"Nous sommes profondément désolés" c'est tout ce que CrowdStrike a pu dire après qu'une mise à jour logicielle défectueuse a provoqué le fameux écran bleu de la mort (BSD) pour des millions d'utilisateurs dans le monde. En plus du 10% de baisse du cours de l'action en une journée, CrowdStrike devait rendre des comptes à des clients en colère et au Congrès américain, rien de moins.
Bien que ce cas puisse sembler extrême, les erreurs involontaires sont assez courantes dans les entreprises. Avec de multiples équipes réparties dans le monde entier et travaillant sur des problèmes complexes, un certain nombre de choses peuvent mal tourner.
L'audit interne est l'un des moyens les plus courants - et les plus efficaces - de prévenir de tels désastres. Grâce à un processus solide et à des Logiciel de gouvernance, de risque et de conformité (GRC) les organisations peuvent identifier de manière proactive les problèmes potentiels et les traiter à l'avance.
Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment créer une stratégie d'audit et la mettre en œuvre à l'aide d'une puissante checklist d'audit interne.
Qu'est-ce qu'un audit?
Un audit est un processus d'examen et d'évaluation systématique des processus. Ces processus peuvent être financiers, opérationnels ou liés à la conformité.
Par exemple, les auditeurs internes examinent régulièrement les relevés bancaires de leur entreprise afin d'y déceler des erreurs ou des transactions frauduleuses.
Une organisation de services, comme un restaurant ou un spa, peut effectuer des audits sur la manière dont le personnel achève la prestation. Les entreprises technologiques utilisent souvent des le dogfooding comme moyen de réaliser des audits internes également.
Pourquoi un audit interne est-il nécessaire ?
En termes simples, un audit interne est conçu pour détecter les problèmes avant que le travail ne soit publié à l'extérieur. Cela permet de garantir ce qui suit :
- L'exactitude : Les audits donnent aux équipes une chance supplémentaire de s'assurer que le travail est exact, achevé et exempt d'erreurs
- La gestion des risques : L'audit interne identifie les risques potentiels, qui peuvent être atténués à l'avance pour éviter les pertes et les pénalités
- Qualité : Les audits contribuent également à garantir la qualité des résultats, en vérifiant s'ils sont conformes aux exigences et aux normes du secteur
- Performance : Les audits internes évaluent parfois les performances afin de simuler une situation réelle
- Conformité : La raison la plus courante est que les audits internes aident à respecter les lois, les réglementations et les normes en vigueur
- Assurance des parties prenantes : dans les entreprises où il y a des investisseurs ou des actionnaires, les audits internes renforcent la confiance dans les opérations et les rapports de l'organisation
Quels sont les types d'audits ?
En fonction de la nature de votre entreprise, de ses objectifs, de ses besoins et de ses parties prenantes, vous pouvez réaliser un certain nombre d'audits différents. La plupart d'entre eux entrent dans les trois catégories suivantes.
Audit interne
Un audit interne est réalisé par l'organisation pour ses propres besoins. Les auditeurs sont des employés actifs de votre organisation ou des experts en la matière au sein du service qui l'exécute.
Par exemple, chaque année, l'équipe chargée de la gestion des talents peut réaliser un audit interne des structures de rémunération pour chaque employé. Cet audit permet d'identifier d'éventuels préjugés ou inégalités inconscients.
Audit externe
Un audit externe consiste à faire appel à des experts indépendants pour évaluer les processus ou les résultats d'une organisation. En plus de l'équipe d'audit interne, les auditeurs externes apportent un éventail plus large de connaissances et d'expériences. Cela donne de la crédibilité et renforce la confiance dans l'organisation.
Les organismes industriels et les organisations de normalisation réalisent régulièrement des audits externes pour les entreprises. Certifications ISO sont les plus recherchées dans tous les secteurs d'activité.
Parmi les autres exemples, citons le Forest Stewardship Council pour la gestion durable des forêts, LEED pour la conception et la gestion des bâtiments, et Leaping Bunny pour les produits exempts à 100 % de tests sur les animaux.
Audit de conformité
Les audits de conformité permettent de déterminer si une organisation respecte des lois, des réglementations ou des politiques internes spécifiques. Ces audits se concentrent exclusivement sur la conformité aux normes industrielles, aux obligations contractuelles ou aux réglementations gouvernementales afin d'éviter les pénalités et de maintenir des pratiques éthiques.
Dans l'espace technologique, les audits réguliers de conformité au GDPR ou à l'HIPAA sont une pratique courante. Chaque secteur a ses propres exigences en matière de conformité, pour lesquelles les organisations doivent mener des audits réguliers.
Que vous le fassiez en interne ou que vous obteniez une aide extérieure, les audits sont une nécessité si vous dirigez une entreprise. Il garantit à chaque partie prenante - client, investisseur, actionnaire, employé, fournisseur, partenaire, etc. - que l'organisation répond à leurs réunions
Pour ce faire, vous avez besoin d'une stratégie d'audit complète et axée sur les objectifs. Voici comment la mettre en place.
Préparation d'un audit
Avant de commencer un audit, préparez-vous soigneusement. Vous poserez ainsi des paramètres solides pour le processus d'audit au fil du temps.
1. Fixer les paramètres de l'audit
Définissez clairement l'objectif de votre audit. Retracez l'historique du problème et comprenez le contexte tout en faisant cela.
Par exemple, un responsable de l'ingénierie peut demander un audit DevOps parce que le nombre de retours en arrière de la production au cours des six derniers mois a été élevé. Dans ce cas, ne paramétrez pas l'objet comme "réaliser un audit DevOps" Au lieu de cela, faites de "identifier les raisons du retour en arrière de la production" votre objectif.
2. Déterminer la portée de l'audit
Cette section détermine la manière dont vous allez mener l'audit. Une bonne façon d'aborder cette question est celle des 4W.
- Qui : Les personnes et les services responsables de l'audit et de son exécution
- Quoi : les processus ou systèmes à auditer : Les processus ou systèmes faisant l'objet de l'audit
- Quand : les personnes et les services responsables et chargés de l'exécution de l'audit : L'échéancier dans lequel l'audit doit être achevé
- Où : les limites physiques de l'endroit où l'audit doit être réalisé, le cas échéant : Les limites physiques de l'endroit où l'audit doit être effectué, le cas échéant
Par exemple, lors de la réalisation d'un audit DevOps, le champ d'application peut se présenter comme suit .
Qui : Le responsable de l'ingénierie est chargé de la supervision de l'audit. L'équipe d'audit, composée de deux développeurs, de deux analystes qualité et de trois ingénieurs DevOps, s'exécutera.
**Ce qu'il faut faire Le pipeline CI/CD sera audité, y compris tous les processus automatisés et manuels. Logiciel de conformité SOC 2 est également inclus.
Quand : L'audit sera réalisé au cours des huit semaines commençant le 1er juillet 2025.
Où : L'audit du processus sera réalisé dans les environnements de test et de productivité.
3. Ventiler les domaines d'audit
Une fois que l'étendue du travail est prête, décomposez-la en sous-projets, tâches et sous-tâches plus faciles à gérer. Regroupez les tâches connexes et organisez-les de manière systématique.
4. Créer des tâches et des questions spécifiques
C'est à cette étape que vous créez réellement les checklists d'audit interne. Vous y dressez la liste de toutes les tâches réalisables et mesurables pour chaque domaine de l'audit.
Par exemple, une checklist d'audit DevOps peut inclure des questions telles que :
- Le code est-il exempt de bug avant la mise en production ?
- Quel est le % de bugs connus qui sont envoyés en production ?
- Y a-t-il une revue de code par le développeur senior avant la mise en production ?
- Est-ce qu'unAudit de conformité informatique est-il effectué avant la productivité ?
- Qui a accès à la mise en production ?
Voici quelques conseils pour l'élaboration de votre checklist d'audit interne :
Restez simple : Utilisez un langage clair et concis qui évite toute complexité inutile. Concentrez-vous sur des tâches réalisables que tout le monde peut facilement comprendre et suivre.
Faites en sorte qu'elle soit pertinente : Alignez votre checklist sur les objectifs et l'étendue de l'audit, ainsi que sur les normes applicables. N'incluez que les éléments qui concernent directement les domaines que vous contrôlez.
Par exemple, si vous créez une Checklist de conformité au GDPR éviter d'ajouter toute autre exigence légale au même audit.
Maintenir la cohérence : Utilisez des formes, une terminologie et des critères d'évaluation normalisés pour toutes les tâches.
5. Préparer la documentation nécessaire
Déterminez les dossiers, rapports ou données spécifiques qui permettront de vérifier la conformité ou l'efficacité opérationnelle pour chaque élément de la checklist. Par exemple, dans le cadre d'un audit financier, vous pouvez avoir besoin de bilans, de factures et de déclarations fiscales.
Pour l'audit DevOps, vous pourriez avoir besoin de procédures opératoires normalisées (SOP), d'une matrice des rôles et des responsabilités, de processus de mise en production, etc.
6. Finaliser et normaliser
Réalisez un méta-audit à petite échelle pour vérifier les redondances, les lacunes ou les éléments peu clairs de votre checklist d'audit. Utilisez les résultats pour affiner la checklist et améliorer sa convivialité et son efficacité.
Mettez-la en forme pour qu'elle soit plus claire, avec des sections organisées et de l'espace pour les notes ou les constatations. Standardisez-la pour les audits futurs afin d'assurer la cohérence et la facilité d'utilisation dans l'ensemble de l'organisation.
Exemple de checklist d'audit interne
Une fois votre préparation achevée, vous disposerez d'une checklist d'audit interne qui ressemblera à l'exemple ci-dessous.
Objectifs et portée de l'audit
Il s'agit d'une courte section qui décrit les objectifs du processus d'audit. Elle comprend également la matrice RACI et les processus d'escalade.
Checklist d'audit
Cette liste comprend tout le travail qui doit être fait dans le cadre du processus d'audit. Les éléments couramment utilisés sont les suivants :
Préparation
- Recueillir toutes les informations pertinentes et y accéder
- Programmer le travail à achever chaque jour
- Obtenir les approbations nécessaires des parties prenantes clés
**Audit de la mise en œuvre
- Mesurer l'efficacité de chaque processus
- Identifier les goulets d'étranglement
- Examiner les indicateurs clés de performance et les indicateurs correspondants
- Évaluer la conformité avec la politique
Exécuter le processusChecklist de conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX) Actions de suivi
- Documenter les résultats
- Fournir des recommandations pour des actions correctives et préventives
- Attribuer des responsabilités et des délais pour la résolution des problèmes
- Mettre à jour le fichierchecklist de conformité
- Programmer des audits de suivi pour contrôler la progression
Résultats de l'audit
Le résultat typique d'un audit interne est un rapport adressé à la partie prenante concernée, décrivant les rapports et les recommandations.
Par exemple, si l'audit DevOps a révélé que les rollbacks sont causés par l'envoi de code erroné ou défectueux à la productivité, le rapport d'audit le mentionnera. En outre, il pourrait également suggérer un processus formel de révision du code afin d'éviter les rollbacks à l'avenir.
Vous êtes tous forfaits et prêts ; voyons comment vous pouvez mener votre audit dans les règles de l'art.
Conduire un audit : Processus étape par étape
Pour rappel, la préparation de l'audit est sans doute l'étape la plus critique du processus. Elle détermine ce que vous allez contrôler, comment, quand et où. Par conséquent, avant de commencer à évaluer quoi que ce soit, achevez vos activités de pré-audit et votre forfait.
Créez une checklist d'audit complète, puis commencez vos contrôles.
1. Collecter les données
Rassemblez toutes les données existantes. Par exemple, si vous réalisez un audit DevOps, vos données pourraient inclure :
- Des rapports existants provenant de poussées et de retours en arrière de la productivité passés
- Des journaux d'audit automatisés
- Des rétrospectives existantes sur les raisons de l'incident
- Des conceptions architecturales et autres plans de processus
- Rétroaction des chefs d'équipe et des membres sur le processus
Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être également consulter les données du logiciel GRC.
2. À faire vos contrôles
Cela peut paraître simple, mais ce n'est certainement pas facile. Le travail du comité d'audit consiste à évaluer chaque étape de chaque processus. Veillez à faire preuve de prudence et de rigueur.
- Examinez toutes les données dans les moindres détails
- Vérifiez tous les processus de votre périmètre d'audit à l'aide de votre checklist d'audit interne
- Si quelque chose ne va pas, posez les questions appropriées au membre de l'équipe concerné
- Notez clairement vos observations à chaque étape
3. Rassembler les preuves d'audit
La différence entre un audit et une opinion aléatoire réside dans les preuves. Un audit interne approfondi fournira des preuves concrètes des inefficacités, des anomalies, des erreurs, des fraudes ou d'autres écarts par rapport au processus. Concentrez-vous sur la collecte d'éléments probants suffisants, pertinents et fiables afin de constituer une base solide pour vos conclusions.
4. Analyser les preuves d'audit
Analyser soigneusement les éléments probants pour comprendre ce qui se passe et pourquoi. Utiliser des techniques d'analyse de données, de benchmarking et d'évaluation des risques pour identifier des modèles, des anomalies ou des domaines de préoccupation.
5. Rendre compte des rapports d'audit
Rassemblez maintenant les résultats de votre audit dans un document. Ce document comprendra :
- Objectifs : Une brève présentation des objectifs que vous vous êtes fixés
- Constatations : Observations et conclusions basées sur l'audit
- Recommandations : Suggestions d'améliorations pour toute inefficacité ou non-conformité observée
- Prochaines étapes : Les forfaits pour le prochain audit ou les changements nécessaires
Bien que les audits fassent partie du quotidien de toute organisation, un certain nombre de choses peuvent mal tourner. Voici quelques bonnes pratiques pour les éviter.
Bonnes pratiques pour l'utilisation d'une checklist d'audit
Une checklist d'audit est votre carte au trésor. Elle vous indique le chemin à suivre pour achever votre mission d'audit. Une carte au trésor claire, pertinente et utilisable est essentielle à votre réussite. Tenez compte de ces conseils lors de la création de votre propre liste.
Vérifiez votre checklist d'audit : Oui, vous avez bien lu. Pour vous assurer que votre checklist reste pertinente et efficace, révisez-la régulièrement. Mettez-la à jour pour tenir compte des processus organisationnels, des parties prenantes responsables, des changements de système, etc.
Regardez de l'extérieur vers l'intérieur : Ne restez pas à l'écart du monde extérieur lorsque vous créez votre checklist d'audit interne. Tenez compte périodiquement des normes du secteur et des avancées réglementaires. Cela permet à la checklist d'audit de rester adaptée au moment et à l'endroit où elle est utilisée.
Obtenir un retour d'information : Les auditeurs doivent maintenir une certaine distance et une certaine autorité pour être pris au sérieux. Toutefois, cela ne doit pas empêcher de recueillir un retour d'information significatif de la part des parties prenantes internes, dont beaucoup peuvent faire partie du processus que vous vérifiez. Paramètres processus d'examen de la documentation pour recueillir le retour d'information.
Adapter les checklists normalisées : Les organismes sectoriels et les organisations de certification disposent certainement déjà de checklists d'audit robustes. Recherchez celles qui sont disponibles sous licence Creative Commons et adaptez-les à vos processus.
Gardez-la sous forme numérique : utilisez une checklist numérique pour maximiser l'accessibilité et l'efficacité. Vous pourriez même trouver de la valeur à les outils de gestion de la conformité qui fournissent des alertes en temps réel, des automatisations et des fonctionnalités de collaboration. Voyons comment cela pourrait fonctionner.
Outils et ressources pour la création de checklists d'audit
Les audits sont des processus longs qui demandent beaucoup de temps et d'efforts. Un outil de gestion de projet robuste comme le ClickUp peut vous faciliter la tâche. Voici comment.
Planification structurée à l'aide de modèles
Ne vous sentez pas obligé de commencer votre modèle d'audit à partir d'une page blanche. Adaptez l'une des checklists disponibles au public à vos besoins.
Vous pouvez également utiliser les listes de contrôle entièrement personnalisables et faciles à utiliser pour les débutants Le modèle de plan d'audit de ClickUp pour structurer votre travail. Avec l'aide de ce modèle de document, vous pouvez identifier les domaines clés pour les besoins de conformité, collecter des données, organiser les connaissances, et planifier et exécuter l'audit sans aucun souci.
Des checklists efficaces et réutilisables
Une bonne checklist est la base de votre audit. Créez donc une modèle de checklist que vous pourrez réutiliser à l'infini. Si vous ne savez pas par où commencer, consultez les sites suivants Modèle de checklist d'audit interne de ClickUp . Vous pouvez utiliser ce modèle prêt à l'emploi et convivial pour les débutants pour :
- Identifier les éléments de l'audit
- Créer des checklists réutilisables avec les scores d'audit correspondants, les niveaux d'effort et d'autres champs personnalisés
- Dupliquer et utiliser chaque fois que nécessaire
- Collaborer avec les parties prenantes et rester agile
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-512.png Modèle de checklist d'audit interne de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-110661833&department=operations Télécharger ce modèle /$$cta/
Gestion des tâches pour les audits
Qu'est-ce qu'un audit, si ce n'est une série de tâches spécifiques ? Gérez efficacement vos audits avec Tâches ClickUp . Décomposez l'audit en tâches et en sous-tâches. Créez des checklists plus petites à l'intérieur des tâches, si nécessaire. Collaborez avec les personnes concernées en les @mentionnant dans les commentaires. Vous pouvez également assigner des éléments d'action à des personnes si nécessaire.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-513-1400x798.png Tâches ClickUp /$$img/
décomposez votre processus d'audit en tâches ClickUp pour une gestion efficace
Automatisation des audits
Les audits sont un ensemble de petites tâches répétitives, dont beaucoup peuvent être automatisées efficacement. Automatisations ClickUp comprend des modèles et des déclencheurs prédéfinis qui permettent d'assister un grand nombre d'intervalles.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-514-1400x841.png Automatisations ClickUp /$$$img/
laissez vos tâches manuelles à ClickUp Automations_
- Besoin de mettre à jour des éléments sur plusieurs checklists ? Automatisez en fonction de déclencheurs dans l'une des listes
- Besoin de notifier une partie prenante pour des éléments hautement non conformes ? Automatisation de l'étiquette et des @mentions
- Besoin de créer de nouvelles tâches en fonction du score d'audit ? Automatisation de la création de tâches en fonction du changement de statut
Perspectives collaboratives
Conservez vos résultats organisés sur Documents ClickUp . Partagez-le en toute sécurité avec d'autres personnes pour obtenir des commentaires et des suggestions. Vous pouvez également créer directement des tâches à partir des documents si nécessaire.
Pour les problèmes plus complexes, utilisez l'IA. ClickUp Brain vous aide à générer des idées, à résumer des notes et à obtenir instantanément des mises à jour sur la progression du projet. Vous pouvez également obtenir des réponses à vos questions sur la gestion du projet d'audit.
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tirez le meilleur parti de l'audit grâce à ClickUp Brain_
À fait, votre audit est terminé et le rapport est prêt. Que se passe-t-il ensuite ?
Actions et améliorations post-audit
L'audit n'est pas l'étape finale. En fait, il s'agit simplement d'un jalon essentiel dans le cycle d'amélioration continue. Cela signifie que vous devez faire beaucoup de travail après l'audit.
Mettre en œuvre des actions correctives : Mettez en œuvre les recommandations de l'audit pour résoudre les problèmes de non-conformité, combler les lacunes en matière de contrôle et remédier aux inefficacités.
Par exemple, si la recommandation de l'audit DevOps est d'ajouter une étape pour la revue de base, mettez-la en œuvre dans le cadre de votre gestion de projet d'ingénierie.
Attribuer les responsabilités : Intégrez la recommandation de l'audit dans vos processus. Attribuez des responsabilités, fixez des paramètres et suivez la progression.
Mettre en place des paramètres de prévention : Une fois le problème résolu, mettez en place des paramètres pour éviter qu'il ne se reproduise.
Par exemple, vous pouvez mettre en place une revue de code automatisée dans le cadre de votre pipeline DevOps. Vous pouvez également mettre en place un processus d'approbation, qui garantit qu'un développeur senior efface le code pour le pousser en production.
Mettre à jour les politiques : Sur la base des recommandations de l'audit, mettez à jour les contrôles internes, les politiques, les procédures opératoires normalisées, les formations, etc. Mettez en place un paramètre permettant de suivre régulièrement les changements apportés au cadre juridique et de s'adapter en conséquence. Faites en sorte que cela fasse partie de vos connaissances organisationnelles.
Suivez la progression : N'attendez pas le prochain audit pour savoir si cela a fonctionné ! Suivez et mesurez votre progression à chaque étape. Utiliser Tableaux de bord ClickUp pour un suivi en temps réel et des rapports de performance.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/image-516-1400x842.png Tableaux de bord ClickUp /$$img/
obtenez des mises à jour d'audit en temps réel avec les tableaux de bord ClickUp_
Par instance, vous pouvez créer des widgets sur ClickUp Dashboards pour les tâches avec la revue de code et les rollbacks. Utilisez cela pour surveiller la corrélation entre les deux et vous assurer que vos recommandations d'audit sont utiles pour résoudre les problèmes sous-jacents.
Ne manquez jamais un audit avec ClickUp
Ne nous voilons pas la face. Les erreurs sont fréquentes, surtout lorsqu'elles sont commises par des êtres humains. Bien qu'elles ne puissent être totalement évitées, elles peuvent être minimisées grâce à des processus appropriés.
Un bon audit interne maintient l'exactitude, l'efficacité, l'efficience et l'intégrité des processus organisationnels. Il contribue également à maintenir les normes des systèmes de gestion de la sécurité, de la législation, de la réglementation et de la qualité. Des audits internes et externes fréquents permettent d'aborder les risques et de les atténuer.
D'un autre côté, les audits fréquents peuvent également prendre beaucoup de temps, de ressources et de budgets. La seule façon de mener des audits de manière cohérente et d'améliorer continuellement les processus est de les rendre opérationnels.
L'outil de gestion de projet de ClickUp est une option puissante pour cela. Avec sa gestion efficace des tâches, ses flux de travail rationalisés, son suivi en temps réel et sa collaboration sans effort, ClickUp assiste la gestion des audits à grande échelle. Paramétrez vos audits personnalisés sur ClickUp. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !