Avez-vous déjà eu l'impression que le flux de travail de votre équipe gagnerait à être clarifié ? Certaines tâches passent-elles à la trappe malgré des listes interminables de tâches à faire et des vérifications régulières ?
Il est alors temps d'essayer un tableau Kanban dans Jira.
Que vous utilisiez déjà cet outil ou que vous envisagiez de le faire, ne vous inquiétez pas.
Cet article vous montrera comment créer un tableau Kanban dans Jira et vous permettra d'exploiter tout son potentiel.
Nous vous présenterons également un outil supplémentaire pour l'organisation de projets, 100 % personnalisable, évolutif et facile à utiliser.
Comment créer un tableau Kanban dans Jira
Dans sa forme la plus simple, le tableau Kanban agit comme un centre de commande numérique pour vos projets.
Les colonnes représentent les étapes du travail (comme Backlog, En cours et Terminé), et les tâches (ou problèmes) se déplacent en temps réel, ce qui permet de comprendre clairement où en est chaque élément.
Et Jira ?
Il s'agit d'un logiciel de gestion de projet Kanban très populaire sur le marché, qui a maintes fois prouvé son efficacité pour visualiser les processus de projet, équilibrer les priorités et éviter les goulots d'étranglement.
Les tableaux Kanban sont des composants des projets Jira. Pour créer un tableau, vous devez donc d'abord créer un projet.
Commençons par cela.
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Jira dans votre navigateur. Sinon, inscrivez-vous et créez un compte. Sur votre page d'Accueil, cliquez sur « Projets » dans la barre de menu supérieure et sélectionnez « Créer un projet » dans le menu déroulant.
Étape 2 : parmi les nombreux « Modèles de projet » qui s'affichent à l'écran, accédez à « Développement logiciel » et sélectionnez « Kanban ».
Étape 3 : La fenêtre suivante vous donnera un petit aperçu du Kanban. L'objectif est de vous aider à décider si cette approche vous convient. Si c'est le cas, cliquez sur « Utiliser le modèle ».
Étape 4 : Décidez si vous souhaitez créer un « projet géré par l'équipe » ou opter pour un projet « géré par l'entreprise ».
Le mode « géré par l'équipe » est idéal pour les petites équipes autonomes, tandis que le mode « géré par l'entreprise » offre une gouvernance plus structurée.
Dans cet exemple, choisissons la première option. « Sélectionnez un projet géré par une équipe. »
Étape 5 : Ajoutez maintenant les détails du projet, tels que le nom, l'accès et la clé.
Choisissez de garder le projet privé, de le partager avec un membre sélectionné de l'équipe ou de l'ouvrir pour consultation, modification et collaboration. Pour cet exemple, nous choisirons « Privé ».
La clé fait référence au préfixe descriptif utilisé pour définir votre projet. Bien que Jira crée automatiquement une « clé » une fois que vous avez défini le nom du projet, vous pouvez la modifier manuellement. Vous pouvez également modifier les détails du projet à tout moment dans les paramètres du projet.
Étape 6 : Cliquez sur « Suivant » et voilà, vous avez créé avec succès un projet Kanban, y compris un tableau Kanban dans Jira.
Étape 7 : pour personnaliser le tableau, commencez par renommer les titres des colonnes. Par exemple, appuyez sur le titre « À FAIRE » et modifiez le texte selon vos besoins. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur la coche pour enregistrer vos modifications.
Suivez également les étapes pour les autres colonnes.
Étape 8 : utilisez l'icône (+) située à droite pour ajouter des colonnes supplémentaires. Vous pouvez facilement réorganiser les colonnes en les faisant glisser et en les déposant dans l'ordre de votre choix.
De même, il suffit de cliquer sur l'icône représentant trois points (...) pour supprimer une colonne, puis d'appuyer sur « Supprimer ».
Étape 9 : Ensuite, remplissez votre tableau Kanban avec les tâches (ou les problèmes) pertinents pour votre projet dans les colonnes. Pour cet exemple, nous l'avons terminé.
Étape 10 : Ensuite, cliquez sur l'icône représentant trois points (...) à côté d'une colonne et sélectionnez « Définir la limite de la colonne ».
Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, vous permettant de contrôler le nombre de tâches en cours simultanément. Définissez la limite de travail en cours (WIP).
Les limites de travail en cours (WIP) empêchent les membres de l'équipe d'accepter trop de tâches à la fois.
Suivez les mêmes étapes pour les colonnes restantes.
Étape 11 : ajoutez des informations détaillées pour chaque tâche que vous avez créée. En cliquant sur une tâche, vous ouvrirez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez remplir différents champs, tels que « L’assigné », « Les libellés » et « L’équipe ».
Étape 12 : Ensuite, cliquez sur l'icône représentant trois points (...) et sélectionnez « Configurer le Tableau » pour gérer les paramètres du Tableau.
Étape 13 : Dans le menu latéral, sous « Tableau », sélectionnez « Filtres personnalisés » pour créer des filtres réutilisables afin de rechercher des problèmes dans votre tableau, votre backlog et votre échéancier.
Dans l'exemple, ajoutons un filtre pour tous les problèmes de type « Tâche » à l'aide de la requête JQL « Type = Tâche » et en cliquant sur « Suivant ».
La configuration de base est maintenant terminée.
Étape 14 : Si vous optez toutefois pour la création d'un projet « géré par l'entreprise », vous pouvez organiser davantage vos tâches en configurant des couloirs, qui regrouperont les tâches en fonction de critères spécifiques, tels que l'utilisateur assigné, la priorité ou le type de tâche.
Pour ajouter un couloir, accédez aux « Paramètres du Tableau », naviguez jusqu'à la section « Couloirs » et définissez les critères selon lesquels vous souhaitez regrouper les tâches.
Limites de la création d'un tableau Kanban dans Jira
Bien que Jira soit excellent à bien des égards, il a été conçu pour les équipes de développement logiciel.
Comparés aux alternatives à Jira qui s'adaptent également à des services tels que les ressources humaines, la comptabilité et le marketing, les tableaux Kanban de Jira peuvent s'avérer limités pour les équipes non techniques.
Voici pourquoi Jira n'est peut-être pas la meilleure option pour créer des tableaux Kanban.
1. Aucune application stricte des limites du travail en cours (WIP)
Les limites de travail en cours (WIP) sont essentielles pour maintenir le flux sur un tableau Kanban, mais Jira ne les applique pas.
Même si vous définissez des limites, le système vous adresse un avertissement uniquement lorsque la limite est dépassée, ce qui permet aux membres de l'équipe de déplacer les tâches vers des colonnes surchargées. En l'absence de contrôle strict, vous devez vous assurer manuellement que tout le monde respecte les limites de travail en cours (WIP).
2. La personnalisation du flux de travail est fastidieuse
Si le flux de travail de votre équipe implique des étapes personnalisées qui ne font pas partie des options prédéfinies de Jira, vous passerez probablement beaucoup de temps à configurer les transitions. Cela peut ralentir votre processus d’installation et limiter votre flexibilité lorsque vous devez vous adapter rapidement.
3. Charge administrative liée à la permission pour les grandes équipes
La structure des permissions de Jira peut être assez complexe.
Si vous gérez une grande équipe, il n'est pas toujours intuitif de définir qui peut afficher, modifier ou transférer des tâches. Vous constaterez peut-être que la gestion précise des rôles d'autorisation devient une tâche administrative permanente, ce qui n'est pas un problème dans de nombreux autres logiciels de tableau Kanban gratuits.
4. Les indicateurs Kanban ne sont pas assez détaillés
Bien que Jira propose des rapports Kanban de base, ceux-ci s'avèrent souvent insuffisants lorsque vous souhaitez obtenir des données plus détaillées, par exemple pour analyser la durée du cycle d'un sous-ensemble spécifique de tâches. Jira ne sera pas en mesure de vous fournir ce niveau de granularité sur les indicateurs Kanban .
Vous devrez soit exporter les données manuellement, soit payer pour des plugins, ce qui peut s'avérer frustrant si votre objectif est la maintenance d'un processus allégé.
5. Dépendance vis-à-vis des plugins pour les fonctionnalités avancées
Si vous cherchez à optimiser votre tableau Kanban au-delà des fonctionnalités de base (filtrage avancé, planification des ressources ou couloirs de nage selon des critères personnalisés, par exemple), les capacités natives de Jira sont limitées. Pour en tirer le meilleur parti, vous aurez besoin de plugins tiers tels que Jira Align, Structure for Jira ou Atlassian Analytics, qui entraînent souvent des coûts supplémentaires.
À lire également : Scrum vs Kanban : découvrez la stratégie agile la plus performante
Créer des tableaux Kanban avec ClickUp
Vous vous demandez peut-être : si vous devez choisir entre Jira et ClickUp, lequel choisir ?
Vous connaissez les lacunes de Jira, mais en quoi ClickUp se démarque-t-il ?
| Fonctionnalités | Jira (payant) | ClickUp (gratuit) |
| Feuilles de route inter-équipes et diagrammes de Gantt | Non | Oui |
| Tâches et sous-tâches dans plusieurs listes | Non | Oui |
| Documents collaboratifs, Tableaux blancs et tâches | Non | Oui |
| Gestion de la capacité et de la charge de travail | Non | Oui |
| Étiquettes et champs personnalisés pour organiser les vues sprint et backlog | Non | Oui |
| Possibilité de changer et de personnaliser les vues à tout moment | Non | Oui |
| Des applications natives qui remplacent les plugins coûteux | Non | Oui |
| Flux de travail, statuts et structures de transition flexibles | Non | Oui |
| Objectifs et OKR | Non | Oui |
| Visibilité en temps réel | Non | Oui |
| Une expérience utilisateur agréable | Non | Oui |
Alors, devriez-vous passer de Jira à ClickUp?
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, grâce aux solutions de gestion de projet ClickUp, vous pouvez gérer sans effort même les projets les plus complexes. Vous pouvez diviser les tâches en étapes claires et gérables et collaborer efficacement, tout en assurant la coordination de tous les participants du début à la fin.
Vous pouvez utiliser ClickUp pour créer des tableaux Kanban intuitifs qui vous permettent de personnaliser et de suivre chaque aspect de vos tâches.
Par exemple, vous pouvez créer des colonnes pour les étapes telles que « À faire », « En cours », « À réviser » et « Achevé », puis les réorganiser à l'aide d'une interface conviviale de type glisser-déposer.
Adaptez ces étapes aux processus spécifiques de votre équipe, que vous meniez des sprints ou lanciez un nouveau produit.
Pour simplifier la gestion des tâches, utilisez les champs personnalisés pour filtrer et trier les tâches en fonction d'indicateurs essentiels tels que le statut, l'assigné, la priorité ou la date d'échéance. Vous pouvez même ajouter, masquer ou réorganiser les cartes de tâches pour rester flexible lorsque les priorités changent.
Grâce à la barre d'action en bloc ClickUp, vous pouvez effectuer plusieurs mises à jour en quelques clics seulement. Vous avez besoin de marquer plusieurs tâches comme « bloquées » ou « en attente d'autres personnes » ? Ou peut-être avez-vous besoin de copier un ensemble de tâches et de les attribuer à différents membres de l'équipe ?
Grâce aux actions groupées, vous pouvez faire tout cela et bien plus encore, tout en gagnant un temps précieux et en réduisant votre effort.
💡Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour générer des plans de projet, créer des sous-tâches et obtenir des mises à jour en temps réel sur vos projets. Cet outil facilite également la collaboration au sein de l'équipe en générant automatiquement des comptes rendus et en résumant les commentaires.
Pour éviter que le travail ne s'accumule, définissez des limites de travail en cours (WIP) pour chaque étape de votre tableau Kanban. Cette fonctionnalité permet de s'assurer qu'aucun membre de votre équipe n'est submergé par un trop grand nombre de tâches à la fois, ce qui permet aux projets d'avancer sans encombre.
Par exemple, si un développeur doit attendre le déploiement d'une fonctionnalité avant de commencer sa prochaine tâche, les limites de travail en cours (WIP) peuvent aider à réduire les temps d'arrêt.
Le codage couleur des colonnes en fonction de la priorité ou du type de projet peut rendre votre tableau à la fois fonctionnel et esthétique. Vous pouvez également épingler des images de couverture à vos cartes de tâches.
Si vous gérez plusieurs tableaux, utilisez la vue Tout pour obtenir un aperçu centralisé de toutes les tâches réparties sur différents tableaux sans avoir à parcourir de longs fils de discussion par e-mail ou des listes de tâches.
Regardez notre vidéo sur les bonnes pratiques pour la vue Tableau dans ClickUp afin d'apprendre à créer le tableau Kanban idéal pour votre équipe.
Autre chose : grâce à l'intégration de Jira dans ClickUp, il devient facile de rationaliser le suivi des problèmes, la création de tâches et les feuilles de route Agile.
Grâce à Make, vous pouvez configurer une synchronisation bidirectionnelle entre les deux plateformes. Par exemple, lorsqu'un nouveau problème est créé dans Jira avec une étiquette spécifique, ClickUp génère automatiquement une tâche correspondante. Cela permet à vos équipes de rester alignées et de collaborer en temps réel sur les deux plateformes.
En savoir plus : pour plus d'informations sur ces deux logiciels, consultez notre article sur ClickUp vs Jira.
Si créer des tableaux à partir de zéro n'est pas votre tasse de thé, vous pouvez utiliser l'un des nombreux modèles de tableaux Kanban proposés par la plateforme.
L'une de ces options est le modèle Kanban simple de ClickUp.
Que vous gériez des campagnes marketing, des cycles de développement de produits, la modification en cours de blogs ou la conception graphique, vous pouvez suivre chaque phase de votre projet en utilisant les statuts personnalisés et les vues personnalisées.
Vous avez besoin de hiérarchiser plus efficacement votre travail ? Utilisez des étiquettes et des libellés de priorité tels que « Prêt pour révision », « Commentaires du client » ou « Approbation finale » pour mettre en évidence les tâches les plus importantes.
Cela garantit que les éléments ayant une haute priorité reçoivent l'attention qu'ils méritent, tandis que les mises à jour en temps réel de ClickUp permettent à votre équipe de rester informée sans avoir à vérifier constamment.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Faites automatiquement avancer les tâches lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple, lorsqu'une tâche est marquée comme « Révisée ») via ClickUp Automatisations.
- Voyez instantanément ce qui est en cours de travail, ce qui va suivre et où se trouvent les goulots d'étranglement.
- Définissez des alertes et des notifications pour rester informé de l'avancement des tâches clés.
Le modèle comprend également des ressources supplémentaires et des exemples de tableaux Kanban pour vous aider à créer des checklists pour les tâches plus petites et à explorer les intégrations recommandées, garantissant ainsi une transition transparente vers la vue Tableau dans ClickUp.
Suivez vos projets avec une efficacité optimale grâce à ClickUp
Un tableau Kanban dans Jira pourrait être ce dont vous avez besoin pour reprendre le contrôle et travailler plus intelligemment. Mais à mesure que vos projets gagnent en taille et en complexité et que votre équipe s'agrandit, vous avez besoin d'un outil personnalisable offrant plusieurs vues, permettant les dépendances entre les tâches et s'intégrant facilement à la pile technologique sur laquelle vous vous appuyez déjà.
C'est là que ClickUp entre en jeu.
Pas besoin de plugins supplémentaires ni de solutions de contournement : il dispose de fonctionnalités intégrées qui s'adaptent à vos processus. De plus, grâce à une gamme de modèles prêts à l'emploi, vous pouvez vous lancer immédiatement. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et commencez dès aujourd'hui à profiter de ses avantages.