Nous avons tous entendu parler du règlement général sur la protection des données (RGPD).
C'est une question de confidentialité des données, n'est-ce pas ? En substance, oui.
Mais, pour les entreprises, cela signifie un changement fondamental dans la façon dont elles interagissent et restent en contact avec leurs clients et leur cible.
Par exemple, Meta s'est vu infliger une lourde amende d'un million d'euros 1.3 milliards de dollars pour ne pas avoir respecté les paramètres de confidentialité des données définis par le GDPR. 😲
À ce titre, si vous avez des clients dans la région de l'UE, vous devez mettre les choses au point et le faire au plus vite !
Ce billet de blog vous équipera d'une compréhension claire de la conformité au GDPR, d'une checklist pratique pour y parvenir et de quelques outils utiles pour automatiser et rationaliser le processus.
Nous y voilà . 🎢
GDPR 101 : Comprendre les bases
Qu'est-ce que le GDPR? Le GDPR est un règlement appliqué par l'UE pour préserver la confidentialité des données des individus au sein de la région. Il dicte comment les données personnelles des citoyens de l'UE sont collectées, stockées, utilisées et finalement protégées par les entreprises
La loi a été mise en œuvre en mai 2018 et a eu un impact significatif sur la façon dont les entreprises interagissent avec les clients. Cette directive exhaustive a été mise en place pour régir trois grands aspects de la protection des données :
- La confidentialité des données : Le GDPR accorde aux individus un plus grand contrôle sur leurs données personnelles, y compris le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de restriction du traitement, de portabilité des données, d'objet au traitement, et d'être informé sur les activités de traitement des données
- Sécurité des données: Il exige des entreprises qu'elles mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriéesmesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnelcontre l'accès, l'altération, la divulgation ou la destruction non autorisés
- Responsabilité: Les entreprises sont chargées de démontrer leur conformité au GDPR. Cela inclut la réalisation d'analyses d'impact sur la protection des données (DPIA) pour les activités de traitement à haut risque, telles que les activités bancaires, et la nomination d'un délégué à la protection des données (DPO) dans certains cas
🚦Rappeler : Toute organisation collectant ou traitant les données personnelles de résidents de l'UE, quel que soit l'emplacement de l'entreprise, doit être conforme au GDPR. Cela inclut les petites entreprises, les multinationales et même les organisations à but non lucratif.
De quelles données s'agit-il?
Le GDPR se concentre sur les informations personnelles identifiables (PII), c'est-à-dire toutes les informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne, directement ou indirectement. Les exemples incluent :
- Identifiants directs: Nom, adresse, numéro de sécurité sociale ou équivalent, numéro de téléphone, adresse e-mail
- **Identifiants indirects : sexe, race, date de naissance, indicateur géographique, profession, données démographiques
- IIP sensibles: Numéro de permis de conduire, numéro de passeport, données biométriques, informations financières, dossiers médicaux, informations sur les comptes électroniques et numériques, dossiers personnels des employés, informations sur les mots de passe, numéros d'identification des écoles
En savoir plus: 10 meilleurs logiciels de gouvernance des données en 2024 (avis et prix) )
Qu'est-ce que cela fait pour les entreprises?
Du point de vue du GDPR, vous êtes soit un contrôleur de données, soit un processeur de données travaillant avec les données des citoyens de l'UE. Selon la catégorie à laquelle vous appartenez, les attentes à votre égard en tant qu'entreprise peuvent varier.
- **Il s'agit de l'entité qui détermine la finalité et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Elle est responsable de la conformité au GDPR
- **Il s'agit de l'entité qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Ils doivent suivre les instructions du responsable du traitement des données
Dans un exemple du monde réel, un contrôleur de données pourrait être un hôpital, et un processeur de données pourrait être un fournisseur de stockage cloud où l'hôpital stocke les dossiers des patients. En tant que responsable du traitement des données, l'hôpital décide des informations à stocker et de la manière de les utiliser. Le fournisseur de cloud (processeur de données) se contente de stocker les données en toute sécurité selon les instructions de l'hôpital.
🚦Rappelle-toi : Le GDPR confère davantage de responsabilités aux responsables du traitement des données pour créer et mettre en œuvre la confidentialité dès la conception dans tous leurs processus d'entreprise.
GDPR : Une loi sur la confidentialité ou une loi sur la confidentialité de l'information ?
Les lois sur la confidentialité et la confidentialité des informations sont souvent utilisées de manière interchangeable, mais elles présentent des nuances distinctes. Bien qu'elles se préoccupent toutes deux de la protection des données des individus, elles abordent le problème sous des angles légèrement différents
La loi sur la confidentialité, dans son sens le plus large, concerne la protection des individus contre les intrusions dans leur vie personnelle et leur espace physique, telles que les rendez-vous non désirés à l'Accueil. Le droit relatif à la confidentialité des informations, quant à lui, se concentre spécifiquement sur la protection des données personnelles, telles que les adresses IP ou les e-mails.
Dans la pratique, un service auquel vous vous êtes inscrit pourrait accéder à votre emplacement via le GPS de votre téléphone et vous envoyer des mises à jour spécifiques à votre localité, ou un service de livraison pourrait expédier des éléments à l'adresse de votre domicile. Si l'une de ces entreprises est victime d'une violation de données, l'emplacement de votre domicile se retrouve soudain dans la nature et peut être exploité.
Dans ce contexte, si le GDPR protège principalement les données personnelles, il aborde également des questions plus larges de confidentialité
Le GDPR ne concerne pas seulement la protection des données. Il s'agit de droits fondamentaux, notamment le droit à la confidentialité et le droit à l'oubli. Max Schrems activiste de la confidentialité
La checklist de conformité au GDPR : Votre feuille de route pour la protection des données
Maintenant que nous avons déchiffré le code du GDPR (enfin, au moins les bases !), examinons les grandes étapes que vous devez inclure dans une checklist d'audit GDPR pour vous mettre en conformité.
1. Planifiez vos sources de données
Avant de pouvoir les protéger, vous devez comprendre quelles données vous collectez. Réalisez un audit pour identifier toutes les données personnelles que votre entreprise accumule, leur provenance et leur utilisation.
Pour faire cela efficacement, vous devez examiner les éléments suivants :
- Inventaire des données: Créez un inventaire détaillé de toutes les catégories de données personnelles collectées, y compris les noms, les adresses, les informations de contact, les données financières, les données biométriques, et plus encore
- Sources des données: Identifier les sources de ces données, telles que les sites web, les formulaires, les fournisseurs tiers ou les interactions physiques
- Activités de traitement des données: Déterminez comment les données sont utilisées, y compris le stockage, le traitement, la transmission et le partage
- Conservation des données: Établissez des politiques de conservation des données (combien de temps les données restent dans votre système) qui s'alignent sur les principes du GDPR et minimisent le stockage des données personnelles
- Flux de données: Planifiez le flux de données au sein de votre organisation et vers des parties externes. Par exemple, un service de livraison tiers qui exécute votre commande d'expédition entrerait dans cette catégorie
💡 Pro Tip: ClickUp CRM peut être votre solution de données fourre-tout ici pour cartographier et stocker les données des clients. Qu'il s'agisse de capturer les adresses e-mail des équipes commerciales ou de rester au fait des parcours clients et de toute interaction supplémentaire, il vous aidera à organiser toutes les données en un seul endroit.
gérer les comptes clients, rationaliser les flux de travail et automatiser les contacts avec les clients grâce à ClickUp CRM_
2. Faites monter à bord un délégué à la protection des données (DPD)
Un DPD est le point de contact unique pour la confidentialité des données au sein de votre organisation.
En tant qu'expert en confidentialité des données, le délégué à la protection des données veille à ce que les pratiques de l'organisation en matière de données s'alignent sur les exigences du GDPR. Dans son rôle, un DPO traite les demandes des personnes concernées, répond aux violations de données, aide à l'évaluation des risques et sert de liaison avec les autorités de protection des données.
Pour être qualifié de DPO, un candidat doit posséder une expertise en matière de droit de la protection des données et être facilement accessible aux employés et aux personnes concernées. En nommant un DPD qualifié, vous pouvez démontrer votre engagement en faveur de la confidentialité des données, réduire le risque de non-conformité et renforcer votre crédibilité en tant qu'entreprise auprès des clients.
En savoir plus: Comment utiliser l'IA pour la gouvernance des données (cas d'utilisation et outils)
3. Documentez votre processus GDPR de bout en bout
Documentez tout ! L'élaboration d'une politique de traitement des données implique de décrire chaque processus tout au long du processus afin que vous puissiez déterminer avec précision où les données d'un client seront stockées ou pendant combien de temps elles seront conservées après qu'il a annulé son abonnement, par exemple.
Veillez à ce que l'aperçu du processus et les détails granulaires soient clairement définis et accessibles à toutes les équipes qui devront périodiquement les mettre à jour ou s'y référer
Tirer parti Documents ClickUp pour maintenir un registre centralisé et facilement accessible de vos activités de traitement des données, y compris le type de données, la base juridique de la collecte et la période de conservation.
visualisez vos tâches les plus importantes avec les diagrammes de Gantt de ClickUp_
Et ce n'est pas tout. Une fois que vous avez mis en place un processus, faites appel à ClickUp Automatisation pour achever des actions spécifiques en fonction des règles que vous avez définies. Par instance, vous pouvez mettre en place une automatisation personnalisée notifiant aux personnes d'ajouter des données, de réviser et de mettre à jour la politique de confidentialité tous les trois mois.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Automations-1.gif
/$$$img/
créez des automatisations personnalisées pour faire avancer vos tâches de mise en conformité dans le processus_
Et enfin, la conformité aux politiques GDPR implique BEAUCOUP de documentation.
Si vous vous sentez bloqué à un moment ou à un autre du processus, utilisez les outils suivants ClickUp Brain , l'assistant IA intégré de ClickUp, pour vous aider à rédiger des politiques dans un langage simple et facile à comprendre, ou même à faire des recherches sur les meilleures pratiques du secteur pour le GDPR.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/ClickUp-Brain-8.png ClickUp Brain /$$img/
Le rédacteur IA de ClickUp Brain peut vous aider à créer plus rapidement des projets de documentation
En outre, ClickUp dispose de modèles personnalisés qui facilitent grandement le processus de planification de votre checklist.
Modèle de plan de projet de conformité de ClickUp
Le modèle de plan de projet de mise en conformité de ClickUp vous donne une longueur d'avance dans votre processus de planification
Modèle de plan de projet de conformité de ClickUp offre une solution complète pour gérer vos efforts de conformité au GDPR.Sa Vue des exigences de conformité vous permet de dresser la liste de toutes les réglementations nécessaires, tandis que la Vue de l'état de conformité offre un aperçu clair de la progression et identifie les zones non conformes. L'Add Requirements View garantit que vous pouvez facilement intégrer de nouvelles réglementations au fur et à mesure qu'elles se présentent. Dans l'ensemble, ce modèle rationalise le processus de conformité , en vous aidant à rester organisé, à suivre la progression et à garantir le respect des normes GDPR.
Modèle de checklist de projet de ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-535.png Modèle de checklist de projet ClickUp https://app.clickup.com/signup ?template=t-2x1w5kn&department=pmo&_gl=1*fdxkmn*_gcl_aw*R0NMLjE3MjU2MjgyMjIuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJWbFZERncxczBSM2l6X1h3S2RQVm5fbXd0QmtVNDE2TWpGc1pEZ054RkJVcUZDLWdjcGlzb2FBmxzRUFMd193Y0I.*_gcl_au*OTkyODk2OTgxLjE3MjIzMTYyODg Télécharger ce modèle /$$cta/ Modèle de checklist de projet de ClickUp peut vous aider à définir les étapes essentielles de votre processus de conformité. Il comprend les grandes lignes des sous-tâches générales qui forment le formulaire de tout projet. Utilisez ce modèle pour :
- Décrire la bonne séquence des tâches pour s'assurer que chaque étape s'appuie sur la précédente. Cela permet d'éviter les erreurs et les omissions
- Anticiper les défis et les risques potentiels liés à la conformité au GDPR et traiter ces problèmes de manière proactive
- Inclure des échéances pour chaque tâche, en veillant à ce que le projet global soit achevé à temps
Compliance Made Easy With ClickUp (La conformité en toute simplicité avec ClickUp)
Une checklist de conformité GDPR bien structurée est essentielle pour s'assurer que votre organisation répond aux exigences de cette importante réglementation.
Les fonctionnalités de gestion de projet de ClickUp constituent une plateforme puissante pour la création et la gestion de votre checklist de conformité GDPR. En décomposant ce processus apparemment complexe en tâches plus petites et plus faciles à gérer, vous pouvez suivre efficacement la progression, identifier les problèmes potentiels et assurer la conformité.
De la description du processus à l'attribution des responsabilités, en passant par le suivi de la progression et la collaboration avec votre équipe, ClickUp peut vous aider à maintenir votre projet de conformité sur la bonne voie. Créer un compte ClickUp gratuit et lancez votre processus GDPR !