Un día en la vida del desorden de trabajo
Son las 9:00 a. m. de un Monday. Abres tu ordenador portátil y enseguida te recibe una avalancha de notificaciones: Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Documentos de Google y otra docena de aplicaciones.
Pasas los primeros 30 minutos simplemente recopilando lo que sucedió la semana pasada. Al mediodía, has utilizado un interruptor entre 15 herramientas diferentes, has perseguido a tres personas para obtener actualizaciones de estado y has copiado manualmente datos de un sistema a otro. Al final del día, te das cuenta de que has pasado más tiempo haciendo malabarismos con flujos de trabajo fragmentados y luchando contra el cambio de contexto que realizando un trabajo significativo.
Esto es la dispersión laboral en las operaciones empresariales. Y no es solo un inconveniente, sino un lastre de billones de dólares para la productividad, la transformación digital y la moral de los empleados. Lo he vivido, lo he combatido y ahora, en ClickUp, ayudo a las organizaciones a superarlo de una vez por todas.
Investigaciones recientes lo respaldan: un estudio de Forrester Total Economic Impact™ reveló que las organizaciones que utilizan ClickUp obtuvieron un retorno de la inversión del 384 % en tres años, lo que supuso un ahorro para los equipos de miles de horas que antes se perdían debido a flujos de trabajo fragmentados y procesos manuales.
Pero estos números no son solo estadísticas, sino que reflejan una realidad que he experimentado de primera mano.
Investigaciones recientes respaldan esta afirmación: un estudio de Forrester Total Economic Impact™ reveló que las organizaciones que utilizan ClickUp obtuvieron un retorno de la inversión del 384 % en tres años, lo que supuso un ahorro para los equipos de miles de horas que antes se perdían debido a flujos de trabajo fragmentados y procesos manuales.
Pero estos números no son solo estadísticas, sino que reflejan una realidad que he experimentado de primera mano.
Los primeros días: la dispersión de trabajo era la norma
Antes de unirme a ClickUp, dirigía un equipo de sistemas empresariales en una gran empresa de salud e inversiones. Teníamos todas las herramientas SaaS imaginables: cuentas, recursos humanos, gestión de inversiones, ingeniería, marketing, lo que se te ocurra. Cada departamento tenía su plataforma marcada como favorita y ninguno se comunicaba con los demás.
¿El resultado? Silos por todas partes.
Veía cómo los equipos de soporte o marketing se acercaban a ingeniería, interrumpiendo el flujo de trabajo de los desarrolladores solo para pedirles información sobre el estado de los proyectos. Intentamos «solucionar» esto implementando Jira en el equipo de marketing. Lo utilizaron para la formación, pero enseguida volvieron a su pizarra. ¿Por qué? Porque la herramienta no se ajustaba a su flujo de trabajo ni a su lenguaje. Era un caso clásico en el que el departamento de TI imponía una solución que no resolvía el problema real sobre el terreno.
Esta experiencia me enseñó dos cosas:
- La fragmentación no solo tiene que ver con las herramientas, sino también con el contexto y la cultura
- Obligar a los equipos a adaptarse a una herramienta (en lugar de al revés) es una receta para generar resistencia y esfuerzo inútil
El momento revelador: descubrir el poder de la convergencia
Cuando vi ClickUp por primera vez, fue como si se me encendiera una bombilla.
Se trataba de una plataforma lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de todos los equipos, pero lo suficientemente unificada como para romper los silos. Por primera vez, podía imaginar un mundo en el que una tarea se desarrollara tanto en marketing como en ingeniería, en el que el contexto no se perdiera en la traducción y en el que los equipos pudieran trabajar en su propio idioma, sin perder de vista el panorama general.
Pero la verdadera magia no estaba solo en las funciones. Estaba en la filosofía: crear un entorno de trabajo que se adapte a las personas, y no al revés. Esa es la única forma de impulsar un cambio real y duradero.
Por qué persiste la dispersión: el lado humano de la fragmentación
Seamos sinceros: los equipos no quieren renunciar al control sobre sus herramientas. Es natural. La selección de herramientas tiene tanto que ver con la identidad y la autonomía como con la función, especialmente en las pilas tecnológicas de la corporación, donde la adopción de software afecta a los flujos de trabajo digitales. Por eso fracasan tantos proyectos de «transformación digital»: ignoran el factor humano.
El ciclo se perpetúa: el departamento de TI intenta estandarizar, las empresas se resisten y se añaden nuevas soluciones puntuales a la pila. ¿El resultado? Más silos, más fricciones y más soluciones manuales.
El reto no hace más que crecer. Según un estudio de 2025 sobre los efectos secundarios de la digitalización, las corporaciones se enfrentan a una «sobrecarga de rols», en la que la carga que supone gestionar flujos de trabajo fragmentados y la proliferación de herramientas perjudica la ejecución y el bienestar de los empleados. A medida que se multiplican las herramientas digitales, también lo hacen las exigencias sobre la atención y la energía de los empleados, lo que hace que los entornos de trabajo unificados y ricos en contexto sean más importantes que nunca.
La única salida es reunirse con los equipos donde están, ayudarles a ver lo que es posible y luego guiarlos, paso a paso, hacia una forma de trabajo más unificada.
no se trata solo de tener demasiadas herramientas, sino de cambiar constantemente de contexto. El empleado medio hace clic en el interruptor entre apps, aplicación y aplicación, 1200 veces al día, lo que le hace perder casi 4 horas a la semana solo para recuperar la concentración. *
La nueva frontera: eliminar la proliferación de la IA y el rol fundamental del contexto
Justo cuando empezábamos a controlar la proliferación de aplicaciones, apareció la IA. De repente, todos los equipos querían su propia herramienta de IA. Pero aquí está el problema: la IA solo es tan buena como su acceso al contexto.
Si tu IA no conoce las últimas actualizaciones del proyecto, las conversaciones con los clientes o las prioridades estratégicas, no es más que otra herramienta aislada, que empeora la proliferación de IA y aumenta la confusión y el esfuerzo manual.
la IA solo es tan buena como el contexto al que tiene acceso. Si tu IA no sabe lo que está pasando en tu empresa, no es más que otro objeto brillante.
la IA solo es tan buena como el contexto al que tiene acceso. Si tu IA no sabe lo que está pasando en tu empresa, no es más que otro objeto brillante.
El verdadero avance se produce cuando la IA se integra profundamente en tu entorno de trabajo, cargando y actualizando automáticamente el contexto en tiempo real. Es entonces cuando pasas a considerar la IA como «un objeto brillante» a considerarla «una verdadera aliada en el trabajo»
Lo que se necesita: los requisitos técnicos y organizativos para la transformación mediante /IA
Pero lograr una verdadera convergencia de IA no consiste solo en incorporar una nueva herramienta. Requiere:
- Arquitectura de datos unificada: todo tu trabajo, comunicación y conocimientos deben estar en una única plataforma accesible
- Feeds de contexto en directo: /IA debe tener acceso a actualizaciones en tiempo real, sin datos obsoletos ni cargas manuales
- Mapeo de procesos: es necesario comprender y documentar los flujos de trabajo para que la IA pueda mejorarlos, en lugar de interrumpirlos
- Cultura preparada para el cambio: los equipos deben estar abiertos a experimentar, aprender y repetir a medida que la IA se convierte en parte del trabajo diario
En ClickUp, hemos invertido mucho en crear una plataforma en la que el contexto siempre está activo y es procesable. Nuestros agentes de IA no solo responden preguntas, sino que también aportan información de forma proactiva, automatizan tareas rutinarias y se adaptan a medida que evoluciona tu empresa.
*a continuación se ofrece un resumen visual de los requisitos previos para una transformación de la IA con intento correcto
Caso práctico: de la dispersión a la convergencia, el antes y el después
Para comprender realmente el coste de la dispersión laboral y el poder de la convergencia, hay que verlo en acción. Así es como un equipo de marketing global pasó de tener flujos de trabajo fragmentados y herramientas dispersas a un entorno de trabajo unificado e impulsado por la IA que agilizó la ejecución y devolvió tiempo a los creadores.
Antes:
Un equipo de marketing global gestionaba campañas con seis herramientas diferentes. Las actualizaciones de los proyectos se perdían en hilos de correo electrónico, los activos creativos se almacenaban en Dropbox y la elaboración de informes era una pesadilla manual. Se probó el uso de herramientas de IA, pero todas ellas requerían la carga manual del contexto y rápidamente dejaron de utilizarse.
Después:
El equipo migró a ClickUp, consolidando proyectos, documentos y comunicaciones. Ahora, los agentes de IA supervisan el progreso de las campañas, generan informes de estado semanales e incluso redactan resúmenes creativos basados en datos de proyectos en tiempo real. Las reuniones de estado son más breves, la elaboración de informes está automatizada y el equipo dedica más tiempo a crear y menos a buscar información.
El impacto de la verdadera convergencia de la IA es espectacular. Las organizaciones que integran la IA en sus flujos de trabajo experimentan un aumento significativo del rendimiento individual de hasta un 40%
Impulsar el cambio: el poder de las victorias incrementales
Uno de los mayores errores que veo es intentar «hervir el océano» con la transformación de la IA. En su lugar, abogo por ganancias incrementales: encontrar flujos de trabajo específicos en los que la IA pueda aportar un valor inmediato y tangible.
Nunca olvidaré un evento de cena secreta en Ciudad de México. Hice una demostración de un agente que puntuaba automáticamente las llamadas de equipo de ventas utilizando una rúbrica personalizada. En un par de horas, había creado una prueba de concepto que sustituía horas de revisión manual. ¿La reacción? Todos se quedaron boquiabiertos. De repente, la IA dejó de ser algo abstracto y pasó a ser algo aplicado. La gente pudo ver cómo cambiaría su trabajo diario.
Estos momentos de revelación son la clave para superar la resistencia. Mostrar, no contar.
Hazlo real, relevante y fácil de adoptar.
Gestión del cambio: marcos para una transformación sostenible
La transformación mediante la IA no es solo un proyecto técnico, sino también cultural. Para tener un intento correcto, se requiere tanto la participación ascendente como el patrocinio descendente.
Nuestro manual de gestión del cambio:
- Mapeo de las partes interesadas: Identifica a los defensores, escépticos e influyentes de todos los equipos
- *plan de comunicación: compartir el «por qué», el «cómo» y el «qué hay para mí» en cada fase
- Programas piloto: Empiece poco a poco, mida el impacto y celebre los éxitos
- Métricas para la adopción: Realice un seguimiento del uso, la satisfacción y los resultados empresariales, no solo de los inicios de sesión
- *feedback continuo: Crea canales para que los equipos compartan lo que funciona y lo que no
Por encima de todo, se trata de ayudar a las personas a verse a sí mismas en el futuro que estás construyendo.
El ingrediente secreto: contexto unificado
El verdadero poder de ClickUp, y el futuro del trabajo, reside en el contexto convergente. Cuando todo tu trabajo, conocimientos y comunicaciones se encuentran en un solo lugar, la IA puede finalmente cumplir su promesa. No es solo teoría: la convergencia de la IA ya está demostrando ser el antídoto contra los flujos de trabajo dispersos, ya que ayuda a los equipos a reducir la carga cognitiva, acelerar la ejecución y liberar la creatividad.
No se trata solo de eficiencia. Se trata de reducir la carga cognitiva , romper los silos y permitir que los equipos se muevan más rápido y de forma más inteligente. Se trata de crear un entorno de trabajo en el que pueda florecer la innovación, porque todos trabajan siguiendo las mismas reglas.
esa es la pieza que falta hoy en día. * En un mundo inundado de herramientas desconectadas y expansión de la IA, ClickUp lo reúne todo en el primer entorno de trabajo de IA convergente del mundo. Se trata de una IA que no solo ayuda, sino que converge.
Esa es la promesa de ClickUp Brain .
ClickUp Brain: IA contextual en acción
A diferencia de los copilotos complementarios, ClickUp Brain es nativo de tu entorno de trabajo. Entiende tus proyectos porque vive dentro de ellos: resume las notas de las reuniones, genera actualizaciones, automatiza tareas y detecta obstáculos sin alterar el contexto. Y cuando la situación lo requiera, puedes cambiar entre los principales modelos de IA (ChatGPT, Claude, Gemini y más) y elegir entre velocidad, matices o profundidad sin salir de tu flujo de trabajo.
Y con ClickUp Brain MAX , obtienes aún más:
Talk to Text , que captura las ideas a medida que las expresas y las convierte en tareas, notas o documentos al instante, sin necesidad de escribir.
Conciencia del contexto, flexibilidad de modelos, conversión de voz a texto y un entorno de trabajo unificado: así es como se convierte la IA de una herramienta complementaria en una palanca para la transformación organizativa mediante IA.
Visualización del recorrido: de la dispersión a la convergencia
Imagina un diagrama sencillo:
- Izquierda: Una maraña de aplicaciones desconectadas, cada una con sus propios datos y flujos de trabajo
- Centro: Un embudo que representa la migración del trabajo, el conocimiento y la comunicación a una plataforma unificada
- Derecha: Un único entorno de trabajo integrado en el que los agentes de IA operan en tiempo real, automatizando, asesorando y acelerando el trabajo
Errores comunes (y cómo evitarlos)
La implementación de nuevas tecnologías no consiste solo en activar una herramienta, sino en cómo se introduce, integra y evalúa. Los líderes suelen tropezar de tres maneras predecibles:
| Escollo | Un enfoque mejor |
|---|---|
| Imponer una nueva herramienta sin el apoyo del equipo | Involucre a los usuarios desde el principio, cree flujos de trabajo de forma conjunta y realice pruebas piloto antes de ampliar la escala |
| Tratar la IA como un complemento en lugar de una capacidad fundamental | Integre la IA en el flujo de trabajo diario y asegúrese de que tenga acceso al contexto en tiempo real |
| Medir el intento correcto por los inicios de sesión, no por los resultados | Realice un seguimiento del impacto en la empresa: ahorro de tiempo, reducción de errores, innovación desbloqueada |
Mirando hacia el futuro: mi visión del futuro del trabajo
Creo que estamos en la cúspide de una nueva era. En los próximos dos o tres años, los agentes de IA se convertirán en miembros integrados de nuestros equipos: siempre activos, conscientes del contexto y en continuo aprendizaje.
Pero aquí está el quid de la cuestión: las organizaciones que saldrán ganando serán aquellas que dominen la convergencia.
Unificarán sus herramientas, flujos de trabajo y conocimientos, creando un terreno fértil para que la IA prospere.
Las mayores oportunidades residen en alcanzar nuevos niveles de creatividad, velocidad y colaboración. El mayor riesgo es caer en la trampa de la «expansión de la IA», añadiendo más herramientas sin resolver la fragmentación subyacente.
📮 ClickUp Insight: El 33 % de las personas sigue creyendo que la multitarea es sinónimo de eficiencia. En realidad, la multitarea solo aumenta el coste del cambio de contexto. Cuando tu cerebro salta entre pestañas, chats y listas de control, la concentración profunda es la que más se resiente.
ClickUp te ayuda a realizar una sola tarea con intención, reuniendo todo lo que necesitas en un solo lugar
¿Estás trabajando en una tarea, pero necesitas consultar algo en Internet? Solo tienes que usar tu voz y pedirle a ClickUp Brain MAX que realice una búsqueda web desde la misma ventana. ¿Quieres chatear con Claude y pulir el borrador en el que estás trabajando? ¡También puedes hacerlo sin salir de tu entorno de trabajo!
Todo lo que necesitas (chatear, documentos, tareas, paneles, múltiples LLM, búsqueda web y mucho más) se encuentra en un único entorno de trabajo de IA convergente, ¡listo para usar!
Consejos para líderes: recomendaciones de paso a paso
Para convertir la estrategia en un cambio real, se requieren acciones cotidianas que generen confianza e impulso. A continuación, se indican algunos pasos prácticos que los líderes pueden seguir para guiar a sus equipos en la adopción:
- Empieza por la empatía. Comprende los verdaderos puntos débiles de tus equipos. No fuerces el cambio, colabora en su creación
- correlaciona tus flujos de trabajo. * Identifica dónde se pierde el contexto y dónde la IA podría aportar valor añadido
- Prueba, mide, repite. Lanza pequeños experimentos, realiza seguimiento de los resultados y perfecciona antes de ampliar
- Invierte en contexto. Asegúrate de que tu IA tenga acceso a datos integrados en tiempo real. De lo contrario, solo estarás añadiendo ruido
- Conviértelo en un esfuerzo de equipo. Combina la experimentación ascendente con el liderazgo y el apoyo descendentes.
- Celebra los logros. Comparte historias de intento correcto para generar impulso y confianza
- Nunca dejes de aprender. El panorama está evolucionando rápidamente. Mantén la curiosidad, sé humilde y sigue iterando
Si pudiera volver atrás y hacer algo diferente, sería invertir aún más pronto en crear una cultura de experimentación y aprendizaje. El futuro pertenece a aquellos que son capaces de adaptarse y ayudar a sus equipos a hacer lo mismo.
Conclusión: el camino a seguir
La dispersión laboral es un problema que cuesta billones de dólares, pero también es la mayor oportunidad de nuestra generación. Al unificar nuestras herramientas, flujos de trabajo y contexto, y al adoptar la IA como un verdadero aliado, podemos crear organizaciones que no solo sean más productivas, sino también más humanas.
El camino no es fácil, pero vale la pena. Y si mi experiencia me ha enseñado algo, es esto: el futuro del trabajo lo construirán aquellos que se atrevan a converger.
Devin Stoker es director de Arquitectura de Soluciones en ClickUp. Conéctese con él en LinkedIn para continuar la conversación.