Dans un monde idéal, tous vos projets se dérouleraient exactement comme prévu. Mais en réalité, même les projets les mieux planifiés nécessitent parfois des modifications. En tant que manager d'un projet, votre tâche consiste à gérer toute demande de changement afin que votre équipe puisse continuer à travailler sans heurts à la réunion de vos objectifs objectifs du projet . 🎯
Dans cette optique, nous allons voir pourquoi il est si important de maîtriser le processus de gestion du changement. Nous apprendrons également à créer et à gérer des formulaires de demande de changement afin de garantir la réussite de votre projet, dans le respect des délais et du budget.
**Qu'est-ce qu'une demande de changement ?
Une demande de changement est une proposition de modification d'un système, d'un produit ou - comme nous le verrons aujourd'hui - d'un forfait de projet déjà en place. Elle est généralement initiée par les parties prenantes du projet, par exemple un client ou un membre de l'équipe.
La modification peut porter sur n'importe quel aspect du projet, qu'il s'agisse de changements majeurs tels qu'une modification de l'échéancier convenu ou d'une modification de la structure du projet livrables ou les processus d'entreprise concernés à des ajustements plus mineurs tels que le calendrier du projet lui-même.
Une demande de modification est souvent nécessaire lorsque les besoins d'un client évoluent en raison de changements internes ou externes affectant son entreprise, que des ressources ne sont plus disponibles ou que des phases d'un projet prennent plus de temps que prévu. 🐌
Importance des demandes de modification dans la gestion de projet
Si les petites modifications peuvent souvent être apportées assez facilement, il en va tout autrement des changements importants qui affectent la portée du projet. Si elles ne sont pas gérées avec soin - et parfois même si elles le sont - une demande de modification du projet peut entraîner des perturbations majeures. 🚧
En fonction de la portée du changement, elles peuvent :
- Nécessiter des ressources supplémentaires sous forme de personnel ou d'équipement, ce qui peut avoir un effet d'entraînement sur la disponibilité de ces ressources pour d'autres projets
- Augmenter considérablement le forfait, ce que vous devrez justifier auprès des clients ou des cadres supérieurs
- Repousser les échéanciers bien au-delà de la date d'échéance initiale, ce qui peut affecter le lancement du projet ou d'autres projets pour lesquels des ressources ont été validées
- Commencer à élargir le champ d'application du projet, ce qui peut rapidement devenir incontrôlable
- Avoir un impact sur le flux de travail et le moral de votre équipe de projet, en particulier si le changement n'est pas bien communiqué
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Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles il est si important de mettre en place un processus formel de gestion et de suivi des demandes de changement.
Avantages des processus formels de demande de changement
Un processus de demande de changement documente formellement les demandes de changement et garantit que la procédure correcte est suivie à chaque fois. Il facilite l'évaluation de l'impact potentiel du changement sur votre entreprise les produits livrables du projet ainsi que vos ressources, votre budget et vos échéanciers.
Vous pouvez ensuite décider d'approuver ou non la demande de modification. Ou si quelqu'un d'autre est responsable de l'approbation, il leur donne les informations qu'ils auront besoin de voir et vous aide à suivre le processus d'approbation. ✅
Mais ce n'est pas tout. Une fois qu'il est temps de mettre en œuvre une modification approuvée, les formulaires de demande de modification fournissent les informations dont vous avez besoin pour ajuster votre système de gestion des ressources humaines le forfait de gestion de projet .
Obtenez une vue d'ensemble des statuts des projets et des tâches restantes au sein de votre équipe ou de votre département grâce aux tableaux de bord de ClickUp 3.0
Enfin, et ce n'est pas le moins important, un bon processus de demande de changement permet à toutes les parties prenantes de rester dans la boucle, de sorte que chacun comprenne ce qu'est le changement, pourquoi il se produit et comment il les affectera.
Exemples de Demandes de changement
les gestionnaires de projet doivent faire face à différents types de demandes de changement. Les changements proposés peuvent être les suivants
- Des modifications des livrables initiaux ou de la portée du projet pour suivre l'évolution du marché, la disponibilité des produits ou demander des ressources supplémentaires
- Des améliorations ou des mises à niveau pour améliorer l'expérience de l'utilisateur au fur et à mesure que de nouvelles technologies sont disponibles
- Remaniement de systèmes ou d'éléments de conception en fonction de l'évolution de la marque ou de l'offre de produits d'une entreprise
- Améliorations visant à rationaliser les processus internes et à économiser du temps ou de l'argent
- Corrections d'erreurs ou de défauts du système qui ont été découverts
- Des mesures préventives visant à réduire l'impact des risques identifiés tardivement dans le processus
- Ajustements des systèmes pour s'aligner sur les dernières nouveautésBibliothèque de l'infrastructure des technologies de l'information (ITIL)
Comment créer une Demande de changement
Lorsqu'il s'agit de créer une demande de changement, il y a deux étapes principales : le brainstorming et la soumission de votre demande de changement. Examinons chacune d'entre elles.
1. Réfléchir à l'étendue du changement
Commencez par faire un brainstorming de tout ce que vous devez prendre en compte autour de votre nouvelle fonctionnalité et de l'étendue du changement. Lors du premier brainstorming, vous aurez tous les détails dont vous aurez besoin pour soumettre une demande de changement achevée. 🤔
Profitez de ce temps de préparation pour vous assurer que vous savez exactement en quoi consiste la nouvelle fonctionnalité et comment elle fonctionne. Entrez ensuite dans les détails de la valeur ajoutée qu'elle apportera et de son importance.
La collaboration est clé avec ClickUp 3.0 Docs, vous pouvez donc rapidement partager, définir des paramètres de permission ou exporter vers des utilisateurs internes ou externes
Pour maximiser vos chances de faire approuver votre demande de changement, il peut être utile de vous mettre à la place de l'approbateur du changement au cours de cette étape. Réfléchissez à ce qui pourrait l'inciter à accepter votre proposition. Par exemple, cette modification améliorera-t-elle la fonction, attirera-t-elle de nouveaux clients, rationalisera-t-elle les processus internes ou permettra-t-elle d'économiser ou de gagner de l'argent ?
Créez un aperçu du processus de mise en œuvre et du calendrier du changement, ainsi que des ressources supplémentaires dont vous aurez besoin et du coût de ce changement. Pensez également à l'impact que ces changements pourraient avoir sur d'autres éléments de votre site web.
Vous devrez peut-être consulter des collègues possédant une expertise spécifique - par exemple, votre service informatique - pour obtenir des informations plus détaillées à ce sujet.
Outils utiles pour l'étape du brainstorming
Vous pouvez faire votre brainstorming à l'ancienne, avec une feuille de papier et un stylo, ou travailler électroniquement sur un document Word. Vous pouvez aussi vous épargner beaucoup de temps et d'efforts en utilisant les outils suivants ClickUp .
Collaborez visuellement avec d'autres membres de l'équipe au sein des Tableaux blancs de ClickUp pour faire du brainstorming et transformer les idées en éléments exploitables
Cette plateforme de gestion de projet et de productivité en ligne propose plusieurs outils pratiques pour cette étape :
- Docs:ClickUp Documents offrent un espace pour rassembler vos idées et les structurer de manière sensée
- Tableaux blancs: Si vous pensez mieux avec des outils visuels, essayez un tableau blancTableau blanc ClickUp pour générer des idées et les connecter afin d'avoir une vue d'ensemble
- Collaboration: ClickUp facilite la collaboration avec les coéquipiers. Vous pouvez travailler sur des documents ensemble en temps réel, même si vous n'êtes pas dans la même pièce (ou le même pays). Étiquettez vos collègues pour qu'ils puissent ajouter leurs idées lorsqu'ils se connectent plus tard
- Tâches: Pour gagner encore plus de temps, ClickUp vous permet de prendre du texte dans n'importe lequel de ces outils, de le transformer directement en un document à suivreTâche ClickUpet de l'assigner à un membre de l'équipe
- Connexion: Tous vos documents, Tableaux blancs et tâches sont liés à votre projet, ce qui vous permet de les retrouver à tout moment
2. Créez et soumettez votre formulaire de demande de changement
Vous êtes maintenant prêt à créer votre demande de changement proprement dite. 📝
Utilisez toutes les informations que vous avez recueillies pour remplir un formulaire officiel de demande de changement. Vous devrez très probablement fournir des informations telles que les suivantes :
- Nom du projet
- L'emplacement du projet
- Les noms des membres de l'équipe (y compris les rôles tels que le gestionnaire du projet, l'entrepreneur ou l'ingénieur)
- Une description complète de la modification demandée (y compris les fonctionnalités concernées)
- Les raisons de la modification de l'étendue du projet, en donnant suffisamment de détails pour encourager la personne chargée d'approuver la demande à donner son accord
- Le niveau de priorité de la modification (l'urgence et l'importance que vous accordez à la modification - ou s'il s'agit simplement d'une bonne chose)
- L'impact sur l'étendue du travail et sur le projet dans son ensemble
- Le coût de la modification et son impact sur le budget du projet
- L'impact sur l'échéancier du projet, par exemple s'il affectera les dépendances et/ou la date d'achèvement du projet
- L'impact sur les ressources du projet, par exemple si des ressources supplémentaires sont nécessaires et quelles sont les spécificités de ces ressources
- L'impact sur les membres de l'équipe qui sont parties prenantes au projet
- Tout autre impact ou information importante
Lorsque vous êtes prêt, soumettez votre demande de modification.
Outils utiles pour créer et soumettre votre demande de changement
Là encore, ClickUp peut vous aider, en vous proposant deux façons de créer une demande de modification :
- Générateur de demande de changement: Le générateur de demande de changementGénérateur de demande de changement pour le projet ClickUp utilise des fonctions IA avancées pour vous aider à générer et à gérer les demandes de changement. Des modèles préconstruits et des champs personnalisables vous assurent de capturer toutes les informations nécessaires
- Modèle de demande de changement: Vous pouvez également aller directement à la pageModèle de demande de changement ClickUpet l'ajouter à votre environnement de travail. Ce formulaire de demande de changement prêt à l'emploi est gratuit et facile à utiliser. Il suffit de le remplir et de le soumettre
Le modèle de demande de changement de ClickUp est conçu pour vous aider à suivre les demandes de changement pour les projets.
Lorsqu'une demande de changement est soumise sur la plateforme ClickUp en utilisant l'une ou l'autre de ces méthodes, la demande est ajoutée à votre environnement de travail et classée selon le projet que vous avez spécifié. Chaque section du formulaire de demande de modification crée un champ personnalisé contenant les informations pertinentes, de sorte que vous pouvez toujours afficher les détails de la demande. 🔎
3 Conseils pour la création d'une demande de changement
Maintenant que vous avez assimilé les principes de base, examinons quelques moyens de faire passer votre processus de demande de modification au niveau supérieur.
1. Écrire comme un pro
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\_PMO-Project-Brief.gif Rédaction d'un résumé de projet à l'aide de l'outil IA de ClickUp /$$img/
ClickUp AI peut générer une infinité de types de documents tels que des notes de projet, des plans de cours et d'autres documents pour accélérer votre flux de travail
L'outil Assistant d'écriture ClickUp IA vous aide à écrire de manière plus claire et plus concise, alors n'hésitez pas à l'utiliser pour peaufiner le contenu de votre envoi.
2. Personnaliser et partager le formulaire de demande de changement
Le modèle de demande de changement ClickUp est entièrement personnalisable . 🪄
Vous pouvez modifier les champs, les supprimer du formulaire si vous n'en avez pas besoin ou ajouter des champs supplémentaires que vous aimeriez voir. Par exemple, vous pouvez inclure des champs pour le département, le rôle ou le numéro de téléphone du demandeur.
Une fois que vous êtes satisfait du formulaire, vous pouvez le partager avec votre équipe ou le télécharger sur votre site web pour qu'il soit accessible à tous.
3. Améliorez continuellement votre processus
Chaque fois que vous achevez une demande de changement, cherchez des moyens de améliorer le processus encore plus loin. Votre objectif est de créer une forme et un processus standard que vous et votre équipe pourrez suivre chaque fois que vous envisagerez d'apporter un changement.
Comment gérer les Demandes de changement
Garder le contrôle de vos formulaires de demande de changement demande un certain effort - et si vous devez jongler avec plusieurs demandes de changement, cela peut devenir accablant. 👀
Vous pourriez essayer de les gérer à l'aide d'un document Word ou Excel. Toutefois, si votre projet ou le changement proposé est important, les méthodes manuelles deviennent vite irréalisables.
Heureusement, les logiciels de gestion de projet et les outils d'automatisation des processus rationalisent chaque aspect du processus de demande de changement, quelle que soit la taille de votre projet.
Une fois de plus, ClickUp s'impose ici, en vous affichant clairement toutes vos demandes de changement. Il vous aide également à suivre l'état d'avancement de chacune d'entre elles et à le communiquer à votre équipe.
Un choix de formes d'affichage
Avec ClickUp, vous pouvez voir et gérer toutes les demandes de changement que vous ou votre équipe avez soumises. Vous pouvez même choisir le format dans lequel vous les voyez.
Supervisez les tâches et les projets d'un seul coup d'œil et glissez-déposez les tâches, triez et filtrez sans effort grâce à l'affichage du Tableau Kanban entièrement personnalisable
Par exemple :
- L'affichage du formulaire de demande de changement vous permet de soumettre de nouvelles demandes
- La vue Liste des demandes affiche toutes les demandes de modification en cours de traitement, classées par projet
- La vue État Tableau affiche la progression en temps réel de chaque demande, classée par statut
- La vue Tableur des demandes affiche toutes les demandes de modification par priorité et vous donne accès à des informations détaillées sur les demandes
- La vue Emplacement du projet affiche l'emplacement de chaque projet pour chaque demande 🌎
Statuts pour suivre la progression
Une fois votre demande de changement soumise, il est important de suivre sa progression à mesure qu'elle franchit les étapes du processus d'approbation. Vous pouvez le faire en mettant à jour son statut dans le format d'affichage de votre choix.
Les options de statut dans ClickUp comprennent :
- Nouvelle demande
- Réviseur assigné
- Révision en cours
- Rejeté
- Pour mise en œuvre
- Mise en œuvre
Vous pouvez également créer des statuts personnalisés en fonction de votre processus.
Création de statuts personnalisés dans ClickUp
Lorsqu'une demande de changement est finalement approuvée, il suffit d'utiliser les informations déjà présentes dans le système pour créer des tâches ClickUp pour la mise en œuvre. Dans ce cas suivez leur progression jusqu'à leur achèvement.
Communication Efficace
ClickUp simplifie la communication autour du projet, en faisant disparaître les e-mails et autres documents facilement perdus, afin que votre équipe reste sur la même page.
Les options d'affichage et de statut dont nous avons parlé plus haut permettent à votre équipe et aux autres parties prenantes de se tenir au courant des demandes de modification en un coup d'œil. Vous pouvez également paramétrer l'option des notifications automatisées qui se déclenchent lorsque les statuts changent.
Et avec Rôles et permissions des utilisateurs avec les rôles d'utilisateur et les permissions, vous pouvez choisir qui voit quoi. Par exemple, vous pouvez donner aux membres de votre équipe l'accès à toutes les demandes de modification sur lesquelles vous travaillez, tandis que les clients n'ont accès qu'aux projets dans lesquels ils sont impliqués.
Qu'est-ce que ClickUp peut faire d'autre ?
Les capacités de ClickUp ne s'arrêtent pas là. En tant qu'outil de productivité et de gestion de projet de premier ordre, il rationalise tous les aspects de votre entreprise, vous permettant d'économiser de l'énergie, du temps et de l'argent. 💸
Établir des objectifs mesurables pour les tâches et les projets avec une progression automatique pour atteindre plus efficacement les objets avec des échéanciers définis et des cibles quantifiables
Par exemple :
- ParamétrerObjectifs ClickUp et utilisez-les pour élaborer votre stratégie et votre forfait de projet, puis suivez votre progression par rapport à ces objectifs
- Tirez parti de la vaste bibliothèque de modèles pour rédiger votre plan d'actionla portée du projet,forfait de communication ou votre budget, oumettez à jour vos parties prenantes sur la progression du projet
- Utilisez l'assistant de rédaction IA de ClickUp pour rédiger etgérer vos propositions ou élaborer du contenu ciblé pour les médias sociaux
- Automatisez tous vos projets avecmodèles de gestion de projet qui vous aident à forfaiter, à établir des priorités, à mettre en œuvre et à suivre la progression
- Discutez avec votre équipe en temps réel ou de manière asynchrone, où qu'elle se trouve
- Restez au courant de tous vos projetsprojets et vos tâches grâce à l'outil personnalisableTableau de bord ClickUp* Connectez ClickUp à d'autres éléments de votre pile technologique grâce à un large intervalle d'intégrations, notamment Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot ou Microsoft Outlook
Streamline les Demandes de changement Avec les bons outils
Les demandes de changement sont des propositions de modification d'un forfait de projet, d'un produit ou d'un système. Elles sont presque inévitables dans tout projet ou entreprise, et elles peuvent avoir un impact sur la portée du projet, les budgets et les délais.
Pour s'assurer que ces impacts sont positifs plutôt que perturbateurs, il est nécessaire de disposer d'un système de demande de changement bien géré. Un système qui facilite la soumission des demandes, le suivi de leur progression et le maintien d'une responsabilité et d'une transparence claires tout au long du processus.
ClickUp fait tout cela et bien plus encore. Du formulaire de demande de changement personnalisable à l'approbation et à la mise en œuvre, ClickUp rationalise le flux de travail de la gestion du changement, ce qui vous permet d'économiser du temps, de l'argent et des tracas. 🤩 S'inscrire gratuitement à ClickUp .