Smartsheet est une plateforme de gestion du travail qui vous permet de planifier, gérer et rendre compte de vos tâches de manière efficace. Les organisations utilisent son interface familière de type tableur pour la gestion de projet, la collaboration, la création de rapports et l'analyse.
Malheureusement, les options d'intégration tierces sont limitées. Vous devrez peut-être extraire vos données Smartsheet pour les rendre accessibles et effectuer une analyse détaillée.
Comment faire ?
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment exporter efficacement des données Smartsheet vers Excel, Google Sheets et PNG sans compromettre les pièces jointes, commentaires et formules importants. Nous aborderons ensuite quelques bonnes alternatives à Smartsheet.
Comment exporter des données depuis Smartsheet
L'application Smartsheet vous permet d'exporter n'importe quelle feuille ou rapport dans de nombreux formats.
Parmi celles-ci, voici les plus populaires :
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Format PNG (image)
Voyons comment exporter Smartsheet vers chacune d'entre elles.
1. Exporter vers Microsoft Excel
Pour exporter des données, des rapports ou des feuilles Smartsheet vers Microsoft Excel, sélectionnez l'onglet « Fichier » dans votre Smartsheet en haut à gauche, puis cliquez sur « Exporter ». Vous pourrez alors choisir parmi plusieurs options d'exportation. Dans ce cas, cliquez sur « Exporter vers Microsoft Excel ».
Les données exportées peuvent ne pas apparaître dans Excel exactement comme elles apparaissent dans Smartsheet.
Voici quelques différences clés :
- Excel ne prend pas en charge le format de diagramme de Gantt. L'exportation d'un diagramme de Gantt vers Excel n'exporte que la liste des tâches sur laquelle il est basé.
- La syntaxe des formules Excel et Smartsheet étant différente, les formules ne sont pas conservées dans le fichier exporté. Pour contourner ce problème, supprimez le signe égal (=) au début des formules afin de les enregistrer sous forme de texte, puis enregistrez la feuille. Une fois le fichier Excel ouvert, vous pouvez rajouter le signe égal et modifier la syntaxe pour que les formules fonctionnent dans Excel.
- Les commentaires et les résumés des feuilles apparaissent dans des onglets séparés dans le classeur de données exportées.
- Les rapports sont limités à 20 000 lignes. Pour plus de 20 000 lignes, vous pouvez créer plusieurs rapports qui extraient moins de lignes et exporter chaque rapport dans un fichier Excel distinct.
- Excel ne prend pas en charge les menus déroulants, les listes de contacts, les cases à cocher et les symboles (boules Harvey, etc.). Seules les valeurs de texte sont exportées lorsque vous exportez ces types de colonnes. Les valeurs des colonnes de type booléen (case à cocher, etc.) sont exportées sous la forme True ou False, selon l'état de l'élément dans la cellule.
Comment éviter les limites de l'exportation des données Smartsheet vers MS Excel
Vous pouvez télécharger des plugins spécifiques depuis Smartsheet Marketplace pour contourner ces limites. Vous pouvez également exporter un Smartsheet vers Excel à l'aide d'outils ETL (extraction, transformation et chargement) externes. Ceux-ci vous permettent de charger des données depuis Smartsheet sans avoir besoin de connaissances en codage.
Une autre façon d'exporter Smartsheet vers Excel consiste à utiliser l'API REST. Le processus implique l'utilisation d'une requête HTTP GET ou POST pour appeler le point de terminaison REST de Smartsheet. Cela peut sembler technique, mais ne vous inquiétez pas, cela signifie simplement que vous envoyez un message via Internet pour demander vos données à Smartsheet. Vous pouvez le faire sans codage à l'aide d'un connecteur API JSON.
À lire également : Google Sheets ou Excel : quelle est la meilleure application de tableur ?
2. Exporter vers Google Sheets
L'exportation de vos données Smartsheet vers Google Sheets est similaire à l'exportation vers Excel. Il suffit de cliquer sur l'onglet « Fichier » dans le coin supérieur gauche, puis sur « Exporter » et de sélectionner « Exporter vers Google Sheets ».
Les données exportées vers Google Sheets n'apparaîtront pas exactement comme dans Smartsheet. Les différences possibles après l'exportation sont les suivantes :
- Google Sheets ne prend pas en charge le format de diagramme de Gantt. L'exportation d'un diagramme de Gantt vers Google n'exporte que la liste des tâches.
- Les feuilles ne prennent pas en charge les colonnes menu déroulant, les listes de contacts, les cases à cocher et les symboles (boules Harvey, etc.). Seules les valeurs de texte sont exportées lorsque vous exportez des feuilles qui utilisent ces types de colonnes. Les valeurs des colonnes booléennes (cases à cocher, etc.) sont exportées sous la forme True ou False, selon l'état de l'élément dans la cellule.
- Les résumés des feuilles apparaissent dans un onglet séparé dans le classeur exporté.
- La syntaxe des formules de Smartsheet et de Google Sheets est différente. Les formules ne sont donc pas conservées.
Pour éviter ces limitations, supprimez le signe égal (=) au début des formules afin de les enregistrer sous forme de texte, puis enregistrez la feuille. Une fois que vous avez ouvert Google Sheets, vous pouvez rajouter le signe égal et modifier la syntaxe pour que la formule fonctionne dans Google Sheets.
3. Exporter vers une image (format PNG)
L'exportation de données depuis Smartsheet vers une image PNG diffère de l'exportation de données depuis Excel et Google Sheets. Tout d'abord, vous ne pouvez exporter que des diagrammes de Gantt depuis Smartsheet vers le format PNG.
Cliquez sur l'onglet « Fichier » dans votre Smartsheet, puis cliquez sur « Exporter le diagramme de Gantt vers une image (PNG) ».
Une fois cela terminé, procédez comme suit :
- Dans la section « Sélection » du formulaire « Exporter le diagramme de Gantt vers une image (PNG) », choisissez « Exporter la feuille entière » ou « Lignes sélectionnées ».
- Si l'option « Lignes sélectionnées » n'est pas disponible, fermez « Exporter le diagramme de Gantt vers une image (PNG) », sélectionnez les lignes à imprimer, puis rouvrez le formulaire.
- Ensuite, dans la section « Options », sélectionnez les colonnes à inclure dans l'image. Par défaut, seule la « colonne principale » est incluse, mais vous pouvez choisir le nom de la « colonne principale » ou le bouton « Modifier » pour inclure des colonnes supplémentaires.
Pourquoi exporter des données depuis Smartsheet ?
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les utilisateurs ont besoin d'exporter leurs données hors de Smartsheet :
- Rapports et analyses : les outils intégrés de Smartsheet ne prennent pas en charge les analyses de données complexes. L'exportation vers Excel ou Google Sheets offre davantage de flexibilité en matière d'analyse et de création de rapports personnalisés.
- Collaboration avec les parties prenantes : le partage de données avec les parties prenantes peut être limité dans Smartsheet. L'exportation vers Excel, Google Sheets ou MS Project offre de meilleures options pour afficher et modifier les données.
- Coût : les abonnements payants et les coûts supplémentaires pour les utilisateurs supplémentaires, les fonctionnalités ou les fonctionnalités avancées peuvent rendre Smartsheet inabordable, en particulier pour les petites équipes ou les organisations disposant d'un budget limité.
- Insuffisance mobile : l'application mobile Smartsheet manque de robustesse par rapport aux applications Web, ce qui peut empêcher certains utilisateurs d'effectuer certaines tâches ou d'accéder à toutes les fonctionnalités lorsqu'ils sont en déplacement.
- Sécurité des données : les options limitées de sécurité des données dans Smartsheet peuvent poser des difficultés aux organisations soumises à des exigences strictes en matière de sécurité et de conformité, rendant difficile pour certains utilisateurs la protection des informations sensibles.
- Dépendances entre les tâches et diagrammes de Gantt : la fonctionnalité de diagramme de Gantt de Smartsheet peut être moins robuste que celle des outils de gestion de projet spécialisés, ce qui peut constituer un inconvénient pour certains utilisateurs.
- Intégration avec d'autres systèmes : l'exportation des données permet l'intégration avec d'autres systèmes ou outils logiciels utilisés par votre entreprise, tels que les systèmes ERP, les systèmes CRM ou les outils de veille économique.
- Accès hors ligne : l'exportation de données vers Excel ou d'autres formats vous permet d'accéder à vos informations hors ligne ou dans des endroits où Smartsheet n'est pas accessible.
Excel et Google Sheets offrent également de meilleures options de mise en forme ou de style. L'exportation régulière de données et la génération de rapports récurrents peuvent également vous aider à conserver une sauvegarde en cas de problèmes d'accessibilité avec Smartsheet.
Alternatives à Smartsheet
Si les limites de Smartsheet empêchent vos équipes de gérer les projets de manière flexible et efficace, voici quelques alternatives plus efficaces à envisager :
- Wrike : offre un ensemble complet de fonctionnalités pour la planification, le suivi et la collaboration dans le cadre de projets.
- Airtable : combine la simplicité d'un tableur et la puissance d'une base de données.
- Asana : réputée pour son interface épurée et sa gestion intuitive des tâches.
- Trello : un tableau visuel de type Kanban, idéal pour les projets simples.
- Monday. com : hautement personnalisable avec une variété de vues Tableau et de fonctionnalités d'automatisation.
Le choix de la bonne alternative dépend de vos besoins et préférences spécifiques.
Tenez compte de facteurs tels que :
- Fonctionnalités : quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour vous (par exemple, diagrammes de Gantt, tableaux Kanban, suivi du temps) ?
- Facilité d'utilisation : l'interface est-elle intuitive et l'outil est-il facile à prendre en main ?
- Intégration : l'outil s'intègre-t-il à d'autres outils que vous utilisez (par exemple, e-mail, Calendrier) ?
Si vous recherchez une plateforme qui vous aide à gérer efficacement les données de vos feuilles de calcul et vous permet de les stocker et d'y accéder en un seul endroit, pensez à ClickUp! Voici pourquoi :
1. Gestion de projet complète
La plateforme de gestion de projet ClickUp peut être un outil puissant pour gérer les données des feuilles de calcul sans les exporter vers des outils tiers.
Voici comment ClickUp imite (et améliore) les tableurs classiques :
- Champs personnalisés : créez des champs personnalisés dans ClickUp qui s'apparentent à des colonnes de tableur. Cela vous permet de stocker et d'organiser différents types de données, du simple texte aux nombres, en passant par les dates et même les listes déroulantes.
- Vues personnalisées : tirez parti des différentes vues ClickUp telles que Liste, Tableau, Calendrier et Diagramme de Gantt. Vous pouvez personnaliser ces vues afin d'afficher les données de votre feuille de calcul d'une manière qui correspond à votre flux de travail. Par exemple, une vue Liste pour vos tâches peut ressembler à une feuille de calcul traditionnelle, tandis qu'une vue Calendrier peut clairement afficher les échéances ou les jalons pour ces tâches.
- Automatisez les tâches : utilisez les fonctionnalités d'automatisation de ClickUp pour simplifier la saisie et la mise à jour des données. Vous pouvez par exemple créer une règle qui remplit automatiquement un champ à partir des données d'un autre champ ou déclencher une notification lorsqu'une condition spécifique est remplie.
- Intégration avec d'autres outils : intégrez Smartsheet à des tableurs populaires tels que Google Sheets et Microsoft Excel. Cela vous permet d'importer ou d'exporter des données entre ces plateformes et ClickUp, ce qui facilite la gestion des données de vos tableurs dans votre flux de travail de gestion de projet.
- Collaborez avec les membres de votre équipe : collaborez avec les membres de votre équipe pour travailler ensemble sur des données de feuilles de calcul. Vous pouvez attribuer des tâches, ajouter des commentaires et suivre les progrès, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
2. Interface familière de type tableur
La vue Tableur de ClickUp est une fonctionnalité polyvalente conçue pour offrir une expérience similaire à celle d'un tableur au sein de la plateforme de gestion de projet. Elle offre une disposition claire et organisée, idéale pour gérer les données et effectuer le suivi des progrès.
Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation de la vue Tableur de ClickUp :
- Colonnes personnalisées : créez et personnalisez des colonnes pour représenter différents points de données, comme dans un tableur traditionnel.
- Types de données : travaillez avec différents types de données, notamment du texte, des nombres, des dates, des cases à cocher, etc.
- Formules : utilisez des formules pour effectuer des calculs et réaliser l'automatisation de l'entrée de données, comme avec les fonctions Excel.
- Filtrage et tri : filtrez et triez facilement les données en fonction de critères spécifiques pour trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
- Regroupement : regroupez les données par colonnes pour créer des vues hiérarchiques et organiser les informations plus efficacement.
- Mise en forme conditionnelle : appliquez une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les données importantes ou visualiser les tendances.
- Pièces jointes : joignez des fichiers directement aux lignes du tableau, ce qui facilite le stockage et l'accès aux documents justificatifs.
3. Gestion simplifiée des tâches
Bien que les tâches ClickUp soient principalement conçues pour gérer les tâches d'un projet, vous pouvez également les utiliser pour gérer les données d'une feuille de calcul.
Voici comment procéder :
- Créez des tâches pour des entrées de données spécifiques : créez une tâche correspondante dans ClickUp pour chaque ligne ou point de données de votre feuille de calcul. Cela vous permet de suivre le statut, la progression et les informations associées à chaque entrée de données.
- Attribuez des tâches aux membres de l'équipe : attribuez des tâches aux membres de l'équipe chargés de la saisie ou de la vérification des données. Cela garantit la responsabilité et aide au suivi des progrès.
- Lier des tâches : liez les tâches correspondantes dans ClickUp si certaines entrées de données sont liées ou dépendantes d'autres. Cela permet de visualiser les dépendances et de s'assurer que les tâches sont correctement réalisées, dans l'ordre.
- Utilisez des sous-tâches : décomposez les entrées de données complexes en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer. Cela peut vous aider à rationaliser le processus de saisie des données et à suivre la progression de manière détaillée.
- Joindre des fichiers : joignez les fichiers pertinents (images, feuilles de calcul, vidéos, liens) directement aux tâches. Cela permet de garder les documents justificatifs organisés et facilement accessibles.
Si vous souhaitez stocker et gérer encore plus facilement les données de vos feuilles de calcul, vous pouvez utiliser les modèles ClickUp.
4. Modèles de feuilles de calcul modifiables
Un modèle de feuille de calcul modifiable vous permet de personnaliser une feuille de calcul ClickUp afin de gérer efficacement vos données et de simplifier vos tâches. Que vous suiviez un budget ou planifiiez un projet, cet outil vous sera d'une aide précieuse.
Le modèle de feuille de calcul modifiable de ClickUp regorge de fonctionnalités qui vous aideront à organiser, gérer et visualiser vos données sans effort :
- Automatisez l'importation des données : finies les entrées manuelles fastidieuses, importez vos données en un seul clic.
- Formules et équations personnalisées : effectuez des calculs en un clin d'œil grâce aux formules et équations intégrées.
- Suivi de la progression : utilisez des visuels intuitifs, notamment des barres de progression et des diagrammes, pour suivre les projets ou les investissements.
Voici quelques avantages liés à l'utilisation de ce modèle :
- Efficacité : gagnez un temps précieux en effectuant l’automatisation de l’entrée des données et en réduisant le travail manuel.
- Précision : garantissez l'intégrité et la cohérence des données dans tous vos documents, en minimisant les erreurs.
- Flexibilité : personnalisez vos documents à l'aide de formules et de mises en forme personnalisées afin de répondre à vos besoins spécifiques.
- Rapidité : créez rapidement des documents professionnels grâce à des modèles prédéfinis et des fonctionnalités d'automatisation.
À lire également : 10 modèles de bases de données gratuits dans Word, ClickUp et Access
Exportez les données Smartsheet pour un meilleur contrôle et une efficacité maximale
Bien que Smartsheet soit un outil précieux, vous pouvez le trouver limité lorsqu'il s'agit d'analyses de données avancées ou de rapports personnalisés. En exportant vos données Smartsheet vers Excel ou Google Sheets, vous pouvez débloquer une plus grande flexibilité grâce à des outils plus puissants pour la manipulation, la visualisation et le partage des données.
Vous recherchez encore plus de fonctionnalités ? ClickUp offre une solution de gestion de projet plus complète avec des fonctionnalités telles que les vues Tableau et Gantt, ainsi que des capacités de gestion des données transparentes. Conçue pour s'adapter à votre équipe, elle fournit une plateforme évolutive qui grandit avec vos besoins.
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