Nous avons tous utilisé Google Sheets pour la gestion de projet, la collaboration en équipe et même les calculs.
Mais saviez-vous que vous pouvez créer des listes interactives dans Google Sheets en quelques clics à l'aide de cases à cocher ?
Que vous soyez chef de projet chargé du suivi des livrables de votre équipe, étudiant organisant vos objectifs d'étude ou freelance supervisant les tâches de vos clients, la fonctionnalité de case à cocher de Google Sheets peut vous être utile.
Aucune installation complexe, juste une gestion des tâches simple et intuitive à portée de main.
Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment insérer une case à cocher dans Google Sheets.
Qu'est-ce qu'une case à cocher dans Google Sheets ?
Une case à cocher dans Google Sheets est un outil simple de validation des données qui permet aux utilisateurs d'insérer des cases à cocher interactives Oui/Non ou Vrai/Faux directement dans les cellules d'une feuille de calcul Google. En termes simples, les cases à cocher sont des cases cliquables qui facilitent la saisie, le suivi et le filtrage des données.
Voici comment fonctionnent les cases à cocher dans Google Sheets:
- Bouton d'activation/désactivation : un bouton d'activation/désactivation est une action qui permet de passer d'un état à un autre, comme lorsqu'on actionne un interrupteur. Lorsque vous cliquez sur une case à cocher dans Google Sheets, vous activez ou désactivez son état de « non coché » à « coché » (ou vice versa).
- VRAI et FAUX : chaque case à cocher est liée à un système logique. Si la case est cochée, la valeur de la cellule est VRAI (oui ou actif). Si la case n'est pas cochée, la valeur de la cellule est FAUX (non ou inactif).
Par exemple, si vous suivez les présences, une case à cocher pour un élève peut signifier qu'il était présent (VRAI), tandis qu'une case à cocher non cochée signifie qu'il était absent (FAUX).
Vous pouvez utiliser une case à cocher dans Google Sheets pour :
- Création de checklists
- Suivi des tâches
- Gestion des registres de présence
- Suivi de la disponibilité des équipements ou des éléments en stock
- Marquer les points de décision dans le suivi du flux de travail
- Réalisation de sondages
Voyons maintenant comment insérer une case à cocher dans Google Sheets.
📖 En savoir plus : Créer une liste de priorités pour accomplir ce que vous avez à faire : guide étape par étape
Étapes pour ajouter des cases à cocher dans Google Sheets
Il existe deux méthodes pour ajouter une case à cocher dans Google Sheets :
Ajouter des cases à cocher à l'aide de la barre d'outils
Il s'agit de la méthode la plus simple et d'un excellent point de départ si vous n'êtes pas familier avec les cases à cocher ou si vous avez besoin d'une installation rapide.
Étape 1 : ouvrez votre fichier Google Sheets.
Connectez-vous à votre compte Google et ouvrez le fichier Google Sheets dans lequel vous souhaitez ajouter des cases à cocher. Vous pouvez également ouvrir votre fichier directement dans l'application Google Sheets.
Si vous ne disposez pas encore d'un fichier, créez-en un nouveau en cliquant sur le bouton « + Vide » sur la page d'accueil de Google Sheets.
Étape 2 : sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez ajouter les cases à cocher.
Cliquez et faites glisser votre curseur pour sélectionner l’intervalle de cellules où vous souhaitez insérer les cases à cocher. Par exemple, si vous créez une liste de choses à faire, vous pouvez répertorier vos activités dans les cellules A2 à A5 et sélectionner les cellules B2 à B5 pour insérer plusieurs cases à cocher.
Étape 3 : insérez les cases à cocher
Ensuite, allez dans la barre de menu supérieure et cliquez sur « Insérer ». Dans le menu déroulant, sélectionnez « Case à cocher ». Instantanément, chaque cellule sélectionnée affichera une case à cocher.
Voici à quoi ressemblera votre feuille de calcul :
Et voilà ! Vous avez inséré des cases à cocher dans votre feuille Google Sheets en moins d'une minute.
Cliquez maintenant sur n'importe quelle case à cocher pour activer/désactiver l'état cochée/non cochée. Par exemple, lorsque vous avez fini d'arroser les plantes, il vous suffit de cliquer sur la case à cocher à côté pour marquer la tâche comme terminée. Vous pouvez voir la valeur VRAI/FAUX dans la barre de formule, comme indiqué ci-dessous :
💡Conseil de pro : les cases à cocher ne fonctionnent pas dans les cellules fusionnées. Si vous essayez de fusionner des cellules, la case à cocher disparaîtra, ne laissant que le contenu restant de la cellule (le cas échéant). Il est donc nécessaire de défusionner les cellules avant d'ajouter des cases à cocher.
Ajouter des cases à cocher via la validation des données
Vous pouvez également ajouter des cases à cocher dans vos feuilles Google Sheets grâce à la validation des données. Voyons comment.
Étape 1 : Créez vos tâches et sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez insérer les cases à cocher.
Insérez les tâches pour lesquelles vous devez créer une checklist. Supposons que la tâche à accomplir consiste à créer une présentation marketing pour un client. Voici à quoi pourrait ressembler votre feuille Google Sheets :
Étape 2 : Ouvrez les règles de validation des données
Cliquez maintenant sur « Données » > « Validation des données » dans la barre d'outils.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour ajouter les paramètres de validation des données.
Étape 3 : insérer une case à cocher
Lorsque vous cliquez sur « +Ajouter une règle », une fenêtre contextuelle intitulée « Critères » apparaît dans la feuille de calcul.
Cliquez sur « Critères » et, dans le menu déroulant, sélectionnez « Case à cocher ».
Et terminé ! Les cases à cocher apparaîtront alors dans les cellules sélectionnées.
Étape 4 : Définissez des valeurs personnalisées pour les cases à cocher
Par défaut, la case à cocher Google Sheets active/désactive TRUE (cochée) et FALSE (décochée). Cependant, vous pouvez parfois vouloir ajouter des valeurs personnalisées telles que « Achevé » et « En attente » à la place de TRUE et FALSE.
Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur « Utiliser des valeurs de cellule personnalisées » et saisir les valeurs cochées et non cochées souhaitées dans les champs prévus à cet effet. Par exemple, tapez « Achevé » pour les cases cochées et « En attente » pour les cases non cochées.
Sélectionnez « Terminé ». Désormais, lorsque vous cochez une case, la cellule affiche « Achevé ». Si la case n'est pas cochée, elle affiche « En attente ».
Vous pouvez utiliser les méthodes mentionnées ci-dessus pour insérer des cases à cocher dans votre Android, iPhone, Mac, iPad et ordinateur portable Windows.
De plus, si vous souhaitez supprimer une case à cocher Google Sheets, il vous suffit de cliquer sur la clé « Supprimer » de votre ordinateur portable Mac ou Windows (en particulier si vous souhaitez supprimer une seule cellule) afin de ne pas avoir à supprimer toute la cellule, la ligne ou la colonne.
Si vous souhaitez ajouter des cases à cocher à plusieurs cellules, il vous suffit de faire glisser la poignée de remplissage (le petit cercle bleu situé dans le coin inférieur droit d'une cellule sélectionnée). Google Sheets copie la case à cocher dans les nouvelles cellules.
N'oubliez pas que les nouvelles cases à cocher hériteront des mêmes valeurs et du même formatage que l'original. Si la case à cocher d'origine faisait partie d'une formule, celle-ci s'ajuste pour refléter la nouvelle position.
🧠 Le saviez-vous ? Vous pouvez protéger un intervalle de cellules à l'aide de cases à cocher afin que les autres utilisateurs qui ne disposent pas des permissions de modification ne puissent pas activer/désactiver les cases à cocher.
Inconvénients de l'utilisation de Google Sheets pour créer des checklists
L'utilisation de cases à cocher dans Google Sheets peut être une excellente idée pour créer des checklists simples.
Cependant, Google Sheets n'est pas conçu à cet effet. C'est un excellent outil pour organiser le travail et exécuter des formules, tout comme Excel. Mais l'utiliseriez-vous pour créer une liste de tâches ? Probablement pas.
Voici quelques limites à connaître avant d'ajouter des cases à cocher dans Google Sheets :
- Automatisation et fonctionnalités dynamiques limitées : Google Sheets ne dispose pas d'automatisation intégrée pour les checklists. Par exemple, vous ne pouvez pas configurer une tâche pour qu'elle mette automatiquement à jour son statut ou avertisse les collaborateurs lorsqu'une case à cocher est cochée. Toute automatisation nécessite Google Apps Script ou des outils tiers, ce qui peut s'avérer difficile pour les utilisateurs qui n'ont pas d'expérience en codage.
- Problèmes de performances avec les checklists volumineuses : si votre checklist comporte des milliers de lignes ou inclut des formats conditionnels et des formules complexes, Google Sheets peut devenir lent. Le défilement, la modification en cours ou même le chargement de la feuille peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier sur les appareils plus anciens ou avec une connexion Internet médiocre.
- Autorisations utilisateur limitées et suivi des modifications : lorsque plusieurs utilisateurs collaborent sur une checklist, il n'est pas possible d'attribuer des cases à cocher spécifiques à des utilisateurs individuels ni de savoir qui a coché quoi. Bien que Google Sheets enregistre l'ensemble des modifications dans l'historique des versions, il n'attribue pas les cases à cocher individuelles à des utilisateurs spécifiques.
- Non optimisé pour une utilisation mobile : l'utilisation des cases à cocher dans une feuille Google Sheets peut s'avérer difficile sur les appareils mobiles. La taille réduite de l'écran peut rendre l'activation/désactivation des cases à cocher peu pratique, et il est fréquent de toucher accidentellement d'autres cellules. De plus, les fonctionnalités avancées telles que les formules personnalisées ou le menu de validation des données sont plus difficiles à accéder et à modifier sur l'interface mobile.
- Manque d'intégration avec des outils externes pour les checklists : bien que Google Sheets s'intègre à certains outils tiers, il ne propose pas de fonctionnalités de gestion des tâches transparentes telles que la synchronisation automatique avec des calendriers ou des logiciels de gestion de projet. Par exemple, cocher une tâche comme achevée dans une case à cocher Google Sheets ne mettra pas à jour son statut dans un logiciel de gestion de projet.
📖 En savoir plus : 11 modèles gratuits de listes de tâches dans Excel et ClickUp
Utilisation de ClickUp pour créer et gérer des checklists
Si vous recherchez un outil permettant de pallier toutes les limitations susmentionnées et de créer et gérer des checklists sans effort, essayez des solutions avancées de gestion des tâches telles que ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail.
Elle combine la gestion de projet, le suivi des tâches, la gestion des connaissances et le chat, le tout alimenté par une IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment. Voyons comment.
Créez des listes de tâches multifonctionnelles
La fonctionnalité Liste de tâches en ligne de ClickUp vous aide à créer des flux de travail exploitables. Vous pouvez ajouter des tâches, lier les éléments de la checklist, ajouter plusieurs personnes assignées à n'importe quelle tâche et utiliser différentes couleurs pour marquer les tâches importantes ou à priorité élevée.
Le plus intéressant, c'est que vous pouvez créer et consulter vos listes de tâches depuis n'importe où : bureau, téléphone portable ou onglet du navigateur.
Nous utilisons ClickUp comme une liste de tâches sophistiquée, en gros. Cela s'avère particulièrement utile pour les processus en plusieurs étapes que nous répétons régulièrement et qui impliquent plusieurs personnes différentes. Nous créons un modèle pour ce processus, ce qui nous aide à ne rien oublier et facilite la communication (automatique) entre les personnes lorsqu'elles sont en mesure d'effectuer leurs tâches.
Nous utilisons ClickUp comme une liste de tâches sophistiquée, en gros. Cela s'avère particulièrement utile pour les processus en plusieurs étapes que nous répétons régulièrement et qui impliquent plusieurs personnes différentes. Nous créons un modèle pour ce processus, ce qui nous aide à ne rien oublier et facilite la communication (automatique) entre les personnes lorsqu'elles sont en mesure d'effectuer leurs tâches.
Ajouter des éléments sous-jacents
Ce qui distingue ClickUp, c'est sa capacité à rationaliser l'exécution des tâches grâce à des checklists simples.
Que vous organisiez vos objectifs quotidiens ou que vous vous assuriez que votre équipe respecte les jalons du projet, vous pouvez compter sur ClickUp Tasks, qui vous permet de décomposer des projets complexes en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
Qu'il s'agisse de tâches ponctuelles ou de projets en cours, créez facilement des actions à mener, déléguez-les aux membres de votre équipe, fixez des échéances et des rappels, et suivez l'avancement du travail pour une visibilité totale.
Les checklists de tâches de ClickUp vous permettent de rester productif sans effort en effectuant le suivi de chaque action à réaliser dans le cadre d'une tâche sous forme de sous-tâche.
Voici comment utiliser les checklists de tâches de ClickUp :
🙌 Organisez-vous à l'aide de sous-éléments : décomposez les tâches complexes en imbriquant des éléments dans des checklists, afin de créer des étapes d'action claires.
🙌 Glisser-déposer fluide : vous avez besoin de réorganiser vos tâches ? Il vous suffit de glisser-déposer les éléments pour les réorganiser en quelques secondes.
🙌 Attribuez les tâches avec précision : déléguez les tâches en attribuant des éléments spécifiques de la checklist aux membres de l'équipe, afin que chacun connaisse ses responsabilités.
Standardisez vos processus grâce à des modèles de checklists.
Vous n'avez pas besoin de recréer la checklist plusieurs fois lorsque vous travaillez sur un projet continu. Avec ClickUp, vous pouvez facilement convertir vos listes de tâches en modèles grâce à la fonctionnalité « Modèles de checklists » de ClickUp.
Vous pouvez enregistrer n'importe quelle checklist comme modèle en cliquant sur l'icône ellipses à côté du titre de la checklist et en sélectionnant « Enregistrer comme modèle ». Pour ajouter le modèle à une tâche, allez dans « À faire », cliquez sur « Checklist » et sélectionnez le modèle enregistré.
Et, puisque nous parlons de checklists, le modèle de tâche « Liste de contrôle de projet ClickUp » est un outil incontournable si vous dirigez un projet complexe ou une grande équipe.
Ce modèle vous aide à créer une checklist détaillée pour n'importe quel projet, à organiser et hiérarchiser les tâches en fonction des délais ou des dépendances, et à identifier les problèmes ou risques potentiels associés au projet.
De plus, l'intégration de cette checklist à d'autres fonctionnalités telles que des calendriers ou des outils tiers comme Typeform, Zapier et bien d'autres encore fait de ce modèle l'outil rêvé pour la gestion de projet.
Plus besoin de réinventer la roue pour chaque projet : il suffit de rendre le projet personnalisé, de cliquer et c'est parti !
Guide étape par étape pour créer et gérer des checklists dans ClickUp
Suivez ces étapes simples pour créer une checklist dans ClickUp.
Étape 1 : connectez-vous à ClickUp
- Rendez-vous sur ClickUp et connectez-vous à votre compte.
- Si vous n'avez pas encore de compte, cliquez sur « S'inscrire » pour en créer un.
Étape 2 : Ouvrez une tâche
Accédez à l'environnement de travail dans lequel vous souhaitez créer une checklist.
Cliquez sur une tâche pour l'ouvrir. Si vous n'avez pas encore de tâche :
- Cliquez sur + Nouvelle tâche dans la vue Liste.
- Nommez votre tâche et appuyez sur Entrée pour la créer.
Étape 3 : Ajouter une checklist
Ouvrez la tâche dans laquelle vous souhaitez créer la checklist.
- Faites défiler vers le bas et sélectionnez l'onglet Éléments d'action.
- Cliquez sur le + pour commencer à créer la checklist.
- Ajoutez chaque élément de checklist. Si vous collez une liste d'éléments, vous verrez apparaître l'option permettant de créer plusieurs éléments de checklist à partir de celle-ci.
- Si vous collez une liste d'éléments, vous verrez apparaître l'option permettant de créer plusieurs éléments de checklist à partir de celle-ci.
- Si vous collez une liste d'éléments, vous verrez apparaître l'option permettant de créer plusieurs éléments de checklist à partir de celle-ci.
Étape 4 : Nommez votre checklist
Donnez à votre checklist un nom descriptif afin que son objectif soit clair, par exemple « Tâches quotidiennes » ou « Liste de contrôle QA ». Saisissez le nom dans le champ prévu à cet effet et appuyez sur Entrée.
Étape 5 : Ajouter des éléments de checklist
Cliquez sur + Ajouter un élément sous votre checklist. Saisissez la première tâche ou étape que vous devez suivre. Exemple : « Envoyer un e-mail au client » ou « Examiner le rapport ».
Répétez le processus pour ajouter tous les éléments dont vous avez besoin.
Étape 6 : Personnalisez les éléments
Attribuez des éléments de checklist aux membres de l'équipe en cliquant sur l'icône + à côté de chaque élément. Définissez des dates d'échéance pour les éléments individuels de checklist si nécessaire.
Étape 7 : Cochez les éléments achevés
Cochez la case à cocher à côté de chaque élément lorsque vous l'avez achevé. Les éléments achevés seront automatiquement barrés pour indiquer qu'ils sont terminés.
Étape 8 : Enregistrer et fermer
Une fois que vous avez ajouté tous les éléments nécessaires, cliquez n'importe où en dehors de la checklist pour l'enregistrer. Votre checklist fait désormais partie de la tâche et peut être consultée à tout moment.
📖 En savoir plus : 30 modèles de checklists gratuits dans Word, Excel et ClickUp documents
Faites de ClickUp votre partenaire de productivité
La fonctionnalité de case à cocher de Google Sheets est utile pour les tâches basiques, mais elle n'est pas forcément la meilleure solution lorsque vous avez besoin d'une checklist entièrement fonctionnelle. Google Sheets manque de fonctionnalités avancées, ce qui le rend moins efficace pour les projets complexes ou la collaboration en équipe.
Pour une approche plus professionnelle, ClickUp est une excellente alternative. Il offre des checklists personnalisables, une gestion transparente des tâches et une intégration facile avec d'autres outils, ce qui le rend parfait pour les particuliers comme pour les équipes. Avec ClickUp, vous pouvez attribuer des tâches, fixer des dates d'échéance, suivre la progression et même automatiser les flux de travail, le tout en un seul endroit.
Que vous gériez des tâches personnelles ou des projets d'équipe à grande échelle, ClickUp redéfinit ce que vous pouvez accomplir grâce à une checklist bien organisée.
Si vous recherchez plus qu'une simple case à cocher, inscrivez-vous dès aujourd'hui sur ClickUp.