Vous organisez une foire artistique communautaire et avez demandé aux artistes locaux de soumettre leurs idées. Rapidement, les post-it commencent à s'accumuler avec des suggestions : peintures abstraites, sculptures en céramique, démonstrations artistiques en direct, ateliers d'artisanat, etc.
Le nombre impressionnant d'idées est passionnant, mais aussi écrasant, ce qui rend difficile de voir comment tout s'articule.
Ne serait-il pas plus simple de regrouper ces idées en catégories, telles que « expositions », « ateliers » et « spectacles » ?
C'est exactement ce que fait un diagramme d'affinités. Il vous aide à organiser des idées connexes en un plan structuré, tout comme vous triez vos idées pour un salon d'art en catégories claires afin de créer un plan d'évènement cohérent.
Dans cet article, nous allons voir comment utiliser les diagrammes d'affinité pour guider la prise de décision et la résolution de problèmes sur le lieu de travail. Mais avant cela, clarifions quelques notions de base.
Guide en 6 étapes pour créer un diagramme d'affinités
Nous vous guiderons tout au long du processus de création d'un diagramme d'affinités. Suivez ces six étapes et vous serez prêt à analyser des ensembles de données complexes et à obtenir les informations clés.
1. Définissez le problème
Parfois, aborder un problème sous un angle nouveau peut mener à des percées décisives. Demandez-vous donc si une réorganisation différente des informations pourrait rendre le problème plus compréhensible et plus facile à gérer.
Si la réponse est oui, voici la première étape pour créer un diagramme d'affinité : définissez clairement le problème/sujet que vous souhaitez aborder et les objectifs que vous souhaitez atteindre en créant le diagramme.
Prenez donc le temps de réfléchir au problème qui se pose et déterminez exactement ce que vous essayez de résoudre ou de comprendre. Devez-vous prendre une décision importante ? Ou y a-t-il un projet qui ne progresse pas comme prévu ? En précisant le problème, vous pourrez rassembler les informations pertinentes.
Les diagrammes d'affinité sont particulièrement efficaces lorsque vos objectifs/attentes tournent autour des éléments suivants :
- Analyse des données issues des études clients
- Générer des idées pour de nouveaux projets
- Identifier les problèmes au sein de vos processus existants
Pour cette étape, vous pouvez utiliser ClickUp Docs. Vous pouvez travailler en temps réel avec votre équipe à distance pour répertorier les principaux problèmes auxquels vous êtes confrontés et les objectifs que vous souhaitez atteindre en créant un diagramme d'affinité. Comme il permet à plusieurs personnes de modifier simultanément, tout le monde peut noter ses idées en un temps record.
2. Recueillez des informations
Une fois que vous avez bien compris le problème, il est temps de recueillir des informations. C'est là que le brainstorming entre en jeu.
Impliquez des équipes interfonctionnelles et des parties prenantes externes dans le processus. Elles apporteront des opinions différentes et vous obtiendrez un large éventail de contributions.
Ne vous retenez pas, notez toutes vos idées, aussi insignifiantes ou originales soient-elles.
Cette étape fonctionne très bien si tout le monde note ses idées sur de bons vieux post-it. Cependant, lorsque les contributions sont nombreuses, vous pouvez opter pour la voie numérique afin de saisir et d'analyser efficacement les données.
ClickUp Tableaux blancs, une plateforme de collaboration visuelle en temps réel, serait idéale pour vos sessions de brainstorming. Cet outil offre un espace créatif où les membres de votre équipe peuvent écrire des notes, ajouter des formes, dessiner à main levée et mettre leurs meilleures idées sur la table.
Vous pouvez également lier des tâches, des fichiers et des documents pertinents à partir de votre environnement de travail ClickUp afin de rendre vos notes plus contextuelles.
Les utilisateurs de ClickUp adorent les tableaux blancs :
ClickUp a aidé notre équipe à communiquer à distance, malgré les différents fuseaux horaires, et à savoir où en était le projet sans avoir à organiser des réunions inutiles ou à demander des informations par e-mail ou Slack. La fonctionnalité Tableau blanc nous aide à réfléchir aux processus et aux flux de travail et à attribuer des tâches en temps réel.
ClickUp a aidé notre équipe à communiquer à distance, malgré les différents fuseaux horaires, et à savoir où en était le projet sans avoir à organiser des réunions inutiles ou à demander des informations par e-mail ou Slack. La fonctionnalité Tableau blanc nous aide à réfléchir aux processus et aux flux de travail et à attribuer des tâches en temps réel.
3. Trier et regrouper les informations
Une fois toutes vos idées mises en forme, l'étape suivante consiste à les trier et à les regrouper par catégories. Commencez par passer en revue les éléments collectés et identifier les thèmes ou les schémas communs.
Par exemple, si vous travaillez à l'amélioration du service client, vous pouvez créer des catégories telles que « Commentaires des clients », « Formation du personnel » et « Amélioration des processus ». Libellez clairement chaque catégorie et organisez les éléments de chaque groupe dans un ordre logique.
Grâce à cette organisation, vous pouvez visualiser les relations entre différentes informations et avoir une vue d'ensemble.
Vous pouvez utiliser ClickUp cartes mentales (dans ClickUp Tableaux blancs) pour illustrer les relations entre les idées. Cet outil vous permet de :
- Décomposez les idées complexes en petites unités pour plus de clarté.
- Modifiez, supprimez ou réorganisez les idées pour les adapter à vos besoins.
- Ajoutez des idées à la carte et convertissez-les en tâches réalisables.
- Réorganisez la carte avec Re-Layout et préservez la hiérarchie.
Par exemple, sous « Formation du personnel », vous pouvez avoir des sous-catégories telles que « Formation aux compétences relationnelles », « Formation à l'assistance par chat » et « Formation technique ». La carte mentale offre une vue d'ensemble des différentes facettes d'une tâche ou d'une idée unique.
4. Créez le diagramme d'affinités
Il est maintenant temps d'organiser vos informations regroupées dans un diagramme d'affinités. Placez vos catégories et vos éléments sur un Tableau blanc et organisez-les de manière à représenter visuellement leurs relations.
De plus, utilisez des lignes, des flèches ou d'autres connecteurs visuels pour montrer comment différentes catégories et idées sont reliées entre elles.
N'hésitez pas à réorganiser les éléments au fur et à mesure ; l'objectif est de créer un diagramme qui communique efficacement les connexions et les modèles au sein de vos données.
Si vous utilisez ClickUp Tableaux blancs, vous pouvez glisser-déposer vos idées, les réorganiser et ajouter des repères visuels (flèches, connecteurs, codes de couleur, etc.) pour une catégorisation fluide.
À lire également : Les 10 meilleures alternatives et concurrents de Lucidchart pour les diagrammes en 2024
5. Vérifiez et affinez votre diagramme d'affinités
Une fois votre diagramme en place, prenez du recul et analysez sa disposition. Assurez-vous que le diagramme inclut tous les groupes et éléments et que les connexions reflètent fidèlement les relations entre les différentes informations.
Demandez l'avis des membres de l'équipe ou des principales parties prenantes afin de connaître leur point de vue et d'identifier les lacunes ou les points à améliorer. Sur la base de leurs commentaires, apportez les ajustements nécessaires, le cas échéant.
Soyez prêt : au cours de cette étape, vous devrez peut-être réorganiser les catégories, ajouter/supprimer des informations ou clarifier les connexions.
ClickUp Whiteboards facilite cette étape. Votre équipe interne et les parties prenantes peuvent collaborer directement sur le Tableau blanc et apporter les modifications nécessaires au diagramme d'affinité. Plus besoin d'échanger des e-mails ou de passer des appels téléphoniques : tout le travail peut être effectué sur une seule et même plateforme.
6. Hiérarchisez et agissez
Enfin, utilisez votre diagramme d'affinités pour hiérarchiser les catégories et élaborer un plan d'action. Recherchez les thèmes ou les groupes clés qui mettent en évidence les domaines les plus critiques nécessitant une attention particulière.
Par exemple, si le diagramme révèle que la majorité des problèmes appartiennent à la catégorie « Commentaires des clients », vous pouvez les traiter en premier.
Élaborez un plan pour traiter chaque domaine de priorité, attribuez les responsabilités et fixez des échéanciers clairs. Au fur et à mesure que vous mettez en œuvre ces plans, effectuez le suivi des progrès et ajustez votre plan en fonction des résultats et des commentaires.
Sur ClickUp Tableaux blancs, il est facile de passer de la compréhension du problème à la prise de mesures efficaces. Lorsque vous identifiez une idée/un problème qui nécessite une action immédiate, vous pouvez créer une tâche ClickUp directement à partir de votre Tableau blanc.
Grâce à plus de 15 vues ClickUp personnalisables, vous pouvez suivre la progression comme vous le souhaitez, que vous recherchiez une vue d'ensemble du flux de travail ou une vue détaillée d'une tâche spécifique. Voici quelques vues qui pourraient vous être utiles :
- Vue Gantt : elle affiche un échéancier visuel des tâches, montrant comment elles se chevauchent et interagissent les unes avec les autres. Cette vue vous permet de voir d'un seul coup d'œil le calendrier du projet et les dépendances.
- Affichage calendrier : il affiche les tâches en fonction de leurs dates d'échéance dans un format calendrier mensuel, hebdomadaire ou quotidien. Cet affichage vous permet de mieux gérer les délais et de planifier votre emploi du temps.
- Vue Liste : il offre une vue détaillée et linéaire des tâches. Vous pouvez regrouper les tâches en fonction de leur priorité, de leur date d'échéance, de leur responsable, de leur statut, etc.
Vous pouvez également ignorer ces étapes et créer directement un diagramme à l'aide de modèles de diagrammes d'affinité prédéfinis, tels que le modèle de diagramme d'affinité de ClickUp. Grâce à ce cadre personnalisable, vous pouvez répertorier vos idées, regrouper les idées similaires en catégories, hiérarchiser les éléments critiques et visualiser la progression des tâches, le tout dans un espace unifié.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Collaborez avec des membres de votre équipe à distance
- Organisez rapidement de grandes quantités de données et d'idées
- Catégorisez les données avec précision et identifiez les tendances.
- Accélérez la prise de décision
De la recherche utilisateur à l'amélioration des processus, en passant par la planification stratégique et l'organisation du contenu, vous pouvez créer un diagramme d'affinités à des fins diverses et élaborer un plan d'action solide. De plus, les outils de visualisation natifs, notamment les vues Liste, diagramme de Gantt, Charge de travail et Calendrier, vous permettent de suivre l'avancement des tâches.
5 utilisations polyvalentes des diagrammes d'affinité
Découvrons comment vous pouvez mettre en œuvre les diagrammes d'affinité dans différents aspects de la gestion de projet :
1. Diagrammes d'affinité dans le design thinking
Le design thinking est une approche de résolution de problèmes qui met l'accent sur le développement de solutions innovantes adaptées aux besoins des utilisateurs. Elle comprend cinq étapes non linéaires : empathie, définition, idéation, prototypage et test. Les diagrammes d'affinité sont utiles dans bon nombre de ces étapes.
- À l'étape Empathie, où l'objectif est de comprendre en profondeur les utilisateurs grâce à des méthodes telles que des entretiens et des observations, un diagramme d'affinité vous aide à classer de grands volumes de données qualitatives.
- À l'étape Définir, les regroupements issus de votre diagramme d'affinités vous permettent de vous concentrer sur les problèmes récurrents rencontrés par les utilisateurs.
2. Diagrammes d'affinité et Six Sigma
La méthodologie Six Sigma vise à améliorer les processus de l'entreprise et à réduire les défauts afin d'atteindre une qualité et des performances quasi parfaites. Elle suit le cadre DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler), et les diagrammes d'affinité vous permettent de naviguer dans chacune de ces étapes avec une approche organisée.
Voici comment procéder :
| Phase DMAIC | Utilisation des diagrammes d'affinité |
| Définir | Organisez les besoins des clients et les objectifs du projet en catégories claires, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. |
| Mesurer | Triez et visualisez les indicateurs de données, identifiez les tendances et les domaines clés à évaluer. |
| Analyser | Regroupez les données pour déterminer l'emplacement des causes profondes et des tendances. |
| Améliorez | Regroupez et évaluez les solutions potentielles lors de sessions de brainstorming. |
| Contrôle | Catégorisez et surveillez les indicateurs clés de performance (KPI) et les risques liés aux projets. |
3. Les diagrammes d'affinité dans la prise de décision
Il peut être fastidieux d'analyser un grand nombre de points de données, d'idées ou de commentaires et de prendre des décisions concrètes sur la base de cette analyse. Un diagramme d'affinités peut être un outil puissant pour tout classer en catégories claires et organisées.
Par exemple, si votre équipe réfléchit à de nouvelles fonctionnalités pour un produit, vous pourriez recevoir des dizaines de suggestions. À l'aide d'un diagramme d'affinités, vous pouvez regrouper les idées similaires et repérer rapidement les thèmes/priorités communs.
Ils montrent également comment les différentes données s'articulent entre elles, ce qui permet aux membres de votre équipe de parvenir plus facilement à un consensus et de prendre des décisions éclairées.
À lire également : 10 modèles gratuits de diagrammes contextuels
4. Diagrammes d'affinité dans l'UX
Dans la conception UX, les diagrammes d'affinité vous permettent de donner du sens aux données qualitatives que vous recueillez à partir d'études clients, telles que des entretiens ou des sondages.
Par exemple, supposons que certains clients évoquent des difficultés à naviguer sur le site web tandis que d'autres font mention d'un manque d'options de personnalisation.
Un diagramme d'affinité vous permet de regrouper ces notes en fonction de leurs thèmes communs, tels que « problèmes de navigation » ou « demandes de fonctionnalités », et vous pouvez commencer à remarquer des tendances dans les besoins des utilisateurs et leurs points faibles.
À lire également : Créer un diagramme de flux de travail : guide étape par étape
5. Diagrammes d'affinité dans Agile
Les équipes agiles jonglent simultanément avec plusieurs tâches et idées, et les diagrammes d'affinité sont parfaits pour garder une bonne structure. Voici comment :
- Lors du raffinement du backlog, vous pouvez avoir plusieurs user stories ou tâches à trier. À l'aide d'un diagramme d'affinités, vous pouvez regrouper les stories connexes et les hiérarchiser plus efficacement.
- Lors de la planification des sprints, ces diagrammes vous aident à visualiser et à organiser les tâches, et facilitent le processus de planification.
- Dans les rétrospectives Agile, les diagrammes d'affinité constituent un excellent outil pour regrouper les commentaires et identifier les problèmes récurrents, afin que les équipes puissent repérer les domaines à améliorer et élaborer des plans d'action concrets.
En savoir plus : Types de diagrammes pour visualiser les données
Quelle est la différence entre un diagramme d'affinité et une carte mentale ?
Les diagrammes d'affinité et les cartes mentales sont tous deux des outils permettant d'organiser des informations, mais leur fonctionnement est légèrement différent. En substance, un diagramme d'affinité regroupe des éléments similaires en fonction de leurs relations naturelles.
D'autre part, les cartes mentales partent d'une idée centrale et se ramifient avec des pensées connexes. Elles sont particulièrement adaptées au brainstorming et à l'exploration des différentes facettes d'un même sujet.
Comprenons les différences entre les diagrammes d'affinité et les cartes mentales à l'aide d'un exemple :
Diagramme d'affinité : supposons que votre équipe de marketing de contenu réfléchisse à des sujets pour une nouvelle série d'articles de blog sur les « stratégies efficaces sur les réseaux sociaux ». Vous rassemblez diverses idées, telles que :
- Études de cas de campagnes de réussite
- Conseils pour utiliser les analyses
- Avis sur les outils de réseaux sociaux
- Stratégies pour renforcer l'engagement
Vous notez ces idées sur des post-it, puis vous les regroupez en fonction de leurs similitudes.
Au cours de ce processus, vous constatez que les « Études de cas de campagnes réussies » et les « Stratégies pour accroître l'engagement » entrent dans la catégorie « Réussites », tandis que les « Conseils pour utiliser les analyses » et les « Avis sur les outils de réseaux sociaux » relèvent de la catégorie « Conseils pratiques ».
Et voilà, vous avez les thèmes principaux de votre série d'articles de blog.
Carte mentale : Imaginons que vous créiez une stratégie de contenu pour la même série d'articles de blog. Vous commencez donc par inscrire « Stratégies sur les réseaux sociaux » au centre de votre carte mentale. À partir de là, vous créez des branches pour les éléments clés tels que « Types de contenu », « Canaux de distribution », « Public cible » et « Indicateurs de réussite ».
Sous « Types de contenu », vous pouvez choisir entre « Guides pratiques », « Infographies » et « Tutoriels vidéo ».
Sous « Canaux de distribution », vous pouvez créer des branches pour « Meta », « LinkedIn » et « Instagram ».
Et voilà, vous disposez désormais d'une carte visuelle qui vous permet de voir les thèmes et sous-thèmes de l'idée principale.
Maîtrisez l'organisation des données avec ClickUp
Lorsque vous créez des diagrammes d'affinité à partir d'ensembles de données brutes volumineux (et complexes), les post-it physiques ne suffisent pas. Vous avez besoin d'un outil numérique puissant pour organiser efficacement vos idées, comprendre leurs relations et prendre ensuite des mesures significatives.
C'est là que ClickUp vient à la rescousse. En tant que plateforme de collaboration visuelle et de gestion des données, elle vous permet de capturer des idées, d'établir des connexions et de les codifier par couleur pour plus de clarté. Vous pouvez également relier des idées à des tâches, attribuer des responsabilités et suivre la progression, le tout en un seul endroit.
Créez des diagrammes d'affinité en un clin d'œil : lancez-vous dès aujourd'hui avec ClickUp!