Solucionar la dispersión del trabajo: el vicepresidente general del equipo de ventas de ClickUp habla sobre la IA y el futuro del trabajo.

Del desierto al escritorio: la dispersión del trabajo es universal

No hace mucho, me encontraba en Arabia Saudí, en una reunión con los líderes del primer fabricante de vehículos eléctricos del país y del fondo soberano más grande del mundo. Estas organizaciones están construyendo cosas a una escala difícil de imaginar: estaciones de esquí de 20 000 millones de dólares, ciudades con forma de cubo del tamaño de doce Empire State Buildings. Es alucinante y estimulante.

Pero lo que más me llamó la atención no fue la magnitud de sus proyectos, sino la magnitud de sus retos. No importa en qué parte del mundo te encuentres, la dispersión laboral es la fuerza silenciosa que frena a los equipos. Tanto si estás construyendo una ciudad futurista como si diriges un equipo de ventas en Estados Unidos, los síntomas son los mismos: demasiadas aplicaciones, procesos y contexto que se pierden entre ellos.

Es increíble ver cómo ClickUp hace su trabajo en una parte del mundo completamente diferente, pero la realidad es que la dispersión laboral está en todas partes.

Identificando el problema: ¿qué es la dispersión del trabajo?

La dispersión del trabajo es la fragmentación de aplicaciones, procesos, contexto y ahora IA en el lugar de trabajo a través de sistemas desconectados, un desafío cada vez más común para los equipos modernos. Es un impuesto oculto sobre la productividad, la innovación y el compromiso. Estimamos que cuesta más de 2,5 billones de dólares a nivel mundial en pérdida de productividad. Pero el costo real es más difícil de medir: la frustración, la fatiga y la sensación de que el trabajo es más difícil de lo que debería ser.

Lo insidioso del desorden en el trabajo es que rara vez se manifiesta abiertamente. La mayoría de la gente no lo llama por su nombre, solo siente los síntomas: retrasos, frustración, caos. Se tarda una eternidad en terminar las cosas. La gente está frustrada. Hay una sensación general de fatiga y retraso. Pero, en el fondo, la causa principal es siempre la misma: herramientas desconectadas, procesos inconsistentes, falta de contexto.

Mi primera batalla contra la dispersión del trabajo: los años de Snowflake

La primera vez que me encontré con la dispersión del trabajo fue en Snowflake.

Nuestro equipo de operaciones de ventas estaba evaluando todo tipo de proyectos: precios localizados, nuevos flujos de trabajo, lo que se te ocurra. Pero cada proyecto se gestionaba en Wrike, mientras que las dependencias se encontraban en Salesforce y el equipo de desarrollo realizaba el seguimiento de su trabajo en Jira. No había sincronización bidireccional. Cada semana, teníamos reuniones para comprobar si las prioridades estaban alineadas. Era insoportable.

Esto provocaba una enorme frustración en todos los equipos, conflictos interpersonales y un calendario repleto de reuniones que no resolvían nada. Todo el mundo tiraba en direcciones diferentes.

Se suponía que la tecnología nos ayudaría a avanzar más rápido, pero en realidad nos ralentizó. Recuerdo lo doloroso que era sentarme en esas reuniones, sabiendo que la falta de integración nos estaba costando no solo tiempo, sino también moral.

La pila del equipo de ventas moderna: cuando cada minuto cuenta

Dirigir un equipo de ventas hoy en día significa vivir en una pesada pila tecnológica: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator... y la lista continúa. Los representantes saltan de una herramienta a otra solo para enviar un único correo electrónico. Y en ventas, el tiempo es, literalmente, dinero. Si se tarda diez minutos en enviar un correo electrónico en lugar de dos, se está perdiendo dinero real.

Cada vez que se introduce una nueva herramienta o función, o alguien quiere comprar o incorporar algo, mi primer instinto es preguntar dónde y cómo podemos hacerlo dentro de nuestros sistemas actuales. No quiero añadir nada más a menos que sea absolutamente necesario.

¿Es posible, y conveniente, que todo esto se gestione desde un único panel? La pregunta más adecuada sería: ¿qué se necesitaría para que eso fuera posible?

¿La verdad? Cada nueva herramienta añade más ruido, más «trabajo fantasma», más puntos ciegos y más complejidad que gestionar. El trabajo ya es complicado: cada equipo tiene procesos que el equipo de ventas debe seguir. Por lo tanto, cuanto más sencillo sea el trabajo, mejor.

El coste oculto de la dispersión del trabajo desde la perspectiva del cliente: síntomas frente a causa raíz.

La mayoría de los clientes no entran diciendo: «Nos estamos ahogando en el trabajo desorganizado». Lo que describen son los síntomas: «El trabajo parece caótico», «Se tarda una eternidad en hacer las cosas», «La gente está frustrada». La raíz del problema es siempre el trabajo desorganizado, pero es difícil de identificar porque tiene muchas caras.

Cuando hablo con ejecutivos, les pregunto: si pudieran retroceder cinco u ocho años, ¿diseñarían sus sistemas de la misma manera? Todos tienen la misma revelación: no, no lo volvería a hacer así.

Se dan cuenta de que un enfoque más reflexivo sobre los silos de información, la transferencia de datos y la colaboración les habría ahorrado años de fricciones. Pero la mayoría de las organizaciones han dejado que sus sistemas se expandan de forma orgánica, con cada equipo eligiendo sus propias herramientas (pizarras, herramientas de gestión de proyectos y más) y con poca o ninguna intervención ejecutiva.

A medida que la IA se convierte en la norma en el lugar de trabajo, la ausencia de un entorno de trabajo unificado y un contexto en tiempo real está empezando a limitar su impacto real. La IA solo es tan buena como el contexto al que puede acceder. Si tus datos están dispersos en 18 herramientas, algo que llamamos «dispersión del contexto», no podrás aprovechar todas las ventajas que ofrece la IA.

Superar la sobrecarga: el poder de una estrella polar

Entonces, ¿cómo se empieza a solucionar la dispersión laboral, especialmente cuando el problema parece abrumador? Para mí, lo importante es tener una estrella polar.

El contexto es la estrella polar.

El poder de la IA solo se aprovecha cuando se dispone de todo el contexto. Pero llegar a ese punto no es fácil, especialmente si se está inmerso en un caos de sistemas. De hecho, como hemos visto en innumerables transformaciones en el mundo real, superar la dispersión del trabajo requiere pasos audaces pero graduales: elegir un flujo de trabajo cada vez, consolidarlo y generar impulso hacia una verdadera convergencia.

He aprendido que hay que ir paso a paso, pero siendo firme y audaz en cada paso.

Tomemos como ejemplo la gestión de proyectos. «Simplemente traslada todo» suena sencillo, hasta que te encuentras con documentos dispersos y planes a medio construir. Tanto si lo haces por fases como si das un giro radical, el verdadero trabajo consiste en trasladar con valentía el contexto y conectarlo al sistema. Los pasos a medias dejan el conocimiento a medias; los pasos audaces proporcionan a la IA una visión completa.

A menudo hago un uso compartido de nuestra historia interna sobre el cambio de Slack a ClickUp Chat. Todo el mundo se resistía. La primera vez fracasamos al intentar cambiar un equipo cada vez. Simplemente no funcionó. Entonces, tan pronto como fuimos audaces y decididos, anunciando sin ambigüedades que en una fecha determinada Slack dejaría de utilizarse y todo el mundo pasaría a ClickUp Chat, ¡lo conseguimos! Slack desapareció, todo el mundo se cambió y fue genial. Ahora, tenemos experiencias mágicas de IA en ClickUp Chat que de otra forma no tendríamos.

Lo entiendo, la inercia del statu quo es fuerte. Pero el futuro del trabajo exige un plan audaz y deliberado. Sin embargo, como líderes, debemos reconocer que es la falta de orientación de arriba hacia abajo lo que ha creado la dispersión del trabajo en primer lugar.

The Matrix: un plan para la transformación de la IA

Hay un marco que utilizo, una especie de matriz para la transformación de la IA. No se trata de perseguir objetos brillantes o añadir más herramientas. Se trata de:

Cuando la IA se superpone a datos fragmentados y aislados, es como pedirle a un chef que cocine un plato con ingredientes repartidos por 18 cocinas diferentes. Pero cuando unificas tu entorno de trabajo y tu contexto, un verdadero entorno de trabajo de IA convergente, la IA puede finalmente cumplir su promesa: revelar información, automatizar tareas y liberar a tu equipo para que se centre en lo que realmente importa. Por eso, resolver la dispersión del trabajo con IA no es solo una cuestión de eficiencia, sino de descubrir formas de trabajar completamente nuevas.

La diferencia de ClickUp: IA que realmente funciona para ti.

Cuando hablo con los equipos sobre la IA, el mayor reto no es el entusiasmo, sino la ejecución. Todo el mundo quiere herramientas más inteligentes. Pero sin acceso al contexto real (en qué está trabajando tu equipo, qué se ha discutido ya, qué hay que hacer a continuación), la mayoría de las IA acaban pareciendo desconectadas y decepcionantes.

Ahí es donde entra en juego ClickUp Brain . Al estar integrado en tu entorno de trabajo, realmente entiende lo que está pasando. Recurre a tus tareas, documentos, chats y metas para ofrecer respuestas basadas en la realidad, no en conjeturas.

Y es flexible. Puedes cambiar entre los principales modelos de IA, como ChatGPT, Claude, Gemini y muchos más, en función de lo que necesites en cada momento. ¿Un borrador rápido? ¿Un resumen inteligente? ¿Un razonamiento más profundo? Tienes opciones, sin salir de tu flujo.

Además, está ClickUp Brain MAX, un compañero de IA para escritorio que va aún más allá. Puedes hablar y él te escucha, literalmente. Con la ayuda de su función Talk to Text, puedes decir lo que piensas y convertirlo en una actualización, una tarea, un documento... lo que necesites. Es sensible al contexto, está siempre activo y se vuelve más inteligente cuanto más lo usas.

No se trata solo de IA por la IA. Se trata de IA que realmente mejora tu trabajo.

La revolución cultural: crear un equipo 10 veces más eficaz

El futuro del trabajo no solo consiste en disponer de mejores herramientas, sino también en adoptar una nueva mentalidad. Creo que el futuro es aquel en el que los seres humanos gestionan a otros seres humanos y los colaboradores individuales gestionan a los agentes. Así es como se multiplica por diez la productividad de la plantilla.

Pero no se puede llegar a eso solo con tecnología. Es una revolución cultural. En ClickUp, dedicamos una hora todos los viernes para que nuestros vendedores desarrollen IA. Es un concepto absurdo: sacar a los vendedores del piso, de las actividades que generan ingresos, para desarrollar IA. Pero es la única manera de empoderar a cada persona para que automatice entre el 30 y el 40 % de su trabajo y libere tiempo para lo que realmente importa.

Se trata de una revolución cultural. Las empresas y los líderes que lo hagan verán cómo sus empresas crecen diez veces más y salen ganando.

La TI por sí sola no puede impulsar esto. Solo los usuarios finales conocen los detalles de su trabajo. Las empresas que triunfen serán aquellas que empoderen a todos sus empleados para que piensen como fundadores, creando sus propios flujos de trabajo y agentes e impulsando la innovación desde la base.

Superar la resistencia: el rol de los compañeros campeones

El cambio es difícil. Volveré al ejemplo del cambio de Slack a ClickUp Chat. Sí, hubo resistencia: la gente quería sus emojis personalizados y su interfaz familiar. Solo cuando hicimos un cambio definitivo en toda la empresa se consolidó. Y gran parte del crédito recae en las personas que encabezaron este cambio de forma entusiasta y abierta.

Hay que encontrar a las personas de la empresa que piensan de forma natural en sistemas y proporcionarles una plataforma que les ayude a impulsar la empresa. Empoderar a los líderes operativos fue clave. Se convirtieron en defensores, ayudando a sus compañeros a adaptarse y prosperar en el nuevo entorno. La gestión del cambio no es solo una directiva de arriba abajo, sino un movimiento que necesita tanto liderazgo como soporte de base.

Resultados reales: de la frustración al flujo de flujo

Desde que se implementaron estos cambios, he sido testigo directo de la transformación. Las reuniones que antes se centraban en la coordinación ahora se centran en la acción. La IA me ofrece información antes incluso de que la solicite. Los representantes dedican menos tiempo a cambiar de una herramienta a otra y más tiempo a vender. La frustración ha dado paso al flujo.

¿Y nuestros clientes? Aquellos que adoptan este enfoque obtienen los mismos resultados. No es fácil, ya que revertir años de dispersión laboral nunca lo es. Pero con una estrella polar clara, un liderazgo audaz y la voluntad de invertir en cultura, es posible.

Y los números lo respaldan. Según un estudio de Forrester Total Economic Impact™, los equipos que utilizan ClickUp obtuvieron un retorno de la inversión del 384 % y ahorraron 92 400 horas en el tercer año.

Conclusión: ahora es el momento de actuar.

La dispersión del trabajo es el mayor problema del trabajo moderno. Pero no es inevitable. Con un entorno de trabajo unificado, sistemas ricos en contexto y flujos de trabajo impulsados por IA, los equipos pueden recuperar tiempo, aumentar la productividad con IA, desbloquear la innovación y crear entornos de trabajo que funcionen para todos.

Recomiendo empezar por reflexionar: ¿Dónde se manifiesta la dispersión del trabajo en tu organización? ¿Qué medida audaz puedes tomar este trimestre para unificar el contexto y empoderar a tu equipo?

El futuro pertenece a quienes resuelven la dispersión laboral: una plataforma, un hub de IA, un cambio cultural a la vez.