Le rôle principal et le plus critique d'un chef de projet ou d'un dirigeant d'entreprise est d'éliminer les obstacles qui se dressent sur le chemin de ses équipes et de leur donner les moyens de faire du bon travail.
Essentiellement, un bon chef de projet est un excellent solutionneur de problèmes. Pour ce faire, il a besoin des bons outils et des bons cadres pour analyser efficacement un problème, explorer les solutions possibles et choisir la plus appropriée.
Dans cet article de blog, nous explorons l'un de ces outils, le rapport A3.
Qu'est-ce qu'un rapport A3 ?
Définition : Un rapport A3 est une approche de résolution de problèmes et d'amélioration continue qui offre un processus simple et guidé pour relever des défis commerciaux complexes.
Si vous avez vu le terme « rapport A3 » et que vous avez fait le lien avec le format de papier ISO-A3, vous êtes sur la bonne voie. Lancée par Toyota et largement adoptée dans le monde de la production allégée, la méthode de résolution de problèmes A3 prescrit une méthode pour rationaliser l'information et prendre des décisions.
Objectif d'un rapport A3
Fondamentalement, un rapport A3 est un outil de résolution de problèmes. Dans ce cadre de référence, le rapport A3 sert à diverses fins.
✅ Structure : un rapport A3 fournit une approche structurée de la résolution des problèmes avec des limites claires. Il aide les équipes à explorer le problème sous tous les angles possibles. En parallèle, il permet également d'éliminer les informations inutiles et de se concentrer sur l'essentiel.
✅ Limites : en substance, vous devez être en mesure de résumer le problème sur une feuille de papier A3. Cela permet de hiérarchiser les causes possibles et d'allouer les ressources en conséquence.
✅ Actionnabilité : bien qu'il s'agisse d'un « rapport », l'approche A3 établit une ligne de mire claire entre le problème (analyse) et la bonne solution (plan d'action).
✅ Répétabilité : le rapport A3 est un outil qui peut être appliqué à un large intervalle de problèmes. Que vous travailliez dans la construction, la fabrication, la gestion des réseaux sociaux ou le développement de logiciels, le rapport A3 peut vous aider !
À un niveau élevé, un rapport A3 est une feuille de travail destinée à la résolution de problèmes. À un niveau plus détaillé, il offre plus de clarté et de visibilité. Examinons cela de plus près.
Comprendre la structure du rapport A3
Un bon processus A3 offre une structure permettant d'explorer le contexte, d'identifier les objectifs, d'effectuer une analyse approfondie et de prendre des décisions. Voici à quoi cela ressemble dans la pratique.
Composantes clés d'un rapport A3
La meilleure façon de commencer un rapport A3 est d'inclure les informations de base, telles que :
- Numéro de série
- Nom du propriétaire du rapport
- Noms des parties prenantes
- Date du rapport, etc.
Maintenant que cela est dit, voici les éléments clés d'un rapport A3 :
1. Contexte/historique
Cette section comprend toutes les informations essentielles dont vous avez besoin avant d'aborder le problème lui-même.
Voyons ce que cela donne à l'aide d'un exemple.
Imaginez que vous êtes une agence de marketing qui examine la baisse de rentabilité d'un client particulier. La section « Contexte de l'entreprise » du rapport A3 contiendra des informations telles que :
- Historique des revenus et tendances de rentabilité
- Nom et coordonnées du client
- Bref historique de la relation
- Tous les contrats passés, accords de niveau de service (SLA) ou modèles de déclaration de vision
- Personnes impliquées dans l'engagement client
2. Situation actuelle
C'est ici que vous décomposez le problème. Dans cette section, expliquez les évènements, les changements et les activités récents qui ont pu donner lieu au problème.
Dans cet exemple, la situation actuelle comprendrait des informations telles que :
- Facteurs externes tels que l'augmentation des coûts de main-d'œuvre, l'inflation, etc.
- Tout changement récent dans le compte du client
- Processus suivis dans la prestation de services
- Le taux de baisse de la rentabilité
💡Conseil de pro : Si vous êtes novice en la matière, pensez à utiliser l'un de nos modèles de description de problème.
3. Objectifs
Maintenant que vous disposez de tous les éléments nécessaires, il est temps de définir vos objectifs. En général, l'objectif reflète le résultat de la solution idéale.
Dans cet exemple, votre objectif pourrait être d'augmenter la rentabilité de 10 % au cours du prochain trimestre. Cependant, cela ne doit pas nécessairement être aussi simple. Vous pouvez également définir des objectifs pour réduire les coûts de main-d'œuvre, automatiser les processus ou augmenter le chiffre d'affaires.
4. Analyse des causes profondes (RCA)
Voici enfin pourquoi votre problème se pose. Par exemple, pourquoi la rentabilité de ce client est-elle en baisse ?
Certains modèles d'analyse des écarts peuvent vous donner une vue détaillée, mais pour commencer, voici les étapes à suivre pour effectuer une RCA.
- Brainstorming : commencez par rassembler de manière collaborative toutes les causes possibles
- Collecte de preuves : pour chacune des causes identifiées, rassemblez des preuves démontrant leur relation avec le problème
- Élimination : supprimez toutes les causes identifiées qui n'ont pas d'impact significatif sur le problème
- Détails : pour les 2 ou 3 causes principales, approfondissez votre analyse afin de mieux comprendre les détails
Dans l'exemple ci-dessus, votre section d'analyse des causes profondes pourrait ressembler à ceci.
| Brainstorming | Collecte de preuves | Élimination | Détails |
|---|---|---|---|
| Toutes les causes possibles | Données pour analyse | Identifiez la cause profonde | Analysez les données pour valider les causes |
| Augmentation des coûts de main-d'œuvre Augmentation des coûts technologiques Ralentissement de la prestation des services Complexité des exigences Inflation Concurrence | Rapport sur les frais de rémunérationCartographie des processus pour les flux de travail critiquesNature des changements dans les exigencesAnalyse de la concurrence | L'inflation, la concurrence et la complexité des exigences n'ont qu'un impact marginal. Concentrez-vous donc sur : Le coût de la main-d'œuvre Le coût de la technologie L'efficacité de la livraison | Les salaires ont augmenté de 30 % d'une année sur l'autre, tandis que les honoraires des clients n'ont augmenté que de 5 %. Malgré des salaires plus élevés, la prestation de services est retardée de 2 jours |
💡Bonus : Apprenez à effectuer une analyse des causes profondes.
5. Contre-mesures proposées
C'est exactement ce que le nom indique. Vous connaissez le problème, sa cause et son impact. Il est maintenant temps de concevoir des solutions. La structure ci-dessous vous sera utile.
| Cause | Contre-mesure | Résultats | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| Indiquez clairement la cause | Expliquez ce qui, selon vous, permettra de remédier à cette cause | Liste des objectifs que cela vous aiderait à atteindre | Nommez les personnes qui seront responsables des actions et des résultats |
6. Plan d'exécution
À cette étape, décrivez comment vous allez mettre en œuvre les contre-mesures que vous avez identifiées. Par exemple, si vous prévoyez de réduire la taille de votre équipe pour réduire les coûts de main-d'œuvre, votre plan d'exécution explorera les différentes options possibles.
Livrables : Tout ce qui doit être fait pour exécuter le forfait. Il s'agit notamment :
- Réduisez la taille de votre équipe
- Réaffectez les membres de l'équipe à des tâches supplémentaires
- Augmentez l'utilisation des ressources à 100 %
Échéancier : planifiez les livrables sur la période pour laquelle vous avez défini des objectifs. Pour gérer efficacement les livrables qui se chevauchent, utilisez un diagramme de Gantt.
RACI : assurez-vous d'avoir une idée claire des personnes responsables, redevables, consultées et informées (RACI). Si vous utilisez un outil tel que ClickUp, attribuez des exécutants et des observateurs à chaque tâche. Vous pouvez même programmer des rapports de progression automatisés à intervalles réguliers.
Revues : planifiez des réunions de revue périodiques pour vous assurer que les contre-mesures sont bien mises en œuvre. Utilisez les modèles de rapport post-mortem ou de rapport après action pour documenter les procédures.
7. Suivi
Si vous examinez des exemples d'amélioration continue, vous remarquerez que la plupart, sinon tous, comportent un suivi ou une rétrospective afin de garantir une croissance progressive. Le rapport A3 n'est pas différent. Dans cette section, dressez la liste des mesures de suivi pour chaque partie prenante. Indiquez également la date à laquelle le prochain rapport de suivi de la progression doit être remis.
La structure ci-dessus, clairement divisée en sept sections, peut donner l'impression d'un processus clinique. Le plus souvent, ce n'est pas aussi simple.
Le rôle de la narration dans les rapports A3
Un bon rapport A3 permet également de présenter à toutes les parties prenantes concernées, qu'il s'agisse des membres de l'équipe, des dirigeants de l'entreprise ou des clients, la nature du problème et la solidité des solutions proposées.
Pour rendre cette présentation convaincante, il est essentiel de raconter une histoire. Voici quelques points à retenir lorsque vous racontez une histoire dans le cadre d'un rapport A3.
- Privilégiez la clarté plutôt que la créativité
- Mettez en évidence les connexions entre le contexte et le problème, le problème et la solution, ou la solution et les résultats
- Reliez chaque information aux objectifs que vous avez fixés
- Indiquez les nombres le cas échéant
💡Bonus : Commencez par les bases de la rédaction d'un rapport
Les multiples facettes du format A3
Le rapport A3 a été principalement conçu comme un moyen de résoudre des problèmes. Cependant, ce n'est pas sa seule utilisation.
A3 comme outil d'apprentissage organisationnel
Les rapports A3 servent de document de référence pour les équipes de demain. Dans l'exemple d'une agence créative dont la rentabilité est en baisse, le rapport A3 peut servir de base de connaissances pour :
- De futures équipes pour développer et améliorer vos résultats
- Autres équipes clientes à reproduire pour leurs comptes
- Les nouveaux employés peuvent comprendre le contexte et les enjeux liés à l'engagement du client
D'une certaine manière, un bon rapport A3 permet non seulement de résoudre le problème actuel, mais aussi plusieurs problèmes futurs. De plus, l'utilisation du cadre du rapport A3 est en soi une pratique organisationnelle qui peut aider à normaliser, accélérer et améliorer l'efficacité des opérations quotidiennes.
A3 comme cadre pour l'amélioration des processus
Chaque rapport A3 comprend des actions de suivi conçues pour améliorer progressivement les résultats au fil du temps. Ces actions de suivi deviennent alors une sorte de boucle de rétroaction pour la prochaine itération.
Dans l'exemple de l'agence, supposons que vous ayez augmenté votre rentabilité de 10 % en réduisant les coûts de main-d'œuvre. Il vous reste encore des possibilités de réduire les coûts technologiques et d'accroître l'efficacité. Un rapport A3 mettra cela en évidence et encouragera les équipes à maintenir leurs efforts à long terme.
A3 dans le contexte Lean et Six Sigma
Le rapport A3 trouve son origine dans le monde de la production allégée au Japon. Grâce à ce contexte, les rapports A3 contribuent à développer une réflexion allégée, telle que l'élimination du gaspillage, l'augmentation de la valeur et l'amélioration continue.
Assez de théorie, voyons comment vous pouvez créer votre propre rapport A3.
Créer votre rapport A3
L'avantage du rapport A3 est qu'il ne nécessite aucun logiciel sophistiqué ni matériel de bureau particulier. Une simple page blanche suffit. Utilisez un outil de gestion de projet tel que ClickUp, exploitez les données existantes et créez votre rapport en un clin d'œil !
1. Configurez votre rapport A3
Ouvrez une page vierge (au format A3 si vous en avez une sous la main, mais ce n'est pas obligatoire) ou ouvrez ClickUp Docs et créez un nouveau document.
Configurez le processus en ajoutant les sept sections, une pour le contexte, la situation actuelle, les objectifs, l'analyse des causes profondes, les contre-mesures proposées, le plan d'exécution et le suivi. Utilisez des éléments de mise en forme tels que des bannières pour séparer les sections et faciliter la lecture.
Si cela vous semble trop compliqué, essayez le modèle de plan d'action quotidien de ClickUp. Utilisez les éléments prédéfinis de ce modèle entièrement personnalisable pour configurer rapidement les sections de votre rapport A3.
2. Ajoutez les informations pertinentes
Remplissez les données dans chaque section. Étiquetez les personnes au sein de la plateforme et invitez-les à ajouter leurs commentaires sur les causes, les preuves, etc. Vous pouvez également partager le document en toute sécurité avec les parties prenantes externes qui doivent être consultées.
3. Liez les sources de données correspondantes
Lorsque vous gérez des projets avec ClickUp, vous disposez déjà d'une mine de données que vous pouvez utiliser. Par exemple, si vous pensez que l'utilisation des ressources est faible dans votre projet, vous pouvez facilement valider cette théorie en consultant les rapports sur la charge de travail.
Lorsque vous créez votre rapport A3, liez ces tableaux de bord personnalisables à votre document. Ajoutez des captures d'écran, liez d'autres documents ClickUp ou intégrez des fichiers externes dans votre rapport. Permettez aux utilisateurs de cliquer pour comprendre les tendances, s'ils le souhaitent.
4. Créez des éléments d'action
Une fois le rapport A3 soumis, examiné et approuvé, créez des tâches pour chaque contre-mesure directement à partir de votre rapport. Affectez des personnes, fixez des délais, ajoutez des checklists, et plus encore !
5. Faites le point grâce à des évaluations
Une fois que vous avez mis en œuvre vos contre-mesures, rassemblez toutes les parties prenantes autour de ce document pour le réviser. Notez les commentaires et autres remarques pour la prochaine itération. Vous pouvez simplement ajouter des sections dans le même document ou ouvrir un sous-document pour les rétrospectives.
Nous avons vu jusqu'à présent ce qu'il faut faire lors de la création de rapports A3. Voyons maintenant ce qu'il ne faut pas faire.
Erreurs courantes à éviter dans les rapports A3
🚫 Définitions vagues : la clé pour résoudre un problème est de le définir clairement. Cependant, les équipes documentent souvent les problèmes de manière vague et ambiguë, ce qui entrave la recherche de solutions.
Définissez plutôt clairement le problème. Il est également utile de pouvoir quantifier le problème d'une manière ou d'une autre.
🚫 Trop de causes : il est tentant d'inclure toutes les causes possibles dans votre rapport. Cependant, elles n'ont pas toutes le même impact sur le problème. Ne pas être capable de hiérarchiser ou de rationaliser votre réflexion est donc une grave erreur.
Concentrez-vous plutôt sur 2 ou 3 causes profondes, pas plus. Assurez-vous que celles-ci ont le plus d'impact sur le problème.
🚫 Mauvaise planification : le plan d'exécution doit être à la fois complet et raisonnable. Ne fixez pas d'objectifs trop ambitieux qui visent à tout changer du jour au lendemain. Cela pourrait être perturbant et contre-productif.
Créez plutôt des plans d'action qui s'intègrent parfaitement à la charge de travail existante et aux efforts d'amélioration continue.
🚫 Manque d'alignement : même si vous rendez ce processus aussi démocratique que possible, il y aura toujours des personnes qui ne seront pas d'accord avec votre rapport A3. Ce désaccord entraîne un désengagement, qui finit par faire dérailler les contre-mesures.
Créez plutôt une culture où, même lorsque les gens ne sont pas d'accord, ils valident.
Mise en œuvre de la résolution de problèmes A3
Un rapport A3 est un document qui consigne le processus. Cependant, la résolution de problèmes A3 est une pratique organisationnelle qui crée un contexte commun et guide les décisions. La mise en œuvre de la résolution de problèmes A3 implique un certain niveau de changement dans le processus de réflexion. Voici quelques conseils pour y parvenir.
Rationalisez les processus de résolution des problèmes
Il est toujours plus facile de construire sur quelque chose que de partir de zéro. Dans le cadre de votre gestion de projet lean, mettez donc en place des systèmes. Avec ClickUp, par exemple, vous pouvez gérer les tâches, les projets, les charges de travail, les équipes commerciales, les finances, etc. Au fil du temps, cela vous permettra d'obtenir des informations précieuses qui faciliteront et accéléreront la résolution des problèmes.
Étapes pour intégrer les pratiques de rapport A3 dans votre organisation
Une fois que vous avez choisi la résolution de problèmes A3 comme l'un de vos modèles, intégrez-le complètement dans votre organisation.
Évangélisez : assurez-vous que tous les membres de l'organisation connaissent le processus de résolution de problèmes A3. Proposez des formations sur les approches de résolution de problèmes A3. Intégrez-les dans le processus d'intégration des employés. Ajoutez-les même à votre discipline de gestion pour les mettre en pratique.
Activer : créez des ressources que tout le monde peut utiliser. Rédigez des bonnes pratiques ou des procédures opératoires normalisées (SOP) pour l'utilisation des rapports A3 et partagez-les largement. Intégrez-les à vos modèles Six Sigma pour y accéder facilement.
*encouragez : incitez les chefs de service ou les chefs de projet à partager leurs connaissances avec leurs collègues. Mettez en place un logiciel de résolution de problèmes accessible à tous et dont chacun peut tirer des enseignements. Publiez des rapports A3 auxquels les autres équipes peuvent accéder pour s'inspirer.
Surmonter les défis grâce aux rapports A3
Soyons réalistes, créer un rapport A3 efficace demande beaucoup de travail. C'est particulièrement vrai dans les endroits où l'instinct des cadres supérieurs ou des membres les plus influents de l'équipe est souvent accepté sans discussion.
📌 Par exemple, si vous vous présentiez simplement devant votre PDG en lui disant « la rentabilité de mes clients est en baisse », il pourrait vouloir se précipiter vers la solution consistant à réduire les effectifs ou à augmenter les prix.
Cependant, le véritable problème peut se trouver ailleurs. Un bon rapport A3 peut vous éviter de prendre de mauvaises décisions basées sur des données incomplètes.
Stratégies pour convaincre les parties prenantes de la valeur de l'A3
Un rapport A3 bien rédigé est, en soi, un moyen puissant de convaincre les parties prenantes de sa valeur. En un seul coup d'œil, il mappe le problème et sa solution avec précision. Si cela ne fonctionne pas, voici quelques stratégies supplémentaires.
Rendez-le visuel : ajoutez des tableaux, des diagrammes, des surlignages et même des images pour rendre le document visuel afin que les parties prenantes puissent le comprendre sans trop d'efforts.
Sécurisez vos données : utilisez des données réelles et des informations pertinentes pour étayer vos arguments. Utilisez des tableaux de bord et des graphiques pour les rendre plus percutants. Conservez-les dans le contexte de vos systèmes de gestion.
Autorisez l'accès : facilitez la consultation et la contribution des parties prenantes. Il est également utile que le document soit accessible à tout moment sur des appareils mobiles.
💡Conseil de pro : les tableaux de bord ClickUp sont un excellent moyen de créer des rapports basés sur des données, visuellement percutants, accessibles et personnalisables par les membres de l'équipe.
Résolvez les problèmes et optimisez la productivité avec ClickUp
Quels que soient le secteur d'activité, la situation géographique, la nature du travail ou le rôle spécifique, nous avons tous besoin de résoudre des problèmes.
Au niveau individuel, vous devez trouver des moyens d'automatiser et d'optimiser autant que possible afin de libérer du temps pour d'autres activités humaines. Au niveau organisationnel, vous devez minimiser le gaspillage, augmenter l'efficacité et créer plus de valeur.
Aussi ambitieux que cela puisse paraître, résoudre des problèmes n'est pas un miracle qui se produit d'un seul coup. Il s'agit d'une série de petites étapes franchies sur une longue période. C'est en franchissant ces petites étapes de manière stratégique et systématique, à l'aide d'un outil appelé rapport A3, que les entreprises qui réussissent se distinguent des autres.
Intégrez des cadres et des techniques de résolution de problèmes dans les flux de travail de votre organisation avec ClickUp. Reliez les problèmes aux données à l'aide de tableaux de bord personnalisables et concevez les solutions adaptées. Mettez-les en œuvre efficacement grâce à la gestion des tâches. Partagez en toute sécurité et collaborez de manière constructive avec ClickUp.