La réussite d'une entreprise est directement proportionnelle à la productivité de ses employés et à l'efficacité de ses processus.
Malheureusement, maintenir un haut niveau de productivité des employés est un combat constant pour la plupart des entreprises. L'une des raisons est qu'il n'existe pas de recette miracle pour motiver les employés ou accroître leur efficacité.
Chaque petit aspect joue un rôle énorme dans la productivité des employés, des pratiques de communication stratégique au choix de la bonne technologie, en passant par l'intégration de la santé et du bien-être.
En même temps, ce n'est pas le rôle d'un seul service, à savoir les ressources humaines, de mettre en œuvre des stratégies de productivité ou d'engagement des employés. Les dirigeants, les managers, les membres de l'équipe et les collaborateurs jouent ici un rôle crucial.
Examinons les facteurs qui affectent la productivité, tels que la communication, le leadership, la santé et le bien-être, ainsi que la formation et le développement.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer un environnement de travail positif qui maximise le potentiel de vos employés et favorise la croissance à long terme.
⏰ Résumé en 60 secondes
La productivité n'est pas le fruit du hasard, elle est formée par des facteurs clés qui ont un impact sur la façon dont les employés travaillent. Voici ce qui fait la plus grande différence :
- communication et leadership* – Des attentes claires et des conseils avisés permettent aux équipes de rester sur la même longueur d'onde.
- technologie* – Les bons outils rationalisent les flux de travail et réduisent les pertes de temps.
- santé et bien-être* – Une approche équilibrée de la vie professionnelle et privée permet d'éviter l'épuisement professionnel.
- Formation et développement – Les opportunités de croissance maintiennent l'engagement des employés.
- environnement de travail* – Une culture d'assistance favorise la concentration et la collaboration.
- Motivation et incitations – La reconnaissance et les récompenses stimulent la performance.
- Définition des objectifs – Des objectifs clairs donnent une direction aux employés.
- charge de travail et gestion du temps* – Gérer ses priorités permet d'éviter le stress.
- Structure salariale – Une rémunération équitable garantit la satisfaction au travail.
ClickUp aide les équipes à rester productives grâce à de puissants outils de gestion des tâches, de collaboration et d'automatisation, le tout en un seul endroit.
La valeur de l'engagement et de la productivité des employés
L'engagement des employés fait référence au dévouement et à l'enthousiasme d'un employé pour son travail. Les employés engagés s'investissent dans la réussite de leur entreprise et sont plus susceptibles d'aller au-delà de leur description de poste. Il en résulte une augmentation de la productivité sur le lieu de travail.
Les employés désengagés, les lâcheurs silencieux, n'ont quant à eux aucune connexion émotionnelle avec leur lieu de travail. Ils peuvent ne prendre aucune initiative, ne pas s'investir dans l'entreprise ou dans leur croissance, et peuvent même se retirer de la communication ou se plaindre fréquemment du travail.
Voici quelques données intéressantes tirées du rapport Gallup sur l'engagement des employés. Les entreprises ayant un pourcentage plus élevé d'employés engagés étaient
- 18 % de productivité en plus
- 10 % d'investissement supplémentaire dans l'engagement client
- 23 % de rentabilité en plus
Ce rapport montre une corrélation directe entre l'engagement des employés et la productivité sur le lieu de travail, et comment cela entraîne des résultats positifs tels que la rentabilité et un meilleur engagement des clients.
Cependant, le même rapport indique également que près d'un employé sur deux aux États-Unis était activement désengagé en 2023. Parmi les raisons du désengagement des employés au travail, on peut citer :
- Mauvaise gestion : microgestion, manque d'attentes claires et incapacité à fournir un retour d'information constructif
- Manque de reconnaissance : Les employés qui ont l'impression que leur travail est ignoré sont moins susceptibles de s'investir.
- surcharge ou sous-charge de travail* : se sentir constamment submergé ou ne pas avoir suffisamment de tâches stimulantes peut entraîner un désengagement (et un épuisement)
- Manque de perspectives de carrière : les employés qui se sentent coincés dans un emploi sans avenir et sans possibilité d'avancement sont plus susceptibles de se désengager
En s'attaquant à ces problèmes, les entreprises peuvent créer un environnement de travail positif, qui favorise l'engagement et la productivité des employés.
les 10 facteurs qui affectent la productivité
Plusieurs facteurs ont un impact sur la productivité des employés, tant internes qu'externes à votre organisation. Voici quelques-uns des aspects organisationnels clés qui influencent la productivité des employés.
1. Communication
La culture de la communication au sein de votre organisation peut avoir un impact significatif sur les niveaux de productivité de vos employés. Par exemple, les équipes qui ont de nombreuses réunions ou qui sont censées répondre immédiatement aux messages peuvent passer beaucoup plus de temps à communiquer avec diverses personnes qu'à faire leur travail.
En même temps, ne pas communiquer suffisamment peut également avoir un impact négatif sur la productivité d'une équipe. Il se peut qu'elle ne dispose pas des bonnes informations pour poursuivre son travail ou qu'elle doive attendre longtemps les réponses des membres de l'équipe.
C'est pourquoi vous devez trouver un équilibre entre la communication en temps réel et la communication asynchrone pour que votre équipe augmente sa productivité.
Voici comment vous pouvez le faire :
Créer un document « comment nous travaillons »
Le livre sur la culture d'entreprise doit détailler les directives de communication sur votre lieu de travail et inclure des informations telles que la fréquence des réunions de mise à jour des projets, les jours sans réunion, le moment de prendre rendez-vous pour un appel et le moment de communiquer de manière asynchrone.
Vous pouvez utiliser un outil tel que ClickUp Docs pour créer et héberger ces documents ou même ajouter cette section à votre wiki d'intégration afin que les nouveaux employés sachent comment communiquer.
Choisir les bons outils
Il est tout aussi important de choisir les bons outils pour répondre aux différents besoins de votre équipe que de créer une stratégie de communication.
Utilisez des outils synchrones et asynchrones tels que les logiciels de vidéoconférence, la discussion interne et les enregistrements vidéo.
En même temps, il est essentiel de ne pas submerger vos employés d'outils. Nous vous suggérons de limiter votre arsenal technologique à 3 ou 4 outils maximum ou, mieux encore, à un outil tout-en-un.
Une façon d'y parvenir est de choisir un outil qui offre plusieurs méthodes de communication.
Avec ClickUp, par exemple, vous pouvez :
- Utilisez la fonctionnalité d'étiquettes et de commentaires dans les tâches ClickUp pour suivre la progression d'un projet ou résoudre les goulots d'étranglement
- Lancez des discussions directes et de groupe avec les principales parties prenantes pour des discussions contextuelles ou approfondies mais asynchrones avec la vue ClickUp Chat
- Collaborez sur des documents grâce aux commentaires, aux modifications en temps réel et aux [@]mentions
- Enregistrez de courtes vidéos à l'aide de ClickUp Clips et partagez-les avec vos coéquipiers pour développer vos points de vue
- Utilisez le Tableau blanc de ClickUp pour visualiser les réunions et rendre les réunions virtuelles plus interactives
2. Leadership
N'oubliez pas le dicton : les employés quittent les mauvais managers, pas les entreprises.
L'un des aspects essentiels qui affectent la productivité des employés est la relation entre les chefs d'équipe, les managers et leurs rapports directs.
Voici comment un leader fort permet aux employés d'être plus productifs :
- Ils définissent une vision claire pour leur équipe, aidant chacun à comprendre ce qu'il doit faire et comment son travail contribue à la vision globale
- Ils reconnaissent les réalisations, encouragent et favorisent un environnement de travail positif, garantissant ainsi une culture de haute performance
- Ils communiquent efficacement, tiennent leurs équipes informées et créent un environnement dans lequel les employés se sentent à l'aise pour poser des questions et faire part de leurs préoccupations
L'une des façons d'aider vos cadres supérieurs à devenir de meilleurs leaders est d'investir dans la formation et le développement du leadership. Vous pouvez également parrainer des sessions de coaching individuelles avec de bons mentors.
3. Technologie
Si la technologie augmente l'efficacité d'un employé, les problèmes technologiques peuvent lui faire perdre du temps, ce qui entraîne de la frustration et une baisse de productivité.
Voici quelques exemples courants de la façon dont la technologie peut faire perdre du temps à votre équipe
- Processus d'intégration longs et compliqués
- Une interface utilisateur peu ergonomique et difficile à utiliser
- Bugs et dysfonctionnements constants
Mais il ne s'agit pas seulement des outils que vous utilisez. La façon dont vous utilisez la technologie est également importante et peut affecter la productivité sur le lieu de travail.
Vos employés croulent-ils sous les notifications quotidiennes ou jonglent-ils avec une demi-douzaine de logiciels ?
Voici comment vous pouvez atténuer les effets négatifs de la technologie :
- *investissez dans des outils conviviaux : choisissez une technologie intuitive et facile à apprendre pour les employés, afin de minimiser la courbe d'apprentissage et la frustration
- Formation et assistance : Formez les employés afin qu'ils puissent utiliser efficacement la technologie à leur avantage
- Optez pour des outils tout-en-un : Choisissez une plateforme qui offre plusieurs solutions plutôt qu'un outil pour chaque besoin afin de réduire le nombre d'onglets à ouvrir
4. Santé et bien-être
L'assistance à la santé et au bien-être des employés est un moyen simple mais efficace de les motiver. Les employés qui se sentent en bonne santé physique et mentale ont une meilleure capacité de concentration et d'endurance. Cela se traduit par une réduction significative des perturbations et permet aux employés de rester productifs.
Voici quelques moyens par lesquels les entreprises peuvent donner la priorité à la santé et au bien-être de leurs employés afin de stimuler la productivité et de créer un environnement de travail dynamique et prospère:
- investissez dans des prestations de santé complètes* : proposez des forfaits d'assurance maladie qui couvrent un large intervalle de services de santé physique et mentale
- Promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Encourager les employés à prendre des pauses, à se déconnecter du travail en dehors des heures de bureau et à proposer des modalités de travail flexibles telles que le télétravail ou la semaine de travail comprimée
- Créez une culture du bien-être : proposez des ateliers sur la gestion du stress, les pratiques de pleine conscience et les habitudes alimentaires saines. Vous pouvez également donner accès à des installations de remise en forme ou rembourser les cours de fitness des employés
- Payer leur thérapie : Fournir l'accès à des programmes d'aide aux employés (PAE) avec des services de conseil confidentiels et des ressources en santé mentale
5. Formation et développement
Une autre façon de montrer à vos employés que vous vous souciez d'eux et d'améliorer leur productivité est de leur offrir des possibilités de perfectionnement.
Cela peut inclure
- Définir un budget annuel de développement personnel afin qu'ils puissent s'inscrire à des cours professionnels
- S'associer à des plateformes en ligne pour proposer des cours professionnels à prix réduit
- Organiser régulièrement des webinaires ou des ateliers sur le développement de carrière
- Fournir des opportunités de mentorat à différentes étapes du parcours d'un employé, par exemple lorsqu'il approche d'une promotion
Si vous êtes une entreprise dotée d'un programme de formation à multiples facettes, le modèle de plan de déploiement de la formation ClickUp peut vous aider à organiser et à assurer le suivi de vos différents programmes.
Ce modèle prêt à l'emploi permet aux services RH de
- Définir des objectifs pour chaque programme de formation et assurer le suivi de la progression vers ces objectifs
- Forfait et allocation des ressources pour chaque étape du programme de formation
- Créer une structure cohérente pour aborder tous les futurs programmes de formation
En donnant la priorité à la formation et au développement, vous pouvez vous assurer que vos employés sont capables de relever les défis, ne stagnent pas dans leur carrière et atteignent des niveaux de productivité plus élevés.
6. Environnement de travail
Votre bureau (ou le bureau à domicile pour les équipes travaillant à distance ) a une forte influence sur la productivité des employés. Par exemple, un environnement de travail inconfortable, mal éclairé et doté de mobilier de mauvaise qualité peut entraîner un sentiment d'inconfort et une baisse de la concentration.
Les entreprises sur site peuvent investir dans une bonne décoration, un mobilier ergonomique et des bureaux propres et bien entretenus. Elles doivent également veiller à d'autres aspects tels que le contrôle de la température, des salles de conférence adéquates et le contrôle du bruit afin que les employés restent concentrés plus longtemps.
D'autre part, les entreprises ayant des travailleurs à distance peuvent accorder à leurs employés un budget récurrent pour leur bureau à domicile afin de maintenir un environnement de travail confortable, des allocations de coworking, ou même des appareils tels que des écouteurs antibruit.
7. Motivation et incitations
Les employés motivés sont plus susceptibles d'aborder les défis de manière positive et de rechercher des solutions créatives aux problèmes. Ils sont également plus heureux et plus épanouis dans leur rôle.
Mais comment motiver les employés ? Nous vous suggérons d'utiliser un mélange de tactiques de motivation extrinsèques et intrinsèques.
La motivation extrinsèque peut inclure des récompenses, de la reconnaissance ou des primes. Par exemple, une commission plus élevée pour les équipes commerciales ou des cérémonies de remise de prix annuelles.
La motivation intrinsèque, en revanche, est un peu plus nuancée. Il s'agit du désir de travailler parce que c'est agréable, satisfaisant ou épanouissant.
Créez un environnement de travail qui favorise le sens de l'objectif, la croissance et l'autonomie. La microgestion des employés et le fait de remettre en question chacun de leurs gestes sont le moyen le plus rapide de tuer leur productivité.
Une autre façon de motiver vos employés est de leur montrer que vous leur faites confiance et que vous les valorisez. Confiez-leur des projets stimulants et, en même temps, fournissez-leur la formation et les ressources nécessaires pour réussir ces projets.
En créant un environnement de travail qui récompense les employés et leur donne un but, vous pouvez favoriser une main-d'œuvre hautement motivée et productive.
8. Définition des objectifs
La définition d'objectifs efficaces est une autre pierre angulaire de la productivité des employés. Lorsque les employés ont des objectifs clairs, ils comprennent ce que les employeurs attendent d'eux et peuvent hiérarchiser efficacement leurs tâches. Cela permet de mieux se concentrer et de réduire le travail inutile.
De plus, il ne suffit pas de fixer des objectifs ; vous devez impliquer vos employés dans le processus de définition des objectifs. Cela peut créer un sentiment de propriété et de responsabilité.
Nous recommandons le cadre des objectifs et des résultats clés (OKR) comme outil de productivité pour la définition des objectifs. Les OKR donnent une image claire des objectifs de l'organisation et de la manière dont les objectifs individuels et ceux de l'équipe contribuent à la vision globale.
Se concentrer sur un nombre limité d'objectifs peut aider les équipes à mieux hiérarchiser leur travail et à éviter les distractions.
9. Charge de travail et gestion du temps
Un autre facteur essentiel directement lié à la productivité d'un employé est la quantité de travail qu'il a à accomplir et la façon dont il planifie sa journée de travail.
Un système efficace de gestion de la charge de travail permet de s'assurer que les employés se voient attribuer une quantité de travail gérable et qu'ils ne sont pas submergés.
Des outils tels que le modèle de charge de travail des employés de ClickUp peuvent vous donner une vue d'ensemble de la charge de travail actuelle de n'importe quel membre de l'équipe, ce qui facilite l'attribution des projets en fonction de leur disponibilité.
Vous aurez également une idée de qui travaille sur quoi pour fixer des délais réalistes et voir s'ils sont au bord de l'épuisement professionnel.
Voici comment fonctionne le modèle :
- Lorsque vous ajoutez une tâche à ClickUp, indiquez le temps qu'il vous faudrait pour l'achever
- Selon le temps nécessaire, vous pouvez ajouter une date limite
- Obtenez une idée de la charge de travail de votre équipe dans la « vue Charge de travail de l'équipe »
- Attribuer les tâches aux employés disponibles
Permettre à votre équipe de gérer efficacement son temps est aussi important que de gérer sa charge de travail. Encouragez les membres de votre équipe à suivre leur productivité afin d'obtenir une estimation réaliste du temps qu'il leur faut pour accomplir une tâche.
Les managers peuvent également organiser des réunions hebdomadaires ou bimensuelles avec leurs subordonnés directs afin d'évaluer la façon dont ils gèrent leur temps et de déterminer s'ils ont besoin d'assistance.
10. Structure de rémunération
En fin de compte, un emploi est une transaction. Les employés vous donnent de leur temps et investissent leurs compétences en échange d'argent. Se sentir correctement rémunéré peut accroître la satisfaction des employés, ce qui peut se traduire par une motivation et un engagement accrus.
De plus, des employés financièrement en sécurité sont moins susceptibles de travailler au noir ou de changer de rôle. Dans le même temps, la possibilité de gagner plus peut encourager les employés à obtenir de meilleurs résultats et à contribuer de manière plus significative.
Outre une rémunération compétitive, un paiement dans les délais et une gestion efficace et précise de la paie sont également essentiels. Rien ne démotive plus les employés que les retards de paiement.
Nous vous suggérons d'utiliser un outil de suivi en ligne tel que le modèle de rapport de paie ClickUp.
Ce modèle permet aux équipes RH de
- Créez un rapport consolidé des salaires des employés, des calendriers de paiement, etc
- Mettre en place une base de données centrale contenant toutes les informations relatives aux employés et aux paiements
- Mettre en place des paiements par virement automatique avec automatisation
Créez un environnement de travail productif pour vos employés avec ClickUp
Les entreprises peuvent créer un environnement de travail qui favorise le bonheur, la santé et la productivité de leurs employés en adoptant une approche globale. Celle-ci inclut l'environnement physique, la technologie, la formation, le bien-être, la motivation, la gestion de la charge de travail et les stratégies de rémunération.
Si vous recherchez une suite tout-en-un pour la productivité afin d'aider les employés et les différents services de votre équipe à mieux travailler ensemble, nous vous suggérons d'essayer ClickUp.
Plateforme unique en son genre, ClickUp combine le suivi de projets, la communication, la gestion de bases de données et la gestion de documents dans un outil global.
Alors, pourquoi ne pas essayer ClickUp et voir comment il peut vous aider à créer un lieu de travail productif ?