Los datos de una nueva encuesta muestran que la mitad de los trabajadores del conocimiento dedican horas a chatear en lugar de realizar su trabajo real.
Chatear se introdujo como un atajo. Una forma más rápida de coordinarse, preguntar, aclarar y decidir.
En cambio, para muchos equipos, se ha convertido en una capa de trabajo invisible que envuelve el trabajo real.
Abre el chat por la mañana para relajarse, echa un vistazo a algunos hilos, responde a las actualizaciones y busca un enlace que le resulte familiar. Para cuando encuentra sus verdaderas prioridades entre los hilos, ha pasado casi una hora.
Nuestra última encuesta revela un patrón difícil de ignorar: gestionar los chats se está convirtiendo cada vez más en un trabajo en sí mismo.
Esto es lo que muestran los datos.
¿Qué es la sobrecarga de chats en el trabajo?
La sobrecarga de chats en el trabajo se refiere al tiempo y al esfuerzo cognitivo que se dedica a gestionar los mensajes del lugar de trabajo en lugar de ejecutar las responsabilidades principales.
💬 ¿Cuánto tiempo dedican los trabajadores a gestionar los chats?
El 75 % de los encuestados afirma que abrir el chat cada mañana les ayuda a entrar en la jornada laboral. Les hace sentir productivos, conectados y en movimiento.
Pero esa sensación de impulso oculta un coste más profundo.
La mitad de los trabajadores del conocimiento afirman dedicar dos o más horas al día a gestionar el chat, simplemente clasificando las conversaciones que les rodean.
El 14 % va más allá. Describen el chatear como una tarea adicional que se suma a su rol real.
🧵 El auge de la «arqueología de los hilos»
Cuando se hacen menciones de tareas en el chat, no siempre se traducen en acciones.
- El 41 % afirma que revisa los hilos para encontrar tareas perdidas.
- El 22 % admite que esas tareas nunca se terminan.
- El 19 % intenta recrearlos más tarde de memoria.
- El 20 % relee regularmente los hilos para localizar el elemento real.
- El 18 % pide a alguien que le reenvíe la información.
Algunos encuestados incluso se pusieron títulos a sí mismos. El 37 % se identificó como «arqueólogos de hilos», mientras que el 23 % se autodenominó «coordinadores del caos».
El humor refleja una realidad seria: el chat es a menudo donde se toman las decisiones, pero no donde se realiza el seguimiento del trabajo. Cuando la responsabilidad queda fuera de la conversación, el contexto se desvanece en el momento en que el hilo avanza.
🔁 El coste de la sobrecarga de chats en la productividad
Casi la mitad de los encuestados afirma que el mayor paso adicional que supone chatear es trasladar manualmente las tareas a otra herramienta.
Otro 20 % dedica tiempo a releer largos hilos simplemente para aclarar qué hay que hacer a continuación.
Cada transferencia es pequeña. Copiar un mensaje → Crear una tarea → Asignar un propietario → Añadir contexto de nuevo.
Pero entre equipos y semanas, esos microtransferencias se acumulan. ¿La mayor desconexión? El chat parece inmediato, pero la ejecución sigue estando en otro lugar. Y esa brecha es precisamente donde se pierde el tiempo.
📖 Más información: Etiqueta del chat en equipo en el trabajo para una colaboración óptima
🔔 Por qué las notificaciones de chat perjudican sus resultados
El 26 % de los trabajadores afirma que chatear les resultaría menos abrumador si las notificaciones se adaptaran a sus prioridades en lugar de inundarlos con un volumen excesivo.
Esto puede parecer un problema de usabilidad. Pero no lo es.
Cuando todos los mensajes se tratan con la misma urgencia, los equipos operan en un estado constante de interrupción. La atención cambia decenas de veces por hora.
Cada notificación obliga a reiniciar el proceso cognitivo. Cada cambio de contexto alarga los cronogramas. Si multiplicamos eso por todos los equipos, todas las semanas y todas las bandas salariales, el coste se acumula rápidamente. Los colaboradores más valiosos dedican su tiempo a reaccionar en lugar de avanzar en trabajos significativos.
Es importante señalar que las personas no piden menos mensajes, solo quieren mejores señales sobre el ruido. Después de todo, la relevancia es una ventaja operativa.
🎤 Chatear es rápido. ¡Pero no nos lleva a ninguna parte!
A simple vista, el chat acelera todo. Los mensajes se transmiten al instante.
Pero los datos cuentan una historia más complicada. Más de uno de cada cinco afirma que las tareas mencionadas en el chat nunca se llevan a cabo.
La velocidad no es un problema. La fricción radica en lo que ocurre después de enviar el mensaje.
Cuando los elementos pendientes quedan ocultos en los hilos, la claridad depende de que alguien recuerde, relea o reconstruya el contexto.
El chat ofrece inmediatez. No ofrece estructura de forma automática. Y sin estructura, la velocidad se convierte en ruido. Así es como una herramienta diseñada para agilizar la colaboración se convierte poco a poco en una segunda capa de trabajo.
📖 Más información: Cómo utilizamos ClickUp Chat para solucionar la proliferación de comunicaciones en nuestro equipo remoto
Reconsiderar cómo encaja el chat en el trabajo
Mientras el chat siga siendo fundamental para la colaboración, debe tratarse como parte del sistema de ejecución, no solo como una capa de comunicación. A continuación, se indican tres cambios prácticos que pueden realizar los equipos.
1. Convierta cada decisión en un resultado rastreable
Si un hilo da lugar a un resultado, no lo deje en el scroll.
Antes de continuar con la conversación, aclare lo siguiente:
- ¿Qué es lo que hay que hacer exactamente?
- ¿Quién es el responsable?
- ¿Cuándo vence?
Si esa información no se puede capturar directamente en el entorno de chat, debe transferirse inmediatamente al sistema donde se realiza el seguimiento del trabajo. Cuanto más se demore, mayor será la probabilidad de que desaparezca.
Una regla sencilla ayuda: no hay decisión sin un propietario, ni propietario sin un plazo.
2. Cierre la brecha entre la discusión y la ejecución
Casi la mitad de los trabajadores afirman que trasladan manualmente las tareas del chat a otra herramienta. Ese paso adicional es donde el contexto comienza a deteriorarse.
Audite su flujo de trabajo:
- ¿Cuántos pasos se necesitan para convertir un mensaje en una tarea?
- ¿Con qué frecuencia se reescriben o resumen manualmente los elementos pendientes?
- ¿Con qué frecuencia cambia la gente de herramienta para hacer un seguimiento?
La meta es reducir esa carrera de relevos. Cuantas menos transferencias se requieran, menor será la sobrecarga cognitiva que soporta el equipo.
3. Diseñe las notificaciones en función de la prioridad, no del volumen.
Si cada mensaje parece urgente, nada tiene realmente prioridad. Establece normas claras:
- ¿Qué requiere una respuesta inmediata?
- ¿Qué puede esperar?
- ¿Qué canales se reservan para las actualizaciones críticas?
Siempre que sea posible, configura los ajustes de notificación en función del rol, la propiedad del proyecto o el nivel de prioridad, en lugar de los ajustes de volumen predeterminados.
El objetivo no es silenciar la colaboración. Más bien, estamos evitando que la atención se fragmente de forma predeterminada. ¡El resultado es un chat conectado!
📖 Más información: Cómo elegir herramientas de colaboración para mejorar la productividad
Cómo ClickUp devuelve el chat al flujo del trabajo
Lo que los datos revelan en última instancia no es un problema de mensajes. Es un problema estructural.
Cuando el chat, las tareas y la documentación funcionan en sistemas separados, los equipos crean una capa de coordinación invisible solo para mantener el trabajo alineado. Las decisiones deben traducirse en tareas. El contexto debe volver a copiarse. La propiedad debe restablecerse. Ese trabajo de traducción es donde se pierden tiempo y claridad.
Esto es lo que se conoce como «expansión laboral »: no se trata simplemente de un exceso de herramientas, sino de una distancia excesiva entre la conversación y la ejecución.
Un entorno de trabajo de IA convergente elimina esa distancia.
En ClickUp, el chat no es una capa superpuesta al trabajo. Es parte del mismo sistema operativo.
💬 Conversaciones que se convierten en trabajo al instante
Con ClickUp Chat, los mensajes no son flujos de texto aislados. Una conversación puede convertirse en una tarea en tiempo real, conservando automáticamente la propiedad, las fechas límite y el contexto.
No es necesario resumir un hilo manualmente ni recrear los detalles en otro lugar. La discusión y el resultado final comparten la misma base dentro de un único entorno de trabajo.
🧠 IA que entiende el contexto
Piense en lo que suele ocurrir en un hilo de proyecto largo. Se toma una decisión a mitad del proceso. Se hace una mención a un plazo de forma casual. Alguien se ofrece voluntario para encargarse de ello. La conversación sigue adelante. Dos días después, nadie está del todo seguro de lo que se acordó, ni de si se formalizó en algún momento.
En lugar de reconstruir manualmente ese hilo, un compañero de equipo puede etiquetar a ClickUp Brain directamente en el chat.
Brain lee toda la conversación en su contexto y elabora un resumen estructurado de lo que se ha decidido. Destaca los compromisos que se dieron por sentados pero que nunca se asignaron y saca a la luz los elementos que deben tomarse y que quizá aún no figuran como tareas. Si es necesario, puede redactar esas tareas inmediatamente, trasladando el historial de la conversación para que no se pierda el contexto en la traducción.
El flujo de trabajo no se limita a resumir. Si alguien necesita una actualización, puede hacer una mención a un superagente directamente en el mismo hilo.
En lugar de pedir a un compañero que le reenvíe un enlace o le proporcione un resumen del estado, el agente recupera la tarea, el documento o el hito relevante del entorno de trabajo y responde en contexto. Dado que el chat, las tareas y los documentos están conectados dentro del mismo sistema, la respuesta se basa en datos del proyecto en tiempo real, en lugar de en conjeturas.
📅 Priorización más inteligente, no más ruido
Las notificaciones se vuelven abrumadoras cuando están desconectadas del trabajo que realmente impulsa los resultados.
En ClickUp, las prioridades no son solo rótulos. A las tareas se les pueden asignar niveles de prioridad, fechas límite, duraciones estimadas y estados. El Calendario de ClickUp refleja esos datos subyacentes de las tareas, lo que le permite tener visibilidad sobre lo urgente, lo que está por venir y lo que ya está programado.
Con la programación basada en IA, las tareas se pueden asignar automáticamente a su calendario en función de la disponibilidad, los plazos y la carga de trabajo. En lugar de arrastrar manualmente cada tarea a un bloque de tiempo, el sistema le ayuda a estructurar su día en función de sus compromisos. Si los plazos cambian o surge un nuevo trabajo de alta prioridad, su calendario se puede ajustar en consecuencia.
Esto es importante porque las actualizaciones de los chats ya no son señales aisladas. Cuando se discute una tarea de alta prioridad en un chat, esta ya está conectada a un bloque de tiempo programado en su calendario. La conversación está vinculada a una tarea, y la tarea está vinculada a su cronograma.
📖 Más información: Cómo utilizar la comunicación asíncrona para mejorar la colaboración en el equipo
La colaboración no debería ser un segundo trabajo.
Los datos son claros en un aspecto: hemos optimizado la velocidad de los mensajes, pero no la continuidad del trabajo.
El chatear estaba destinado a simplificar la coordinación. En cambio, a menudo exige coordinación por sí mismo.
La solución no es reducir el número de conversaciones, sino una mayor integración entre la conversación y la responsabilidad.
Cuando el diálogo, las decisiones y la entrega se producen en el mismo entorno, el chat vuelve a su propósito original: facilitar el trabajo, no convertirse en él. ¿Listo para cerrar esa brecha? ¡Prueba ClickUp Chat!