Travailler avec des checklists est un excellent moyen d'améliorer votre productivité et votre motivation. Les checklists permettent d'obtenir un travail sans défaut en décomposant les tâches complexes en une série d'étapes séquentielles faciles à suivre.
Les checklists permettent également de garantir la cohérence et l'exhaustivité d'une tâche. Mieux encore, elles peuvent être partagées, ce qui signifie que toute personne qui prendra le relais après vous disposera des mêmes indications pour achever la tâche.
Les checklists sont un excellent moyen de libérer votre esprit des tâches importantes et de les mettre sur papier afin de ne pas les oublier.
De nombreux outils, notamment des applications de checklist, Google Docs, des applications de liste de tâches, etc., sont disponibles en ligne pour créer des checklists personnalisées.
Optez pour Google Docs si vous recherchez un outil qui vous aide à créer et à partager des checklists avec votre équipe afin de rationaliser votre flux de travail et d'augmenter votre productivité.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer facilement des checklists dans Google Docs.
Comment créer une checklist dans Google Docs
La création de listes de contrôle dans Google Docs aidera votre équipe à travailler avec des informations actualisées et cohérentes. Voici les types de listes de contrôle que vous pouvez créer sur cette plateforme.
- Listes de contrôle interactives : ces listes de contrôle vous permettent d'insérer des cases à cocher en face des éléments. Les cases peuvent être cochées lorsqu'un élément de la checklist est achevé. Cet élément est alors barré sur la page.
- Créer des checklists à partir de listes à puces : si vous avez importé une liste à puces depuis une autre source, telle que Google Sheets ou un document Word, dans Google Documents, vous pouvez la convertir directement en checklist. Elle ne sera pas nécessairement interactive, mais pourra comporter des icônes statiques à la place.
Apprenons à créer une checklist dans Google Docs.
Comment insérer des cases à cocher dans Google Docs
Voici un guide étape par étape pour insérer des cases à cocher dans une liste d'éléments disponible dans Google Docs afin de créer des checklists. Grâce à cette méthode, les éléments de votre liste ressembleront à une checklist, mais resteront statiques.
Étape 1 : Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez que votre nouvelle case à cocher apparaisse.
Étape 2 : Sélectionnez « Insérer » dans la barre de navigation de Google Docs.
Étape 3 : accédez à l'élément « Caractères spéciaux » dans la barre de menu et cliquez dessus.
Étape 4 : Dans la boîte de dialogue ouverte, saisissez un mot-clé correspondant au caractère spécial souhaité ou dessinez-le dans la case située sous le champ de texte.
Étape 4 : Dans la zone de mot-clé, tapez « check ». Vous pouvez également dessiner une coche dans la zone de dessin.
Étape 5 : Une fois que l'interface affiche les cases à cocher et les coches, vous pouvez sélectionner le caractère spécial que vous souhaitez afficher sur votre liste.
N'oubliez pas qu'il s'agit de caractères statiques et que vous ne pouvez pas interagir avec eux. Si vous souhaitez créer une checklist dynamique et collaborative, découvrons comment créer une checklist interactive dans Google Docs.
À lire également : Modèles gratuits de listes de tâches
Créer une checklist à partir de listes à puces
Les étapes pour créer une liste à puces dans Google Docs diffèrent légèrement de celles pour la convertir en checklist. Voici comment en créer une :
Étape 1 : Saisissez les éléments de votre checklist les uns après les autres, chacun sur une nouvelle ligne (ou si vous avez créé une checklist dans Excel, importez-la à partir de là).
Étape 2 : Sélectionnez tout votre texte en maintenant le curseur enfoncé.
Étape 3 : cliquez sur l'icône de liste à puces dans la barre d'outils située à l'emplacement du coin supérieur droit de votre page pour convertir votre texte en une liste à puces claire et nette.
Étape 4 : Maintenant, cliquez à nouveau sur l'icône de liste à puces et cliquez sur la flèche déroulante à côté.
Étape 5 : Vous remarquerez un autre menu déroulant intitulé « Menu Checklist » ; cliquez sur la flèche à côté.
Étape 6 : Choisissez entre la option « barré » pour les éléments cochés et celle sans, selon vos préférences. Une fois cela terminé, votre liste à puces sera convertie en une checklist interactive.
Étape 6 : vous pouvez cocher ou décocher les cases, et le texte barré apparaîtra si vous avez effectué une sélection de cette option dans la liste du menu Checklist.
Bonus : comment afficher l'historique des modifications dans Google Docs!
Créez une checklist directement sur la page
On-page est un raccourci rapide qui vous permet de convertir directement et rapidement vos listes à puces en listes de checklist sur la page elle-même. Cette méthode fonctionne mieux lorsque vous avez également une longue liste d'éléments avec des éléments imbriqués.
Le raccourci vous permet de faire tout immédiatement, sans avoir à naviguer dans la barre d'outils pour trouver les bonnes options. Suivez les instructions ci-dessous :
Étape 1 : Importez votre liste numérotée ou à puces dans Google Docs et assurez-vous que l'imbrication et l'ordre de la liste numérotée ci-dessous sont corrects.
Étape 2 : Une fois que vous avez réglé tout, positionnez votre curseur sur la première puce.
Étape 3 : Double-cliquez maintenant sur la puce pour sélectionner toutes les puces simultanément.
Étape 4 : cliquez avec le bouton droit de la souris sur la première puce une fois que toutes les puces sont sélectionnées. Un menu s'ouvrira sur la page.
Étape 5 : dans cette barre de menu, vous remarquerez une seule case à cocher juste en dessous des options de type puces. Cliquez dessus.
Étape 6 : vous remarquerez que tous les éléments de la liste situés sous les puces en surbrillance sont désormais au nouveau format de checklist.
Étape 7 : Répétez le même processus pour tous les niveaux de puces imbriquées dans votre liste afin de convertir tout le contenu de la page en un seul élément de checklist.
Cette méthode vous aidera à créer une checklist interactive qui peut être cochée ou décochée à partir de la page.
À lire également : Applications de checklist quotidienne
Limites de la création d'une checklist dans Google Docs
Google Docs est une excellente plateforme de collaboration pour les utilisateurs de Google Workspace. Cependant, elle présente certaines limites en matière de checklists.
Les checklists de Google Docs ne répondent pas aux normes d'efficacité lorsque vos tâches sont complexes et que plusieurs personnes travaillent simultanément sur le document. Voici cinq domaines clés dans lesquels les checklists de Google Docs présentent des lacunes.
- Personnalisation limitée : le seul choix réel consiste à décider si vous souhaitez barrer les éléments achevés. À part cela, les styles de checklist sont tous identiques. Cela peut créer une certaine confusion lorsque vous avez plusieurs checklists dans le même document qui doivent être codées par couleur pour une meilleure compréhension.
- Pas d'attribution de tâches : vous ne pouvez pas attribuer séparément les éléments de checklist aux membres de votre équipe. Vous pouvez noter leurs noms à côté des éléments dont ils sont responsables ou les identifier à l'aide de leur identifiant utilisateur, mais ce n'est pas un moyen efficace d'attirer l'attention d'un participant sur un élément de checklist. En particulier pour les listes de checklist plus longues sur lesquelles plusieurs personnes travaillent ensemble, un système d'attribution des tâches plus efficace, pouvant être facilement intégré à la checklist elle-même, est nécessaire.
- Listes de contrôle statiques : les éléments visuels intégrés à Google Docs sont très basiques. Ils ne sont pas suffisamment interactifs (à part cocher ou décocher les cases) pour susciter l'intérêt des utilisateurs. Il est nécessaire de proposer une forme d'interaction avec l'interface afin de motiver les utilisateurs à parcourir la checklist, ce qui peut s'avérer difficile dans Google Docs.
- Processus long pour partager ou exporter : le processus initial de partage d'une checklist avec l'ensemble des membres de l'équipe est long. En effet, l'interface vous oblige à saisir les identifiants e-mail de tous les membres de l'équipe avec lesquels vous souhaitez travailler sur la checklist. Imaginez devoir saisir 10 ou 20 identifiants e-mail ! De plus, vous devrez définir les droits d'accès et les rôles de chaque personne figurant sur la liste. Ce processus est très chronophage et n'est tout simplement pas idéal pour les checklists.
- Processus long pour créer des checklists : Google Docs est une plateforme destinée à la gestion de documents. Il ne s'agit pas d'un format dédié aux checklists. La création de checklists nécessite un processus particulier, qui se complique encore davantage lorsqu'il s'agit de créer une checklist à plusieurs niveaux. Vous ne pouvez pas commencer immédiatement à utiliser les checklists dans Google Docs, car le processus de création est long et peut prendre du temps.
Il est donc préférable d'utiliser des modèles de checklists pour une installation et une collaboration rapides.
Créer des checklists avec ClickUp
Si vous recherchez une manière plus efficace et plus attrayante de travailler avec des checklists, ClickUp a ce qu'il vous faut.
ClickUp vous propose toute une gamme de modèles de listes que vous pouvez utiliser pour détailler vos tâches hebdomadaires, quotidiennes, vos projets ou vos tâches à faire. Ces checklists facilitent la collaboration et peuvent être mises en place immédiatement, sans aucun délai.
Voyons cela de plus près.
Modèle de checklists ClickUp
Accomplissez vos tâches grâce au modèle de listes de contrôle ClickUp. Conçu dans un souci de polyvalence, ce modèle permet aux utilisateurs de noter et d'organiser rapidement leurs tâches, quelle que soit leur nature ou leur complexité. Des tâches quotidiennes aux projets professionnels complexes, cette liste de contrôle personnalisée est un assistant fiable qui vous aide à rationaliser vos tâches et à améliorer votre productivité. La fonctionnalité personnalisable de cette liste de contrôle lui permet de s'adapter parfaitement à vos besoins spécifiques, transformant la gestion des tâches en un processus simple et sans difficulté.
Checklist hebdomadaire ClickUp
Organisez efficacement vos tâches hebdomadaires à l'aide du modèle de checklist hebdomadaire ClickUp. Ce modèle vous permet de planifier vos tâches quotidiennes et d'organiser votre semaine jusqu'à la dernière activité.
Cette checklist est entièrement personnalisable pour vous aider à :
- Définissez des statuts personnalisés pour les tâches, tels que « Annulé », « Achevé », « En cours », etc.
- Utilisez des champs personnalisés tels que Type de tâche, Série ou Bon sentiment pour vous aider à visualiser correctement la progression des tâches de votre checklist.
- Tirez parti des vues personnalisées telles que Calendrier hebdomadaire, Tâches achevées, À faire, etc. pour mieux comprendre où en sont vos tâches par rapport à un échéancier.
- Utilisez la personnalisation de la gestion de projet pour intégrer des avertissements de dépendance, l'automatisation des tâches, des fils de commentaires et bien plus encore à votre checklist.
Comment utiliser ce modèle
Il est extrêmement facile de commencer à utiliser ce modèle dans ClickUp. Voici comment procéder :
- Dressez la liste des tâches que vous devez achever en une semaine à l'aide de ClickUp Docs.
- Définissez les priorités pour chacune de ces tâches à l'aide de la vue Tableau ClickUp afin de visualiser l'ensemble de votre semaine et d'attribuer des priorités.
- Utilisez la vue Tableur ClickUp pour créer une checklist hautement personnalisable afin de collaborer avec votre équipe.
- Suivez la progression des tâches créées dans la checklist à l'aide de la vue Calendrier de ClickUp.
Cette checklist est la meilleure option si vous souhaitez une checklist personnalisable que vous pouvez visualiser et modifier à votre guise, ce qui n'est pas possible avec Google Docs.
Checklists de tâches ClickUp
Les listes de tâches ClickUp sont des listes spéciales intégrées à une tâche dans ClickUp sous forme de liste de tâches, ce qui facilite l'attribution des éléments de la checklist à différents membres de l'équipe.
Utilisez ces checklists pour :
- Créez des listes imbriquées avec autant d’éléments que nécessaire.
- Glissez-déposez chaque élément de la checklist vers une nouvelle position pour une modification en cours plus rapide (contrairement à Google Docs, où les éléments sont statiques et doivent être refaits).
- Attribuez les éléments de cette checklist à chaque membre de votre équipe afin de faciliter la collaboration, la responsabilisation et la prise en charge des tâches par tous les membres de l'équipe.
- Convertissez vos checklists en modèles qui pourront être utilisés comme format standard pour vos futures listes.
Comment utiliser cette checklist
Voici comment accéder aux checklists à partir d'une tâche ClickUp :
- Ouvrez la tâche dans laquelle vous souhaitez créer une checklist.
- Faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet « Actions » et sélectionnez-le.
- Cliquez sur l'icône « + » pour commencer à créer votre checklist.
ClickUp Brain
Exploitez la puissance du réseau neuronal pionnier au monde pour vos tâches, vos documents et vos collaborateurs afin de tout connecter dans votre environnement de travail numérique avec ClickUp Brain. Cet outil vous permet de poser des questions sur votre travail, les wikis de votre entreprise, vos projets et vos idées, vos produits, etc.
ClickUp Brain vous permet de :
- Automatisez vos mises à jour de progression, vos tâches, vos résumés rapides, vos actions à mener, vos sous-tâches, leur planification et le remplissage automatique des données.
- Écrivez à l'aide de son outil de rédaction qui s'adapte à votre style et crée des brouillons similaires. Vous avez même accès à un outil de vérification orthographique intégré et pouvez générer des réponses rapides.
- Créez rapidement des checklists et obtenez de l'aide pour ajouter des actions, relier les checklists à d'autres outils ou personnes, et recevoir automatiquement des mises à jour sur la progression. Cette fonction n'est pas disponible dans Google Docs, qui ne vous fournit qu'une checklist basique avec de nombreuses limitations.
ClickUp Brain peut vous aider à faire bien plus que ce que vous pouvez faire avec Google Docs.
Comment utiliser ClickUp Brain pour les checklists
ClickUp Brain vous aide à créer des tâches ou des documents générés par l'IA avec des checklists préremplies en fonction des besoins de votre entreprise. Il existe deux façons de procéder avec ClickUp Brain :
1. À partir du modal IA de la barre d'outils :
- Cliquez sur l'icône « IA » dans la barre d'outils. Vous pouvez également appuyer sur « Alt + K » si vous utilisez un système d'exploitation Windows, ou sur « Option + K » si vous utilisez un Mac.
- Saisissez une invite, des instructions et cliquez sur « Retour » ou « Entrée ».
- Une fois que vous avez terminé, effectuez la modification du contenu à l'aide des options telles que Copier, Régénérer et Indiquer à l'IA ce qu'il faut faire ensuite.
- Ensuite, cliquez sur « + Créer » et choisissez « Tâche » ou « Document » pour ouvrir l'un des deux modaux.
- Saisissez un nom et les autres informations requises.
2. À partir du menu contextuel Créer des éléments de la barre d'outils : modal
- Cliquez sur le bouton « + Nouveau ».
- Choisissez « Tâche » ou « Document » dans la fenêtre modale Créer des éléments.
- Sélectionnez l'option « Écrire avec l'IA ».
- Saisissez votre invite dans le champ de texte « Points à aborder » et sélectionnez les options souhaitées dans les menus déroulants « Style » et « Créativité ».
- Cliquez sur l'onglet « Générer ».
- Une fois le texte généré, effectuez la modification en cours à l'aide des fonctions Insérer, Copier, Régénérer et indiquez à l'IA ce qu'elle doit faire ensuite.
- Cliquez sur l'option « Créer une tâche » ou « Créer un document ».
- Cliquez sur le bouton « Privé » pour activer/désactiver la visibilité de votre tâche ou de votre document.
Accédez à ClickUp Brain depuis n'importe où dans votre environnement de travail, parallèlement à votre travail actuel.
Rendez vos checklists plus dynamiques et interactives
Les checklists font partie intégrante de la productivité et de la motivation au travail. Même en dehors du lieu de travail, les checklists aident les individus à rester organisés dans leurs tâches quotidiennes et à terminer leurs tâches dans le cadre de leur logiciel de gestion des tâches.
Utilisez toute la gamme de checklists et d'outils fournis par ClickUp pour faciliter la gestion efficace des tâches sous la forme de checklists flexibles et polyvalentes. Vous pouvez découvrir d'autres solutions ClickUp directement sur le site web.
Si vous souhaitez commencer dès aujourd'hui à utiliser des checklists, inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp.