La performance de l'équipe est un facteur déterminant pour la réussite de toute entreprise. Mais soyons réalistes, maintenir en permanence un niveau de performance optimal peut être un véritable défi.
Aujourd'hui, les entreprises doivent constamment évoluer pour rester en tête dans une condition dynamique du marché, et les employés peuvent subir une pression pour suivre le rythme de ce changement.
En tant que manager, votre rôle est essentiel pour maintenir la motivation de votre équipe et l'aligner sur les objectifs de l'organisation. Cela implique de gérer les attentes de l'équipe et de partager les outils qui l'aideront à rester concentrée, en particulier pendant l'étape de performance.
Si vous vous demandez ce qu'est l'étape de performance et comment vous pouvez y amener votre équipe, cet article est fait pour vous. Poursuivez votre lecture. 🧐
Qu'est-ce que l'étape de performance ?
L'étape de performance est l'une des étapes les plus importantes du modèle de développement d'équipe de Tuckman. Ce modèle a été développé par Bruce Tuckman, psychologue scolaire, qui l'a utilisé pour décrire un processus théorique d'évolution et de croissance des groupes au milieu des années 1960.
La phase de performance est la quatrième étape du modèle des « cinq étapes du développement d'une équipe » et est peut-être la plus importante. À ce stade, chaque membre de l'équipe donne le meilleur de lui-même et l'équipe fonctionne comme une unité hautement organisée et cohésive.
Les cinq étapes du modèle sont les suivantes :
- Étape 1 : Étape de formation
- Étape 2 : Étape de confrontation
- Étape 3 : Étape de normalisation
- Étape 4 : Phase de performance
- Étape 5 : Étape de clôture
Comprenons brièvement toutes les étapes de constitution d'une équipe avant de nous plonger dans la phase de performance.
Étape n° 1 : étape de formation
Cette étape correspond au moment où les membres de votre équipe ou de votre groupe commencent tout juste à se former.
Les membres de votre équipe ne se connaissent peut-être pas bien. Il y a beaucoup d'incertitude dans l'air et l'équipe n'est peut-être pas très productive. Les membres sont encore en train de s'habituer les uns aux autres et ont besoin de temps pour comprendre leurs rôles individuels.
Étape n° 2 : étape de confrontation
C'est à ce moment-là que les membres de l'équipe apprennent à travailler ensemble. À cette étape, des conflits peuvent parfois surgir en raison de personnalités ou d'opinions divergentes.
Les membres de l'équipe peuvent ne pas avoir encore une vision claire de leurs rôles et risquent de dépasser les limites de chacun. La dynamique de l'équipe peut devenir difficile à mesure que les membres s'efforcent de trouver les rôles qui leur conviennent le mieux.
En savoir plus : Qu'est-ce que la collaboration en équipe ? 10 stratégies efficaces pour votre équipe
Étape n° 3 : étape de normalisation
C'est à cette étape que tout commence enfin à se mettre en place. Les membres de votre équipe s'adaptent à leurs rôles respectifs.
À mesure qu'ils se sentent plus à l'aise pour travailler ensemble sur des tâches d'équipe, ils n'hésitent plus à demander de l'aide ou à solliciter des commentaires constructifs les uns des autres.
Étape n° 4 : phase de performance
Seules les équipes réussies peuvent atteindre cette étape tant convoitée, au cours de laquelle les membres de l'équipe donnent le meilleur d'eux-mêmes, non seulement individuellement, mais aussi en tant qu'équipe.
Si vous avez vu des films comme Ratatouille ou Burnt, voici un exemple : au début, les chefs sont constamment en conflit les uns avec les autres et les conflits interpersonnels sont nombreux. Mais à la fin, ils sont en parfaite synchronisation, comme un orchestre harmonieux et bien accordé. C'est l'étape de performance.
À l'étape de la performance,
- Votre équipe a défini ses rôles, établi des limites claires afin que personne n'empiète sur le travail des autres, et peut collaborer sans effort.
- Les membres assument activement leurs responsabilités et exercent l'autorité nécessaire pour diriger les projets.
- Tous les membres s'entraident pour identifier et surmonter les erreurs, les fautes et autres lacunes.
- Les membres s'échangent des commentaires afin d'obtenir de meilleurs résultats et avancent de manière synchronisée vers les objectifs de l'équipe.
- Tout le monde éprouve un profond sentiment de satisfaction face à sa progression.
Votre équipe adhère également aux flux de travail établis pour atteindre des objectifs communs, et les membres se sentent unis dans la poursuite d'un objectif commun. Cela représente l'étape idéale du développement du groupe.
En tant que chef d'équipe, votre objectif est de guider votre équipe vers cette étape le plus rapidement possible, et c'est exactement ce que nous sommes là pour vous aider à réaliser.
Pour en savoir plus : Cohésion d'équipe : stratégies pour améliorer les performances au travail
Étape n° 5 : la phase de clôture
Il s'agit de la cinquième et dernière étape de Tuckman, lorsque l'équipe est prête à se dissoudre. Cela se produit généralement lorsque la mission de l'équipe est accomplie.
C'est le moment où vous et votre équipe pouvez célébrer ce que vous avez accompli. Réfléchissez à vos réalisations et effectuez un rappel à votre équipe de l'objectif qui sous-tend son travail.
Comme il s'agit de la cinquième étape, c'est également une excellente occasion de reconnaître et de célébrer les talents de chaque membre de l'équipe.
Pourquoi viser l’étape de performance ?
L'étape de performance peut vous apporter, à vous et à votre équipe, les meilleurs résultats possibles. 🎯
À cette étape, la synchronisation est parfaite, la communication fluide et la plupart des membres travaillent sans faille pour atteindre leurs objectifs.
L'idée est de maintenir l'équipe à cette étape le plus longtemps possible.
Bien que cela semble idéal en théorie, aucune équipe ne peut rester constamment dans l'étape de performance sans aucune intervention. C'est à vous, le chef d'équipe, de veiller à ce que votre équipe reste dans cette étape aussi longtemps que possible, en particulier pendant les projets.
À faire, vous pouvez commencer par éviter les défis courants qui peuvent survenir à cette étape tout en conservant un leadership fort. En savoir plus.
Quels sont les défis courants de l’étape de performance ? Et pourquoi se posent-ils ?
🚩Épuisement professionnel
Le burnout est l'ennemi numéro un lorsqu'il s'agit de maintenir une équipe hautement performante. Et vous ne pouvez pas le résoudre simplement en mettant en place des activités de bien-être. Peu importe le temps que les membres de votre équipe consacrent à la méditation ou à l'exercice physique, s'ils sont coincés dans un environnement qui induit un stress chronique, ils finiront par craquer.
Le burnout est néfaste pour les entreprises et pour les êtres humains en général. 33 % des employés admettent que le burnout les rend moins concentrés au travail, tandis que 31 % affirment qu'il leur a fait perdre tout intérêt pour leur travail et 21 % déclarent qu'il les a amenés à procrastiner davantage.
Les trois principales causes d'épuisement professionnel sont l'augmentation de la charge de travail, les problèmes de santé mentale pouvant résulter d'un manque d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et les délais irréalistes.
Parmi les autres facteurs contribuant à l'épuisement professionnel lié au travail, on peut citer :
- Une urgence constante
- Réseaux de communication hiérarchiques et lents
- Microgestion
- Manque de reconnaissance des réalisations
- Dépasser ses limites personnelles et ses heures de travail
🚩 Maintenir l'élan
Un autre défi considérable pour les managers consiste à garantir un rendement constant de l'équipe, jour après jour et semaine après semaine. Même si vous ne pouvez pas attendre 100 % de votre équipe à tout moment, cela ne signifie pas pour autant que vous devez laisser la stagnation s'installer.
Voici quelques causes courantes de perte de dynamisme :
- Burnout (oui, tous ces éléments sont liés)
- Manque d'objectifs clairs et alignés
- La complaisance
- Absence de membres clés de l'équipe
- Manque de reconnaissance
- Facteurs externes tels que les changements dans les valeurs de l'entreprise, la direction générale, etc.
🚩 Montée des conflits
Les conflits sont inévitables. Ils peuvent survenir en raison de conflits d'intérêts, de divergences de personnalité ou pour d'autres raisons.
Voici quelques causes courantes de conflits qui surviennent pendant l’étape de performance et auxquelles vous devriez prêter attention :
- Différences entre les opinions professionnelles et les styles de travail
- Travailler à la réalisation d'objectifs personnels et professionnels différents
- Chevauchement des rôles dans les dernières étapes d'un projet
- Systèmes de croyances personnelles
- Ressources limitées
- Facteurs organisationnels tels que les changements dans la politique de l'entreprise ou la restructuration
- Stress causé par des facteurs externes tels que des délais irréalistes imposés par la hiérarchie/la direction
- Concurrence acharnée
N'importe laquelle de ces raisons (ou d'autres) pourrait nuire à ce qui est censé être une équipe hautement performante, efficace et efficiente.
Alors, de quoi avez-vous besoin pour les remettre sur pied ?
Quelles sont les bonnes pratiques pour diriger efficacement pendant l'étape de performance ?
Un leadership fort reste la priorité absolue dans la gestion et l'encadrement d'équipes hautement performantes.
Malgré tous vos efforts pour constituer une équipe présentant la combinaison idéale de compétences et d'attitudes, la création d'un environnement propice à l'épanouissement de votre équipe nécessite souvent d'ajuster sa composition à mesure que sa dynamique évolue.
Voici quelques stratégies pour gérer les équipes à l’étape de la performance :
✅ Organisez des activités de groupe pendant l'étape d'exécution
- Discutez de la situation dans son ensemble : précisez la position dans laquelle vous souhaitez vous voir, vous et votre équipe, après un certain temps. Aidez votre équipe à visualiser où elle doit en être avec le projet sur lequel elle travaille actuellement. Cela l'aidera à rester motivée en imaginant ses futures réalisations et à manifester ce niveau de réussite collective.
- Trois questions principales : Posez ces trois questions fondamentales à votre équipe : Qu'est-ce qui a bien fonctionné pour nous ? Qu'est-ce qui nous pose un problème ? Que pouvons-nous améliorer ?
- Qu'est-ce qui a fonctionné pour nous ?
- Qu'est-ce qui nous pose un problème ?
- Que pouvons-nous améliorer ?
- Qu'est-ce qui a fonctionné pour nous ?
- Qu'est-ce qui nous pose un problème ?
- Que pouvons-nous améliorer ?
Mais ne les gardez pas pour la fin du sprint.
Recueillez ces précieux commentaires à intervalles réguliers tout au long du cycle de votre projet afin de vous faire une bonne idée des sujets ci-dessus. Fournir des commentaires en temps opportun, traiter les problèmes dès leur apparition et mettre en avant la progression réalisée crée un sentiment d'amélioration continue et d'accomplissement pour tous les membres de l'équipe.
- Séances de brainstorming inclusives : visualisez vos idées à l'aide de cet exercice rapide. Il rassemble votre groupe et l'encourage à réfléchir de manière innovante afin de vous aider à achever le projet sur lequel vous travaillez dans les délais impartis.
Imaginez disposer d'un espace infini à remplir d'idées textuelles et visuelles pour suivre vos projets et activités. C'est exactement ce que vous permettent de faire les tableaux blancs ClickUp.
Avec les tableaux blancs ClickUp, vous pouvez :
- Collaborez visuellement sur une plateforme unique et partagée pour transformer vos idées en informations exploitables.
- Réfléchissez, élaborez des stratégies, créez des cartes mentales et planifiez des flux de travail agiles.
- Connectez-vous aux outils ClickUp tels que Tasks pour passer sans difficulté de l'idéation à l'action.
- Liez vos fichiers de travail, vos documents et vos tâches directement sur votre Tableau blanc.
✅ Reconnaissez les contributions
Une équipe est un amalgame de personnalités contrastées. Bien sûr, certains membres seront plus dynamiques que d'autres et, par conséquent, auront plus de visibilité. En tant que leader, votre travail consiste à comprendre clairement qui contribue de quelle manière au cours d'un projet.
Veillez à ce que les membres les moins visibles aient la possibilité d'être sous les feux de la rampe en reconnaissant leurs contributions. Cela permettra à l'équipe de prendre conscience des talents de tous ses membres et de les célébrer, quelle que soit leur capacité à s'exprimer.
Pour y parvenir efficacement, vous pouvez utiliser un système de gestion d'équipe qui vous aide au suivi des tâches terminées. Vous pouvez utiliser plusieurs fonctionnalités de ClickUp à cet effet. La première est ClickUp Tasks.
Avec Tasks, vous pouvez :
- Attribuez à votre équipe des tâches réalisables, claires et bien définies.
- Suivez l'avancement des tâches pour comprendre les performances de votre équipe.
- Planifiez, organisez et collaborez en toute transparence sur n'importe quel projet.
- Classez les tâches par priorité et d'affectation.
- Reliez les tâches liées et suivez la progression grâce aux statuts personnalisés.
Une autre façon astucieuse de suivre votre progression consiste à utiliser le modèle ClickUp Project Tracker.
Elle vous permet de regrouper les tâches par étape, de suivre la progression et de collaborer de manière transparente avec votre équipe. Elle est parfaite pour gérer plusieurs projets sans se sentir dépassé. Vous resterez organisé, obtiendrez des mises à jour en temps réel et connaîtrez les contributions de chacun.
✅ Fixez toujours des objectifs réalisables
Une équipe qui fonctionne à son meilleur niveau doit être concentrée et alignée sur un objectif commun. Cela commence par donner à chaque membre de l'équipe des objectifs bien définis et réalisables, alignés sur leurs rôles.
Évitez les objectifs qui se chevauchent afin de prévenir les conflits entre les tâches. Continuez à placer la barre un peu plus haut à chaque fois afin que votre équipe continue à viser l'excellence sans stagner.
Une fois vos objectifs fixés, communiquez-les à vos employés et suivez de près leur réalisation. Pour tout faire au même endroit sans avoir à changer d'onglet, utilisez ClickUp Objectifs.
Les objectifs ClickUp vous permettent de :
- Suivez automatiquement la progression vers les objectifs en liant les tâches, à l'aide de cibles numériques, monétaires ou vrais/faux.
- Organisez vos objectifs en un seul endroit à l'aide de dossiers, ce qui facilite le suivi des objectifs connexes.
- Définissez différents types de cibles (par exemple, cycles de sprint, tableaux de bord hebdomadaires) pour répondre à différents besoins.
- Partagez vos objectifs, gérez les permissions et assurez-vous que tout le monde reste aligné grâce à des échéanciers et des échéances clairs.
✅ Définissez des priorités claires
Votre équipe ne peut pas travailler de manière optimale si vous classez toutes les tâches comme urgentes ! Lorsque tout est urgent, rien n'est vraiment urgent. Cela peut entraîner une surcharge de travail pour votre équipe, qui se retrouve confrontée à de multiples priorités contradictoires et à des délais irréalistes, ce qui peut être source de stress.
C'est pourquoi vous devez définir des critères d'urgence bien précis et hiérarchiser chaque tâche en conséquence. Planifiez bien et créez un système dans lequel vous pouvez non seulement attribuer des tâches à vos coéquipiers, mais aussi les libeller en fonction de leur importance.
Par exemple, vous pouvez attribuer un code couleur aux éléments ayant une haute priorité (rouge), suivis du jaune et du vert, pour créer un système simple mais universellement reconnaissable.
Vous pouvez également utiliser l'un des nombreux systèmes de hiérarchisation des priorités, tels que :
- La matrice d'Eisenhower
- Méthode MoSCoW (Must have, Should have, Could have et Won't have)
- Méthode ABC de priorisation (« A » correspond à une priorité élevée et une urgence élevée, « B » correspond à une priorité moyenne et une urgence moyenne, « C » correspond à une priorité faible et une urgence faible)
- Scores RICE (portée, impact, confiance et effort)
✅ Assurez-vous d'avoir un bon équilibre entre le travail et la vie privée
Comprenez que vos employés ont une vie en dehors de leur travail.
Si vous brouillez constamment les frontières entre vie personnelle et vie professionnelle, vos employés ne pourront pas se reposer ni prendre de bonnes vacances. Ils ne pourront pas se déconnecter complètement du travail, ce qui entraînera épuisement et frustration.
Cela est particulièrement important, car une grande partie de la main-d'œuvre a commencé à opter pour des environnements de travail en télétravail ou hybrides.
53 % des emplois aux États-Unis sont actuellement hybrides. Cela signifie que vous devez vous préparer à gérer les défis liés à cet environnement de travail flexible et souvent asynchrone.
✅ Encouragez une communication transparente et efficace
La communication est essentielle pour motiver vos employés et reconnaître leurs efforts. Votre rôle doit être celui d'un facilitateur, et non d'un obstacle au flux de travail.
Vous devez rester accessible à vos coéquipiers afin qu'ils n'aient pas à se plier en quatre pour obtenir une réunion avec vous.
Veillez à ce que tous les membres de votre équipe se sentent à l'aise pour vous approcher. Envisagez de mettre en place une politique de porte ouverte afin d'encourager les gens à exprimer leurs opinions. Éliminez également les silos de communication inefficaces en introduisant des canaux de communication rationalisés.
Essayez d'éviter les retards ou les malentendus lors du partage de messages entre collègues, y compris avec vous-même.
ClickUp propose une fois de plus une solution puissante sous la forme de la vue Chat ClickUp. Elle facilite la coordination entre les services, les équipes et les membres grâce à des tâches et des rôles interconnectés.
Utilisez la vue Chat de ClickUp pour communiquer directement avec les membres de votre équipe et les différents services au sein de votre environnement de travail, tout en partageant facilement les fichiers, tâches et documents pertinents.
✅ Favorisez la confiance et l'autonomie ; surveillez, mais ne microgérez pas
Si vous n'avez pas confiance en votre équipe, vous devez vous poser certaines questions. Travailler avec une équipe sur laquelle vous ne pouvez pas compter peut perturber l'ensemble de votre flux de travail. Cela peut également être le signe d'un environnement de travail malsain.
Cela dit, ne tombez pas dans le piège de la microgestion. Si vous commencez à gérer chaque membre dans les moindres détails, cela montre simplement que vous ne leur faites pas suffisamment confiance pour leur laisser le travail entre les mains.
Encouragez votre équipe à assumer des rôles de leadership pendant les projets afin de montrer qu'elle est prête à travailler de manière autonome. Vous devez trouver un équilibre entre laisser vos coéquipiers s'épanouir de manière indépendante tout en surveillant de près leur progression et en étant prêt à intervenir dès que votre présence ou votre décision est nécessaire.
Modèle de rôles et responsabilités dans la gestion de projet ClickUp
Pour attribuer des tâches tout en conservant une vue d'ensemble de la situation, essayez le modèle de rôles et responsabilités en gestion de projet de ClickUp. Il vous aide à définir les rôles, à attribuer les tâches et à vous assurer que chacun sait qui est responsable de quoi.
L'utilisation de ce modèle vous permettra de vous assurer que tout se passe bien, quelle que soit la taille de votre organisation. Le modèle fournit un plan clair, garantit que chacun connaît son rôle, améliore la coordination entre les équipes et aide à détecter les problèmes à un stade précoce, avant qu'ils ne s'aggravent.
✅ Organisez régulièrement des cycles de feedback
À l'étape de la performance, vos coéquipiers n'hésiteront pas à se donner mutuellement des commentaires critiques et constructifs.
Il est important de maintenir ces voies de communication ouvertes et saines. En tant que manager et leader, vous pouvez demander rapidement des commentaires constructifs et montrer l'exemple aux autres membres de l'équipe. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est d'organiser des sondages anonymes qui mettent en évidence vos points forts et les domaines à améliorer.
En créant une boucle de rétroaction au sein de votre équipe, vous développez un environnement propice à l'apprentissage et à l'amélioration continus.
Vous pouvez facilement recueillir des commentaires pertinents grâce au modèle de sondage sur les commentaires et les évaluations des employés de ClickUp. Utilisez-le pour recueillir rapidement des informations, identifier les domaines à améliorer et répondre à toutes les préoccupations, tout en rationalisant le processus de rétroaction.
Maintenez votre étape de performance à son maximum avec ClickUp
L'étape de performance est celle où votre équipe brille, travaille ensemble avec un minimum de conflits et maximise sa productivité.
Pour maintenir cette phase optimale, vous devez gérer les défis potentiels. Un outil de gestion de projet global peut vous aider à naviguer à travers les cinq étapes du modèle de Tuckman.
ClickUp peut être l'outil qu'il vous faut. Il offre une solution complète pour assurer la cohésion et la productivité de votre équipe. Il vous aide également à fixer des objectifs, à hiérarchiser les tâches, à définir les rôles, à rationaliser la communication, à recueillir des commentaires et à surveiller les performances.
En intégrant ClickUp à votre flux de travail, vous pouvez prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent et assurer la réussite à long terme de votre équipe.
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