Selon le Forum économique mondial, un quart de tous les emplois devraient changer au cours des cinq prochaines années. Cela signifie que 25 % d'entre nous qui sommes extrêmement compétents dans notre travail aujourd'hui ne le serons peut-être plus d'ici la fin de la décennie.
Si ce n'est déjà le cas, toutes les organisations seront bientôt confrontées à des problèmes de compétences. Ce n'est qu'une question de temps. Par conséquent, la capacité à identifier et à traiter de manière proactive les problèmes de compétences sur le lieu de travail peut devenir votre principal facteur de différenciation concurrentielle.
Voyons ce que vous pouvez faire pour y parvenir. 📚
Comprendre les « problèmes liés aux compétences »
Le terme « problème de compétence » trouve son origine dans le monde du jeu vidéo, où il est souvent utilisé de manière péjorative pour désigner ceux qui ne parviennent pas à passer les niveaux difficiles d'un jeu. « On dirait un problème de compétence » est une expression quelque peu moqueuse dans les communautés de joueurs.
Depuis lors, ce concept a évolué pour devenir omniprésent dans le monde des entreprises, où il décrit un défi commercial.
Qu'est-ce qu'un problème de compétences ?
Sur le lieu de travail, un problème de compétences correspond à la différence entre les capacités actuelles d'un employé et celles requises pour remplir son rôle. Cet écart peut concerner les compétences techniques, les connaissances, la maîtrise des outils, les compétences comportementales, etc.
Quelles sont les causes des problèmes liés aux compétences ?
Diverses forces internes, externes et liées au marché sont à l'origine des problèmes de compétences dans les organisations. En voici quelques-unes.
Progrès technologiques
La technologie évolue si rapidement qu'il peut être difficile de suivre le rythme. Par exemple, à l'ère de la transformation numérique, il existait un énorme déficit de compétences en matière de technologie cloud, alors même que les compétences très répandues dans le domaine des ordinateurs centraux devenaient obsolètes.
Évolution des entreprises
Les modèles commerciaux et les structures opérationnelles évoluent. Les équipes à distance et les équipes hybrides sont désormais omniprésentes.
Supposons qu'une personne ne soit pas à l'aise avec les outils de collaboration textuels tels que Slack, les logiciels de visioconférence tels que Zoom ou le travail asynchrone avec une équipe travaillant principalement à distance. Dans ce cas, elle pourrait avoir un problème de compétences comportementales.
L'émergence de nouveaux systèmes
GenAI en est un excellent exemple. Par exemple, avec les outils artistiques basés sur l'IA qui créent des designs à une vitesse et une qualité inégalées, les compétences d'un designer évolueront vers la capacité à bien formuler des invites. Ceux qui ne savent pas travailler avec du texte ou apprendre l'ingénierie des invites peuvent rencontrer des problèmes de compétences.
Le besoin de nouvelles compétences
Le travail intellectuel est aujourd'hui le type d'emploi qui connaît la croissance la plus rapide dans le monde. Le Wall Street Journal constate que « les professions intellectuelles ont créé plus d'emplois que n'importe quelle autre année depuis les années 1980, soit environ 1,9 million par an ».
Ce changement crée un besoin croissant en compétences cognitives, telles que la pensée critique, le raisonnement logique, la persuasion, etc., qui sont non seulement difficiles à trouver, mais aussi difficiles à évaluer. L'impact de ces problèmes de compétences sur la productivité des employés peut être considérable.
Quel est l'impact des problèmes de compétences sur l'entreprise ?
Fondamentalement, si une personne ne possède pas les compétences nécessaires pour faire une tâche, elle échouera. Cependant, le dilemme commercial posé par un problème de compétences n'est pas aussi simple.
Examinons quelques-unes des façons dont cela se manifeste.
Mauvais résultats : le manque de compétences dans n'importe quel champ entraînera de mauvais résultats. Un responsable du service clientèle qui ne possède pas de compétences en matière de résolution de problèmes risque de susciter le mécontentement des utilisateurs. Un commercial qui a des problèmes de compétences conclura moins de ventes. Un rédacteur qui a des problèmes de compétences créera des contenus qui ne sont ni convaincants ni attrayants.
Retards : les problèmes de compétences peuvent entraîner des retards dans la livraison, car la personne concernée doit apprendre à achever la tâche. Par exemple, un développeur peut savoir coder en Python, mais ne pas comprendre son application dans des cas d'utilisation en science des données. L'apprentissage et le rattrapage prennent du temps.
Problèmes de qualité : sans les compétences adéquates, la qualité du résultat sera inférieure à l'idéal. Si le concepteur d'une application n'est pas suffisamment compétent pour traduire clairement son intention et la transmettre au développeur, le produit fini sera de qualité médiocre.
Perte d'opportunités : sans les compétences nécessaires, vous risquez de passer à côté d'opportunités intéressantes. Si une équipe confrontée à des problèmes de compétences met deux fois plus de temps à mener à bien un projet, elle risque de ne réaliser que la moitié du chiffre d'affaires potentiel.
Les chefs d'entreprise en sont conscients et ont commencé à mettre en place des systèmes pour y remédier. L'un des changements majeurs concerne les indicateurs de performance.
Outre les mesures traditionnelles de la productivité, les dirigeants des organisations encouragent le recours à des sondages auprès des employés, à des évaluations à 360 degrés, à des profils de rôle, etc. afin de combler le déficit de compétences. Mais ce n'est qu'un début.
Pour surmonter efficacement les problèmes liés aux compétences, les organisations doivent développer des capacités durables afin de les identifier et de les résoudre. La première étape consiste à savoir quels types de problèmes liés aux compétences peuvent survenir.
Types de problèmes liés aux compétences sur le lieu de travail
Tous les problèmes liés aux compétences ne se valent pas. Selon la nature du travail, les problèmes liés aux compétences peuvent prendre des formes très variées. Nous avons abordé les types les plus courants.
Problèmes liés aux compétences techniques
Les compétences techniques désignent les connaissances spécialisées, l'expertise ou les compétences fondamentales liées à une tâche ou à un poste particulier. Pour un rédacteur, la connaissance des règles de grammaire et de syntaxe est une compétence technique. Pour un développeur, la maîtrise d'un langage de programmation serait un exemple de compétence fondamentale.
Il s'agit d'une compétence fondamentale pour tout emploi, sans laquelle votre productivité est limitée.
Problèmes liés aux lacunes dans les connaissances
On parle de lacune de connaissances lorsqu'une personne ne dispose pas de toutes les informations nécessaires pour achever son travail. Pour être clair, il ne s'agit pas ici d'un refus de l'entreprise de partager des informations internes, mais du fait que l'employé ne possède pas les connaissances de base attendues pour occuper son rôle.
Par exemple, un responsable marketing qui ne connaît pas Instagram ou un avocat qui ne connaît pas les dernières réglementations auront des problèmes de compétences.
Les connaissances requises pour chaque rôle constituent le contexte immatériel dans lequel travaillent tous les membres de l'équipe. Les problèmes liés aux connaissances peuvent être source de confusion, d'incompréhension et de chaos, ce qui affecte considérablement le rendement.
Problèmes liés aux compétences relationnelles
Les compétences relationnelles, également appelées compétences comportementales, sont des aptitudes interpersonnelles qui permettent des interactions, des collaborations et une communication fluides et fructueuses. Pour un gestionnaire de projet, un manque d'organisation peut constituer un problème. Pour un manager d'équipe, l'incapacité à donner un retour constructif peut être un problème.
Ces compétences constituent le ciment qui assure la cohésion d'une organisation. Le manque de compétences relationnelles n'est pas toujours un obstacle insurmontable, mais il peut avoir un impact significatif sur la productivité, la qualité, les performances et le moral de l'équipe.
Problèmes liés aux compétences adaptatives
Dans le contexte de l'entreprise actuel, sujet à de nombreuses perturbations, la capacité d'adaptation est essentielle. Si vous ne savez pas vous adapter, vous aurez du mal à vous développer. Cela signifie que vous devez acquérir des compétences dans divers domaines liés à l'adaptabilité, notamment la pensée critique, le raisonnement logique, la prise de décision, l'apprentissage continu, etc.
Par exemple, un travailleur du savoir qui ne possède pas de compétences en gestion des tâches ou un chef de produit qui a tendance à être indécis et lent à prendre des décisions ont tous deux des problèmes d'adaptation.
Des compétences d'adaptation sont nécessaires pour évoluer au quotidien sur le lieu de travail. Sans elles, un employé est susceptible de se sentir dépassé, stressé ou épuisé, et souvent, il ne cherchera jamais d'aide.
Mais comment savoir si quelqu'un manque des compétences techniques nécessaires pour prendre une décision ou des capacités d'adaptation pour en imaginer les conséquences ? Voyons cela ensemble.
Comment identifier les problèmes liés aux compétences
Comme nous l'avons vu, les problèmes de compétences sont extrêmement complexes et difficiles à cerner. Ils sont également subjectifs et émotionnels, car nous portons des jugements sur des personnes. Pour éliminer tout type de partialité, il est nécessaire de disposer d'un processus clair et objectif permettant d'identifier les problèmes de compétences.
Voici un cadre que vous pouvez utiliser.
Réalisez une analyse des rôles : examinez chaque rôle au sein de l'organisation. Identifiez leurs objectifs à court et à long terme. Dressez une liste des compétences correspondantes dont chaque rôle a besoin actuellement et aura besoin à l'avenir.
Vous trouverez par exemple ici une liste des compétences requises pour la gestion de produits. Vous pouvez vous en inspirer pour analyser les compétences requises pour les différents rôles au sein de votre entreprise.
Pour les compétences spécifiques à un poste, essayez le modèle de matrice des compétences techniques ClickUp. Adapté aux débutants et hautement personnalisable, ce modèle vous permet de suivre les compétences de chaque employé et d'identifier régulièrement les lacunes.
Recueillez les commentaires des parties prenantes : demandez aux responsables et aux chefs d'équipe de dresser la liste de toutes les compétences dont disposent leurs équipes. Recueillez des commentaires qualitatifs sur les problèmes de compétences qu'ils ont constatés. Si possible, consultez vos clients et les parties prenantes externes au sujet de vos conclusions afin d'avoir une vue d'ensemble.
Interrogez vos employés : un sondage approfondi auprès de vos employés vous aidera à comprendre comment ils se perçoivent.
Réalisez des évaluations : en cas de doute, organisez des évaluations des compétences sous forme de quiz, d'examens pratiques et de simulations ludiques. Vous pouvez également utiliser un logiciel de suivi des employés pour suivre le temps passé ou les processus suivis.
Organisez vos conclusions et tirez des enseignements à l'aide du modèle d'analyse des lacunes en matière de compétences de ClickUp. Ce modèle de niveau intermédiaire vous permet de classer les compétences, d'attribuer un niveau d'importance, de fixer des cibles et de définir des éléments potentiels.
Plannez ces compétences : comparez maintenant les compétences nécessaires et les compétences disponibles. Dressez une liste des compétences qui vous manquent actuellement et de celles qui pourraient vous poser problème à l'avenir.
Cela devrait vous donner une vision claire de vos problèmes de compétences. Il est maintenant temps de les résoudre. Si vous cherchez à recruter pour résoudre vos problèmes de compétences, essayez le modèle de cartographie des compétences de ClickUp pour améliorer la qualité des candidats.
Cependant, le recrutement n'est pas la seule solution. Vous souhaitez également améliorer les compétences de votre personnel actuel et le préparer à une réussite à l'avenir. Voyons comment.
Gérer les problèmes liés aux compétences
Si vous pensez « Je sais que nous avons des problèmes de compétences, mais c'est inévitable et nous nous en sortons très bien », détrompez-vous. Le Forum économique mondial estime que la résolution du problème des compétences pourrait entraîner un résultat positif pour le PIB de 6 500 milliards de dollars d'ici 2030.
Alors, passons à l'action. Une fois que vous avez identifié vos problèmes de compétences, la seule solution est de développer ces compétences. Voici quelques idées et moyens de les mettre en œuvre à l'aide d'outils adaptés, tels que ClickUp pour la gestion des connaissances.
1. Concevez des programmes de formation ciblés sur les cibles
La plupart des problèmes de compétences que vous avez identifiés peuvent être résolus grâce à une formation et un enseignement ciblés, sous la forme qui vous convient le mieux. Vous trouverez quelques exemples ci-dessous.
Ateliers interactifs : les ateliers permettent de résoudre les problèmes de communication sur le lieu de travail. Vous pouvez réunir l'équipe pour une session collaborative au cours de laquelle les animateurs peuvent présenter des réponses à divers scénarios.
Guides organisationnels : vous pouvez mettre en place des cadres et des bonnes pratiques pour améliorer les compétences en communication écrite au travail. Cela peut être aussi simple que de créer un guide de style ou de fournir à votre équipe une checklist à suivre pour la communication écrite, comme les e-mails commerciaux, les campagnes marketing, les publications sur les réseaux sociaux, etc.
ClickUp Docs est un excellent outil pour regrouper vos guides pratiques et les rendre accessibles aux membres concernés de votre équipe. Vous pouvez également réunir des experts en la matière afin qu'ils collaborent sur ces documents.
Certifications externes : pour apprendre à quelqu'un à devenir un meilleur programmeur, vous pouvez l'inscrire à des formations externes. Vous pouvez également l'inscrire à des certifications sur des outils tels qu'AWS ou Microsoft Azure afin de combler ses lacunes en matière de connaissances.
2. Encouragez le mentorat
Le mentorat offre aux employés un moyen structuré de bénéficier des conseils et de l’assistance de collègues plus expérimentés. Cette relation peut aider les mentorés à identifier leurs lacunes en matière de compétences et à élaborer des stratégies pour les combler de manière autonome.
Toutefois, si vous cherchez à résoudre des problèmes de compétences spécifiques grâce au mentorat, il est important d'adopter une approche stratégique. Voici comment procéder.
Concevez votre programme de mentorat
Définissez clairement la structure. Incluez les éléments suivants :
- Comment les mentors et les mentorés seront jumelés
- À quelle fréquence auront-ils des réunions ?
- Combien de temps durera la réunion ?
- Comment se dérouleront les réunions, que ce soit en tête-à-tête ou en groupe
Fixez des objectifs et des attentes
L'objectif principal de ce mentorat est de résoudre les problèmes liés aux compétences. Encouragez donc le mentor et le mentoré à se fixer des objectifs dans ce sens. Par exemple, une cible pourrait être « Apprendre à prendre des décisions et à les présenter avec assurance à la direction d'ici février 2025 ».
Sur cette base, le mentor peut former le mentoré aux compétences d'autogestion, aux pratiques décisionnelles, à la persuasion, à la communication, etc.
Utilisez un outil tel que ClickUp Objectifs pour rendre ces cibles visibles à tout moment. Vous pouvez également décomposer ces cibles en tâches dont la réalisation contribue à l'atteinte des objectifs.
Former des mentors
La capacité à encadrer peut également être un problème de compétences. Prévenez cela en formant régulièrement les mentors sur les points suivants :
- Écoute active
- Encourager les commentaires
- Résolution collaborative des problèmes
- Partage d'expériences personnelles
- Adapter l'approche de mentorat aux besoins du mentoré
- Mesurer la progression et optimiser
ClickUp Dashboards est un excellent outil pour mesurer la progression à l'aide de divers indicateurs. Personnalisez les tableaux de bord avec les widgets de votre choix et suivez les mises à jour en temps réel.
3. Favoriser une culture d'apprentissage continu
Selon Deloitte, les entreprises qui offrent des possibilités de formation continue sont 92 % plus susceptibles d'innover et 37 % plus productives. Pour traiter efficacement les problèmes liés aux compétences, créez une culture qui valorise et soutient la formation continue.
Intégrez la formation à vos objectifs d'entreprise : incluez la formation dans les indicateurs clés de performance (KPI) de vos employés. Vous pouvez consacrer 10 à 15 % des domaines de résultats clés à l'amélioration des compétences.
Encouragez la curiosité : créez un espace sûr où vous et vos employés pouvez poser des questions, explorer de nouvelles idées, expérimenter et apprendre de vos erreurs, sans craindre d'être jugés. Cela ne doit pas nécessairement se faire lors de réunions générales ou collectives.
Ces discussions peuvent avoir lieu en temps réel et en fonction du contexte grâce à un outil de collaboration tel que ClickUp. La vue Chat de ClickUp regroupe toutes les discussions afin que les mentors et les mentorés puissent y accéder facilement et s'y concentrer ultérieurement.
Offrez des possibilités d'auto-apprentissage : financez des abonnements à des plateformes d'apprentissage en ligne ou des certifications afin que vos employés puissent acquérir et développer leurs compétences. Il est également utile de prévoir un budget pour l'achat de livres, la participation à des conférences, etc. qui favorisent l'apprentissage informel. Une allocation ou une bourse d'apprentissage et de développement montre à vos employés que vous investissez dans leur développement et leur préparation à l'avenir.
Par exemple, un chef d'équipe nouvellement promu ou un responsable technique issu d'un autre secteur d'activité peut avoir besoin d'assistance pour développer ses compétences en matière de leadership. Dans ce cas, l'auto-apprentissage peut s'avérer être la solution la plus efficace.
4. Créer des évaluations axées sur l'apprentissage
Les employés travaillent en fonction des critères sur lesquels ils savent qu'ils seront évalués. Faites de l'apprentissage et du perfectionnement des compétences un indicateur de performance clé pour votre équipe.
Par exemple, si l'évaluation des performances de fin d'année ne comprend pas d'objectifs d'apprentissage, rien n'incite les employés à améliorer leurs compétences. Utilisez un logiciel de gestion des compétences pour faire régulièrement les tâches suivantes :
- Incluez des objectifs d'apprentissage pour chaque employé.
- Évaluez régulièrement la progression accomplie par rapport aux objectifs d'apprentissage.
- Amenez-les à mettre en pratique leurs acquis et à évaluer l'amélioration des performances.
Ce qui précède peut sembler être le travail à plein temps d'une équipe chargée de la formation et du développement. À bien des égards, c'est le cas. Cependant, investir dans la résolution des problèmes liés aux compétences offre des avantages extraordinaires.
Avantages et défis liés au traitement des problèmes de compétences
Le fait de traiter les problèmes liés aux compétences permet à une organisation :
- Augmentation de la productivité grâce à une exécution plus rapide et plus efficace du travail
- Amélioration de l'efficacité de l'équipe en tant que résultat d'une collaboration plus constructive
- De meilleures compétences en matière de résolution de problèmes à tous les niveaux de l'hiérarchie de l'organisation
- Des employés plus heureux et motivés par les opportunités de croissance
- Une plus grande satisfaction professionnelle, un meilleur moral et une réduction du taux de rotation du personnel.
Mais tout n'est pas rose pour autant. La résolution des problèmes de compétences présente également un nombre important de défis.
Pour commencer, il n'est pas toujours agréable d'aborder la question des « problèmes de compétences ». Dire à un employé qu'il a un problème de compétences peut être perçu comme une réprimande. Pour surmonter cela, il faut faire preuve d'empathie et de persévérance.
Souvent, les organisations ne disposent pas des ressources nécessaires pour former ou encadrer leurs employés. Les managers et les cadres supérieurs sont également submergés de travail, ce qui ne leur laisse pas le temps d'aider les autres.
À cela s'ajoute le problème fondamental qui consiste à identifier le déficit de compétences lui-même. Sans oublier l'effet Dunning-Kruger, qui pousse les personnes ayant peu de capacités ou de connaissances à surestimer leurs compétences. Ce biais perpétue les lacunes en matière de compétences et limite les possibilités de développement.
Faites des compétences un problème sans importance avec ClickUp
On dit que le changement est inévitable. La technologie va évoluer. Des outils transformationnels tels que GenAI vont continuer à apparaître. Une grande partie du travail non créatif va être automatisée. Les compétences populaires aujourd'hui vont très vite devenir obsolètes.
Par conséquent, pour toute organisation qui souhaite atteindre la réussite, il est indispensable de résoudre les problèmes liés aux compétences.
Plus important encore, les problèmes liés aux compétences doivent être traités de manière stratégique, organisée et centrée sur les personnes. Vous devez établir des plans de formation, créer du matériel pédagogique, mettre en place des projets d'apprentissage, fixer des objectifs, gérer la progression, etc. C'est la seule façon de créer une voie durable pour résoudre vos problèmes liés aux compétences.
Pour tout cela et bien plus encore, vous avez besoin d'un outil de gestion de projet robuste comme ClickUp. Avec une gestion solide des connaissances, des tâches et du temps, de nombreux modèles de matrices de compétences et une IA puissante, ClickUp a tout ce dont vous avez besoin pour préparer l'avenir.
Planifiez, gérez et valorisez efficacement les talents au sein de votre organisation. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.