Parlons d'un élément qui peut faire toute la différence en matière d'efficacité de votre équipe : le tableau de service. Un tableau de service est un planning qui attribue des tâches ou des responsabilités spécifiques à des personnes au sein d'un groupe ou d'une organisation
Si vous avez déjà vécu le chaos d'une planification de dernière minute ou d'une course effrénée pour trouver des remplaçants, vous savez à quel point il est important de bien faire les choses. La création d'un planning de travail, lorsqu'elle est bien utilisée, stimule la productivité, prévient l'épuisement professionnel et permet à votre équipe de rester alignée. 🗓️✨
Prêt à apprendre comment en créer un qui fonctionne ? Cet article explore les étapes clés pour élaborer un planning qui garantit le bon déroulement des opérations et optimise le potentiel de votre équipe. 📈
⏰ Résumé en 60 secondes
- Pourquoi est-ce important ? Un planning bien organisé permet à votre équipe de rester productive, garantit une distribution équitable de la charge de travail et préserve l'harmonie sur le lieu de travail
- Comment créer un planning : Les étapes de la création d'un planning comprennent l'évaluation des besoins en personnel, la sélection d'une stratégie de planification adaptée et la garantie de la conformité légale. Recueillez les informations sur les employés, telles que leurs disponibilités et leurs préférences, définissez des horaires clairs et prévoyez des solutions en cas d'imprévus
- Quel est le défi ? Les défis courants comprennent les conflits de planification de dernière minute, la distribution inéquitable des quarts de travail et les politiques de congés incohérentes, qui peuvent causer de la frustration et perturber les opérations
- Solution : impliquez les employés dans le processus de planification, définissez des directives claires en matière de congés et planifiez les horaires à l'avance afin de réduire l'incertitude.
- Des outils tels que ClickUp peuvent vous aider à automatiser et à rationaliser la planification afin de minimiser les erreurs
Comprendre les tableaux de service
Un tableau de service est un forfait structuré qui définit qui est responsable de quoi, quand et où. Il s'agit essentiellement de la colonne vertébrale d'une gestion efficace du personnel. Son objectif est simple : rationaliser les opérations, optimiser les ressources et renforcer la responsabilité.
En définissant clairement les rôles et les responsabilités, vous évitez la confusion, réduisez les déséquilibres dans la charge de travail et garantissez une couverture sans faille. Cette clarté permet aux équipes de rester alignées et aux opérations de se dérouler sans heurts. N'oubliez pas qu'il est important de mettre régulièrement à jour le tableau de service afin de refléter les changements et d'en garantir l'exactitude.
Bien que similaire aux plannings traditionnels, un tableau de service va au-delà des simples horaires de travail. Il détaille les tâches spécifiques attribuées pendant les quarts de travail, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de structure pour une meilleure gestion des tâches.
Par exemple, dans une équipe de gestion de projet, un tableau de service peut indiquer les heures de travail de chaque membre de l'équipe et attribuer des tâches spécifiques telles que la communication avec les clients, les rapports de progression et le suivi du budget. Dans un magasin de détail, le tableau peut détailler les horaires et désigner les responsabilités telles que l'ouverture du magasin, la gestion des stocks et la supervision du service client afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
🔎 Le saviez-vous ? Le mot « roster » a été adopté en anglais au XVIIIe siècle à partir du terme néerlandais « rooster », qui désignait une liste ou un registre souvent utilisé à des fins militaires ou organisationnelles.
Les éléments d'un tableau de service efficace
Que vous planifiiez un horaire hebdomadaire ou un tableau de service à plus long terme, ces éléments clés vous garantissent un tableau de service efficace et efficient :
- Détails sur les employés : incluez une liste de tous les employés, leurs rôles, leurs compétences et leurs disponibilités. Savoir qui est qualifié pour des tâches spécifiques permet d'affecter la bonne personne au bon rôle
- Horaires des équipes : Définissez clairement les heures de début et de fin de chaque équipe. Ainsi, tout le monde sait quand il doit être au travail
- Rôles et responsabilités : détaillez les tâches de chaque personne pendant son quart de travail. Cela permet de clarifier les choses, d'éviter les chevauchements de tâches et de garantir que toutes les fonctions essentielles sont couvertes, assurant ainsi une couverture adéquate
- Plans d'urgence : Les absences imprévues peuvent survenir, alors prévoyez toujours du personnel de sauvegarde ou des employés polyvalents qui peuvent intervenir si nécessaire
- Conformité avec le droit du travail : assurez-vous que votre planning respecte le droit du travail local, notamment en matière de durée maximale du travail, de pauses obligatoires et d'heures supplémentaires
- Flexibilité et mises à jour : un planning efficace est adaptable. Réexaminez-le régulièrement et ajustez-le en fonction des commentaires, des changements de personnel ou des besoins imprévus
- Accessibilité : Rendez le tableau facilement accessible. Affichez-le sur un tableau d'affichage, partagez-le sous forme numérique ou rendez-le disponible via un logiciel de planification
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Étapes pour créer un tableau de service : guide rapide
Lorsqu'il s'agit de créer un planning, suivre une approche structurée garantit le bon déroulement des opérations, un meilleur moral des employés, une responsabilisation accrue et des responsabilités claires pour votre équipe. Voici les étapes essentielles pour commencer :
Étape 1 : Déterminez vos besoins en personnel
Avant de commencer à rédiger un tableau de service, il est essentiel de comprendre précisément les besoins de votre entreprise. Examinez attentivement vos opérations afin d'identifier les tâches qui doivent être effectuées quotidiennement, hebdomadairement ou même saisonnièrement.
Réfléchissez au nombre de membres du personnel nécessaires pour chaque tâche et déterminez si certains rôles exigent des compétences ou des certifications particulières. Par exemple, si vous gérez un restaurant, vous aurez besoin d'un nombre équilibré de chefs, de serveurs et d'hôtes pendant les heures de pointe.
Voici quelques éléments à prendre en considération :
- Tenez compte des rôles particuliers : Certaines tâches nécessitent-elles des compétences ou des certifications spécifiques ?
- Comprendre la charge de travail : Quelles sont les tâches essentielles à accomplir et combien de personnes faut-il pour chacune d'elles ?
- Identifiez les périodes de pointe : Y a-t-il des heures, des jours ou des saisons spécifiques où la demande est plus forte ?
En identifiant précisément ces besoins, vous vous assurez que votre planning ne se contente pas de remplir les postes, mais qu'il soutient efficacement votre équipe et vos opérations.
💡 Conseil de pro : utilisez des modèles de planning de travail pour simplifier la planification des plannings. Voici comment ils peuvent vous aider :
- Simplifiez le processus en fournissant un cadre clair 📅
- Gagnez du temps grâce à des structures prédéfinies faciles à modifier ⏳
- Adaptez-vous aux différents besoins de vos équipes sans repartir de zéro 🔄
- Assurez la cohérence et la précision de tous les quarts de travail 📊
Étape 2 : Choisissez une stratégie de planification
Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, il est temps de décider comment répondre à ces besoins. C'est là que votre stratégie de planification des horaires entre en jeu.
Voici quelques exemples de plannings de travail courants :
- Planning flexible : les employés contrôlent leurs horaires de travail, dans les limites convenues, ce qui leur offre une grande flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- Planning fixe : les employés travaillent selon les mêmes horaires chaque jour ou chaque semaine, ce qui garantit cohérence et routine. Idéal pour les entreprises dont les horaires et les besoins en personnel sont réguliers
- Tableau de service rotatif : les employés alternent entre différents quarts de travail (par exemple, jour, soir et nuit) sur une période donnée afin de garantir l'équité. Idéal pour les secteurs qui fonctionnent 24 heures sur 24, comme les soins de santé ou la fabrication
Vous pouvez également explorer des options uniques telles que le planning 2-2-3 (deux jours de travail, deux jours de repos, trois jours de travail ou moins) ou le planning 9/80 (80 heures réparties sur neuf jours avec un jour de repos toutes les deux semaines), qui gagnent en popularité pour améliorer la productivité et la satisfaction des employés.
La stratégie adéquate dépend des besoins de votre entreprise et des préférences de votre équipe, veillez donc à l'adapter à ces deux aspects.
Étape 3 : Respecter les exigences légales
Même le planning de travail le plus efficace sera voué à l'échec s'il ne respecte pas les règles. Il est indispensable de comprendre et de respecter le droit du travail. Vérifiez donc la réglementation locale en matière de durée maximale du travail, de pauses obligatoires et de limites des heures supplémentaires afin de vous assurer que votre planning est équitable et légal.
Voici quelques éléments à prendre en considération :
- Connaissez la législation : Renseignez-vous sur la législation locale en matière d'heures de travail, d'heures supplémentaires et de pauses
- Protégez votre équipe : évitez le surmenage de vos employés en respectant les limites maximales d'heures de travail
- Tenez compte des contrats : assurez-vous que votre planning est conforme aux contrats de travail, qu'il s'agisse de contrats à temps plein, à temps partiel ou de contrats freelance
Étape 4 : Sélectionnez un logiciel de planification et de gestion des présences
Dans les environnements de travail où tout va très vite, il n'est plus pratique de s'appuyer sur des méthodes traditionnelles (stylo et papier) ou sur des modèles et des feuilles de calcul basiques pour créer des plannings.
Optez pour des outils fiables et dynamiques d'optimisation des effectifs qui réduisent les erreurs, font gagner du temps et garantissent l'exactitude de vos plannings. Ces outils facilitent l'adaptation aux changements et améliorent la productivité de vos équipes.
En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp est parfaite pour tous vos besoins en matière de gestion du temps.
Grâce à ses fonctionnalités robustes de planification et de gestion des tâches, il vous permet d'automatiser les quarts de travail, de suivre les présences et de mettre rapidement à jour les tableaux de service, optimisant ainsi le flux de travail de votre équipe et augmentant l'efficacité globale.
ClickUp pour la gestion des ressources humaines
Les solutions de gestion des ressources humaines de ClickUp offrent des fonctionnalités qui permettent aux employés de recevoir des notifications, de partager leurs commentaires et d'afficher leurs plannings en temps réel, pour une communication fluide. Vous pouvez attribuer des tâches aux employés à l'aide de commentaires et définir des types de tâches et des priorités pour que tout le monde soit au courant de son travail.
Dans l'ensemble, cela simplifie la gestion du personnel grâce au suivi des performances, de l'engagement et du développement des employés. Vous pouvez même rationaliser votre processus de recrutement et d'intégration afin de garantir que vos nouveaux employés tirent le meilleur parti de leur formation.
Voici quelques fonctionnalités supplémentaires de ClickUp pour améliorer votre processus de planification des horaires :
Affichage du calendrier ClickUp
La vue Calendrier de ClickUp vous aide à visualiser le travail, à reprogrammer les tâches et à les suivre en toute simplicité. Affichez votre travail dans des vues quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles et définissez même des filtres avancés pour mettre en évidence les évènements clés.
ClickUp envoie même des rappels pour les évènements, vous garantissant ainsi de ne jamais en manquer un. Il synchronise également votre calendrier avec Google Agenda afin de conserver tous vos évènements au même endroit. Ainsi, il vous aide à :
- Visualisez facilement le planning de votre équipe grâce aux vues quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles
- Réorganisez les tâches sans effort grâce à la fonctionnalité glisser-déposer
- Recevez des rappels automatiques pour les évènements et les échéances à venir
- Synchronisez-vous facilement avec Google Agenda pour regrouper tous vos évènements au même endroit
Affichages ClickUp
ClickUp Views vous permet de gérer efficacement les plannings individuels et les projets d'équipe. Vous pouvez facilement partager les échéanciers de projet avec les clients et les membres de l'équipe, en vous assurant qu'aucun changement n'est manqué ou doublement réservé.
La vue Charge de travail vous permet de connaître la bande passante de votre équipe, afin de voir qui est en sous-capacité et qui est en surcapacité. Cela vous aide également à comprendre quel domaine nécessite des ressources supplémentaires.
Suivi du temps ClickUp
Suivez le temps, définissez des estimations de durée et consultez des rapports sur votre temps avec le suivi du temps des projets ClickUp. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez suivre le temps passé sur n'importe quelle tâche depuis n'importe quel appareil et ajouter des notes aux entrées pour référence.
Il vous permet également de créer et de partager des relevés de temps personnalisés, afin d'examiner les activités des membres de votre équipe au fil du temps.
Automatisations ClickUp
Vous vous demandez comment développer des flux de travail optimisés ? Utilisez les automatisations ClickUp pour éliminer les tâches répétitives et booster la productivité.
Grâce à des déclencheurs, des actions et des intégrations personnalisables, vous pouvez automatiser vos processus et tout garder sur la bonne voie sans effort manuel. Cela permet aux équipes de se concentrer sur un travail plus stratégique tout en réduisant les erreurs et en améliorant l'efficacité.
Modèles ClickUp
ClickUp propose également plusieurs modèles de tableaux de service pour créer facilement un tableau de service. Ces modèles sont entièrement personnalisables et dynamiques, ce qui vous permet de les adapter aux besoins spécifiques de votre équipe et d'y apporter les modifications nécessaires.
Utilisez le modèle de tableau de service ClickUp pour consulter les plannings de votre équipe, garantir la disponibilité et suivre les demandes de congés. Ce modèle tout-en-un permet à chacun de rester au fait de ses responsabilités, améliore la communication et conserve une trace du temps travaillé.
Vous pouvez l'ouvrir dans 5 vues différentes, notamment le tableau des paiements du personnel, le calendrier hebdomadaire, le tableau de service du personnel et la progression du travail, afin de rester organisé et de vérifier différents aspects des plannings.
Cela vous aidera à :
- Optimiser la planification des équipes et éviter les chevauchements de quarts de travail
- Suivi efficace de la disponibilité des employés et des demandes de congés
- Conserver un registre clair des heures travaillées et des tâches achevées
- Améliorer la communication au sein de l'équipe et mettre tout le monde sur la même page
À ce sujet, un autre modèle qui se démarque est le modèle de planning des équipes de ClickUp, qui organise visuellement les équipes et fournit des mises à jour en temps réel aux équipes réparties sur plusieurs emplacements. Ce modèle garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde en matière d'affectation des équipes, ce qui réduit les conflits de planification et améliore la coordination des équipes.
ClickUp nous permet de publier toutes les communications entre tous les services de notre entreprise en un seul endroit centralisé. Il est ainsi facile et pratique de recevoir des notifications et de gérer les plannings, les itinéraires et les livraisons de notre entreprise.
ClickUp nous permet de publier toutes les communications entre tous les services de notre entreprise en un seul endroit centralisé. Il est ainsi facile et pratique de recevoir des notifications et de gérer les plannings, les itinéraires et les livraisons de notre entreprise.
Étape 5 : Liste des coordonnées des employés
Avant d'attribuer les quarts de travail, il est essentiel de bien connaître la disponibilité, les compétences et les préférences de votre équipe.
Créez un registre complet qui inclut le rôle de chaque employé, ses qualifications, ses horaires de travail préférés et toute contrainte, telle que des engagements à temps partiel ou des responsabilités personnelles.
Documents ClickUp
Utilisez ClickUp Docs pour créer cette liste. Il offre des fonctionnalités telles que des pages imbriquées, des options de mise en forme et de style, ainsi qu'une collaboration en temps réel avec les membres de l'équipe. Ainsi, vous pouvez facilement demander aux membres de l'équipe de partager leurs points de vue et leurs préférences, tout en garantissant l'accessibilité et la transparence des informations.
Ces informations vous permettent d'attribuer plus efficacement les quarts de travail, en veillant à ce que chacun occupe un rôle pour lequel il est qualifié et dans lequel il se sent à l'aise.
Étape 6 : Définir les horaires des équipes
Définir des horaires de travail clairs est l'étape suivante dans la création d'un planning. Déterminez les heures de début et de fin de chaque équipe, en veillant à ce qu'elles correspondent aux heures d'ouverture et aux heures de pointe de votre entreprise.
Veillez à créer des durées de quart réalistes : trop courtes, la productivité pourrait en souffrir ; trop longues, les employés pourraient s'épuiser. Échelonnez les heures de début et de fin des quarts si nécessaire afin d'assurer des transitions en douceur et d'éviter les chevauchements entre les différents quarts de travail ou les lacunes dans la couverture.
Étape 7 : Préparez-vous aux imprévus
Même avec le meilleur forfait, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Les employés peuvent être malades, des urgences peuvent survenir ou une demande imprévue peut vous laisser à court de personnel. C'est pourquoi il est essentiel de mettre en place des plans d'urgence.
Identifiez le personnel de sauvegarde ou formez vos employés à plusieurs tâches afin qu'ils puissent assumer différents rôles en cas de besoin. Tenez une liste des travailleurs de garde ou à temps partiel qui sont disponibles pour remplacer au pied levé.
Étape 8 : Révision et ajustement
Une fois votre planning rédigé, prenez le temps de le relire attentivement. Recherchez les lacunes dans la couverture, les chevauchements de quarts ou la distribution inéquitable du travail. Vérifiez également si la charge de travail est équilibrée et si les périodes de pointe sont correctement pourvues en personnel
N'hésitez pas à apporter des ajustements en fonction des commentaires de votre équipe ou de l'évolution des besoins de votre entreprise. Un bon planning n'est pas figé ; il évolue pour répondre aux exigences de votre lieu de travail tout en garantissant équité et efficacité.
Étape 9 : Partager le tableau de service
Enfin, il est temps de partager le planning avec votre équipe. Distribuez-le bien à l'avance afin de laisser suffisamment de temps à vos employés pour consulter leurs horaires et signaler tout problème.
Assurez-vous que le tableau de service est facilement accessible en le partageant numériquement via un logiciel de gestion des équipes, en l'affichant sur un tableau d'affichage ou en l'envoyant par e-mail. De plus, veillez à encourager les commentaires et à répondre rapidement aux préoccupations afin d'éviter toute confusion ou malentendu concernant les équipes. Cette communication proactive permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et réduit les problèmes potentiels pendant la journée de travail.
➡️ À lire également : Modèles gratuits de relevés de temps pour employés dans Excel, Word et ClickUp
Défis courants et bonnes pratiques pour la planification des tableaux de service
Bien que les tableaux de service soient très efficaces, ils présentent certains défis qui peuvent avoir un impact sur la coordination des équipes. Voici quelques problèmes courants à prendre en compte :
Indisponibilité du personnel
Il est souvent difficile de concilier la disponibilité des employés et leurs préférences, telles que les horaires ou les jours de congé souhaités. Les employés peuvent demander des jours de congé spécifiques, ce qui peut entrer en conflit avec les besoins opérationnels, et satisfaire toutes les demandes peut entraîner un manque de personnel ou des conflits d'horaires.
Surcharge ou sous-charge des équipes
Répartir équitablement le travail entre les équipes est souvent difficile. Surcharger certaines équipes, par exemple pendant les heures de pointe, ou en sous-charger d'autres entraîne des inefficacités et l'épuisement des employés. Il est essentiel de trouver le juste équilibre entre un nombre trop élevé ou trop faible de membres du personnel.
Fatigue et épuisement professionnel des employés
Les retards fréquents, les quarts de nuit ou les journées de travail consécutives entraînent fatigue et épuisement chez les employés. Si les employés ne bénéficient pas de périodes de repos suffisantes ou ne peuvent pas alterner entre différents types de travail d'un quart à l'autre, leur productivité et leur bien-être en pâtissent.
📉 Un sondage Deloitte a révélé que 77 % des personnes ont déjà été victimes d'épuisement professionnel dans leur emploi actuel. 91 % des personnes interrogées affirment également que cela a un impact négatif sur la qualité de leur travail, tandis que 83 % mentionnent que cela a un impact négatif sur leurs relations personnelles.
Absences imprévues ou urgences
Les employés qui se font porter malades, qui ont des urgences personnelles ou qui ont besoin d'un congé imprévu peuvent perturber tout le planning des équipes.
Sans forfait, les changements de dernière minute perturbent les opérations et laissent des postes vacants, ce qui réduit le nombre d'heures et augmente le stress du personnel restant.
Complexité des opérations multi-emplacements
Pour les entreprises disposant de plusieurs emplacements, la coordination d'un tableau de service entre les sites devient plus compliquée. Vous devez tenir compte des niveaux et des besoins en personnel, des fuseaux horaires et de la logistique liée à la gestion du personnel sur différents sites.
Voici quelques conseils clés et bonnes pratiques pour vous aider à concevoir un planning qui fonctionne pour tout le monde :
- Collaborez avec vos employés lors de la planification : impliquer votre équipe dans le processus de planification favorise un sentiment de propriété et d'équité. Demandez à vos employés leurs disponibilités, leurs préférences et leurs contraintes avant de rédiger le planning
- Attribuez les noms après avoir achevé le forfait : Lorsque vous créez un tableau de service, concentrez-vous d'abord sur les besoins opérationnels, tels que la couverture pendant les heures de pointe et l'équilibrage des charges de travail. Une fois le cadre en place, affectez les employés à des quarts de travail spécifiques en fonction de leurs rôles et de leurs capacités
- Établissez des directives claires en matière de congés : Il est essentiel de définir et de communiquer des règles claires en matière de gestion des congés afin de garantir l'équité et la transparence. Définissez des politiques précisant combien de temps à l'avance les employés doivent demander un congé et combien de membres du personnel peuvent être absents en même temps
- Recueillez régulièrement les commentaires des employés : Votre planning est un document vivant qui évolue en fonction des besoins de votre entreprise et de votre équipe. Encouragez les employés à partager leurs impressions sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Leurs commentaires vous aideront à identifier les problèmes, tels que les charges de travail inégales ou les horaires peu pratiques, et à améliorer les plannings futurs
- Attribuez les quarts de travail clés aux membres expérimentés de votre équipe : affectez vos employés les plus compétents et les plus expérimentés aux quarts de travail critiques ou sous pression. Ces employés géreront plus efficacement les périodes chargées et maintiendront la qualité du service. Pour les membres les plus récents ou les moins expérimentés de votre équipe, associez-les à des employés chevronnés pendant les quarts de travail plus calmes afin de leur offrir des occasions d'apprendre sans les submerger
Simplifiez la planification des tableaux de service avec ClickUp
Un planning de travail bien structuré est essentiel pour un lieu de travail productif. En comprenant les besoins de votre équipe, en l'impliquant dans le processus et en mettant l'accent sur une communication claire et une planification stratégique, vous pouvez créer un planning qui profite à tout le monde.
ClickUp simplifie ce processus grâce à ses fonctionnalités puissantes, telles que des modèles personnalisables et des outils de planification faciles à utiliser. Ceux-ci vous permettent de gérer votre planning de manière efficace et simple.
Que vous gériez des plannings complexes ou simples, la flexibilité de ClickUp améliore l'efficacité, réduit les erreurs et garantit que votre équipe reste sur la bonne voie.
Alors, pourquoi attendre ? Inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp pour simplifier la planification de vos tableaux de service et booster l'efficacité de votre lieu de travail ! 🚀