« Nous sommes profondément désolés »: c'est tout ce que CrowdStrike a pu dire après qu'une mise à jour logicielle défectueuse ait provoqué le célèbre écran bleu de la mort (BSD) pour des millions d'utilisateurs dans le monde entier. En plus de la chute de 10 % du cours de son action en une journée, CrowdStrike a dû répondre aux utilisateurs mécontents et au Congrès américain, rien de moins.
Bien que cela puisse sembler être un cas extrême, les erreurs involontaires sont assez courantes dans le monde de l’entreprise. Avec plusieurs équipes réparties dans différentes régions géographiques travaillant sur des problèmes complexes, tout peut arriver.
L'un des moyens les plus courants et les plus efficaces de prévenir de telles catastrophes est l'audit interne. Grâce à un processus solide et à un logiciel de gouvernance, de gestion des risques et de conformité (GRC), les organisations peuvent identifier de manière proactive les problèmes potentiels et les résoudre à l'avance.
Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une stratégie d'audit et la mettre en œuvre à l'aide d'une checklist d'audit interne performante.
Qu'est-ce qu'un audit ?
Un audit est un processus qui consiste à examiner et à évaluer systématiquement des processus. Ces processus peuvent être financiers, opérationnels ou liés à la conformité.
Par exemple, les auditeurs internes examinent régulièrement les relevés bancaires de leur entreprise afin de détecter d'éventuelles erreurs ou transactions frauduleuses.
Une entreprise de services, telle qu'un restaurant ou un spa, peut effectuer des audits sur la manière dont le personnel achevait les prestations. Les entreprises technologiques utilisent souvent le dogfooding comme moyen de réaliser des audits internes.
Pourquoi un audit interne est-il nécessaire ?
En termes simples, un audit interne est conçu pour détecter les problèmes avant que tout travail ne soit publié à l'extérieur. Cela garantit les éléments suivants :
- Exactitude : les audits offrent aux équipes une occasion supplémentaire de s'assurer que le travail est exact, complet et exempt d'erreurs.
- Gestion des risques : l'audit interne identifie les risques potentiels, qui peuvent être atténués à l'avance afin d'éviter les pertes et les pénalités.
- Qualité : les audits contribuent également à garantir la qualité des résultats, en vérifiant s'ils répondent aux exigences et aux normes du secteur.
- Performance : les audits internes évaluent parfois les performances afin de simuler une situation réelle.
- Conformité : raison la plus courante, les audits internes permettent de respecter les lois, réglementations et normes applicables.
- Assurance des parties prenantes : dans les entreprises où il y a des investisseurs ou des actionnaires, les audits internes renforcent la confiance dans les opérations et les rapports de l'organisation.
Quels sont les différents types d'audits ?
En fonction de la nature de votre entreprise, de vos objectifs, de vos besoins et de vos parties prenantes, vous pouvez effectuer différents types d'audits. La plupart d'entre eux entrent dans les trois catégories suivantes.
Audit interne
Un audit interne est réalisé par l'organisation pour ses propres besoins. Les auditeurs sont des employés actifs de votre organisation ou des experts en la matière au sein du service qui l'exécute.
Par exemple, chaque année, l'équipe de gestion des talents peut effectuer un audit interne des structures de rémunération de chaque employé. Cela permettrait d'identifier tout biais inconscient ou toute inégalité.
Audit externe
Un audit externe consiste à faire appel à des experts indépendants pour évaluer les processus ou les résultats d'une organisation. En plus de l'équipe d'audit interne, les auditeurs externes apportent un intervalle plus large de connaissances et d'expérience. Cela renforce la crédibilité et la confiance dans l'organisation.
Les organismes industriels et les organisations de normalisation procèdent régulièrement à des audits externes des entreprises. Les certifications ISO sont les plus recherchées dans tous les secteurs.
Parmi les autres exemples, citons le Forest Stewardship Council pour la gestion durable des forêts, LEED pour la conception et la gestion des bâtiments, et Leaping Bunny pour les produits 100 % sans tests sur les animaux.
Audit de conformité
Les audits de conformité évaluent si une organisation respecte certaines lois, réglementations ou politiques internes. Ces audits se concentrent exclusivement sur la conformité aux normes industrielles, aux obligations contractuelles ou aux réglementations gouvernementales afin d'éviter les sanctions et de maintenir des pratiques éthiques.
Dans l’espace technologique, les audits réguliers de conformité au RGPD ou à la loi HIPAA sont une pratique courante. Chaque secteur a ses propres exigences en matière de conformité, pour lesquelles les organisations doivent effectuer des audits réguliers.
Que vous le fassiez en interne ou que vous fassiez appel à une aide externe, les audits sont une nécessité si vous dirigez une entreprise. Ils garantissent à toutes les parties prenantes (clients, investisseurs, actionnaires, employés, fournisseurs, partenaires, etc.) que l'organisation répond à leurs normes.
Pour cela, vous avez besoin d'une stratégie d'audit complète et axée sur les objectifs. Voici comment vous pouvez la créer.
Préparation à un audit
Avant de commencer tout audit, préparez-vous minutieusement. Cela vous permettra de poser des bases solides pour le processus d'audit à long terme.
1. Définissez les objectifs de l'audit
Définissez clairement l'objectif de votre audit. Retracez l'historique du problème et comprenez le contexte tout en procédant à cet exercice.
Par exemple, un responsable ingénierie peut demander un audit DevOps parce que le nombre de retours en arrière de production au cours des six derniers mois a été élevé. Dans ce cas, ne fixez pas comme objectif « réaliser un audit DevOps ». Fixez-vous plutôt comme objectif « identifier les raisons des retours en arrière de production ».
2. Déterminez la portée de l'audit
Cette section détermine la manière dont vous allez mener l'audit. Une bonne approche consiste à utiliser la méthode des 4 questions.
- Qui : les personnes et les services responsables de l'audit et chargés de son exécution.
- Quoi : les processus ou systèmes faisant l'objet de l'audit
- Quand : l'échéancier dans lequel l'audit doit être achevé.
- Où : les limites physiques du lieu où l'audit doit être effectué, le cas échéant.
Par exemple, lors d'un audit DevOps, le champ d'application pourrait se présenter comme suit.
Qui : Le responsable ingénierie est chargé de superviser l'audit. L'équipe d'audit, composée de deux développeurs, deux analystes qualité et trois ingénieurs DevOps, se chargera de l'exécution.
Quoi : le pipeline CI/CD sera audité, y compris tous les processus d’automatisation et manuels. Le logiciel de conformité SOC 2 est également inclus.
Quand : l'audit sera réalisé au cours des huit semaines à compter du 1er juillet 2025.
Où : l'audit des processus sera réalisé dans les environnements de test et de production.
3. Décomposez les domaines d'audit
Une fois le périmètre du travail défini, divisez-le en projets, tâches et sous-tâches plus faciles à gérer. Regroupez les tâches connexes et organisez-les de manière systématique.
4. Créez des tâches et des questions spécifiques
C'est à cette étape que vous créez les checklists d'audit interne. Vous y répertoriez toutes les tâches réalisables et mesurables pour chaque domaine de l'audit.
Par exemple, une checklist d'audit DevOps peut inclure des questions telles que :
- Le code est-il exempt de bogues avant la mise en production ?
- Quel pourcentage des bugs connus est envoyé en production ?
- Y a-t-il une révision du code par le développeur senior avant la mise en production ?
- Un audit de conformité informatique est-il effectué avant la mise en production ?
- Qui a accès pour lancer la production ?
Voici quelques conseils pour créer votre checklist d'audit interne :
Restez simple : utilisez un langage clair et concis qui évite toute complexité inutile. Concentrez-vous sur des tâches réalisables que tout le monde peut facilement comprendre et suivre.
Rendez-la pertinente : alignez votre checklist sur les objectifs, la portée et les normes applicables de l'audit. N'incluez que les éléments qui concernent directement les domaines que vous auditez.
Par exemple, si vous créez une checklist de conformité au RGPD, évitez d'ajouter d'autres exigences légales au même audit.
Maintenez la cohérence : utilisez des formats, une terminologie et des critères d'évaluation standardisés pour toutes les tâches.
5. Préparez les documents nécessaires
Déterminez les registres, rapports ou données spécifiques qui permettront de vérifier la conformité ou l'efficacité opérationnelle pour chaque élément de checklist. Par exemple, dans le cadre d'un audit financier, vous pouvez avoir besoin de bilans, de factures et de déclarations fiscales.
Pour l'audit DevOps, vous aurez peut-être besoin de procédures opératoires normalisées (SOP), d'une matrice des rôles et responsabilités, de processus de mise en production, etc.
6. Finalisez et standardisez
Réalisez un méta-audit à petite échelle pour vérifier s'il existe des redondances, des lacunes ou des éléments peu clairs dans votre checklist. Utilisez les résultats pour affiner la checklist et améliorer sa facilité d'utilisation et son efficacité.
Mettez-la en forme de manière claire, avec des sections organisées et de l'espace pour les notes ou les conclusions. Standardisez-la pour les audits futurs afin de garantir la cohérence et la facilité d'utilisation dans toute l'organisation.
Exemple de checklist d'audit interne
Une fois votre préparation achevée, vous disposerez d'une checklist d'audit interne similaire à celle ci-dessous.
Objectifs et portée de l'audit
Cette courte section décrit les objectifs et les buts du processus d'audit. Elle comprend également la matrice RACI et les processus d'escalade.
Checklist d'audit
Cela inclut tout le travail à faire dans le cadre du processus d'audit. Voici quelques éléments couramment utilisés :
Préparation
- Recueillez toutes les informations pertinentes et accédez-y.
- Planifiez le travail à achever chaque jour.
- Obtenez les autorisations nécessaires auprès des principales parties prenantes.
Mise en œuvre de l'audit
- Mesurez l'efficacité de chaque processus.
- Identifiez les goulots d'étranglement
- Passez en revue les indicateurs de performance clés et les indicateurs correspondants.
- Évaluez la conformité avec la politique
- Exécutez la checklist de conformité SOX de la loi Sarbanes-Oxley.
Mesures de suivi
- Documentez vos conclusions.
- Formulez des recommandations pour des mesures correctives et préventives.
- Attribuez les responsabilités et fixez les délais pour résoudre les problèmes.
- Mettez à jour la checklist de conformité.
- Planifiez des audits de suivi pour contrôler la progression réalisée.
Résultats de l'audit
Le résultat typique d'un audit interne serait un rapport destiné aux parties prenantes concernées, décrivant les conclusions et les recommandations.
Par exemple, si l'audit DevOps révèle que les retours en arrière sont causés par l'envoi de code erroné ou défectueux en production, le rapport d'audit le mentionnera. De plus, il pourrait également suggérer un processus formel de révision du code afin d'éviter les retours en arrière à l'avenir.
Vous êtes prêt et tout est planifié ; voyons maintenant comment mener correctement votre audit.
Réalisation d'un audit : processus étape par étape
Pour rappel, la préparation de l'audit est sans doute l'étape la plus critique du processus. Elle détermine l'objet, la méthode, le moment et le lieu de l'audit. Avant de commencer à évaluer quoi que ce soit, achevez donc vos activités et votre planification préalables à l'audit.
Créez une checklist d'audit complète, puis commencez vos vérifications.
1. Collectez des données
Rassemblez toutes les données existantes. Par exemple, si vous effectuez un audit DevOps, vos données peuvent inclure :
- Rapports existants issus des poussées et des retours en arrière de production passés
- Journaux d'audit automatisés
- Rétrospectives existantes sur les raisons pour lesquelles cela s'est produit
- Conceptions architecturales et autres plans de processus
- Commentaires des chefs d'équipe et des membres sur le processus
Dans certains cas, vous pouvez également consulter les données du logiciel GRC.
2. Faites vos vérifications
Cela peut sembler simple, mais ce n'est certainement pas facile. Le comité d'audit a pour mission d'évaluer chaque étape de chaque processus. Veillez à être minutieux et rigoureux.
- Passez en revue toutes les données dans les moindres détails.
- Vérifiez tous les processus relevant de votre champ d'audit à l'aide de votre checklist d'audit interne.
- Si quelque chose ne va pas, posez les questions appropriées au membre de l'équipe concerné.
- Notez clairement vos observations à chaque étape.
3. Recueillir des preuves d'audit
La différence entre un audit et une opinion aléatoire réside dans les preuves. Un audit interne approfondi fournira des preuves concrètes des inefficacités, anomalies, erreurs, fraudes ou autres écarts par rapport au processus. Concentrez-vous sur la collecte de preuves suffisantes, pertinentes et fiables afin de construire une base solide pour vos conclusions.
4. Analysez les preuves d'audit
Analysez attentivement les preuves pour comprendre ce qui se passe et pourquoi. Utilisez des techniques d'analyse de données, d'analyse comparative et d'évaluation des risques pour identifier les tendances, les anomalies ou les domaines préoccupants.
5. Communiquer les résultats de l'audit
Maintenant, rassemblez les résultats de votre audit dans un document. Celui-ci comprendra :
- Objectifs : une brève introduction sur ce que vous vous êtes fixé comme objectifs.
- Conclusions : observations et conclusions basées sur l'audit.
- Recommandations : suggestions d'améliorations pour toute inefficacité ou non-conformité constatée.
- Prochaines étapes : plans futurs pour le prochain audit ou changements nécessaires.
Bien que les audits fassent partie intégrante du fonctionnement de toute organisation, le nombre d’éléments pouvant mal tourner est important. Voici quelques bonnes pratiques pour éviter cela.
Bonnes pratiques pour l'utilisation d'une checklist d'audit
Une checklist d'audit est votre carte au trésor. Elle vous indique le chemin à suivre pour achever votre mission d'audit. Une carte au trésor claire, pertinente et utilisable est essentielle à votre réussite. Tenez compte de ces conseils lorsque vous créez la vôtre.
Auditez votre checklist d'audit : oui, vous avez bien lu. Pour vous assurer que votre checklist reste pertinente et efficace, revoyez-la régulièrement. Mettez-la à jour afin de refléter les processus organisationnels, les parties prenantes responsables, les changements apportés au système, etc.
Adoptez une approche externe : ne vous isolez pas du monde extérieur lorsque vous créez votre checklist d'audit interne. Tenez compte pendant une période donnée des normes industrielles et des évolutions réglementaires. Cela vous aidera à maintenir la pertinence de votre checklist d'audit par rapport à son époque et à son contexte.
Obtenir des commentaires : les auditeurs doivent garder une certaine distance et faire preuve d'autorité pour être pris au sérieux. Cependant, cela ne doit pas les empêcher de recueillir des commentaires pertinents auprès des parties prenantes internes, dont beaucoup peuvent faire partie du processus que vous auditez. Mettez en place un processus d'examen de la documentation pour recueillir des commentaires.
Adaptez les checklists standardisées : les organismes industriels et les organismes de certification disposent certainement déjà de checklists d'audit fiables. Recherchez celles qui sont disponibles sous licence Creative Commons et adaptez-les à vos processus.
Passez au numérique : Utilisez une checklist numérique pour optimiser l'accessibilité et l'efficacité. Vous pourriez même trouver utile d'utiliser des outils de gestion de la conformité qui fournissent des alertes en temps réel, des automatisations et des fonctionnalités de collaboration. Voyons comment cela fonctionnerait.
Outils et ressources pour créer des checklists d'audit
Les audits sont des processus longs qui demandent beaucoup de temps et d'efforts. Un outil de gestion de projet robuste comme ClickUp peut vous faciliter la tâche. Voici comment.
Planification structurée à l'aide de modèles
Ne vous sentez pas obligé de créer votre modèle d'audit à partir d'une page blanche. Adaptez l'une des checklists disponibles au public à vos besoins.
Vous pouvez également utiliser le modèle de plan d'audit ClickUp, entièrement personnalisable et adapté aux débutants, pour structurer votre travail. Grâce à ce modèle de document, vous pouvez identifier les domaines clés en matière de conformité, collecter des données, organiser vos connaissances, planifier et réaliser l'audit sans aucun tracas.
Checklists efficaces et réutilisables
Une bonne checklist est la base de votre audit. Créez donc un modèle de checklist que vous pourrez réutiliser à l'infini. Si vous ne savez pas par où commencer, consultez le modèle de checklist d'audit interne de ClickUp. Vous pouvez utiliser ce modèle prêt à l'emploi et adapté aux débutants pour :
- Identifiez les éléments d'audit
- Créez des checklists réutilisables avec les notes d'audit correspondantes, les niveaux d'effort et d'autres champs personnalisés.
- Dupliquez-la et utilisez-la chaque fois que nécessaire.
- Collaborez avec les parties prenantes et restez agile.
Gestion des tâches pour les audits
Qu'est-ce qu'un audit, sinon une série de tâches spécifiques ? Gérez vos audits efficacement avec ClickUp Tasks. Décomposez l'audit en tâches et sous-tâches. Créez des checklists plus petites au sein des tâches, si nécessaire. Collaborez avec les personnes concernées en les mentionnant dans les commentaires. Vous pouvez également attribuer des actions à des personnes selon les besoins.
Automatisation des audits
Les audits sont un ensemble de petites tâches répétitives, dont beaucoup peuvent être automatisées efficacement. ClickUp Automations comprend des modèles et des déclencheurs prédéfinis pour fournir de l’assistance pour un large éventail de scénarios.
- Vous devez mettre à jour des éléments sur plusieurs checklists ? Automatisez cette tâche à l'aide de déclencheurs dans l'une des listes.
- Vous devez informer une partie prenante d'éléments hautement non conformes ? Automatisez le marquage et les @mentions.
- Vous devez créer de nouvelles tâches en fonction du score d'audit ? Automatisez la création de tâches en fonction des changements de statut.
Perspectives collaboratives
Conservez vos conclusions de manière organisée sur ClickUp Docs. Partagez-les en toute sécurité avec d'autres personnes afin d'obtenir des commentaires et des suggestions. Vous pouvez également créer directement des tâches à partir des documents si nécessaire.
Pour les problèmes plus complexes, utilisez l'IA. ClickUp Brain vous aide à générer des idées, à résumer des notes et à obtenir instantanément des mises à jour sur l'avancement des travaux. Vous pouvez également obtenir des réponses à vos questions sur la manière dont le projet d'audit est géré.
Votre audit est désormais terminé et le rapport est prêt. Quelle est la prochaine étape ?
Actions et améliorations post-audit
L'audit n'est pas la dernière étape. En fait, il s'agit simplement d'un jalon crucial dans le cycle d'amélioration continue. Cela signifie que vous devez accomplir un travail considérable après l'audit.
Mettez en œuvre des mesures correctives : appliquez les recommandations de l'audit afin de résoudre les cas de non-conformité, de combler les lacunes en matière de contrôle et de remédier aux inefficacités.
Par exemple, si la recommandation de l'audit DevOps est d'ajouter une étape pour l'examen du noyau, mettez-la en œuvre dans le cadre de la gestion de projet pour votre projet d'ingénierie.
Attribuez les responsabilités : intégrez les recommandations d'audit dans vos processus. Attribuez les responsabilités, fixez des délais et suivez la progression.
Mettez en place des mesures préventives : une fois le problème résolu, mettez en place des mesures pour éviter qu'il ne se reproduise.
Par exemple, vous pouvez mettre en place une révision automatisée du code dans le cadre de votre pipeline DevOps. Vous pouvez également mettre en place un processus d'approbation qui garantit qu'un développeur senior valide le code avant sa mise en production.
Mettez à jour vos politiques : sur la base des recommandations de l'audit, mettez à jour vos contrôles internes, vos politiques, vos procédures opératoires normalisées, vos formations, etc. Mettez en place un processus permettant de suivre régulièrement les changements apportés au cadre juridique et de vous y adapter. Intégrez cela à vos connaissances organisationnelles.
Suivez la progression : n'attendez pas le prochain audit pour savoir si cela a fonctionné ! Suivez et mesurez votre progression à chaque étape. Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour un suivi en temps réel et des rapports de performance.
Par exemple, vous pouvez créer des widgets sur les tableaux de bord ClickUp pour les tâches impliquant la révision du code et les retours en arrière. Utilisez-les pour surveiller la corrélation entre les deux et vous assurer que vos recommandations d'audit sont utiles pour résoudre les problèmes sous-jacents.
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Soyons réalistes. Des erreurs se produisent tout le temps, surtout lorsque des êtres humains sont impliqués. Bien qu'il soit impossible de les éviter complètement, elles peuvent être minimisées grâce à des processus appropriés.
Un bon audit interne garantit l'exactitude, l'efficacité, l'efficience et l'intégrité des processus organisationnels. Il contribue également à la maintenance des normes des systèmes de sécurité, réglementaires, normatifs et de gestion de la qualité. Des audits internes et externes fréquents permettent de traiter les risques et de les atténuer.
D'un autre côté, des audits fréquents peuvent également nécessiter beaucoup de temps, de ressources et de budget. La seule façon de mener des audits de manière cohérente et d'améliorer continuellement les processus est de les opérationnaliser.
L'outil de gestion de projet ClickUp est une option puissante pour cela. Grâce à sa gestion efficace des tâches, ses flux de travail rationalisés, son suivi en temps réel et sa collaboration sans effort, ClickUp prend en charge la gestion des audits à grande échelle. Configurez vos audits personnalisés sur ClickUp. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui !