Vous est-il déjà arrivé d'écrire un courriel à votre équipe et de recevoir des réponses confuses parce que votre message n'était pas clair ? Ou peut-être avez-vous envoyé un message pour vous rendre compte plus tard que des fautes de frappe l'avaient entaché et qu'il pouvait donner lieu à des malentendus ?
Selon Forbes, jusqu'à 40 % des travailleurs attestent qu'une mauvaise communication réduit leur confiance dans la direction et leur équipe. Pour les travailleurs à distance, ce chiffre s'élève à 54 %.
La perte de temps est l'une des pires conséquences d'une mauvaise communication, et il est plus important que tout de la contrer.
Une communication écrite efficace est nécessaire, qu'il s'agisse de renforcer la camaraderie au sein d'une équipe ou d'élaborer des campagnes de marketing. Qu'il s'agisse d'ingénieurs transmettant des spécifications techniques ou de professionnels de la santé documentant les soins prodigués aux patients, une écriture claire garantit la précision et permet d'éviter des erreurs coûteuses.
Les contrats juridiques et les rapports financiers dépendent d'un langage précis pour éviter les malentendus. Même les domaines créatifs, comme le design, s'appuient sur la communication écrite pour les propositions, les présentations et l'approche des clients. La communication écrite comble les fossés culturels et transcende les fuseaux horaires.
Voyons comment améliorer les compétences en matière de communication écrite au travail et éliminer les redoutables questions "Qu'est-ce que vous vouliez dire ?
Pourquoi les compétences en communication écrite sont-elles importantes ?
Considérons le scénario suivant : Michael est un excellent employé qui fait preuve d'une performance exemplaire. Il a une capacité extraordinaire à étudier le marché et à trouver des informations que personne d'autre ne peut obtenir. Son expérience du secteur et ses compétences en matière de recherche font de lui un atout précieux pour l'entreprise.
Cependant, lorsqu'il traduit ses résultats dans un rapport, il en résulte souvent une certaine confusion. Les informations sont rarement structurées, il y a des erreurs grammaticales et la cohérence est absente.
Pourquoi cela se produit-il ? Parce que la communication écrite n'est pas son fort.
Voici comment de solides compétences en communication écrite peuvent aider Michael :
- Démontrer des compétences en leadership : Une capacité à articuler des idées et des solutions d'une manière facile à comprendre qui met en évidence la capacité à diriger une équipe
- Améliorer l'efficacité opérationnelle : Il minimise les risques de malentendus et d'erreurs, ce qui permet de rationaliser et d'accélérer les processus
- De meilleures relations professionnelles : Amélioration des relations professionnelles : elle renforce la confiance et la satisfaction au sein des équipes et avec les parties prenantes externes
- Faciliter la croissance collective : Favorise la croissance et la réussite globales au sein d'une organisation grâce à une communication efficace et à des relations mutuelles renforcées
Examinons les différents types de communication écrite qui peuvent aider les employés comme Michael à mieux communiquer leurs résultats et à avoir un impact plus important grâce à leur travail.
Types de communication écrite
Tout ce que vous donnez par écrit à une autre personne constitue une communication écrite.
Il peut s'agir d'une communication formelle ou informelle et elle peut avoir différentes portées.
Communication formelle
Les décisions, les propositions et les accords font tous partie de la communication formelle qui soutient l'interaction professionnelle. La communication écrite formelle comprend
- Les courriels : Selon les dernières statistiques sur le courrier électronique,300.4 milliards de courriels professionnels sont envoyés et reçus chaque jour. La communication interne entre collègues, équipes et départements, ainsi que la correspondance externe avec les clients, les fournisseurs et les parties prenantes, se font par courrier électronique
- Mémos et avis : Ils font partie de la communication interne et traitent de sujets tels que les annonces de réunions et les changements de politique
- Rapports : Les rapports d'activité sont des documents complets utilisés pour présenter des données, des résultats financiers, des performances individuelles ou d'équipe, l'avancement d'un projet et des résultats
- Propositions : Les propositions commerciales, les propositions de projet et la documentation sont une source intégrale de partage d'idées avec les clients existants et potentiels
Communication informelle
Il n'est pas nécessaire de toujours rédiger un courriel ou un rapport. Parfois, il suffit d'échanger des messages simples, notamment pour communication dans un espace de travail hybride . Ces types de communication écrite informelle comprennent
- Messages textuels : L'interaction moins formelle entre collègues se fait par le biais de messages textuels instantanés afin d'obtenir des réponses plus rapides
- les bulletins d'information internes : Outre les bulletins d'information envoyés aux abonnés externes, les entreprises diffusent parfois des bulletins d'information internes contenant des mises à jour occasionnelles et des annonces sur les événements ou les activités de l'entreprise
Alors, comment améliorer votre écriture au travail ? Lisez la suite pour le savoir !
Comment améliorer la communication écrite au travail
Maîtriser la communication écrite n'est pas si fastidieux si l'on dispose des bons repères. Nous avons créé un guide étape par étape pour vous aider à couvrir toutes les bases et à comprendre l'impact de la communication écrite.
1. Commencez par les bases : Réviser la grammaire et l'orthographe
L'exigence la plus fondamentale pour une communication claire et facile à suivre est l'exactitude grammaticale.
Une phrase comme celle qui suit peut prêter à confusion :
John prépare la présentation de la semaine dernière.
Il n'est pas clair si la présentation a été préparée la semaine dernière et est terminée ou si elle est en cours de préparation.
De même, il suffit d'une orthographe erronée pour changer complètement le sens de la phrase. Prenons un exemple,
veuillez vous assurer que tous les dossiers personnels sont mis à jour d'ici vendredi contre _Veuillez vous assurer que tous les dossiers personnels sont mis à jour d'ici vendredi.
Alors que les dossiers personnels peuvent se référer à des documents personnels, le mot personnel se réfère à des dossiers concernant des personnes employées dans une organisation.
Des outils tels que Grammarly vous aident à corriger les fautes de grammaire et d'orthographe. Vous pouvez utiliser L'intégration de Grammarly par ClickUp pour communiquer de manière cohérente et sans erreurs sur la plateforme. Elle vous aidera non seulement à communiquer sans faille, mais aussi à rationaliser la collaboration.
2. Assurer la clarté, la concision et la cohérence (les 3 C de la communication)
Une communication efficace repose sur les 3 C de la communication :
- Claire : Assure que les messages sont compris sans confusion, interprétation erronée ou doute
- Concision : Élimine toute verbosité inutile pour s'assurer que le message va droit au but
- Cohérent : Établit un flux de communication fiable pour des interactions harmonieuses et efficaces
Vous devez vous efforcer de rédiger chaque message sur la base de ces piliers de la communication, qu'il s'agisse d'un bref courriel ou d'un long rapport de projet.
Ainsi, vos écrits retiendront l'attention, faciliteront la prise de décision, respecteront le temps consacré par le destinataire à la lecture du rapport et éviteront les erreurs d'interprétation.
3. Structurez efficacement vos messages
Votre message peut être impeccable sur le plan de la grammaire, de l'orthographe et de la concision, mais il n'en demeure pas moins inefficace.
Comment cela se fait-il ? Le flux du message n'est peut-être pas bien structuré.
Toute forme de communication écrite, comme toute histoire, possède une structure spécifique : un début, un milieu et une fin.
L'organisation de l'information fournit un flux logique qui aide le lecteur à en comprendre le sens plus rapidement.
En fonction du sujet de votre communication, vous pouvez choisir de présenter vos informations et vos opinions en utilisant une approche basée sur la relation de cause à effet, le problème et la solution, l'ordre chronologique et d'autres facteurs.
4. Avoir un vocabulaire et un ton diversifiés dans la communication écrite
Un vocabulaire varié vous aide à choisir le mot le plus approprié pour décrire quelque chose. Cela rend les écrits professionnels non seulement plus compréhensibles, mais aussi plus concis. Vous pouvez dire les choses en moins de mots et avec plus d'impact.
L'utilisation du bon ton peut faire toute la différence entre gagner un client convoité et ruiner à jamais une relation d'affaires. Un ton harmonieux, poli et attentionné crée une impression positive et garantit que votre communication reste fidèle aux valeurs de votre organisation.
Comprenons l'importance d'un vocabulaire et d'un ton adéquats à l'aide d'un exemple.
Vocabulaire:
- Vocabulaire fort: Imaginez un courriel adressé à un client au sujet d'un retard dans la réalisation d'un projet. Au lieu de dire "Le projet est indéfiniment retardé", vous pourriez dire "Nous sommes confrontés à un obstacle imprévu qui a eu un impact sur le calendrier du projet" Cette formule transmet le sérieux sans négativité et permet une explication plus professionnelle
- **L'utilisation de termes génériques tels que "trucs" ou "choses" peut nuire à la clarté de votre texte. Par exemple, au lieu de dire "Nous devons déplacer certaines choses", soyez précis : "Nous devons déplacer certains équipements essentiels"
De même, le jargon peut poser problème. L'utilisation de termes trop techniques avec un client qui ne les comprend peut-être pas ne fait que créer de la confusion
Ton:
- **Dans un entretien d'évaluation, le fait de souligner les "domaines de développement" d'un employé et de lui suggérer des améliorations semble plus encourageant que de dire simplement qu'il "n'est pas assez performant"
- **Ton négatif : un ton agressif dans un courriel de négociation, tel que "Nous avons besoin d'une décision maintenant", peut se retourner contre vous. Une approche plus collaborative, comme "discutons des prochaines étapes pour parvenir à un accord mutuellement bénéfique", favorise une meilleure relation de travail
En utilisant un vocabulaire fort et en maintenant un ton professionnel, la communication écrite devient claire, concise et percutante, ce qui conduit en fin de compte à de meilleures relations de travail et à des résultats commerciaux plus solides.
5. Lire fréquemment : Conseils pour améliorer les capacités de compréhension
Un moyen exceptionnel de cultiver de meilleures compétences en matière d'écriture est de lire davantage. Cela améliore naturellement votre capacité à écrire en vous exposant à des styles d'écriture, des perspectives, un vocabulaire et une argumentation différents.
Voici quelques conseils pour améliorer vos capacités de compréhension :
- Prenez des notes et résumez les points clés de vos lectures pour les développer dans vos écrits
- Décomposer l'information en parties intelligentes pour la présenter de manière plus complète
- Créez un scénario de questions-réponses dans votre tête et incluez des réponses à toutes les questions que vous pensez pouvoir susciter dans l'esprit du lecteur
6. Rédiger efficacement : C'est en forgeant qu'on devient forgeron
Il n'y a pas de meilleur professeur que la pratique - plus vous pratiquez, plus vite vous atteindrez la perfection. Si, à chaque fois que vous écrivez quelque chose, vous recevez un "je ne suis pas sûr d'avoir compris", c'est qu'il y a quelque chose à apprendre.
Vous pouvez comprendre vos erreurs et la façon dont les autres communiquent. Par exemple, notez un courriel bien structuré et rédigé chaque fois que vous le voyez. Essayez d'imiter cette approche
Par conséquent, le fait de participer régulièrement à une communication écrite de qualité améliorera votre vocabulaire, votre grammaire, votre présentation et votre style d'écriture.
Voici quelques recommandations de notre équipe pour améliorer vos compétences en rédaction commerciale :
- Everybody Writes par Ann Handley : Il couvre un large éventail de sujets, notamment la rédaction d'e-mails clairs et concis, la rédaction d'articles de blog convaincants et la création d'un contenu efficace sur les médias sociaux
- The Elements of Style de William Strunk Jr. et E.B. White : offre des conseils clairs et concis sur la grammaire, la ponctuation et le style
- HBR Guide to Better Business Writing par Bryan A. Garner: Fournit des conseils pratiques sur la rédaction de documents professionnels clairs, concis et persuasifs. Garner offre des conseils sur la façon de structurer votre écriture, d'utiliser des verbes forts et d'éviter le jargon
7. Cherchez à obtenir des critiques et des commentaires constructifs : Un outil de croissance
Le retour d'information permet d'identifier les domaines à améliorer, ce qui aide les individus à affiner leur clarté, leur cohérence et leur impact.
Par exemple, vous pouvez demander l'avis d'une personne qui a eu du mal à comprendre votre courriel ou qui l'a mal interprété. En déterminant la cause de la confusion, vous pouvez éviter de telles situations à l'avenir.
En recevant un retour d'information et en y donnant suite, vous pouvez renforcer votre communication avec votre équipe et instaurer un climat de confiance.
Cela contribue au développement personnel et à un environnement de travail plus productif, où une communication claire et efficace est essentielle pour atteindre les objectifs de l'organisation.
8. Se relire pour une communication écrite réussie
Parfois, une erreur n'est pas due à une mauvaise orthographe ou grammaire, mais à un oubli. Il est préférable d'identifier ces petites erreurs par vous-même avant que quelqu'un d'autre ne vous les signale.
Comment y parvenir ? En relisant vos écrits.
La relecture vous aide à identifier les erreurs de grammaire, de ponctuation, d'orthographe et de formatage, qui peuvent avoir un impact significatif sur la façon dont votre message est perçu
Un autre avantage de la relecture est qu'elle vous permet de vous mettre à la place du lecteur une fois pour toutes et de vérifier si le message a du sens.
Par conséquent, il est toujours recommandé de lire ce que vous avez écrit avant de l'envoyer.
9. Utilisez des outils et des logiciels de rédaction tels que ClickUp
Et si vous disposiez d'un assistant de rédaction capable de gérer toute votre communication écrite, de rédiger des courriels à partir de zéro, de corriger les erreurs et d'assurer une communication efficace ?
Intelligent outils de rédaction d'e-mails font de ce rêve une réalité, en proposant des corrections grammaticales puissantes et des structures de phrases solides. En outre, avec l'aide de l'intelligence artificielle, il est possible de créer automatiquement une proposition écrite complète, un courriel ou un message à partir de zéro.
Vous n'avez plus besoin de passer des heures à finaliser un document commercial avant de l'envoyer. L'IA répond à tous vos besoins en matière de rédaction, qu'il s'agisse d'un exemple de message hors bureau ou une proposition commerciale.
ClickUp, un logiciel de gestion de projet tout-en-un et un outil de communication sur le lieu de travail, rend cela possible grâce à son copilote IA, ClickUp Brain . Son AI Writer for Work vous aide à gérer toutes vos communications et à perfectionner votre écriture au travail grâce à son correcteur orthographique intégré et à ses qualités d'amélioration de l'écriture.
Créez des courriels, des messages, des propositions et des rapports de communication écrits efficaces avec ClickUp Brain
Que vous deviez répondre à un e-mail, convertir une pile de données brutes en tableaux intelligibles, rédiger des réponses à des FAQ par le biais d'un outil de création d'aide ou de rédiger instantanément des résumés et des rapports de projets, il fait le travail à votre place. Il vous suffit de rédiger un message décrivant en détail ce que vous voulez pour obtenir une réponse bien rédigée en un clin d'œil.
Vous êtes déjà enthousiaste ? Le meilleur est à venir ! Vous pouvez également créer des transcriptions à partir de communications verbales et répondre rapidement aux questions posées lors de réunions grâce à cette fonction outil de communication sur le lieu de travail .
Vous devez envoyer fréquemment des courriels ou des rapports ? ClickUp Brain vous aide à créer un modèle de plan de communication et même modèles de mémos instantanément pour gagner du temps et maintenir la cohérence.
ClickUp vous rapproche également de vos collègues et des membres de votre équipe grâce à sa fonction de chat. Plus besoin de jongler entre différentes plateformes pour coordonner et rester connecté pour les tâches quotidiennes, sessions de retour d'information ou des communications avec les clients. Vue du chat de ClickUp rassemble tout sous un même toit, ce qui simplifie considérablement la communication et la gestion globale des tâches.
Améliorez la communication et la collaboration au sein des équipes avec ClickUp Chat View
Avec ClickUp Chat View, vous pouvez :
- assigner des actions et améliorer la coordination de l'équipe avec des canaux de discussion en temps réel
- Faciliter l'accès rapide aux informations clés en partageant des liens vers des projets et en intégrant des pièces jointes
- Assurer la clarté visuelle des communications écrites en formatant les messages avec des blocs de code, des puces et des bannières
- Se connecter individuellement avec les collègues et les clients par le biais de messages directs lorsque cela est nécessaire
- Rester informé en se connectant aux canaux de l'ensemble de l'organisation pour les mises à jour en direct et les annonces générales
ClickUp peut faciliter la communication écrite. Toutefois, pour éviter les incohérences, vous devez toujours tenir compte des obstacles à la communication au quotidien.
Défis de la communication écrite
Plusieurs obstacles entravent une communication écrite efficace, qu'il s'agisse d'assurer la clarté et la concision ou de gérer le ton et le contexte. Ils rendent la communication confuse, inefficace, voire redondante.
Examinons les les défis de la communication dans l'espace de travail et partager des moyens pour vous aider à les surmonter.
1. Surmonter les obstacles courants
Les trois principaux obstacles à la communication écrite sont l'ambiguïté, la redondance et le jargon. Ne pas fournir suffisamment de contexte peut rendre votre communication ambiguë, ne pas connaître le but et les objectifs de la communication peut la rendre redondante, et ne pas écrire clairement et facilement peut vous exposer à un jargon excessif.
Solution : Utilisez un langage clair et direct, en définissant les termes nécessaires et en éliminant les mots superflus
2. Comprendre son public
Les différentes parties prenantes ont des attentes, des préférences et des niveaux de compréhension variés. Ne pas prendre en compte les traits et caractéristiques uniques de votre public cible lors de la rédaction est la plus grande erreur que vous puissiez commettre, entraînant des malentendus, de la confusion ou un désengagement.
Solution : Adaptez votre communication et votre message clé au niveau de connaissance, à l'intérêt et à l'objectif de communication de votre public pour plus de clarté et d'engagement
3. Contextualiser la communication écrite
L'absence de contexte est souvent source de confusion. Même si vous incluez toutes les informations, l'équipe n'y donne pas suite en raison d'un manque de contextualisation. Tous les efforts sont perdus si vous ne clarifiez pas l'objectif de votre communication.
Solution : Veillez à ce que la communication écrite soit contextualisée de manière claire et ciblée afin d'éviter toute confusion et de faciliter une action efficace
Exemple de scénario : Vous êtes responsable du marketing et vous avez besoin de l'équipe de conception pour créer des graphiques pour les médias sociaux en vue du lancement d'un produit.
Sans contexte:
objet : Besoin de graphiques pour les médias sociaux
_Si l'équipe, _Si l'équipe, _Si l'équipe
nous avons besoin de graphiques pour les médias sociaux pour le lancement prochain d'un produit. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions
Avec le contexte:
objet : Graphiques pour les médias sociaux nécessaires au lancement de [Nom du produit]
bonjour l'équipe
nous sommes ravis d'annoncer le lancement de notre nouveau produit, [Nom du produit], le [Date de lancement] !
pour générer du buzz et de l'excitation, nous avons besoin de graphiques accrocheurs pour les médias sociaux à utiliser sur nos plateformes (Facebook, Instagram, Twitter)
voici quelques détails clés à prendre en compte lors de la conception des graphismes: _
- le public cible : [Description du public cible]
- la voix et le ton de la marque : [Description de la voix et du ton de la marque]
- messages clés : [Messages clés que vous souhaitez faire passer]
- date de lancement : \N[Date de lancement\N]
veuillez me faire savoir si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'éclaircissements supplémentaires
Exemples de communication écrite efficace au travail
Maintenant que nous savons ce qu'est une communication écrite efficace et comment y parvenir, examinons trois scénarios courants de communication sur le lieu de travail et la manière de les aborder efficacement :
1. Propositions de projet
Une proposition de projet bien rédigée fait office de feuille de route, détaillant l'objet, les objectifs et le plan d'exécution du projet. Elle comprend généralement
- Introduction: Expliquer brièvement le concept du projet et son importance
- **Les objectifs : ils décrivent clairement les résultats souhaités
- **Le champ d'application : définit les limites du projet et les produits à livrer
- Méthodologie: Explique l'approche adoptée pour atteindre les objectifs
- **Ressources : identifie les personnes, les outils et le budget nécessaires
- **Avantages : souligne l'impact positif du projet sur l'organisation
- Évaluation des risques : reconnaît les défis potentiels et les plans d'atténuation
- **Conclusion : résume la proposition et réitère la valeur ajoutée
En fournissant une vue d'ensemble complète, une proposition de projet obtient l'adhésion des parties prenantes et prépare le terrain pour un projet réussi.
2. Courriels de suivi
Des courriels de suivi efficaces permettent de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde après une réunion ou une discussion. Un courriel bien structuré doit comprendre les éléments suivants
- Une ligne d'objet claire: Identifie l'objet du courriel (par exemple, "Suivi de la réunion d'équipe - Actions à entreprendre")
- Récapitulation de la réunion: Résumez brièvement les principaux points abordés
- Actions à entreprendre: Énumérer les tâches spécifiques avec leurs responsables et leurs échéances
- Prochaines étapes: Décrire le plan pour aller de l'avant
- Appel à l'action: Encourage les destinataires à confirmer la réception et à poser des questions
Des courriels de suivi clairs favorisent la responsabilisation, maintiennent les projets sur la bonne voie et améliorent la productivité globale de l'équipe.
Voici un exemple d'e-mail de suivi bien rédigé:
Objet : Suivi des mesures prises lors de la réunion d'équipe
Chère équipe,
J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je voulais faire le suivi de notre récente réunion d'équipe qui s'est tenue le [date]. Vous trouverez ci-dessous les principales mesures à prendre et leurs échéances respectives :
Mesure 1 : Étudier les tendances du marché
Attribuée à : [Nom du membre de l'équipe]
Date limite : \N[Date spécifique]
Action 2 : Mettre à jour le calendrier du projet
Attribuée à : \N- [Nom du membre de l'équipe \N]
Date limite : \N[Date spécifique]
Veuillez confirmer la réception de cet e-mail et me faire savoir si des difficultés ou des ajustements sont nécessaires en ce qui concerne ces tâches. Notre prochaine réunion d'équipe est prévue pour le [date] afin de faire le point sur les progrès accomplis et de discuter des mises à jour éventuelles.
Je vous remercie de l'attention que vous portez à ces questions. Travaillons ensemble pour atteindre nos objectifs de manière efficace.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,
[Votre nom]
\N- [Votre fonction]
\N- [Vos coordonnées]
3. Rapports d'avancement
Des rapports d'avancement réguliers permettent de tenir les parties prenantes informées et de démontrer l'avancement du projet. Un rapport bien rédigé comprend généralement
- Résumé exécutif: met en évidence de manière concise les principales réalisations et les obstacles rencontrés
- Les tâches du projet : Détails des tâches achevées et des étapes à venir
- Défis: Identifie tout problème ayant un impact sur les progrès et les solutions proposées
- Prochaines étapes: Décrit clairement le plan d'action pour la prochaine période de rapport
Les rapports d'avancement favorisent la confiance, identifient les points à améliorer et garantissent la réussite du projet en fournissant une vue d'ensemble transparente de l'avancement du projet.
En suivant ces principes de clarté, d'objectif et d'action, vous pouvez élaborer une communication écrite efficace qui produira des résultats dans n'importe quel environnement de travail.
Améliorer la communication écrite avec ClickUp
Une communication écrite efficace est l'épine dorsale d'une collaboration harmonieuse, d'un flux de travail ininterrompu et de relations d'équipe saines. Vous pouvez améliorer votre communication écrite en suivant ce guide étape par étape et en perfectionnant un élément à la fois. Plus vous lirez et écrirez, plus vos compétences en communication écrite s'amélioreront.
Les fonctions de communication écrite de ClickUp, telles que ClickUp Brain et Chat View, peuvent simplifier la collaboration au sein de l'équipe et garantir une communication sans erreur. Grâce à ces outils externes et logiciel de communication interne vous pouvez perfectionner vos messages existants, rédiger des mémos, des rapports, des courriels, etc. à partir de zéro et créer des modèles pour l'avenir, le tout en un seul endroit. S'inscrire à ClickUp pour rendre la communication écrite sur votre lieu de travail plus rapide, plus facile et plus efficace.