Dans un monde idéal, tous vos projets se dérouleraient exactement comme prévu, mais en réalité, même les projets les mieux planifiés nécessitent parfois des modifications. En tant que chef de projet, votre travail consiste à gérer toute demande de modification afin que votre équipe puisse continuer à travailler sans interruption pour atteindre les objectifs du projet. 🎯
Dans cette optique, voyons pourquoi il est si important de maîtriser le processus de gestion des modifications. Nous apprendrons également à créer et à gérer des formulaires de demande de modification afin de garantir la réussite de votre projet, dans les délais et dans les limites du budget.
Qu'est-ce qu'une demande de modification ?
Une demande de modification est une proposition visant à modifier un système, un produit ou, comme nous allons le voir aujourd'hui, un plan de projet déjà en place. Elle est généralement initiée par les parties prenantes du projet, par exemple un client ou un membre de l'équipe.
La modification peut concerner n'importe quel aspect du projet, qu'il s'agisse de changements majeurs, tels qu'une modification des livrables convenus ou des processus d'entreprise impliqués, ou d'ajustements mineurs, tels que le calendrier du projet lui-même.
Une demande de modification est souvent nécessaire lorsque les besoins d'un client changent en raison de changements internes ou externes affectant son entreprise, lorsque des ressources deviennent indisponibles ou lorsque certaines phases d'un projet prennent plus de temps que prévu. 🐌
Importance des demandes de modification dans la gestion de projet
Si les petites modifications peuvent souvent être apportées assez facilement, il en va tout autrement des modifications importantes qui affectent la portée du projet. Si elles ne sont pas gérées avec soin, et parfois même si elles le sont, les demandes de modification de projet peuvent entraîner des perturbations majeures. 🚧
En fonction de l'ampleur de la modification, celles-ci peuvent :
- Nécessite des ressources supplémentaires sous forme de personnel ou d'équipement, ce qui peut avoir un effet d'entraînement sur la disponibilité de ces ressources pour d'autres projets.
- Augmentez considérablement le budget prévu, que vous devrez justifier auprès des clients ou de la direction.
- Repoussez les échéanciers bien au-delà de la date d'échéance initiale, ce qui peut avoir une incidence sur le lancement du projet ou sur d'autres projets auxquels les ressources sont affectées.
- Commencez à créer un schéma de dérive continue de la portée, qui peut rapidement devenir incontrôlable.
- Cela peut avoir un impact sur le flux de travail et le moral de votre équipe de projet, en particulier si le changement n'est pas bien communiqué.
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles il est si important de mettre en place un processus formel pour gérer et surveiller les demandes de modification.
Avantages des processus formels de demande de modification
Un processus de demande de modification documente officiellement les demandes de modification et garantit que la procédure correcte est suivie à chaque fois. Il facilite l'évaluation de l'impact potentiel de la modification sur les livrables de votre projet ainsi que sur vos ressources, votre budget et vos échéanciers.
Vous pouvez ensuite décider d'approuver ou non la demande de modification. Si quelqu'un d'autre est responsable de l'approbation, cela lui fournit les informations dont il a besoin et vous aide au suivi du processus d'approbation. ✅
Mais cela ne s'arrête pas là. Une fois qu'il est temps de mettre en œuvre une modification approuvée, les formulaires de demande de modification fournissent les informations dont vous avez besoin pour ajuster votre plan de gestion de projet.
Enfin, un bon processus de demande de modification permet à toutes les parties prenantes de rester informées, afin que chacun comprenne en quoi consiste la modification, pourquoi elle est apportée et comment elle les affectera.
Exemples de demandes de modification
Les chefs de projet en gestion de projet doivent traiter plusieurs types de demandes de modification. Les modifications proposées peuvent inclure :
- Modifications apportées aux livrables ou à la portée du projet initial afin de s'adapter aux changements du marché, à la disponibilité des produits ou de demander des ressources supplémentaires.
- Améliorations ou mises à niveau visant à optimiser l'expérience de l'utilisateur à mesure que de nouvelles technologies deviennent disponibles.
- Systèmes ou éléments de conception remaniés à mesure que la marque ou l'offre de produits d'une entreprise évolue
- Améliorations qui rationalisent les processus internes et permettent de gagner du temps ou de l'argent
- Corrections des erreurs ou des défaillances du système qui ont été découvertes
- Mesures préventives visant à réduire l'impact des risques identifiés tardivement dans le processus
- Ajustements des systèmes pour les aligner sur les dernières bonnes pratiques de l'Information Technology Infrastructure Library (ITIL)
Comment créer une demande de modification
La création d'une demande de modification comprend deux étapes principales : le brainstorming et la soumission de votre demande de modification. Examinons chacune d'elles.
1. Réfléchissez à la portée de la modification
Commencez par réfléchir à tout ce que vous devez prendre en compte concernant votre nouvelle fonctionnalité et l'étendue de la modification. En réfléchissant d'abord, vous disposerez de tous les détails nécessaires pour soumettre une demande de modification achevée. 🤔
Profitez de cette période de préparation pour vous assurer que vous comprenez bien en quoi consiste exactement la nouvelle fonctionnalité et comment elle fonctionne. Ensuite, expliquez en détail la valeur ajoutée qu'elle apportera et son importance.
Pour maximiser vos chances d'obtenir l'approbation de votre demande de modification, il peut être utile de vous mettre à la place de la personne chargée d'approuver les modifications lors de cette étape. Réfléchissez à ce qui pourrait la motiver à accepter votre proposition. Par exemple, cette modification améliorera-t-elle la fonction, attirera-t-elle de nouveaux clients, rationalisera-t-elle les processus internes ou permettra-t-elle d'économiser ou de gagner de l'argent ?
Créez un aperçu du processus de mise en œuvre et du calendrier du changement, ainsi que des ressources supplémentaires dont vous aurez besoin et du coût de ce changement. Réfléchissez également à la manière dont cela pourrait affecter d'autres éléments de votre site web.
Vous devrez peut-être consulter des collègues possédant une expertise spécifique, par exemple votre service informatique, pour obtenir des informations plus détaillées à ce sujet.
Outils utiles pour l'étape de brainstorming
Vous pouvez faire votre brainstorming à l'ancienne, avec un bout de papier et un stylo, ou travailler électroniquement sur un document Word. Mais vous pouvez aussi gagner beaucoup de temps et d'efforts en utilisant ClickUp.
Cette plateforme en ligne de gestion de projet et de productivité propose plusieurs outils pratiques pour cette étape :
- Documents : ClickUp Docs vous offre un espace pour rassembler vos idées et les organiser de manière cohérente.
- Tableaux blancs : si vous réfléchissez mieux à l'aide d'outils visuels, essayez le Tableau blanc ClickUp pour générer des idées et les relier entre elles afin d'avoir une vue d'ensemble.
- Collaboration : ClickUp facilite la collaboration avec vos collègues. Vous pouvez travailler ensemble sur des documents en temps réel, même si vous n'êtes pas dans la même pièce (ou le même pays). Étiquetez vos collègues afin qu'ils puissent ajouter leurs commentaires lorsqu'ils se connecteront plus tard.
- Tâches : pour gagner encore plus de temps, ClickUp vous permet de récupérer du texte à partir de n'importe lequel de ces outils, de le transformer directement en une tâche ClickUp traçable et de l'attribuer à un membre de l'équipe.
- Connexion : tous vos documents, Tableaux blancs et tâches sont liés à votre projet, vous pouvez donc toujours les retrouver.
2. Créez et soumettez votre formulaire de demande de modification
Vous êtes désormais prêt à créer votre demande de modification. 📝
Utilisez toutes les informations que vous avez recueillies pour remplir un formulaire officiel de demande de modification. Vous devrez probablement fournir des informations telles que :
- Nom du projet
- Emplacement du projet
- Noms des membres de l'équipe (inclure les rôles tels que chef de projet, entrepreneur ou ingénieur)
- Une description complète de la modification demandée (inclure toutes les fonctionnalités et caractéristiques concernées)
- Motifs de la modification du périmètre, en fournissant suffisamment de détails pour inciter le responsable de l'approbation de la demande à donner son accord.
- Niveau de priorité de la modification (à quel point vous estimez que la modification est urgente et importante, ou si elle serait simplement souhaitable)
- Impact sur la portée du travail et conséquences sur l'ensemble du projet
- Le coût de la modification et son impact sur le budget du projet
- Impact sur l'échéancier du projet, par exemple s'il affectera des dépendances et/ou la date d'achèvement du projet.
- Impact sur les ressources du projet, par exemple si des ressources supplémentaires sont nécessaires et les détails sur ce qui sera exactement nécessaire.
- Impact sur les membres de l'équipe qui sont parties prenantes dans le projet
- Tout autre impact ou information importante
Lorsque vous êtes prêt, soumettez votre demande de modification.
Outils utiles pour créer et soumettre votre demande de modification
Une fois encore, ClickUp peut vous aider, avec deux façons de créer une demande de modification :
- Générateur de demandes de modification : le générateur de demandes de modification de projet ClickUp utilise des fonctionnalités d'IA avancées pour vous aider à générer et à gérer les demandes de modification. Des modèles prédéfinis et des champs personnalisables vous permettent de saisir toutes les informations nécessaires.
- Modèle de demande de modification : Vous pouvez également vous rendre directement sur le modèle de demande de modification ClickUp et l'ajouter à votre environnement de travail. Ce formulaire de demande de modification prêt à l'emploi est gratuit et facile à utiliser. Il vous suffit de le remplir et de le soumettre.
Lorsqu'une demande de modification est soumise sur la plateforme ClickUp à l'aide de l'une de ces méthodes, elle est ajoutée à votre espace de travail et classée en fonction du projet que vous avez spécifié. Chaque section du formulaire de demande de modification crée un champ personnalisé contenant les informations pertinentes, afin que vous puissiez toujours afficher les détails de la demande. 🔎
3 conseils pour créer une demande de modification
Maintenant que vous maîtrisez les bases, voyons comment faire passer votre processus de demande de modification au niveau supérieur.
1. Écrivez comme un pro
L'assistant de rédaction ClickUp AI vous aide à rédiger de manière plus claire et concise, alors n'hésitez pas à l'utiliser pour peaufiner le contenu de votre envoi.
2. Personnalisez et partagez le formulaire de demande de modification
Le modèle de demande de modification ClickUp est entièrement personnalisable. 🪄
Vous pouvez effectuer des modifications sur les champs, les supprimer du formulaire si vous n'en avez pas besoin ou ajouter des champs supplémentaires que vous souhaitez voir apparaître. Par exemple, vous pouvez inclure des champs pour le service, le rôle ou le numéro de téléphone du demandeur.
Une fois que vous êtes satisfait du formulaire, vous pouvez le partager avec votre équipe ou le télécharger sur votre site web pour que tout le monde puisse y accéder.
3. Affinez continuellement votre processus
Chaque fois que vous achevez une demande de modification, cherchez des moyens d'améliorer encore davantage le processus. Votre objectif est de créer un format et un processus standard que vous et votre équipe pouvez suivre chaque fois que vous envisagez d'apporter une modification.
Comment gérer les demandes de modification
Gérer vos formulaires de demande de modification demande un certain effort, et si vous devez jongler avec plusieurs demandes, cela peut devenir fastidieux. 👀
Vous pouvez essayer de les gérer à l'aide d'un document Word ou Excel. Cependant, si votre projet ou la modification proposée est importante, les méthodes manuelles deviennent rapidement inapplicables.
Heureusement, les logiciels de gestion de projet et les outils d'automatisation des processus rationalisent tous les aspects du processus de demande de modification, quelle que soit l'ampleur de votre projet.
Une fois encore, ClickUp prend tout son sens ici, en vous offrant une vue claire de toutes vos demandes de modification. Il vous aide également au suivi de l'avancement de chacune d'entre elles et à la communication de cet état à votre équipe.
Choix des formats d'affichage
Avec ClickUp, vous pouvez consulter et gérer toutes les demandes de modification que vous ou votre équipe avez soumises. Vous pouvez même choisir le format dans lequel vous les visualisez.
Par exemple :
- Le formulaire de demande de modification affiche les options pour soumettre de nouvelles demandes.
- La vue Liste vous affiche toutes les demandes de modification en cours, classées par projet.
- La vue Tableau d'état vous donne l'avancement en temps réel de chaque demande, classée par statut.
- La vue Tableur affiche toutes vos demandes de modification par priorité et vous donne accès à des informations détaillées sur les demandes.
- La vue Emplacement du projet affiche les emplacements du projet pour chaque demande 🌎
Statuts pour suivre la progression
Une fois votre demande de modification soumise, il est important de suivre sa progression tout au long des différentes étapes du processus d'approbation. Pour ce faire, vous pouvez mettre à jour son statut dans le format d'affichage de votre choix.
Les options de statut dans ClickUp comprennent :
- Nouvelle demande
- Réviseur désigné
- Révision continue
- Rejeté
- Pour la mise en œuvre
- Mis en œuvre
Vous pouvez également créer des statuts personnalisés adaptés à votre processus.
Lorsqu'une demande de modification est finalement approuvée, il suffit d'utiliser les informations déjà présentes dans le système pour créer des tâches ClickUp en vue de leur mise en œuvre. Suivez ensuite leur progression jusqu'à leur achèvement.
Une communication claire
ClickUp simplifie la communication autour des projets, en supprimant les e-mails et autres documents facilement perdus, afin que votre équipe puisse rester sur la même longueur d'onde.
Les options d'affichage et de statut dont nous avons parlé ci-dessus permettent à votre équipe et aux autres parties prenantes de rester informées des demandes de modification en un coup d'œil. Vous pouvez également configurer des notifications automatiques qui se déclenchent lorsque le statut change.
Grâce aux rôles et permissions d'utilisateur, vous pouvez choisir qui voit quoi. Par exemple, vous pouvez donner à vos membres de l'équipe accès à toutes les demandes de modification sur lesquelles vous travaillez, tandis que vos clients n'ont accès qu'aux projets auxquels ils participent.
Que peut faire d'autre ClickUp ?
Les capacités de ClickUp ne s'arrêtent pas là. En tant qu'outil de productivité et de gestion de projet ayant une évaluation élevée, il rationalise tous les aspects de votre entreprise, vous permettant ainsi d'économiser de l'énergie, du temps et de l'argent. 💸
Par exemple :
- Définissez des objectifs ClickUp et utilisez-les pour élaborer votre stratégie et votre plan de projet, puis suivez votre progression par rapport à ces objectifs.
- Tirez parti de la vaste bibliothèque de modèles pour rédiger le cahier des charges de votre projet, planifier votre communication ou votre budget, ou informer vos parties prenantes de l'avancement du projet.
- Utilisez l'assistant de rédaction IA de ClickUp pour rédiger et gérer vos propositions ou créer du contenu ciblé pour les réseaux sociaux.
- Automatisez tous vos projets grâce à des modèles de gestion de projet qui vous aident à planifier, hiérarchiser, mettre en œuvre et suivre les progrès.
- Discutez avec votre équipe en temps réel ou de manière asynchrone, où qu'elle se trouve.
- Gardez le contrôle sur tous vos projets et tâches grâce au tableau de bord personnalisable ClickUp.
- Connectez ClickUp à d'autres éléments de votre infrastructure technologique grâce à un large éventail d'intégrations, notamment Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot ou Microsoft Outlook.
Rationalisez les demandes de modification grâce aux outils adaptés
Les demandes de modification sont des propositions visant à modifier un plan de projet, un produit ou un système. Elles sont presque inévitables dans tout projet ou entreprise et peuvent avoir un impact sur la portée, le budget et le calendrier du projet.
Pour vous assurer que ces impacts sont positifs plutôt que perturbateurs, vous avez besoin d'un système de demande de modification bien géré. Un système qui facilite la soumission des demandes, le suivi de leur progression et le maintien d'une responsabilité et d'une transparence claires tout au long du processus.
ClickUp fait tout cela et bien plus encore. Du formulaire de demande de modification personnalisable à l'approbation et à la mise en œuvre, ClickUp rationalise le flux de travail de gestion des modifications, vous permettant ainsi d'économiser du temps, de l'argent et des tracas. 🤩