Vous est-il déjà arrivé de passer des heures à fouiller dans votre stockage numérique, à la recherche d'un fichier dont vous vous souvenez parfaitement qu'il avait été sauvegardé ?
Ces instances se produisent plus souvent qu'on ne le souhaite. Nous ne trouvons nulle part les fichiers dont nous avons besoin et notre équipe en a assez de nous attendre.
Ce n'est pas une fatalité. Un logiciel d'organisation de fichiers peut vous aider à résoudre le(s) cas curieux du(des) fichier(s) manquant(s). Un tel outil vous permet de gérer, d'enregistrer et de rechercher des ressources numériques en fonction d'une nomenclature et d'une structure d'organisation spécifiques, de sorte que vos fichiers sont toujours à portée de main.
Examinons les 10 meilleurs logiciels de gestion de fichiers de 2024, analysons leurs fonctionnalités, leurs avantages et leurs inconvénients, et explorons comment ils peuvent vous faire plus organisé au travail .
Que faut-il rechercher dans un logiciel d'organisation des fichiers ?
Votre logiciel d'organisation de fichiers numériques doit correspondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques fonctionnalités clés à rechercher :
- Interface conviviale: Choisissez un logiciel de gestion de fichiers doté d'une interface utilisateur intuitive, afin que tous les membres de l'équipe puissent naviguer facilement dans les fichiers
- Fonctionnalités d'organisation des fichiers: Recherchez des fonctionnalités telles que la création de dossiers, la catégorisation des fichiers et l'étiquetage pour maintenir un système de fichiers structuré et organisé
- Fonctionnalité de recherche: Une fonctionnalité de recherche robuste est essentielle pour l'emplacement rapide des fichiers. L'outil doit assister les recherches par mots-clés, les filtres et les options de recherche avancée
- Contrôle de version: Lors de la collaboration sur des documents, les fonctionnalités de contrôle de version sont essentielles pour suivre les modifications, revenir aux versions précédentes et éviter les pertes de données
- Mesures de sécurité: Privilégiez les logiciels dotés de fonctions de cryptage, de contrôle d'accès et d'options de partage sécurisées afin de protéger les fichiers sensibles et d'assurer la confidentialité des données
- Compatibilité multiplateforme: Choisissez une solution logicielle qui fonctionne de manière transparente sur différents systèmes d'exploitation et appareils afin d'améliorer la flexibilité et l'accessibilité
- Synchronisation des fichiers: Les fonctionnalités de synchronisation facile permettent de maintenir les fichiers à jour sur plusieurs appareils, réduisant ainsi le risque de divergence des données
- Modèles personnalisables: Choisissez un outil qui propose des modèles personnalisables préformatés, tels queModèles de procédures opératoires normalisées ou des modèles d'image de marque. Ils permettent de gagner du temps et d'assurer la cohérence entre les différents formats de fichiers
Les 10 meilleurs logiciels d'organisation de fichiers à utiliser en 2024
De nombreux logiciels de gestion de fichiers sont disponibles sur le marché, mais tous ne permettent pas d'organiser les fichiers comme vous le souhaitez. Nous avons testé plusieurs outils et avons trouvé nos 10 meilleurs choix :
1. ClickUp
Recherchez et localisez facilement des fichiers dans ClickUp, les applications connectées ou votre disque local avec la Recherche universelle
Gestion de projet avec ClickUp de ClickUp aide les entreprises de toutes tailles à organiser systématiquement les fichiers et les documents liés à un projet. Utiliser La Recherche universelle de ClickUp University de ClickUp pour trouver n'importe quel fichier, qu'il se trouve dans ClickUp, dans une application connectée ou sur votre disque local. Avec la Recherche universelle, vous pouvez ajouter des commandes de recherche personnalisées, comme des raccourcis vers des liens, la mémorisation de textes pour plus tard, et plus encore, pour rechercher n'importe quoi en un seul endroit.
La Recherche universelle est accessible depuis n'importe quel endroit de votre environnement de travail, y compris le centre de commande, la barre d'action globale ou votre bureau : vos fichiers sont toujours à portée de clic ou de touche !
Pour plus de souplesse et une meilleure organisation, vous pouvez regrouper, trier et filtrer vos fichiers externes et ClickUp à l'aide de la vue Liste, ou les afficher dans le style Kanban avec la vue Tableau. Pour obtenir une vue d'ensemble de votre espace de travail, utilisez la vue Tout.
Gardez vos fichiers accessibles à tout moment grâce à la liste affichée personnalisable de ClickUp
ClickUp va plus loin pour réduire la charge de travail des équipes occupées et augmenter leur productivité en proposant des modèles prêts à l'emploi.
Par exemple , Modèle de structure de dossier de gestion de projet de ClickUp vous permet de mettre en place une structure uniforme pour tous vos projets, d'organiser les différentes versions des fichiers et des paramètres, et de collaborer avec les membres de l'équipe.
Maintenez un système de dossiers complet, renforcez la responsabilité de l'équipe et suivez la progression du projet en toute transparence grâce au modèle de structure de dossiers de gestion de projet de ClickUp
Vous pouvez ajouter jusqu'à huit attributs personnalisés tels que la date de révision, le département, les notes, la progression, le type de ressource et plus encore pour enregistrer des informations vitales sur les projets et visualiser facilement les données des projets.
Cela vous aide à mieux suivre les projets et vous fait gagner du temps dans la recherche de documents.
ClickUp meilleures fonctionnalités
- Organiser les fichiers et les dossiers à l'aide d'Étiquettes et de Libellés pour en faciliter la découverte
- Choisissez parmi plus de 15 affichages personnalisables pour organiser et visualiser vos fichiers et dossiers comme vous le souhaitez
- Zoom sur les tâches individuelles pour localiser rapidement les fichiers associés
- Zoom arrière pour obtenir un aperçu complet de la progression du projet et de l'état d'avancement des travauxgoulets d'étranglement avec les tableaux de bord agiles de ClickUp
- Créez des listes de choses à faire, tracez les grandes lignes des forfaits du projet et concevez des rapports sur le statut du projet de manière efficace avec les tableaux de bord agiles de ClickUpLes modèles de gestion de projet de ClickUp* Bénéficiez d'une interface utilisateur facile à utiliser, adaptée à des équipes ayant des niveaux d'expertise technique variés
Rédigez, modifiez, collaborez sur des documents et vérifiez l'historique des versions avecClickUp DocumentsclickUp Docs est un puissant outil d'aide à la rédaction de documentsAlternative à Google Docs* Automatisez les tâches répétitives et tirez des enseignements de vos fichiers et données avecClickUp Brain
Limites de ClickUp
- Légère courbe d'apprentissage pour les débutants
- Certaines fonctionnalités ne sont pas encore disponibles dans l'application mobile
Prix de ClickUp
- Free Forever : gratuit
- Unlimited : 7 $ par utilisateur et par mois
- Business : 12 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : Contacter pour connaître les tarifs
- ClickUp Brain: Disponible sur tous les forfaits payants pour 5$/membre de l'espace de travail/mois
Évaluations et critiques de ClickUp :
- G2: 4.7/5 (9,000+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (4,000+ reviews)
2. OneDrive
via Microsoft OneDrive OneDrive fait partie des logiciels d'organisation de fichiers les plus populaires auprès des entreprises et des professionnels. Faisant partie de l'écosystème Microsoft, il organise vos fichiers sur tous les appareils et en temps réel.
OneDrive vous offre un tableau de bord personnalisé pour partager des fichiers, collaborer avec d'autres personnes et assurer le suivi de vos fichiers à partir d'autres outils Microsoft. Vous pouvez mieux organiser vos fichiers en leur attribuant un code couleur, en créant des raccourcis et en travaillant hors ligne pour les fichiers sur appareil.
L'abonnement à OneDrive fonctionne sur tous les appareils et toutes les versions de Windows, vous n'avez donc pas à vous soucier de l'interface utilisateur ou de la disponibilité des fichiers.
Les meilleures fonctionnalités de OneDrive
- Maintenir une synchronisation transparente des fichiers entre les appareils
- Utilisez la fonctionnalité d'historique des versions pour suivre ou restaurer d'anciens fichiers
- Tirer parti du mode hors ligne pour organiser les fichiers locaux
Limites de OneDrive
- Problèmes occasionnels pour synchroniser les fichiers
- Certains utilisateurs trouvent la fonctionnalité de recherche inefficace, en particulier lorsqu'il y a un grand nombre de fichiers
Prix de OneDrive
- OneDrive for Business (forfait 1): 5 $/utilisateur par mois (facturé annuellement)
- Microsoft 365 Business Basic: 6 $/utilisateur par mois (facturation annuelle)
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/utilisateur par mois (facturation annuelle)
OneDrive : évaluations et commentaires
- G2: 4.3/5 (9,000+ reviews)
- Capterra: 4.5/5 (11 000+ avis)
3. Abelssoft
via Abelssoft File Organizer Le logiciel de gestion de fichiers numériques Abelssoft permet de conserver chaque fichier à sa place et de désencombrer votre bureau.
Vous pouvez définir des paramètres illimités pour trier les fichiers PDF, les images, les fichiers audio, les documents, les vidéos et d'autres types de médias sur votre ordinateur. Une fois le paramètre défini, vous pouvez classer automatiquement les fichiers dans les bons dossiers en un seul clic. Cela permet également de retrouver facilement les bons fichiers au bon moment !
Abelssoft travaille sur Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows 8 et Windows 7.
Les meilleures fonctionnalités d'Abelssoft
- Définissez des paramètres pour décider quels fichiers doivent être déplacés où
- Utilisez la fonction d'entonnoir par glisser-déposer pour affecter automatiquement les fichiers au bon dossier, ce qui permet de gagner un temps précieux
- Bénéficiez d'au moins six mois de mises à jour gratuites
- Trouvez rapidement tous les types de fichiers enregistrés sur votre PC
Limites d'Abelssoft
- Mon travail ne fonctionne que sur les PC Windows. Il n'est pas adapté aux autres systèmes d'exploitation
- N'offre pas d'assistance pour l'organisation des fichiers situés sur le cloud
Prix d'Abelssoft
- Version d'essai: Gratuite
- Version complète: $29.95
Abelssoft évaluations et commentaires
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: Pas assez de commentaires
4. Tabbles
via Tableaux Tabbles est un logiciel de gestion de fichiers et de logiciel de collaboration documentaire qui met l'accent sur la structuration des fichiers par le biais de l'étiquetage.
Il vous permet d'ajouter des étiquettes à n'importe quel type de fichier, y compris les fichiers image et les fichiers musicaux, situés sur des disques locaux, des lecteurs réseau ou dans le cloud. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité d'étiquetage automatique pour étiqueter automatiquement vos fichiers en fonction de leur nom, de leur contenu ou de leur chemin d'accès.
Teams offre des fonctionnalités collaboratives : ajoutez des commentaires aux fichiers ou aux signets et communiquez avec votre équipe. Outre les étiquettes et le contenu des fichiers, les commentaires sont également consultables, ce qui permet de retrouver les fichiers rapidement et en toute transparence.
Les meilleures fonctionnalités de Tabbles
- Organisez vos fichiers grâce à l'étiquetage automatique
- Recherchez des fichiers en fonction des étiquettes, des commentaires et du contenu du fichier à l'aide d'une boîte de recherche unifiée
- Étiqueter les fichiers enregistrés dans les dossiers cloud de Google Drive ou Dropbox avec les services de synchronisation de fichiers
Limites de Tabbles
- Absence d'interface utilisateur moderne
- Légère courbe d'apprentissage
Prix de Tabbles
- Free Forever pour toujours
- Basic: €3/utilisateur par mois (facturé annuellement)
- Pro: €5/utilisateur par mois (facturé annuellement)
- Corporate: €6/utilisateur par mois
Tabbles évaluations et commentaires
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: 4.3/5 (20+ commentaires)
5. DocuWare
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-17.png DocuWare /$$$img/
via DocuWare DocuWare est conçu pour réduire les traces écrites en téléchargeant et en organisant intelligemment les documents lourds sur le cloud.
Il est doté d'une fonction OCR (reconnaissance optique de caractères) qui vous aide à numériser les anciens documents et à les stocker pour y accéder facilement. Les Teams peuvent déployer DocuWare sur tous les appareils afin de faciliter la collaboration et le suivi des fichiers. Il fournit également une sécurité et une conformité de niveau entreprise pour garder vos fichiers en sécurité.
La puissance de l'indexation de DocuWare, la numérisation sur appareil et le suivi des versions en font l'un des logiciels d'organisation de fichiers les plus intuitifs pour les entreprises.
Meilleures fonctionnalités de DocuWare
- Numérisation et tri des dossiers physiques pour réduire les risques et la paperasserie
- Gagnez du temps en effectuant des recherches à l'aide de filtres granulaires
- Mise en œuvre de la solution cloud pour une plus grande flexibilité et un prix plus abordable
- Intégration avec d'autres outils d'entreprise pour une meilleure productivité
Limites de DocuWare
- La courbe d'apprentissage abrupte peut sembler insurmontable pour les équipes non techniques
- L'application mobile n'offre pas toutes les fonctionnalités
Prix de DocuWare
- DocuWare Cloud 4: Tarification personnalisée
- DocuWare Cloud 15: Tarification personnalisée
- DocuWare Cloud 40: Tarification personnalisée
- DocuWare Cloud 100: Tarification personnalisée
DocuWare évaluations et commentaires :
- G2: 4.5/5 (plus de 200 commentaires)
- Capterra: 4.6/5 (80+ avis)
6. Bynder
via Bynder Digital Asset Management Bynder est un logiciel de gestion des fichiers et des actifs pour les entreprises.
L'outil vous permet de rechercher des fichiers avec des filtres personnalisés, de contrôler les permissions d'accès et de les partager avec des parties prenantes internes ou externes. Vous pouvez contrôler les fichiers même après les avoir partagés en ajoutant des dates d'expiration aux permissions et en suivant l'historique du partage.
Bynder utilise l'IA pour supprimer les fichiers en double et ajouter des métadonnées aux ressources numériques afin d'améliorer les possibilités de recherche. Il vous permet de télécharger des fichiers dans des formes spécifiques à chaque canal et de les recadrer ou de les modifier pour maintenir l'uniformité entre les différents points de contact.
Meilleures fonctionnalités de Bynder
- Trouvez les documents importants en quelques secondes grâce à la structure de filtres intuitive de Bynder
- Partagez des fichiers directement à partir de votre système de gestion des actifs numériques (DAM)
- Protégez les actifs numériques en limitant les droits d'accès et d'utilisation des fichiers partagés
- Intégrez l'API de Bynder à votre logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP)
Limites de Bynder
- La courbe d'apprentissage est importante
- L'interface utilisateur pourrait être améliorée
Prix de Bynder
- Digital Asset Management (DAM): Tarification personnalisée
- DAM + Mise à l'échelle de vos opérations de contenu: Prix personnalisé
- DAM + Ecosystème numérique intégré: Prix personnalisé
Bynder évaluations et commentaires
- G2: 4.5/5 (600+ commentaires)
- Capterra: 4.5/5 (200+ avis)
7. Dokmee
via Dokmee Le système de gestion documentaire Dokmee (Dokmee DMS) offre une solution transparente pour capturer, stocker, rechercher, extraire et partager des fichiers.
Adapté aux entreprises de toutes tailles, cet outil vous permet d'organiser les fichiers dans différents dossiers, soit manuellement, soit avec l'aide de l'automatisation. Il vous permet de contrôler vos ressources numériques : partagez n'importe quel type de fichier, collaborez avec les membres de votre équipe et tirez le meilleur parti du contrôle de version pour modifier vos cours.
Vous pouvez personnaliser votre flux de travail en fonction des besoins de votre entreprise. La boîte de réception du flux de travail est disponible pour les versions web et mobile du logiciel, ce qui vous permet d'approuver et de gérer les fichiers en déplacement.
Dokmee meilleures fonctionnalités
- Suivez l'activité des fichiers grâce à un journal d'audit intégré
- Trier les fichiers dans des dossiers et des niveaux, manuellement ou avec l'automatisation
- Ajoutez des annotations aux fichiers et partagez-les avec votre équipe
- Paramétrage de règles personnalisées pour fluidifier le flux de travail
Limites de Dokmee
- Certains utilisateurs trouvent l'interface utilisateur difficile à parcourir
- La fonction de recherche doit être plus puissante
Prix de Dokmee
- Prix personnalisé
Évaluations et commentaires sur Dokmee
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: 4.7/5 (50+ commentaires)
8. Google Drive
via Google Drive Faisant partie de l'environnement de travail de Google, Google Drive compte parmi les solutions d'organisation de fichiers basées sur le cloud les plus populaires. Drive vous permet d'accéder à des documents, des photos et d'autres fichiers à partir de vos appareils synchronisés et connectés à Internet.
Vous pouvez créer des dossiers, catégoriser les fichiers et employer de puissantes fonctions de recherche pour simplifier la récupération. Ses fonctionnalités collaboratives permettent une modification en cours et un partage en temps réel, améliorant ainsi le travail d'équipe et la productivité.
Les meilleures fonctionnalités de Google Drive
- Intégration avec d'autres outils puissants de l'écosystème Google
- Identifiez les fichiers importants en les marquant d'une étoile ou en les ajoutant à la page Priorité
- Utilisez l'historique des versions pour un enregistrement détaillé des modifications
- Contrôlez qui peut afficher, modifier ou commenter vos fichiers et préservez la confidentialité de vos données
Limites de Google Drive
- Ne travaille pas bien hors ligne
- Manque d'options de personnalisation
Prix de Google Drive
- Business Starter: $7.20/utilisateur par mois
- Business Standard: $14.40/utilisateur par mois
- Business Plus: 21,60 $/utilisateur par mois
- Entreprise : Tarification personnalisée
Évaluations et commentaires sur Google Drive
- G2 (pour les environnements de travail Google): 4,6/5 (42 000+ avis)
- Capterra: 4.8/5 (27 000+ avis)
9. Dropbox
via Dropbox Dropbox est une logiciel de partage de fichiers avec de solides fonctionnalités de stockage cloud et d'organisation de fichiers. Il convient aux particuliers et aux équipes de toutes tailles.
L'outil offre un intervalle de filtres pour gérer plusieurs fichiers. Vous pouvez organiser le contenu à l'aide de mots-clés, regrouper les fichiers en fonction de l'activité ou du délai, ou classer les fichiers dans des sous-dossiers existants en fonction des recommandations intelligentes de Dropbox.
Pour collaborer sur des fichiers, vous pouvez partager des dossiers avec des membres de l'équipe et contrôler qui peut les afficher ou les modifier. Vous pouvez adapter la structure de votre système de classement afin que les membres autorisés de l'équipe puissent accéder aux fichiers nécessaires.
Les meilleures fonctionnalités de Dropbox
- Organisez et partagez vos fichiers sur tous les appareils connectés à Internet
- Modifier les fichiers directement sur Dropbox sans changer de plateforme
- Restez informé des dernières modifications apportées aux fichiers
- Contrôlez l'accès à vos fichiers grâce à des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, les permissions de téléchargement et l'expiration des liens
Limites de Dropbox
- Synchroniser les fichiers entre les appareils prend beaucoup de temps
- Abonnements coûteux
Prix de Dropbox
- Basic: Gratuit
- Plus: 11,99 $/utilisateur par mois
- Professionnel: 22 $/utilisateur par mois
- Standard: 24 $/utilisateur par mois
- Avancé: 32$/utilisateur par mois
- Enterprise: Tarification personnalisée
Dropbox évaluations et commentaires
- G2: 4.4/5 (23,000+ reviews)
- Capterra: 4.6/5 (21 000+ avis)
10. WinZip
via WinZip Adapté à un usage personnel et professionnel, WinZip offre un moyen simple de rechercher, d'ouvrir, de modifier, de déplacer et de partager des fichiers à partir de votre ordinateur, de votre réseau ou d'un stockage cloud.
L'outil peut décompresser différents formats de compression tels que Zip, Zipx, RAR, VHD, et plus encore, et créer des fichiers Zip ou Zipx cryptés. Vous pouvez transformer des fichiers en PDF, ajouter des filigranes et partager des fichiers de manière pratique, le tout à l'aide d'une seule plateforme.
WinZip Enterprise est livré avec de solides options de personnalisation. Les Business de différentes tailles peuvent adapter les fonctionnalités et les intégrations en fonction de leurs besoins d'entreprise.
Les meilleures fonctionnalités de WinZip
- Zippez, dézippez et organisez les ressources numériques pour accélérer la productivité
- Protégez les informations sensibles telles que les mots de passe et les données personnelles grâce aux fonctionnalités de cryptage de WinZip
- Bénéficiez d'une sécurité avancée et d'options de licence avec WinZip Enterprise
- Tirez parti de l'intégration de SharePoint et du stockage cloud dans l'installation Enterprise
Les limites de WinZip
- Cher pour les fonctionnalités qu'il offre
- N'offre pas le raffinement et les options de sécurité avancées que d'autres outils modernes apportent au tableau
Prix de WinZip
- WinZip Standard: 29,95
- WinZip Pro Combo: 59,95
- Big Zipper: 84,95
WinZip évaluations et commentaires
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: 4.5/5 (40+ commentaires)
Restez maître de vos fichiers avec le logiciel Digital File Organizer
Les systèmes d'organisation de fichiers garantissent un accès rapide aux bons fichiers au bon moment, permettent de gagner du temps et rendent les équipes plus fonctionnelles. Choisissez un outil pour gérer votre flux de travail et les fichiers associés en un seul endroit, sans passer d'une application à l'autre.
Et quoi de mieux que ClickUp ?
Cette solution a été conçue pour répondre aux besoins des utilisateurs logiciel de gestion de projet gratuit organise les fichiers dans une structure hiérarchique, ce qui vous permet de visualiser votre flux de travail, d'emplacement des fichiers et de les partager avec les équipes de manière transparente. ClickUp est hautement personnalisable, ce qui vous permet de l'adapter aux besoins de vos équipes et de stimuler la productivité. Dites adieu au désordre et ne perdez plus jamais un fichier. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui .