Peu d'applications de communication sont aussi polyvalentes que Microsoft Teams. Vous pouvez envoyer rapidement des messages, passer une visioconférence et l'intégrer de manière transparente à Office 365 pour que tout fonctionne plus facilement.
L'une des meilleures fonctionnalités ? La possibilité de créer de nouvelles équipes adaptées à vos besoins spécifiques.
Savoir comment configurer et organiser efficacement votre équipe peut vraiment booster la productivité et rationaliser la communication au sein de votre organisation.
Utilisé correctement, Teams peut être un excellent logiciel de collaboration pour les utilisateurs au bureau et les télétravailleurs, permettant à tout le monde de rester aligné et informé, où qu'il se trouve.
Cet article est un guide détaillé sur la création d'une équipe dans Microsoft Teams, qui vous fournit toutes les étapes et tous les conseils dont vous avez besoin !
Comment créer une nouvelle équipe dans Microsoft Teams ?
La création d'une équipe dans Teams est un processus flexible. Il existe plusieurs façons de créer des équipes en fonction de vos besoins et préférences spécifiques.
Nous avons décrit les étapes à suivre pour vous aider à configurer une nouvelle équipe dans Microsoft Teams.
Créer des équipes à partir de zéro dans Microsoft Teams
Si vous n'avez pas encore d'équipe dans l'application Microsoft Teams, pas de souci ! Vous pouvez repartir de zéro et concevoir votre équipe exactement comme vous le souhaitez. Cela vous permet d'organiser tout ce dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs et adapter votre style de travail.
De plus, une fois votre équipe créée, vous obtiendrez automatiquement un site SharePoint et OneNote pour aider tout le monde à rester en connexion et sur la même longueur d'onde.
Étape 1 : Ouvrez Teams
Cliquez sur l'icône Teams située à gauche de l'application.
Étape 2 : Commencez à créer votre équipe
Cliquez sur Créer une équipe. Un menu apparaîtra, vous proposant plusieurs options pour rejoindre ou créer des équipes. Choisissez Créer une équipe pour continuer.
Étape 3 : Nommez votre équipe
Dans la fenêtre Créer une équipe, donnez un nom à votre équipe. Vous pouvez également ajouter une description facultative.
Étape 4 : Choisissez les paramètres de confidentialité
Sélectionnez le niveau de confidentialité de votre équipe :
- Privé : seules certaines personnes peuvent rejoindre l'équipe.
- Public : toute personne de votre organisation peut rejoindre l'équipe.
Si votre organisation utilise la classification des données, vous pouvez également appliquer un libellé de sensibilité afin de garantir le niveau de protection adéquat pour les informations de votre équipe.
Étape 5 : Créer l'équipe et le premier canal
Une fois que vous avez nommé l'équipe et défini ses paramètres de confidentialité, cliquez sur Créer.
Microsoft Teams créera automatiquement le premier canal pour votre équipe. Vous devrez donner un nom à ce canal, qui ne peut être ni supprimé ni archivé, mais vous pourrez ajouter d'autres canaux ultérieurement.
Créer une équipe à partir d'une équipe ou d'un groupe existant
Vous pouvez facilement créer une nouvelle équipe en reproduisant les données, les canaux et les paramètres d'une équipe existante ou en utilisant un groupe Microsoft 365 existant. Cette approche vous aide à rationaliser le processus d'installation et garantit que votre nouvelle équipe dispose de toutes les ressources et configurations essentielles.
Voici comment faire :
Étape 1 : Ouvrez Teams
Cliquez sur l'icône Teams située à gauche de l'application et sélectionnez Créer ou rejoindre des équipes en haut de votre liste d'équipes.
Étape 2 : Commencez à créer votre équipe
Cliquez sur Créer à partir de. Dans le menu contextuel, sélectionnez Plus d'options de création d'équipe.
Étape 3 : Créer une équipe à partir d'une équipe existante
Sélectionnez À partir d'une autre équipe. Vous verrez apparaître une liste des équipes dont vous êtes actuellement membre. Sélectionnez l'équipe que vous souhaitez copier.
Étape 4 : Créer une équipe à partir d'un groupe Microsoft 365
Sélectionnez À partir d'un groupe. Vous verrez alors apparaître une liste des groupes Microsoft 365 dont vous êtes propriétaire, qui ne disposent pas encore d'équipe et qui comptent moins de 10 000 membres.
Sélectionnez le groupe souhaité, et une nouvelle équipe avec le même nom, le même niveau de confidentialité, la même sensibilité et les mêmes membres sera automatiquement créée.
Étape 5 : Ajouter les détails de l'équipe
Donnez un nom à votre nouvelle équipe, ajoutez une description, modifiez les paramètres de confidentialité et définissez le libellé de confidentialité (le cas échéant).
Microsoft Teams créera automatiquement un nouveau canal nommé « Général » pour votre équipe, que vous pourrez renommer ultérieurement.
Étape 6 : Choisissez ce que vous souhaitez copier
Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les éléments de l'équipe existante à copier : canaux, onglets, paramètres, applications et même membres.
Si vous choisissez de ne pas copier les membres, n'oubliez pas d'ajouter manuellement les membres à l'équipe.
Étape 7 : Terminer
Une fois que tout est configuré, cliquez sur Créer pour achever le processus.
En savoir plus : Guide complet sur la gestion de projet avec Microsoft Teams
Création d'équipes à l'aide d'un modèle
Vous cherchez un moyen rapide de mettre votre équipe sur pied ? Teams propose divers modèles qui vous permettent de partir sur des bases solides sans avoir à tout créer de zéro.
Ces modèles sont préchargés avec des canaux, des applications et des paramètres conçus pour différents usages. C'est un excellent moyen de gagner du temps et de vous assurer que vous disposez des bons outils à portée de main.
Étape 1 : Ouvrez Teams
Cliquez sur l'icône Teams située à gauche de l'application. Sélectionnez Créer ou rejoindre une équipe en haut de votre liste d'équipes.
Étape 2 : Commencez à créer votre équipe
Cliquez sur Créer une équipe. Dans le menu qui s'affiche, sélectionnez Plus d'options pour créer une équipe.
Étape 3 : Choisissez un modèle
Accédez à Sélectionner à partir d'un modèle. Parcourez la liste des modèles disponibles, tels que la gestion de projet, la gestion d'évènements, les services de vente au détail ou les soins de santé. L'administrateur de votre organisation peut également disposer de modèles personnalisés.
Étape 4 : Vérifiez les détails du modèle
Consultez la liste des canaux et des applications inclus dans le modèle. Vous pouvez les personnaliser ou les modifier ultérieurement. Cliquez sur Utiliser ce modèle pour continuer.
Étape 5 : Définissez la confidentialité et personnalisez votre équipe
Choisissez le paramètre de confidentialité de votre équipe et sélectionnez le libellé de confidentialité de votre équipe. Entrez un nom d'équipe et ajoutez une description facultative. Vous pouvez également renommer le canal général créé automatiquement ou tout autre canal fourni par le modèle.
Étape 6 : Créer l'équipe
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Créer en bas pour lancer le processus de création de l'équipe.
Création d'une équipe à l'échelle de l'organisation
Une équipe à l'échelle de l'organisation dans Microsoft Teams permet à l'ensemble de votre entreprise de rester connectée. Elle peut accueillir jusqu'à 5 000 membres, ce qui la rend parfaite pour les grandes organisations qui cherchent à améliorer la transparence et à s'assurer que chaque employé reste informé.
Étape 1 : Ouvrez Microsoft Teams
Cliquez sur l'icône Teams dans la barre latérale gauche de l'application. Cela affichera la liste de vos équipes actuelles et vous permettra d'en créer de nouvelles.
Étape 2 : Commencez à créer une nouvelle équipe
Une fois dans la section Teams, cliquez sur le bouton Créer une équipe. Une fenêtre contextuelle s'affichera, vous proposant différentes façons de créer votre équipe.
Étape 3 : Choisissez de créer une équipe à partir de zéro
Pour configurer une nouvelle équipe personnalisée, sélectionnez Créer une équipe à partir de zéro. Cela vous permettra de contrôler entièrement la structure et les paramètres de la nouvelle équipe.
Étape 4 : Sélectionnez l'équipe à l'échelle de l'organisation
Si vous êtes administrateur Microsoft 365, vous verrez l'option À l'échelle de l'organisation. Celle-ci vous permet d'inclure automatiquement tous les membres de l'entreprise, ce qui vous évite d'ajouter les membres individuellement. Les nouveaux employés sont également ajoutés automatiquement lorsqu'ils rejoignent l'entreprise.
Étape 5 : Nommez votre équipe à l'échelle de l'organisation
Entrez un nom pour votre équipe et ajoutez une brève description expliquant son objectif. Cela aidera les membres de l'équipe à comprendre rapidement l'objectif de cette équipe à l'échelle de l'organisation.
Étape 6 : cliquez sur Créer.
Après avoir nommé votre équipe, cliquez sur Créer une équipe. Microsoft Teams ajoutera automatiquement tous les employés et les nouvelles recrues à l'équipe à l'échelle de l'organisation, garantissant ainsi que votre équipe reste à jour sans travail supplémentaire.
Une fois que vous avez créé une équipe, vous en devenez par défaut le propriétaire. Cela signifie que vous pouvez inviter des membres à la rejoindre et ajouter des canaux pour faciliter la collaboration. De plus, vous avez la possibilité de créer encore plus d'équipes, jusqu'à 250 par compte !
Limites de l'utilisation de Microsoft Teams pour la communication
Lorsque vous utilisez Microsoft Teams pour la gestion de projet, la communication et le partage de fichiers, il est important de comprendre certaines de ses limites. C'est un excellent outil pour rassembler les gens lors de réunions virtuelles et il offre toute une gamme d'intégrations. Cependant, certaines contraintes peuvent affecter la collaboration, en particulier dans les grandes organisations ou les projets complexes.
Limitations des canaux
Dans Microsoft Teams, chaque équipe est limitée à 200 canaux. Si cela peut convenir pour les petits projets, cela peut s'avérer restrictif pour les équipes plus importantes ou les configurations de gestion de projet complexes. Les utilisateurs qui travaillent sur des tâches complexes avec plusieurs canaux pour les plans de communication ou le partage de fichiers peuvent avoir besoin de restructurer ou de trouver des solutions créatives.
Accès aux applications dans les canaux privés et partagés
Bien que Microsoft Teams offre d'excellentes intégrations avec les logiciels populaires de gestion de projet et de partage de fichiers, toutes les applications ne sont pas disponibles dans les canaux privés ou partagés. Cela peut perturber les flux de travail, en particulier lorsque les équipes s'appuient sur des outils spécifiques pour les réunions virtuelles ou la gestion des stratégies de communication.
Expérience de partage d'écran médiocre
Lors d'une présentation dans le cadre d'une réunion virtuelle, Teams offre une capacité limitée pour discuter avec les participants pendant le partage d'écran. Cela peut être frustrant, en particulier lorsque la communication ou les commentaires en temps réel sont essentiels. Cela peut entraîner des retards dans la prise de décision et nuire à la collaboration.
Expiration des enregistrements
Les enregistrements de réunions sont précieux, notamment pour conserver une trace des discussions importantes. Cependant, dans Microsoft Teams, ces enregistrements expirent après une certaine période. Cela peut poser problème pour les projets à long terme qui nécessitent d'accéder à des discussions passées, à des agendas de réunions ou à des plans de communication.
Pour obtenir une documentation plus complète, vous devrez explorer d'autres solutions ou trouver un logiciel supplémentaire de partage de fichiers à des fins d'archivage.
Problèmes liés à la propriété des canaux privés
Une limitation surprenante est que les propriétaires d'équipe dans Microsoft Teams ne sont pas automatiquement ajoutés aux canaux privés. Cela signifie que des discussions importantes concernant la gestion de projet, le partage de fichiers ou même les intégrations peuvent avoir lieu à l'insu du propriétaire de l'équipe. Cela peut créer un manque de supervision, rendant plus difficile l'alignement de toute l'équipe sur les objectifs de communication et de collaboration.
Améliorer la communication au sein de l'équipe avec ClickUp
ClickUp est une plateforme de productivité polyvalente où les équipes peuvent se réunir pour réfléchir, planifier et collaborer sur tout, y compris les documents de processus et la conception de produits. Elle rationalise divers flux de travail, permettant aux équipes de gérer plusieurs aspects de leur travail en un seul endroit.
Ce qui rend ClickUp particulièrement efficace, c'est sa capacité à s'adapter à différents cas d'utilisation sans sacrifier la fonctionnalité ou la facilité d'utilisation. Qu'il s'agisse de gérer des projets complexes en matière de gestion de projet, d'organiser des modèles de communication ou de traiter des tâches de conception détaillées, ClickUp est un outil complet qui améliore la productivité et la collaboration.
L'intégration de ClickUp Teams facilite la gestion des projets et des tâches : plus besoin de passer d'une plateforme à l'autre. L'intégration de ClickUp à MS Teams vous permet de créer et de gérer facilement des tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe et de suivre leur progression directement dans votre environnement Teams habituel. Vous pouvez également afficher et discuter des tâches en temps réel pendant les réunions, sans avoir à passer d'une application à l'autre.
Voyons maintenant les autres fonctionnalités de collaboration disponibles dans ClickUp !
Discutez avec les membres de l'équipe et attribuez des tâches
ClickUp Chat est conçu pour faciliter la collaboration. Il ne s'agit pas seulement d'un outil de messagerie, mais aussi d'un partenaire de gestion de projet qui intègre les tâches, les documents, les commentaires et les chats en un seul endroit.
Vous avez un commentaire qui doit être transformé en tâche ? Créez des suivis pour garantir la responsabilité. De plus, la synchronisation des fils de discussion avec les tâches permet d'aligner chaque discussion avec les mises à jour de votre projet. Vous n'avez plus besoin de passer sans cesse des chats aux tableaux de tâches.
Mais ce n'est pas tout ! Vous pouvez structurer vos discussions en espaces qui reflètent le mode de fonctionnement de votre équipe. Cette fonctionnalité vous aide à rester concentré et productif sans vous laisser submerger par des discussions dispersées entre différents projets.
Vous avez des annonces ou des mises à jour importantes à communiquer ? Utilisez les publications pour faire des annonces et garantir la clarté à tous les niveaux.
Que vous discutiez par messages directs, que vous définissiez des rappels ou que vous participiez à des appels vocaux et des visioconférences, ClickUp Chat vous permet de rester connecté et de garder le contrôle.
💈Bonus : vous pouvez également utiliser le modèle de message instantané ClickUp pour créer un salon de discussion interne pour votre équipe, ce qui vous aidera à organiser les discussions en un seul endroit.
Enregistrer et partager des écrans
ClickUp Clips a complètement révolutionné la communication au sein des équipes en proposant une nouvelle approche de l'enregistrement d'écran qui améliore la clarté et la collaboration. Il vous permet d'exprimer vos idées sans effort, vous aidant ainsi à vous démarquer.
La création d'un Clip est simple et intuitive. Il suffit de cliquer sur l'icône vidéo dans n'importe quelle discussion ClickUp pour commencer immédiatement à enregistrer votre écran. Cette fonction est une excellente alternative aux outils de chat traditionnels, car elle vous permet de transmettre facilement des informations complexes ou de partager vos commentaires.
Partager vos clips n'a jamais été aussi simple. Vous pouvez les intégrer dans ClickUp, partager un lien public ou télécharger le fichier vidéo pour l'utiliser comme bon vous semble.
Ce niveau de flexibilité garantit que tout le monde reste sur la même page, qu'il s'agisse des membres de votre équipe ou de parties prenantes externes. Après avoir partagé votre Clip, votre équipe peut facilement demander des commentaires ou des éclaircissements en y ajoutant des remarques. Plutôt pratique, n'est-ce pas ?
Rationalisez la gestion des réunions
Une gestion efficace des réunions peut faire ou défaire votre santé mentale, surtout lorsque les comptes rendus de réunion sont plus longs que la réunion elle-même !
Heureusement, ClickUp Réunions rend l'ensemble du processus fluide. Commencez par utiliser les commentaires assignés pour clarifier les responsabilités. Lorsqu'un commentaire nécessite une action de la part d'un membre de l'équipe, vous pouvez l'assigner directement, afin que chacun sache ce qu'il doit faire.
Ensuite, utilisez les checklists pour créer une liste structurée de sujets de discussion. À mesure que chaque élément est traité, cochez-le dans la liste afin que votre réunion reste organisée et ne dévie pas de son objectif.
Vous pouvez également tirer parti des tâches récurrentes pour gagner du temps lors de la création d'ordres du jour de réunion. Une fois que vous avez établi un agenda, il réapparaîtra automatiquement pour les réunions futures, vous libérant ainsi de la création répétitive de tâches.
💡Conseil de pro : Vous souhaitez éviter les clics interminables et passer à l'action instantanément ? Les commandes slash vous permettent de vous lancer facilement dans vos tâches et de rationaliser vos notes de réunion ! Il vous suffit de taper une barre oblique (/) dans n'importe quel champ de texte pour accéder à un menu de commandes, ce qui vous permet d'agir immédiatement sans clics inutiles.
Boostez votre productivité avec Zoom et Slack
Vous vous demandez toujours si ClickUp est la solution adaptée aux besoins de votre entreprise en matière de messagerie? La plateforme n'excelle pas seulement dans la gestion de projet, elle offre également de puissantes fonctionnalités de collaboration qui s'intègrent à des outils tels que Zoom et Slack.
Grâce à l'intégration Zoom, vous pouvez planifier et démarrer des réunions directement depuis ClickUp en toute simplicité. Vous pouvez associer des tâches à des réunions spécifiques, afin que tout le monde sache ce dont il faut discuter. Cette intégration rationalise votre flux de travail et permet de garder les discussions pertinentes et organisées.
D'autre part, l'intégration Slack vous aide à rester connecté avec votre équipe en temps réel. Vous pouvez recevoir des mises à jour, attribuer des tâches et gérer les discussions directement depuis vos canaux Slack. Que vous partagiez la progression d'un projet ou discutiez des détails d'un projet, cette intégration permet de tout centraliser.
L'intégration améliore les flux de travail, en particulier pour la gestion des plans de communication, le partage de fichiers ou la mise à jour des agendas des réunions. Cela fait de ClickUp l'une des meilleures alternatives à Microsoft Teams pour une expérience de gestion de projet unifiée.
Optimisez la communication interne
Une communication efficace est essentielle pour toute équipe, et le fait d'avoir des objectifs de communication clairs peut considérablement améliorer la collaboration et la productivité.
Par exemple, le modèle de stratégie de communication interne et de plan d'action ClickUp vous aide à atteindre vos objectifs de communication en vous proposant une approche structurée. Vous pouvez définir des stratégies concrètes pour améliorer la communication au sein de votre équipe, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Il offre une vue Tableau pour organiser votre stratégie de manière visuelle, ce qui facilite son évaluation et son adaptation si nécessaire. Vous pouvez également suivre les indicateurs clés à l'aide des tableaux de bord ClickUp afin de mesurer l'efficacité de vos initiatives de communication.
💡Conseil de pro : vous pouvez accéder à plus de 1 000 modèles dans ClickUp pour rationaliser votre flux de travail. Les modèles facilitent le lancement de projets, la gestion des tâches et améliorent la collaboration au sein de l'équipe.
Simplifiez vos réunions virtuelles
ClickUp Brain, le moteur IA de ClickUp, est là pour simplifier vos réunions virtuelles et vos efforts de collaboration. Nous savons à quel point il peut être fastidieux de passer au crible de longs enregistrements ou des notes après une réunion. C'est pourquoi ClickUp Brain génère automatiquement des résumés de réunion afin que vous puissiez trouver instantanément les informations pertinentes.
Pendant les réunions virtuelles, ClickUp Brain assure la prise de notes en temps réel, capturant les points clés et les éléments à mener à bien à la volée. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur les discussions pendant que l'IA s'occupe des détails. Vous n'avez plus à vous soucier de déchiffrer vos notes désordonnées par la suite !
Au lieu d'essayer de vous souvenir qui doit faire quoi après une réunion, utilisez la création de tâches par IA pour transformer les décisions en tâches, afin que votre équipe puisse se concentrer sur la réalisation immédiate des tâches.
Optimisez la collaboration dans Microsoft Teams avec ClickUp
Microsoft Teams se distingue comme une plateforme fantastique pour améliorer la communication et la collaboration au sein de toute organisation. Elle permet d'échanger des messages, de passer des visioconférences et de s'intégrer à Office 365 en toute transparence, ce qui permet à tout le monde de rester connecté et informé.
La création d'équipes adaptées à des besoins spécifiques peut considérablement améliorer la productivité et garantir une communication fluide entre les membres de l'équipe.
L'intégration de ClickUp à Microsoft Teams peut encore améliorer votre expérience de travail. Avec ClickUp, vous pouvez gérer vos tâches, vos projets et vos communications en un seul endroit, ce qui rend la collaboration plus efficace.
Cela vous permettra d'améliorer votre travail d'équipe, en vous assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille vers des objectifs communs. Inscrivez-vous dès aujourd'hui à ClickUp!