Slack est devenu la plateforme incontournable pour la communication interne des équipes, à tel point qu'il est en train de devenir un verbe, comme Google. Mais cette connectivité permanente a un coût : la fatigue Slack. Les équipes sont non seulement submergées par une multitude de notifications Slack, mais elles subissent également la pression d'être toujours disponibles.
C'est là que les statuts peuvent vous aider. En définissant un statut Slack, vous fournissez des informations claires sur votre disponibilité, afin que vos collègues sachent quand ils peuvent vous contacter et quand ils doivent vous laisser tranquille. C'est l'équivalent en ligne du fait de mettre des écouteurs au bureau pour faire savoir à vos collègues que vous ne voulez pas être dérangé.
De plus, les statuts peuvent également vous aider à établir des limites claires entre votre travail et votre vie privée. En indiquant clairement quand vous n'êtes pas disponible ou en vacances, vous pouvez éviter les interruptions inutiles pendant votre temps libre.
Dans cet article, nous explorons comment définir (et automatiser) vos statuts Slack afin de minimiser les distractions et de récupérer votre temps de travail intensif.
Comment définir votre statut Slack et votre disponibilité
En quelques clics, vous pouvez facilement ajouter un statut personnalisé et communiquer votre disponibilité à votre équipe. Dans cette section, nous vous expliquons comment gérer vos paramètres de statut et de disponibilité sur Slack.
Définir (et effacer) votre statut Slack
Sur l'application de bureau Slack
Pour définir votre statut sur Slack, cliquez sur votre photo de profil dans le coin inférieur gauche de votre écran, puis cliquez sur « Mettre à jour votre statut ». La boîte de dialogue « Définir un statut » s'ouvrira. Vous préférez les raccourcis clavier ? Utilisez CMD+MAJ+Y sur Mac ou CTRL+MAJ+Y sur Windows.
Il vous suffit désormais de saisir votre statut et de choisir un emoji qui correspond à votre humeur. Cet emoji apparaîtra à côté de votre nom de profil, et vos collègues pourront passer leur souris dessus pour afficher votre statut. Les administrateurs de l'environnement de travail peuvent également proposer des options de statut prédéfinies telles que « en pause déjeuner » ou « en réunion » pour des mises à jour rapides et faciles.
Note : vous pouvez effectuer une modification en cours de statut à tout moment en appuyant sur votre statut actuel.
Après avoir mis à jour votre statut Slack, vous pouvez ajouter un chronomètre pour le supprimer automatiquement après une période définie. Cela vous permet de définir votre statut et de l'oublier, au lieu de le modifier manuellement à plusieurs reprises.
Cela vous évitera bien des situations embarrassantes du type « Mais où sont-ils passés ? ». Par exemple, lorsque votre pause café de 15 minutes dans la vraie vie se transforme en une « pause café » de 5 heures sur Slack parce que vous avez oublié de mettre à jour votre statut.
Votre emploi du temps est imprévisible ? Vous pouvez supprimer manuellement votre statut au lieu de vous fier à la synchronisation du statut Slack en cliquant sur votre photo de profil, puis en sélectionnant l'option « Effacer le statut » dans le menu déroulant.
Sur l'application mobile Slack
Le processus est le même, que vous soyez un utilisateur iOS ou Android. Il vous suffit d'appuyer sur votre photo de profil, de saisir le message de statut souhaité dans la barre de statut et d'ajouter un emoji facultatif, et le tour est joué.
Gérer votre disponibilité sur Slack
Tout aussi important que votre « message de statut personnalisé écrit » est le point vert à côté de votre photo de profil qui indique à vos collègues que vous êtes disponible. Voici un petit rappel sur le fonctionnement de la « disponibilité » dans Slack :
- Un point vert indique que vous êtes en ligne
- Un point gris, en revanche, indique que vous n'êtes pas disponible.
- Un « Z » au-dessus de l'un des points signifie que vous avez mis les notifications en pause et que vous ne répondrez pas aux messages.
Pour mettre à jour votre disponibilité, cliquez sur votre photo de profil dans la barre latérale, puis sélectionnez « Vous définir comme absent » ou « Vous définir comme actif. »
Le processus est pratiquement identique sur l'application mobile Slack. Appuyez sur votre photo de profil (dans le coin supérieur droit), puis définissez votre statut comme « absent » ou « actif ».
Automatisation des mises à jour de statut dans Slack et intégrations
Maintenant que nous avons couvert les bases, il est temps d'explorer comment vous pouvez automatiser votre statut Slack personnalisé en fonction de votre emploi du temps. Pour commencer, Slack le fait déjà (dans une certaine mesure) en modifiant votre statut en « En réunion » lorsque vous êtes en appel vocal ou en visioconférence via Slack.
Mais vous pouvez également le faire pour vos réunions hors Slack en intégrant Slack à Google Agenda ou Microsoft Outlook Calendar. Tant que cela figure dans votre calendrier, cela sera également mis à jour sur Slack.
Voici comment cela fonctionne pour Google Agenda :
- Tout d'abord, rendez-vous sur la page Google Agenda ou Outlook Calendrier dans le répertoire des applications Slack.
- Cliquez ensuite sur « Ajouter à Slack », puis sur « Autoriser » pour lier votre Calendrier à Slack.
- Revenez maintenant à votre environnement de travail Slack, où vous trouverez un message du bot Google. Cliquez sur le bouton « Activer » pour activer les mises à jour automatiques de statut.
Voici deux autres façons de définir automatiquement votre statut :
- Utilisation d'un logiciel d'automatisation : des outils tels que Zapier et Officely proposent des flux de travail prêts à l'emploi qui vous permettent de définir un calendrier quotidien de disponibilité/indisponibilité.
- Utilisation des bots Slack : tirez parti des bots tels que Statusly qui non seulement synchronisent votre statut Slack avec votre Calendrier, mais analysent également votre emploi du temps pour créer des routines et réaliser l’automatisation de vos statuts.
Restez en ligne (même si vous ne l'êtes pas) grâce aux automatisations.
Slack a pour habitude de définir votre statut comme « Absent » si vous êtes inactif pendant plus de 30 minutes. Ainsi, si vous êtes plongé dans la lecture d'un rapport sectoriel sur votre téléphone pendant que votre ordinateur portable se met en veille, vos collègues pourraient croire à tort que vous n'êtes pas disponible alors que vous êtes en réalité présent.
Les automatisations peuvent vous aider non seulement à mettre à jour automatiquement votre statut, mais aussi à assurer la maintenance de votre disponibilité à « Actif » dans de telles situations.
Le moyen le plus simple à faire est de laisser votre ordinateur ou votre appareil mobile allumé. Ainsi, Slack vous considère comme étant en ligne et affiche le point vert.
Mais si vous recherchez une astuce Slack plus fiable, vous pouvez explorer une application telle que Presence Scheduler, qui utilise l'API Slack pour définir votre statut comme actif toutes les quinze minutes.
Comment améliorer la gestion de votre statut
Malgré les paramètres de statut et de disponibilité, le modèle de collaboration en temps réel de Slack peut parfois créer une attente de disponibilité immédiate. Le statut « actif » de la plateforme renforce cette attente, ce qui conduit les employés à vérifier constamment leurs téléphones pour ne pas manquer de notifications importantes.
Cela fait de Slack une plateforme délicate à utiliser pour les entreprises qui privilégient la collaboration asynchrone et les employés qui aiment se concentrer pleinement sur leur travail. Ce que vous devez faire, c'est créer une culture d'entreprise qui normalise et encourage l'utilisation des mises à jour de statut Slack en les intégrant à votre stratégie de communication. Cela favorise une communication ouverte sur la disponibilité et les attentes, vous aidant ainsi à créer un environnement de travail qui respecte les horaires individuels des employés et leurs différents styles de travail.
Toutefois, si vous préférez un outil de communication interne qui équilibre à la fois les collaborations en temps réel et asynchrones (et des paramètres de statut plus granulaires), ClickUp peut être une bonne alternative à Slack. Il s'agit d'une plateforme de gestion du travail tout-en-un qui permet aux équipes de toutes tailles de gérer leurs projets, leurs communications internes, leur base de connaissances et même leur CRM à partir d'un seul endroit.
À mi-chemin entre une rétrospective et une feuille de route, le modèle de stratégie de communication interne ClickUp vous permet d'évaluer l'efficacité de votre plan de communication actuel et de créer un plan d'action pour l'améliorer.
Le modèle comprend cinq projets principaux :
- Cartographie de l'organisation : pour analyser la structure et les emplacements de votre entreprise, ainsi que des détails tels que le nombre d'employés sur chaque emplacement.
- Analyse des communications existantes : pour évaluer vos stratégies de communication actuelles, comme le nombre de canaux dont vous disposez et leur fréquence d'utilisation.
- Évaluation des besoins des parties prenantes : identifier vos différentes parties prenantes (cadres, chefs d'équipe, collaborateurs) et leurs besoins en matière de communication.
- Défis en matière de communication : Dresser la liste (et hiérarchiser) les problèmes de communication auxquels vous êtes confronté. Vous pouvez ajouter une note pour intégrer les mises à jour de statut dans les règles de conduite Slack à ce stade, par exemple.
- Feuille de route pour la communication interne : pour créer un échéancier visuel de vos objectifs de communication et de la manière dont vous comptez les atteindre.
Dans l'ensemble, ce modèle peut vous aider à analyser les lacunes de votre plan de communication et à créer un environnement de travail plus collaboratif (et empathique).
ClickUp vs Slack : les différentes approches de la communication interne
Comparons les deux outils afin de déterminer lequel vous convient le mieux pour votre travail.
Chat dans ClickUp vs chat dans Slack : comment ça marche
Slack est une application de messagerie instantanée conçue pour une communication immédiate et en temps réel. Elle est idéale pour partager les dernières nouvelles de l'équipe et discuter rapidement. Cependant, les informations importantes peuvent se perdre dans une multitude de discussions, ce qui entraîne un cloisonnement des informations et une perte de contexte.
La vue Chat de ClickUp , quant à elle, est intégrée aux autres fonctionnalités de ClickUp : projets, tâches, documents, etc. Cela signifie qu'en plus des messages privés, vous pouvez également créer des discussions de groupe contextuelles directement à partir d'une tâche ou d'un document. Cela permet de structurer la discussion, de la contextualiser et de la rendre pertinente pour toutes les personnes concernées.
Lorsque vous comparez l'approche de Slack à celle de ClickUp, vous constatez une différence majeure : la première privilégie les interactions en temps réel, à l'image des discussions au bureau. ClickUp, quant à lui, se concentre sur le travail asynchrone et les outils de collaboration sur les projets .
Voici une façon dont cette différence influence leur approche de la collaboration : leur choix d'outils de collaboration. Alors que Slack, avec ses réunions quotidiennes, mise tout sur la communication en temps réel, ClickUp propose trois outils de collaboration différents pour prendre en charge différents styles de communication : commentaires, vidéos et tableaux blancs.
📮 Insight ClickUp : La moitié de nos répondants ont des difficultés à adopter l'IA ; 23 % ne savent tout simplement pas par où commencer, tandis que 27 % ont besoin de plus de formation pour faire des tâches avancées. ClickUp résout ce problème grâce à une interface de chat familière qui ressemble à celle des SMS. Les équipes peuvent se lancer directement avec des questions et des demandes simples, puis découvrir naturellement des fonctionnalités d'automatisation et des flux de travail plus puissants au fur et à mesure, sans la courbe d'apprentissage intimidante qui freine tant de personnes.
Commentaires
ClickUp Projets et ClickUp Documents sont tous deux dotés d'une fonctionnalité de commentaires qui vous aide à mener des discussions contextuelles, asynchrones et organisées en fils de discussion. Vous pouvez @mentionner vos collègues afin qu'ils soient avertis et ne manquent aucun message important. De plus, en laissant des commentaires, vous supprimez la pression qui pousse vos collègues à répondre instantanément (contrairement aux messages instantanés).
Clips de vidéo
Une autre fonctionnalité pratique pour la collaboration asynchrone est ClickUp Clips, la solution d'enregistrement d'écran intégrée à ClickUp. Vous pouvez l'utiliser pour enregistrer rapidement une vidéo (avec ou sans voix off) et partager vos réflexions avec votre équipe et vos clients. Elle est parfaite pour expliquer quelque chose de manière visuelle, comme donner un avis sur un design.
Le plus intéressant, c'est que vous pouvez ajouter ces Clips à vos discussions et commentaires pour donner plus de contexte à vos collègues.
Tableaux blancs
Enfin, il y a ClickUp Whiteboard, un tableau blanc visuel où vous pouvez organiser vos collaborations et vos sessions de brainstorming en temps réel et asynchrones. Vous pouvez utiliser des notes autocollantes, des formes, des connecteurs et bien plus encore pour donner vie à vos idées, ce qui rendra vos réunions virtuelles plus intéressantes.
Vous pouvez même créer des tâches ClickUp directement à partir de vos Tableaux blancs afin de traduire vos idées en étapes concrètes et de les mener à bien.
Définir (et gérer) les statuts dans ClickUp
Maintenant que nous avons exploré les différences entre Slack et ClickUp en matière de chat et de collaboration, examinons comment fonctionnent les statuts dans ClickUp.
Tout comme Slack, ClickUp signale la disponibilité à l'aide d'un point vert (affiché à côté de l'avatar de l'utilisateur). Un point gris dans ClickUp indique également qu'une personne est hors ligne. Si vous passez la souris sur son avatar et que vous voyez un « Z », cela signifie qu'elle a reporté les notifications.
De plus, lorsque vous ajoutez un statut ClickUp, celui-ci est visible partout, non seulement dans vos discussions, mais aussi dans tout votre espace de travail. Cette visibilité aide vos collègues non seulement à planifier leurs communications, mais aussi à organiser leur travail en fonction de votre disponibilité.
Voyons comment vous pouvez configurer un statut ClickUp :
- Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit.
- Cliquez sur « Définir le statut ». La boîte de dialogue Définir le statut apparaîtra.
- Saisissez votre statut dans le champ de texte « À quoi pensez-vous ? » et ajoutez éventuellement un emoji de statut.
- Définissez un délai de suppression du statut pour effacer automatiquement le statut après une période donnée.
- Cochez la case à cocher « Absent du bureau » si vous prenez des congés.
- Cochez la case à cocher « Suspendre les notifications » si vous souhaitez ne plus recevoir de notifications pendant la durée de ce statut. Par exemple, lorsque vous êtes en vacances ou en mode concentration !
Ce statut apparaîtra aux endroits suivants :
- Commentaires sur les tâches et la boîte de réception
- @mentions
- Profils
- Pulsation
- Gérer les personnes
Vous pouvez également effacer manuellement votre statut ClickUp en cliquant sur votre avatar et en sélectionnant « Effacer le statut ».
En savoir plus sur les habitudes de travail des employés avec ClickUp
Dans ClickUp, les statuts permettent non seulement de connaître la disponibilité d'un utilisateur, mais aussi d'avoir un aperçu des habitudes d'activité en ligne de votre équipe. Il vous suffit d'installer l'application Pulse ClickApp pour obtenir un rapport détaillé sur les moments où votre équipe est en ligne.
Vous pouvez également utiliser les menus déroulants « En ligne » et « Hors ligne » pour obtenir une liste des personnes en ligne et hors ligne. De plus, vous pouvez même voir sur quoi les utilisateurs travaillaient lorsqu'ils étaient en ligne. Cela peut fournir aux responsables des informations précieuses sur les performances et la productivité de leur équipe, sans donner l'impression qu'ils sont microgérés.
Passer de Slack à ClickUp
Si vous utilisez déjà Slack et que vous souhaitez découvrir les avantages du hub centralisé de ClickUp, pourquoi ne pas intégrer ClickUp à votre environnement de travail Slack? Cette intégration vous permet d'ajouter une fonctionnalité de gestion de projet à Slack, en créant et en gérant des tâches ClickUp depuis Slack et en transformant les messages Slack en commentaires dans ClickUp.
Bien que cela ne représente qu'un aspect mineur de la proposition de valeur de ClickUp, cela peut vous montrer comment le regroupement de tous vos canaux de travail et de collaboration peut favoriser une meilleure collaboration. Et lorsque vous serez convaincu, vous pourrez passer à ClickUp. 🚀
Prêt à passer à ClickUp ?
En gérant efficacement les mises à jour de statut dans les applications de communication interne telles que Slack et ClickUp, les équipes peuvent considérablement améliorer la communication, la productivité et la satisfaction professionnelle globale. Les récentes avancées en matière d'IA peuvent certainement aider dans ce domaine grâce à des fonctionnalités telles que les suggestions de statut basées sur les évènements du Calendrier, le contenu des e-mails ou même les modèles de comportement en temps réel.
Parallèlement, il est important de créer une culture de communication ouverte où tout le monde (en particulier les nouveaux employés) est encouragé à utiliser les mises à jour de statut dès le début afin de favoriser un environnement de travail collaboratif et transparent.
Si l'approche centralisée de ClickUp en matière de collaboration a éveillé votre intérêt, vous pouvez vous inscrire gratuitement à ClickUp et la découvrir par vous-même.
Foire aux questions (FAQ)
1. Comment puis-je garder Slack actif ?
Pour que votre statut Slack reste actif, assurez-vous que l'application est ouverte sur votre bureau et que votre statut est manuellement défini sur « actif ». Veillez également à ne pas mettre votre ordinateur portable en veille afin d'éviter que Slack ne vous affiche comme inactif.
2. Slack peut-il suivre l'activité des utilisateurs ?
Oui, comme la plupart des plateformes en ligne, Slack collecte également des données sur le comportement des utilisateurs, dans le but déclaré d'améliorer l'expérience utilisateur. Il collecte principalement des informations sur le moment et la manière dont vous utilisez sa plateforme afin d'alimenter des fonctionnalités telles que le statut d'activité.
Les fonctionnalités IA de Slack lisent également vos discussions pour vous fournir des résumés, des traductions et de l'assistance. Si vous préférez garder vos discussions privées, contactez l'équipe Slack pour vous désinscrire.
3. Comment rester actif sur Slack via mon iPhone ?
Les utilisateurs iOS peuvent empêcher Slack de se mettre en veille en désactivant le verrouillage automatique. Cela permet à l'application Slack de continuer à fonctionner en arrière-plan, préservant ainsi votre statut en ligne. Cependant, n'oubliez pas de réactiver le verrouillage automatique pour économiser la batterie lorsque vous n'utilisez pas activement Slack.
4. Comment configurer l'absence automatique dans Slack ?
Vous pouvez vous mettre en mode « absent » automatiquement en synchronisant votre application de calendrier (comme Google Agenda ou Apple Calendar) ou votre logiciel RH avec Slack. Chaque fois que vous définissez un évènement « absent du bureau » dans votre calendrier, votre statut passe automatiquement à « Absent ».
5. Comment puis-je modifier automatiquement mon statut dans Slack ?
Vous pouvez mettre à jour automatiquement votre statut Slack de deux manières. Tout d'abord, vous pouvez l'intégrer à votre application de calendrier et lui permettre de modifier votre statut en fonction de votre emploi du temps. Ensuite, vous pouvez définir des statuts basés sur le temps dans Slack, afin que votre statut par défaut devienne actif après cette période. Vous pouvez également utiliser un outil d'automatisation tel que Zapier pour définir automatiquement votre statut comme inactif pendant vos heures non travaillées.
6. Pouvez-vous voir si quelqu'un est en ligne sur Slack ?
Oui, un point vert à côté de la photo du profil d'une personne indique qu'elle est en ligne.