La communication interdépartementale est comme une pierre précieuse aux multiples facettes.
Chaque facette reflète la lumière différemment, mais fait néanmoins partie du même joyau. De même, chaque service d'une organisation utilise un cadre de communication collaborative unique, guidé par des objectifs, des rôles et des buts différents.
La communication interdépartementale peut être définie comme le flux d'informations, de données et de messages entre différents départements, unités ou équipes, facilitant la coordination des tâches, des projets et des objectifs organisationnels.
La communication interdépartementale comprend cinq éléments fondamentaux :
- Échange d'informations
- Collaboration
- Alignement sur les objectifs
- Boucles de rétroaction
- Optimisation des ressources
La communication interdépartementale est essentielle au bon fonctionnement d'une organisation. En effet :
- Cela permet d'optimiser la répartition des ressources humaines, financières et matérielles entre les différents services
- Cela encourage l'échange d'idées qui stimulent la créativité et l'innovation
- Cela permet d'éviter la duplication des efforts et garantit que les tâches sont achevées plus efficacement
- Il en résulte des décisions d'entreprise éclairées et équilibrées, car diverses perspectives et expertises sont prises en compte
- Elle réduit le risque de perte de connaissances et favorise l'apprentissage organisationnel, accélérant ainsi l'identification et le traitement des problèmes complexes
Cela dit, à quelle fréquence avez-vous l'occasion de réfléchir à l'état réel de vos communications interdépartementales ? Vos équipes collaborent-elles véritablement ou travaillent-elles en silos, entravées par des problèmes de communication, des fuites d'informations et des malentendus ?
Et si vous souhaitez apprendre comment améliorer la communication interdépartementale et mettre en place une communication centralisée, que devez-vous faire ?
Ne vous inquiétez pas, cet article de blog explore dix conseils pratiques pour améliorer la communication interdépartementale et garantir que les différents départements communiquent entre eux et non les uns avec les autres.
Ne vous inquiétez pas, cet article de blog explore dix conseils pratiques pour garantir une bonne collaboration entre les différents services. Nous discuterons également de la manière dont un outil de gestion de projet tel que ClickUp peut contribuer à une communication interdépartementale efficace.
Commençons.
Stratégies pour améliorer la communication interdépartementale
1. Évaluer les pratiques actuelles en matière de communication
Comme pour la plupart des initiatives organisationnelles, l'amélioration de la communication interne entre plusieurs services commence par la compréhension des lacunes existantes et de l'importance de la communication interdépartementale.
Voici les points à surveiller :
- À quelle fréquence vos employés communiquent-ils entre eux ?
- Vous cherchez à améliorer la collaboration entre différents services pour le long terme ou pour un projet spécifique ?
- Quelles sont les attentes des services en matière de fréquence des communications et d'outils/plateformes à utiliser ?
- Quelles sont les plaintes les plus courantes concernant les problèmes de communication au travail?
La clé pour améliorer la communication interdépartementale est de parler à chaque département concerné.
Envisagez d'utiliser des sondages anonymes et des formulaires de commentaires pour recueillir les opinions sincères de chacun. Suivez les modèles de communication, tels que la fréquence et les délais de réponse des e-mails ou des messages échangés, et même les points de discussion lors des réunions interdépartementales.
Cela vous aidera à comprendre les perceptions des employés et à mettre en évidence les points faibles spécifiques de la communication interdépartementale.
Une fois que vous avez tous les points clés, organisez une réunion conjointe pour discuter des modèles et élaborer une structure pour votre communication future. Il est essentiel de recueillir les commentaires de tous les services et de travailler ensemble à cette fin.
L'utilisation du modèle de communication des employés ClickUp garantit que votre message est communiqué avec précision et que vos employés restent informés. Le modèle comprend :
- Une disposition visuelle intuitive pour une navigation facile
- Un espace centralisé pour stocker tous les documents et messages
- Fonctionnalités intégrées de collaboration et de suivi des tâches
2. Définir des objectifs communs à tous les services
La plupart du temps, une mauvaise communication entre les services est le résultat d'un manque d'objectifs communs. Par exemple, le service marketing peut se concentrer sur la génération de prospects, tandis que l'équipe commerciale peut donner la priorité à la conversion et au chiffre d'affaires. Cependant, s'ils adoptaient une approche collaborative pour définir leurs objectifs, il serait dans l'intérêt des deux services de rester en contact et de s'entraider.
Par exemple, les équipes DevOps et service client travaillent généralement de manière indépendante. Mais si vous définissez un objectif commun, tel que résoudre un nombre cible spécifique de tickets clients liés aux performances d'une application, elles pourront mieux s'entraider.
L'équipe du service client peut fournir des mises à jour aux clients, tandis que l'équipe DevOps peut hiérarchiser la résolution des tickets. Vous pouvez utiliser le modèle de plan de communication de ClickUp pour planifier vos objectifs communs et organiser les informations dans un document centralisé.
Le modèle est préconfiguré et offre de nombreuses options qui vous permettent de :
- Créez des messages qui correspondent à vos objectifs définis
- Catégorisez les tâches et attribuez-les aux membres de l'équipe
- Configurez des notifications et des alertes pour favoriser la communication entre les services et la collaboration sur les projets
De plus, il est préférable d'utiliser une fonctionnalité pratique telle que les statuts de tâche personnalisés de ClickUp afin de réduire le besoin de vérifications constantes et de tenir tous les membres des différents services informés. Cela permet à plusieurs services de comprendre la progression des tâches et les dépendances sans avoir à contacter les membres d'autres services.
Dans l'exemple ci-dessus, l'équipe DevOps peut ajouter différentes étapes aux tâches, telles que « en cours » ou « en attente », ou simplement utiliser des checklists simples pour indiquer si les tâches sont « terminées » ou « non terminées ». De cette façon, vos représentants du service client peuvent fournir des informations correctes et en temps réel aux clients.
3. Impliquer la direction dans le processus
Lorsque vous coordonnez la communication interdépartementale, il est important de surveiller les situations qui conduisent à une concurrence malsaine ou à des conflits entre les équipes interfonctionnelles plutôt qu'à une collaboration active. Obtenez l'adhésion de tous les chefs de département afin que les départements communiquent de manière fluide et efficace.
Ils doivent travailler ensemble pour soutenir activement les objectifs communs et maintenir de bonnes relations avec les autres services tout en défendant les besoins de leur service.
Pour rationaliser la communication entre les services, essayez d'organiser des réunions mensuelles ou des tables rondes entre l'équipe commerciale, l'équipe produit et l'équipe chargée de la réussite client, au cours desquelles les responsables de service présenteront les réalisations, les défis et les projets à venir de leur équipe.
Encouragez tout le monde à participer à des activités de consolidation d'équipe et à des discussions formelles, et soyez ouvert aux commentaires ou aux demandes d'aide. Cela peut aider à établir une liaison neutre entre les services afin de combler les lacunes en matière de communication horizontale ou d'arbitrer d'éventuels arguments. ClickUp simplifie considérablement ce processus.
Notre communication avec les autres équipes est beaucoup plus efficace. La gestion des projets et des tâches est incroyable sur cette plateforme. Tous les services de l'entreprise sont reconnaissants que nous ayons insisté pour l'adopter, y compris les freelances et les sous-traitants qui ont désormais une visibilité totale sur leurs attentes et peuvent facilement mettre à jour leurs informations.
Notre communication avec les autres équipes est beaucoup plus efficace. La gestion des projets et des tâches est incroyable sur cette plateforme. Tous les services de l'entreprise sont reconnaissants que nous ayons insisté pour l'adopter, y compris les freelances et les sous-traitants qui ont désormais une visibilité totale sur leurs attentes et peuvent facilement mettre à jour leurs informations.
4. Favoriser la constitution d'équipes interdépartementales
Plus vos services se connaissent, plus ils sont susceptibles de collaborer pour atteindre des objectifs communs. Il est toujours utile d'investir dans des activités qui favorisent la cohésion et la camaraderie au sein des équipes.
Vous pourriez organiser une soirée bowling pour les différents services ou un évènement hors site avec des activités de team building qui impliquent de travailler et d'élaborer des stratégies ensemble.
Par exemple, organisez un hackathon de 24 heures au cours duquel des équipes mixtes développent des solutions à un problème à l'échelle de l'entreprise afin de favoriser la collaboration et d'encourager la communication entre les services.
Même si vous êtes une équipe à distance, vous pouvez organiser des évènements virtuels comme des cours de yoga ou des soirées jeux. Vous pouvez compléter cela avec une carte cadeau pour que tout le monde commande un dîner aux frais de l'entreprise et en profite dans le cadre de la retraite virtuelle.
De plus, organisez au moins une réunion hebdomadaire entre vos services afin qu'ils développent un rythme de collaboration.
Permettez-leur de mapper visuellement les processus, d'ajouter des notes et de capturer leur créativité collective à l'aide des tableaux blancs ClickUp.
Grâce à une visibilité en temps réel sur les personnes qui affichent et contribuent au tableau blanc, les différents services peuvent collaborer en toute transparence, évitant ainsi les chevauchements et la confusion. Qu'il s'agisse de planifier des sprints, d'élaborer des stratégies marketing ou d'optimiser le travail d'équipe, ClickUp est véritablement l'un des meilleurs outils de communication au travail pour améliorer la communication interdépartementale.
💡Conseil de pro : Les cartes mentales ClickUp sont une fonctionnalité efficace pour organiser des sessions de brainstorming de manière claire et structurée, ce qui favorise la collaboration entre les services. Les services peuvent créer des cartes mentales libres en mode Blank et les convertir en tâches. Ils peuvent afficher et réorganiser la structure des tâches d'une liste particulière en mode Tasks.
5. Garantir un accès égal aux informations de l'entreprise
Une mauvaise communication interdépartementale résulte parfois du sentiment qu'un département reçoit les dernières informations avant les autres. Cela peut entraîner du ressentiment et une détérioration supplémentaire de la communication interdépartementale.
Ce problème peut être facilement résolu en publiant les mises à jour de l'entreprise sur un portail commun ou un tableau d'affichage numérique partagé afin que tous les employés y aient accès simultanément (plutôt que par des fils de discussion par e-mail, où les risques d'oublier des noms sont plus élevés) et soient toujours sur la même page.
Par exemple, vous pouvez utiliser ClickUp Docs pour créer un référentiel centralisé pour les connaissances de l'entreprise, les plans de projet, les notes de réunion, etc.
Grâce aux fonctionnalités de modification et de commentaire en temps réel, les employés peuvent également collaborer sur des documents afin de les mettre à jour sur la progression des projets, les changements de politique et les évènements à venir.
Utilisez ClickUp Assign Comments within Docs (Attribuer des commentaires dans les documents) pour permettre des commentaires et des discussions asynchrones. Vous pouvez facilement résoudre ou réattribuer des commentaires directement dans la section des commentaires.
Le modèle de communication interne ClickUp est un excellent moyen d'annoncer des évènements ou des mises à jour internes. Qu'il s'agisse d'une réunion générale ou de discussions individuelles, vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Suivez la progression à l'aide de statuts tels que Approuvé, À réviser, Publié, Planifié et À faire
- Accédez à différentes vues telles que la liste des communications, le tableau des statuts, le calendrier des communications, le type d'évènement et l'activité pour organiser les informations
- Améliorez le suivi grâce à des fonctionnalités telles que le suivi du temps, les étiquettes, les avertissements de dépendance et les e-mails
💡Conseil de pro : Lorsque des réunions interdépartementales ont lieu, utilisez ClickUp Brain pour créer des rapports et des notes de réunion. ClickUp Brain peut résumer la discussion et définir les prochaines étapes estimées. Si des mises à jour spécifiques concernant un projet commun doivent être partagées, assurez-vous que les deux départements ont accès aux mêmes détails et au même contexte en même temps.
6. Mettre en place une technologie de communication interdépartementale efficace
La technologie ne peut certes pas remplacer les relations humaines solides, mais elle peut grandement faciliter les choses. Utilisez la technologie pour renforcer l'engagement des employés et faciliter la communication entre les services.
Allez au-delà des fils d'e-mails traditionnels pour la collaboration interdépartementale et investissez dans des plateformes de communication en temps réel pour partager les mises à jour sur le travail, les discussions amusantes, les commentaires individuels des supérieurs, et plus encore. Profitez des avantages de la collaboration interfonctionnelle avec des outils tels que ClickUp.
Par exemple, avec ClickUp Clips, les équipes produit peuvent créer et partager des enregistrements d'écran pour présenter des processus, faire des suggestions ou partager des mises à jour avec l'équipe commerciale et d'autres services. Cet outil de communication visuelle permet de s'assurer que tous les employés comprennent clairement et facilement vos messages.
Les vues de discussion ClickUp, quant à elles, améliorent la communication et l'engagement de tous les employés. Et comme elles se trouvent sur la même plateforme, vous pouvez gérer vos projets et discuter avec vos collègues en un seul endroit.
Cette fonctionnalité offre un espace de discussion centralisé pour différents services, réduisant ainsi le nombre d'e-mails et de messages éparpillés. Elle permet de conserver toutes les communications dans le contexte de vos tâches et de maintenir la connexion entre vos services.
💡 Conseil de pro : Examinez et mettez à jour régulièrement votre pile technologique afin de vous assurer qu'elle répond aux besoins évolutifs de votre organisation. Organisez des sessions de formation pour aider les employés à tirer le meilleur parti des outils disponibles.
7. Simplifier les mécanismes de retour d'information
Une communication diagonale fluide est essentielle pour aligner les équipes interfonctionnelles.
Cependant, l'amélioration de la communication interdépartementale rencontrera des obstacles. Il est utile de proposer une plateforme sans jugement afin que les employés puissent partager leurs réflexions et leurs problèmes, qu'ils concernent des situations spécifiques ou l'équipe dans son ensemble.
Pour y remédier, déployez ces modèles de forfait de communication et définissez la fréquence, les méthodes et les canaux de rétroaction. Cela garantira un mécanisme où chacun sait quand et comment il recevra et fournira des commentaires.
Vous pouvez également créer des formulaires de commentaires en ligne que vos collègues peuvent remplir de manière anonyme.
Organisez régulièrement des réunions d'évaluation avec les chefs de service afin de discuter des points critiques soulevés par divers canaux et d'élaborer des solutions dans un cadre modéré. Avec le temps, vous remarquerez que les services se sentent reconnus et écoutés.
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8. Régler les conflits rapidement et équitablement
Les conflits entre services peuvent survenir pour plusieurs raisons. Quelles qu'elles soient, vous devez intervenir et les résoudre le plus rapidement possible. La première étape consiste à minimiser le risque de conflit en étant extrêmement clair sur les attentes de chacun.
En cas de conflit, donnez à chaque partie l'espace nécessaire pour faire valoir son point de vue et facilitez la conclusion d'une entente. Établissez un échéancier clair pour chaque étape du processus.
L'objectif de la résolution des conflits ne doit pas se limiter à apaiser les tensions. Si des améliorations concrètes peuvent être apportées, comme réaffecter un employé à un domaine dans lequel il excelle ou réajuster les objectifs pour qu'ils soient plus « équitables », n'hésitez pas à les suggérer. Bien sûr, le responsable hiérarchique et le chef de service de l'employé concerné auront le dernier mot.
Parallèlement, fournissez aux chefs de service les ressources et la formation nécessaires pour reconnaître les sources de conflit potentielles et les résoudre de manière indépendante. Vous pouvez, par exemple, proposer des ateliers sur l'écoute active, la médiation et les techniques de négociation.
💡Conseil de pro : Établissez des protocoles clairs pour escalader les conflits, par exemple en faisant appel à un tiers neutre pour arbitrer les différends ou en mettant en place une procédure officielle de règlement des griefs. Réexaminez et actualisez ces protocoles chaque année afin de vous assurer qu'ils restent pratiques et pertinents et d'éviter une culture de travail toxique .
9. Célébrez les réalisations collaboratives
L'un des meilleurs moyens de renforcer la camaraderie est de célébrer une réussite commune. Et lorsque celle-ci est le résultat d'une excellente communication interdépartementale, elle est d'autant plus louable.
Qu'il s'agisse d'un objectif de projet atteint avec succès ou de stratégies de communication adoptées sans heurts, disposez d'un système qui apprécie le travail de chaque service pour l'organisation et entre eux.
Quelques conseils pour célébrer les réussites des employés :
- Créez un « mur des succès » (physique ou virtuel) sur votre intranet ou sur le canal de communication de l'entreprise où les employés peuvent partager leurs réussites et leurs accomplissements. Cela sert de rappel constant de l'impact positif de la collaboration interdépartementale et contribue à créer un sentiment de communauté et un objectif commun
- Offrez des incitations telles que des dîners d'équipe, des cartes de récompense ou des congés supplémentaires. Célébrer les réalisations stimule la motivation et augmente la productivité. Cela permet également aux services de se mélanger
10. Cultiver une culture axée sur l'empathie
En fin de compte, les employés communiquent mieux lorsqu'ils ont le sentiment que leur voix est entendue et que les erreurs sont des étapes vers l'amélioration. Encourager une communication interdépartementale efficace est une occasion de créer une culture d'entreprise axée sur l'empathie.
Vous pouvez commencer par donner l'exemple en demandant à l'équipe de direction de faire preuve de franchise dans le partage des commentaires et le travail sur les erreurs. Encouragez les sessions de storytelling au cours desquelles les cadres supérieurs partagent leurs expériences personnelles en matière de collaboration fondée sur l'empathie.
Plus vos employés voient d'exemples de différents services travaillant dans des situations complexes, plus ils sont susceptibles d'adopter ce comportement. Cela peut également créer un environnement de travail plus solidaire et plus compréhensif.
Assurez le succès de votre organisation grâce à une communication interdépartementale efficace
Il est naturel de veiller à ses propres intérêts et à ceux de son équipe, c'est pourquoi il peut être difficile d'optimiser la communication entre les services.
Cependant, grâce à des efforts conscients, vous pouvez aider vos services à voir ce qu'ils ont en commun et les motiver à travailler en collaboration. Commencez par définir des objectifs et favoriser les discussions lors de réunions régulières afin d'améliorer la communication entre les services.
Les gains peuvent être modestes au début, mais avec des efforts sincères, ils continueront à s'accumuler. Et avec le temps, vous pourrez tirer profit de départements qui se font confiance et amplifient leur croissance mutuelle dans la poursuite d'une réussite partagée.
Enfin, la communication interdépartementale doit être complétée par les bons outils et des possibilités de retour d'information. ClickUp peut rationaliser les opérations et éliminer les obstacles à la communication.
En tant que plateforme de gestion de projet tout-en-un, elle centralise vos données de travail, vos projets, vos discussions, vos commentaires et votre progression, garantissant ainsi la transparence et minimisant les malentendus à tous les niveaux.
Fini le travail en silos avec ClickUp.
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