Le travail avec des checklists est un excellent moyen d'améliorer la productivité et la motivation. Les checklists aident à produire un travail sans défaut en décomposant les tâches complexes en une série d'étapes séquentielles faciles à suivre.
Les checklists permettent également d'assurer la cohérence et l'achevé d'une tâche. De plus, elles sont partageables, ce qui signifie que toute personne qui reprend la tâche après vous bénéficie des mêmes conseils pour l'achever.
Les checklists sont un excellent moyen de se décharger de tâches cruciales et de les mettre sur papier afin de ne pas oublier de les faire.
De nombreux outils, notamment les applications de checklist, Google Docs, applications de listes à faire sont disponibles en ligne pour créer des checklists personnalisées.
Optez pour Google Docs si vous souhaitez un outil qui vous aide à créer et à partager des checklists au sein de votre équipe afin de rationaliser votre travail et de stimuler votre productivité.
Lisez la suite pour savoir comment créer facilement des checklists sur Google Docs.
Comment créer une checklist dans Google Docs
La création de checklists dans Google Docs aidera votre équipe à travailler avec des informations actualisées et cohérentes. Voici les types de checklists que vous pouvez créer sur cette plateforme.
- Checklists interactives : Ces checklists vous permettent de cocher des cases en regard des éléments. Les cases peuvent être "cochées" lorsqu'un élément de la checklist est achevé. Cet élément apparaît alors barré sur la page
- Création de checklists à partir de listes à puces : Si vous avez importé dans Google Documents une liste à puces provenant d'une autre source, comme Google Sheets ou un document Word, vous pouvez la convertir directement en une checklist. Cette liste n'est pas nécessairement interactive, mais peut être remplacée par des icônes statiques.
Voyons maintenant comment créer une checklist dans Google Docs.
Comment insérer des cases à cocher dans Google Docs
Voici un guide étape par étape sur l'insertion de cases à cocher dans une liste d'éléments disponibles dans Google Docs pour créer des checklists. En utilisant cette méthode, les éléments de votre liste peuvent ressembler à une checklist, mais ils resteront statiques.
Étape 1: Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que votre nouvelle case à cocher apparaisse.
Étape 2: Sélectionnez "Insérer" dans la barre de navigation de votre Google Docs.
Étape 3: Naviguez jusqu'à l'élément 'Caractères spéciaux' de la barre de menu et cliquez dessus.
Étape 4: Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, saisissez un mot-clé pour le caractère spécial souhaité ou dessinez-le dans le champ situé sous le texte.
Etape 5: Une fois que l'interface affiche les cases à cocher et les coches, vous pouvez sélectionner le caractère spécial que vous souhaitez voir apparaître sur votre liste.
N'oubliez pas qu'il s'agit de caractères statiques et que vous ne pouvez pas interagir avec eux. Si vous souhaitez créer une checklist dynamique et collaborative, voyons comment créer une checklist interactive dans Google Docs.
À lire également 20 modèles gratuits de listes À faire par ClickUp
Créer une checklist à partir de listes à puces
Les étapes de création d'une liste à puces dans Google Docs diffèrent légèrement de celles de sa conversion en checklist. Voici comment en créer une :
Étape 1: Tapez les éléments de votre checklist l'un après l'autre, chacun sur une nouvelle ligne (ou si vous avez des créé une checklist dans Excel et l'importer à partir de là).
Etape 2: Sélectionnez tout votre texte en maintenant le clic de votre curseur enfoncé.
Étape 4 : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la puce supérieure une fois que toutes les puces sont surlignées. Un menu s'ouvre sur la page.
Étape 6: Vous remarquerez que tous les éléments de la liste situés sous les puces en surbrillance sont maintenant dans le nouveau format de la checklist.
Étape 7: Répétez le même processus pour tous les niveaux de puces imbriquées de votre liste afin de convertir tout ce qui se trouve sur la page en un seul élément checklist.
Cette méthode vous aidera à créer une checklist interactive qui peut être cochée ou décochée depuis la page.
À lire également : Les 10 meilleures applications de checklist quotidienne pour rester productif en 2024
Limites de la création d'une checklist dans Google Docs
Google Docs est une excellente plateforme de collaboration pour ceux qui utilisent l'environnement de travail Google. Il présente toutefois des limites en ce qui concerne les checklists.
Les checklists Google Docs ne répondent pas aux normes d'efficacité lorsque vos tâches sont complexes et que plusieurs personnes travaillent simultanément sur le document. Voici cinq domaines clés dans lesquels les checklists de Google Docs ne sont pas à la hauteur.
- Une personnalisation limitée : Le seul choix possible est celui de biffer ou non les éléments achevés. Pour le reste, les styles des checklists sont tous identiques. Cela peut être source de confusion si vous avez plusieurs checklists dans le même document qui doivent être codées par couleur pour une meilleure compréhension
- Pas d'affectation : Vous ne pouvez pas attribuer les éléments de la checklist aux membres de votre équipe séparément. Vous pouvez inscrire leur nom en regard des éléments dont ils sont responsables ou les étiqueter à l'aide de leur identifiant, mais ce n'est pas un moyen efficace d'attirer l'attention d'un participant sur un élément de la checklist. En particulier pour les checklists plus importantes où plusieurs personnes travaillent ensemble, un système d'attribution des tâches plus efficace est nécessaire et peut être intégré facilement à la checklist elle-même
- Checklists statiques : Les visuels inhérents à Google Docs sont très basiques. Ils ne sont pas assez interactifs (à part le fait de cocher ou décocher les cases) pour les rendre attrayants pour les utilisateurs. Il est nécessaire d'offrir à l'utilisateur une forme d'engagement sur l'interface pour qu'il reste motivé à parcourir la checklist - vous aurez peut-être du mal à le faire dans Google Docs
- **Le processus de partage ou d'exportation est long : Le processus initial de partage d'une checklist avec l'ensemble de l'équipe des membres est long. En effet, l'interface vous oblige à saisir les identifiants e-mail de chaque membre de l'équipe qui souhaite travailler sur la checklist. Imaginez que vous ayez à saisir 10 ou 20 identifiants e-mail ! En outre, vous devez paramétrer l'accès et les rôles de chaque personne figurant sur la liste. Ce processus prend beaucoup de temps et n'est pas idéal pour les checklists
- **Le processus de création des checklists est long : Google Docs est conçu comme une plateforme de documents. Ce n'est pas une forme dédiée aux checklists. La création de checklists nécessite un processus particulier, qui se complique encore lorsqu'il s'agit de créer une liste de contrôle à plusieurs niveaux. Vous ne pouvez pas vous lancer immédiatement dans la création de checklists dans Google Docs, car il y a un long processus d'initiation qui peut coûter du temps
C'est pourquoi le travail avec les modèles de checklist pour une installation et une collaboration rapides.
Créer des checklists avec ClickUp
Si vous souhaitez travailler avec des checklists de manière plus efficace et plus attrayante, ClickUp a ce qu'il vous faut.
ClickUp vous fournit un intervalle de modèles de listes que vous pouvez utiliser pour détailler vos tâches hebdomadaires, quotidiennes, vos projets ou vos activités tâches à faire . Ces checklists sont propices à la collaboration et peuvent être paramétrées immédiatement sans délai.
Jetons un coup d'œil.
Liste de contrôle hebdomadaire ClickUp
Modèle de checklist hebdomadaire de ClickUp
Organisez efficacement vos tâches hebdomadaires à l'aide du Modèle de checklist hebdomadaire ClickUp . Ce modèle vous permet de tracer vos tâches quotidiennes et de forfaiter votre semaine jusqu'à la dernière activité.
Cette checklist est entièrement personnalisable pour vous aider :
- Définir des statuts personnalisés pour les tâches comme Achevé, Achevé, En cours, etc.
- Utiliser des champs personnalisés comme Type de tâche, Trajectoire ou Sentiment de satisfaction pour vous aider à visualiser correctement la progression des tâches sur votre checklist
- Affichez des vues personnalisées telles que Calendrier hebdomadaire, Tâches achevées, À faire, etc. pour mieux comprendre comment vos tâches se situent par rapport à un échéancier
- Utilisez la personnalisation de la gestion de projet pour intégrer les avertissements de dépendance, l'automatisation des tâches, les fils de commentaires, etc. à votre checklist
Comment utiliser ce modèle ?
Il est extrêmement facile de commencer à utiliser ce modèle dans ClickUp. Voici comment :
- Dressez une liste des tâches que vous devez achever au cours d'une semaine en utilisant les éléments suivantsDocuments ClickUp* Fixez des priorités pour chacune de ces tâches à l'aide deVue Tableau ClickUp pour visualiser l'ensemble de votre semaine et assigner des priorités
- UtiliserVue Tableur ClickUp pour créer une checklist hautement personnalisable sur laquelle collaborer avec votre équipe
- Suivez la progression des tâches créées dans la checklist à l'aide du logicielAffichage du Calendrier ClickUp Cette checklist est la meilleure option si vous souhaitez une checklist personnalisable que vous pouvez visualiser et modifier à votre guise, ce qui n'est pas possible avec Google Docs.
Tâches ClickUp Checklists
créez des checklists de tâches facilement à l'intérieur d'une tâche pour faciliter les affectations avec ClickUp Task Checklist_ Checklists de tâches ClickUp sont des checklists spéciales qui s'inscrivent dans une tâche ClickUp comme une liste à faire, ce qui facilite l'attribution des éléments de la checklist cliquable à différents membres de l'équipe.
Utilisez ces checklists pour :
- Créer des listes imbriquées avec autant de sous-éléments que nécessaire
- Glisser-déposer chaque élément de la checklist vers une nouvelle position, pour une modification plus rapide (contrairement à Google Docs, où les éléments sont statiques et doivent être refaits)
- Attribuez les éléments de cette checklist aux membres de votre équipe individuellement afin de faciliter la collaboration, l'obligation de rendre compte et la responsabilité de chacun au sein de l'équipe
- Convertissez vos checklists en modèles qui peuvent être utilisés comme une forme standard pour les listes futures
Comment utiliser cette checklist ?
Voici comment accéder aux checklists de tâches à partir d'une tâche ClickUp :
- Ouvrez la tâche dans laquelle vous souhaitez créer une checklist
- Faites défiler l'écran jusqu'à l'onglet "Éléments d'action" et sélectionnez-le
- Cliquez sur l'icône "+" pour commencer à créer votre checklist
ClickUp Brain
tirez parti de la puissance de l'IA dans ClickUp pour faire les choses en toute transparence_
Apportez la puissance du réseau neuronal pionnier au monde à vos tâches, documents et personnes pour connecter tout ce qui se trouve dans votre espace de travail numérique avec ClickUp Brain . Cet outil vous permet de poser des questions sur votre travail, les wikis de l'entreprise, les forfaits et les perspectives, les produits, etc.
ClickUp Brain vous permet de :
- Automatiser vos mises à jour de progression, vos tâches, vos résumés rapides, vos éléments d'action, vos sous-tâches et leurs données de planification et de remplissage automatique
- Rédiger avec son outil d'écriture qui s'adapte à votre style et crée des brouillons similaires. Vous avez même accès à un outil de vérification orthographique intégré et pouvez générer des réponses rapides
- Créez rapidement des checklists et obtenez de l'aide pour ajouter des éléments de checklist, connecter les checklists à d'autres outils ou personnes, et obtenir automatiquement des mises à jour sur la progression. Cette fonction n'est pas disponible dans Google Docs, qui ne fournit qu'une checklist de base avec de lourdes limites
ClickUp Brain peut vous aider à faire beaucoup plus avec votre compétences en matière de gestion des tâches ce que vous ne pouvez pas faire avec Google Docs.
Comment utiliser ClickUp Brain pour les checklists
ClickUp Brain vous aide à créer des tâches ou des documents générés par l'IA avec des checklists pré-remplies en fonction des besoins de votre entreprise. Il y a deux façons de faire cela avec ClickUp Brain :
1. À partir du modal IA de la barre d'outils :
- Cliquez sur l'icône " IA " dans la barre d'outils. Si vous disposez d'un système d'exploitation Windows, appuyez sur "Alt + K", et si vous disposez d'un Mac, sur "Option + K
- Saisissez une invite, puis cliquez sur "Retour" ou "Entrée"
- Terminé, modifiez le contenu à l'aide des options telles que Copier, Régénérer et Indiquer à l'IA ce qu'elle doit faire ensuite
- Cliquez ensuite sur "+ Créer" et choisissez "Tâche" ou "Document" pour ouvrir l'un ou l'autre des modaux
- Saisissez un nom et les autres informations requises
2. Depuis le modal Créer des éléments de la barre d'outils :
- Cliquez sur le bouton "+ Nouveau"
- Choisissez "Tâche" ou "Document" dans le modal Créer des éléments
- Sélectionnez l'option "Rédiger avec l'IA"
- Saisissez votre invite, dans le champ texte "Points de discussion" et sélectionnez dans les menus déroulants "Ton de voix" et "Créativité"
- Cliquez sur l'onglet "Générer"
- Une fois le texte généré, modifiez-le à l'aide des options Insérer, Copier, Régénérer et Indiquer à l'IA ce qu'elle doit faire ensuite
- Cliquez sur l'option "Créer une tâche" ou "Créer un document"
- Activez/désactivez l'option "Privé" pour rendre votre tâche ou votre document public
Accédez à ClickUp Brain depuis n'importe quel endroit de votre environnement de travail, parallèlement à votre travail en cours.
Ma ke les checklists plus dynamiques et plus interactives e
Les checklists font partie intégrante de la productivité et de la motivation sur le lieu de travail. Même en dehors du lieu de travail, les checklists aident les individus à rester organisés dans leurs tâches quotidiennes et à faire ce qu'ils ont à faire dans le cadre de leur activité professionnelle logiciel de gestion des tâches .
Utilisez la gamme de checklists et d'outils que ClickUp met à votre disposition pour faciliter l'exécution efficace des tâches sous le formulaire de checklists flexibles et polyvalentes. Vous pouvez explorer d'autres solutions ClickUp directement sur le site web.
Si vous souhaitez commencer à utiliser les checklists dès aujourd'hui, inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.