Si dirige un equipo de servicios o software ágil, probablemente reconozca el patrón. Su tablero de sprints está lleno, los experimentos de los clientes están a medio terminar y todas las «preguntas rápidas» acaban de alguna manera en su mesa. Entonces, en el peor momento posible, llega a su bandeja de entrada un correo electrónico de un cliente de alto riesgo.
Para mí, ese momento llegó el día de Año Nuevo.
Un cliente que considerábamos casi seguro que renovaría nos escribió para decirnos: «Vamos a hacer una pausa. Por favor, factúrenos el exceso. Vamos a dejar las cosas como están».
En el pasado, habría pasado el fin de semana mirando fijamente el cursor en blanco, tratando de pensar en todas las implicaciones. El impacto en los ingresos, el riesgo de entrega, la capacidad del equipo y la preservación de las relaciones. Esta vez, le pasé la situación a lo que ahora llamamos nuestra junta directiva de IA, una pequeña lista de Superagentes de ClickUp que actúan como compañeros de equipo ejecutivos designados en nuestro entorno de trabajo.
La mayoría de los equipos ya cuentan con herramientas repletas de datos. Lo que no tienen es una capa de gestión de IA fiable que convierta los giros inesperados en un plan tranquilo y estructurado.
Acerca de mí: director ejecutivo de Hybrid Helix Consulting y experto de ClickUp.
Soy Andrew y, como ClickUp Verified Consultant, diseño sistemas de gestión basados en IA para equipos de software ágiles. Mi empresa, Hybrid Helix Consulting, ofrece servicios de consultoría y coaching en productividad para ayudar a los equipos a trabajar mejor con las herramientas que ya utilizan.
En esta publicación se explica exactamente cómo creamos un consejo de administración basado en IA dentro de ClickUp y cómo gestionó un cambio real de un cliente sin que me costara mi fin de semana de vacaciones ni la relación con el cliente.
Por qué los equipos ágiles necesitan un consejo de administración basado en IA
Como fundadores y líderes en solitario, casi siempre os convertís en el centro neurálgico de todo. Cada escalada, cada decisión, cada «¿qué debemos hacer aquí?» pasa por vuestra cabeza.
Tienes demasiadas herramientas repletas de información. Tienes tableros de sprints, comentarios, documentos, tickets y montones de correos electrónicos, pero todos ellos solo contienen fragmentos de la historia. Y ninguno te ayuda a decidir qué hacer a continuación. Esto es lo que se conoce como «proliferación del trabajo ». Y es la razón por la que te sientes tan agotado.
El problema es la ausencia de un sistema convergente que pueda leer el ambiente, enmarcar una situación y presentarle una decisión estructurada en lugar de ruido sin procesar. Esa brecha es lo que nuestro consejo de administración de IA está diseñado para llenar.
👀 ¿Sabías que... el 61 % de los directores generales ya están adoptando activamente los agentes de IA? También tienen previsto implementarlos a gran escala.
¿Por qué creamos nuestro consejo de administración basado en IA dentro de ClickUp?
Porque una junta directiva de IA solo es tan buena como el contexto que puede ver.
La mayoría de las herramientas de IA se sitúan al margen de su trabajo. Resumir un documento, reescriben un correo electrónico o responden a una pregunta de forma aislada. Pero no pueden ver cómo se establecen las conexiones entre las tareas, los cronogramas, las conversaciones y el trabajo de entrega. Así es exactamente como persiste la dispersión del trabajo. El contexto sigue estando fragmentado y los líderes siguen viéndose obligados a reconstruir la historia por sí mismos.
ClickUp funciona de forma diferente. Es el primer entorno de trabajo de IA convergente del mundo en el que las tareas, los documentos, el chat, los planes de sprint y las decisiones conviven en armonía. Esa convergencia es importante porque proporciona a la IA acceso a una visión global, no solo a un único elemento.
Cuando creamos nuestro consejo de administración basado en IA dentro de ClickUp, añadimos una capa de gestión al trabajo que ya estaba conectado. Los Super Agents pueden leer conversaciones activas, comprender lo que está en marcha, consultar decisiones históricas y escribir en el mismo sistema. Esto les permite crear tareas, dar forma a sprints y capturar lecciones sin tener que saltar de una herramienta a otra.
En otras palabras, ClickUp proporciona a la IA un lugar para pensar en contexto. Y una vez que la IA puede ver el sistema en su totalidad, puede dejar de actuar como un chatbot y empezar a comportarse como un consejo de administración.
El futuro de la productividad consiste en converger todo el contexto y el compromiso laboral en un solo lugar, donde la IA opera de forma ambiental. La IA ambiental se integra a la perfección en la vida de los usuarios al aprovechar el contexto y el compromiso para anticipar necesidades, proporcionar información y ofrecer valor sin necesidad de indicaciones explícitas. Ese es el futuro del trabajo.
El futuro de la productividad consiste en converger todo el contexto y el compromiso laboral en un solo lugar, donde la IA opera de forma ambiental. La IA ambiental se integra a la perfección en la vida de los usuarios aprovechando el contexto y el compromiso para anticipar necesidades, proporcionar información y aportar valor sin necesidad de indicaciones explícitas. Ese es el futuro del trabajo.
Cómo es realmente un tablero de junta directiva de IA en ClickUp
Nuestra junta directiva de IA no es un único asistente ni una indicación inteligente. Es una pequeña lista de Superagentes, cada uno con un mandato claro, que operan dentro de ClickUp con acceso al mismo contexto que utiliza nuestro equipo humano.
En el centro de esta configuración se encuentra lo que llamamos un mapa de contexto de triaje para cada cliente.
Cómo el mapa contextual de triaje mantiene todo conectado
En la parte superior, el mapa reúne el contexto de trabajo activo:
- Correos electrónicos y mensajes de clientes recientes
- Notas de reuniones y hilos de chat
- Comentarios sobre tareas en curso
En la parte inferior se encuentra una base de conocimientos más estable:
- Documentación de lo que se ha creado hasta ahora.
- Problemas y solicitudes de validación de GitHub
- Planes de sprints y hojas de ruta anteriores
- Un «archivo de inteligencia» con todo lo que el equipo ha aprendido.
En el centro se encuentra la lista de directores de Super Agents que saben cómo utilizar este contexto.
¿Quién forma parte de la junta directiva de IA?
Nuestro consejo de administración de IA incluye actualmente:
- Director de crecimiento: se encarga de los ingresos, las renovaciones y las decisiones comerciales fundamentales.
- Director de operaciones y soporte de producción: supervisa las cargas de trabajo, la capacidad y los riesgos de producción en todos los espacios de ClickUp.
- Superagente de gestión de proyectos de clientes: vive dentro del contexto del proyecto del cliente y ve todas las listas de control, Sprints y elementos en curso.
- Planificador de sprints para clientes: remodela los sprints para estabilizar el motor ClickUp del cliente durante los cambios.
- Director de Inteligencia: convierte el contexto sin procesar en informes sencillos y legibles para los humanos.
- Director de lecciones de clientes: captura lo que el equipo está aprendiendo para que los acuerdos futuros sean más inteligentes.
Cada director tiene una función específica, entradas definidas y resultados claros, por lo que se comportan como un pequeño equipo ejecutivo dentro de ClickUp, y no como un montón de automatizaciones inconexas.
📮 Información de ClickUp: El 12 % de los participantes en nuestra encuesta afirma que los agentes de IA son difíciles de configurar o conectar a sus herramientas, y otro 13 % afirma que hay demasiados pasos para realizar tareas sencillas con los agentes.
Los datos deben introducirse manualmente, los permisos deben redefinirse y cada flujo de trabajo depende de una cadena de integraciones que puede romperse o desviarse con el tiempo.
¿Buenas noticias? No es necesario «conectar» los Superagentes de ClickUp a sus tareas, documentos, chats o reuniones. Están integrados de forma nativa en su entorno de trabajo y utilizan los mismos objetos, permisos y flujos de trabajo que cualquier otro compañero de trabajo humano.
Dado que las integraciones, los controles de acceso y el contexto se heredan del entorno de trabajo de forma predeterminada, por defecto, los agentes pueden actuar de inmediato en todas las herramientas sin necesidad de realizar conexiones personalizadas. ¡Olvídese de configurar los agentes desde cero!
Cómo gestiona el consejo de administración de IA un cambio de rumbo de alto riesgo para un cliente
Volvamos al correo electrónico del día de Año Nuevo.
Son las 4:59 p. m. Un cliente que parecía «seguro» de renovar te escribe para decirte que va a pausar los servicios y que quiere terminar con todo. El desencadenante es simple: un cliente rechaza lo que esperabas cerrar, pero la situación es compleja.
Tenía tres metas contrapuestas:
- Proteja la relación y respete el contexto empresarial del cliente.
- Evite tomar decisiones precipitadas y emocionales basadas en un solo correo electrónico.
- Proteger mi tiempo en familia durante el fin de semana festivo.
Así que, en lugar de ir directamente a mi bandeja de entrada, dejo que la junta directiva de IA se encargue en primer lugar de la situación que se está desarrollando.
🔑 Conclusión clave: Cuando llega un correo electrónico crucial, la junta se pone en marcha y lo enmarca como una decisión estructurada antes de que yo tenga que mirar fijamente al cursor en blanco.
Fase 1: El director de crecimiento reformula un correo electrónico aterrador como una decisión estructurada.
El primer agente en responder es el director de crecimiento.
Este agente reunió:
- El correo electrónico entrante
- Notas recientes y registros
- El acuerdo firmado y las facturas.
- Cualquier oportunidad o versión de prueba abierta vinculada al cliente.
¿El factor decisivo? En lugar de tratar el mensaje como un ticket de soporte, el director de crecimiento lo reconoció como un momento decisivo para la fidelidad.
Entre bastidores, esto:
- Creé una tarea específica para el acuerdo para el giro, de modo que no quedara sepultada entre el soporte general.
- Etiquetado el trabajo correctamente para que apareciera en mi lista de decisiones pendientes.
- Esbozó un plan en tres fases para responder de forma reflexiva: Decidir qué ofrecer realmente Enviar un correo electrónico claro y profesional sobre el cambio Si el cliente dice que sí, llevar a cabo el cambio de forma limpia
- Decida qué ofrecer realmente.
- Envía un correo electrónico claro y profesional.
- Si el cliente dice que sí, ejecuta el cambio de forma limpia.
- Decida qué ofrecer realmente.
- Envía un correo electrónico claro y profesional.
- Si el cliente dice que sí, ejecuta el cambio de forma limpia.
Al mismo tiempo, el director de inteligencia se unió a la conversación y leyó todo el historial del cliente para explicar lo que realmente estaba pasando:
- Al cliente le encantó el «motor» de ClickUp y el sistema de gestión ágil que se creó.
- Estaban entrando en modo de conservación de efectivo para el nuevo año.
- El problema era el retenedor, no el sistema en sí.
Ese cambio de perspectiva lo cambió todo. En lugar de luchar contra la pausa, la junta propuso una salida profesional acompañada de una migración DIY y una ruta de autogestión. Esto ayudaría al cliente a conservar el motor y las prácticas que le gustaban, al tiempo que reduciría los costes de servicio continuos.
🔑 Conclusión clave: Los directores de crecimiento e inteligencia convierten un correo electrónico impactante en un plan de pivote tranquilo y en tres fases en cuestión de minutos.
Fase 2: Proteger la entrega antes de que se rompa, con operaciones, gestión de proyectos y Sprints.
Una vez que se definió el plan de alto nivel, el resto de la junta intervino para proteger el trabajo en curso.
El director de operaciones y soporte de producción revisó todas las cargas de trabajo activas en ClickUp espacios y preguntó:
- Si dejamos de trabajar con este cliente, ¿qué se rompe?
- ¿Dónde necesitamos proteger la capacidad o ajustar otros sprints?
- ¿Cómo afectaría a nuestra productividad y capacidad si el cliente aceptara la oferta de migración?
Esto puso de manifiesto el efecto dominó, de modo que el equipo no sobrecargaría accidentalmente otros proyectos al intentar «salvar» este.
El Superagente de gestión de proyectos de clientes vive dentro del contexto del propio proyecto del cliente. Entiende:
- Todas las listas de control, sprints y elementos de servicio en curso.
- Dependencias que se cruzan con problemas y solicitudes de validación de GitHub.
- ¿Qué experimentos están activos y cuáles están en espera?
A partir de ahí, se empezó a esbozar un plan de traspaso claro y viable para que el cliente supiera en todo momento qué se completaría, qué se pausaría y en qué estado quedaría su motor ClickUp.
Por último, el Planificador de sprints de clientes reformuló el siguiente sprint para convertirlo en un sprint estabilizador:
- Finalice los trabajos críticos que mantienen la fiabilidad del sistema.
- Aparca los experimentos de menor valor para que la hoja de ruta siga siendo coherente.
- Prepare una hoja de ruta de desarrollo a corto plazo que el cliente pueda seguir durante las próximas semanas sin la agencia.
🔑 Conclusión clave: En lugar de tener que revisar tableros y listas de tareas pendientes, mi junta directiva de IA me proporcionó una vista clara, recopilada por IA, de lo que debía terminar, lo que debía pausar y cómo dejar el sistema en excelentes condiciones.
Fase 3: Diseña una salida profesional y una ruta de migración DIY.
Una vez que el tablero comprendió tanto la decisión como su impacto, pasó a la fase de ejecución.
Juntos, los agentes de planificación de sprints produjeron:
- Una trayectoria de desarrollo a corto plazo: qué trabajos hay que terminar ahora, qué experimentos hay que dejar en suspenso y qué hay que vigilar durante los próximos días.
- Una guía de autogestión: un sencillo manual que guía al cliente a través del proceso de planificación y revisión semanal de sprints por su cuenta.
- Un manual para después de la salida: una descripción clara del sistema que heredan y cómo manejarlo.
En este caso, el cliente era una empresa de software. Eso significa que la calidad de la experiencia de los desarrolladores con el motor ClickUp era muy importante para ellos.
La meta del consejo no era solo «despedir» de forma limpia. Era:
- Conserve las prácticas ágiles desarrolladas durante las últimas doce semanas.
- Asegúrate de que la hoja de ruta se mantenga coherente en lugar de caer en el caos.
- Deje al cliente en una situación mejor que cuando comenzó el compromiso.
🔑 Conclusión clave: Independientemente de si el cliente mantuvo el anticipo, la junta directiva de IA se aseguró de que el sistema, la hoja de ruta y la relación no se vinieran abajo.
Captura las lecciones para que tu tablero de IA sea cada vez más inteligente.
La última pieza del sistema es una de mis favoritas: el Director de lecciones de clientes.
Este director analizó lo que realmente sucedió en esta vacilación de la versión de prueba «segura»:
- ¿Qué señales tempranas indicaban que la renovación podría estar en peligro?
- ¿Qué partes del correo electrónico de pivote y de la oferta DIY tuvieron buena acogida?
- ¿Dónde surgieron los roces para el cliente o el equipo interno?
En colaboración con el director de inteligencia, convirtió esos conocimientos en un patrón reutilizable dentro de ClickUp:
- Señales de advertencia temprana documentadas para futuros juicios y renovaciones.
- Un esquema de referencia para correos electrónicos similares.
- Listas de control y medidas de seguridad que los demás directores pueden consultar la próxima vez.
La próxima vez que un juicio o un compromiso «parezca seguro», la junta puede levantar la mano discretamente y decir:
«Oye, esto se parece mucho a la experiencia de ese otro cliente. Quizás deberíamos preparar una ruta DIY antes de dar por hecho que se renovará».
🔑 Conclusión clave: Cada vacilación se convierte en un momento de aprendizaje para el tablero, por lo que su capa de gestión de IA se vuelve más precisa con cada compromiso.
📮 Información de ClickUp: Nuestra encuesta sobre la madurez de la IA reveló que el 33 % de las personas se resisten a las nuevas herramientas y solo el 19 % adopta y escala la IA rápidamente. Cuando cada nueva capacidad se presenta en forma de otra aplicación, otro inicio de sesión u otro flujo de trabajo que aprender, los equipos se ven afectados por la fatiga de las herramientas casi al instante. ClickUp Brain cierra esta brecha al integrarse directamente en un espacio de trabajo unificado y convergente donde los equipos ya planifican, realizan el seguimiento y se comunican. Aporta múltiples modelos de IA, generación de imágenes, soporte de codificación, búsqueda profunda en la web, resúmenes instantáneos y razonamiento avanzado al lugar exacto donde ya se realiza el trabajo.
«Oye, esto se parece mucho a la experiencia de ese otro cliente. Quizás deberíamos preparar una ruta DIY antes de dar por hecho que se renovará».
🔑 Conclusión clave: Cada vacilación se convierte en un momento de aprendizaje para el tablero, por lo que su capa de gestión de IA se vuelve más precisa con cada compromiso.
📮 Información de ClickUp: Nuestra encuesta sobre la madurez de la IA reveló que el 33 % de las personas se resisten a las nuevas herramientas y solo el 19 % adopta y escala la IA rápidamente. Cuando cada nueva capacidad se presenta en forma de otra aplicación, otro inicio de sesión u otro flujo de trabajo que aprender, los equipos se ven afectados por la fatiga de las herramientas casi al instante. ClickUp Brain cierra esta brecha al integrarse directamente en un espacio de trabajo unificado y convergente donde los equipos ya planifican, realizan un seguimiento y se comunican. Aporta múltiples modelos de IA, generación de imágenes, soporte de codificación, búsqueda profunda en la web, resúmenes instantáneos y razonamiento avanzado al lugar exacto donde ya se realiza el trabajo.
Cómo crear su propia junta directiva de IA en ClickUp
No necesita un equipo enorme para esto. Nuestro enfoque está deliberadamente diseñado para equipos reducidos que trabajan todo el día en ClickUp.
Así es como puede empezar poco a poco y seguir viendo un impacto real:
- Elija un momento de decisión crítico. Para nosotros, fueron las «vacilaciones» sobre la renovación y la versión de prueba. Para usted, podrían ser los cambios de alcance, las incidencias de alto riesgo o las apuestas importantes en materia de productos.
- Diseña tu primer director. Empieza con un director de crecimiento, por ejemplo: Dale una función clara (por ejemplo, decisiones de renovación y expansión). Define sus entradas (correos electrónicos, listas clave de ClickUp, facturas, notas de reuniones). Especifica sus salidas (resúmenes de decisiones, borradores de correos electrónicos, tareas de acuerdos, actualizaciones de manuales).
- Dale un camino claro (por ejemplo, decisiones de renovación y expansión).
- Defina sus entradas (correos electrónicos, listas clave de ClickUp, facturas, notas de reuniones).
- Especifique sus resultados (resúmenes de decisiones, borradores de correos electrónicos, tareas de acuerdos, actualizaciones de manuales).
- Dale un camino claro (por ejemplo, decisiones de renovación y expansión).
- Defina sus entradas (correos electrónicos, listas clave de ClickUp, facturas, notas de reuniones).
- Especifique sus resultados (resúmenes de decisiones, borradores de correos electrónicos, tareas de acuerdos, actualizaciones de manuales).
- Conéctelo a su estructura ClickUp existente. Utilice ClickUp Super Agents y ClickUp Brain (el asistente de IA nativo) para leer los espacios, listas y documentos adecuados, y para escribir tareas estructuradas, comentarios y resúmenes.
- Añada un director de inteligencia. Su trabajo consiste en traducir el contexto sin procesar en narrativas sencillas que pueda verificar en pocos minutos, en lugar de en una hora.
- Realice una prueba en el mundo real. La próxima vez que algo «seguro» comience a tambalearse, deje que la junta directiva tome la primera decisión. Compare su plan con lo que usted habría hecho por su cuenta.
- Convierta el resultado en un patrón. Capture lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que cambiaría, luego actualice las instrucciones y listas de control de sus directores dentro de ClickUp.
🎥 Bonificación: ¿Quieres un plan listo para ClickUp con el que diseñar tu propio director de crecimiento? ¡Echa un vistazo a nuestro plan de directores de superagentes!
💡 Consejo profesional: Cómo empezar a utilizar Super Agents (incluso si eres nuevo en ClickUp)
Empiece abriendo el AI Hub en ClickUp y cree un Super Agent con una sola función. Seleccione «Crear agente desde cero» y describa su rol en lenguaje sencillo (por ejemplo: «Actuar como director de crecimiento y ayudarme a analizar los riesgos de renovación y los cambios de rumbo de los clientes»). No es necesario saber escribir código para crearlo.
Cuando se le haga una indicación, conecte el agente a un espacio o lista donde ya se encuentren esas decisiones. Establezca un desencadenante sencillo, ya sea una ejecución manual o una comprobación programada, y pruébelo en una tarea real. Puede perfeccionar las instrucciones directamente en el perfil del agente sobre la marcha.
Vea este vídeo para obtener un tutorial rápido:
Dote a su empresa de una capa de gestión de IA tranquila antes de la próxima crisis.
Uno de cada dos fundadores afirma sentirse agotado. No porque se preocupen demasiado, sino porque llevan todo el árbol de decisiones en la cabeza.
Un consejo de administración basado en IA muestra un camino diferente:
- El contexto de los chats, documentos, tickets y repositorios se correlaciona en una vista compartida.
- Los Super Agents se activan cuando ocurre algo importante, no solo según un calendario.
- Obtendrá resúmenes de decisiones, Sprints estabilizadores y vías de salida profesionales, antes de tener que sacrificar su fin de semana.
Si está listo para dejar de ser el enrutador de todo y empezar a actuar como el presidente del consejo de administración de su propia empresa, pruebe a crear un director único en su entorno de trabajo de ClickUp. Deje que se encargue de la próxima crisis, aprenda del resultado y, con el tiempo, conviértalo en un consejo de administración completo basado en IA.
¡Tu yo futuro, y tu próxima renovación, te lo agradecerán!
¡Regístrese para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y comience a utilizarlo!
Andrew es el director ejecutivo de Hybrid Helix Consulting y un experto de ClickUp que diseña sistemas de gestión basados en IA para equipos de software ágiles.