Comment encourager la collaboration hybride au travail ?
Productivité

Comment encourager la collaboration hybride au travail ?

La collaboration hybride - un mélange d'interaction en personne et à distance entre les employés - est le reflet de la nature changeante du travail lui-même et des avancées technologiques qui le rendent possible.

La nature du travail a radicalement changé depuis le début de cette décennie. Les équipes distribuées sont devenues la norme. Le chrono-travail est de plus en plus répandu. Les employés exigent de leurs employeurs potentiels une certaine flexibilité, non seulement en termes de temps mais aussi d'espace.

Les avancées technologiques en matière de logiciels de gestion de projet, d'outils numériques, de données et d'analyses permettent à l'entreprise d'être plus flexible la collaboration sur le lieu de travail comme jamais auparavant.

Pourtant, certaines questions fondamentales se posent. Que signifie la flexibilité ? Comment les responsables peuvent-ils s'adapter aux variations de la demande des travailleurs ? Comment les chefs d'équipe peuvent-ils s'adapter à des horaires hybrides sans nuire à la croissance de l'organisation ?

Lisez la suite pour découvrir comment la collaboration hybride au travail peut fonctionner.

Comprendre la collaboration hybride

La collaboration hybride fait référence aux méthodes utilisées par les équipes pour travailler dans un bureau ou à distance, depuis leur domicile ou ailleurs. La collaboration hybride au travail se caractérise par

  • Combinaison de modèles: Les équipes travaillent en personne et à distance. Cela peut signifier qu'elles travaillent quelques jours par semaine au bureau, que certains membres de l'équipe travaillent au bureau ou que des tâches spécifiques sont accomplies au bureau
  • Des lieux diversifiés : Les équipes peuvent se trouver dans différentes parties du monde et travailler ensemble sur les mêmes projets
  • Espace de travail virtuel : Les équipes utilisent un espace de travail virtuel, y compris des outils de communication, de brainstorming, d'idéation et de collaboration hybride pour travailler ensemble
  • Continuité : Les équipes qui travaillent au bureau sont en mesure de poursuivre la conversation en ligne grâce à leur ensemble d'outils numériques

En quoi le travail hybride diffère-t-il du travail à distance ?

Il existe des différences fondamentales entre le travail hybride et le travail à distance. Elles sont les suivantes.

Différences entre le travail hybride et le travail à distance

Quels sont les types de collaboration hybride ?

Les gens pensent souvent que le terme "hybride" ne s'applique qu'au lieu de travail. En réalité, le travail hybride inclut également le temps de travail des équipes. Sur la base de ces deux paramètres, il existe quatre types de collaboration hybride.

Types de collaboration hybride

Les défis de la mise en œuvre de la collaboration hybride

Le travail hybride présente autant de perturbations que d'avantages. C'est pourquoi la mise en œuvre d'un système facilitant la collaboration hybride est également confrontée à des défis, tels que les suivants.

Défis sociaux

Obstacles à l'interaction : Le manque d'opportunités de socialisation et d'établissement de relations peut conduire les équipes à travailler sur les mêmes choses, mais à distance.

Connexions manquées : La perte des conversations autour de la fontaine à eau et des rencontres informelles peut conduire à l'isolement et au stress.

Préoccupations passées inaperçues : Les managers ou même les collègues peuvent ne pas voir les indicateurs des préoccupations, des maladies ou des difficultés d'une personne s'ils ne perçoivent pas les signaux de communication non verbale.

Styles de gestion : Les chefs d'entreprise sont habitués à un style de gestion axé sur le suivi et la surveillance, où ils "gardent un œil" sur les membres de leur équipe en permanence. Il leur est difficile de développer un style de management basé sur la confiance.

Communication

Lacunes en matière de communication : Une interaction minimale en face à face, un faible engagement, des réunions médiocres et une documentation limitée sont autant de facteurs qui peuvent contribuer aux lacunes en matière de communication.

Réunions de mauvaise qualité : En l'absence d'indices en personne, de compétences dans la conduite d'une réunion, d'un engagement proactif et d'un ordre du jour clair, les réunions peuvent devenir frustrantes. En conséquence, les équipes risquent de perdre à la fois des informations et des liens.

Perte de traduction : Lorsque les équipes n'investissent pas de temps et d'énergie pour documenter l'information, de nombreuses connaissances peuvent être perdues lors du transfert d'une personne à l'autre.

Collaboration

Absence de terrain d'entente : Sans un espace de travail virtuel unifié, les équipes peuvent perdre le contexte et le terrain d'entente nécessaires pour travailler ensemble. Il s'agit d'un défi technique autant que comportemental.

Perte d'excitation asynchrone : Imaginez que vous ayez une idée fantastique et que vous la transmettiez à un collègue qui vous répond 12 heures plus tard. Il est naturel que vous perdiez votre enthousiasme/intérêt à ce moment-là. Sans collaboration en temps réel les idées peuvent mourir avant même d'avoir pris leur envol.

Discussions en dehors du bureau : Au bureau, les gens boivent du thé, déjeunent ou marchent jusqu'au parking, ce qui crée un climat de camaraderie, même s'ils ne parlent pas de leur travail. Les équipes hybrides manquent souvent cette occasion, ce qui réduit la production collective.

La clé pour résoudre ces problèmes est d'investir dans les bons outils de travail collaboration dans le nuage les technologies de l'information et de la communication, la formation des employés à leur utilisation et la création d'une culture qui valorise l'inclusion, la flexibilité et la coopération, quel que soit l'endroit. Voyons comment.

Relever les défis de la collaboration hybride

Avant d'acheter un logiciel de travail hybride vous devez comprendre les aspects sociaux, culturels et technologiques plus profonds de la performance de votre équipe. Commencez donc par le commencement.

1. Comprendre l'environnement de travail hybride

Posez-vous les questions suivantes.

  • Combien de nos équipes travaillent selon le modèle hybride ?
  • Qu'est-ce que c'est ?outils de communication sur le lieu de travail utilisent-ils actuellement ?
  • Quels sont les défis auxquels ils sont confrontés ?
  • Quelles sont les inefficacités ou les lacunes signalées par les gestionnaires ?
  • Pourquoi ces défis/inefficiences se produisent-ils ?
  • Quelles solutions les équipes ont-elles conçues pour surmonter ou tolérer ces défis/inefficiences ?

Une fois que vous avez compris cela, rassemblez une pile de outils de collaboration en ligne comme ClickUp pour permettre une communication hybride.

2. Prévenir l'implosion de la communication

Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation où vous envoyez un document à quelqu'un par e-mail, le suivez sur Slack, modifiez le fichier sur Google Docs (et ajoutez des commentaires) - dispersant votre communication d'un endroit à l'autre ?

C'est la norme dans les lieux de travail modernes. C'est aussi la plus grande perte d'énergie !

Lorsque vous travaillez de manière asynchrone, consolidez toutes vos communications sur une plateforme unique comme ClickUp, afin qu'aucun message ne soit oublié. En fait, Vue du chat ClickUp vous permet de voir tous les messages en un seul endroit, afin que vous puissiez répondre dans l'ordre.

ClickUp Chat

la consolidation de toutes les communications sur le lieu de travail grâce à la vue ClickUp Chat

Si vous n'avez pas l'habitude de mettre en place des politiques de communication, essayez les outils suivants Le modèle de tableau blanc du plan de communication de ClickUp . Il vous aidera à réfléchir aux processus dont vous avez besoin et à les documenter efficacement.

3. Établir des protocoles de communication clairs

Les outils sont une aide, pas la solution elle-même. Ainsi, lors de la mise en œuvre de vos outils, établissez des garde-fous et des bonnes pratiques pour leur utilisation.

Expliquez clairement ce que vous entendez par "hybride". Définissez vos attentes en matière de temps de réponse, de mode de travail, de canal de communication, de suivi, de documentation et de développement de contenu collaboratif.

Par exemple, vous pouvez dire que lorsqu'une modification est apportée au document que vous éditez en collaboration, une réponse est attendue dans les 4 heures.

D'un autre côté, il se peut que vous ayez besoin que certains travaux soient effectués de manière synchrone. Avec un outil comme ClickUp, vos équipes peuvent soit planifier à l'avance et travailler ensemble. Ou utiliser Détection de collaboration ClickUp pour voir qui est en ligne et lui envoyer un ping en temps réel.

4. Équilibrer la communication synchrone et asynchrone

Tous les travaux ne peuvent pas être réalisés de manière asynchrone. Parfois, un problème nécessite que deux personnes s'assoient ensemble pour le résoudre, même si elles se trouvent à deux endroits différents. Il convient donc de trouver un équilibre entre la collaboration synchrone et asynchrone lors de la conception de formules de travail hybrides.

  • Définir des attentes claires quant aux moments où les équipes hybrides doivent être en ligne
  • Précisez les problèmes qui peuvent être résolus de manière asynchrone et ceux qui nécessitent la présence de deux personnes
  • Encouragez les membres de l'équipe à définir leur statut de disponibilité dans leur outil de gestion de projet ou leur calendrier, afin que d'autres personnes puissent être invitées à travailler ensemble si nécessaire

5. Être transparent et inclusif

Traditionnellement, les membres de l'équipe avaient tendance à garder les informations précieusement pour eux. En cas de besoin, les autres membres de l'équipe les demandaient et les obtenaient. Les lieux de travail modernes ne peuvent pas se permettre cette danse.

L'environnement de travail hybride d'aujourd'hui respecte la transparence. Soyez prêt à documenter et à publier non seulement les informations importantes, mais aussi vos processus, vos approches et toutes les connaissances tacites.

Avec l'aide de Docs ClickUp vous pouvez documenter et publier des informations à l'intention de l'équipe et les partager avec les personnes concernées à l'extérieur de l'organisation. D'autre part, Tableaux blancs ClickUp sont un endroit idéal pour cartographier vos processus ou vos flux de travail afin de s'assurer que tout le monde connaît le contexte dans son ensemble.

Cette transparence améliorera considérablement la collaboration au sein des équipes hybrides, car les gens peuvent rechercher des informations et les obtenir eux-mêmes au moment et à l'endroit où ils choisissent de travailler. Le fait de ne pas avoir accès à l'information ne sera plus un obstacle à l'accomplissement du travail.

Tableau blanc ClickUp

Cartographier efficacement les processus et les flux de travail avec ClickUp Whiteboards

Mettre en place une collaboration hybride avec des outils de collaboration comme ClickUp

Si vous n'avez qu'un marteau, tout ressemblera à un clou. Si vous n'avez qu'une feuille de calcul, vous ne penserez qu'en lignes et en colonnes. C'est pourquoi la mise en œuvre de l'outil de collaboration hybride adéquat est essentielle outils de collaboration d'entreprise est fondamental pour la réussite de l'organisation.

Lors de la mise en œuvre d'outils de travail hybrides, il convient de tenir compte des éléments suivants.

Equitabilité

Choisissez un outil qui offre à chaque employé la possibilité d'être inclus, vu et écouté dans une discussion. Laissez ouverts tous les modes de communication - texte, audio, vidéo, commentaires, enregistrements d'écran, etc. - afin que chacun puisse contribuer de la manière qui lui convient le mieux.

ClickUp permet tout cela et bien plus encore. Les tâches de ClickUp offrent des commentaires imbriqués permettant aux équipes de converser en contexte. Clips ClickUp associe l'enregistrement de la voix et de l'écran pour une communication claire.

Clips ClickUp

ClickUp Clips facilite l'enregistrement de l'écran et le partage rapide des informations

Facilité d'utilisation

Si vous ne choisissez pas le bon outil, le simple fait de le mettre à jour et de le gérer peut devenir une tâche énorme en soi.

Choisissez un outil dont l'interface utilisateur est simple et facile à utiliser. Créez des flux de travail rationalisés pour vous assurer que l'outil de gestion de projet réduit la charge de travail et ne l'augmente pas. Automatisez les processus qui peuvent l'être.

Par exemple, ClickUp Brain génère automatiquement des notes de synthèse basées sur toutes les mises à jour effectuées sur la plateforme par les utilisateurs. Imaginez le temps que cela peut vous faire gagner !

Un autre aspect essentiel de votre outil de collaboration sur le lieu de travail est sa capacité à favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il peut s'agir simplement de désactiver les notifications en dehors des heures de travail ou de définir clairement le statut de disponibilité pour une meilleure répartition de la charge de travail.

Adaptabilité

Les équipes hybrides sont souvent confrontées à des situations où certaines personnes sont au bureau et d'autres travaillent à distance. Cela signifie qu'elles doivent organiser des réunions hybrides où tout le monde peut participer de manière égale.

Les fonctionnalités de ClickUp sont conçues pour permettre cela. Par exemple, dans une salle de conférence, une personne peut projeter ClickUp Docs et écrire, tandis que les membres de l'équipe à distance peuvent voir la mise à jour en temps réel sur leurs ordinateurs.

Exhaustivité

La prolifération des outils est une réalité. Les organisations utilisent régulièrement un outil pour les conversations en temps réel, un autre pour la gestion de projet, un troisième pour le brainstorming, un autre encore pour la documentation, etc. Cela crée des défis, tels que les suivants.

  • L'information est dispersée entre les outils
  • L'intégration de ces outils est complexe et inefficace
  • L'adoption des technologies est plus faible parce que trop d'outils donnent l'impression d'une charge de travail trop importante
  • Les données et les informations fournies par ces outils sont minimes

Pour éviter tout cela, choisissez un outil complet. Un outil comme ClickUp est plus qu'un simple outil de gestion de projet. Il fournit aux équipes tous les outils dont elles ont besoin pour accomplir leur travail.

Qu'il s'agisse d'un tableau blanc, d'une plateforme de communication, d'un système de gestion de la charge de travail ou d'un tableau de bord complet, ClickUp a tout ce qu'il faut. Il s'agit d'un espace de travail collaboratif, conçu pour encourager les interactions tout en respectant les différents modes de travail et les préférences individuelles.

Voyez par vous-même. Essayez ClickUp dès aujourd'hui !