hiérarchique approuve le formulaire de demande
- Le service des stocks vérifie les niveaux de stock
- Le service des achats examine la demande
- Générer la commande
- Livraison et évaluation de la commande
- Paiement des factures
10 modèles de formulaire de demande d'achat
Maintenant que vous savez ce qu'il faut rechercher dans un modèle de formulaire de demande d'achat, il est temps de vous plonger dans les options. Voici dix modèles qui vous feront gagner du temps et amélioreront vos flux de travail d'approvisionnement.
1. Modèle de formulaire de commande ClickUp
Vous avez besoin d'une solution qui mappe et suit vos besoins ? Essayez le modèle de formulaire de commande ClickUp pour un formulaire pré-conçu qui vous permettra d'enregistrer les besoins de votre entreprise.
Il visualise les entrées à l'aide de plusieurs vues dédiées regroupées par statut et par service. Le modèle dispose même d'un tableau Kanban pour gérer chaque commande d'approvisionnement en fonction des responsabilités et de la progression.
Fonctionnalités clés
- Consultez ou suivez les commandes approchant leur date d'échéance en un seul clic grâce à ses vues personnalisées
- Mappez les demandes en détail pour plus de transparence et de responsabilité grâce à des informations supplémentaires telles que les coordonnées du fournisseur et du demandeur
Idéal pour : Les équipes qui gèrent le processus d'achat dans plusieurs services
➡️ En savoir plus : 10 modèles gratuits de formulaire de commande dans Excel et ClickUp
2. Modèle de demande d'équipe ClickUp
Le modèle de demande d'équipe de ClickUp est une solution simple pour les besoins internes de votre équipe. Le modèle de dossier comprend une liste avec trois vues pour mapper les informations pertinentes telles que le statut de la demande, les niveaux de priorité, l'assigné, le demandeur et la catégorie.
Ses champs de données simplifient la gestion de tout, de l'embauche d'experts informatiques pour les réparations à l'achat de nouveaux actifs. Le modèle permet même de visualiser quand la demande a été faite afin d'améliorer le traitement.
Fonctionnalités clés
- Organisez et structurez les besoins de votre équipe en créant facilement plusieurs modèles (par exemple, services, demandes d'actifs, etc.) dans le même espace
- Identifiez et hiérarchisez les besoins d'achat grâce à des catégories de tâches et des niveaux de priorité clairement identifiés par des codes couleurs
Idéal pour : Les entreprises qui cherchent à améliorer leur processus interne de demande de services ou d'actifs
3. Modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp
Le modèle de formulaire de demande d'achat suivant est le modèle de demande et d'approbation de projet ClickUp, qui simplifie la gestion des demandes de projet.
Il traite chaque demande de projet avec les statuts de tâche essentiels, allant de En cours à Approuvé. Il mappe également des attributs tels que l'impact et le coût requis pour une demande de projet.
En bref, le modèle est une approche simple mais systématique permettant aux managers et aux chefs d'équipe de traiter et d'approuver les projets.
Fonctionnalités clés
- Enregistrez les informations essentielles et visualisez les données de projet grâce à des champs détaillés et personnalisables
- Ajoutez du contexte et améliorez le suivi des demandes grâce aux sous-tâches, commentaires et dépendances intégrés
Idéal pour : Les entreprises qui suivent un processus d'approbation structuré pour chaque demande de projet
4. Modèle de proposition budgétaire ClickUp
Si vous devez aligner les demandes d'achat sur le contrôle des coûts, le modèle de proposition budgétaire de ClickUp est la solution tout-en-un qu'il vous faut. Il s'agit principalement d'un modèle de document destiné à optimiser la création et la révision des propositions.
Le modèle comprend cinq sous-pages préconçues, notamment la logistique et le personnel, afin de couvrir tous les aspects des coûts liés à l'entreprise ou au projet.
La division de votre budget en segments clairs vous aide également à traiter les demandes d'achat de manière plus claire. De plus, cela permet de diriger les demandes vers la personne appropriée et de provisionner tous les achats, qu'il s'agisse d'actifs informatiques, de services externes ou même de listes de prix de matériaux.
Fonctionnalités clés
- Donnez à votre proposition et à votre demande une structure claire et complète grâce aux multiples sous-pages du modèle
- Repérez facilement les informations critiques grâce à des champs de données personnalisables et à de nombreuses fonctionnalités de mise en forme
Idéal pour : Les entreprises et les professionnels qui souhaitent équilibrer leurs achats dans le respect de dispositions et de budgets clairs
5. Modèle de bon de commande et d'inventaire ClickUp
Le modèle de bon de commande et d'inventaire ClickUp aide les entreprises à aligner leurs achats sur leurs besoins de réapprovisionnement. Il comprend une liste de tâches d'inventaire pour suivre les produits, les acheteurs et les priorités. Chaque tâche est regroupée par étape d'inventaire, de la commande au stock.
Ce modèle comprend également une liste des tâches relatives aux bons de commande détaillant les produits requis, les prix et les quantités, et mappe les livraisons des fournisseurs. Si les niveaux de stock baissent, les équipes peuvent immédiatement passer une commande et la partager avec les fournisseurs pour le réapprovisionnement.
Fonctionnalités clés
- Visualisez et optimisez vos stocks à chaque étape de votre activité grâce à quatorze statuts différents, notamment le paiement et la consommation
- Permettez aux parties prenantes concernées de mettre à jour l'exécution des commandes ou de joindre des notes relatives aux marchandises reçues grâce à des fonctionnalités de modification en cours
Idéal pour : les fonctions de la chaîne logistique ou un service achats qui gère les matériaux directs et indirects pour ses opérations
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6. Modèle de formulaire de commande de produits ClickUp
Le modèle de formulaire de commande de produits ClickUp est conçu pour les composants courants ou les prototypes uniques afin de garantir un approvisionnement efficace. La solution commence par un formulaire qui permet aux clients de passer directement leurs commandes. Elle capture même les coordonnées pour assurer la traçabilité et remplit instantanément votre outil de suivi.
Ce modèle offre des vues dédiées aux nouvelles commandes afin que l'équipe puisse se mettre immédiatement au travail. Les chefs d'équipe disposent d'une liste des problèmes liés aux commandes afin de résoudre rapidement les goulots d'étranglement et les problèmes.
Fonctionnalités clés
- Réduisez le temps consacré à la mise à jour des commandes grâce à des produits prédéfinis, des catégories et des problèmes de commande dédiés
- Examinez la satisfaction des clients, les délais de livraison moyens et les frais d'expédition grâce à des informations basées sur l'IA et des champs de données faciles à automatiser
Idéal pour : Les professionnels qui ont besoin d'un moyen efficace pour suivre les commandes et résoudre les flux de travail liés aux exigences des produits
7. Modèle de facture ClickUp
Vous recherchez un moyen simple de régler les paiements pour les commandes livrées ? Le modèle de facture ClickUp est fait pour vous.
Ses champs personnalisables permettent de normaliser les détails clés tels que les numéros de demande, les informations sur les fournisseurs et les conditions d'approbation. Un tableau intégré permet de suivre les descriptions, les quantités et les coûts des éléments pour une communication claire et responsable.
Ce modèle de formulaire de demande d'achat comporte également des sections dédiées au logo de l'entreprise, aux informations de facturation, aux détails de la facture et aux dates d'échéance, ce qui est idéal pour simplifier l'approbation et le traitement des factures.
Fonctionnalités clés
- Assurez un suivi rapide des paiements et une clôture transparente des demandes d'achat en convertissant n'importe quel contenu en tâches
- Partagez ou exportez instantanément des documents dans plusieurs formats avec diverses options de permissions
Idéal pour : Les entreprises et les équipes qui préfèrent réduire au minimum la documentation et les pertes d'informations lors du traitement des commandes et des factures
8. Modèle de formulaire de demande d'achat au format PDF par PDF Filler
Vous recherchez un modèle de formulaire de demande d'achat concis ? Le modèle de formulaire de demande d'achat PDF de PDF Filler est exactement ce qu'il vous faut.
Le PDF en ligne comporte des champs pour les détails relatifs au service, au fournisseur et au demandeur. Il comprend également un tableau pour enregistrer les quantités, les descriptions des éléments et les prix. Ce PDF modifiable doit uniquement être rempli et partagé avec toutes ces informations déjà renseignées.
Ce modèle aide les services demandeurs à transmettre les informations clés afin d'améliorer les tâches d'approvisionnement et de gestion des fournisseurs.
Fonctionnalités clés
- Préparez plus efficacement l'intégration des fournisseurs grâce à une case à cocher dédiée permettant de confirmer s'il s'agit d'un fournisseur régulier
- Optimisez l'autorisation grâce à un espace clair et rapide pour les informations et la signature de l'approbateur
Idéal pour : Les entreprises qui privilégient des formulaires rapides et modifiables dans leur processus d'approvisionnement
9. Modèle de formulaire de demande d'achat au format PDF par Planergy
Le modèle de formulaire de demande d'achat PDF de Planergy est une solution qui adopte une approche logicielle pour affiner le processus de demande d'achat. Il garantit une collaboration fluide grâce à des champs détaillés, la génération automatisée de bons de commande et des options permettant d'ajouter des notes ou de joindre des documents.
Il offre également des champs de données personnalisables et une logique conditionnelle qui peuvent être adaptés à des besoins spécifiques.
Fonctionnalités clés
- Gagnez du temps et réduisez vos efforts grâce à la génération automatique des bons de commande et au flux de travail d'approbation
- Simplifiez la communication grâce à des champs intégrés pour les notes internes et les coordonnées des fournisseurs
Idéal pour : Les petites entreprises qui souhaitent créer rapidement des bons de commande détaillés
10. Modèle de formulaire de demande d'achat par FormDocs
Le dernier est le modèle de formulaire de demande d'achat de FormDocs, une marque fiable dans le domaine des formulaires électroniques. Cette solution efficace s'ouvre sur des sections claires pour les informations relatives à la demande d'achat, à l'entreprise, au fournisseur et à l'expédition. Elle mappe également les dates de demande, les dates d'échéance et les codes budgétaires pour une facturation fluide.
Le modèle comprend un tableau détaillé permettant d'enregistrer la quantité, la description détaillée, les prix et le coût total. Le numéro de compte G. L. permet de mapper l'utilisation du budget par rapport à des centres de coûts clairs.
Fonctionnalités clés
- Alignez vos fournisseurs sur vos besoins en produits grâce à un espace dédié aux instructions spéciales
- Accélérez le traitement des commandes et la facturation grâce aux sections réservées à la signature du demandeur et de l'approbateur
Idéal pour : Les organisations qui utilisent FormDocs et souhaitent améliorer leur processus de demande d'achat
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Améliorez vos processus d'approvisionnement interne avec ClickUp
Un modèle de formulaire de demande d'achat est indispensable pour les achats, que vous commandiez des fournitures de bureau ou des expéditions. Il permet de saisir toutes les informations importantes, améliore la communication, accélère les approbations et réduit les erreurs, pour que tout fonctionne plus efficacement.
Le modèle approprié permet de rester organisé et vous aide à hiérarchiser les tâches et les commandes après chaque demande.
Un partenariat avec ClickUp est une excellente réponse à cela. Sa gestion intégrée des tâches, ses analyses approfondies et sa visualisation dynamique dans chaque modèle en sont la parfaite illustration. Prêt à améliorer votre processus d'approvisionnement interne ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!