C'est la fin d'une nouvelle journée de travail et, une fois de plus, vous avez cette sensation persistante que vous - ou quelqu'un de votre équipe - avez manqué quelque chose.
Vous avez essayé de garder le cap en dressant des listes de choses à faire, mais le problème est que personne ne sait exactement qui est responsable de tel ou tel détail. Cela signifie que lorsque quelque chose ne va pas, il s'agira d'un nouveau jeu de devinettes pour déterminer les responsabilités plutôt que de prendre des mesures pour faire avancer le projet.
Heureusement, la gestion quotidienne du travail (GQT) ne doit pas être une corvée. Grâce à quelques stratégies simples, vous et votre équipe pouvez mettre en place une structure qui permet à chacun d'être sur la même page et de rester concentré sur ses responsabilités.
Dans ce blog, nous vous montrons comment faire.
TL;DR :
🎯 Définissez des objectifs spécifiques et réalisables pour chaque jour et hiérarchisez-les à l'aide de paramètres tels que la matrice d'Eisenhower ou la méthode MoSCoW pour vous assurer que votre équipe se concentre sur les tâches à fort impact
👍🏾 Attribuez clairement les tâches afin que chacun sache qui en est le compte, réduisant ainsi la confusion et les retards
mon travail consiste à organiser des réunions rapides de gestion du travail pour aligner les priorités, résoudre les problèmes et célébrer les victoires
🗄️ Utiliser des plateformes comme ClickUp pour rationaliser la gestion des tâches, automatiser les tâches répétitives et améliorer la communication au sein de l'équipe
👩🏾🤝👩🏽Foster une culture dans laquelle les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour partager les mises à jour et les défis, ce qui garantit une résolution rapide des problèmes
📈 Achevez les indicateurs tels que l'achèvement des tâches, les taux d'erreur et l'autonomie de l'équipe pour affiner vos processus et soutenir la productivité
Qu'est-ce que la gestion quotidienne du travail ?
Quotidien Mon travail (DWM) est une approche systématique visant à assurer l'exécution cohérente et quotidienne des tâches, des processus et des objectifs. Elle vous aide à maintenir l'efficacité opérationnelle tout en vous alignant à la fois sur vos cibles à court terme et sur vos résultats stratégiques à long terme.
En tant que propriétaire de processus ou chef d'entreprise, vous planifiez, contrôlez et ajustez les activités quotidiennes afin de favoriser l'amélioration continue, de résoudre rapidement les problèmes et de maintenir les performances de votre équipe dans le temps.
Le rôle de la gestion du travail quotidien dans les entreprises
La gestion du travail quotidien est le moteur de votre activité quotidienne. Elle est à l'origine des actions disciplinées nécessaires pour transformer les forfaits stratégiques en progression réelle et mesurable. Voici le rôle qu'elle joue dans les activités de l'entreprise.
1. Une plus grande agilité
Le DWM vous permet de vous adapter rapidement aux changements inattendus tout en conservant le contrôle sur les tâches essentielles. Cette capacité d'adaptation garantit que les surprises ne font pas dérailler la progression, mais qu'elles sont traitées efficacement.
2. Concentration accrue
Un forfait de travail quotidien bien défini aide votre équipe à se concentrer sur des tâches spécifiques, en éliminant les distractions et les incertitudes. La clarification des priorités réduit les efforts inutiles et améliore la productivité, permettant à chacun de consacrer son énergie à ce qui compte vraiment.
3. Une meilleure qualité de travail
En mettant en œuvre des processus standardisés et des indicateurs de performance clairs, le DWM permet à votre équipe de maintenir un niveau de qualité élevé dans chaque tâche. Cette gestion visuelle minimise la variabilité, garantissant que chaque produit livrable répond aux normes établies.
4. Culture de la propriété
La définition des responsabilités s'accompagne d'une définition des comptes à rendre. Teams permet à chaque membre de l'équipe d'être motivé et poussé à suivre son projet jusqu'au bout. Cela renforce le compte rendu et favorise une culture où les délais sont respectés sans invitations supplémentaires.
5. L'accent est mis sur l'amélioration continue
La GTS consiste à maintenir le statu quo et à identifier de manière proactive les domaines à optimiser. Vous affinez continuellement les processus et améliorez la fonction globale de votre équipe en détectant les inefficacités à un stade précoce et en suivant.. des exemples d'automatisation .
Mettre en place une gestion quotidienne du travail : Un guide étape par étape pour stimuler la productivité
En fin de compte, il ne s'agit pas de se contenter d'assigner des tâches. Vous voulez créer un cadre qui aligne les efforts de chacun, maximise la productivité et permet la progression, sans les inconvénients. Voici comment mettre en œuvre efficacement un système de gestion quotidienne allégée.
1. Définir les objets quotidiens
Définir des objectifs est une tâche intimidante en soi, et si vous devez le faire régulièrement, vous pouvez imaginer l'horreur. Ne vous inquiétez pas, respirez profondément et identifiez ce que vous voulez accomplir chaque jour en tant qu'équipe.
Par exemple, si vous travaillez sur le lancement d'un produit, les priorités de la journée pourraient être les suivantes :
- Finaliser le texte de l'e-mail de lancement
- Obtenir l'approbation de l'annonce PPC
- Effectuer une dernière visite de la page de destination pour repérer les erreurs de dernière minute
À vous de voir à quel point ces objectifs sont clairs et comment ils influencent le lancement de votre produit ? Objectifs de ClickUp est une excellente fonctionnalité pour assurer la transparence des priorités quotidiennes
Elle vous permet de regrouper et de catégoriser vos Objectifs et vos cibles (numériques, oui/non ou monétaires) en ajoutant des descriptions uniques afin que vous et votre équipe sachiez exactement à quoi chacun travaille.
Vous pouvez lier des tâches ou des listes à un Objectif, et ClickUp suivra automatiquement votre progression au fur et à mesure que vous les achevez.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-828-1400x935.png Définissez des objectifs SMART dans ClickUp Objectifs pour la gestion quotidienne de votre travail /$$img/
Restez dans les temps pour atteindre vos objectifs avec ClickUp Objectifs
2. Attribuez un rang de priorité à chaque objectif
Toutes les tâches ne doivent pas nécessairement être Terminées immédiatement. L'objectif est de s'attaquer sans tarder aux plus urgentes tout en étalant les tâches moins urgentes dans le temps. L'établissement d'une hiérarchie claire vous permet de comment forfaiter votre journée de travail effectivement.
La matrice d'Eisenhower est un excellent point de départ, mais vous pouvez également utiliser des cadres tels que la méthode MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) à des fins de classement.
Par exemple :
- Une correction de bug critique affectant l'expérience client ? C'est un "must-have" aujourd'hui
- Le forfait d'une future stratégie de marketing ? Important, mais cela peut attendre que les tâches critiques soient achevées La vue Liste de ClickUp peut s'avérer utile ici.
Ici, chaque tâche de la plateforme peut se voir attribuer un niveau de priorité - Urgent, Élevé, Normal ou Faible. Il suffit de cliquer sur l'icône de drapeau située à côté d'une tâche pour en paramétrer le niveau de priorité. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour afficher les informations qui vous importent le plus, telles qu'une case à cocher, une barre de progression ou une formule.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-425-1400x929.png Utilisez les affichages ClickUp pour la gestion de votre travail quotidien /$$img/
Bénéficiez d'options de tri, de filtrage et de regroupement flexibles avec les vues Liste de ClickUp
3. Clarifier les rôles et attribuer les responsabilités
L'ambiguïté est source de perte de temps et de frustration. Votre équipe ne saura pas comment gérer les tâches personnelles à moins qu'ils ne sachent parfaitement qui est censé s'occuper de quoi.
Si vous avez une équipe interfonctionnelle qui travaille sur une campagne marketing, par exemple, confiez la création du contenu à une personne, la conception des publicités à une autre et le suivi analytique à une troisième.
Heureusement pour vous, ClickUp vous donne une vue achevée de la charge de travail de l'équipe, ce qui vous permet de fixer des délais individuels et de suivre la progression à l'aide de tableaux de bord hebdomadaires.
Vous pouvez créer Tâches ClickUp et fournissent des informations détaillées sur leur nature et leur impact sur le projet.
Ajouter Champs personnalisés sur ClickUp tels que les liens, les menus déroulants, les adresses e-mail et autres, afin de donner à chaque membre de l'équipe le contexte dont il a besoin pour terminer le travail.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Tasks-12.png ClickUp Tasks pour la gestion du travail quotidien /$$img/
Personnalisez les flux de travail spécifiques à votre processus avec ClickUp Tasks
4. Suivre une routine quotidienne abonnée
La définition d'objectifs n'est qu'un aspect de la question. Vous avez également besoin d'une routine quotidienne pour mettre l'accent sur l'objectif principal de la journée.
Par exemple, vous pourriez organiser une réunion rapide de 10 minutes le matin pour définir les priorités, une réunion de mi-journée pour faire le point sur l'avancement des travaux et une période de réflexion en fin de journée où chacun partage ce qui a bien fonctionné et ce pour quoi il pourrait avoir besoin d'aide.
L'idée est ici de célébrer les victoires en tant qu'équipe et d'aider à résoudre les problèmes sur place avant qu'ils ne s'aggravent.
5. Utiliser les bons outils de gestion du travail
Vous voulez gagner un jour par semaine ?
Équipez votre équipe d'outils d'assistance à la collaboration et à la gestion des tâches.
Par instance, Tableaux Kanban sur ClickUp reflètent les étapes de votre projet, telles que "En cours", "En cours de progression", "En attente de révision" et "Terminé" Vous pouvez facilement ajouter, masquer ou réorganiser les tâches pour vous adapter à l'évolution des priorités.
D'autre part, Suivi du temps du projet dans ClickUp vous aide à voir où va le temps de votre équipe, à établir des paramètres d'estimation et à afficher des rapports pour identifier les inefficacités sur lesquelles travailler. Vous pouvez littéralement enregistrer le temps depuis votre bureau, votre mobile ou votre navigateur Web avec l'extension Chrome gratuite de ClickUp.
La gestion des horaires de l'équipe peut être un défi, mais un forfait clair peut rendre les choses beaucoup plus faciles. Les Modèle d'emploi du temps des employés ClickUp vous aide à organiser les équipes, à suivre les disponibilités, à gérer les coûts de main-d'œuvre des services et même à traiter les demandes de congés, le tout en un seul endroit.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/99933f5-1000.png Modèle d'emploi du temps des employés ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-900200017485&department=hr-recruiting Télécharger ce modèle /$cta/
Pour établir votre paramètre, il vous suffit de suivre quelques paramètres :
- Déterminer vos besoins en matière de couverture
- Recueillir les disponibilités des membres de l'équipe
- Rédiger un calendrier, mettre en place un mécanisme de révision structuré et finaliser les modifications
6. Permettre une communication régulière
Les membres de votre équipe devraient toujours pouvoir s'adresser à n'importe qui pour obtenir de l'aide ou des éclaircissements tout au long de la journée. Par conséquent, cultivez une culture de communication proactive où ils se sentent encouragés à fournir des mises à jour, à partager leurs préoccupations ou simplement à discuter.
Par instance, si un développeur rencontre un bug susceptible d'avoir un impact sur le délai de livraison, il peut rapidement en informer les membres de l'équipe concernés.
De même, si un agent commercial reçoit des commentaires de dernière minute de la part d'un client qui nécessitent des ajustements de la part de l'équipe de conception, il doit pouvoir les partager immédiatement afin d'éviter les retards. Cette communication en temps réel garantit que les problèmes potentiels sont traités rapidement, ce qui permet de maintenir les projets en cours sur la bonne voie.
Défis courants dans la mise en œuvre de la gestion quotidienne du travail (et comment les surmonter)
Même si vous avez les meilleures intentions, suivre l'approche de la GDT n'est pas une ligne droite et est souvent entaché d'obstacles, tels que :
1. Sentiment de microgestion
Fonctionnement au jour le jour modèles de plans de travail et les contrôles peuvent sembler trop restrictifs pour certains membres de l'équipe, en particulier pour ceux qui aiment la liberté de création.
Par conséquent, lorsque vous abordez la question de la responsabilité, mettez l'accent sur ses avantages, tels qu'une collaboration plus harmonieuse et une plus grande clarté au sein de l'équipe, plutôt que de la présenter comme une forme de microgestion.
**Vous devriez également prévoir des "blocs de temps" qui permettent à votre équipe de rattraper le travail en profondeur et les priorités de la manière qui convient le mieux à son rythme, tout en restant responsable des produits à livrer.
2. Difficulté à suivre la progression des travaux
L'établissement de rapports réguliers sur l'achèvement des tâches peut être ressenti comme un effort. Les membres de l'équipe peuvent perdre leur concentration en raison des changements de contexte, ce qui entraîne une frustration et une baisse de la productivité.
Plutôt que de demander à votre équipe de vous contacter sans cesse au sujet des mises à jour, introduisez un système de suivi des tâches convivial logiciel de gestion des tâches où ils peuvent déposer des mises à jour importantes sans effort. ClickUp Discuter est un outil robuste à cet égard. Il permet d'envoyer directement des messages aux membres de l'équipe, de créer et de gérer des tâches à partir des discussions, de partager des fichiers et des documents, et même de lancer des discussions de groupe pour des projets ou des équipes spécifiques.
Il s'intègre de manière transparente à d'autres fonctionnalités de ClickUp, ce qui vous permet de lier des tâches, des documents et d'autres informations pertinentes à vos discussions. La cerise sur le gâteau ? ClickUp Chat s'appuie sur l'IA pour suggérer des tâches, résumer les fils de discussion et fournir des réponses utiles, rendant ainsi votre communication plus efficace et organisée.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Chat-6-1400x932.png ClickUp Chat pour la gestion du travail au quotidien /$$img/
Structurez vos discussions comme vous travaillez avec ClickUp Chat
3. Perte de motivation
Lorsque la manière dont la gestion quotidienne du travail conduit à une progression globale n'est pas immédiatement visible, les membres de votre équipe peuvent se sentir découragés. La solution ? Organiser les objectifs à long terme en petits jalons réalisables dont ils pourront se réjouir et qui les motiveront. Insérez vos objectifs à long terme dans ClickUp Objectifs et lancez le processus.
💡Pro Tip: En outre, encouragez chacun à réfléchir à sa progression à la fin de la journée et à partager ses idées sur le chat du groupe. Cela vous aidera à adopter un état d'esprit d'amélioration continue en apportant de petits ajustements opportuns au flux de travail pour le bénéfice de tous.
4. Gérer son temps en tant que manager
Il y a fort à parier que vous n'êtes pas seulement le chef de projet : vous avez également des objectifs de travail à atteindre. La gestion du travail quotidien peut être perçue comme une tâche supplémentaire sur une assiette bien remplie. Utilisez la technologie pour automatiser les tâches répétitives comme l'envoi de rappels, le partage de rapports ou la planification de réunions.
Les Modèle d'agenda quotidien par ClickUp par exemple, peut vous aider à paramétrer chaque évènement, rendez-vous, course et tâche. Vous pouvez également déléguer certaines de vos responsabilités à des membres de votre équipe en qui vous avez confiance.
Mesurer l'efficacité de la gestion du travail quotidien : Bonnes pratiques pour la gestion du travail quotidien
Quoi qu'il en soit, vous pouvez déléguer certaines responsabilités à des membres de votre équipe en qui vous avez confiance modèles d'horaires de travail que vous mettez en œuvre, vous aurez besoin de preuves concrètes qu'elles apportent des résultats.
Mais comment faire pour obtenir cette preuve ?
En paramétrant et en suivant les indicateurs clés de performance (ICP) liés aux résultats du travail quotidien.
Bien sûr, il y a les suspects habituels, comme le "temps moyen par tâche" ou le "nombre moyen de tâches achevées par personne et par jour". Toutefois, pour avoir une vision vraiment complète de votre gestion du travail quotidien, voici les indicateurs à ne pas manquer.
1. Ratio de focalisation
Ce ratio mesure le pourcentage de temps consacré aux tâches de haute priorité par rapport aux tâches de faible priorité. Plus votre ratio de focalisation est élevé, plus votre équipe se concentre sur les tâches importantes.
2. Taux d'erreur
Une partie importante de la connaissance comment gagner du temps mesure la fréquence à laquelle les tâches doivent être révisées ou refaites. Si votre taux d'erreur est élevé, vous devriez peut-être réévaluer votre système de gestion des tâches compétences en matière de gestion des tâches en termes de clarté des instructions ou de niveau d'exigence par tâche.
3. Mon travail en attente
Ce critère mesure la quantité de travail qui reste inachevée à un moment donné. Vous vous efforcez constamment de résorber votre retard ? Il se peut que vous deviez repenser la façon dont vous hiérarchisez et répartissez vos tâches pour la journée.
4. Niveaux d'autonomie des équipes
Il s'agit d'une mesure de la fréquence à laquelle les membres de votre équipe vous consultent ou consultent d'autres chefs d'équipe pour obtenir des conseils. L'objectif est qu'ils se sentent aussi indépendants que possible. S'ils continuent à vous solliciter fréquemment, envisagez d'ajuster votre travail modèles d'horaires pour améliorer la clarté et la confiance dans la prise de décision.
5. Satisfaction de la propriété de la tâche
Menez des sondages périodiques sur les sentiments de votre équipe quant à la propriété et aux responsabilités de leurs tâches. Si les scores de satisfaction ne sont pas aussi élevés, il peut être utile d'envisager un réajustement des charges de travail afin d'équilibrer la distribution.
Vous pouvez vous appuyer sur Le modèle de plan de travail simple de ClickUp pour mieux visualiser les activités à faire.
6. Temps de résolution des problèmes
Combien de temps faut-il à votre équipe pour résoudre les problèmes ou les goulets d'étranglement dans les tâches quotidiennes ? Plus ce délai est réduit au fil du temps, plus l'approche de votre équipe en matière de résolution de problèmes est efficace.
7. Délai d'exécution des tâches ad hoc
La capacité à traiter rapidement des tâches inattendues sans perturber le calendrier général mesure fortement le degré de flexibilité et d'efficacité de votre gestion quotidienne du travail.
8. Niveaux d'énergie tout au long de la journée
Interrogation comment travailler plus vite en équipe ? Alignez autant que possible vos tâches sur les niveaux d'énergie de votre équipe. Effectuez de brefs sondages sur les sentiments de votre équipe au début, au milieu et à la fin de la journée, et rythmez vos tâches de manière à ce qu'ils ne se sentent jamais trop débordés.
Outils pour améliorer la gestion du travail quotidien
1. ClickUp
ClickUp est un hub de productivité centralisé.
Imaginez que vous commenciez votre journée avec un tableau de bord personnalisé qui rassemble les tâches, les messages et les mises à jour de tous vos outils, vous permettant de voir ce qui est urgent sans changer d'application ou d'onglet.
Ou bien, tirez parti de L'affichage du Calendrier de ClickUp pour faire le forfait des priorités de votre journée. Vous pouvez paramétrer des alertes et des rappels d'évènements pour ne jamais manquer une échéance ou une réunion importante.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUps-Calendrier-view.avif Affichage du Calendrier de ClickUp /$$img/
Restez dans les temps avec l'affichage du Calendrier de ClickUp
Meilleures fonctionnalités
- Utilisation deAutomatisation ClickUp pour déclencher des mises à jour de statut alimentées par l'IA
- Répondez rapidement aux messages avec la sténographie, etClickUp Brain vous permettra de rédiger votre message avec le ton parfait
- Examinez ce qui a fonctionné (ou pas) dans votre routine quotidienne pour affiner votre processus à l'aide des modèles de gestion du travail de ClickUp en continu
- Guidez vos sprints vers leur achèvement avec succès, en veillant à ce que votre équipe reste agile et axée sur les résultats grâce àTableaux de bord ClickUp ### 2. Trello
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Trello-Dashboard-1400x793.png Tableau de bord Trello /$$img/
via Trello Le système Kanban visuel de Trello est idéal pour ceux qui préfèrent voir leurs tâches présentées de manière simple et digeste. La fonctionnalité d'automatisation de Butler, par exemple, gère les mises à jour de routine comme l'attribution automatique de cartes à des coéquipiers ou le décalage des dates d'échéance en cas de changement d'échéancier.
Meilleures fonctionnalités
- Mettez subtilement en évidence les tâches auxquelles vous n'avez pas touché depuis plusieurs jours grâce à la fonction Card Aging (vieillissement des cartes)
- Synchronisez tous vos outils comme Slack, Google Drive et Evernote avec Power-Ups (intégrations)
- Standardisez les processus récurrents sans effort grâce à ses modèles de checklist
3. Microsoft À faire
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Microsoft-To-Do-Dashboard-1400x1145.png Tableau de bord Microsoft À faire /$$img/
via Microsoft À faire Si vous aimez commencer votre journée en faisant table rase du passé, My Day de Microsoft À faire est parfait pour vous. Il vous permet d'établir une nouvelle liste de priorités chaque matin et de vous concentrer sur ce qu'il y a à faire dans l'immédiat pour éviter d'être débordé.
Meilleures fonctionnalités
- Transformez les e-mails marqués en éléments exploitables grâce à l'intégration avec Outlook
- Laissez les suggestions intelligentes vous aider à accomplir des tâches que vous auriez pu oublier
- Glissez-déposez pour ajuster les dates de début et d'échéance à la volée
4. Asana
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/Asana-Dashboard.png Tableau de bord Asana /$$$img/
via Asana Asana est l'outil qu'il vous faut si votre journée implique la gestion de plusieurs projets et équipes. La fonctionnalité Règles, par exemple, vous permet de gérer les mises à jour répétitives, comme la réaffectation des tâches lorsque la disponibilité d'une personne change, sans surveillance constante.
Meilleures fonctionnalités
- Divisez le travail en petites tailles, avec des propriétaires et des dates d'échéance clairement définis
- Obtenez un aperçu visuel de la capacité quotidienne de votre équipe grâce à la fonctionnalité Charge de travail
- Créez des rapports personnalisés pour voir instantanément quels objectifs sont en suivi, en retard ou à risque
Maîtriser la réussite quotidienne grâce à des compétences de gestion efficaces
La gestion quotidienne du travail est le meilleur moyen de garder la tête froide et de ne pas perdre de vue les priorités de votre entreprise et la complexité croissante de vos projets de travail.
En mettant tout le monde sur la même page, vous disposez d'une équipe motivée, responsable de chaque tâche et habilitée à demander de l'aide en cas de besoin.
N'oubliez cependant pas d'être réaliste quant à ce qu'ils peuvent assumer. En mesurant les bons indicateurs clés de performance, vous pouvez vous concentrer sur les ajustements qui les aident à optimiser les résultats quotidiens sans s'épuiser.
Et surtout, n'ayez pas peur de vous adapter : vous conserverez ainsi une longueur d'avance.
Alors, quelle est l'étape suivante pour ceux qui cherchent à dynamiser leur gestion du travail quotidien ? Tirer parti d'une plateforme robuste comme ClickUp !
Il s'agit d'un système de contrôle parfait conçu pour suivre sans effort la progression et optimiser l'allocation du temps, tandis que de nombreuses fonctionnalités telles que Tâches, Teams et Discussions permettent une collaboration transparente au sein de l'équipe sur les idées de projet, les notes de réunion, et bien plus encore. Commencez à utiliser ClickUp gratuitement et prenez le contrôle de l'efficacité de votre travail. Nous vous souhaitons bonne chance !