Imaginez-vous en train de superviser la construction d'une nouvelle aile d'hôpital, un projet de 5 millions de dollars s'étalant sur 18 mois, impliquant plusieurs sous-traitants, des systèmes médicaux complexes et des exigences réglementaires strictes.
Lorsque vous vous lancez dans ce projet de construction complexe, vous savez qu'il nécessite une documentation complète pour suivre tous les travaux à réaliser. Cela inclut la main-d'œuvre, les dépenses, les stocks, les permis et tous les autres détails liés à ce projet de plusieurs millions de dollars, qui implique plusieurs entrepreneurs et des centaines de tâches.
C'est là qu'intervient le barème des valeurs (SOV).
Dans cet article, nous allons explorer le concept de barème de valeurs, son importance pour les chefs de projet dans les projets de construction, quand l'utiliser et les avantages de sa création.
Qu'est-ce qu'un barème des valeurs ?
Un barème des valeurs est un document complet qui décompose la valeur totale du contrat d'un projet de construction en éléments plus petits et plus faciles à gérer afin d'indiquer le coût de chaque élément ou tâche du projet.
Il est utilisé par les entrepreneurs, les chefs de projet et les responsables de chantier pour suivre et gérer les finances et le nombre de tâches nécessaires à l'achevement d'un projet de construction.
Chaque ligne du barème des valeurs représente un élément spécifique du projet, tel que la préparation du site, les travaux de fondation ou les installations électriques, ainsi que son coût associé. Cette ventilation détaillée des coûts constitue un point de référence essentiel pour le maître d'ouvrage au cours de la durée du projet.
Par exemple, pour un projet résidentiel, le barème des valeurs pourrait ressembler à ceci :
Importance d'un barème des valeurs
Le barème des valeurs joue un rôle important dans la gestion de projet de construction, car :
- Un calendrier des valeurs aide à prévoir et à gérer les flux de trésorerie tout au long du cycle de vie du projet. En ventilant les coûts, les chefs de projet peuvent anticiper les dépenses et planifier les finances en conséquence afin de garantir des flux de trésorerie constants.
- Il permet au chef de projet de suivre de près l'avancement du projet. À mesure que les travaux sont achevés, il est facile de comparer l'avancement réel à la valeur prévue pour chaque élément.
- Le barème des valeurs contribue à faciliter le processus de paiement. Les paiements échelonnés sont généralement basés sur le pourcentage de travaux achevés pour chaque élément, ce qui facilite la préparation et la vérification des demandes de paiement.
- En fournissant une ventilation détaillée des coûts du projet, le barème des valeurs permet de mieux contrôler les coûts et d'identifier rapidement tout écart par rapport au budget du projet. Cela aide tout le monde à rester sur la bonne voie et à éviter de dépasser le budget ou les délais.
Quand utiliser un barème de valeurs pour la construction ?
Si un barème des valeurs est utile pour la plupart des projets dans le secteur de la construction, il est particulièrement crucial pour :
Cas d'utilisation n° 1 : projets commerciaux à grande échelle comportant des phases complexes et plusieurs sous-traitants
Ces projets peuvent impliquer des flux de travail complexes et de nombreuses interdépendances. Un barème des valeurs aide à gérer la complexité en décomposant le projet en éléments gérables.
Il facilite également une meilleure coordination entre les sous-traitants, en garantissant que le travail et les coûts associés de chaque partie sont clairement définis et suivis.
Cas d'utilisation n° 2 : projets pour lesquels un suivi étroit des flux de trésorerie et de la progression du projet est essentiel
Pour les projets aux budgets serrés ou aux échéanciers stricts, un calendrier des valeurs devient un outil précieux pour un chef de projet.
Il permet de suivre en temps réel les dépenses par rapport aux montants budgétés, ce qui aide à identifier rapidement les dépassements de coûts potentiels. De plus, il favorise l'établissement de rapports d'avancement précis, permettant aux responsables de la construction de calculer la valeur acquise d'un projet.
Cas d'utilisation n° 3 : projets avec facturation au fur et à mesure de l'avancement des travaux ou paiements échelonnés à la hauteur des jalons atteints
Dans ce type de structures de paiement, le barème des valeurs sert de base pour déterminer les montants à payer. Il vous permet de calculer avec précision les pourcentages de travaux achevés.
Cette approche permet de maintenir une trésorerie saine pour l'entrepreneur en garantissant des paiements équitables et ponctuels. Elle permet également au maître d'ouvrage de comprendre clairement comment ses fonds sont alloués tout au long du cycle de vie du projet.
Cas d'utilisation n° 4 : travaux de construction pour lesquels les propriétaires ou les prêteurs exigent une ventilation détaillée des coûts
Certains propriétaires ou institutions financières exigent l'utilisation d'un barème de valeurs à des fins de transparence et de gestion des risques.
Il leur donne une vue d'ensemble des coûts du projet, les aidant à évaluer les risques financiers, à prendre des décisions éclairées et à s'assurer que les fonds sont utilisés comme prévu.
Remarque : même pour les petits projets, un barème simplifié peut fournir des informations précieuses, améliorer la gestion de projet et servir de référence pour prévoir les coûts et les délais de projets similaires à l'avenir.
Éléments clés d'un barème de valeurs
Un barème de valeurs bien structuré comprend généralement la liste suivante d’éléments :
- Informations de l'entreprise : nom de l'entrepreneur, société, adresse commerciale, nombres de contrat, nom du projet, etc.
- Lignes budgétaires : ventilation détaillée de tous les éléments du projet
- Description : explication claire du projet et de chaque élément
- Valeur prévue : budget alloué au total et pour chaque élément.
- Applications précédentes : montant facturé lors du dernier cycle de facturation
- Application actuelle : montant facturé au cours du cycle de facturation actuel.
- Matériaux stockés : valeur des matériaux stockés mais non encore installés.
- Total achevé et stocké : somme des travaux achevés et des matériaux stockés pour une utilisation future.
- Pourcentage achevé : pourcentage des travaux terminés
- Solde à terminer : montant total restant à facturer ultérieurement.
Création d'un barème de valeurs
Créer un barème de valeurs n'est pas sorcier. Il faut peut-être un peu de temps et de pratique pour le perfectionner, mais une fois que vous aurez pris le coup de main, vous vous en souviendrez comme du bout des doigts.
Un barème des valeurs bien conçu sera facile à lire et à comprendre. Il doit inclure toutes les étapes du projet, ses aspects financiers et autres justificatifs, et doit être accessible à toutes les parties concernées afin de garantir une véritable transparence.
Mais que se passe-t-il une fois que vous avez commencé votre projet ? Comment pouvez-vous vous assurer que vous et votre équipe restez sur la bonne voie, savez quoi faire et quand, et respectez les délais ?
Optez pour un logiciel de gestion de projet de construction fiable comme ClickUp!
Le meilleur moyen de suivre un projet de construction en cours est d'utiliser un logiciel de gestion de projet. Bien que ClickUp soit réputé pour ses fonctionnalités de gestion de projet, il constitue également un outil efficace pour créer votre barème de valeurs. Voyons comment.
La plateforme logicielle de gestion de projet de construction ClickUp peut vous aider à simplifier vos flux de travail, à améliorer la collaboration et à livrer vos projets dans les délais et dans les limites du budget.
Passons en revue les étapes de la création d'un calendrier des valeurs complet et voyons comment ClickUp peut vous aider :
Étape 1 : Passez en revue tous les documents du projet
Commencez par examiner minutieusement la portée du projet, le calendrier de construction, les permis et les documents contractuels afin de vérifier que tout est en place avant le début du projet.
Cela vous aidera à identifier tous les éléments principaux du projet et à les préparer avant de commencer à travailler dessus.
ClickUp Docs peut vous aider à documenter votre projet en stockant toutes les informations, permis, contrats et factures au même endroit. Vous pouvez même créer un document de barème des valeurs et le stocker facilement.
Étape 2 : Décomposez le projet
Divisez l'ensemble du projet en sections logiques et gérables. Chaque section doit représenter un travail important ou une phase clé du projet.
Par exemple, vous pouvez prévoir différentes étapes pour la collecte des matières premières, la préparation du site et l'aménagement paysager, l'ajout des fondations et des murs, la maçonnerie en brique et en pierre, la ferronnerie, la menuiserie, l'installation thermique, les portes, les fenêtres et la quincaillerie, etc.
Ensuite, décomposez-les davantage afin d'intégrer chaque composante avec autant de détails que possible. Les projets de grande envergure peuvent nécessiter des décompositions plus granulaires, tandis que les projets de moindre envergure peuvent utiliser des catégories plus larges.
ClickUp Tasks peut vous aider à décomposer votre projet en tâches et sous-tâches plus petites, plus faciles à suivre, à évaluer et à achever.
Une fois que vous avez créé votre barème de valeurs et décomposé chaque étape du projet de construction, il vous suffit d'ajouter tous les composants et toutes les tâches à la plateforme ClickUp et de les attribuer à la personne désignée.
C'est (ClickUp) un excellent outil pour gérer les tâches de toute l'organisation. Il est également très utile pour les tâches répétitives, pour lesquelles vous pouvez programmer des occurrences. Très facile à utiliser, il permet d'ajouter des champs personnalisés, ce qui est très pratique. J'adore les différentes vues.
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De plus, ClickUp est également un fournisseur de modèles gratuits pour améliorer l'efficacité dans le domaine de la construction.
Modèle ClickUp pour la gestion de projet de construction
Le modèle de gestion de projet de construction de ClickUp est un modèle avancé qui aide les chefs de chantier à organiser et planifier toutes les étapes et phases du projet. Qu'il s'agisse d'une nouvelle construction ou d'un projet de rénovation, gardez le contrôle sur chaque étape jusqu'à l'achèvement du projet.
Ce modèle vous aide à :
- Planifiez facilement toutes vos tâches hebdomadaires ou mensuelles récurrentes en une seule fois.
- Éliminez les calculs et les rapports manuels afin de gagner du temps pour les tâches de construction proprement dites.
- Maîtrisez le budget et les ressources du projet afin de gérer efficacement vos coûts et vos stocks.
Étape 3 : Attribuer des coûts ou des valeurs
Après avoir décomposé le projet en étapes plus petites, répartissez les coûts entre chaque élément en fonction des offres des sous-traitants, des coûts des matériaux, des estimations de main-d'œuvre et d'autres facteurs nécessaires. Assurez-vous que la somme de tous les éléments correspond au prix total du contrat.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de personnaliser le tableau de bord de votre projet selon vos préférences. Visualisez d'un seul coup d'œil la progression du projet, les aspects financiers, les échéances et les goulots d'étranglement.
Votre tableau de bord personnalisé vous permet d’afficher tous vos projets de construction, leur statut, les tâches achevées, les tâches restantes, et plus encore.
Connectez vos équipes financières et comptables directement sur la plateforme afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. ClickUp Finance vous avertit lorsque des paiements sont dus et vous permet d'ajouter des tâches récurrentes sur votre tableau de bord pour les factures récurrentes.
Après avoir payé une facture mensuelle, vous pouvez marquer la tâche comme achevée. Une nouvelle tâche sera automatiquement créée pour le mois suivant s'il s'agit d'une tâche récurrente. Vous pouvez même intégrer des outils de finance et de comptabilité sur ClickUp afin de connecter de manière transparente les différentes parties prenantes d'un projet.
Modèle de gestion financière ClickUp
Vous pouvez également utiliser le modèle de gestion financière de ClickUp, un modèle de niveau intermédiaire pour la comptabilité intégrée des projets. Il s'agit d'un outil financier tout-en-un qui vous permet de suivre vos devis, factures, produits, services, tâches et toute autre offre que vous pourriez proposer.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Surveillez de près votre budget et vos dépenses afin de ne pas dépasser la limite fixée pour votre projet.
- Identifiez les domaines dans lesquels vous pouvez réaliser des économies.
- Une fois votre projet terminé, analysez les performances financières à l'aide d'outils d'analyse visuelle afin de planifier vos futurs projets.
- Prenez des décisions fondées sur des données grâce à une meilleure visibilité de vos finances.
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Étape 4 : Alignez-vous sur le calendrier du projet
Assurez-vous que le barème des valeurs correspond à l'échéancier et au planning du projet. Cette correspondance vous aidera au suivi précis de l'avancement de votre projet.
Les champs personnalisés ClickUp peuvent être créés pour gérer les éléments variables d'un projet. Chaque projet est unique, alors pourquoi votre logiciel de gestion de projet devrait-il proposer le même tableau de bord standardisé ?
Ajoutez les coordonnées des clients, des fournisseurs, des partenaires, le type de maison, la phase du projet et les délais, et personnalisez les menus déroulants avec des champs personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque projet.
Étape 5 : Réviser et ajuster
Passez en revue le barème des valeurs avec les principales parties prenantes, notamment le propriétaire du projet et l'entrepreneur général, et vérifiez que vous n'avez rien oublié. Apportez les modifications nécessaires pour vous assurer que toutes les parties sont sur la même longueur d'onde.
À partir des informations recueillies, générez des rapports détaillés sur le résumé, les finances et la progression de votre projet. Plus besoin de calculer manuellement les rapports ou d'utiliser un logiciel de reporting de construction distinct. Vous pouvez également partager des rapports automatisés avec les principales parties prenantes en quelques minutes, tout en vous concentrant sur l'achevement de votre projet dans les délais impartis.
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Avantages de la création d'un barème de valeurs
Le barème des valeurs est un document important pour la gestion de projet de construction. Il peut servir de source unique de vérité pour toutes les parties impliquées dans un projet de construction.
Cela permet d'établir une relation de confiance entre l'entrepreneur et le client, car chaque tâche, chaque coût et chaque inventaire ont été enregistrés et approuvés dès le premier jour.
En outre, voici les principaux avantages d'un barème de valeurs pour tous vos projets de construction.
- Meilleure gestion des flux de trésorerie : décompose le projet en tâches et composantes plus petites et facturables afin que les entrepreneurs puissent maintenir des flux de trésorerie plus sains tout au long de la durée du projet, réduisant ainsi les contraintes financières.
- Suivi amélioré de l'avancement : sert de feuille de route aux chefs de gestion de projet pour suivre avec précision l'avancement de chaque domaine du projet et identifier rapidement tout retard ou problème potentiel.
- Processus de paiement simplifié : rend le processus de demande de paiement plus simple et moins sujet aux litiges grâce à une ventilation claire des travaux achevés et des matériaux stockés.
- Meilleur contrôle des coûts : aide à visualiser les coûts réels par rapport aux valeurs prévues afin d'identifier et de traiter rapidement tout dépassement de coûts ou toute dépense imprévue à l'avance.
- Amélioration de la communication : devient un point de référence commun pour toutes les parties prenantes du projet, facilitant une communication plus claire sur l'état d'avancement, les coûts et les progrès du projet.
Créez votre barème de valeurs avec ClickUp
Le barème des valeurs est un document important pour les chefs de projet, les contrôleurs financiers et les propriétaires qui supervisent des projets de construction de tout type.
Le barème des valeurs garantit que tous les projets restent dans les délais et dans les limites budgétaires prévus en fournissant une ventilation détaillée des coûts, un suivi précis de l'avancement des travaux et une rationalisation du processus de paiement.
Que vous gériez des projets commerciaux à grande échelle ou des chantiers de construction plus modestes, la maîtrise de l'utilisation d'un barème de valeurs améliorera vos compétences en gestion de projet et contribuera de manière significative à la réussite de votre projet.
Et comment l'améliorer encore davantage ? Utilisez le bon logiciel de gestion de projet, tel que ClickUp, pour améliorer vos capacités de suivi de projet, automatiser les tâches répétitives, maintenir un flux de trésorerie constant et, au final, assurer la réussite de vos projets de construction.
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