L'incertitude du marché de l'emploi, la tendance de la génération Z à vivre au ralenti et les opportunités mondiales ont alimenté la gig economy. Les individus recherchent plus d'autonomie et de flexibilité - ce que les rôles traditionnels en entreprise n'offrent pas.
En fait, 36 % des Sondage de McKinsey sur les opportunités américaines en 2022 répondants se sont identifiés comme des travailleurs indépendants. Cela représente environ 58 millions d'Américains.
La mise en place de processus efficaces de gestion des travailleurs indépendants est plus importante que jamais pour les managers d'entreprise - ou les équipes composées d'une seule personne, comme c'est probablement le cas dans la plupart des petites et moyennes entreprises.
Dans ce billet de blog, nous verrons comment gérer les travailleurs indépendants, en les intégrant dans les processus de votre équipe tout en maintenant des limites saines.
Après tout, la règle d'or pour une gestion réussie des entrepreneurs est de reconnaître qu'ils ne sont PAS des employés à temps plein.
Comment gérer efficacement les sous-traitants : 10 conseils
Une bonne gestion des sous-traitants est bénéfique pour tout le monde. Lorsque vous définissez des paramètres clairs et que vous communiquez ouvertement, les entrepreneurs fournissent un meilleur travail et restent engagés. De votre côté, cela se traduit par des projets plus fluides et des résultats de grande qualité.
Voyons comment optimiser vos relations avec les entrepreneurs pour un résultat gagnant-gagnant.
1. Évaluer et trouver les bons entrepreneurs
La première étape consiste à trouver les bons prestataires, c'est-à-dire des personnes qui maîtrisent les spécifications du poste, qui font un travail de qualité et qui correspondent à la culture et à l'éthique de travail de votre organisation. Malheureusement, c'est plus facile à dire qu'à faire.
Contrairement aux travailleurs à temps plein, qui sont heureux de participer à de nombreuses séries d'entretiens et à des projets tests, les sous-traitants préfèrent les processus d'entretien rapides, où vous les engagez sur la base de leur travail antérieur (leur portfolio).
Voici quelques conseils pour interviewer et intégrer rapidement les entrepreneurs indépendants :
- Préparez les entretiens en fonction de leur expérience: Adaptez vos questions en fonction de leur niveau d'expérience. Pour les débutants, mettez l'accent sur les compétences techniques, tandis que pour les experts, concentrez-vous sur leur style de travail et leur approche des projets
- Commencez par un projet d'essai rémunéré : Cela vous permet d'évaluer la qualité du travail de l'entrepreneur, ses compétences en matière de communication et son intégration culturelle au sein de votre équipe
- Demandez des références à d'anciens clients : Demandez des références à d'anciens clients : prenez contact avec d'anciens clients pour obtenir des informations de première main sur la qualité du travail de l'entrepreneur, sa fiabilité et ses compétences en matière de communication
En voici quelques-unes questions axées sur la culture posées par le fondateur de 37 Signals, Jason Fried . Il pose des questions "moins évidentes" pour évaluer l'adéquation de la culture et du style de travail d'un candidat.
2. Établir des contrats et des accords clairs pour éviter les pièges juridiques
Une fois que vous avez engagé les bons entrepreneurs, l'étape suivante consiste à officialiser une relation de travail réussie par des contrats clairs et juridiquement contraignants. Ces contrats définissent l'étendue du travail, les modalités de paiement, les droits de propriété intellectuelle, les clauses de non-divulgation et d'autres aspects du partenariat.
Cela permet de protéger les intérêts de votre entreprise, d'établir des attentes claires et de minimiser le risque de malentendus ou de litiges juridiques
Si vous dépendez d'entrepreneurs pour une grande partie de votre travail, vous enverrez de nombreux contrats. L'un des moyens de rationaliser ce processus consiste à logiciel de gestion des contrats et des modèles. Ces outils peuvent vous aider à normaliser le processus, à réduire les erreurs et à garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires. ClickUp est un logiciel de gestion de projet et de contrat - un outil tout-en-un pour la gestion des entrepreneurs indépendants. L'outil Modèle de contrat d'entreprise ClickUp est indépendant du secteur d'activité et vous pouvez le personnaliser en fonction des projets et des emplacements.
Standardisez les contrats à l'échelle de l'organisation avec le modèle de contrat ClickUp
Ce modèle modèle de contrat couvre toutes les sections clés, y compris :
- Obligations du client : Décrivez vos responsabilités, telles que la fourniture des outils prestataires, le processus d'approbation, etc
- L'étendue du projet : Définir les limites spécifiques du projet, y compris les produits livrables, les échéanciers et les attentes
- Conditions de paiement : Conditions de paiement : préciser le calendrier et les modes de paiement, ainsi que les éventuelles pénalités de retard
- Clause de confidentialité : protéger les informations sensibles partagées entre les parties
- Conditions d'exclusivité : Les conditions de pérennité : elles précisent les termes du contrat qui resteront valables même si le contrat est considéré comme invalide pendant les litiges
- Loi applicable : Mentionner la juridiction légale qui régira le contrat en cas de litiges
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3. Paramétrer un processus d'onboarding (et de offboarding) des entrepreneurs
Tout comme pour les employés à temps plein, veillez à mettre en place un flux de travail pour l'intégration des contractants. De plus, bien que vous puissiez reprendre certains éléments du processus d'intégration de vos employés à temps plein, ce processus est généralement plus court et plus rapide.
Voici un processus en trois étapes pour l'intégration des travailleurs contractuels :
- Le document d'intégration : Vous créez un document pour décrire la portée du projet, les échéances, les jalons pertinents et la façon dont l'équipe interne les assistera. Vous pouvez également utiliser cette étape pour leur donner accès à tous les outils et les ajouter à vos canaux de communication
- Le rendez-vous : Organisez un appel avec le freelance et les autres paramètres internes impliqués dans le projet. C'est le moment idéal pour réaffirmer votre culture de travail et vos processus, et pour présenter aux freelances vos produits et services
- Le premier jalon : C'est ici que vous travaillez avec le freelance sur le premier projet - en l'aidant à surmonter les obstacles initiaux et à prendre de l'élan
De même, veillez à mettre en place un bon processus d'intégration afin de rationaliser le transfert des projets et de régler les questions juridiques en suspens. Voici quelques éléments que vous pouvez inclure dans votre processus d'intégration :
- Vérifier que tous les paiements finaux sont traités avec précision et en temps voulu
- Mon travail consiste à prévoir un transfert en douceur du travail inachevé afin d'assurer la continuité
- Obtenir un retour d'information par le biais d'un entretien de fin de mission afin d'identifier les points à améliorer
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4. Définissez vos paramètres dès le départ
La plupart des entrepreneurs ont vécu au moins une histoire d'horreur où un projet a commencé comme quelque chose et s'est achevé de manière complètement différente. Ne soyez pas ce client.
Pour éviter que le projet ne prenne de l'ampleur et pour garantir sa réussite, établissez des objectifs et des jalons clairs avec un document d'énoncé de travail dès le début. Cela permettra d'éviter que le projet ne dévie de sa trajectoire et de s'assurer que le contractant et vous-même êtes sur la même page en ce qui concerne les objets.
Voici deux façons de le faire :
- Définissez la portée et les objectifs de votre projet lors de la rédaction de l'accord. Faites-les examiner par toutes les parties prenantes internes afin de vous assurer que personne ne propose de changement à mi-parcours du projet
- Mettez en place un système de suivi des objectifs dans votreplateforme de gestion de projet pour examiner la progression du projet à des jalons clés afin de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie
Suivre les jalons du projet avec ClickUp Objectifs
Ajoutez les détails de votre projet et les livrables clés à Objectifs ClickUp . Chaque objectif global peut être décomposé en tâches et en sous-tâches, en décrivant clairement ce qu'il implique. Cela vous permet de suivre l'achèvement de chaque jalon et de rendre des comptes.
Définissez les objectifs de votre projet, examinez la progression et identifiez les goulets d'étranglement avec ClickUp Objectifs
Vous pouvez utiliser les objectifs pour mener des évaluations de performance et mesurer les niveaux de productivité de vos sous-traitants.
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5. Définissez vos canaux de communication
Les entrepreneurs se sentent souvent éloignés des membres de l'équipe interne. Après tout, ils ne sont pas des membres officiels de l'équipe - ils n'ont pas accès aux services IRL ou virtuels de l'entreprise aux discussions autour de la fontaine à eau qui jouent un rôle important dans l'établissement de connexions au sein de l'équipe.
Vous devez faire le premier pas et faire en sorte qu'ils se sentent inclus. Vous pouvez le faire en exposant clairement vos préférences en matière de communication, comme les canaux, la fréquence des réunions et un point de contact principal.
Voici quelques conseils pour définir des canaux de communication clairs et cohérents :
Choisissez votre canal de communication
Sélectionnez votre plate-forme de communication principale en fonction des préférences de votre équipe et des exigences du projet (par exemple, e-mail, logiciel de gestion de projet, messagerie instantanée). Ensuite, allez plus loin et prévoyez des canaux de sauvegarde afin d'être toujours joignable.
Vous pouvez également envisager de proposer des outils asynchrones et synchrones pour une plus grande flexibilité. Par exemple, supposons que vous soyez en train de réviser un document ou de modifier une base de données. Dans ce cas, vous pouvez utiliser Détection de collaboration ClickUp des fonctionnalités telles que les commentaires, les étiquettes et la modification en cours pour maintenir les discussions à l'intérieur du document.
Utilisez les fonctionnalités de collaboration de ClickUp pour fournir un retour d'information instantané, en fonction du contexte
Lorsque vous examinez la progression d'un projet, essayez de regrouper toutes les discussions en un seul endroit afin d'éviter les silos d'informations. Par exemple, vous pouvez créer un groupe dans ClickUp Discuter et exiger que seules les mises à jour soient effectuées sur ce canal. De cette manière, tout le monde est tenu au courant.
Centralisez les discussions sur les projets grâce aux conversations de groupe dans ClickUp Chat
Planifier des vérifications régulières
Prévoyez des réunions de contrôle régulières pour discuter de la progression du projet, résoudre les problèmes éventuels et fournir un retour d'information. Vous pouvez déterminer la fréquence des contrôles en fonction de la complexité et de l'échéancier du projet.
Partagez votre politique de communication
Si vous avez une politique de communication à l'échelle de l'entreprise, partagez-la avec vos free-lances. Ils sauront ainsi comment vous parler - de manière formelle, décontractée, etc. - et si votre entreprise préfère les mises à jour de statut asynchrones ou en temps réel.
💡Pro Tip : Créez un modèle de document "Comment travailler avec moi" et demandez à vos entrepreneurs de le remplir. Cela vous aidera à exposer vos préférences et vos attentes et à comprendre le style de travail de chacun. Il peut contenir des informations telles que les canaux de communication préférés et les délais de réponse.
Vous pouvez également partager les ClickUp Travailler avec moi [Contributeur individuel] Modèle et demandez-leur de l'utiliser comme référence lors de la création de leur document.
6. Créer une boucle de rétroaction
Un retour d'information régulier peut vous aider à identifier les points à améliorer et à renforcer la relation entre l'entrepreneur et le client. Mais n'oubliez pas que le retour d'information est un processus à double sens : vous devez mettre en place un flux de travail qui vous permette de donner un retour d'information aux entrepreneurs et qui permette à ces derniers de partager leur retour d'information.
Voici comment vous pouvez le faire :
- Donnez un retour d'information constructif : Donnez un feedback constructif : donnez un feedback spécifique et exploitable qui se concentre sur l'amélioration des performances plutôt que sur la critique
- Demander un retour d'information : Demandez activement à l'entrepreneur de vous faire part de ses commentaires sur vos performances en tant que client ou gestionnaire de projet lors des visites de contrôle
- Utilisez un outil de retour d'information : Envisagez d'utiliser un formulaire ou un sondage pour recueillir les commentaires anonymes des entrepreneurs
Par exemple, vous pouvez utiliser Formulaires ClickUp pour des prises de pouls mensuelles ou trimestrielles auprès de vos entrepreneurs. Le générateur de formulaires dispose de différents types de champs et de questions conditionnelles pour aider à personnaliser le sondage.
Personnalisez vos sondages à grande échelle grâce aux fonctionnalités de logique conditionnelle de ClickUp Forms
Vous pouvez également organiser les réponses dans une base de données. Cette dernière peut être particulièrement utile pour trouver des tendances dans les réponses d'un entrepreneur au fil du temps ou examiner comment tous les entrepreneurs (collectivement) affichent vos processus
Cela peut vous aider à créer une relation de collaboration et de productivité avec vos entrepreneurs.
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7. Standardisez votre politique et votre processus de paiement
Une politique et un processus de paiement normalisés peuvent rationaliser les opérations, réduire les erreurs et améliorer les relations avec les entrepreneurs indépendants. Lorsque vous indiquez comment cela fonctionne, vous n'avez pas à les relancer pour obtenir des factures, et ils n'ont pas à vous courir après pour obtenir des paiements.
Voici quelques éléments à inclure dans votre politique de paiement :
- Fréquence des paiements: Déterminez le calendrier des paiements (par exemple, chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois)
- Mode de paiement: Choisissez un mode de paiement préféré (par exemple, dépôt direct, chèque, PayPal)
- Modèle de facture: Créez un modèle de facture standardisé avec toutes les informations nécessaires à partager avec les entrepreneurs
- Envoi de la facture: Mentionner quand les entrepreneurs doivent envoyer leurs factures
- Approbation de la facture: Mettre en place un processus d'approbation clair afin de garantir l'exactitude des données et le respect des délais de paiement
Rédigez votre politique avec ClickUp Docs
Utilisez un outil comme Documents ClickUp pour décrire vos politiques et processus de paiement et les partager avec vos équipes internes et vos entrepreneurs indépendants. Vous garantirez ainsi une transparence totale et donnerez aux entrepreneurs des précisions sur vos procédures de paiement.
Organisez les détails de votre entrepreneur avec la vue Tableur de ClickUp
Voici quelques champs à inclure dans votre base de données d'entrepreneurs :
- Informations sur l'entrepreneur : Leur nom, leurs coordonnées, leur nombre d'identification fiscale et les détails de leur paiement
- Spécifications du contrat : Durée du contrat, étendue du travail, conditions de paiement et liens vers l'accord contractuel, l'accord de confidentialité et d'autres documents juridiques
- Détails de conformité : Détails relatifs à la conformité : formulaires relatifs à la fiscalité et à la classification des employés, relevés de facturation et autres documents administratifs
En option, vous pouvez ajouter un champ Notes dans la base de données pour documenter leurs compétences spécialisées, leurs coordonnées et les liens de leur portfolio. Cette option est particulièrement utile lorsque vous vous apprêtez à réengager un ancien contractant.
De plus, ClickUp s'intègre à la plupart des systèmes de ressources humaines et de paie. Cela signifie que vous pouvez automatiser des tâches telles que la mise à jour des informations sur les entrepreneurs ou le marquage des factures comme payées dans ClickUp lorsqu'elles sont traitées dans votre système de paie.
Note : La base de données contenant des informations sensibles, mettez en place des contrôles d'accès appropriés pour protéger les informations et garantir la confidentialité des données.
10. Tirer parti de la technologie
La conformité juridique est un aspect important de l'embauche d'entrepreneurs, et elle varie selon les régions. Aux États-Unis, l'IRS dispose de critères spécifiques pour déterminer si un travailleur est un entrepreneur indépendant ou un employé.
Un outil de gestion des sous-traitants peut vous aider à automatiser et à résoudre ces problèmes et à garantir la conformité avec les législations locales en matière de travail et de fiscalité.
🌈 Le saviez-vous ? Certains États américains ont des lois établissant un lien avec la taxe sur les ventes lors de l'embauche d'entrepreneurs indépendants Cela signifie que vous pouvez être tenu de collecter et de verser la taxe sur les ventes pour vos achats, même si vous n'avez pas de bureau physique sur place.
Un autre aspect où la technologie peut être utile est l'automatisation du travail, qu'il s'agisse de la gestion de projet en freelance ou des processus systémiques tels que la signature des contrats. Une option est l'automatisation pour approuver les factures, initier des vérifications avec les entrepreneurs et gérer d'autres tâches administratives.
Les équipes juridiques peuvent envisager de centraliser le processus de demande de contrat et d'améliorer l'efficacité avec l'application Modèle de gestion des contrats ClickUp .
Permettez à votre équipe juridique de recevoir des demandes d'accords contractuels et de suivre la progression des contrats grâce au formulaire de demande de contrat ClickUp
Voici comment cela fonctionne :
- Soumettre un formulaire de demande: Il suffit de remplir le formulaire de demande de contrat, en précisant l'objet et le type de contrat, ainsi que la date limite souhaitée
- **L'équipe juridique examine les détails de la demande et s'assure que toutes les informations nécessaires sont fournies
- Rédaction et approbation: L'équipe juridique rédige le contrat en y intégrant les exigences spécifiées et en veillant à ce qu'il soit conforme aux lois et réglementations en vigueur
Mieux encore : le modèle s'accompagne d'une vue Tableau qui permet à l'équipe juridique de suivre le statut des contrats individuels, afin de s'assurer qu'ils sont tous fermés dans les temps.
Simplifier la gestion des entrepreneurs avec ClickUp
Comme le dit l'adage, "la réussite repose sur des systèmes" Avec ClickUp, vous pouvez créer un cadre fiable pour la gestion des entrepreneurs - un système centralisé, organisé et évolutif qui peut être personnalisé pour répondre aux besoins des différentes équipes.
Qu'il s'agisse de rédiger des contrats, de gérer des projets, de favoriser les boucles de rétroaction ou de centraliser les informations sur les entrepreneurs, ClickUp peut vous aider à gérer tous vos processus à partir d'un seul endroit. Ainsi, vous définissez un paramètre qui travaille pour vous à la fois le jour 1 et l'année 10. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et voyez comment il permet une gestion efficace des entrepreneurs.