L'incertitude qui règne sur le marché du travail, le penchant de la génération Z pour un mode de vie plus lent et les opportunités mondiales, indépendantes de l'emplacement, ont alimenté l'économie des petits boulots. Les individus recherchent une plus grande autonomie et flexibilité, ce que les rôles traditionnels en entreprise n'offrent pas.
En effet, 36 % des personnes interrogées dans le cadre du sondage American Opportunity Survey 2022 de McKinsey se sont identifiées comme des travailleurs indépendants. Cela représente environ 58 millions d'Américains.
La mise en place de processus efficaces pour gérer les entrepreneurs indépendants est plus importante que jamais pour les responsables internes ou les équipes composées d'une seule personne, comme c'est souvent le cas dans les petites et moyennes entreprises.
Dans cet article, nous explorerons comment gérer les sous-traitants indépendants et où les intégrer dans les processus de votre équipe tout en maintenant des limites saines.
Après tout, la règle d'or pour une gestion réussie des sous-traitants est de reconnaître qu'ils ne sont PAS des employés à temps plein.
Comment gérer efficacement les sous-traitants : 10 conseils
Une bonne gestion des sous-traitants profite à tous. Lorsque vous définissez des attentes claires et communiquez ouvertement, les sous-traitants fournissent un travail de meilleure qualité et restent motivés. Pour vous, cela se traduit par des projets plus fluides et des résultats de grande qualité.
Découvrons comment optimiser vos relations avec vos sous-traitants pour obtenir un résultat gagnant-gagnant.
1. Évaluez et trouvez les bons sous-traitants
La première étape consiste à trouver les bons sous-traitants, c'est-à-dire des personnes qui maîtrisent les exigences du poste, fournissent un travail de qualité et correspondent à la culture et à l'éthique de votre organisation. Malheureusement, cela est plus facile à dire qu'à faire.
Contrairement aux employés à temps plein, qui peuvent se satisfaire de passer de nombreux entretiens et projets de tests, les sous-traitants préfèrent les processus de recrutement rapides, où vous les embauchez sur la base de leur travail antérieur (leur portfolio).
Voici quelques conseils pour mener rapidement des entretiens et intégrer des entrepreneurs indépendants :
- Préparez les entretiens en fonction de leur expérience : adaptez vos questions en fonction de leur niveau d'expérience. Pour les débutants, mettez l'accent sur les compétences techniques, tandis que pour les experts, concentrez-vous sur leur style de travail et leur approche des projets.
- Commencez par un projet d'essai rémunéré : cela vous permettra d'évaluer la qualité du travail du prestataire, ses compétences en communication et son adaptation à la culture de votre équipe.
- Demandez des références à d'anciens clients : contactez d'anciens clients pour obtenir des commentaires de première main sur la qualité du travail, la fiabilité et les compétences en communication du sous-traitant.
Voici quelques questions axées sur la culture posées par Jason Fried, fondateur de 37 Signals. Il pose des « questions moins évidentes » aux références afin d'évaluer l'adéquation culturelle et le style de travail d'un candidat.
2. Établissez des contrats et des accords clairs afin d'éviter les pièges juridiques.
Une fois que vous avez engagé les bons sous-traitants, l'étape cruciale suivante consiste à formaliser une relation de travail réussie à l'aide de contrats clairs et juridiquement contraignants. Ces accords décrivent l'étendue du travail, les conditions de paiement, les droits de propriété intellectuelle, les clauses de confidentialité et d'autres aspects du partenariat.
Cela vous permettra de protéger les intérêts de votre entreprise, d'établir des attentes claires et de minimiser le risque de malentendus ou de litiges juridiques.
Si vous êtes dépendant des sous-traitants pour une grande partie de votre travail, vous envoyez certainement de nombreux contrats. Pour rationaliser ce processus, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des contrats et des modèles. Ces outils peuvent vous aider à standardiser le processus, à réduire les erreurs et à garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires.
ClickUp est un logiciel de gestion de projet et de contrats, un outil tout-en-un pour gérer les entrepreneurs indépendants.
En fait, le modèle de contrat de sous-traitance ClickUp est indépendant du secteur d'activité et vous pouvez le personnaliser en fonction des différents projets et emplacements.
Ce modèle de contrat couvre toutes les sections clés, notamment :
- Obligations du client : définissez vos responsabilités, telles que la fourniture des outils nécessaires, le processus d'approbation, etc.
- Portée du projet : définissez les limites spécifiques du projet, y compris les livrables, les échéanciers et les attentes.
- Conditions de paiement : précisez le calendrier et les modes de paiement, ainsi que les pénalités en cas de retard de paiement.
- Clause de confidentialité : Protégez les informations sensibles partagées entre les parties.
- Conditions de divisibilité : définissez les conditions du contrat, qui resteront valables même si le contrat est jugé invalide en cas de litige.
- Loi applicable : mentionnez la juridiction légale qui régira le contrat en cas de litige.
À lire également : 10 modèles pour freelances pour gérer leur charge de travail
3. Mettez en place un processus d'intégration (et de départ) des sous-traitants
Tout comme pour les employés à temps plein, veillez à mettre en place un flux de travail pour l'intégration des sous-traitants. Vous pouvez également reprendre certains éléments du flux de travail pour l'intégration des employés à temps plein, mais ceux-ci sont généralement plus courts et plus rapides.
Voici un processus en trois étapes pour intégrer les travailleurs contractuels :
- Le document d'intégration : vous créez un document qui décrit la portée du projet, les échéances, les jalons importants et la manière dont l'équipe interne les soutiendra. Vous pouvez également profiter de cette étape pour leur donner accès à tous les outils et les ajouter à vos canaux de communication.
- La rencontre : organisez un appel avec le freelance et les autres membres de l'équipe interne impliqués dans le projet. C'est le moment idéal pour rappeler votre culture d'entreprise et vos processus, et pour présenter plus en détail vos produits et services aux freelances.
- Premier jalon important : c'est ici que vous travaillez avec le freelance sur le premier projet, en l'aidant à surmonter les premiers obstacles et à créer une dynamique.
De même, veillez à mettre en place un processus de départ efficace afin de rationaliser les transferts de projets et de régler les derniers détails juridiques. Voici quelques éléments que vous pouvez inclure dans votre processus de départ :
- Vérifiez que tous les paiements finaux sont traités avec précision et dans les délais.
- Planifiez une transition en douceur des travaux inachevés afin d'assurer la continuité.
- Obtenez des commentaires via un entretien de fin de mission afin d'identifier les points à améliorer.
À lire également : 10 modèles gratuits de contrats de service au format Word et ClickUp
4. Définissez vos attentes dès le départ
La plupart des entrepreneurs ont vécu au moins une expérience cauchemardesque où un projet a commencé d'une certaine manière pour finir complètement différemment. Ne soyez pas ce genre de client.
Pour éviter tout dérapage dans la portée du projet et garantir une réussite, établissez dès le début des objectifs et des jalons clairs à l'aide d'un cahier des charges. Cela vous aidera à éviter que le projet ne dévie de son objectif et vous permettra de vous assurer que vous et le sous-traitant êtes sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les objectifs.
Voici deux façons de faire :
- Finalisez la portée et les objectifs de votre projet lors de la rédaction du contrat. Faites-le examiner par toutes les parties prenantes internes afin de vous assurer que personne ne proposera de modification une fois le projet à mi-parcours.
- Configurez un outil de suivi des objectifs dans votre plateforme de gestion de projet afin d'évaluer la progression du projet à chaque jalon et de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.
Suivez les jalons importants de vos projets avec ClickUp Objectifs.
Ajoutez les détails de votre projet et les principaux livrables à ClickUp Objectifs. Chaque objectif global peut être décomposé en tâches et sous-tâches, décrivant clairement ce qu'il implique. Cela vous aide au suivi de la réalisation de chaque jalon et garantit la responsabilité.
Vous pouvez utiliser des objectifs pour évaluer les performances et mesurer les niveaux de productivité de vos sous-traitants.
À lire également : Externalisation de la gestion de projet : les avantages de l'externalisation pour gérer votre entreprise
5. Définissez vos canaux de communication
Les sous-traitants se sentent souvent éloignés des membres de l'équipe interne. Après tout, ils ne font pas officiellement partie de l'équipe et n'ont pas accès aux discussions informelles, réelles ou virtuelles, qui jouent un rôle essentiel dans la création de connexions au sein de l'équipe.
Vous devez faire la première étape et leur donner le sentiment d'être inclus. Pour ce faire, vous pouvez définir clairement vos préférences en matière de communication, telles que les canaux, la fréquence des réunions et le principal point de contact.
Voici quelques conseils pour définir des canaux de communication clairs et cohérents :
Choisissez votre canal de communication
Sélectionnez votre plateforme de communication principale en fonction des préférences de votre équipe et des exigences du projet (par exemple, e-mail, logiciel de gestion de projet, messagerie instantanée). Ensuite, allez plus loin et incluez des canaux de sauvegarde afin d'être toujours joignable.
Vous pouvez également envisager de proposer des outils asynchrones et synchrones privilégiés pour une meilleure flexibilité. Par exemple, supposons que vous soyez en train de réviser un document ou de réaliser une modification en cours dans une base de données. Dans ce cas, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de détection de collaboration de ClickUp, telles que les commentaires, les étiquettes et la modification en temps réel, pour conserver les discussions à l'intérieur du document.
Lorsque vous examinez la progression d'un projet, essayez de regrouper toutes les discussions au même endroit afin d'éviter les silos d'information. Vous pouvez par exemple créer un groupe dans ClickUp Chat et imposer que seules les mises à jour soient effectuées dans ce canal. De cette façon, tout le monde reste informé.
Prévoyez des réunions régulières
Prévoyez des réunions régulières pour discuter de la progression du projet, aborder les problèmes éventuels et donner votre avis. Vous pouvez déterminer la fréquence de ces réunions en fonction de la complexité et de l'échéancier du projet.
Partagez votre politique de communication
Si votre entreprise dispose d'une politique de communication, partagez-la avec vos freelances. Ainsi, ils sauront comment communiquer avec vous (de manière formelle, informelle, etc.) et s'ils doivent vous tenir informé du statut de leurs tâches en temps réel ou de manière asynchrone.
💡Conseil de pro : créez un modèle de document intitulé « Comment travailler avec moi » et demandez à vos prestataires de le remplir. Cela vous aidera à définir vos préférences et vos attentes et à comprendre le style de travail de chacun. Ce document peut inclure des informations telles que les canaux de communication préférés et les délais de réponse.
Vous pouvez également partager le modèle ClickUp Working With Me [Collaborateur individuel] et leur demander de l'utiliser comme référence lors de la création de leur document.
6. Créez une boucle de rétroaction
Un retour d'information régulier peut vous aider à identifier les domaines à améliorer et à renforcer la relation entre le prestataire et le client. Mais n'oubliez pas que le retour d'information est un processus bidirectionnel : vous devez mettre en place un flux de travail qui vous permette de donner votre avis aux prestataires et de leur permettre de partager le leur.
Voici comment faire :
- Donnez des commentaires constructifs : fournissez des commentaires spécifiques et exploitables qui visent à améliorer les performances plutôt qu'à critiquer.
- Demandez des commentaires : demandez activement à l'entrepreneur de vous faire part de ses commentaires sur vos performances en tant que client ou responsable de la gestion de projet lors des réunions de suivi.
- Utilisez un outil de retour d'information : envisagez d'utiliser un formulaire ou un sondage pour recueillir les commentaires anonymes des sous-traitants.
Vous pouvez par exemple utiliser ClickUp Forms pour effectuer des vérifications mensuelles ou trimestrielles auprès de vos sous-traitants. Le générateur de formulaires propose différents types de champs et des questions conditionnelles pour vous aider à personnaliser l'expérience du sondage.
Vous pouvez également organiser les réponses dans une base de données. Cette dernière peut être particulièrement utile pour identifier des tendances dans les réponses d'un sous-traitant au fil du temps ou examiner comment tous les sous-traitants (collectivement) affichent vos processus.
Cela peut vous aider à créer une relation collaborative et à forte productivité avec vos sous-traitants.
À lire également : Comment améliorer les relations entre les agences et leurs clients pour se développer en 2024
7. Standardisez votre politique et votre processus de paiement
Une politique et un processus de paiement standardisés peuvent rationaliser les opérations, réduire les erreurs et améliorer les relations avec les entrepreneurs indépendants. Lorsque vous expliquez comment cela fonctionne, vous n'avez pas besoin de faire le suivi des factures avec eux, et ils n'ont pas à vous courir après pour obtenir leurs paiements.
Voici quelques éléments à inclure dans votre politique de paiement :
- Fréquence des paiements : déterminez le calendrier des paiements (par exemple, hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel).
- Mode de paiement : choisissez votre mode de paiement préféré (par exemple, virement bancaire, chèque, PayPal).
- Modèle de facture : créez un modèle de facture standardisé contenant toutes les informations nécessaires au partage avec les sous-traitants.
- Envoi des factures : mentionnez quand les sous-traitants doivent envoyer leurs factures.
- Approbation des factures : mettez en place un processus d'approbation clair afin de garantir l'exactitude et la ponctualité des paiements.
Rédigez votre politique avec ClickUp Docs.
Utilisez un outil tel que ClickUp Docs pour définir vos politiques et processus de paiement et les partager avec vos équipes internes et vos sous-traitants indépendants. Cela garantira une transparence totale et permettra aux sous-traitants de comprendre clairement vos procédures de paiement.
Mieux encore : ClickUp est livré avec des outils de rédaction basés sur l'IA, tels que ClickUp Brain. Vous pouvez modifier et localiser votre politique dans différentes langues, ce qui est particulièrement utile si vous engagez des sous-traitants internationaux.
💡Conseil de pro : fixez des barèmes de rémunération pour différents types de travaux et tenez-les à jour afin d'éviter les négociations interminables avec les prestataires et de vous assurer que votre budget correspond aux coûts prévus.
8. Favorisez les relations à long terme
Les boucles de rétroaction ne sont qu'un moyen parmi d'autres d'assurer une relation durable entre le prestataire et le client. Après tout, les contrats de freelance reposent sur les relations et le respect mutuel.
Voici quelques moyens de montrer aux freelances que vous les respectez et de jeter les bases d'une relation saine et durable :
- Fournissez une rémunération équitable : veillez à effectuer des paiements équitables et ponctuels, en respectant les conditions générales convenues.
- Évitez la microgestion : donnez aux sous-traitants l'autonomie dont ils ont besoin pour achever efficacement leurs tâches.
- Faites preuve de souplesse : adaptez-vous à leur mode de travail, notamment en matière d'horaires flexibles ou de planification des réunions. Par exemple, certains sous-traitants ne travaillent pas de 9 h à 17 h, tandis que d'autres préfèrent être prévenus au moins deux jours à l'avance pour les réunions.
- Envoyez des cadeaux : montrez votre reconnaissance aux sous-traitants de longue date en leur envoyant des cadeaux personnalisés afin de saluer leur contribution.
9. Effectuez la maintenance d'une base de données des sous-traitants
Une base de données des prestataires est un référentiel centralisé contenant des informations sur votre équipe de freelances, tous services confondus, qui permet aux équipes administratives telles que les finances ou les ressources humaines de suivre les détails relatifs aux prestataires et de garantir le respect des lois et réglementations en matière de travail.
Nous vous recommandons d'utiliser un outil tel que ClickUp plutôt que les tableurs ou les outils de gestion de documents traditionnels. Il est doté de fonctionnalités de gestion de base de données très utiles, telles que des filtres et des étiquettes, qui vous aideront à classer vos sous-traitants par catégorie.
Par exemple, vous pouvez utiliser la vue Tableur de ClickUp pour créer votre base de données centralisée et sans code des sous-traitants. Grâce à des fonctions avancées de tri, de filtrage et de champs personnalisés, vous pouvez facilement segmenter les sous-traitants par service, collecter des informations spécifiques et personnaliser la disposition de la base de données en fonction de vos besoins précis.
Voici quelques champs à inclure dans votre base de données de sous-traitants :
- Informations sur les sous-traitants : leur nom, leurs coordonnées, leur numéro d'identification fiscale et les détails du paiement.
- Spécifications du contrat : durée du contrat, étendue des travaux, conditions de paiement et liens avec le contrat, l'accord de confidentialité et d'autres documents juridiques.
- Détails relatifs à la conformité : formulaires liés à la fiscalité et à la classification des employés, registres de facturation et autres documents administratifs.
Vous pouvez également ajouter un champ « Notes » dans la base de données afin de documenter leurs compétences spécialisées, leurs coordonnées et les liens vers leur portfolio. Cela s'avère particulièrement utile lorsque vous envisagez de réengager un ancien sous-traitant.
De plus, ClickUp s'intègre à la plupart des systèmes de gestion des ressources humaines et de paie. Cela signifie que vous pouvez automatiser des tâches telles que la mise à jour des informations sur les sous-traitants ou le marquage des factures comme payées dans ClickUp lorsqu'elles sont traitées dans votre système de paie.
Note : la base de données contenant des informations sensibles, mettez en place des contrôles d'accès appropriés pour protéger les informations et garantir la confidentialité des données.
10. Restez à jour en matière de conformité juridique
La conformité légale est un aspect important de l'embauche de sous-traitants, et elle varie selon les régions. Aux États-Unis, l'IRS (Internal Revenue Service) a établi des critères spécifiques pour déterminer si un travailleur est un sous-traitant indépendant ou un employé.
Vous devrez également remplir le formulaire 1099-NEC pour déclarer les paiements versés aux sous-traitants indépendants. Un outil de gestion des sous-traitants peut vous aider à automatiser et à résoudre ces problèmes, tout en garantissant le respect des lois locales en matière de travail et de fiscalité.
🌈 Le saviez-vous ? Certains États américains ont adopté des lois établissant un lien fiscal (sales tax nexus) lors de l'embauche de sous-traitants indépendants. Cela signifie que vous pourriez être tenu de percevoir et de verser la taxe de vente sur vos achats, même si vous ne disposez pas de bureaux physiques dans cet État.
Tirez parti de la technologie
La technologie peut également faciliter l'automatisation du travail fastidieux, qu'il s'agisse de la gestion de projet freelance ou de processus systémiques tels que la signature de contrats. L'automatisation permet notamment d'approuver les factures, de prendre contact avec les prestataires et d'effectuer d'autres tâches administratives.
Les équipes juridiques peuvent envisager de centraliser le processus de demande de contrat et d'améliorer leur efficacité grâce au modèle de gestion des contrats ClickUp.
Voici comment cela fonctionne :
- Soumettez une demande via le formulaire : il vous suffit de remplir le formulaire de demande de contrat en précisant l'objet et le type de contrat, ainsi que la date limite souhaitée.
- Examen juridique : l'équipe juridique examine les détails de la demande afin de s'assurer que toutes les informations nécessaires sont fournies.
- Rédaction et approbation : l'équipe juridique rédige le contrat en y intégrant les exigences spécifiées et en veillant au respect des lois et réglementations applicables.
Mieux encore : le modèle est fourni avec une vue Tableau qui permet à l'équipe juridique de suivre le statut de chaque contrat, afin de s'assurer qu'ils sont tous fermés dans les délais.
Simplifiez la gestion des sous-traitants avec ClickUp
Comme le dit le dicton, « la réussite repose sur des systèmes ». Avec ClickUp, vous pouvez créer un cadre fiable pour gérer vos sous-traitants : un système centralisé, organisé et évolutif qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins de différentes équipes.
De la rédaction des contrats à la gestion des projets, en passant par la mise en place de boucles de rétroaction et la centralisation des informations sur les sous-traitants, ClickUp vous aide à gérer tous vos processus à partir d'un seul endroit. Vous mettez ainsi en place un système qui vous convient aussi bien le premier jour que la dixième année.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et découvrez comment cet outil vous aide à gérer efficacement vos sous-traitants.