Evie Harrison est blogueuse par choix. Elle adore découvrir le monde qui l'entoure. Elle aime partager ses découvertes, ses expériences et s'exprimer à travers ses blogs.
Vous voulez connaître la formule la plus simple pour assurer la réussite ?
Productivité = Rentabilité
C'est assez simple, non ?
Mais de nombreux propriétaires d'agences de marketing s'accorderont à dire que cela est un peu plus compliqué qu'il n'y paraît. Plusieurs facteurs influencent la productivité globale de votre entreprise. Et vous devez tout gérer, car la réputation de votre agence est en jeu.
Vous recherchez des techniques pour booster la productivité de votre agence? Ne cherchez plus, car aujourd'hui, nous allons justement nous pencher sur les moyens à faire pour y parvenir.
Mais avant d'aborder le sujet, vous devez comprendre qu'être productif ne se résume pas à cocher des tâches sur une liste. Pour que votre agence soit productive, elle doit :
- accomplir un nombre raisonnable de tâches dans les délais prévus
- créer un travail de qualité qui répond aux normes établies
- utiliser efficacement le temps, l'argent, l'effort et les autres ressources
En gardant ces points clés à l'esprit, mettons en avant certaines des meilleures stratégies pour améliorer la productivité de votre agence.
1. Utilisez les bons outils
C'est probablement l'un des moyens les plus simples d'augmenter la productivité. Avec les bons outils, vous pouvez automatiser les tâches répétitives et fastidieuses, et ainsi gagner du temps et économiser des ressources. De plus, vous pouvez automatiser plusieurs aspects de votre agence, de la rationalisation des processus à l'organisation des tâches, en passant par la diffusion de contenus personnalisés pour des publics ciblés.
Cependant, pour améliorer l'efficacité globale de votre agence, vous devez investir dans la bonne solution. Par exemple, une plateforme de productivité complète comme ClickUp peut vous aider à travailler où que vous soyez. Elle offre des fonctionnalités qui vous permettent de suivre l'avancement de tous vos projets, de voir en temps réel ce que font les autres membres de l'équipe, de gérer la charge de travail de l'équipe, de discuter avec les employés pour favoriser une collaboration instantanée et d'aider à hiérarchiser les tâches afin que les travaux importants soient réalisés en premier.
2. Ne perdez pas de temps sur la route
Selon un rapport du Texas A&M Transportation Institute, le navetteur américain moyen perd 54 heures par an à cause des embouteillages. C'est un temps considérable que vous pourriez mettre à profit.
Par exemple, pendant vos trajets domicile-travail, vous pouvez écouter des podcasts pour améliorer votre productivité personnelle et celle de votre équipe. Si vous voyagez en train, au lieu de parcourir les réseaux sociaux, planifiez vos tâches de la journée. Vous pouvez également achever des recherches préliminaires sur vos clients, consulter vos e-mails, organiser des réunions ou passer une série de brefs appels téléphoniques.
3. Structurez votre équipe
Comme toute autre entreprise, les agences numériques doivent employer des personnes qualifiées capables de travailler de manière autonome. Avec une structure organisationnelle adéquate, votre agence peut fonctionner sans heurts. Cependant, cela nécessite un leadership, une communication, une collaboration et une assistance mutuelle efficaces pour garantir que le travail soit achevé dans les délais et que les objectifs soient atteints.
Plus important encore, apprenez à déléguer les responsabilités aux employés appropriés. Cela signifie que le bon employé travaille sur les tâches qu'il est le plus à même d'accomplir. Cela permet à votre agence de se développer et de générer plus de revenus.
Il est essentiel pour votre agence numérique de pouvoir répartir la charge de travail. Trop souvent, les responsables perdent un temps précieux à microgérer leurs employés, qui ont constamment besoin d'être rassurés sur la bonne exécution de leur travail. Dans d'autres cas, les tâches prennent trop de temps ou les employés ne sont pas suffisamment compétents pour les gérer. Dans tous les cas, vous devez trouver quelqu'un d'autre qui sait mieux faire le travail ou envisager d'externaliser cette tâche.
4. Améliorez les compétences de votre personnel
Le paysage numérique continue d'évoluer. Même si vous avez recruté des personnes compétentes, elles devront tôt ou tard mettre à jour leurs compétences. Pour aider vos employés et votre agence numérique à rester à la pointe, envisagez de leur proposer des formations supplémentaires et des ateliers sur la productivité afin de les transformer en atouts encore plus précieux pour votre agence.
Le marketing numérique est un secteur en pleine évolution qui se nourrit d'ambition et d'énergie positive. Ces sessions de formation peuvent donc être utiles et motivantes. Acquérir de nouvelles compétences aux côtés d'autres spécialistes passionnés du marketing en ligne renforce la confiance de vos collaborateurs et leur permet de rester au fait des dernières tendances.
Pour identifier les compétences que vous devez enseigner, effectuez une analyse des lacunes en matière de compétences. Cela mettra en évidence les compétences que vos employés ne possèdent pas mais dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités. Si on leur en donne l'occasion, la plupart des employés sont désireux d'apprendre à améliorer leurs flux de travail, à gérer leur temps plus efficacement et à acquérir de nouvelles compétences. Pour plus d'informations sur la manière dont chaque employé peut augmenter son niveau de productivité, consultez cet article sur la gestion des tâches personnelles.
5. Éviter l'épuisement professionnel des employés
Un stress professionnel excessif peut réduire les performances et la productivité des employés. Selon Career Builder, 61 % des employés déclarent être épuisés dans leur travail actuel.
C'est pourquoi votre agence numérique doit prendre les mesures adéquates dès le départ et veiller à ce que ses employés restent satisfaits et ne subissent pas de stress. Les conseils suivants peuvent aider à éviter le burn-out :
- Prévoyez des pauses café et déjeuner tout au long de la journée de travail afin que chacun ait suffisamment de temps pour se détendre.
- Fixez-vous des objectifs et des délais réalistes.
- Si vous travaillez avec des clients internationaux, ne forcez pas votre personnel à travailler 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mettez en place des horaires de travail et des jours de congé.
- Envisagez d'externaliser les tâches ou les projets qui nuisent à la productivité de vos employés à d'autres agences de marketing numérique qui disposent des ressources adéquates pour terminer ces missions.
- Organisez des évènements d'équipe pour renforcer le moral des employés.
6. Réduire le roulement du personnel
Après avoir investi du temps et de l'argent pour former votre personnel, la dernière chose que vous souhaitez, c'est que vos meilleurs employés quittent votre agence numérique. En signe de reconnaissance pour leur travail acharné, offrez-leur des salaires, des avantages et des primes adéquats.
Cependant, il n'est pas toujours nécessaire d'offrir des avantages financiers. Un dîner au restaurant ou même une reconnaissance verbale de leurs efforts leur permet de se sentir valorisés. En fait, ce sont des moyens simples de créer une atmosphère positive, de remonter le moral et d'augmenter la fidélisation des employés.
Envisagez de reconnaître plus souvent les efforts de vos employés. Créez un programme de reconnaissance des employés où chacun connaît les différentes récompenses qu'il peut recevoir et le processus d'approbation. De cette façon, les contributions d'un employé sont immédiatement reconnues et récompensées. Selon hbr.org, 40 % des employés affirment qu'ils s'investissent davantage dans leur travail lorsque leurs efforts sont reconnus. Plus important encore, vous devez offrir des commentaires constructifs pour aider à guider les employés dans la bonne direction.
7. Éliminer les mauvais clients
Refuser des clients n'est probablement pas une option lorsque vous faites vos premiers pas dans le monde du marketing numérique. Cependant, à mesure que vous vous établissez, vous pouvez dire non aux mauvais clients. Étonnamment, de nombreux propriétaires d'agences numériques pensent qu'ils ne peuvent pas le faire ou ont peur de le faire. Pourtant, certaines des agences les plus productives et les plus rentables refusent les travaux qui ne leur conviennent pas.
Tous les clients ne sont pas forcément à votre goût. Reconnaissez ceux qui :
- ont des coûts d'opportunité élevés
- prendre plus de temps au personnel qu'il n'est possible de facturer
- nécessitent des ressources que vous ne possédez pas pour bien les servir
- avoir la réputation de ne pas effectuer les paiements dans leur intégralité
Au lieu de vous concentrer sur ces clients, découvrez des moyens d'attirer davantage de prospects et travaillez avec d'autres clients qui correspondent mieux à vos offres.
8. Offrir des options de travail flexibles
Chaque employé est différent. Certains travaillent mieux dans un environnement de bureau de 9 h à 17 h, tandis que d'autres préfèrent le télétravail. Offrir une certaine flexibilité dans le travail permet à chacun d'achever ses tâches lorsqu'il est le plus productif et dans son élément. L'essentiel est de suivre la progression de vos employés et de reconnaître les moments où ils sont plus créatifs et productifs.
9. Communiquer efficacement
Soyez toujours franc avec vos employés, fournissez des instructions claires et répondez rapidement aux messages. En mettant en place des directives de communication de base, vous pouvez assurer le bon fonctionnement de votre agence.
Envisagez d'utiliser différents moyens de communication. Par exemple, la messagerie instantanée est idéale pour les communications courtes et immédiates, tandis que les e-mails peuvent être utilisés pour les communications plus longues. De plus, il existe de nombreux logiciels et outils marketing destinés aux agences pour les aider à améliorer la communication au sein d'une organisation. Par exemple, les plateformes de communication d'entreprise telles que Slack aident les membres d'une équipe à mieux communiquer et à être mieux organisés.
Mais rien ne vaut les réunions d'équipe en face à face. Réserver du temps pour des réunions régulières améliore considérablement la productivité. C'est l'occasion idéale d'aborder les problèmes de front, de réfléchir à de nouvelles idées, de discuter des objectifs, de fixer le calendrier de la semaine à venir, et bien plus encore.
10. Évaluez, analysez et améliorez la productivité de votre agence
Comme pour tout ce qui touche au marketing numérique, l'un des meilleurs moyens d'améliorer la productivité de votre agence consiste à la mesurer. Assurez-vous d'utiliser les bons outils pour analyser les différents domaines d'activité de votre agence. En identifiant les sources de résultats positifs, vous pourrez vous concentrer davantage sur celles-ci et générer plus de revenus. À l'inverse, les domaines qui ne produisent pas les résultats escomptés peuvent être réajustés afin de gagner en efficacité.
Vous pouvez également mesurer la productivité de votre agence en surveillant les niveaux de productivité individuels. Cela permet de mettre en évidence la contribution de chaque employé à la productivité globale et d'identifier les employés les plus précieux. En identifiant les forces et les faiblesses de votre agence, vous pouvez améliorer la productivité et les marges bénéficiaires.
À vous de jouer
Pour que votre agence numérique continue à prospérer, vous devez vous assurer que chaque service atteint une productivité optimale. La mise en œuvre des conseils mentionnés ci-dessus peut considérablement améliorer la productivité globale. Cela signifie que vous accomplirez davantage de travail en moins de temps et de manière plus rentable.
Il est temps de commencer dès aujourd'hui à améliorer la productivité des employés.
Êtes-vous prêt à travailler plus intelligemment, sans pour autant travailler plus dur ?