Microsoft Teams est devenu un outil important pour les organisations de toutes tailles qui cherchent à maintenir une communication et une collaboration fluides entre leurs équipes.
Cela va de pair avec l'essor mondial du télétravail depuis la pandémie. La popularité de cet outil est indéniable, car il offre un hub central pour la messagerie instantanée, la vidéoconférence, le partage de fichiers et la gestion de projet.
Cependant, avec l'adoption généralisée de logiciels de collaboration tels que Microsoft Teams, il devient nécessaire de respecter les règles de conduite appropriées. Cela aide les entreprises à améliorer la communication, à réduire les malentendus, à rationaliser la gestion et à renforcer la collaboration au sein des équipes.
Dans cet article, nous aborderons les choses à faire et à ne pas faire lorsque vous utilisez Microsoft Teams afin de vous aider à naviguer efficacement et de manière professionnelle.
Étiquette Teams Microsoft : les choses à faire
Respecter les règles de conduite à adopter sur Microsoft Teams pour planifier une réunion Teams, envoyer un message instantané ou toute autre action vous aide à communiquer efficacement et respectueusement avec vos collègues et parties prenantes. De plus, cela vous permet de vous assurer que toutes vos interactions aboutissent aux réponses et résultats dont vous avez besoin.
Voyons maintenant les règles de conduite courantes et essentielles à respecter dans Teams (les choses à faire).
Respectez les règles élémentaires de communication par messagerie instantanée
Voici comment mettre en œuvre les règles de base en matière de messages et de communication :
Restez direct et concis dans vos messages
Lorsque vous communiquez avec les membres de votre équipe, veillez à être clair et concis, à rédiger des messages courts tout en restant poli, et à vous adresser à eux par leur nom.
Par exemple, au lieu d'écrire à un membre de l'équipe informatique pour lui dire « Mon e-mail ne fonctionne pas », essayez plutôt de dire « Bonjour Brian, je reçois un message d'échec de livraison pour tous mes e-mails destinés au client X. Il s'agit peut-être d'un problème de serveur. Pourriez-vous m'aider, s'il vous plaît ? »
Cela permet d'éviter toute confusion et garantit que le message est professionnel, exploitable et précis.
Veillez à adopter un ton professionnel et respectueux lors de vos conversations.
Lorsque vous utilisez l'application de chat Teams, adoptez toujours un ton professionnel et respectueux et évitez d'utiliser des termes trop familiers qui pourraient être mal interprétés. Par exemple, au lieu de dire « Pouvez-vous faire cela dès que possible ? », vous pourriez dire « Pourriez-vous donner la priorité à cette tâche et me prévenir lorsqu'elle sera achevée ? Merci ! ».
Apprenez qui mentionner et quand l'utiliser
@mentionner quelqu'un est un moyen de vous assurer que la bonne personne voit votre message. Utilisez les @mentions avec parcimonie pour éviter de submerger vos collègues de notifications. En particulier lorsque vous avez des discussions importantes dans un groupe, vous devez vous assurer que la bonne personne répond à votre message.
Par exemple, si vous avez besoin de l'avis de Daniel sur un projet, vous pouvez écrire : « Bonjour @Daniel, pouvez-vous examiner la version 2.0 du rapport trimestriel et partager vos commentaires ? »
Respectez les règles de conduite lors des réunions
Adoptez ces stratégies de communication Teams pour une expérience fluide, professionnelle et de haute productivité pour toutes les personnes concernées :
Rejoignez les réunions à l'heure et vérifiez votre équipement à l'avance
La ponctualité est un élément clé du professionnalisme. Être en retard à une réunion fait attendre les autres et montre un manque de respect pour leur temps. N'oubliez pas non plus de vérifier les paramètres de votre caméra et de votre microphone avant de rejoindre une réunion virtuelle afin d'éviter tout problème technique.
Restez en mode silencieux pour minimiser les bruits de fond
Il est important de rester en mode silencieux lorsque d'autres personnes parlent, car cela évite aux participants d'entendre les bruits de fond gênants provenant de votre domicile ou de votre bureau. Si vous remarquez qu'un participant à la réunion a oublié de se mettre en mode silencieux, prenez l'initiative de le faire vous-même et montrez l'exemple afin de maintenir un environnement propice à la concentration.
Conservez un arrière-plan professionnel et utilisez efficacement la caméra
Un arrière-plan professionnel permet de limiter les distractions visuelles. Asseyez-vous devant un mur ou un rideau neutre, ou utilisez la fonctionnalité de flou d'arrière-plan. Assurez-vous que votre caméra est bien orientée pour une bonne visibilité et choisissez un endroit où la lumière est dirigée vers vous afin que votre visage ne soit pas dans l'ombre.
Participez activement et évitez le multitâche pendant les réunions
Il est impoli de sembler distrait ou de faire plusieurs choses à la fois pendant une réunion vidéo individuelle ou en groupe. Cela montre un manque d'attention et de respect envers l'interlocuteur. Concentrez-vous sur la réunion et contribuez à créer une interaction engageante, fructueuse et professionnelle.
Assurez une gestion efficace des canaux et des équipes
Lorsque vous assurez la gestion des canaux et des équipes, le résultat est une collaboration organisée et efficace entre les membres :
Bonnes pratiques pour gérer les canaux et leur contenu
Pour que votre environnement de travail Microsoft Teams reste organisé et efficace, tenez compte des conseils suivants :
- Créez un canal spécifique pour les discussions informelles et ludiques afin de séparer les discussions liées au travail des contenus plus légers.
- Maintenez un canal séparé pour suivre et encourager l'amélioration de l'équipe, où les membres peuvent l'utiliser pour partager des conseils, des astuces et des questions.
- Utilisez judicieusement le canal Général pour les annonces importantes et les sujets qui ne trouvent pas leur place dans les autres canaux.
Stratégies pour maintenir la cohérence des canaux et réduire les publications hors sujet
Il est essentiel de veiller à ce que les discussions par chat soient pertinentes par rapport au sujet du canal afin de maintenir un certain professionnalisme, de rester productif et de permettre un accès rapide aux réponses. Voici quelques stratégies pour y parvenir :
- Définissez clairement l'objectif de chaque canal
- Épinglez les discussions importantes ou utilisez les descriptions de canal pour mettre en évidence l'objectif du canal.
- Encouragez les membres à utiliser les canaux appropriés pour des sujets spécifiques.
- Faites un rappel gentil aux membres pour qu'ils restent dans le sujet si la discussion dévie de son cours.
- Suggérez aux membres de passer à la messagerie privée pour les discussions personnelles ou sans rapport avec le travail.
Quand et comment utiliser les canaux privés pour les discussions confidentielles
Les canaux privés permettent de créer des espaces protégés par des permissions où les équipes peuvent mener des discussions confidentielles et les utiliser pour le stockage de fichiers. Cependant, leur utilisation doit être minimisée et réservée aux situations nécessaires. Voici quelques façons d'utiliser les canaux privés :
- Utilisez les canaux privés pour les discussions de travail confidentielles ou sensibles, les suivis individuels et les discussions privées en aparté.
- Partagez des médias personnels adaptés au travail (comme une photo de votre chat) pour rendre la discussion agréable et chaleureuse dans les chats privés dédiés. Mais assurez-vous que le destinataire accepte que vous lui envoyiez ces messages et demandez-lui son consentement au préalable.
Améliorez le partage de fichiers et la collaboration au sein de votre équipe
Teams est un excellent outil pour travailler sur des fichiers, que vous travailliez seul ou avec vos collègues :
Utiliser des liens pour faciliter l'accès et la collaboration
Avec Microsoft 365, vous pouvez coéditer des documents tels que des fichiers Word, Excel et PowerPoint avec d'autres personnes en temps réel. Un excellent moyen de tirer efficacement parti de cet avantage consiste à envoyer des liens dans Teams plutôt que des pièces jointes pour partager des documents. Cela vous permettra également de garder votre boîte de réception bien rangée et de vous assurer que tout le monde travaille sur la dernière version.
Conseils pour maintenir une structure de fichiers organisée dans Teams
Gardez vos fichiers organisés et facilement accessibles grâce à ces conseils simples :
- Veillez à ce que la taille de vos fichiers ne dépasse pas 250 Go. Pour les fichiers plus volumineux, utilisez l'application de synchronisation OneDrive pour les télécharger et les synchroniser.
- Limitez les dossiers à trois niveaux de profondeur pour rester organisé et éviter de dépasser les limites de caractères dans les chemins d'accès aux dossiers.
- Installez l'application OneDrive pour accéder directement aux fichiers via le Finder macOS, l'Explorateur Windows ou l'application mobile OneDrive, ce qui vous permet de travailler sans connexion Wi-Fi.
- Accédez directement aux fichiers dans SharePoint pour tirer parti de ses fonctionnalités avancées.
💡 Conseil de pro : utilisez des modèles de plan de communication pour partager des informations structurées, gérer des canaux clairs, envoyer des messages efficaces et collaborer de manière professionnelle sur Microsoft Teams.
Étiquette Teams : les choses à ne pas faire
Découvrons les pièges courants et les erreurs d'étiquette sur Teams qui peuvent nuire à la productivité et à la collaboration :
Ne créez pas d'équipes et de canaux inutiles
Bien que Microsoft Teams offre une grande flexibilité dans la création d'équipes et de canaux, il est essentiel de planifier avant d'agir. Évitez la tentation de créer trop de canaux pour chaque sous-tâche ou discussion.
Prenez le temps d'examiner la structure actuelle de votre équipe. Vérifiez s'il existe déjà un espace adapté à votre nouveau projet ou à votre nouvelle discussion. Cette approche réfléchie permet d'éviter les silos d'informations, de réduire l'encombrement et de garder votre environnement de travail numérique organisé.
Évitez de surcharger vos équipes
Tout comme vous n'inviteriez pas tout le monde à une réunion, soyez sélectif quant aux personnes qui rejoignent vos Teams. Évaluez la valeur de chaque membre pour l'équipe. L'inclusion de participants inutiles peut entraîner une surcharge d'informations et une baisse de productivité.
Prenez le temps de sélectionner soigneusement les membres de votre équipe. Même si vous pourriez être tenté d'ajouter tout le monde pour plus de commodité, une équipe bien constituée est plus efficace pour augmenter la productivité.
De même, si vous faites partie d'équipes qui ne vous sont plus utiles, informez poliment le propriétaire de l'équipe et retirez-vous. Une expérience MS Teams épurée améliore la concentration et l'efficacité.
N'utilisez les notifications à priorité élevée que lorsque cela est nécessaire.
N'utilisez les notifications à priorité élevée que pour les véritables urgences. Par exemple, utilisez-les si vous avez besoin d'une approbation immédiate pour un projet urgent ou un problème système critique qui nécessite une attention immédiate.
N'oubliez pas que l'objectif est de communiquer l'urgence, et non de submerger vos collègues. Une utilisation excessive des notifications de priorité peut entraîner une fatigue et réduire leur efficacité lorsqu'elles sont vraiment nécessaires.
Ne monopolisez pas la discussion
Respectez le temps et les opinions de chacun en leur permettant de finir leurs phrases avant d'intervenir, que ce soit dans les messages ou les vidéoconférences sur les plateformes de chat qui assurent la connexion entre les collègues à distance.
Les interruptions peuvent être frustrantes et empêcher vos collègues et vous-même de participer efficacement à des discussions. Pratiquez donc l'écoute active, accordez toute votre attention à votre interlocuteur, attendez votre tour pour intervenir et créez un environnement plus inclusif et favorisant la productivité pour toutes les personnes concernées.
Ne tolérez pas les murs de texte dans les canaux
En tant que propriétaire d'un canal, vous devez maintenir l'ordre en ramenant les discussions au sujet initial. Si une discussion s'écarte du sujet, envisagez d'utiliser les messages directs pour poursuivre la discussion en privé. Rappelez également aux membres de l'équipe de respecter les pratiques de communication convenues pour Teams.
Si quelqu'un publie un long message de 15 lignes, expliquez-lui (en privé si nécessaire) qu'il serait peut-être plus efficace et approprié d'envoyer un message plus court et plus concis ou une vidéo.
Ne méprisez pas le statut « Ne pas déranger »
Comprendre et respecter le statut de disponibilité de vos collègues est essentiel pour respecter l'étiquette Microsoft Teams. Appeler quelqu'un qui a défini son statut sur « Ne pas déranger » montre que vous n'êtes pas attentif à ses demandes, même lorsqu'elles sont explicitement formulées. S'il ne répond pas, vous aurez également perdu votre temps à le contacter.
Au lieu d'interrompre leur flux de travail, utilisez la messagerie instantanée pour leur demander s'ils sont disponibles pour un appel. S'ils ne répondent pas rapidement, respectez leur statut « occupé » et revenez vers eux plus tard.
N'abusez pas des mèmes et des GIF
Les mèmes et les GIF peuvent être amusants, mais ils prennent de l'espace et ne sont pas forcément appréciés de tous. De plus, votre sens de l'humour ne correspondra peut-être pas à celui de tous vos collègues.
Pour rester professionnel, évitez les mèmes et les GIF dans les canaux liés au travail. Comme mentionné précédemment, créez un canal spécifique pour les interactions sociales informelles, où le partage de mèmes et de GIF est plus approprié et bienvenu.
N'envoyez pas de texte vague du type « Salut »
Envoyer un vague « Bonjour » sans préciser la raison de votre communication, puis disparaître peut être considéré comme improductif et impoli. Cela signifie que vous êtes inutilement ambigu et délibérément vague quant à ce que vous voulez dire et à la réponse que vous attendez.
Par exemple, au lieu de dire « Salut », dites « Bonjour Susan, j'ai besoin de ton avis sur les dernières créations de la campagne. Quand serait-il possible d'en discuter ? ». De cette façon, vous fournissez un contexte et le destinataire sait ce dont vous avez besoin, ce qui rend la discussion plus productive et plus respectueuse.
Améliorez la communication au sein de votre équipe grâce à ClickUp et Microsoft Teams
Microsoft Teams est l'une des meilleures applications de messagerie professionnelle. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, elle surpasse ses concurrents en termes de compétitivité, de fiabilité et de convivialité.
Il offre de nombreuses intégrations qui permettent aux utilisateurs d'optimiser facilement leurs flux de travail. En fait, l'intégration de la gestion de projet Microsoft Teams avec ClickUp est extrêmement populaire dans les organisations et les industries.
Mais qu'est-ce que ClickUp?
ClickUp est un outil de gestion de projet tout-en-un conçu pour rationaliser les processus de travail, renforcer la collaboration et améliorer l'efficacité au sein de votre équipe. Il centralise la gestion des tâches, le partage de documents et de fichiers, ainsi que la communication en un seul endroit.
L'intégration ClickUp Microsoft Teams contribue à améliorer la communication au sein de l'équipe et à respecter les règles de conduite sur Teams, ce qui se traduit au final par une augmentation de la productivité.
Grâce à l'intégration ClickUp Microsoft Teams, vous pouvez :
- Déployez les liens ClickUp : ajoutez automatiquement les détails des tâches aux liens partagés dans les canaux Teams pour un meilleur contexte.
- Recevez des notifications : recevez des mises à jour sur les commentaires, les pièces jointes, les changements de statut et les mises à jour des personnes assignées directement dans Teams.
- Joindre des tâches : intégrez des tâches directement dans les discussions MS Teams afin de clarifier les discussions.
Grâce à la vue Calendrier de ClickUp, vous pouvez facilement planifier des réunions individuelles ou d'équipe à l'aide de la fonctionnalité glisser-déposer. Vous pouvez également ajouter et réorganiser des rendez-vous, gérer votre calendrier de manière flexible et le maintenir à jour.
La vue Calendrier propose également des rappels d'évènements personnalisables qui vous permettent d'envoyer des notifications sur tous vos appareils en fonction de vos besoins. Ainsi, vous ne manquerez plus jamais de délais ou de réunions importants parce que vous n'avez pas votre ordinateur portable professionnel avec vous.
ClickUp Comments est une autre excellente fonctionnalité qui permet d'améliorer la communication au sein de l'équipe et de tenir tout le monde informé. Elle vous permet d'attribuer des commentaires comme actions à mener et aide à organiser les tâches et à responsabiliser chacun.
Si un commentaire nécessite un suivi ou une action, vous pouvez l'attribuer directement à un membre de l'équipe ou à vous-même, garantissant ainsi une responsabilité et une obligation de rendre compte claires. De plus, les commentaires peuvent être résolus ou réattribués directement dans le commentaire lui-même, ce qui réduit la confusion et facilite le suivi des progrès.
Un autre avantage significatif de ClickUp est l'outil ClickUp Chat View, qui vous permet de créer un nombre illimité de vues de chat sur la plateforme. Cela est particulièrement avantageux par rapport à Microsoft Teams, qui vous limite à la création de 30 canaux privés et à l'ajout de 250 membres par canal.
Note : si vous souhaitez découvrir des fonctionnalités qui ne sont actuellement pas disponibles dans Teams, consultez les 8 meilleures alternatives à Microsoft Teams !
Avec ClickUp, vous pouvez configurer des vues de chat distinctes pour différents projets, services ou membres spécifiques de l'équipe, afin que toutes vos discussions soient organisées et facilement accessibles.
Dans la vue Chat de ClickUp, vous pouvez utiliser les @mentions pour vous adresser directement aux membres de l'équipe et rester concentré sur la discussion. De plus, vous pouvez partager des liens vers des projets, intégrer des vidéos et incorporer des feuilles de calcul directement dans le chat, afin que toutes les informations pertinentes soient facilement accessibles.
ClickUp Meetings fournit une plateforme centralisée pour organiser, documenter et suivre les réunions d'équipe.
Par exemple, si votre équipe travaille sur le lancement d'un nouveau produit, vous pouvez utiliser ClickUp pour planifier la réunion, définir l'ordre du jour avec des tâches récurrentes, préparer une checklist des éléments à discuter et attribuer des commentaires aux équipes avec les détails des tâches.
De plus, vous pouvez utiliser le modèle de compte rendu de réunion ClickUp pour enregistrer et organiser les détails de la réunion. Après une réunion d'équipe, vous pouvez utiliser ce modèle pour répertorier les participants, prendre des notes détaillées sur chaque élément de l'agenda et attribuer des tâches de suivi aux membres de l'équipe.
Communiquez et collaborez plus efficacement avec Microsoft Teams et ClickUp !
Microsoft Teams est un excellent outil de communication pour la collaboration en équipe et l'efficacité du flux de travail. Cependant, il est essentiel de respecter les règles de conduite à adopter sur Microsoft Teams (ce qu'il faut faire et ne pas faire) afin de maintenir un certain professionnalisme et d'éviter les malentendus.
Mais pour maximiser véritablement votre productivité, intégrez Microsoft Teams à ClickUp ! ClickUp améliore les capacités de gestion de projet de votre équipe, rationalise le travail et stimule la collaboration.
L'utilisation conjointe de ces deux outils crée un flux de travail fluide, vous permettant de discuter, de participer à des réunions et de gérer vos tâches en un seul endroit.
Essayez ClickUp dès aujourd'hui et constatez la différence !