Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation où une tâche a pris du retard et où, lorsque vous avez demandé pourquoi, le membre de l'équipe vous a répondu : « Oh, mais j'attendais quelque chose dont j'avais besoin » ?
Les dépendances sont l'une des principales causes de retard dans tout projet. Si vous ne planifiez pas efficacement les dépendances, non seulement vous prendrez du retard, mais les membres de l'équipe de projet se retrouveront également à se tourner les pouces jusqu'à ce que la tâche précédente soit achevée.
En gestion de projet, cela peut avoir des conséquences financières, réputationnelles et motivationnelles.
Dans cet article, nous explorons le concept de retard et comment il peut vous aider à mieux planifier vos projets, à éviter les retards, à optimiser l'utilisation des ressources et à obtenir les résultats souhaités.
Qu'est-ce que le retard ?
Dans la gestion de projet, le temps de latence désigne le délai entre deux tâches ayant une dépendance mutuelle. Il s'agit de la période d'attente avant que l'activité suivante puisse commencer, même après avoir achevé l'activité précédente.
Si vous avez déjà participé à une visioconférence et que quelqu'un a dit : « Il y a un décalage dans cet appel », vous savez déjà ce qu'est un décalage. Il s'agit du délai entre le moment où votre collègue dit quelque chose et celui où vous le recevez afin de pouvoir répondre. Au mieux, cela peut frustrer les participants à l'appel. Au pire, cela peut rendre l'ensemble de l'appel improductif.
Il est donc essentiel de comprendre les retards, leurs causes et leurs conséquences pour réussir la gestion de projet.
Aperçu complet des retards dans la gestion de projet
En termes simples, le temps de latence est un concept de planification et d'organisation représentant un retard ou une attente imprévus entre deux tâches consécutives.
Comment les retards sont-ils calculés ?
Nous mesurons les retards en unités pertinentes pour le calendrier du projet, telles que les heures, les jours ou les semaines.
Si la tâche A (activité précédente) se termine le premier jour et que la tâche B (activité suivante) ne peut commencer qu'après trois jours, votre retard est de trois jours.
Quelles sont les caractéristiques des retards ?
Voici quelques-unes des principales caractéristiques des retards.
Imprévu : un retard est rarement prévu. Il survient sans préavis ni avertissement. Par exemple, un membre de l'équipe tombe malade ou une machine tombe en panne.
Indésirable : les retards sont des « blocages » dans le flux du processus, qui nuisent au projet.
A posteriori : les retards étant imprévisibles, ils ne peuvent être anticipés. Ils ne peuvent donc être identifiés et traités qu'après coup.
Effets en aval : un retard dans n'importe quelle partie de la phase du projet a des effets en aval sur diverses tâches et jalons importants. Par exemple, dans un projet logiciel, si l'analyse de la qualité est retardée parce que l'abonnement au logiciel d'automatisation des tests a expiré, les tâches de déploiement et de DevOps seront également retardées.
Quel est l'objectif des retards ?
Le temps de latence est une mesure de la latence. Il vous aide à suivre les principes de gestion de projet et à améliorer les résultats en :
Mesurer l'efficacité : le temps de latence fait référence au niveau d'inefficacité du processus. Il s'agit de la première étape dans l'optimisation du flux de travail.
Identifier les lacunes : si une étape particulière du processus entraîne des retards, ceux-ci mettent en évidence une lacune qui doit être comblée.
Prévoir les temps d'arrêt : bien que les retards ne constituent pas une mesure prévisionnelle/préventive, ils peuvent aider à identifier les goulots d'étranglement potentiels pour le cycle suivant. Par exemple, si une machine particulière provoque des retards à plusieurs reprises, vous pouvez prévoir de la remplacer/réparer.
Construire une solution de sauvegarde : souvent, les retards sont dus à des insuffisances dans le processus. Par exemple, si votre équipe ne compte qu'un seul développeur, même ses vacances peuvent entraîner un retard. Comprendre cela peut vous aider à mettre en place une solution de sauvegarde.
Quels sont les indicateurs retardés couramment utilisés dans la gestion de projet ?
Les indicateurs de retard sont des indicateurs du retard dans les projets. Ils sont calculés après l'évènement ou une fois le projet achevé afin d'évaluer les performances.
En gestion de projet, certains indicateurs retardés couramment utilisés sont :
- Retard : différence entre la date prévue et la date réelle de livraison d'une tâche.
- Impact en aval : retard causé au projet en raison d'un retard dans une tâche particulière.
- Perte de productivité : temps improductif passé par les membres de l'équipe à attendre que la tâche précédente soit achevée.
- Perte de revenus : perte potentielle de ventes/revenus ou pénalités dues à des retards
Les retards sont souvent confondus avec le délai de production, un autre concept important dans la gestion de projet. Voyons en quoi ils sont similaires ou différents.
Délai de production vs retard
Le délai de production correspond au temps total nécessaire pour achever un projet, du début à la fin.
Contrairement à la durée du cycle, qui mesure le temps nécessaire à la création du produit (comme le développement d'une fonctionnalité ou la préparation d'un café), le délai de production mesure la durée entre la commande du client et la livraison du produit, y compris la logistique, le service client, etc. Nous avons abordé plus en détail la différence entre la durée du cycle et le délai de production dans un précédent article de blog.
La formule la plus simple pour calculer le délai de production est la suivante : délai de production = date d'achèvement du projet - date de début du projet. Cependant, lors de la planification d'un projet, les responsables calculent ce délai comme étant le temps total nécessaire pour accomplir chaque tâche du projet, auquel s'ajoute le temps d'attente éventuel.
Le délai de production aide les chefs de projet à planifier les tâches et les ressources. Il leur permet de comprendre les dépendances et de planifier le travail en conséquence. Prenons un exemple simple : un projet logiciel.
Le délai de production peut être de 2 jours : 1 jour pour les tests et 1 jour pour le déploiement. Si le projet commence le lundi, les chefs de projet peuvent attribuer des tâches aux développeurs pour le lundi et le mardi, aux analystes qualité pour le mercredi et aux DevOps pour le jeudi.
Contrairement au temps de latence, le délai de production est un outil de prévision/planification. Les principales différences entre les deux sont les suivantes.
| Délai de production | Retards |
|---|---|
| Le délai de production est le temps nécessaire pour achever le projet du début à la fin. | Le temps de latence est le délai ou le retard entre deux étapes consécutives. |
| Outil prédictif : utilisé pour une planification efficace | Outil rétrospectif : utilisé pour mesurer les performances |
| Prévisible et inévitable | Imprévus et évitables |
Bien que différents, les délais de production et les retards sont tous deux essentiels pour mesurer la performance d'un projet. Voici comment.
Planification et programmation
Le délai de production aide les chefs de projet à planifier les tâches et les activités en fonction de leurs objectifs de gestion du temps. Le retard permet de prévoir des imprévus.
Par exemple, si le délai de production d'un projet de développement est de 10 jours, vous pouvez planifier les tâches en conséquence. Si le retard moyen dans les projets passés était de 2 jours, vous pouvez l'inclure dans votre planning et prévoir une livraison dans 12 jours.
Utilisation et optimisation des ressources
Le délai de production permet d'utiliser efficacement les ressources, tandis que le retard permet de créer une sauvegarde.
Par exemple, vous pouvez utiliser le délai de production pour attribuer les tâches dans l'ordre du flux de processus. Et utiliser le temps de latence pour embaucher des ressources supplémentaires ou louer des machines. Cela peut varier selon qu'il s'agit d'un projet ponctuel ou récurrent.
Gestion des performances
Le délai de production est mesuré par rapport aux cibles, tandis que le retard idéal est nul.
Par exemple, si l'estimation de durée pour développer une fonctionnalité est de 16 heures, c'est le délai de production cible pour cette tâche. Si un développeur prend plus de temps, ses performances ne répondent pas aux attentes.
Cependant, les retards surviennent lorsqu'ils prennent un congé maladie ou que leur ordinateur tombe en panne. Il ne s'agit donc pas d'une question de performance et cela n'apparaît pas dans leurs évaluations. Pourtant, ces retards ont un impact sur la livraison du projet et doivent être pris en compte lors de l'évaluation du sprint/projet.
Responsabilité
Le délai de production est une responsabilité collective, et chaque membre de l'équipe et chef de projet est chargé de maintenir un délai de production satisfaisant. Les retards sont le résultat d'un processus inefficace, qui relève de la responsabilité de la direction.
Facteurs influençant les délais de production et les retards dans la production
Plusieurs facteurs peuvent influencer positivement ou négativement les délais dans la gestion de projet. Voici quelques-uns des facteurs clés.
Disponibilité des ressources : si les ressources sont facilement disponibles, les délais de production seront plus courts, et inversement. En revanche, si certaines ressources sont disponibles et d'autres non, des retards peuvent survenir. Par exemple, si vous disposez de développeurs mais pas d'un nombre suffisant de testeurs, il y aura un retard entre ces deux phases de développement.
Dépendances : la nature des dépendances entre les projets influence les délais de production et les retards. Les dépendances fortes, où une tâche ne peut commencer avant la fin de la précédente, ont tendance à augmenter les retards. À l'inverse, les tâches avec des dépendances moins strictes peuvent permettre de réduire les délais de production grâce au chevauchement des tâches.
Complexité du projet : les projets complexes comportant plusieurs tâches et phases interdépendantes sont susceptibles de connaître des retards importants. Cela s'explique par le besoin accru de coordination et d'assurance qualité entre les tâches.
Exigences des parties prenantes : des mesures de contrôle qualité strictes ou des processus d'approbation plus longs peuvent allonger les délais de production, car les projets doivent attendre une confirmation pour pouvoir démarrer.
Politiques de gestion des risques : les projets dotés de stratégies de gestion des risques agressives auront probablement des retards moins importants, car les responsables auront anticipé les retards et les accidents potentiels.
En fonction de la raison, de l'impact et des conséquences, les retards peuvent être mesurés, gérés et minimisés afin d'optimiser les flux de travail. Voici comment.
Comment gérer et contrôler les retards dans la gestion de projet
Les retards peuvent nuire considérablement à l'exécution efficace d'un projet. Il est donc nécessaire de les minimiser et de les gérer en permanence. Voici quelques conseils et stratégies pour y parvenir à l'aide d'un outil de gestion de projet robuste tel que ClickUp.
Cartographiez les dépendances
Même les projets les plus simples comportent des tâches ayant des dépendances. Par exemple, la facturation dépend de la validation du projet par le client. Connaître ces dépendances permet de mieux planifier.
Lorsque vous configurez votre projet à l'aide des tâches ClickUp, liez les tâches dépendantes et observez leur impact sur les délais de production. Vous pouvez également utiliser la méthode du chemin critique pour réaliser une estimation précise de la durée d'un projet.
Suivi du temps
Encouragez chaque membre de l'équipe à suivre le temps consacré à ses tâches. Cela aide les chefs de projet à estimer avec précision les délais de production.
Le suivi du temps passé sur les projets ClickUp vous permet de démarrer et d'arrêter un chronomètre, d'ajouter un intervalle horaire ou d'ajouter des heures/minutes pour chaque tâche et sous-tâche. ClickUp propose également plusieurs modèles de gestion du temps pour vous aider à estimer efficacement le temps nécessaire.
Planifiez correctement
Utilisez les estimations de durée, les dépendances et le chemin critique pour planifier votre projet avec des délais de production optimaux et des retards minimaux.
Calendrier : fixez des délais pour chaque tâche et visualisez le projet à l'aide du calendrier ClickUp. Assurez-vous que ces délais sont raisonnables et réalisables.
Attribuer : attribuez les tâches aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. La vue Charge de travail de ClickUp est un excellent outil pour obtenir des informations sur la planification des ressources. Par exemple, si vous rencontrez des retards dans le déploiement d'une incrémentation parce que vous ne disposez pas de suffisamment de ressources DevOps, utilisez la vue Charge de travail pour réaffecter les membres de l'équipe qui effectuent des tâches de maintenance non critiques.
Clarifiez : utilisez la vue Gantt de ClickUp pour voir les dépendances et les tâches qui se chevauchent dans l’échéancier de votre projet.
Par exemple, la révision du code dépend de l'achèvement du codage. Vérifiez si ce dernier est prévu pour être achevé avant la première. Sinon, modifiez les délais.
Si vous débutez dans la gestion de projets complexes comportant des dépendances, les modèles de projet avec diagramme de Gantt de ClickUp sont là pour vous aider.
Prévoyez une marge de manœuvre : même si vos estimations de durée sont précises, vous devez vous attendre à certains retards. En prévoyant stratégiquement des marges de manœuvre dans les calendriers de projet, vous pouvez gérer efficacement les retards.
Par exemple, l'ajout d'une marge entre les phases d'intégration du système et de test d'acceptation par les utilisateurs dans un projet de développement permet de faire face à des retards imprévus sans impact sur la date de fin du projet.
Communiquez
Les problèmes de communication peuvent entraîner des retards inutiles. Pour éviter cela, communiquez de manière proactive et régulière.
- Les commentaires imbriqués dans les tâches ClickUp permettent aux équipes de se poser des questions et d'obtenir des réponses contextuelles, évitant ainsi les retards dans le partage des connaissances.
- La vue Chat de ClickUp affiche toutes les discussions au même endroit, afin que vos équipes n'aient pas de retard dans leurs réponses.
- Les automatisations ClickUp éliminent le travail fastidieux et préviennent les retards dans les tâches administratives.
- Les rappels ClickUp vous aident à respecter les délais, à assumer vos responsabilités et à ne rien oublier.
Plus important encore, surveillez et optimisez
Les retards sont le symptôme de problèmes systémiques. Des retards répétés indiquent qu'il y a un dysfonctionnement quelque part. Pour corriger le processus, surveillez régulièrement l'avancement du projet.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de consulter tous les rapports dont vous avez besoin en un seul endroit. Par exemple, si vous souhaitez voir toutes les tâches en retard par taux de retard, vous pouvez configurer un widget à cet effet sur ClickUp.
Utilisez ces rapports pour identifier les causes profondes des retards et les éliminer systématiquement.
Optimisez les flux de travail pour réduire les retards dans le calendrier des projets avec ClickUp
Chaque projet est un flux complexe d'activités et d'informations. Les retards en tant que résultat de l'attente d'une personne sont presque inévitables.
Cependant, une bonne gestion de projet repose sur l'élimination de ces retards. Si vous avez l'intention d'achever un projet conformément aux exigences, dans les délais et dans les limites du budget, vous ne pouvez pas vous permettre de retards.
Le logiciel complet de gestion de projet ClickUp est conçu pour éviter cela. Il comprend des fonctionnalités puissantes permettant d'optimiser les flux de travail des projets afin d'éliminer les retards inutiles. De l'estimation de la durée nécessaire à la consultation des rapports d'avancement en temps réel, ClickUp dispose de tout ce dont vous avez besoin pour garder le contrôle de votre projet.
Respectez toujours vos délais. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!
FAQ sur les retards
1. Qu'est-ce qu'un exemple de retard ?
Les retards sont des délais imprévus entre deux processus.
Dans le domaine du développement logiciel, cela peut correspondre à la période d'attente entre le codage et la révision du code, parce que le développeur senior a été appelé sur un autre projet.
Dans le secteur manufacturier, un exemple de retard est le retard dans la livraison d'une pièce de rechange en raison de problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement.
2. Quel autre mot peut-on utiliser pour désigner les retards ?
Le terme « période d'attente » désigne l'intervalle pendant lequel aucune activité de productivité n'est effectuée sur une tâche spécifique.
3. Qu'est-ce que le temps de latence et le délai de production ?
Il s'agit de deux concepts de planification utilisés en gestion de projet pour gérer la séquence des tâches en cours.
Les retards correspondent aux délais ou aux périodes d'attente entre les tâches. Ils sont généralement imprévisibles et sont le résultat d'une erreur ou d'un accident.
Le délai de production est le temps qui s'écoule entre le début d'un processus et son achèvement. Il s'agit du temps estimé nécessaire à la réalisation de toutes les tâches de la séquence.