Chaque fois qu'un nouvel employé arrive au Tableau, la grande question qui se pose est la suivante : à quelle vitesse pouvons-nous le rendre opérationnel ? Même les employés chevronnés peuvent rencontrer des obstacles, et le fait de demander à vos cadres de tout laisser tomber pour former d'autres personnes, nouvelles ou anciennes, représente une énorme perte de ressources et de productivité.
C'est là que les manuels de formation des employés entrent en jeu. Ils vous permettent de rationaliser le programme de formation, en donnant aux employés tous les conseils nécessaires à l'apprentissage continu, sans solliciter en permanence votre personnel d'encadrement. Avec un manuel de formation en place, tout le monde reste sur la bonne voie sans que vos meilleurs éléments ne s'éloignent de leur travail et ne sacrifient leur productivité.
De même, un manuel de formation des fournisseurs est utile lors de l'intégration de vos partenaires commerciaux, car il leur fournit les ressources nécessaires pour assister efficacement vos flux de travail. Les entreprises utilisent également des manuels de produits et de services pour simplifier les produits complexes ou techniques pour leurs clients, tandis que les manuels de formation dédiés au matériel et aux logiciels permettent aux utilisateurs d'utiliser un nouvel équipement technologique en douceur.
Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment créer un manuel de formation interne pour votre organisation.
Qu'est-ce qu'un manuel de formation ?
Un manuel de formation est un document structuré ou un guide fournissant des instructions détaillées pour l'exécution de tâches organisationnelles spécifiques. Il constitue une ressource importante pour le développement professionnel et permet de s'assurer que tout le monde suit les mêmes normes et pratiques.
Types de manuels de formation
- Les manuels de politique de l'entreprise: Ils décrivent la mission, la vision, les valeurs et les politiques détaillées de l'entreprise, en veillant à ce que les employés comprennent la culture et les normes de l'organisation
- Manuels de formation technique: La documentation technique fournit des instructions étape par étape sur l'utilisation d'outils, de technologies ou de logiciels spécifiques au sein de l'entreprise
- **Manuels d'intégration : des documents d'intégration clairs et complets aident les nouveaux employés à comprendre leur rôle, les attentes de l'entreprise et la manière de gérer leurs premières semaines de travail
- Manuels de formation sur les produits ou les services: Ils informent les employés sur les produits ou les services de l'entreprise, ce qui leur permet de mieux aider les clients ou d'accomplir leur travail
- Manuels de formation à la sécurité : ils décrivent les procédures et les protocoles visant à garantir la sécurité sur le lieu de travail, la conformité aux réglementations et la minimisation des risques
- Manuels de formation aux processus : Ils constituent des pratiques opérationnelles standard, des procédures et des flux de travail qui sont abonnés à diverses fonctions organisationnelles (marketing, ingénierie, finances, juridique, ressources humaines, etc.)
- Manuels de formation à la DEI : Formation sur la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) les manuels de formation sur la diversité, l'équité et l'inclusion (DEI) informent les lecteurs sur la pensée inclusive sur le lieu de travail. Ils apprennent aux lecteurs à apprécier la diversité des origines et à garantir un traitement équitable et des opportunités pour tous
Pourquoi les manuels de formation sont-ils importants ?
- Améliorer les performances des employés : Les manuels de formation fournissent aux employés les connaissances nécessaires pour effectuer leur travail de manière efficace, ce qui accroît la productivité
- Promouvoir des pratiques de travail cohérentes : ils normalisent le processus de formation et garantissent que tous les employés reçoivent les mêmes informations, ce qui permet d'uniformiser les pratiques de travail
- **Les manuels de formation servent de référence que les employés peuvent consulter chaque fois qu'ils ont besoin de rafraîchir leurs connaissances, ce qui favorise la rétention à long terme
- Assistance à l'intégration : Les manuels de formation bien structurés aident les nouveaux employés à se mettre plus rapidement au diapason, réduisant ainsi le temps nécessaire pour qu'ils deviennent productifs
- Promotion de la conformité et de la sécurité : les manuels garantissent que les employés connaissent les réglementations et les procédures de sécurité, ce qui réduit le risque de non-conformité et d'accidents
- **Les manuels de formation fournissent des instructions cohérentes et détaillées afin que tous les employés suivent les mêmes étapes et les mêmes directives. Cela réduit les risques d'erreurs, ce qui permet d'améliorer l'efficacité et la fiabilité des opérations
Comment créer un manuel de formation de qualité ?
Tous les manuels de formation de qualité que nous avons vus ont un point commun. Ils utilisent le méthodologie agile pour former les utilisateurs et diviser les descriptions complexes en parties digestes pour que les lecteurs puissent comprendre et apprendre. Comprenons les étapes de base de la création de votre propre manuel de formation à partir de zéro.
Guide étape par étape pour la création d'un manuel de formation
Étape 1 : Définir l'objectif du manuel
La création d'un manuel de formation efficace commence par un forfait de formation clair. Envisagez l'utilisation d'un modèle de forfait de formation pour vous assurer que le contenu de votre manuel de formation correspond aux objectifs de l'entreprise et aux besoins de l'employé. Par exemple, si l'entreprise vise à améliorer le service à la clientèle, le manuel de formation devrait se concentrer sur l'amélioration des compétences en matière d'interaction avec les clients.
Envisagez d'utiliser le Modèle de matrice de formation ClickUp pour vous assurer que votre manuel de formation répond aux besoins de vos employés.
Modèle de matrice de formation ClickUp
Ce modèle vous aide à saisir et à comprendre les niveaux de compétences actuels de vos employés, à identifier les lacunes et à adapter le contenu du manuel de formation en conséquence.
Vous pouvez cartographier les compétences requises pour chaque rôle au sein de votre organisation, ce qui facilite l'identification des domaines nécessitant une formation supplémentaire. Comparez les niveaux de compétences des employés aux compétences requises pour créer un manuel de formation axé sur les domaines les plus critiques.
Suivez l'évolution des compétences au fil du temps afin de combler efficacement les lacunes identifiées.
Vous pouvez ensuite définir des paramètres clairs pour maintenir le cap et mesurer la réussite de votre projet de manuel de formation. Objectifs ClickUp est un excellent outil à cette fin. Il vous permet de définir des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) qui peuvent guider l'élaboration de votre manuel de formation.
Par instance, "Augmenter de 30 % la compétence des employés dans \N[compétence spécifique] dans un délai de trois mois."
Il vous permet d'assigner et de suivre des Objectifs spécifiques, fournissant ainsi une solution complète de suivi des objectifs avec un tableau de bord hebdomadaire.
L'organisation des grands objectifs en cibles plus petites vous donne de la souplesse et vous aide à garder le cap.
Étape 2 : Analyser qui est votre cible
La réussite d'un manuel de formation dépend de sa capacité à trouver un écho auprès de ses lecteurs. Les niveaux d'expertise, les styles d'apprentissage et les attentes varient d'une personne à l'autre. Commencez par analyser en profondeur la cible de votre manuel de formation.
Par exemple, un manuel de formation destiné aux nouveaux employés sera très différent d'un manuel conçu pour des professionnels expérimentés souhaitant suivre une formation avancée.
Posez-vous les questions suivantes pour déterminer la cible de votre manuel de formation :
- Qui utilisera ce manuel ?
- Quel est leur niveau de connaissances actuel ?
- Quelles sont les compétences ou les informations spécifiques qu'ils doivent acquérir ?
Vous pouvez utiliser Tableaux blancs ClickUp pour comprendre les différents segments du public et créer un manuel de formation basé sur ces segments.
Planifiez les segments d'audience et les flux de travail pour l'élaboration de manuels de formation avec les Tableaux blancs ClickUp
- Commencez par créer différents segments de votre cible sur le Tableau blanc. Par exemple, vous pourriez avoir des segments pour les nouveaux embauchés, les employés de niveau intermédiaire et les cadres supérieurs
- Utilisez le Tableau blanc pour dresser la liste des besoins de formation spécifiques à chaque segment. Par exemple, les nouveaux embauchés peuvent avoir besoin de connaissances procédurales de base, tandis que les cadres supérieurs peuvent avoir besoin de mises à jour sur les dernières technologies ou les processus avancés
- Créez des personas détaillés pour chaque segment d'audience. Incluez des informations démographiques, les responsabilités professionnelles, les préférences en matière d'apprentissage et les défis potentiels liés au rôle
Étape 3 : Rassembler et organiser le contenu
Une fois que vous avez identifié votre cible, commencez à rassembler et à organiser le contenu qui formera le cœur de votre manuel de formation. Rassemblez toutes les informations, lignes directrices et bonnes pratiques pertinentes, telles que les procédures techniques, les politiques de l'entreprise ou les normes du secteur.
Vous pouvez puiser le contenu dans des ressources fiables et faisant autorité au sein de votre organisation, telles que les experts en la matière, la documentation existante et les supports de formation antérieurs. Documents ClickUp vous aide à compiler, structurer et collaborer sur le contenu de vos manuels de formation en temps réel.
Utilisez les fonctionnalités de mise en forme de ClickUp Docs pour votre manuel de formation
Il vous permet de rassembler toutes vos informations en un seul endroit, ce qui facilite la structuration cohérente de votre manuel de formation. Ajoutez des sections, des visuels et des tableaux pour rendre votre contenu plus attrayant.
Il dispose également de diverses options de mise en forme, notamment des styles d'en-tête, des choix de couleurs, des options de police et des espaces entre les paragraphes, afin de rompre la monotonie et d'améliorer la lisibilité de votre document.
ClickUp Docs permet à plusieurs membres de l'équipe de contribuer et de modifier le contenu simultanément, ce qui garantit que le manuel bénéficie de divers points de vue et expertises.
Étape 4 : Choisir le bon format pour le manuel de formation
Décidez si le manuel de formation sera numérique, imprimé ou combiné. Une forme numérique est idéale pour faciliter la distribution et les mises à jour, en particulier lorsque votre public est réparti sur plusieurs emplacements. En revanche, un manuel imprimé est plus pratique pour les environnements pratiques.
Envisagez d'incorporer du contenu vidéo dans les manuels sous forme de texte. Vidéos de formation permettent d'expliquer simplement des procédures complexes et d'impliquer davantage les lecteurs.
Une fois que vous avez décidé de la forme, l'étape suivante consiste à concevoir la disposition et la structure. Modèle de cadre de formation de ClickUp peut s'avérer extrêmement utile à cet égard. Un cadre de formation définit les procédures de conception et de mise en œuvre d'un forfait de formation. Ce modèle offre une structure de formation cohérente et permet aux responsables de suivre la progression des employés, d'identifier les lacunes en matière de connaissances et de compétences et d'adapter la formation aux besoins individuels.
Modèle de cadre de formation ClickUp
Le modèle de cadre de formation de ClickUp vous aide à :
- Définir les objectifs du manuel de formation
- Organiser et visualiser les supports de cours
- Suivre la progression des employés au fur et à mesure qu'ils apprennent
Ce modèle de manuel de formation en ligne vous aide à concevoir une disposition claire et organisée pour votre manuel. L'interface intuitive vous permet de structurer votre contenu de manière logique afin que tout le monde puisse y naviguer.
Étape 5 : Rédiger le contenu
Nous en sommes maintenant à l'étape la plus importante de la création d'un manuel de formation : la rédaction. Créez des documents clairs, concis et complets qui communiquent efficacement les informations nécessaires à votre public.
Voici comment vous pouvez vous assurer que le contenu de votre manuel de formation répond à ces normes :
les choses à faire et à ne pas faire pour rédiger le contenu d'un manuel de formation Dos | Don'ts Don'ts Don'ts Don'ts Don'ts | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | Le manuel de formation doit être rédigé dans un langage simple, en utilisant un jargon technique pour expliquer les différents concepts | Le contenu doit être divisé en titres, puces, paragraphes courts et étapes afin d'en améliorer la lisibilité | Les explications détaillées doivent toujours être accompagnées d'une mise en contexte et d'informations générales, en particulier pour les procédures complexes | Utilisez des aides visuelles telles que des diagrammes, des captures d'écran et des organigrammes pour rendre le contenu plus attrayant
Vous pouvez utiliser ClickUp Brain comme assistant de rédaction pour améliorer la qualité de votre contenu. Que vous rédigiez le texte initial ou que vous le peaufiniez, ClickUp Brain offre plusieurs fonctionnalités qui peuvent améliorer considérablement votre manuel de formation.
Attribuez des éléments d'action et assurez la responsabilité à tout moment avec ClickUp Chat
Ajoutez n'importe qui aux discussions de travail à l'aide des @mentions, attribuez des commentaires et utilisez des listes à puces et des bannières pour mieux communiquer les détails du travail. Vous pouvez également contrôler qui peut accéder à chaque discussion et recevoir une notification chaque fois que quelqu'un met à jour une discussion.
Étape 7 : Incorporer des éléments interactifs
L'intégration d'éléments interactifs dans votre manuel de formation est essentielle pour le rendre plus attrayant.
L'ajout de questionnaires à la fin de chaque section est un excellent moyen de tester la compréhension du contenu par les lecteurs. Ces quiz fournissent un retour d'information instantané et aident les lecteurs à identifier les domaines nécessitant un examen plus approfondi.
L'utilisation de Les capacités d'intégration de ClickUp clickUp vous permet d'intégrer ces éléments interactifs dans votre manuel de formation et d'enrichir ainsi votre contenu sans quitter votre espace de travail.
Par exemple, L'intégration de ClickUp avec des outils comme GitHub vous permet d'incorporer des éléments visuels directement à partir de vos environnements de travail. Vous pouvez ajouter des diagrammes, des extraits de code ou d'autres aides visuelles pour créer un manuel de formation dynamique et interactif qui informe et engage l'apprenant.
Utilisez l'intégration GitHub de ClickUp pour créer des manuels de formation interactifs contenant des diagrammes, des extraits de code, et plus encore
💡Pro Tip : Utilisez logiciel de vidéo de formation pour ajouter des éléments interactifs à votre manuel de formation, tels que des quiz, des exercices complémentaires ou des travaux pratiques, afin de rendre l'expérience d'apprentissage plus attrayante.
Étape 8 : Publier le manuel et automatiser les éléments d'action
Enfin, une fois que vous avez terminé de rédiger le manuel de formation, il est maintenant temps de le partager. Décidez de la meilleure méthode de distribution pour que le manuel parvienne à tous ceux qui en ont besoin. Voici quelques canaux de distribution courants :
- L'e-mail
- L'intranet de l'entreprise
- Système de gestion de l'apprentissage (LMS)
Le choix de la plateforme dépendra de l'infrastructure existante de votre organisation et des préférences de votre public.
Une fois que vous avez décidé de la méthode de distribution, tirez parti des éléments suivants Automatisations ClickUp pour rationaliser le processus de publication et gérer les tâches de distribution en cours. Utilisez les automatisations personnalisées pour paramétrer des flux de travail qui déclenchent automatiquement des actions spécifiques lorsque certaines conditions sont réunies. Par exemple, vous pouvez automatiser les actions suivantes :
- Distribution automatisée d'e-mails : Paramétrage d'une automatisation des e-mails pour envoyer le manuel de formation aux nouveaux employés dès leur arrivée dans l'entreprise. Cela permet de s'assurer que chaque nouvel employé reçoit le manuel sans délai
Distribuez votre manuel de formation via l'automatisation des e-mails en utilisant ClickUp
- Partage automatisé de documents : Mettre en place une automatisation dans ClickUp qui déclenche une alerte ou une notification à chaque fois qu'une nouvelle version du manuel de formation est téléchargée
Par exemple, vous pouvez utiliser l'automatisation "Lorsqu'une tâche est déplacée vers un {statut spécifique}, envoyer un e-mail" pour notifier automatiquement les parties prenantes concernées lorsque le manuel est mis à jour ou prêt à être distribué.
Bonnes pratiques en matière de manuels de formation
Incorporer l'identité de votre marque
L'intégration de l'identité de votre marque garantit que le manuel de formation est cohérent et conforme à l'image de votre entreprise.
Comment mettre en œuvre:
✅ Utilisez les couleurs et les caractères de votre marque de manière cohérente
inclure le logo de votre entreprise sur chaque page du manuel de formation
maintenir la voix de votre marque
intégrer les valeurs fondamentales de l'entreprise dans l'ensemble du contenu
Rendre le manuel interactif
L'ajout d'éléments interactifs dans le manuel de formation engage les lecteurs et les aide à mieux comprendre le matériel.
Comment mettre en œuvre:
✅ Ajouter des quiz à la fin des sections clés
✅ Inclure des tutoriels vidéo pour expliquer les sujets complexes
utiliser des liens cliquables pour faciliter la navigation
✅ Incorporer des éléments interactifs tels que des exercices de glisser-déposer
Ajouter des exemples du monde réel
Les exemples du monde réel rendent le contenu relatable et plus facile à appliquer dans la pratique.
Comment mettre en œuvre:
✅ Utilisez des études de cas pertinentes pour votre secteur d'activité
✅ Inclure des questions basées sur des scénarios pour la résolution de problèmes
✅ Partager des réussites au sein de l'entreprise
fournir des exemples d'erreurs courantes et expliquer comment les éviter
Utiliser un langage simple et éviter le jargon
Un langage clair dans un manuel de formation en facilite la lecture.
Comment mettre en œuvre:
✅ Simplifier les termes techniques dans la mesure du possible
✅ Définir clairement le jargon nécessaire dès la première utilisation
rédiger des phrases courtes et directes
utiliser la voix active pour donner des instructions claires
Structurer le contenu pour une navigation claire
Une navigation effacée dans le manuel de formation des employés aide les utilisateurs à trouver rapidement et facilement les informations dont ils ont besoin.
Comment mettre en œuvre:
✅ Créer une table des matières détaillée
✅ Utiliser des titres et sous-titres descriptifs
veiller à ce que les paragraphes et les sections soient concis
✅ Mettre en forme de manière cohérente l'ensemble du document
Ajouter des notes explicatives pour les instructions complexes
L'ajout de notes explicatives permet de créer un manuel de formation complet qui clarifie les procédures compliquées.
Comment mettre en œuvre:
✅ Décomposer les tâches complexes en étapes simples
✅ Utiliser des diagrammes pour illustrer les instructions
✅ Inclure des infobulles pour des informations supplémentaires
ajouter des notes en marge pour des conseils ou des rappels clés
Assurer l'accessibilité
L'accessibilité garantit que le manuel peut être utilisé par tous les employés, y compris ceux qui sont handicapés.
Comment mettre en œuvre:
✅ Fournir un texte alt pour toutes les images et tous les diagrammes
✅ Utiliser des couleurs contrastées pour le texte et les arrière-plans
choisir des polices de caractères lisibles et des tailles de caractères appropriées
veiller à ce que le contenu soit adapté aux lecteurs d'écran
Demander un retour d'information et une évaluation par les pairs
Le retour d'information et l'examen par les pairs permettent d'obtenir un manuel de formation précis, convivial et bien construit.
Comment mettre en œuvre:
✅ Partager les projets avec les membres de l'équipe concernés
✅ Recueillir un retour d'information structuré à l'aide de sondages ou de formulaires
mettre régulièrement à jour le manuel sur la base du retour d'information
Nos exemples favoris de manuels de formation des employés
Il existe plusieurs manuels de formation complets. Vous pouvez trouver des exemples de vidéos de formation ou des textes, mais voici nos favoris. Il n'y a pas de surprise, elles proviennent toutes deux de ClickUp.
ClickUp Clips Vidéo de formation de ClickUp Clips est un excellent exemple de création d'un manuel de formation concis, attrayant et efficace.
Pourquoi nous l'aimons:
- Apprentissage visuel : Le format vidéo met en forme un apprentissage dynamique et interactif, adapté aux apprenants visuels
- Un contenu concis : La vidéo de formation est courte et se concentre sur les fonctionnalités clés sans submerger le spectateur
- Guidage pas à pas : chaque étape est démontrée : Chaque étape est démontrée, ce qui facilite la compréhension des tâches complexes
- Présentation attrayante : L'utilisation de repères à l'écran et d'exemples en temps réel maintient l'attention du spectateur et facilite la mémorisation
ClickUp Documents Le manuel de formation de ClickUp Docs couvre tout ce que vous devez savoir sur l'utilisation de ClickUp Docs. Il s'agit d'un manuel bien structuré et détaillé qui aide les utilisateurs à apprendre et à maîtriser un outil.
Pourquoi nous l'aimons:
- Explications détaillées : Le manuel fournit des instructions approfondies pour l'utilisation de ClickUp Docs, ce qui facilite la prise en main par les utilisateurs
- Disposition structurée : Le contenu est bien organisé, avec des titres et des sous-titres clairs, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin
- Éléments interactifs : Les liens et les images intégrés améliorent l'expérience d'apprentissage en fournissant des références visuelles et des ressources supplémentaires
Conception conviviale : Le manuel a été conçu en pensant à l'utilisateur. Il se présente sous une forme claire et accessible, facile à suivre
Créer des manuels de formation avec ClickUp
Les manuels de formation sont d'une aide précieuse lors de l'intégration de nouveaux employés ou de la mise à niveau des plus anciens.
Dans le vaste univers des logiciels de formation clickUp se démarque nettement.
L'interface de ClickUp n'est pas seulement conviviale, elle est aussi flexible et s'adapte à un intervalle large de besoins de formation. Qu'il s'agisse de mettre en œuvre un simple processus d'intégration des employés ou un programme complet de formation au développement des compétences, la création et la gestion de manuels de formation en ligne deviennent un jeu d'enfant avec ClickUp.
Vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour créer des manuels de formation complets, Automatisations pour rationaliser les mises à jour et la distribution, et Intégrations pour incorporer des éléments interactifs tels que des vidéos et des quiz. Il est également livré avec divers modèles de manuels de formation pour vous aider à démarrer rapidement.
Prêt à améliorer votre programme de formation ? Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp dès aujourd'hui .