« Il nous manque les données sur les comportements des utilisateurs nécessaires pour prendre des décisions publicitaires. Veuillez les ajouter avant que nous soumettions le document aujourd'hui. »
OU
« Je pense que le rapport pourrait être amélioré par des données supplémentaires sur les différentes dimensions de l'entreprise. Pourriez-vous y jeter un œil plus tard ? »
Laquelle des deux est la meilleure ? Eh bien, cela dépend !
La première phrase explique exactement ce que l'on attend de vous et pourquoi, sans laisser place à l'ambiguïté : il s'agit d'une forme de communication directe. La deuxième phrase, bien qu'elle semble imprécise, ouvre la discussion et laisse de l'espace pour les idées et la négociation grâce à une communication indirecte.
Ces deux styles de communication ont leur place dans le monde du travail. Dans cet article, nous voyons pourquoi et comment.
⏰ Résumé en 60 secondes
La communication directe se produit lorsque votre message est clair, direct et sans ambiguïté. Elle favorise la clarté, minimise les malentendus et améliore la collaboration
La communication directe n'est pas limitée par le canal. Vous pouvez adopter le style direct avec :
- Discutez en temps réel
- Commentaires sur des documents ou des tableaux blancs
- Module Tâches dans l'outil de gestion de projet
Les situations les plus propices à la communication directe sont les suivantes :
- Donner des instructions
- Documenter les processus et les procédures
- Donner du feedback
- Communiquer les mises à jour standard
Pour plus d'exemples de communication directe, de techniques de productivité et de conseils pour vous adapter aux deux styles, poursuivez votre lecture.
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Comprendre la communication directe
Le style de communication directe désigne un échange d'informations ou d'instructions simple et sans ambiguïté. Le message est transmis clairement et explicitement, sans recourir à des allusions, des sous-entendus ou des signaux non verbaux.
Les caractéristiques clés de la communication directe sont les suivantes :
- Clarté : s'exprimer dans un langage simple et concis, en minimisant les malentendus au travail
- Spécificité : inclut des détails précis et exploitables afin d'éviter tout malentendu
- Transparence : communication ouverte avec des intentions et des objectifs clairement énoncés
- Assertivité : souvent confiant et instructif
- Responsabilité : implique d'assumer la propriété de vos paroles et leur impact sur le destinataire
En théorie, le style direct semble être la meilleure façon de travailler. Qu'est-ce qui pourrait mal tourner avec une communication transparente, assertive et claire ? Beaucoup de choses, en réalité. Ainsi, dans la pratique, la communication indirecte est également extrêmement utile.
Communication directe vs communication indirecte
Il existe différents styles de communication sur le lieu de travail. La communication indirecte, un style qui privilégie le langage corporel, les indices visuels et les messages implicites, peut être un outil puissant dans certaines situations. Elle se caractérise par :
- Responsabilité du destinataire : le destinataire joue un rôle actif dans la compréhension et l'interprétation du message souhaité
- Compréhension partagée : le contexte et le vocabulaire commun facilitent la compréhension
- Ambiguïté délibérée : évitez les confrontations ou l'hostilité en amortissant le choc
Différence entre communication directe et indirecte
Résumons les différences.
| Fonctionnalité | Communication directe | Communication indirecte |
|---|---|---|
| Livraison | Clair, explicite et direct | Subtil, implicite et dépendant du contexte |
| Objectif | Donnez des instructions claires et efficaces | Maintenez l'harmonie et évitez les confrontations |
| Ton | Affirmé et confiant | Prudent ou suggestif |
| Clarté | Élevé ; laisse peu de place à l'interprétation erronée | Faible à moyenne ; peut être ambiguë |
| Risque | Peut paraître brusque ou insensible | Peut entraîner un malentendu |
Meilleurs cas d'utilisation de la communication directe et indirecte
Il n'y a pas de bon ou de mauvais style de communication, seulement le plus approprié à une situation donnée. Cela signifie qu'il existe des conditions et des situations spécifiques dans lesquelles un style peut être plus adapté qu'un autre.
Les conditions idéales pour utiliser la communication directe sont les suivantes :
- Lorsque la clarté et la précision sont essentielles
- Lorsque les contraintes de temps exigent de l'efficacité
- Lorsque le destinataire ne dispose pas du contexte complet
- Lorsque vous abordez des problèmes qui nécessitent une responsabilisation ou une réaction immédiate
Supposons que vous donniez des instructions à un stagiaire au sujet d'un rapport important sur lequel il travaille. Une communication directe est nécessaire dans ce cas. Cela pourrait donner quelque chose comme :
« J'ai besoin que vous créiez des graphiques et des diagrammes pour la section analyse de ce rapport dans Google Sheets. Utilisez les couleurs de la marque et liez les données sources dans la même feuille. Envoyez-moi le tout pour révision d'ici la fin de la semaine. »
Si vous parlez au voiturier d'un restaurant où vous vous trouvez pour lui demander de garer votre voiture, vous pourriez dire : « Veuillez éteindre les phares avant de couper le contact, car il y a un problème avec le système d'extinction automatique. » En substance, vous avez besoin ici d'une communication directe, car le voiturier ne connaît pas votre voiture !
Les conditions idéales pour utiliser la communication indirecte sont les suivantes :
- Situations délicates ou conflictuelles
- Relations hiérarchiques ou normes culturelles qui privilégient la politesse
- Petits groupes de personnes ayant une histoire commune et une connaissance approfondie du contexte
- Lorsque vous entretenez des relations à long terme et que vous souhaitez éviter toute offense potentielle
Dire à quelqu'un « vous êtes viré » de manière directe peut faire bonne impression à la télévision, mais ce n'est pas un style de communication idéal au travail, compte tenu du caractère sensible de la nouvelle. Dans de telles situations, une communication indirecte empathique est utile.
Brian Chesky, PDG d'Airbnb, a annoncé ainsi des licenciements en raison de la pandémie.
« Aujourd'hui, je dois confirmer que nous réduisons la taille de l'effectif d'Airbnb... Je vais partager autant de détails que possible sur la manière dont j'en suis arrivé à cette décision, ce que nous faisons pour ceux qui partent et ce qui va se passer ensuite. »
« Aujourd'hui, je dois confirmer que nous réduisons la taille de l'effectif d'Airbnb... Je vais partager autant de détails que possible sur la manière dont je suis parvenu à cette décision, ce que nous faisons pour ceux qui partent et ce qui va se passer ensuite. »
Comme vous pouvez le constater, bien qu'indirecte, cette approche n'est ni obscure ni irresponsable. En fait, c'est tout le contraire.
Dans les cas où l'équipe travaille ensemble depuis une longue période et dispose d'un vocabulaire commun, la communication indirecte peut également fonctionner. « Nous sommes BYOD » ou « le problème se pose uniquement dans l'EUD » auraient tout leur sens pour les membres du groupe. Tout comme un mème tiré de The Office ! 😀
Alors, comment communiquons-nous ?
Canaux de communication directe sur le lieu de travail
Tout environnement dans lequel vous travaillez est un excellent canal pour la communication directe. Il peut s'agir de la salle de conférence de votre bureau ou d'un outil collaboratif tel que ClickUp. Voici comment cela fonctionne.
Interaction en face à face
Une discussion directe nécessite deux personnes : un locuteur et un récepteur. Le moyen le plus efficace d'y parvenir est de parler face à face. Cela permet :
- Interaction et clarification en temps réel, si nécessaire
- Réaction immédiate du destinataire sur la façon dont le message est reçu
- Acceptation ou rejet actif des instructions
Discuter virtuellement
Lorsque vous ne pouvez pas interagir en face à face, la meilleure solution est de discuter en ligne. Cela vous garantit :
- Synchrone, facilitant la discussion
- Assistance à l'aide de fichiers, d'images, de notes, etc.
- Documenté pour référence ultérieure
ClickUp Chat est un excellent outil à cet effet. Il vous permet de créer des canaux à partir de dossiers, éliminant ainsi le besoin de passer d'une plateforme à l'autre. Vous pouvez étiqueter des personnes, lier des tâches, inclure des notes et répondre avec des emojis.
Conservez toutes vos communications dans le contexte de votre outil de gestion de projet. Créez des tâches directement à partir des messages, synchronisez-vous rapidement avec vos coéquipiers, assurez le suivi des tâches, et bien plus encore.
Par exemple, lorsque vous avez besoin d'une mise à jour rapide sur une tâche, vous pouvez envoyer un message direct tel que « Salut Chad, peux-tu partager le statut de la proposition du client avant midi ? » Lorsque Chad répond en demandant des informations à Jane, il peut l'étiqueter et vous pouvez créer une tâche et la lui attribuer !
Tâches dans le cadre de la gestion de projet
La meilleure façon de regrouper toutes les informations relatives à une partie spécifique du travail est de les conserver au même endroit. Les tâches ClickUp vous offrent un moyen efficace d'y parvenir. Une fois que toutes les tâches à accomplir ont été créées, vous pouvez :
- Expliquez la tâche dans la section description
- Ajoutez une checklist comme critère d'acceptation
- Attribuez des tâches aux personnes afin de montrer qui est responsable de quoi
- Utilisez les commentaires imbriqués pour la communication au sein de l'équipe
Les commentaires comme discussions
Nous avons vu ci-dessus les commentaires imbriqués dans les tâches ClickUp. En outre, vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de commentaires sur les tableaux blancs, les cartes mentales et les documents ClickUp.
Par exemple, dans un tableau blanc avec une carte des processus, vous pouvez ajouter un commentaire sur une étape manquante. Sur un fichier de conception partagé dans Clickup, vous pouvez ajouter des commentaires, tels que « Veuillez mettre à jour la conception afin qu'elle corresponde aux dernières directives de la marque. »
Si nécessaire, avec ClickUp Assign Comments, vous pouvez identifier une personne en particulier et étiqueter les personnes assignées ou toutes les personnes impliquées dans le projet.
Voici quelques exemples illustrant comment cela se traduirait dans ces différents canaux de communication.
Exemples de communication directe
La communication directe est parfaite pour donner des instructions spécifiques, en particulier si le destinataire fait quelque chose pour la première fois.
Instructions : Le meilleur exemple de communication directe est un guide étape par étape ou un organigramme. Un guide de style de contenu aidera un stagiaire à publier son travail de manière cohérente et conforme à l'image de marque.
Politiques et procédures : créez un mini Wikipédia de vos processus internes à l'aide d'outils de communication sur le lieu de travail tels que ClickUp Docs. Indiquez clairement ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas dans votre organisation afin que tout le monde puisse le voir.
Pour structurer les annonces dans votre organisation, essayez ces modèles de forfait de communication.
Commentaire : « Votre dernier rapport était bien documenté, mais la mise en forme le rendait difficile à lire. Veuillez utiliser le modèle fourni pour vos prochains rapports afin d'améliorer la lisibilité. » Un commentaire direct comme celui-ci communique clairement le problème et fournit des étapes concrètes pour l'améliorer.
Collaboration en équipe : la communication directe ne se limite pas à deux personnes. Utilisez-la dans les discussions de groupe, les réunions et les activités de collaboration en équipe au sein de votre organisation.
Par exemple, lors d'une réunion de planification de sprint, vous pourriez dire : « Donnons la priorité aux tâches d'intégration API et assignons à John les dépendances front-end. Pouvons-nous fixer vendredi comme date limite pour examiner la progression ? »
Mises à jour régulières : vous pouvez parfois automatiser certaines activités pour que tous les membres de l'équipe reçoivent le message. La barre d'outils multitâches de ClickUp permet de gérer plusieurs tâches, d'attribuer des responsabilités, de fixer des délais et de laisser des commentaires en une seule fois.
Maintenant que vous comprenez à quoi ressemble la communication directe dans la vie réelle, voyons pourquoi elle est importante.
Améliorer la productivité grâce à la communication directe
La communication directe élimine les fioritures. Elle aide l'orateur à s'exprimer librement et le destinataire à comprendre rapidement. Cela permet à chacun de gagner du temps et d'économiser des efforts, ce qui se traduit à terme par une meilleure collaboration au sein de l'équipe et une productivité accrue. Voici comment vous pouvez mettre cela en œuvre sur votre lieu de travail.
Rendez les données disponibles : il est plus facile d'envoyer et de recevoir des communications directes si elles sont fondées sur des données concrètes. Utilisez les tableaux de bord ClickUp à cette fin. Par exemple, vous pourriez dire : « Le nombre de prospects que nous avons générés cette semaine est le même, mais les conversions ont chuté de 40 %. Savons-nous ce qui s'est passé ? »
📖 Lecture bonus : Comment partager des informations avec vos coéquipiers
Rendez les membres de l'équipe responsables : pour une meilleure responsabilisation, fixez des objectifs SMART. Ensuite, configurez-les dans ClickUp Objectifs, afin que chacun puisse accéder à ses objectifs et suivre sa progression.
Réduisez les redondances : évitez que les employés se répètent dans les comptes rendus. Utilisez ClickUp Brain pour générer automatiquement des rapports de compte rendu et consacrez le temps gagné à des interactions plus constructives.
Conseils pour les personnes ayant différents styles de communication
Le style de communication que vous utilisez dépend presque entièrement de la situation. Voici donc quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous adoptez un style.
Si votre style principal est la communication directe
Surveillez votre ton : la franchise n'est qu'à un pas de l'impolitesse. Veillez donc à garder un ton professionnel et courtois. Utilisez un langage poli. N'oubliez pas de dire « s'il vous plaît » et « merci ».
Écoutez activement : les communicateurs directs se concentrent souvent sur la transmission de leur message, mais cela ne suffit pas. Pratiquez l'écoute active. Prêtez une attention particulière à ce que disent les autres sans les interrompre.
Soyez attentif aux réactions : observez les signaux non verbaux de votre interlocuteur, comme les hochements de tête ou les remarques. Évaluez l'ambiance et personnalisez votre message en conséquence.
Adaptez-vous à votre public : soyez prudent, en particulier lorsque vous traitez avec des personnes issues de cultures ou de contextes où la communication indirecte est la norme. Veillez à ce que la communication directe ne devienne pas offensive.
Adoptez la communication indirecte lorsque cela est possible : une communication excessive sur le lieu de travail peut être une technique utile. Faire preuve d'empathie peut considérablement améliorer la qualité des interactions.
Par instance, au lieu de dire, « Nous avons besoin de ceci terminé immédiatement, » essayez, « Je sais que c'est une échéance serrée, mais vos efforts sont cruciaux à la réunion. »
Cette approche valide les émotions des autres tout en restant clair sur les attentes.
Si vous préférez la communication indirecte
Ne tournez pas autour du pot : la communication indirecte ne consiste pas à être délibérément vague ou à ne pas prendre ses responsabilités. Il s'agit en fait de parler avec empathie et subtilité. Ne confondez pas indirect et imprécis.
Par exemple, au lieu de formuler votre commentaire ainsi : « Cette section nécessite peut-être un peu de travail », dites plutôt : « Je pense que l'ajout d'une étude de cas ici renforcerait votre argument. »
Soyez confiant : l'assertivité n'est pas une fonctionnalité de la communication indirecte. Les communicateurs indirects hésitent à exprimer fermement leurs besoins ou leurs opinions. Pratiquez l'assertivité polie. Ceci est particulièrement important dans la communication horizontale et la gestion ascendante.
S'adapter aux communicateurs directs : les communicateurs indirects perçoivent parfois la communication directe comme une attaque ou une embuscade. Cependant, les équipes très performantes sont souvent directes.
Comprenez que l'autre façon (directe) n'est pas nécessairement la mauvaise. Évitez de vous fier à des indices ou à des signaux subtils lorsque vous travaillez avec des communicateurs directs. Prenez-les au pied de la lettre et exprimez-vous en termes clairs et explicites.
Communication efficace (directe ou autre) avec ClickUp
Dans le monde du travail intellectuel, la communication interpersonnelle est la clé de la réussite. Exigences, briefs, clarifications, idées, commentaires, processus, mises à jour : chaque journée est une succession de communications directes et indirectes.
Un outil complet de gestion de projet et de collaboration tel que ClickUp permet non seulement cela, mais va encore plus loin. Les documents ClickUp et les tâches ClickUp facilitent la communication avant le début du travail.
Les commentaires et le chat ClickUp permettent d'échanger des idées tout au long du projet. Le tableau de bord ClickUp est idéal pour les révisions et les rétrospectives. Au fil du temps, ClickUp devient votre source unique de connaissances organisationnelles, ce qui augmente la valeur pour tous ceux qui utilisent les systèmes.
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