Vous en avez assez de vous perdre dans le chaos de vos nouveaux projets ? En tant que chef de projet, vous aimeriez que votre travail soit plus organisé et plus efficace ? Vous recherchez une solution qui rationalise les tâches de vos équipes et garantit que tout le monde reste sur la même page ?
Ne cherchez plus, car les modèles de plan de travail vous aideront à atteindre cet objectif. Ils vous serviront de plan d'action tout au long de votre projet, vous aidant à avoir une vue d'ensemble, à connaître les dates d'échéance et à identifier les éventuelles dépendances qui pourraient vous empêcher d'atteindre vos objectifs.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce que sont les modèles de plan de travail et ce qui fait un bon modèle.
Nous vous partagerons ensuite nos 10 meilleurs modèles pour ClickUp, Microsoft et Google Docs. Prêt à optimiser vos plans de travail comme jamais auparavant ? C'est parti !
Qu'est-ce qu'un plan de travail dans la gestion de projet ?
Un modèle de plan de travail est un outil qui décrit les tâches et activités spécifiques nécessaires pour atteindre des objectifs précis. Il s'agit d'un cadre qui aide les individus ou les équipes à organiser, planifier, communiquer et hiérarchiser efficacement leur travail. Les modèles de plans de travail comprennent généralement des sections telles que les objectifs du projet et les délais, l'allocation des ressources, les indicateurs de performance et les obstacles ou risques potentiels.
Les modèles de plan de travail sont couramment utilisés dans la gestion de projet, la recherche, l'éducation, les entreprises et de nombreux autres champs. Ils peuvent être personnalisés en fonction des besoins de différents projets ou tâches de grande envergure, et ils aident les individus ou les équipes à définir des objectifs réalisables, à créer des mesures à prendre, à suivre la progression et à apporter les ajustements nécessaires pour garantir l'achèvement réussi du projet.
L'utilisation d'un modèle de plan de travail permet de gagner du temps et d'économiser des efforts, car il fournit un plan de projet clair pour la tâche à accomplir. Il améliore également la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, car chacun peut voir les tâches et les délais et a une compréhension commune de ce qui doit être réalisé.
Un modèle de plan de travail est un outil de gestion de projet précieux qui facilite la planification et l'exécution efficaces des tâches ou des projets. En utilisant un modèle de plan de travail, les individus ou les équipes peuvent améliorer leur productivité, leur efficacité et leurs performances globales.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de plan de travail pour un projet ?
Un bon modèle de plan de travail doit être complet et adapté au projet ou à la tâche spécifique. Il doit inclure toutes les étapes et échéances nécessaires, ainsi que les responsabilités attribuées et les ressources requises pour mener à bien la tâche. Il doit également permettre une certaine flexibilité et adaptabilité en cas de transitions ou d'obstacles imprévus.
- Présentation claire et concise. Elle doit être facile à lire, visuellement attrayante et structurée de manière logique. Cela améliore la communication et garantit que les membres de l'équipe sont sur la même page en ce qui concerne les échéanciers, les objets et les stratégies.
- Répartition adéquate des ressources. Il est également essentiel de montrer comment répartir le temps, le personnel et le matériel. Un bon modèle doit fournir suffisamment de temps pour chaque activité et décomposer les tâches complexes en sous-tâches gérables.
- Suivi et évaluation continus. Les progrès et les performances doivent être régulièrement évalués par rapport au plan, et des ajustements doivent être apportés en conséquence. Cela permet d'identifier les obstacles et les domaines à améliorer, garantissant ainsi la réussite de la tâche.
Un bon outil de gestion de la charge de travail doit être complet, clair et structuré, fournir des ressources et des échéanciers suffisants, et être régulièrement mis à jour pour des résultats optimaux.
10 modèles et exemples de plans de travail
Que vous soyez manager, chef d'équipe ou entrepreneur, il est essentiel de disposer d'un plan de travail bien conçu pour réussir. Un bon plan de travail vous aidera à rester sur la bonne voie et à organiser vos projets, ce qui vous permettra de prendre de meilleures décisions quant à la meilleure façon d'allouer les ressources et de gérer les échéanciers.
Mais créer des plans efficaces à partir de zéro peut être long et difficile. C'est pourquoi nous avons compilé cette liste des meilleurs modèles de plans de travail, afin que, quel que soit le type de projet ou d'entreprise que vous avez en tête, vous disposiez d'une solution simple à portée de main.
Des simples listes à faire aux feuilles de route plus élaborées avec des jalons, ces modèles fournissent toutes les fonctionnalités nécessaires à une planification efficace, sans effort ni dépense supplémentaire.
1. Modèle de plan de travail ClickUp
Lorsque vous commencez à utiliser des modèles dans le cadre de votre processus de planification du travail, il est parfois préférable de commencer par les bases. C'est ce que nous apprécions dans le modèle de plan de travail simple de ClickUp.
Ce modèle est idéal pour débuter lorsque vous utilisez ClickUp pour la première fois pour planifier un projet. Il vous aide à visualiser facilement les activités à faire avant que le projet ne soit considéré comme achevé.
Vous pouvez choisir d'importer des éléments et des dates à partir d'une liste existante ou de partir de zéro. Chaque activité peut être marquée d'un niveau de priorité différent , et il y a des emplacements pour saisir les dates de début et d'échéance afin que chacun puisse facilement voir ce qu'il faut prioriser et à quel moment.
Ce modèle comprend plusieurs champs personnalisés afin que vous puissiez créer la structure de gestion de la charge de travail adaptée à vos projets. Les possibilités de personnalisation offertes par ce modèle en font le point de départ idéal pour presque tous les projets ou tâches.
2. Modèle de plan de travail annuel ClickUp
Si vous êtes adepte de l'expression « Si vous ne planifiez pas, vous planifiez votre échec », le modèle de plan de travail annuel de ClickUp pourrait bien devenir votre nouveau meilleur ami. Pour vous assurer que vous, votre équipe ou votre entreprise atteignez la réussite tout au long de l'année, vous avez besoin d'une approche axée sur les processus pour la planification à long terme, avec de nombreux jalons à franchir en cours de route.
Ce modèle comporte 5 sections pour vous aider à définir vos objectifs à long terme et à suivre votre progression au fur et à mesure. Il vous aidera, vous et votre équipe, à rester fidèles à vos objectifs au fil du temps. Ainsi, vous semerez les graines de la réussite dès le départ, ce qui vous permettra d'atteindre les jalons du projet en temps voulu et de réaliser vos objectifs à long terme.
3. Modèle de plan de travail ClickUp Project
Parfois, la gestion d'un projet est plus complexe que la simple rédaction d'une liste des activités à achever et de leur statut. Lorsque vous avez besoin d'un peu plus de détails, le modèle de plan de travail de projet de ClickUp peut vous aider.
Considérez ce modèle de plan de projet comme une version étendue de notre modèle Plan de travail simple. Outre les champs standard tels que le nom de la tâche, la date de début et la date d'échéance, ainsi que la durée, ce modèle vous permet également de voir en détail si votre équipe atteint ou non ses jalons.
Les champs supplémentaires de ce modèle vous permettent de suivre l'avancement de votre équipe par rapport au calendrier défini.
- Retards (jours) : suivi des jalons qui présentent des points de blocage ;
- Champ Calendrier : Affiche la couleur verte (à la cible), orange (retards mineurs) ou rouge (retards importants) ; et
- Effort : indique le niveau d'effort nécessaire pour achever la tâche, sur une échelle de 1 à 5.
Les champs de planification de ce modèle sont particulièrement utiles lorsque vous examinez rétrospectivement un projet afin d'identifier les erreurs de calcul concernant le temps ou l'effort nécessaire à achever une certaine activité. Vous pouvez ainsi ajuster et créer un calendrier plus précis pour le prochain projet.
4. Modèle de plan de télétravail ClickUp
Les équipes à distance sont confrontées à des défis uniques lorsqu'il s'agit de collaborer sur des projets de groupe. Le modèle de plan de télétravail de ClickUp est spécialement conçu pour elles.
Sans travailler en étroite collaboration les uns avec les autres, les équipes à distance doivent faire davantage d'efforts pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en matière de gestion de projet. Il peut également être difficile de déterminer quelles demandes de projet sont importantes pour l'entreprise dans son ensemble et lesquelles seraient souhaitables, mais ne sont pas importantes dans le cadre plus large. Il est donc essentiel de trouver les bons outils de travail à domicile pour assurer la réussite des équipes à distance.
Ce modèle classe chaque projet en fonction de son impact organisationnel afin de montrer son importance pour l'entreprise.
- Projets de faible importance : Ils peuvent être poursuivis ou non en fonction de la charge de travail de l'équipe, car ils n'ont pas d'impact significatif sur l'organisation.
- *projets hautement importants : doivent être poursuivis car ils ont un impact significatif sur l'organisation.
Le modèle comprend également un espace pour noter l'objectif du projet (« augmenter la participation de l'équipe de 90 % », ou « générer 200 nouveaux clients », par exemple), le budget et le coût réel du projet, le niveau d'effort requis et un lien vers les principaux livrables du projet, afin que chaque personne travaillant sur la tâche ait une visibilité complète sur le contexte du travail et les fichiers pertinents.
5. Modèle de tableau blanc pour plan de travail ClickUp
Le tableau blanc est un excellent moyen de visualiser des idées, de discuter de stratégies et de collaborer avec des collègues.
L'utilisation de tableaux blancs lors des réunions d'équipe permet à chacun de noter ses idées et de résoudre les problèmes ensemble. Mais dans les environnements de travail modernes d'aujourd'hui, votre équipe n'est pas toujours au même emplacement pour utiliser le tableau blanc ensemble, et ses membres peuvent avoir besoin d'accéder aux notes du tableau blanc lorsqu'ils sont en déplacement. C'est pourquoi nous avons créé le modèle de tableau blanc pour plan de travail de ClickUp.
Ils vous offrent une référence visuelle forfaitaire pour un projet au format numérique, mais tout comme un tableau blanc physique, vous pouvez y « accrocher » des notes, y noter des tâches et déplacer des missions.
Le tableau blanc dispose de multiples fonctionnalités qui le rendent similaire à un tableau physique, mais en mieux !
- Outils de dessin : Dessinez à main levée avec des marqueurs de différentes couleurs et tailles, ajoutez des formes et des notes autocollantes, du texte, des flèches et des cartes mentales, et téléchargez même des images et des photos.
- Bibliothèque de modèles : Commencez avec 9 modèles prédéfinis différents pour organiser rapidement votre tableau blanc et y ajouter des éléments.
- Tâches, documents, personnes et listes : déplacez ou marquez n'importe lequel de ces éléments à partir d'autres tableaux ou listes dans votre environnement de travail ClickUp.
- Liens : Incluez des liens cliquables vers des fichiers Figma, des sites web, des Google Docs, des feuilles de calcul, des présentations et YouTube.
Que vous soyez en train de réfléchir à des idées ou de mapper des processus complexes, ce modèle de tableau blanc peut être un outil utile pour faire passer votre travail au niveau supérieur.
Bonus : modèles de forfaits de communication
6. Modèle de forfait sur 12 semaines ClickUp
De nombreuses entreprises fonctionnent selon des cycles trimestriels de 12 semaines. Pour ceux d'entre vous qui utilisent cette approche, nous avons créé le modèle de planification sur 12 semaines de ClickUp afin de vous garantir un trimestre encore meilleur que le précédent. Mais ce n'est pas tout ! Ce modèle peut être utilisé pour gérer tous les aspects de votre vie, vous aidant à trouver l'équilibre entre vos objectifs personnels et professionnels grâce au forfait de productivité le plus efficace possible.
Notre modèle de plan de projet simple sur 12 semaines fonctionne comme une liste géante à faire, dans laquelle vous pouvez entrer une description détaillée de la tâche, ajouter des sous-tâches et créer des checklist. Le modèle comprend également deux champs personnalisés :
- Planifiez et suivez les progrès : remplissez automatiquement les champs qui indiquent où vous en êtes dans l'achevement de la tâche
- *catégorie d'activité : attribuez à chaque catégorie un groupe pertinent (par exemple, personnel, travail, famille ou finances)
Utilisez ce modèle pour « vider votre esprit » de tout ce qui est à faire au cours des 12 prochaines semaines. Ensuite, utilisez les champs de ClickUp pour attribuer les tâches aux personnes concernées, créer des dates d'échéance et hiérarchiser votre liste en fonction de ce qui doit être fait et quand.
7. Modèle de plan de processus ClickUp
Un forfait de processus est essentiellement votre feuille de route étape par étape pour atteindre un résultat spécifique.
Ils comprennent les étapes à suivre pour achever un objectif, les mesures de qualité et de réponse que vous mettrez en place, ainsi que tous les plans d'action pertinents. C'est le meilleur moyen de vous assurer que vos attentes (ou celles de vos clients) sont satisfaites, et c'est pourquoi nous avons créé le modèle de plan de processus ClickUp .
Les plans de processus sont souvent requis à des fins de conformité dans les emplois où le produit ou le service nécessite des inspections pour garantir sa qualité. Ce document propose des champs pour détailler les spécificités des opérations de votre entreprise.
- *section pour la liste des mesures d'amélioration : comprend une description, les entrées et les sorties, les méthodes utilisées, les critères et les mesures à prendre si les critères ne sont pas remplis.
- Section consacrée aux détails de la révision du plan de processus : comprend la date de révision, l'historique des révisions et une liste des personnes chargées de l'approbation et de la validation.
Que vous lanciez un nouveau produit ou mettiez en œuvre une nouvelle stratégie commerciale, il est essentiel de disposer d'un plan de processus. Cela vous aidera à rester organisé et vous permettra de suivre les bonnes pratiques et protocoles pour atteindre la réussite. De plus, un plan clair vous apportera une tranquillité d'esprit quant à votre capacité à concrétiser votre vision.
8. Modèle de plan de travail Microsoft Excel
Bien que nous pensions que la bibliothèque de modèles de ClickUp offre tout ce dont une entreprise peut avoir besoin pour s'organiser et rester organisée, nous savons que vous ne pouvez pas toujours choisir les solutions que vous souhaitez utiliser. Pour les organisations qui vous obligent à utiliser les produits Microsoft et pour ceux qui préfèrent les feuilles de calcul aux documents Word, ces modèles de plan de travail Excel sont faits pour vous.
Excel propose plusieurs modèles personnalisables d'échéancier et de feuilles de route pour vous aider à organiser vos projets.
- Échéancier du projet : Créez un échéancier pour suivre les échéances du projet, en indiquant le mois au cours duquel chaque tâche sera réalisée. Comprend un tableau pour le nom de l'activité, les dates de début et de fin. Excel fournit trois modèles détaillés d'échéancier de projet et un modèle d'échéancier de projet de quatre semaines.
- Modèle de plan de travail : présentez vos projets en 4 phases, y compris les activités requises dans chacune d'elles. Les données sont saisies dans une autre feuille de calcul, puis automatiquement soumises à la population dans la feuille de route visuelle.
Ces modèles ne sont pas spécialement conçus pour la gestion de projet, mais en cas de besoin, ils vous permettent tout de même d'organiser les tâches les plus urgentes de votre projet et de les présenter de manière visuelle. Et si vous préférez les documents aux feuilles de calcul, voici comment créer un échéancier à l'aide de Word.
📮ClickUp Insight : 37 % des employés envoient des notes de suivi ou des comptes rendus de réunion pour le suivi des éléments à mener, mais 36 % continuent de recourir à d'autres méthodes fragmentées.
Sans un système unifié pour consigner les décisions, les informations clés dont vous avez besoin risquent de se perdre dans les discussions, les e-mails ou les feuilles de calcul. Avec ClickUp, vous pouvez instantanément transformer les discussions en tâches exploitables dans l'ensemble de vos tâches, discussions et documents, afin de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.
9. Microsoft Project Modèle d'échéancier de projet
Si vous devez conserver votre planification de projet dans la suite Microsoft, mais que vous souhaitez une solution plus complète que les modèles Excel, pensez à ces modèles de plan de travail Microsoft Project .
Microsoft Project est un logiciel qui vous aide à planifier, programmer et gérer des projets complexes. Grâce à des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, la gestion des ressources et le suivi des tâches, Microsoft Project vous permet de rester organisé et de respecter vos délais.
Project s'intègre également à d'autres programmes Microsoft tels qu'Excel et Outlook, ce qui vous permet de partager facilement des informations et de collaborer avec votre équipe. Que vous organisiez un mariage, construisiez un bâtiment ou lanciez un nouveau produit, Microsoft Project peut vous aider à rester sur la bonne voie et à mener à bien votre projet.
Ce modèle de planification de projet peut vous aider à organiser les tâches et les jalons de manière à pouvoir favoriser un partage facile avec plusieurs membres de l'équipe et parties prenantes. Mais pour utiliser ces modèles, vous devrez vous inscrire au service.
10. modèles financiers électroniques Google Sheets Modèle simple de planification de projet
Pour ceux qui ne peuvent pas choisir leur propre plateforme de gestion de projet et dont les entreprises utilisent Google Workspace, il existe également des modèles de plan de travail Google Sheets!
La bonne nouvelle avec Google Sheets, c'est que si vous avez déjà utilisé Microsoft Excel, vous vous sentirez comme chez vous. Il s'agit d'un outil de tableur basé sur le cloud qui vous permet de créer, de faire de la modification en cours et de partager des classeurs avec d'autres personnes en temps réel. Google Sheets vous permet de collaborer avec votre équipe dans un emplacement centralisé, sans avoir à enregistrer et à envoyer des fichiers dans les deux sens.
Pour la planification du travail, vous pouvez utiliser Google Sheets pour fixer des délais, suivre l'avancement de votre projet, attribuer des tâches, etc. Que vous travailliez sur un projet impliquant plusieurs personnes, une présentation ou que vous ayez simplement besoin d'organiser votre liste de tâches quotidiennes, Google Sheets peut vous aider à rationaliser le processus et à faciliter considérablement votre vie professionnelle.
Optimisez votre flux de travail dès aujourd'hui grâce à un modèle de planification de travail
Il est impératif de hiérarchiser votre charge de travail et d'élaborer des plans pour mener à bien vos responsabilités afin d'obtenir la meilleure productivité possible. Heureusement, il existe de nombreux logiciels de gestion de projet pour vous aider, que vous cherchiez un moyen d'organiser votre travail sur une base annuelle, par projet ou par trimestre.
Nous ne sommes peut-être pas tout à fait objectifs, mais nous pensons que le moyen le plus simple de se lancer dans la planification de la charge de travail est d'utiliser ClickUp. L'environnement de travail ClickUp vous permet de visualiser facilement vos tâches, et nos modèles vous aident à les organiser rapidement et intuitivement, que vous travailliez seul ou au sein d'une équipe plus importante. Et lorsque vous avez besoin de collaborer avec d'autres collaborateurs, ClickUp facilite l'obtention de commentaires.
ClickUp est gratuit, alors essayez-le dès aujourd'hui pour découvrir comment un peu de planification en amont peut maximiser votre productivité à long terme.