C'est une journée de travail normale, et vous êtes plongé dans Google Sheets, copiant et collant sans cesse des données, mettant à jour manuellement des lignes, et vous vous demandez s'il n'y aurait pas un moyen plus simple de gérer tout cela.
Selon un rapport de Smartsheet, plus de 40 % des travailleurs consacrent au moins un quart de leur semaine de travail à des tâches manuelles et répétitives telles que la collecte et l'entrée de données.
Cela vous rappelle quelque chose ? L'automatisation de Google Sheets est là pour vous sauver la mise !
L'automatisation de vos flux de travail dans Google Sheets permet d'éliminer les tâches manuelles fastidieuses, de minimiser les erreurs et de gagner du temps.
Vous êtes curieux de savoir comment l'automatisation peut révolutionner votre flux de travail ? Explorons 20 idées d'automatisation puissantes qui rendront votre expérience Google Sheets efficace et vous aideront à travailler plus intelligemment, et non plus difficilement.
Qu'est-ce que l'automatisation de Google ?
L'automatisation Google fait référence aux outils, scripts et fonctionnalités de l'écosystème Google qui permettent d'automatiser les tâches répétitives dans diverses applications Google, telles que Google Sheets, Gmail et Drive.
Grâce à l'automatisation, les utilisateurs peuvent définir des règles ou exploiter les scripts Google Apps pour traiter automatiquement les tâches manuelles, telles que l'envoi d'e-mails, la mise à jour de feuilles de calcul ou la création de rappels.
Par exemple, dans Google Sheets, l'automatisation permet d'extraire des données de sources externes, d'effectuer des analyses de données et même de mettre à jour des entrées en fonction de déclencheurs prédéfinis.
À lire aussi: Comment optimiser la gestion de projet grâce à l'automatisation ? Voici pourquoi vous devriez utiliser l'automatisation de Google :
- Gagner du temps: En automatisant les tâches répétitives, l'automatisation dans Google Sheets peut faire gagner une grande partie du temps passé dans une semaine de travail sur les tâches d'entrée et de traitement des données
- Réduire les erreurs: En automatisant les tâches fastidieuses et répétitives, les risques d'erreur humaine sont considérablement réduits, ce qui permet d'améliorer la précision de votre travail
- Améliorer la productivité: En automatisant vos flux de travail dans Google Sheets, vous pouvez vous concentrer sur des tâches de plus grande valeur qui requièrent une réflexion critique, la résolution de problèmes et de la créativité
- Amélioration de la personnalisation et de la flexibilité: Google Apps Script vous permet de créer une automatisation hautement personnalisée et adaptée à vos besoins. De l'envoi de rapports automatisés à la mise à jour de Google Agenda en fonction des jalons d'un projet, la flexibilité est infinie
Vérification des faits: Un exemple tristement célèbre d'erreurs coûteuses liées aux feuilles de calcul est celui de l'affaire L'incident de la "baleine de Londres" de JPMorgan où des erreurs manuelles dans les feuilles de calcul ont contribué à une perte de 6,2 milliards de dollars.
Maintenant que nous avons déballé les bases de l'automatisation de Google, il est temps de passer à des étapes exploitables.
20 idées d'automatisation de Google Sheets pour optimiser votre flux de travail
Voici 20 idées d'automatisation Google Sheets réparties en cinq catégories pour rendre votre flux de travail plus fluide, plus rapide et plus efficace. Ces idées Les astuces de Google Sheets transformeront votre travail.
Automatisation de la collecte et de l'entrée des données
La collecte et l'entrée des données peuvent constituer certains des aspects les plus chronophages du travail dans Google Sheets. L'automatisation de ces processus dans votre environnement de travail Google vous permettra d'économiser d'importants efforts manuels et d'assurer un traitement plus précis des données.
Voyons comment faire :
1. Importer automatiquement les réponses d'un formulaire Google
Intégrez facilement Google Forms à Google Sheets pour automatiser la collecte de données. Dans l'onglet Réponses de votre formulaire, cliquez sur les trois points (⋮) à côté de l'icône Google Sheets et sélectionnez " Sélectionner la destination des réponses "
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Google-Forms-Dashboard-Image.png Google Forms google sheets automatisation /$$$img/
via Formulaire Google Créez une nouvelle feuille de calcul ou sélectionnez une feuille existante pour enregistrer les réponses au formulaire. Les réponses seront ainsi fluxées directement dans votre feuille, ce qui vous évitera de les copier-coller manuellement et réduira les erreurs.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-409.png Nouvelle feuille de calcul : google sheets automatisation /$$$img/
Fact Check : D'après un rapport de McKinsey, environ 30 % des heures de travail pourraient être automatisées d'ici 2030.
2. Remplir automatiquement les données à l'aide de formules
À l'aide de la fonction ARRAYFORMULA(), vous pouvez remplir automatiquement les cellules avec une série de nombres, de dates ou même de calculs complexes sur l'ensemble des lignes ou des colonnes.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Autofill-data-using-formulas-Image.png Remplissage automatique des données à l'aide de formules Google Sheets Automatisation /$$$img/
via Ben Collins
3. Pré-remplir les modèles pour une utilisation répétée
Si vous travaillez fréquemment avec le même type de données, créez des modèles de feuilles de calcul pré-remplis. Par exemple, utilisez Google Apps Script pour automatiser la duplication d'un modèle existant chaque fois que vous démarrez un nouveau projet.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-44.gif Pré-remplir les modèles pour une utilisation répétée /$$$img/
via Ben Collins
4. Automatisation des règles de validation des données
Paramétrez des règles pour vous assurer que les données correctes sont saisies dans votre feuille. Rejetez automatiquement les entrées incorrectes, telles que les dates ou le texte, afin de maintenir des données propres et organisées.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Automate-data-validation-rules-gif.gif Automatisation des règles de validation des données /$$img/
via Mon hub de formation en ligne
Automatisation des rapports et de l'analyse des données Google Sheets CRM offre diverses fonctionnalités de rapports et d'analyse de données, qui sont des éléments cruciaux de tout flux de travail. L'automatisation de vos rapports dans Google Sheets vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de disposer en permanence des données les plus récentes, prêtes à être examinées.
Explorons comment vous pouvez générer des rapports automatiques :
5. Générer des rapports automatiques
Les équipes marketing peuvent utiliser Google Apps Script pour générer des rapports publicitaires hebdomadaires ou mensuels avec des données actualisées. Elles peuvent automatiser ce processus et envoyer le rapport par e-mail aux membres de l'équipe sans aucune intervention manuelle.
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via Google
6. Activer la mise en forme conditionnelle en fonction des données
Mettez automatiquement en surbrillance les cellules ou les lignes entières qui répondent à certaines conditions (par exemple, les objectifs commerciaux augmentent en %). Utilisez la fonctionnalité " Mise en forme conditionnelle " de l'onglet " Format " pour visualiser facilement les données critiques.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Conditional-formatting-based-on-data-Image.png Mise en forme conditionnelle en fonction des données /$$$img/
via Ben Collins
7. Utiliser des tableaux croisés dynamiques auto-actualisés
Automatisez Google Sheets pour qu'il mette à jour les tableaux croisés dynamiques lorsque les données changent. Cependant, pour les fonctions telles que RAND(), TODAY(), NOW(), ou les formules personnalisées qui s'appuient sur le temps ou d'autres conditions variables, vous pouvez avoir besoin de scripts d'application ou d'extensions pour des mises à jour plus dynamiques.
Cela permet de s'assurer que les données les plus récentes sont reflétées dans les tableaux croisés dynamiques sans nécessiter d'ajustements manuels.
8. Connexion de Google Sheets à Google Analytics
Utilisez le module complémentaire Google Analytics pour importer le trafic web, les indicateurs d'audience, etc. directement dans votre Google Sheets. Vous pouvez télécharger ce module complémentaire en cliquant sur Extensions > Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-410-1400x604.png Connexion de Google Sheets à Google Analytics automatisation de Google Sheets /$$$img/
via Google Sheets Recherchez le module complémentaire Google Analytics et installez-le.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-411-1400x609.png Annonce Google Analytics : automatisation de google sheets /$$$img/
Une fois installé, vous verrez le module complémentaire dans l'onglet Extensions. Vous pouvez désormais créer des rapports sur l'activité du site web grâce à ce module complémentaire.
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Automatisation de la collaboration et du partage
Lorsque l'on travaille dans un environnement collaboratif, il est essentiel de rester informé des modifications apportées aux documents partagés. Voyons comment vous pouvez automatiser les tâches liées à la collaboration dans Google Sheets et aider les membres de l'équipe à rester synchronisés :
9. Recevoir des notifications par e-mail sur les modifications
Configurez Google Apps Script ou utilisez la fonctionnalité "Règle de notifications" pour recevoir des alertes à chaque modification, afin de vous assurer qu'aucune mise à jour ne passe inaperçue.
Allez dans Outils > Paramètres de notification > Modifier les notifications. Définissez ensuite un paramètre en fonction des notifications que vous souhaitez recevoir.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-413.png Règles de notification par e-mail : automatisation de google sheets /$$$img/
10. Automatisation du partage en fonction de critères
Paramétrez Google Sheets pour qu'il partage automatiquement certaines feuilles avec les membres de l'équipe en fonction de conditions spécifiques, telles que des modifications de données ou l'achèvement de certains paramètres.
Pour cela, vous devez créer un script sur Google Apps Script qui vérifie les conditions spécifiques et partage la feuille avec les membres de l'équipe désignés. Voici un échantillon de script :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Automate-sharing-based-on-criteria-Image.png Automatisation du partage en fonction de critères Google Sheets automatisation /$$$img/
via Google
11. Mettre à jour automatiquement les tableaux de bord des équipes
Connectez Google Sheets avec des modules complémentaires tels que Data Studio ou d'autres outils de BI, et automatisez les mises à jour du tableau de bord de votre équipe. Votre équipe dispose ainsi de données en temps réel sans avoir à les actualiser ou à importer des nombres manuellement.
12. Commentez et ajoutez des notifications avec Apps Script
Utilisez l'éditeur Apps Script pour automatiser les commentaires lorsque certaines conditions sont réunies. Par exemple, lorsqu'une tâche est en retard, un commentaire peut être automatiquement ajouté pour avertir la personne concernée.
Automatisation du nettoyage et de la mise en forme des données
Selon une étude réalisée par Experian , 39% des entreprises estiment que des données de mauvaise qualité ont un impact négatif sur leur expérience client.
Voyons comment l'automatisation du nettoyage des données peut vous faire gagner des heures et de l'argent.
13. Automatisation de la suppression des doublons
Évitez l'encombrement inutile en utilisant la fonctionnalité " Supprimer les doublons " sous l'onglet " Données " ou en automatisant ce processus par le biais d'Apps Script. Cette fonction est idéale pour gérer de grands ensembles de données, en particulier lorsqu'il y a des entrées récurrentes.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-414.png Automatisation de la suppression des doublons : automatisation de Google Sheets /$$$img/
14. Mettre en forme en masse avec Apps Script
Mettez en forme des données (par exemple, en convertissant des dates dans un format cohérent, en passant un texte en majuscules) en masse à l'aide d'Apps Script. Automatisez le processus fastidieux de mise en forme pour qu'il s'exécute à chaque fois que de nouvelles données sont ajoutées.
15. Automatisation de la "division du texte en colonnes"
La fonctionnalité "Diviser le texte en colonnes" de l'onglet "Données" de Google Sheets peut être automatisée à l'aide d'Apps Script, de sorte que votre ensemble de données soit toujours organisé en fonction des colonnes souhaitées, par exemple en séparant les noms des adresses e-mail.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-415.png Automatisation de la division du texte en colonnes : automatisation de Google Sheets /$$$img/
16. Planifier le nettoyage des données
Fixez un paramètre récurrent (quotidien, hebdomadaire) pour le nettoyage des données afin d'en assurer la cohérence. Qu'il s'agisse de supprimer des lignes vides ou de normaliser la mise en forme du texte, les nettoyages programmés permettent de gagner du temps.
Grâce à Apps Script, vous pouvez créer un script qui nettoie vos données en fonction de critères spécifiques.
Automatisation des données externes et de l'intégration d'automatisations
En tirant des données d'API externes, vous pouvez exploiter des informations en temps réel pour prendre des décisions éclairées et optimiser leurs processus.
Voici comment cela peut être Terminé :
17. Extraire des données d'API externes
Intégrez des sources de données externes, telles que les cours de la bourse, les rapports météorologiques ou même les indicateurs des médias sociaux, directement dans Google Sheets via des API. Allez dans Extensions > Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires.
Recherchez API Connector et installez-le. Une fois installée, ouvrez l'extension, saisissez l'URL de votre point de terminaison API et configurez les paramètres ou en-têtes requis. Exécutez ensuite votre requête. Vous pouvez également écrire un script pour l'intégration API sur Apps Script.
18. Automatisation de l'importation de données à partir d'autres feuilles de calcul ou de Google Agenda
Utilisez la formule IMPORTRANGE("spreadsheet_url," "range_string") pour importer automatiquement des données d'une autre feuille de calcul sans les copier-coller manuellement. Cela permet de connecter Google Sheets et de rationaliser l'ensemble de votre flux de travail.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-416.png Automatisation de l'importation de données depuis des feuilles de calcul ou Google Agenda google sheets automation /$$img/
via Coursera Vous pouvez également installer le module complémentaire Google Agenda, qui vous permet d'afficher, de modifier et de mettre en forme les évènements de votre calendrier directement dans Google Sheets.
À lire également Comment faire un Calendrier dans Google Sheets (2024 Guide + Modèle)
19. Intégrer Google Finance
Tirez parti de la fonction GOOGLEFINANCE() pour intégrer automatiquement des données boursières en temps réel dans votre feuille de calcul. Qu'il s'agisse de suivre des portefeuilles ou de garder un onglet sur les prix du marché, l'automatisation vous aide à rester à jour sans effort.
20. Se synchroniser avec Google BigQuery pour les grands ensembles de données
Si vous traitez des ensembles de données massifs, synchronisez Google Sheets avec des modules complémentaires tels que BigQuery pour une analyse des données en temps réel sans aucun effort manuel. Cela est utile pour les ensembles de données complexes qui dépassent les limites de Google Sheets.
Limites de l'automatisation dans Google Sheets
L'automatisation de Google Sheets peut considérablement améliorer la productivité, mais il est essentiel de reconnaître ses limites. Comprendre ces contraintes vous aidera à déterminer quand Les alternatives à Google Sheets peuvent être plus efficaces pour vous.
Voici quelques limites clés que les utilisateurs peuvent rencontrer :
1. Complexité des fonctions
Bien que Google Sheets offre un intervalle de fonctionnalités d'automatisation, les fonctions et les calculs complexes peuvent conduire à des erreurs. Les utilisateurs peuvent avoir du mal à imbriquer plusieurs fonctions, ce qui nuit à la productivité et augmente la probabilité d'erreurs.
2. Des options de personnalisation limitées
Les outils d'automatisation tels que Google Apps Script offrent une certaine personnalisation, mais nécessitent souvent des connaissances en programmation. Les utilisateurs qui n'ont pas de compétences en matière de code peuvent avoir du mal à créer des solutions sur mesure pour des besoins spécifiques.
3. Défis liés à la fusion de feuilles par automatisation Fusionner des données provenant de plusieurs Google Sheets par le biais de l'automatisation peut s'avérer difficile, car elle nécessite souvent des fonctions avancées ou des scripts. Les utilisateurs qui n'ont pas d'expérience en matière de code ou qui ne maîtrisent pas les formules complexes peuvent avoir du mal à automatiser ce processus de manière efficace, ce qui entraîne des solutions de contournement manuelles ou la perte de données pertinentes.
4. Problèmes de performance avec les grands paramètres de données
L'automatisation des tâches sur des ensembles de données volumineux peut entraîner des retards de performance. Une automatisation poussée peut ralentir le temps de réponse, ce qui rend le travail sur des fichiers volumineux fastidieux.
5. Courbe d'apprentissage
Les utilisateurs peuvent être confrontés à une courbe d'apprentissage abrupte lorsqu'ils utilisent des fonctionnalités d'automatisation avancées. Se familiariser avec Google Apps Script et d'autres outils d'automatisation peut prendre du temps et nuire à la productivité immédiate.
À faire si ces limites sont rédhibitoires pour nous ? Heureusement, ClickUp apporte une solution ! Voyons comment ClickUp peut être utilisé pour garantir une efficacité optimale.
Automatisation de votre flux de travail avec ClickUp ClickUp est une plateforme de gestion de projet polyvalente qui permet aux équipes d'améliorer leur productivité et de simplifier les flux de travail.
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/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-417.png ClickUp's IA Automatisation : automatisation de Google Sheets /$$$img/
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Les champs personnalisés dans ClickUp Automatisations offrent un haut degré de personnalisation et de flexibilité pour votre flux de travail. Cette fonctionnalité vous permet d'utiliser les champs Formule à la fois comme déclencheurs et comme conditions, ce qui permet aux automatisations de s'adapter en fonction des valeurs calculées.
Voici quelques cas d'utilisation courants des champs de formule dans ClickUp Automatisations :
- Calcul des dates d'échéance: Calculer automatiquement les dates d'échéance en fonction d'une date de début et d'une durée spécifiée
- Calcul des coûts totaux: Faire la somme des coûts de plusieurs éléments associés à une tâche
- Détermination du statut de la tâche : Achever le statut de la tâche en fonction de critères spécifiques, tels que le pourcentage d'achèvement ou la présence de certaines étiquettes
- Création de champs personnalisés: Générer des champs personnalisés avec des valeurs dérivées de données existantes, comme la concaténation du prénom et du nom de famille dans un champ de nom complet
Grâce aux puissantes capacités d'automatisation de ClickUp, vous pouvez concevoir un flux de travail qui s'adapte aux exigences uniques de votre équipe, ce qui, en fin de compte, favorise la productivité et la réussite.
**A lire également Guide des Automatisations dans ClickUp (Avec 10 exemples de cas d'utilisation)
ClickUp Automatisation : La clé pour des flux de travail plus intelligents
Bien que Google Sheets offre des fonctionnalités d'automatisation de base, il peut s'avérer insuffisant pour gérer des flux de travail plus complexes. Les options de personnalisation limitées et les difficultés liées à l'automatisation de processus tels que la fusion de feuilles peuvent ralentir la productivité. C'est là que ClickUp intervient.
Avec des fonctionnalités avancées telles que l'IA Automatisation Builder, l'affectation dynamique des tâches et la possibilité d'utiliser des champs de formule comme déclencheurs, ClickUp offre une solution puissante pour automatiser et optimiser vos tâches sans effort.
Qu'il s'agisse de suivre les performances, de gérer les tâches ou de générer des rapports, les automatisations de ClickUp font passer l'efficacité au niveau supérieur.
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