Comment créer un diagramme d'affinités

Vous organisez une foire d'art communautaire et avez demandé aux artistes locaux de soumettre leurs idées. Bientôt, les notes adhésives commencent à s'empiler : peintures abstraites, sculptures en céramique, démonstrations d'art en direct, ateliers d'artisanat, etc.

Le nombre d'idées est à la fois excitant et écrasant, et il est difficile de voir comment tout s'imbrique.

Ne serait-il pas plus simple de regrouper ces idées dans des catégories telles que "expositions", "ateliers" et "spectacles" ?

C'est exactement ce que fait un diagramme d'affinités. Il vous aide à organiser les idées connexes dans un forfait structuré - tout comme le fait de classer vos idées de foire artistique dans des catégories claires pour créer un forfait d'évènement cohérent.

Dans cet article, nous allons voir comment vous pouvez utiliser les diagrammes d'affinités pour guider la prise de décision et la résolution de problèmes sur le lieu de travail. Mais avant cela, clarifions les bases.

Qu'est-ce qu'un diagramme d'affinités ?

Un diagramme d'affinités est un outil visuel permettant d'organiser des tâches, des idées ou des résultats de recherche en groupes significatifs. Il est particulièrement utile lors des sessions de brainstorming ou de la planification de projets, car il permet de donner un sens à des informations complexes en mettant en évidence des schémas et des thèmes qui pourraient ne pas être évidents à première vue.

via Paradigme visuel Que vous soyez concepteur, gestionnaire de projet, chercheur ou décideur en entreprise, les diagrammes d'affinité vous feraient gagner du temps dans votre flux de travail.

Origine et développement du diagramme d'affinité

Si l'idée de regrouper des données n'est pas nouvelle, il n'existait pas de terminologie ou de méthode normalisée à ce sujet il y a quelques décennies.

Le terme "diagramme d'affinités" (également connu sous le nom de méthode KJ) a été introduit pour la première fois par Jiro Kawakita, un anthropologue japonais, dans les années 1960. Il a développé cette méthode pour synthétiser les nombreuses données ethnographiques recueillies lors de ses explorations dans l'Himalaya.

La cartographie des affinités a finalement fait son chemin dans le monde de l'entreprise, aidant les organisations à collecter et à analyser les informations de manière systématique et à aborder la résolution de problèmes de manière collaborative. Elle a rapidement gagné en traction, notamment dans les champs de la conception UX et de la planification de projets.

Au fil du temps, elle est devenue un élément essentiel de diverses pratiques de gestion, notamment la gestion de la qualité totale (TQM) et Six Sigma.

Qu'est-ce que la cartographie des affinités ?

La cartographie des affinités est le processus qui consiste à création d'un diagramme d'affinité . Il s'agit de noter des idées ou des informations individuelles sur des notes ou des cartes séparées, puis de les classer en groupes sur la base de leurs similitudes.

En faisant cela, vous pouvez organiser visuellement l'information et relever les relations entre différents éléments de données. C'est un excellent moyen de rendre un ensemble d'informations volumineux et difficile à manier plus facile à gérer et à comprendre.

**A lire également 10 exemples de diagrammes pour tout type de projet

Diagramme d'affinité vs. carte mentale

Les diagrammes d'affinités et les cartes mentales sont tous deux des outils d'organisation de l'information, mais leur travail est légèrement différent. Fondamentalement, un diagramme d'affinités regroupe des éléments similaires sur la base de leurs relations naturelles.

En revanche, les cartes mentales partent d'une idée centrale et se ramènent à des idées connexes. Elle convient mieux au brainstorming et à l'exploration des différentes facettes d'un même sujet.

Organisez vos idées et vos projets, ajoutez des tâches à suivre, créez des chemins logiques et supprimez les tâches redondantes grâce à l'affichage de la carte mentale de ClickUp

Comprenons les différences entre les diagrammes d'affinités et les cartes mentales à l'aide d'un exemple :

Diagramme d'affinité: Supposons que votre équipe de marketing de contenu est.. réfléchit à des sujets pour une nouvelle série de blogs sur les "stratégies efficaces en matière de médias sociaux" Vous rassemblez diverses idées, telles que :

• Des études de cas de campagnes réussies
• Conseils pour l'utilisation de l'analyse
• Des analyses d'outils de médias sociaux
• Stratégies pour augmenter l'engagement

Vous écrivez ces idées sur des notes autocollantes, puis vous les regroupez en fonction de leurs similitudes.

Ce faisant, vous constatez que les " Études de cas de campagnes réussies " et les " Stratégies pour accroître l'engagement " entrent dans la catégorie " Histoires de réussite ", tandis que les " Conseils pour l'utilisation de l'analytique " et les " Examens d'outils de médias sociaux " se classent dans la catégorie " Conseils pratiques ".

Et voilà, vous avez les principaux thèmes de votre série de blogs.

Carte mentale Maintenant, imaginons que vous créez une stratégie de contenu pour la même série de blogs. Vous commencez donc par les "cartes mentales" au centre de votre carte mentale. À partir de là, vous créez des branches pour des éléments clés tels que les "types de contenu", les "canaux de distribution", la "cible" et les "indicateurs de réussite".

Sous "Types de contenu", vous créez des branches "Guides pratiques", "Infographies" et "Tutoriels vidéo"

Sous "Canaux de distribution", vous pouvez avoir des branches pour "Meta", "LinkedIn" et "Instagram"

Et voilà, vous disposez d'un plan visuel pour visualiser les sujets et sous-thèmes de l'idée principale.

Guide étape par étape pour la création d'un diagramme d'affinités

Nous allons vous guider tout au long du processus de création d'un diagramme d'affinités. En suivant ces six étapes, vous serez prêt à vous frayer un chemin à travers des paramètres complexes et à obtenir des informations clés.

1. Définir le problème

Parfois, le fait d'aborder un problème sous un angle nouveau permet de réaliser des percées. Par conséquent, demandez-vous si le fait de réorganiser les informations différemment ne rendrait pas le problème plus compréhensible et plus facile à gérer.

Si la réponse est oui, voici la première étape de la création d'un diagramme d'affinités : définissez clairement le problème/sujet que vous souhaitez aborder et les objectifs que vous souhaitez atteindre en créant le diagramme.

Prenez donc le temps de réfléchir au problème en question et déterminez exactement ce que vous essayez de résoudre ou de comprendre. À faire pour prendre une décision importante ? Ou y a-t-il un projet qui ne progresse pas comme prévu ? Le fait de préciser le problème vous permet de recueillir des informations pertinentes.

Les diagrammes d'affinités fonctionnent bien lorsque vos objectifs/attentes tournent autour de :

• L'analyse de données d'études sur les clients
• Générer des idées pour de nouveaux projets
• Identifier des problèmes au sein de vos processus existants

Pour cette étape, vous pouvez utiliser Documents ClickUp . Vous pouvez travailler en temps réel avec votre équipe télétravail pour dresser la liste des problèmes clés auxquels vous êtes confrontés et des objets que vous souhaitez atteindre en créant un diagramme d'affinités. Comme il permet à plusieurs personnes d'effectuer des modifications en cours, tout le monde peut mettre ses idées par écrit en un minimum de temps.

Collaborez avec des parties prenantes internes et externes sur ClickUp Docs et rédigez les problèmes auxquels vous êtes confrontés

2. Recueillir des informations

Une fois que vous avez clairement compris le problème, il est temps de recueillir des informations. C'est là que le brainstorming entre en jeu.

Impliquez les équipes interfonctionnelles et les parties prenantes externes dans la fonction. Ils apporteront des opinions différentes et vous obtiendrez un large intervalle de contributions.

Ne vous retenez pasnotez toutes les idées, même les plus petites ou les moins conventionnelles.

Cette étape fonctionne très bien si tout le monde note ses idées sur de bonnes vieilles notes autocollantes. Toutefois, lorsque les contributions sont nombreuses, vous pouvez opter pour la voie numérique afin de capturer et d'analyser efficacement les données. Tableaux blancs ClickUp , une plateforme de collaboration visuelle en temps réel, conviendrait parfaitement à votre session de brainstorming. Cet outil offre une toile créative où les membres de votre équipe peuvent écrire des notes, ajouter des formes, dessiner à main levée et mettre leurs meilleures idées sur le tableau.

Organisez des sessions de brainstorming sur les Tableaux blancs ClickUp et travaillez en tandem avec votre équipe pour trouver des idées créatives

Vous pouvez également lier des tâches, des fichiers et des documents pertinents de votre environnement ClickUp pour rendre les notes plus contextuelles.

Les utilisateurs de ClickUp adorent les Tableaux blancs :

ClickUp a aidé notre équipe à communiquer à distance dans différents fuseaux horaires et à savoir ce qui se passe dans le projet sans avoir à organiser des réunions inutiles ou à demander des informations aux gens par e-mail ou Slack. La fonctionnalité Tableau blanc nous aide à faire des brainstormings sur les processus et les flux de travail et à assigner des tâches en temps réel. _

Danielle Blush, Gestion de projet, EDforTech

3. Trier et regrouper les informations

Une fois toutes vos idées exposées, l'étape suivante consiste à les trier et à les regrouper par catégories. Commencez par passer en revue les éléments collectés et identifiez les thèmes ou les modèles communs.

Par exemple, si vous travaillez à l'amélioration du service à la clientèle, vous pourriez créer des catégories telles que "Commentaires des clients", "Formation du personnel" et "Amélioration des processus" Libellez clairement chaque catégorie et organisez les éléments de chaque groupe dans une commande logique.

Grâce à cette organisation, vous pouvez visualiser les relations entre différents éléments d'information et d'avoir une vue d'ensemble.

Vous pouvez utiliser Cartes mentales ClickUp (dans les Tableaux blancs ClickUp) pour illustrer les relations entre les idées. Cet outil vous permet de

• De décomposer des idées complexes en petites unités pour plus de clarté
• Modifier, supprimer ou réorganiser les idées en fonction de vos besoins
• D'ajouter des idées au plan et de les convertir en tâches réalisables
• Réorganiser la carte avec Re-Layout et préserver la hiérarchie

Visualisez comment plusieurs idées associées découlent d'une idée centrale avec les cartes mentales ClickUp

Par instance, sous " Formation du personnel ", vous pouvez avoir des sous-catégories comme " Formation aux compétences non techniques ", " Formation à l'assistance par chat " et " Formation technique ". La carte mentale fournit une image complète des différentes facettes d'une tâche/idée unique.

4. Créer le diagramme d'affinités

Il est maintenant temps d'organiser les informations regroupées dans un diagramme d'affinités. Placez vos catégories et vos éléments sur un tableau blanc et disposez-les de manière à représenter visuellement leurs relations.

En outre, utilisez des lignes, des flèches ou d'autres connecteurs visuels pour montrer comment les différentes catégories et idées sont connectées.

N'hésitez pas à réorganiser les choses au fur et à mesure ; l'objectif est de créer un diagramme qui communique efficacement les connexions et les modèles au sein de vos données.

Si vous utilisez les Tableaux blancs ClickUp, vous pouvez faire glisser et déposer vos idées, les réorganiser et ajouter des codes visuels (flèches, connecteurs, codes couleur, etc.) pour une catégorisation transparente.

Tracez votre diagramme d'affinités sur les Tableaux blancs ClickUp et personnalisez-le en fonction de votre flux de travail

Lire aussi: 10 Meilleures alternatives et concurrents de Lucidchart pour les diagrammes en 2024

5. Révisez et affinez votre diagramme d'affinité

Une fois votre diagramme en place, prenez un peu de recul et analysez sa disposition. Assurez-vous que le diagramme inclut tous les groupes et éléments et que les connexions reflètent fidèlement les relations entre les différents éléments d'information.

Demandez un retour d'information aux membres de l'équipe ou aux parties prenantes clés afin de connaître leur point de vue et d'identifier les lacunes ou les points à améliorer. En fonction des réactions, apportez les ajustements nécessaires, le cas échéant.

Soyez prêt : au cours de cette étape, vous devrez peut-être réorganiser les catégories, ajouter/supprimer des informations ou clarifier les connexions.

Grâce à ClickUp Tableau blanc, cette étape est un jeu d'enfant. Votre équipe interne et les parties prenantes peuvent collaborer directement sur le Tableau blanc et apporter des modifications au diagramme d'affinités si nécessaire. Plus besoin de faire des allers-retours par e-mail ou par téléphone - faites le travail terminé sur une seule et même plateforme.

Révisez et ajustez le diagramme d'affinités en collaboration avec votre équipe sur les Tableaux blancs ClickUp

6. Fixer des priorités et agir

Enfin, utilisez votre diagramme d'affinités pour classer les catégories par ordre de priorité et élaborer un forfait d'action. Recherchez les thèmes clés ou les groupes qui mettent en évidence les domaines les plus critiques nécessitant une attention particulière.

Par exemple, si le diagramme révèle que la majorité des problèmes appartiennent à la catégorie "Commentaires des clients", vous pouvez vous en occuper en premier.

Ébauchez un forfait pour traiter chaque domaine prioritaire, attribuez les responsabilités et fixez des échéanciers précis. Au fur et à mesure de la mise en œuvre de ces plans, suivez la progression et apportez des ajustements à votre forfait en fonction des résultats et du retour d'information.

Sur les Tableaux blancs ClickUp, il est facile de passer de la compréhension du problème à la prise de mesures efficaces. Lorsque vous identifiez une idée ou un problème nécessitant une action immédiate, vous pouvez créer une tâche ClickUp directement à partir de votre Tableau blanc.

Transformez vos idées en tâches réalisables sur les Tableaux blancs ClickUp

Grâce à 15+ tableaux blancs personnalisables Affichages ClickUp avec les vues ClickUp, vous pouvez afficher la progression de votre choix, que vous souhaitiez avoir une vue d'ensemble du flux de travail ou une vue granulaire d'une tâche spécifique. Voici quelques affichages qui pourraient vous être utiles :

• Vue Gantt: Elle offre un échéancier visuel des tâches, montrant comment elles se chevauchent et interagissent les unes avec les autres. Cette vue vous permet de visualiser d'un coup d'œil le calendrier du projet et les dépendances
• Vue Calendrier: Elle affiche les tâches en fonction de leur date d'échéance sous la forme d'un calendrier mensuel, hebdomadaire ou quotidien. Cet affichage vous permet de gérer les échéances et de mieux planifier votre travail
• Vue Liste: Elle fournit une vue détaillée et linéaire des tâches. Vous pouvez regrouper les tâches en fonction de leur priorité, de leur date d'échéance, de leur assigné, de leur statut, etc

Vous pouvez également sauter ces étapes et créer directement un diagramme à l'aide de modèles préétablis modèles de diagramme d'affinité tels que Modèle de diagramme d'affinité de ClickUp . Grâce à ce cadre personnalisable, vous pouvez dresser la liste de vos idées, regrouper les idées similaires en catégories, hiérarchiser les éléments critiques et visualiser la progression des tâches, le tout dans un espace unifié.

Télécharger ce modèle

Capturez les idées, regroupez les idées similaires, identifiez les modèles et rationalisez la prise de décision avec le modèle de diagramme d'affinité de ClickUp

Avec ce modèle à vos côtés, vous pouvez :

• Collaborer avec les membres d'une équipe à distance
• Organiser rapidement de grandes quantités de données et d'idées
• Catégoriser les données avec précision et identifier des modèles
• Accélérer la prise de décision

Qu'il s'agisse de recherche utilisateur, d'amélioration des processus, de planification stratégique ou d'organisation du contenu, vous pouvez créer un diagramme d'affinités à différentes fins et concevoir un solide forfait d'action. En outre, les outils de visualisation natifs, notamment les vues Liste, Gantt, Charge de travail et Calendrier, vous permettent de ne pas perdre de vue la progression des tâches.

Utilisations polyvalentes des diagrammes d'affinités

Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre les diagrammes d'affinité dans différents aspects de la gestion de projet :

Les diagrammes d'affinité dans la réflexion sur la conception

La pensée design est une approche de résolution de problèmes qui se concentre sur le développement de solutions innovantes adaptées aux besoins des utilisateurs. Elle comporte cinq étapes non linéaires : sympathiser, définir, imaginer, prototyper et tester. Les diagrammes d'affinité sont utiles à plusieurs de ces étapes.

• À l'étape Empathiser, où l'objectif est de comprendre en profondeur les utilisateurs grâce à des méthodes telles que les entretiens et les observations, un diagramme d'affinité vous aide à catégoriser d'importants volumes de données qualitatives
• À l'étape Définir, les groupes de votre diagramme d'affinité vous permettent de vous concentrer sur les problèmes récurrents auxquels les utilisateurs ont été confrontés

Diagrammes d'affinité et Six Sigma

La méthodologie Six Sigma vise à améliorer les processus d'entreprise et à réduire les défauts pour atteindre une qualité et des performances proches de la perfection. Elle suit le cadre DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler), et les diagrammes d'affinité vous permettent de parcourir chacune de ces étapes avec une approche organisée.

Voici comment procéder :

Diagrammes d'affinité dans la prise de décision

Il est accablant d'analyser un vaste ensemble de points de données, d'idées ou de retours d'information et de prendre des décisions concrètes sur la base de cette analyse. Un diagramme d'affinités peut être un outil puissant pour trier tout dans des catégories claires et organisées.

Par exemple, si votre équipe réfléchit à de nouvelles fonctionnalités pour un produit, il se peut que vous receviez des dizaines de suggestions. En utilisant un diagramme d'affinités, vous pouvez regrouper les idées similaires et repérer rapidement les thèmes/priorités communs.

Les diagrammes d'affinités montrent également comment les différents éléments d'information s'imbriquent, ce qui permet aux membres de votre équipe de parvenir plus facilement à un consensus et de prendre des décisions en connaissance de cause.

**A lire également 10 modèles gratuits de diagrammes de contexte

Les diagrammes d'affinité dans l'UX

Dans la conception UX, les diagrammes d'affinité vous donnent les moyens de donner du sens aux données qualitatives que vous recueillez dans le cadre de la recherche client, comme les entretiens ou les sondages.

Par exemple, disons que certains clients parlent de difficultés à naviguer sur le site web tandis que d'autres mentionnent un manque d'options de personnalisation.

Un diagramme d'affinité vous permet de regrouper ces notes en fonction de leurs thèmes communs, tels que les "problèmes de navigation" ou les "demandes de fonctionnalités", et vous pouvez commencer à remarquer les tendances dans les besoins des utilisateurs et leurs points de douleur

Lire aussi: Créer un diagramme de flux de travail : Un guide étape par étape

Les diagrammes d'affinité dans Agile

Les équipes Agile jonglent avec de multiples tâches et idées simultanément, et les diagrammes d'affinité sont parfaits pour garder les choses bien structurées. Voici comment procéder :

• Pendant l'affinage du backlog, vous pouvez avoir plusieurs histoires d'utilisateurs ou tâches qui ont besoin d'être triées. En utilisant un diagramme d'affinité, vous pouvez regrouper les histoires liées et les classer par ordre de priorité de manière plus efficace
• Au cours de la planification du sprint, ces diagrammesvous aident à visualiser et d'organiser les tâches et de rendre le processus de planification plus fluide
• Dans les rétrospectives Agile, les diagrammes d'affinité constituent un excellent outil pour regrouper les commentaires et identifier les problèmes récurrents afin que les équipes puissent localiser les domaines à améliorer et élaborer des forfaits exploitables

Lire la suite: Types de diagrammes pour la visualisation des données

Organisation des données de référence avec ClickUp

Lorsque vous créez des diagrammes d'affinité avec des paramètres bruts massifs (et complexes), les notes Post-it physiques ne suffisent pas. Vous avez besoin d'un outil numérique puissant pour organiser efficacement les idées, comprendre leurs relations, puis prendre des mesures significatives.

C'est là que ClickUp vient à la rescousse. Cette plateforme de collaboration visuelle et de gestion des données vous permet de capturer des idées, d'établir des connexions et d'utiliser un code couleur pour plus de clarté. Vous pouvez également lier les idées à des tâches, attribuer des responsabilités et suivre la progression, le tout en un seul endroit.

Créez des diagrammes d'affinités en un clin d'œil.. démarrez avec ClickUp dès aujourd'hui !