Il peut être inquiétant de constater une augmentation du taux de rotation du personnel dans votre organisation. Cela peut devenir encore plus difficile si vous devez enquêter manuellement pour découvrir les raisons de ce phénomène.
Vos concurrents recrutent-ils de manière agressive ? Y a-t-il des problèmes de charge de travail en interne ? Y a-t-il des problèmes de relations interpersonnelles entre les managers et leurs équipes ? Ou y a-t-il une autre raison ?
Identifier la cause profonde et trouver des solutions peut demander beaucoup d'efforts et de temps. Vous pourriez perdre encore plus de vos précieux collaborateurs en effectuant cette analyse manuellement.
L'utilisation d'outils logiciels pour analyser les effectifs peut vous aider à obtenir rapidement des réponses et à atténuer les problèmes potentiels. Vous pouvez rapidement identifier les tendances inquiétantes ou changeantes au sein et à l'extérieur de votre organisation.
Dans cet article, nous examinerons tous les aspects de l'analyse de la main-d'œuvre et vous montrerons comment les exploiter pour vous aider dans ce processus. L'analyse de la main-d'œuvre peut vous aider à recruter les meilleurs talents, à les fidéliser, à analyser le comportement des employés, à gérer les problèmes de productivité et à faire de votre organisation un lieu de travail exceptionnel.
Qu'est-ce que l'analyse des effectifs ?
L'analyse des effectifs désigne la collecte systématique de données sur les effectifs d'une organisation et leur analyse. Elle prend souvent en compte des facteurs externes et l'environnement afin de planifier et d'exécuter des stratégies organisationnelles telles que le recrutement, la gestion des performances et la gestion de la rémunération.
Les facteurs externes comprennent les salaires dans le secteur, les sondages, les tendances du marché du travail et les indicateurs économiques tels que le chômage, la croissance du PIB et les dépenses de consommation. Les sources internes comprennent les commentaires des responsables, les données RH telles que la satisfaction des employés, le pourcentage d'employés engagés et la productivité des employés.
Le rôle de l'analyse des effectifs dans la gestion des ressources humaines
À long terme, les avantages de l'analyse des effectifs sont les suivants :
- Réduction des coûts de recrutement
- Efficacité optimisée des processus
- Suivi de l'engagement des employés
- Réduire les préjugés liés à l'origine ethnique et au genre
- Comparer les indicateurs de performance
- Limiter les heures supplémentaires non autorisées
- Mieux faire correspondre les candidats potentiels aux besoins actuels en matière de talents
- Combler les lacunes en matière de connaissances et répondre aux besoins de perfectionnement
Quel rôle joue l'analyse de la main-d'œuvre dans la gestion stratégique ?
L'adoption d'une analyse complète de la main-d'œuvre peut fournir une orientation pour la gestion stratégique. L'analyse de nombreux points de données, tels que les coûts opérationnels avec les facteurs de motivation et les limites des ressources humaines, les besoins en talents et les facteurs géographiques, peut vous aider à gérer efficacement votre main-d'œuvre à distance, hybride et sur site.
L'analyse des effectifs fournit également les plans d'action les plus compétents et les solutions les plus rentables pour recruter, perfectionner et former la main-d'œuvre, y compris la création d'un plan de relève. Ces informations stratégiques garantissent une main-d'œuvre bien préparée et favorisent la résilience organisationnelle à long terme.
Il facilite la gestion des risques en mettant en évidence les risques potentiels de l'organisation en matière de conformité et d'éthique.
L'analyse des effectifs peut vous aider à créer un meilleur environnement de travail, à améliorer la satisfaction des employés et à rehausser la qualité globale de la main-d'œuvre.
L'analyse des effectifs et l'analyse RH sont-elles la même chose ?
Pas vraiment. Alors que l'analyse de la main-d'œuvre prend en compte le travail lui-même, l'analyse RH prend en compte les personnes.
| Qu'est-ce que l'analyse RH ?L'analyse RH utilise des données et des analyses pour améliorer les fonctions RH telles que le taux de rotation du personnel, le Net Promoter Score (NPS) et les heures supplémentaires. | Qu'est-ce que l'analyse de la main-d'œuvre ?L'analyse de la main-d'œuvre se concentre sur les données liées au travail afin d'améliorer les processus et le comportement des employés, notamment la productivité, l'absentéisme et le taux de rotation du personnel. |
Avantages de l'analyse des effectifs
La collecte et l'analyse des données pertinentes peuvent vous aider à identifier les causes profondes de plusieurs défis liés à la main-d'œuvre et à les résoudre. Voici quelques avantages essentiels de l'analyse des données relatives à la main-d'œuvre :
1. Automatisation des tâches
L'analyse de la main-d'œuvre simplifie la gestion du travail en automatisant les tâches répétitives et chronophages telles que le suivi des performances des employés, la gestion des absences et des congés, et l'analyse comparative des rémunérations.
Cela vous aide à vous concentrer sur l'identification de méthodes de recrutement innovantes pour attirer des compétences de niche et favoriser le développement du leadership grâce à des programmes de mentorat et de coaching.
2. Affiner le recrutement
L'analyse de la main-d'œuvre, qui utilise un logiciel de planification des effectifs ou des plateformes d'analyse de la main-d'œuvre, analyse les besoins des services et les caractéristiques des employés les plus performants afin de vous aider à présélectionner et à sélectionner les candidats les plus susceptibles de réussir dans votre organisation. Cela améliore la qualité des nouvelles recrues et réduit le temps et le coût nécessaires à leur embauche.
3. Permet la gestion des talents
En mappant les compétences et les aptitudes disponibles au sein de l'organisation, l'analyse de la main-d'œuvre facilite la planification de la relève, l'élaboration de parcours professionnels personnalisés et l'affectation des employés à des projets ou à des rôles où ils peuvent avoir le plus d'impact.
4. Améliore la satisfaction au travail et la fidélisation des employés
En analysant les tendances et les commentaires à différents niveaux (équilibre entre vie professionnelle et vie privée, reconnaissance et opportunités d'évolution de carrière), l'analyse des effectifs vous aide à comprendre les facteurs qui contribuent au bonheur et à l'engagement des employés. Utilisez ces informations pour déployer des stratégies sur mesure qui ont un impact direct sur le moral et la productivité des employés.
5. Améliore l'alignement culturel et l'engagement des employés
Les chefs d'entreprise et les professionnels des ressources humaines peuvent utiliser l'analyse pour examiner la culture organisationnelle actuelle et les domaines à améliorer. Par exemple, si l'analyse révèle de faibles scores d'engagement dans les équipes où le taux de rotation du personnel est élevé, cela peut indiquer des problèmes liés au style de gestion ou à la charge de travail.
Grâce à ces informations, vous pouvez mettre en place des formations au leadership afin de développer des managers plus empathiques et efficaces, ou ajuster les charges de travail à l'aide de logiciels de gestion de projet payants ou gratuits.
Types d'analyses des effectifs
En fonction du type de données disponibles et de vos besoins, il existe quatre types d'analyse de la main-d'œuvre : descriptive, diagnostique, prédictive et prescriptive.
La méthode descriptive utilise des données historiques pour comprendre le comportement de la main-d'œuvre au cours d'une période spécifique, tandis que la méthode diagnostique permet de comprendre les causes de ce comportement.
Examinons maintenant les deux autres méthodes, plus complexes, qui aident à prendre des décisions stratégiques en matière de main-d'œuvre.
1. Analyse prédictive
L'analyse prédictive utilise des données historiques et actuelles pour prévoir les tendances et les comportements futurs. Ces données, qui comprennent les compétences requises, la productivité et l'engagement des employés, sont essentielles pour améliorer le recrutement et réduire le taux de rotation du personnel.
En utilisant des techniques telles que l'analyse de régression, la reconnaissance de formes et les statistiques multivariées, l'analyse prédictive développe des données et des modèles statistiques qui anticipent ce qui est susceptible de se produire. Voici quelques applications pratiques
- Prédire les résultats des activités d'apprentissage et de développement
- Prévision de l'état d'utilisation des environnements de travail
- Anticiper les résultats des rapports de projet
en intégrant l'analyse prédictive à la gestion des effectifs, vous pouvez identifier à l'avance les lacunes en matière de compétences, adapter les programmes de bien-être des employés et anticiper les changements dans la dynamique des effectifs.
Conseil de pro💡 : choisissez parmi les modèles de rapports de projet ClickUp pour documenter vos stratégies d'intégration, de formation et de recrutement, et suivre leur progression au fil du temps.
2. Analyses prescriptives
L'analyse prescriptive est la plus complexe des quatre types d'analyse. Elle va au-delà de l'analyse prédictive et recommande la meilleure ligne de conduite à adopter.
Il vous aide à prendre des décisions éclairées en temps réel sur la base de prévisions et à optimiser les aspects liés à la gestion des effectifs. Cela comprend la gestion des horaires de travail des employés, la création d'équipes de projet basées sur les compétences, l'allocation des ressources et la conduite de campagnes de recrutement axées sur la diversité et l'inclusion (D&I).
Le rôle de la technologie dans l'analyse de la main-d'œuvre
De nombreux outils et plateformes avancés, tels que les logiciels d'analyse de la main-d'œuvre, améliorent la capacité des organisations à collecter, analyser et exploiter les données relatives à leur personnel. Voici quatre technologies essentielles pour mener à bien l'analyse de la main-d'œuvre :
1. Cloud
Le cloud computing garantit des mises à jour en temps réel et une intégration transparente des données en centralisant les données provenant des logiciels RH, de la paie, des outils de performance commerciale et des bases de données externes sur Internet.
La scalabilité de la technologie cloud élimine les investissements initiaux en infrastructure informatique, permettant ainsi à votre organisation de développer ses capacités analytiques à la demande.
De plus, il facilite l'interaction avec diverses sources de données et applications, telles que les systèmes CRM, les plateformes BI et les réseaux sociaux. Il automatise également les flux de travail complets dans toutes les fonctions de l'entreprise et consolide des informations approfondies pour les décisions liées à la main-d'œuvre.
2. Analyse du tableau de bord
Les tableaux de bord sont essentiels pour démocratiser l'accès à l'analyse de la main-d'œuvre au sein d'une organisation. Ils représentent visuellement et en temps réel des indicateurs et des points de données essentiels, indiquant la santé, les performances ou le statut d'une entreprise, d'un processus ou d'un système.
Avec les nombres essentiels à portée de main, vous pouvez rapidement repérer les domaines préoccupants, suivre l'impact des interventions et aligner les stratégies relatives à la main-d'œuvre sur les résultats de l'entreprise.
Par exemple, un tableau de bord de projet aide les équipes à afficher les performances d'un projet dans un emplacement central.
Les tableaux de bord ClickUp présentent les informations relatives aux projets sous forme de diagrammes et d'indicateurs clés de performance, ce qui permet aux responsables de suivre la progression des tâches, de contrôler les budgets et de communiquer avec les clients en temps voulu.
3. Chatbots IA
De nombreux outils d'IA (intelligence artificielle) destinés aux RH, notamment ceux utilisés pour le suivi des candidats, l'intégration des employés et la réduction des préjugés, sont utilisés depuis longtemps.
Cependant, les chatbots IA sont de plus en plus utilisés pour améliorer l'engagement des employés, car ils fournissent des réponses instantanées aux requêtes liées aux ressources humaines concernant les soldes de congés, les informations sur les salaires et même les programmes de perfectionnement.
Grâce au traitement du langage naturel (NLP), les chatbots IA peuvent analyser les commentaires ouverts des employés et analyser les données des employés afin de découvrir des tendances dans leurs sentiments qui pourraient ne pas être capturées par les sondages traditionnels ou les méthodes de feedback.
Ces outils jouent également un rôle essentiel lors de l'intégration, en guidant les nouveaux employés dans les démarches administratives nécessaires, la formation et la compréhension de la culture d'entreprise.
4. Big data, IA et apprentissage automatique (ML)
L'intégration du big data, de l'IA et du ML a considérablement élargi le champ d'application de l'analyse des effectifs.
Le Big Data vous fournit les bases nécessaires en vous permettant d'analyser des ensembles de données complexes provenant de multiples sources, notamment les systèmes RH internes, les réseaux sociaux, les sondages auprès des employés, les données opérationnelles et les informations externes sur le marché du travail.
Les algorithmes d'IA et de ML s'appuient sur cette base pour mettre en évidence des tendances et des informations issues des données qui ne sont pas immédiatement perceptibles par les analystes humains.
Par exemple, l'IA peut prévoir la dynamique de la main-d'œuvre, comme les changements dans les taux de rotation ou l'efficacité des différents canaux de recrutement, en analysant les données historiques.
Parallèlement, les algorithmes d'apprentissage automatique évaluent le sentiment et le moral, ce qui vous permet de personnaliser les interventions au niveau individuel ou de l'équipe afin d'améliorer les performances globales de l'entreprise.
Par exemple, vous pouvez identifier les employés qui pourraient bénéficier de programmes de formation spécifiques ou qui sont plus susceptibles de quitter l'entreprise.
ClickUp Brain, un assistant IA destiné aux responsables RH, vous aide à utiliser des invites intégrées pour analyser vos données, générer des rapports, réfléchir à des questions et recommander des améliorations potentielles.
Par exemple, vous pouvez utiliser le modèle ChatGPT Prompts for HR de ClickUp pour trouver des questions qui vous aideront à créer une boucle de rétroaction positive lors d'une évaluation des performances.
Les défis du suivi des analyses de la main-d'œuvre
Si le rôle de la technologie dans l'amélioration de l'analyse des effectifs est indéniable, le chemin vers des informations exploitables n'est pas sans défis.
1. Défis opérationnels
Il est difficile de collecter des données de haute qualité et de garantir la conformité. Vous pourriez rencontrer des difficultés dans les domaines suivants :
a. Collecte de données précises
Cela peut constituer un obstacle majeur. Même si vous avez accès à un logiciel d'engagement des employés ou à d'autres outils de rapports pour la collecte automatisée de données, celles-ci peuvent être cloisonnées entre différents services, incohérentes ou de mauvaise qualité.
L'intégrité des données est essentielle lors du déploiement d'une solution d'analyse de la main-d'œuvre, car elle a un impact direct sur la capacité de votre organisation à aligner l'analyse sur ses objectifs stratégiques et à long terme.
b. Respecter les exigences légales
Des lois telles que le RGPD dans l'UE et diverses lois étatiques aux États-Unis imposent des directives strictes en matière de collecte, de stockage et de traitement des données pour les processus RH. Vous devez vous assurer que vos pratiques analytiques sont conformes à ces réglementations afin d'éviter des amendes et une atteinte à votre réputation.
Une mauvaise utilisation des données peut également entraîner une discrimination involontaire, qui pourrait se traduire par des poursuites judiciaires contre votre organisation en vertu des lois anti-discrimination.
2. Défis stratégiques
Intégrer de manière transparente l'analyse dans la planification commerciale afin de générer une croissance mesurable est plus facile à dire qu'à faire. Voici quelques tâches qui peuvent s'avérer difficiles :
a. Intégration avec la planification stratégique
Pour aligner les données techniques sur les objectifs commerciaux, il faut comprendre comment l'analyse de la main-d'œuvre peut contribuer à la réalisation de vos jalons critiques.
Cependant, sans un processus bien établi pour gérer les différentes priorités et surmonter les obstacles à la communication entre les fonctions, vous risquez de passer à côté d'opportunités de croissance et de dupliquer vos efforts, ce qui entraînera des inefficacités.
b. La résistance des employés
La mise en œuvre d'initiatives d'analyse de la main-d'œuvre peut parfois susciter une certaine résistance de la part des employés. Ceux-ci peuvent s'inquiéter de la confidentialité des données et percevoir des risques liés à une mauvaise utilisation de celles-ci.
Pour surmonter cette résistance, il faut changer la culture d'entreprise, ce que vous pouvez réaliser en obtenant l'adhésion des dirigeants, en organisant régulièrement des ateliers et en rassurant constamment vos collaborateurs sur le caractère éthique et conforme à la législation des pratiques de gestion des données.
3. Défis technologiques
Le déploiement et la maintenance des technologies d'assistance à l'analyse des effectifs peuvent poser des défis dans les domaines suivants :
a. Intégrer des experts dotés de compétences analytiques avancées
Sans experts capables de traduire des données complexes en stratégies RH exploitables, vous risquez de passer à côté des avantages potentiels de l'analyse des effectifs. Il est donc indispensable de disposer d'une équipe de professionnels dotés de capacités analytiques avancées pour obtenir les résultats souhaités.
b. Investir dans une infrastructure technologique robuste et assurer sa maintenance
La mise en œuvre de la technologie nécessaire nécessite une assistance informatique robuste, notamment du matériel et des logiciels capables de traiter de grands volumes de données, d'effectuer des analyses multidimensionnelles et de fournir un accès convivial aux informations. Vous devez prévoir un budget pour investir dans l'infrastructure et assurer sa maintenance.
Comment mettre en œuvre l'analyse des effectifs
Voici un guide étape par étape pour collecter des données sur votre main-d'œuvre et les transformer en informations exploitables :
1. Évaluer les capacités pour aligner les objectifs stratégiques
Il est essentiel de comprendre vos capacités et vos flux de travail actuels pour définir des objectifs réalistes et efficaces en matière d'analyse de la main-d'œuvre.
Que vous soyez confronté à des lacunes en matière de compétences, à la planification de la relève, à la gestion des employés ou à tout autre problème, évaluez vos capacités actuelles. Analysez les compétences existantes, les technologies utilisées et leur utilisation, ainsi que l'efficacité des flux de travail.
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
- Audits des compétences : examinez les résultats des projets et les commentaires afin de déterminer les domaines où l'efficacité laisse à désirer
- Sondages auprès des employés : menez des sondages auprès de vos employés pour comprendre leur niveau de compétence actuel et les domaines dans lesquels ils se sentent insuffisamment formés
- Évaluations des performances : analysez les rôles et les responsabilités afin d'identifier les inadéquations et les redondances
L'IA peut extraire des données des CV et des profils LinkedIn, identifier les compétences, puis transformer ces données en une visualisation claire pour obtenir des informations instantanées et définir les étapes suivantes.
Conseil de pro💡 : utilisez des modèles RH gratuits pour vous assurer de gérer les activités RH standard et de collecter les informations nécessaires dans un format normalisé.
En fonction de vos conclusions, définissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis) qui contribuent directement à la transformation numérique de l'entreprise, tels que :
- Améliorer les compétences de 50 % du service marketing en matière d'analyse de données en six mois
- Mettre en place un programme de culture numérique dans toute l'organisation d'ici la fin du troisième trimestre
Vous pouvez également lancer un programme de perfectionnement ciblé pour les employés existants ou engager temporairement des consultants externes ou des pigistes pour remplir des rôles essentiels.
2. Collectez, analysez et intégrez les données
Une fois que vous avez déterminé vos objectifs en matière d'analyse de la main-d'œuvre, vous devez collecter des données provenant de diverses sources, notamment les logiciels de base de données sur les employés, les outils de performance, les sondages auprès des employés et les références externes du secteur.
Créez un guide étape par étape à l'aide du modèle de procédures opératoires normalisées pour la collecte de données de ClickUp afin de garantir la cohérence et l'exactitude au sein de votre équipe et de vos services.
Utilisez la vue Charge de travail de ClickUp pour replanifier, attribuer ou déplacer les tâches des membres de votre équipe afin que la collecte de données se déroule comme prévu. Pour suivre le niveau d'effort d'une tâche, vous pouvez même ajouter des champs personnalisés pour la source de données, la méthode de collecte et les exigences de validation des données.
Ensuite, mettez en place un cadre d'analyse robuste. Utilisez des outils de visualisation des données et des modèles statistiques pour identifier les corrélations, les tendances et les relations de cause à effet au sein de vos données.
Avant de commencer à analyser ces données, assurez-vous que toutes les parties prenantes comprennent bien le niveau de précision requis. Si les données ne sont pas fiables, toute analyse que vous effectuerez risque d'être erronée ou trompeuse.
Intégrez les données provenant de différentes plateformes et systèmes afin d'obtenir une vision unifiée et holistique de votre main-d'œuvre. Cela est essentiel pour les analyses avancées, notamment la modélisation prédictive, afin d'anticiper avec précision les tendances futures et les besoins en main-d'œuvre.
3. Améliorez vos capacités d'analyse grâce à l'outil adéquat
Vous trouverez de nombreux outils qui offrent des fonctionnalités d'analyse avancées, l'intégration des données et des capacités de rapports conviviaux.
Par exemple, ClickUp est plus qu'un simple logiciel de gestion de projet ; c'est également un centre de contrôle idéal pour la gestion de l'analyse de la main-d'œuvre. Grâce aux tableaux de bord ClickUp entièrement personnalisables, vous pouvez accéder à des aperçus de haut niveau de votre travail, suivre vos objectifs, et visualiser et distribuer la charge de travail de votre équipe via Scrum.
Intégrez des widgets tels que le suivi du temps, la charge de travail et des diagrammes personnalisés pour obtenir des informations sur les performances des employés et l'efficacité opérationnelle. Avec la vue Activité de ClickUp, vous pouvez obtenir une vue agrégée de l'activité des employés, quel que soit leur emplacement.
Intégrez ClickUp à des applications tierces de gestion du temps afin de saisir avec précision le temps que vos employés consacrent à diverses tâches ou projets. Le logiciel est personnalisé pour s'adapter au rythme opérationnel de votre organisation et optimiser les flux de travail.
4. Passez à l'action et surveillez les résultats
La dernière étape de la mise en œuvre de l'analyse de la main-d'œuvre consiste à prendre des mesures basées sur les informations générées et à surveiller les résultats.
Par exemple, lorsque vous analysez des données telles que les réponses aux sondages auprès des employés, les taux d'achèvement des projets et les modèles de communication, les employés à distance de certains services affichent des niveaux d'engagement et de productivité inférieurs à ceux de leurs collègues travaillant au bureau.
Pour y remédier, vous pouvez mettre en place un programme de mentorat virtuel, qui consiste à jumeler des employés à distance avec des mentors plus expérimentés travaillant au bureau afin de renforcer leur sentiment d'appartenance et de tirer parti des outils de communication virtuelle pour faciliter les échanges réguliers.
En outre, vous pouvez introduire des horaires de travail flexibles spécialement adaptés aux employés en télétravail, en reconnaissant que les horaires traditionnels de 9 h à 17 h ne conviennent pas forcément à tout le monde. Cette flexibilité permet aux employés de travailler pendant leurs heures les plus productives.
Après avoir lancé ces initiatives, surveillez en permanence leur impact à l'aide des scores d'engagement des employés, des indicateurs de productivité et des commentaires issus de sondages réguliers sur les pulsations.
Optimisez les performances de votre équipe et obtenez de meilleurs résultats grâce à l'analyse des effectifs
Entreprendre la transition vers une gestion des effectifs basée sur les données peut être à la fois complexe et gratifiant.
Des outils sophistiqués d'analyse de la main-d'œuvre peuvent vous aider à aller au-delà de la collecte, du suivi et de la mesure des données sur les employés, et vous guider dans la prise de mesures appropriées impliquant toutes les équipes de l'organisation.
Nous vous suggérons d'essayer la plateforme pour découvrir les avantages de ClickUp de près.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp.
Foire aux questions (FAQ)
1. Quel est le rôle de l'analyse de la main-d'œuvre dans la prise de décision ?
L'analyse des effectifs rend les données moins écrasantes et aide à révéler des informations exploitables qui, autrement, resteraient cachées dans la complexité des données brutes. Elle évalue la dynamique et les tendances du lieu de travail qui vous aident à élaborer davantage de politiques d'entreprise, à favoriser une communication interne plus solide et à maintenir une rémunération compétitive. Ces améliorations se traduisent par une productivité et des taux de rétention plus élevés, ce qui, en fin de compte, favorise la réussite de l'organisation.
2. Pourquoi la planification et l'analyse des effectifs sont-elles importantes ?
La planification et l'analyse des effectifs facilitent la planification à grande échelle afin d'améliorer les opérations et les performances de l'entreprise. Vous pouvez analyser les tendances, prévoir les besoins futurs et identifier les lacunes en matière de compétences afin de recruter, former et affecter les ressources de manière appropriée, en vous assurant que les bonnes personnes occupent les bons rôles au bon moment grâce à un logiciel d'analyse des effectifs.