Vous connaissez le vieil adage « Chacun ses goûts » ? 🖌️
Eh bien, cela vaut également pour le travail d'équipe. Tout comme il n'existe pas de taille unique pour les jeans, il n'existe pas d'approche universelle pour travailler avec les autres.
C'est là qu'intervient le document « Comment travailler avec moi » ou « Manuel de moi ». Il s'agit d'un manuel d'utilisation personnel destiné à vos collaborateurs.
Si vous vous sentez dépassé par votre intégration dans une nouvelle équipe ou si vous souhaitez améliorer vos compétences en matière de travail d'équipe, un document intitulé « Comment travailler avec moi » pourrait être exactement ce dont vous avez besoin. 💡
La création de ce document peut sembler intimidante, mais c'est plus facile que vous ne le pensez ! Quelques détails clés peuvent considérablement améliorer vos relations de travail, et nous vous guiderons à travers les étapes simples pour vous aider à démarrer.
Qu'est-ce qu'un document « Comment travailler avec moi » ?
Un document « Comment travailler avec moi » est un guide personnalisé qui détaille votre style de travail, vos préférences en matière de communication et vos attentes en matière de collaboration.
Contrairement à l'approche traditionnelle qui consiste à apprendre les préférences de quelqu'un au fil du temps, un document « Comment travailler avec moi » :
- Clarifie vos préférences de travail, aidant vos collègues et vos équipes à s'aligner plus efficacement sur vos processus.
- Aide vos collègues, vos responsables et vos équipes à comprendre les interactions en personne, ce qui permet d'améliorer les flux de travail et de renforcer les relations professionnelles.
- Fournit des directives claires pour favoriser l'engagement, créant ainsi un environnement de travail plus harmonieux et plus efficace.
En bref, un document « Comment travailler avec moi » est une fiche aide-mémoire qui aide votre équipe à comprendre vos habitudes de travail, votre style de communication et vos priorités. 📚
Quels sont les avantages d'utiliser un document « Comment travailler avec moi » ?
Explorons maintenant les avantages de ce guide d'utilisation, en soulignant comment il peut améliorer les interactions individuelles et les performances de l'équipe.
Communication améliorée
Le document « Comment travailler avec moi » est conçu pour vous permettre de définir vos préférences en matière de communication.
Par exemple, préférez-vous les e-mails pour les discussions structurées, ou êtes-vous plus à l'aise avec les messages informels sur les plateformes de chat ?
Lorsque vous partagez votre style de communication, cela aide votre équipe à choisir les meilleurs canaux, rendant la collaboration plus fluide et plus efficace !
En précisant vos méthodes de communication préférées, telles que les canaux, les délais de réponse et la fréquence des mises à jour, vous éliminez les incertitudes. Votre équipe saura exactement comment et quand vous joindre, ce qui réduira les retards et les malentendus.
💡Conseil de pro : une communication efficace est essentielle dans toute équipe. Pour améliorer cet aspect, explorez les stratégies de communication qui correspondent à votre style.
Réduction du temps d'intégration
Comprendre comment les gens travaillent lorsqu'ils commencent un nouvel emploi ou rejoignent une nouvelle équipe prend du temps et peut être intimidant.
Cependant, un document intitulé « Comment travailler avec moi » fournit des informations essentielles dès le départ, ce qui aide les employés à s'adapter à leur rôle. Cela réduit considérablement le temps d'intégration, tant pour l'employé que pour le responsable.
📌 Par exemple, le document « Comment travailler avec moi » de votre responsable révèle qu'il préfère être informé de l'avancement des projets via un document partagé et organiser des réunions individuelles hebdomadaires pour discuter en profondeur. Le fait de savoir qu'il vous fournit des commentaires constructifs en privé vous aide à adapter votre style de communication et à demander de l'assistance plus efficacement, ce qui accélère votre intégration et renforce votre relation.
Attentes alignées
Ce guide d'utilisation personnel vous aide également, vous et les membres de votre équipe, à définir des attentes claires en matière d'horaires de travail, de livrables et de délais.
📌 Par exemple, si vous travaillez généralement de 9 h à 17 h et que vous avez besoin d'une période de concentration ininterrompue de 10 h à midi pour vous concentrer pleinement, indiquez-le dans le modèle afin d'éviter tout malentendu avec votre équipe.
Il permet à chacun de savoir quand et comment vous contacter. Cette transparence évite le surmenage et favorise un équilibre sain entre le travail et la vie privée.
Des réunions plus productives
Combien de fois avez-vous participé à des réunions en ligne en vous demandant si tout le monde était sur la même longueur d'onde ?
Le document « Comment travailler avec moi » explique clairement comment interagir au mieux avec vous pendant les réunions. Il informe également l'équipe de votre format de réunion préféré et de vos styles d'engagement.
📌 Par exemple, si vous préférez les présentations visuelles aux longues discussions, vos collègues peuvent s'y préparer en conséquence. Cette harmonisation permet à chacun de rester concentré et garantit l'efficacité et la pertinence des réunions.
En favorisant une communication claire, vous instaurez la confiance. En documentant vos préférences en matière de feedback et votre approche décisionnelle, vous permettez aux membres de votre équipe de se sentir plus à l'aise pour collaborer avec vous, ce qui réduit les tensions et favorise des relations solides.
En offrant une vision transparente de votre style de travail et de vos préférences, vous réduisez les frictions potentielles et cultivez le respect mutuel. Au fil du temps, cette clarté renforce la confiance et améliore la cohésion de l'équipe.
💡 Conseil de pro : mener une étude et une analyse de marché sur d'autres entreprises de réussite (et sur la manière dont elles créent ces guides) peut vous fournir des informations précieuses et vous inspirer pour structurer votre propre guide d'utilisation.
Comment créer un document « Comment travailler avec moi »
La création d'un document « Comment travailler avec moi » nécessite une introspection et une approche structurée. Voici un guide étape par étape pour vous aider à définir votre style de travail.
1. Comprenez l'objectif du document
Tout d'abord, clarifions ce que ce document n'est pas. Il ne s'agit pas d'une liste d'exigences sur la manière de travailler précisément selon vos conditions. Il s'agit plutôt d'un guide destiné à aider les autres à comprendre comment ils peuvent collaborer avec vous avec succès et plus efficacement.
Ce document est conçu comme un moyen de communication proactive visant à éviter les malentendus, à accroître la productivité et à entretenir les relations au sein de l'équipe.
En fin de compte, le document « Comment travailler avec moi » apporte de la transparence. Il répond aux questions clés que pourrait se poser un nouveau membre de l'équipe ou un nouveau collaborateur, telles que :
- Quel est votre style de communication préféré ?
- Comment donnez-vous et recevez-vous des commentaires positifs et négatifs ?
- Quels sont vos horaires de travail ou vos moments de concentration ?
- Comment prenez-vous vos décisions ?
Répondre à ces questions permet d'éliminer la confusion et l'ambiguïté qui conduisent souvent à des conflits au sein des équipes.
Une fois que vous avez réfléchi à votre style de travail, il est temps de coucher vos pensées sur papier. Et c'est là que ClickUp entre en jeu ! Cet outil puissant de gestion de projet peut rendre la rédaction plus fluide et mieux organisée.
Grâce à des fonctionnalités telles que des modèles personnalisables et la modification collaborative de documents, ClickUp vous permet de créer efficacement votre document « Comment travailler avec moi » tout en garantissant que vos idées sont facilement accessibles à votre équipe.
Pour commencer à rédiger votre document, utilisez ClickUp Docs. Il ne s'agit pas simplement d'un éditeur sophistiqué, mais d'un outil intelligent qui vous aide à organiser, gérer et communiquer de manière fluide. Voici pourquoi il se démarque.
- Clair et flexible : vous pouvez structurer votre document en sections telles que les heures de travail et les préférences en matière de commentaires sans mettre en forme de manière compliquée.
- Collaboration en temps réel : votre équipe peut intervenir, commenter et contribuer simultanément — tout le monde met la main à la pâte.
- Mises à jour dynamiques : à mesure que la dynamique de votre travail évolue (et elle évoluera), vous pouvez facilement mettre à jour votre document.
- Flux de travail intégré : vous pouvez directement lier des tâches, des projets et des objectifs à votre document. Cela en fait un élément actif de votre flux de travail, plutôt qu'un simple guide statique.
2. Commencez par votre style de communication
La communication est au cœur de toute relation de travail réussie, et chacun communique à sa manière. Certains d'entre nous sont directs et aiment aller droit au but, tandis que d'autres apprécient davantage le contexte ou même les petites conversations pour briser la glace. Mais voici le problème : ce qui fonctionne pour une personne peut être un cauchemar pour une autre. C'est pourquoi il est essentiel de commencer par indiquer vos préférences en matière de communication dans votre document.
Que faut-il inclure dans le document ?
- Moyen de communication préféré : mentionnez comment vous préférez que vos collègues communiquent avec vous (texte, e-mail, appel, etc.).
- Temps de réponse : indiquez si vous répondez immédiatement ou si vous réservez des plages horaires spécifiques pour les messages.
- Franchise : indiquez si vous préférez une communication directe ou une approche plus nuancée.
📌 Exemple : « Je suis plus réactif sur les applications de messagerie pour les discussions rapides et je préfère les e-mails pour tout ce qui nécessite une réflexion approfondie, un processus de réflexion détaillé ou de la documentation. Je consulte généralement ma boîte de réception deux fois par jour, donc un message rapide est préférable s'il s'agit d'une urgence. »
À faire, vous définissez des attentes claires et évitez les allers-retours incessants qui surviennent souvent lorsque les styles de communication ne sont pas clairs.
3. Mentionnez vos horaires de travail et vos disponibilités
Dans un environnement de télétravail, les horaires varient considérablement. 🌍
Certains membres de l'équipe peuvent travailler selon un horaire traditionnel de 9 h à 17 h, tandis que d'autres peuvent avoir des horaires plus flexibles en raison d'engagements personnels ou de fuseaux horaires.
En indiquant vos heures de travail, vos collègues sauront plus facilement quand vous serez en ligne, ce qui réduira leur frustration lorsqu'ils planifient des réunions ou attendent des réponses.
Ce qu'il faut inclure :
- Heures de travail principales : quand êtes-vous généralement disponible pour des réunions ou du travail collaboratif ?
- Temps de concentration : précisez les heures pendant lesquelles vous préférez ne pas être dérangé.
- Limites : si vous êtes disponible après les heures de travail en cas d'urgence, définissez ce qui constitue une urgence. Vous pouvez également mentionner comment vous préférez gérer la communication asynchrone entre les fuseaux horaires.
📌 Exemple : « Mes horaires de travail sont de 9 h à 18 h. Je réserve mes matinées, de 9 h à 11 h, à un travail intensif, je ne suis donc pas disponible pour des réunions. N'hésitez pas à planifier vos réunions l'après-midi, idéalement après 12 h. »
4. Clarifiez votre processus décisionnel
Nous avons tous une approche différente de la prise de décision. Certains d'entre nous aiment se lancer, analyser les données et prendre des décisions rapides.
D'autres préfèrent prendre leur temps, faire des recherches, consulter les membres de l'équipe et réfléchir avant de faire un choix. Décrire votre processus décisionnel peut aider les autres à comprendre comment ils peuvent contribuer aux discussions et offrir des commentaires qui correspondent à votre style.
Ceci est particulièrement utile pour les managers d'équipe, les managers de projet, les chefs de produit et les cadres qui doivent favoriser la collaboration et l'efficacité au sein de leur équipe.
Ce qu'il faut inclure :
- Votre approche des décisions : indiquez si vous avez besoin de disposer de toutes les informations avant de vous lancer ou si vous préférez recueillir l'avis des autres. Certaines personnes s'épanouissent dans la collaboration, tandis que d'autres aiment prendre des décisions de manière indépendante, sans influence extérieure.
- Délai d'exécution : précisez si vous prenez des décisions rapidement ou si vous avez besoin de temps pour réfléchir avant la validation. Connaître votre rythme aide les autres à comprendre comment interagir avec vous pendant le processus décisionnel.
📌 Exemple : « Je préfère disposer d'autant de données et de contexte que possible lorsque je prends des décisions, en particulier si elles ont un impact sur l'équipe. Bien que je sois capable de prendre des décisions rapides lorsque cela est nécessaire, pour la plupart des discussions d'ordre général, j'apprécie de disposer de 24 à 48 heures pour réfléchir et consulter les autres. »
5. Décrivez votre approche en matière de feedback
Il s'agit d'une partie essentielle du document. Le feedback peut être délicat, en particulier dans les équipes à distance où le langage corporel et le ton peuvent facilement être mal interprétés.
En expliquant comment vous préférez donner et recevoir des commentaires, vous pouvez éviter les malentendus et vous assurer que les commentaires sont constructifs et bien accueillis.
Ce qu'il faut inclure :
- Donner son avis : faites-vous votre avis sur le champ ou préférez-vous le garder pour des réunions individuelles ? Êtes-vous plutôt direct ou diplomate ?
- Recevoir des commentaires : lorsque vous recevez des commentaires, préférez-vous une approche directe ou une approche plus réfléchie et écrite ? N'hésitez pas à mentionner si vous avez besoin de temps pour traiter les commentaires avant de répondre.
📌 Exemple : « Je crois en l'importance de donner un retour d'information en temps opportun, donc vous aurez généralement de mes nouvelles pendant ou peu après un projet si quelque chose doit être amélioré. Quant à recevoir des commentaires, je préfère les remarques directes et concrètes par e-mail ou en tête-à-tête. »
6. Définissez votre style de collaboration
Chacun collabore à sa manière.
Certains aiment le brainstorming en groupe, tandis que d'autres préfèrent travailler de manière indépendante et se réunir pour discuter. Cela aide les gens à comprendre comment travailler avec vous sur des projets et lors de réunions.
Ce qu'il faut inclure :
- Travail en groupe ou individuel : préférez-vous le chaos des brainstormings en groupe ou réfléchir seul à vos idées avant de les présenter ? Faites savoir à votre équipe ce qui stimule votre créativité.
- Préférences en matière de réunions : êtes-vous partisan des réunions fréquentes ou préférez-vous limiter les réunions au strict minimum ? Préférez-vous les visioconférences ou communiquez-vous plutôt de manière asynchrone?
📌 Exemple : « Je préfère travailler de manière indépendante sur la première ébauche d'un projet, puis la soumettre à l'équipe pour obtenir des commentaires. Trop de réunions peuvent être perturbantes, je m'efforce donc de les limiter à une fois par semaine, sauf en cas d'urgence. »
Et n'oubliez pas : affiner vos compétences interpersonnelles et collaboratives est la clé pour garantir un excellent travail d'équipe à chaque fois. Après tout, même les meilleures idées ont besoin d'un petit coup de pouce !
À lire également : Stratégies efficaces de gestion collaborative du travail pour les équipes
7. Indiquez vos limites et vos préférences
Il est également essentiel de mettre en avant vos préférences et vos limites personnelles.
Qu'il s'agisse de vos interactions sociales avec votre équipe ou de votre approche de la résolution des conflits, ces informations personnelles peuvent fournir un cadre utile pour la collaboration.
Ce qu'il faut inclure :
- Interactions sociales : préférez-vous discuter avant de vous plonger dans les détails ? Ou préférez-vous aller droit au but ? Faites savoir à votre équipe ce qui vous aide à vous concentrer.
- Gérer le stress et les conflits : lorsque les tensions montent, comment réagissez-vous ? Abordez-vous les problèmes de front ou préférez-vous une approche plus mesurée et privée ? Partager cela peut aider vos collègues à naviguer avec vous dans les eaux troubles.
En clarifiant votre style de communication, vous aiderez non seulement votre équipe à comprendre comment vous écrire des messages, mais vous favoriserez également un environnement dans lequel vos collaborateurs se sentiront à l'aise pour donner et recevoir des commentaires.
📌 Exemple : « J'apprécie les petites discussions au début des réunions, car elles permettent d' établir de bonnes relations . Cependant, j'accorde également de l'importance à l'efficacité, c'est pourquoi j'aime passer à l'agenda dans les 5 à 10 premières minutes. En cas de conflit, je préfère la communication directe, mais je pars toujours du principe que les intentions sont bonnes. »
N'oubliez pas qu'il n'y a aucun mal à faire des recherches et à voir ce que font les autres. En examinant ce qui fonctionne pour les autres, vous pouvez trouver l'inspiration et les bonnes pratiques à appliquer à votre document.
💡 Conseil de pro : inclure des exemples spécifiques de la manière dont vous préférez communiquer peut combler les différences culturelles et améliorer la compréhension du contexte parmi les membres de l'équipe.
Par exemple, si certains membres de votre équipe proviennent de cultures qui privilégient la formalité, vous pouvez mentionner que vous appréciez les salutations respectueuses et les titres appropriés dans les e-mails, tout en encourageant un ton informel dans les discussions de suivi. Cette clarté aide chacun à comprendre vos attentes et à se sentir à l'aise pour interagir d'une manière qui correspond à ses normes culturelles.
8. Faites-en un document évolutif
Enfin, ce document doit évoluer au même rythme que vous. Les styles de travail changent, les cultures d'entreprise évoluent et de nouveaux défis apparaissent. 🔄
Revisitez et révisez régulièrement votre document « Comment travailler avec moi », en particulier si vous changez de rôle ou d'équipe. En le tenant à jour, vous vous assurez qu'il reste un outil pertinent pour améliorer la communication et la collaboration.
Si la rédaction de ce document vous semble insurmontable, ne vous inquiétez pas : ClickUp Brain est là pour vous aider !
Cet outil d'IA peut vous aider à gagner un temps considérable :
- Rédaction simplifiée : obtenez des suggestions pertinentes de ClickUp Brain pour exprimer clairement vos préférences en matière de communication.
- Commentaires positifs : générez des commentaires et des notes encourageants qui trouvent un écho auprès de votre équipe grâce à l'aide de l'IA.
- Flux de travail rationalisé : automatisez les tâches fastidieuses telles que l'envoi de rappels pour les mises à jour et la collecte de commentaires, ce qui vous permet de vous concentrer sur la collaboration réelle au sein de l'équipe et l'amélioration de votre document.
- Intégration RH : utilisez ClickUp Brain dans la plateforme de gestion RH ClickUp pour vous assurer que le style de travail de chacun est respecté et aligné sur les objectifs de l'organisation.
Préférez-vous un document pré-rempli que vous pouvez rapidement personnaliser ? Les modèles « Work With Me » (Travaillez avec moi) de ClickUp, présentés ci-dessous, peuvent vous servir de base solide.
Modèles « Comment travailler avec moi » par ClickUp
Nous vous proposons deux modèles pour vous aider à démarrer : l'un pour définir votre style de travail et l'autre pour aider les managers à définir leur façon préférée de travailler avec leurs équipes.
Modèle ClickUp « Comment travailler avec moi » [Collaborateur individuel]
Si vous êtes un collaborateur individuel, vous avez besoin du modèle ClickUp Travailler avec moi [Collaborateur individuel].
![Communiquez votre style de travail à votre responsable et à votre équipe à l'aide du modèle « Travailler avec moi [Collaborateur individuel] » de ClickUp.](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-114.png)
Voici la dure réalité : les collaborateurs individuels sont souvent submergés par des tâches spécialisées, et les problèmes de communication sont fréquents.
Vérification des faits : une étude a révélé que diverses formes de mauvaise communication coûtaient chaque année 1 200 milliards de dollars aux entreprises américaines en perte de productivité. 📉
La clarté est donc la clé si vous voulez éviter de faire partie de ces statistiques.
Ce modèle présente votre style de travail, vos préférences et vos attentes, en quelque sorte une grille d'évaluation pour vos collègues. Décrivez donc vos préférences à l'aide de ce modèle :
- Heures de travail préférées : informez les autres de vos disponibilités afin qu'ils ne viennent pas interrompre votre flux de travail.
- Style de communication : précisez comment vous aimez communiquer — personne n'a envie de lire un roman dans un e-mail.
- Préférences en matière de commentaires : indiquez comment vous préférez recevoir les commentaires, en veillant à ce qu'ils soient constructifs et clairs.
En bref, ce modèle n'est pas seulement un plus, il est indispensable pour tous ceux qui souhaitent s'épanouir dans leur rôle sans se sentir dépassés. Alors, ne remettez plus à plus tard, téléchargez le modèle et mettez-vous au travail. Votre futur vous en sera reconnaissant.
Modèle ClickUp « Comment travailler avec moi » [Responsable]
Que vous soyez un manager chevronné ou que vous débutiez dans le management, vous avez besoin du modèle ClickUp « Travailler avec moi [Manager] ». Pourquoi ? Parce que la gestion d'une équipe peut devenir chaotique.
![Faites connaître à votre équipe vos préférences en matière de style de travail grâce au modèle ClickUp « Travailler avec moi [Manager] ».](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-115.png)
Vous devez trouver un équilibre entre le travail et la gestion des différentes personnalités, points de vue et styles de travail. Ainsi, si vous voulez que votre équipe fonctionne bien et prospère, vous devez définir clairement vos attentes quant à votre mode de fonctionnement.
Ce modèle vous permet de :
- Définissez des attentes claires : décrivez votre façon de travailler et de prendre des décisions. Lorsque votre équipe sait à quoi s'attendre, elle se sentira plus à l'aise pour vous poser des questions ou vous faire part de ses idées.
- Favorisez la transparence : documenter vos préférences crée une culture d'inclusion et d' ouverture. Plus besoin de deviner comment communiquer avec vous !
- Améliorez les boucles de rétroaction : déterminez comment vous souhaitez donner et recevoir des commentaires. Il ne s'agit pas seulement d'éviter les discussions délicates, mais aussi de créer une équipe qui s'épanouit grâce à des critiques constructives.
À lire également : 10 modèles gratuits pour mieux connaître votre équipe
ClickUp : votre partenaire de productivité et de collaboration
Créer un document « Comment travailler avec moi » peut sembler aussi intimidant que de s'attaquer à ce tiroir à chaussettes longtemps négligé : c'est désorganisé, mais facile à ignorer. 🤔
Mais une fois que vous l'aurez organisé, vous vous demanderez pourquoi vous avez attendu si longtemps.
Ce document est un outil puissant pour améliorer les interactions sur le lieu de travail. En partageant votre style de communication, votre disponibilité et vos préférences en matière de feedback, vous permettez à vos collègues de collaborer efficacement et de construire des relations plus solides basées sur la confiance.
N'oubliez pas que le but d'un document « Comment travailler avec moi » est de représenter vos préférences actuelles. Considérez-le donc comme un outil évolutif qui s'adapte à votre style de travail et à la dynamique de votre équipe. Des mises à jour régulières permettent de le maintenir à jour, et avec ClickUp, sa rédaction et sa mise à jour deviennent faciles, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la réalisation d'objectifs communs.
Alors, faites l’étape initiale ! La création de votre document « Comment travailler avec moi » clarifiera vos relations de travail et stimulera la productivité de votre équipe. Votre futur moi, ainsi que vos coéquipiers, vous en seront reconnaissants. 🙌
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