El compromiso de los empleados suele ser más fácil de decir que de hacer.
De hecho, la investigación de Gartner HR también muestra que el 70 % de los empleados se sienten desmotivados porque se ignora su opinión. Esta falta de conexión (a internet) puede afectar directamente a la productividad, la retención y el intento correcto de la empresa.
La comunicación interna puede marcar una diferencia significativa en este sentido, pero no sin los conocimientos, los datos y la compatibilidad adecuados.
Aquí es donde entra en juego la IA en la comunicación interna. Desde el análisis de los comentarios de los empleados hasta la obtención de valiosos conocimientos basados en datos, las herramientas de comunicación con IA ayudan a los comunicadores internos a crear estrategias de comunicación más atractivas y receptivas.
En este blog, exploraremos casos de uso de IA y cómo está transformando las comunicaciones internas, casos prácticos para resolver las brechas de comunicación y los retos clave que hay que tener en cuenta.
Cómo mejora la IA las comunicaciones internas
Una comunicación interna eficaz consiste en mantener a tu plantilla conectada, informada y comprometida. Pero para conseguirlo, debes ir más allá de las actualizaciones diarias y estar atento a la dinámica interna de tu organización y a las tendencias de comunicación más amplias.
Esto significa comprender el estado de ánimo de los empleados, realizar un seguimiento de las métricas de compromiso y adelantarse a las necesidades de comunicación. Afecta a todo, desde la alineación del liderazgo hasta la colaboración en equipo.
La clave está en recopilar datos, identificar patrones y actuar en función de esa información para crear estrategias de comunicación más inteligentes y eficaces. Al hacerlo, comunicará mejor, aumentará el compromiso y impulsará el intento correcto de su empresa.
Pero, ¿y si las empresas pudieran convertir los comentarios en acciones y hacerlo más rápido?
La inteligencia artificial puede intervenir como el asistente perfecto para ejecutar tareas de forma más inteligente y rápida, garantizando una comunicación clara e impactante. Así es como una IA centrada en las personas puede ayudarle:
- Aprendizaje automático: extrae información significativa de los patrones de comunicación de los empleados, como los niveles de compromiso, las tendencias de los comentarios y el consumo de información
- Modelado predictivo: predice las necesidades de comunicación de los empleados, anticipa posibles retos y prevé el impacto de las iniciativas
- Procesamiento del lenguaje natural (NLP): proporciona compatibilidad instantánea a través de chatbots y asistentes virtuales, respondiendo a las preguntas de los empleados y ofreciendo comunicaciones personalizadas
- Análisis de sentimientos: realiza un seguimiento de los comentarios de los empleados y supervisa los canales de comunicación para evaluar las preocupaciones y ajustar las estrategias en consecuencia
- Análisis de escenarios: simula escenarios de comunicación, como cambios organizativos o crisis, para ayudar a planificar estrategias proactivas
👀 ¿Sabías que.. Los millennials, especialmente los de entre 35 y 44 años, lideran la adopción de la IA en el ámbito laboral. Un significativo 62 % de este grupo demográfico afirma tener conocimientos avanzados de IA. Por el contrario, aunque la generación Z (18-24 años) muestra una familiaridad creciente, solo el 50 % afirma tener un alto nivel de experiencia en IA. Los baby boomers mayores de 65 años presentan la tasa de adopción más baja, con solo un 22 % que afirma tener un dominio significativo de la IA.
Cómo utilizar la IA para las comunicaciones internas
Cuando se les preguntó por qué se sentían desmotivados, un empleado admitió: «En general, carezco de información precisa y completa, y me incomoda tener que buscarla, especialmente cuando no sé a quién preguntar»
Para abordar este reto de comunicación interna y mejorar la experiencia de los empleados, aquí tienes algunos casos prácticos de IA que puedes implementar:
1. Incorporación y formación personalizadas
Más allá de la simple recopilación de recursos, su equipo puede aprovechar la IA para ofrecer una experiencia de aprendizaje más personalizada. La IA puede adaptar los materiales de incorporación y los módulos de formación analizando los perfiles de los nuevos empleados para ajustarlos a sus roles y departamentos.
Esto significa que los nuevos empleados obtienen la información adecuada más rápidamente, lo que les ayuda a adaptarse con rapidez, reducir el tiempo de puesta en marcha y sentirse comprometidos desde el primer día.
📌 Ejemplo: Un empleado puede preguntar a un chatbot: «¿Cómo solicito un día libre?» y recibir instrucciones instantáneas y enlaces a los formularios pertinentes sin necesidad de ponerse en contacto con RR. HH.
2. Noticias y actualizaciones internas automatizadas
Los anuncios de la empresa, las actualizaciones de proyectos y las noticias del sector pueden parecer mundanos. Sin embargo, un feed personalizado para los empleados ayuda a mantener a todos informados sin abrumarlos, lo que garantiza que los empleados se mantengan conectados y comprometidos.
📌 Ejemplo: El equipo de ventas puede utilizar la IA como asistente personal y recibir actualizaciones sobre el lanzamiento de un nuevo producto en un resumen diario automatizado.
3. Análisis del sentimiento de los comentarios de los empleados
Utilice herramientas de IA para analizar encuestas a empleados, formularios de comentarios e incluso publicaciones en plataformas de redes sociales internas para evaluar su opinión. La IA puede detectar temas recurrentes, problemas potenciales e incluso el tono de los comentarios, lo que le ayuda a comprender lo que realmente piensan los empleados.
Se convierte en una herramienta de IA perfecta para RR. HH. Permite intervenciones proactivas y aclara la moral de los empleados antes de que los problemas menores se conviertan en problemas mayores.
📌 Ejemplo: Si la IA detecta un aumento en el sentimiento negativo relacionado con una nueva política de la empresa, RR. HH. puede abordar rápidamente las preocupaciones mediante mensajes personalizados y ajustes en la política.
4. Chatbots internos con IA para soporte instantáneo
Los comunicadores internos pueden utilizar chatbots con IA para responder a las preguntas más frecuentes de los empleados. Estos bots proporcionan soporte instantáneo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que reduce la carga de trabajo de los equipos de soporte y recopila todos los materiales de comunicación en un solo lugar.
Descubrir cómo influir realmente en el compromiso de los empleados es una gran prioridad, ya que tiene un impacto significativo en varios resultados clave de la empresa.
Descubrir cómo influir realmente en el compromiso de los empleados es una gran prioridad, ya que tiene un impacto significativo en varios resultados clave de la empresa.
5. Campañas de comunicación específicas para la gestión del cambio
Un asistente de IA puede segmentar a los empleados por rol, departamento y preferencias de comunicación, lo que garantiza que reciban mensajes específicos durante los cambios organizativos. También puede realizar un seguimiento de las métricas de compromiso para perfeccionar los mensajes y aumentar la eficacia de las campañas.
📌 Ejemplo: Si está implementando un nuevo sistema de gestión del rendimiento, la IA puede realizar análisis de datos para comprender los comentarios anteriores de los empleados e identificar quiénes se resisten al cambio. A continuación, puede enviar mensajes personales para abordar sus preocupaciones y destacar las ventajas del nuevo sistema.
6. Traducción y accesibilidad de contenidos
Las empresas con una cultura inclusiva registran un 83 % más de compromiso por parte de sus empleados. Para lograrlo, utilice herramientas de traducción basadas en IA para traducir mensajes y generar automáticamente subtítulos para vídeos. De este modo, todo el mundo estará informado, independientemente de las barreras lingüísticas o de accesibilidad.
📌 Ejemplo: Una empresa global puede utilizar la IA para traducir automáticamente los mensajes de su manual del empleado a varios idiomas, garantizando que todos los empleados tengan acceso a la misma información. Los subtítulos generados por IA para los vídeos de formación los harán accesibles a los empleados con discapacidad auditiva.
7. Optimización del conocimiento y la búsqueda
Los algoritmos de IA de aprendizaje automático pueden optimizar la base de conocimientos de la empresa, facilitando a los empleados la búsqueda de información. Basándose en las búsquedas de los empleados, también pueden sugerir contenidos relevantes y material de lectura adicional.
Este proceso mejorará el uso compartido del conocimiento y reducirá el tiempo dedicado a buscar información.
📌 Ejemplo: si varios empleados buscan «política de teletrabajo», la IA puede resaltar ese documento y recomendar artículos relacionados con el equilibrio entre la vida laboral y personal y las herramientas de colaboración remota.
8. Análisis y entrega de feedback sobre el rendimiento
Los sistemas de IA pueden analizar grandes volúmenes de evaluaciones de rendimiento. Permiten proporcionar feedback de 360 grados y contribuciones a proyectos para identificar patrones y ofrecer feedback personalizado a los empleados. Este sistema también puede sugerir oportunidades de desarrollo basadas en las fortalezas y debilidades individuales.
Combine todo esto y obtendrá una gestión del rendimiento y un desarrollo de los empleados más basados en datos.
📌 Ejemplo: La IA puede recopilar comentarios de múltiples fuentes y generar un informe resumen que destaque los puntos fuertes de un empleado en la gestión de proyectos y las áreas de mejora en la comunicación.
Uso de software de IA para la comunicación interna
Casi el 60 % de los directivos de alto nivel consideran que adaptar sus estrategias de comunicación corporativa es un reto, mientras que casi la mitad de los líderes empresariales admiten que están desconectados de lo que les importa a sus empleados.
Esta desconexión puede resultar muy costosa, pero el análisis de datos y el análisis de opiniones basados en IA pueden cambiar las cosas mediante el seguimiento de los comentarios de los empleados y las tendencias de compromiso. Con el software de comunicación interna adecuado, las empresas pueden adelantarse a las preocupaciones, perfeccionar las estrategias de comunicación y mejorar la conexión (a internet) en general.
Invierta en una IA conectada que unifica su entorno de trabajo
Para los profesionales de la comunicación interna, los asistentes inteligentes como ClickUp Brain pueden suponer un cambio radical en las tareas repetitivas, mejorando la accesibilidad al conocimiento y aumentando el compromiso.
Es el ingrediente secreto para una estrategia de comunicación en el lugar de trabajo más eficiente y eficaz.
Este sistema de IA conectado es un hub central que se integra a la perfección con las herramientas del lugar de trabajo y las bases de conocimientos. Ofrece funciones como:
1. Respuestas instantáneas basadas en IA para los empleados
En lugar de esperar respuestas de RR. HH. o TI, los empleados pueden utilizar ClickUp Brain para obtener respuestas rápidas sobre las políticas de la empresa, los saldos de vacaciones, el estado de los proyectos y mucho más. Brain se sumerge en tu entorno de trabajo y en los wikis de la empresa almacenados en la plataforma para seleccionar respuestas relevantes, avisos legales e incluso archivos para tus preguntas.
Conclusión: Haz preguntas utilizando la función Preguntar a la IA en cualquier lugar de tu entorno de trabajo. ¡Ya no tendrás que preguntarte qué hacer!
📌 Ejemplo: Un nuevo empleado quiere saber cuál es el formato correcto para enviar su informe final. En lugar de enviar un correo electrónico al jefe del equipo o al director, pregunta a ClickUp Brain y recibe una respuesta inmediata y precisa basada en las directrices de la empresa.
2. Notas de reuniones, resúmenes y elementos de acción automatizados
La mayoría de nuestras reuniones se dispersan en múltiples herramientas: llamadas en Zoom, notas en Documentos de Google o Notion, y seguimiento de tareas en plataformas como ClickUp o Asana. Este cambio constante crea fricciones, se pierden detalles y se genera trabajo adicional solo para mantenerse al día. ClickUp cambia eso al llevar las reuniones directamente a tu flujo de trabajo. Con sus videollamadas y llamadas de audio integradas, no hay necesidad de cambiar de plataforma.
También está el ClickUp AI Notetaker para capturar y resumir los puntos clave de la discusión en tiempo real. Una vez finalizada la reunión, ClickUp Brain puede ayudar a convertir esas notas en tareas viables con solo una indicación, lo que facilita el paso de la conversación a la ejecución. Todo queda en un solo lugar, directamente conectado a tus proyectos y cronogramas.
3. Creación y edición inteligente de contenidos
En lugar de saltar entre asistentes de redacción, correctores gramaticales y herramientas de indicación de IA, tener todo en un solo lugar ahorra tiempo y mantiene el flujo de trabajo fluido. Con herramientas como AI Writer de ClickUp Brain, los equipos pueden escribir mensajes específicos, líneas de asunto, actualizaciones de la empresa o cambios en las políticas utilizando instrucciones sencillas y en lenguaje natural, sin necesidad de dominar indicaciones complejas ni de buscar primero el contexto.
Y como está integrado en tu entorno de trabajo, no es necesario instalar otra extensión solo para revisar la ortografía o pulir tu redacción. La IA integrada facilita que todos los miembros del equipo escriban con claridad y confianza, justo donde se realiza el trabajo.
4. Unifique sus conversaciones, anuncios, llamadas y actualizaciones en un único espacio
¿Sus anuncios y conversaciones internas están dispersos en apps, plataformas y cientos de salas de chat? Esto puede dificultar la búsqueda de información relevante.
En lugar de hacer malabarismos con múltiples apps, los empleados pueden comunicarse, colaborar y gestionar el trabajo en un solo lugar, ClickUp Chat, lo que garantiza que las conversaciones se traduzcan en acciones.
Los agentes de piloto automático con IA de ClickUp Brain trabajan con ClickUp Chat para mejorar la comunicación sin perder el contexto. Por ejemplo, ClickUp Brain escanea largos hilos de chat y genera resúmenes concisos, lo que ayuda a los empleados a ponerse al día rápidamente con los puntos clave.
También puede sugerir respuestas y perfeccionar los mensajes, garantizando claridad y profesionalidad. ¿Lo mejor? Puede convertir las conversaciones de chat en tareas, asignar propietarios y enlazar documentos relacionados, reduciendo los seguimientos manuales.
ClickUp Chat también hace que las tareas cotidianas sean un poco menos complejas a través de:
- Resúmenes instantáneos: resume rápidamente largos hilos de chat para que todos estén en la misma página
- Puntos clave: extraiga automáticamente los puntos o decisiones importantes de las conversaciones
- Genere elementos de acción: convierta los puntos de debate en tareas o seguimientos con un simple clic
- Borradores rápidos: pida a la IA que le ayude a escribir respuestas, actualizaciones o seguimientos directamente en el chat
💡 Consejo profesional: Utiliza la búsqueda conectada de ClickUp para encontrar rápidamente cualquier documento, tarea o conversación en todas tus apps de trabajo conectadas. Simplemente escribe lo que necesitas y ClickUp Brain recuperará los resultados más relevantes, incluso resumiendo la información clave.
5. Integre la mensajería asíncrona en su estrategia de comunicación interna
Los mensajes de vídeo asíncronos son una forma estupenda de comunicar novedades, compartir anuncios o proporcionar comentarios, especialmente cuando se trabaja con equipos repartidos en diferentes zonas horarias. Permiten a todos ponerse al día cuando les conviene, sin perderse ningún contexto importante.
Con ClickUp Clips, la comunicación asíncrona se vuelve aún más potente. La herramienta transcribe automáticamente tus clips de vídeo, haciéndolos buscables por palabras clave o momentos específicos, para que tus compañeros de equipo puedan encontrar rápidamente las partes más importantes.
Los clips también se organizan automáticamente en un hub central, y la IA ayuda a nombrarlos y categorizarlos para facilitar su recuperación. Tanto si estás informando de un error como si estás compartiendo una actualización, solo tienes que grabar un vídeo rápido y la IA generará una tarea a partir de él.
Es una forma inteligente de mantener todo organizado y garantizar que tus mensajes sean fáciles de consultar sin necesidad de reuniones adicionales o largos seguimientos.
💟 Bonus: Potencia tus flujos de trabajo de comunicación interna integrando múltiples LLM (como ChatGPT, Claude o Gemini) directamente en tu entorno de trabajo. Combina esto con herramientas de búsqueda web integradas para intercambiar ideas, investigar y generar contenido, todo sin salir de ClickUp. Ya sea que estés redactando correos electrónicos, analizando datos o esbozando proyectos, cambia entre modelos y resultados de búsqueda en tiempo real para obtener la mejor información de cada herramienta. ✨
Samantha Dengate, directora sénior de proyectos en Diggs, estructuró la comunicación de su empresa con ClickUp:
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico de ida y vuelta conducían a un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las tareas, chatear y colaborar en ellas.
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico de ida y vuelta conducían a un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las tareas, chatear y colaborar dentro de las tareas.
Retos y consideraciones a la hora de implementar la IA en la comunicación interna
La comunicación interna mediante IA parece que va a resolver todos los problemas relacionados con la comunicación en el lugar de trabajo. Sin embargo, también plantea una serie de retos.
Antes de implementar estos procesos, preste atención a estos obstáculos y adapte las soluciones:
1. Privacidad de los datos
Alrededor del 50 % de los empleados estadounidenses están preocupados por la inexactitud, y el 40 % se preocupa por la infracción de la propiedad intelectual al implementar la IA generativa en las comunicaciones internas.
Para resolver este problema, las organizaciones deben:
- Garantiza el cumplimiento de las leyes de protección de datos, como el RGPD o la CCPA, para proteger la información de los empleados
- Implemente cifrado y controles de acceso para evitar violaciones de datos no autorizadas
- Sea transparente con los empleados sobre cómo la IA procesa y almacena sus datos de comunicación
➡️ Lea también: Plantillas gratuitas para planes de comunicación de proyectos: Excel, Word y ClickUp
2. Resistencia a la adopción
Según los informes, el 70 % de los empleados necesita mejorar sus habilidades para utilizar la IA en sus procesos de trabajo. Naturalmente, esta brecha les llena de temores sobre la seguridad de su empleo, dudas sobre la fiabilidad y malestar con la automatización. Para facilitar la transición, las empresas pueden:
- Comunique el rol de la IA como herramienta de soporte, no como sustituto de la interacción humana
- Proporcione formación e incorporación para mostrar a los empleados cómo la IA puede simplificar sus flujos de trabajo (dentro del ecosistema ClickUp, puede utilizar ClickUp University para la formación)
- Recopile opiniones con regularidad para abordar las preocupaciones y perfeccionar las implementaciones de IA
👀 ¿Sabías que... El 78 % de los empleados afirma que la disponibilidad de oportunidades de aprendizaje influye en su decisión de cambiar de trabajo.
3. Integración con herramientas existentes
Una de las principales causas del caos en la comunicación es la dispersión de los canales de comunicación en múltiples herramientas. Para tener toda la información en un solo lugar, elige una plataforma unificada con integraciones completas.
Por ejemplo, las integraciones de ClickUp son compatibles con más de 1000 herramientas para el lugar de trabajo.
Para una transición fluida:
- Aproveche las herramientas de IA con compatibilidad API que se conectan a la perfección con el software existente
- Ejecute programas piloto antes de la implementación a gran escala para comprobar la eficacia de la integración
- Supervise el rendimiento y perfeccione los flujos de trabajo para garantizar que la IA mejora la comunicación, en lugar de complicarla
Tendencias futuras en IA y comunicación interna
A medida que la IA sigue evolucionando, su rol en las comunicaciones internas irá más allá de la automatización. Espere un análisis de sentimientos más inteligente, mensajes hiperpersonalizados e información predictiva, lo que permitirá a las empresas impulsar el compromiso, abordar las preocupaciones y fomentar conexiones (a internet) más sólidas en el lugar de trabajo como nunca antes. He aquí un adelanto del futuro de las comunicaciones internas con IA:
Abordar la sobrecarga de información
Uno de los mayores obstáculos identificados es el gran volumen de mensajes que reciben los empleados. Al menos el 43 % de los comunicadores internos destacaron la sobrecarga de información como uno de los principales retos.
La IA generativa puede ayudar a:
- Filtrar y priorizar contenidos en función de su relevancia y del rol de los empleados
- Creación de resúmenes personalizados de mensajes clave, lo que garantiza que nunca se pierda ninguna actualización importante
Por ejemplo, una IA de análisis de datos puede escanear su bandeja de entrada y el chat interno, y luego crear un informe matutino conciso que destaque los mensajes urgentes, las próximas reuniones y las actualizaciones críticas adaptadas a su rol.
📮 Información de ClickUp: El 88 % de los participantes en nuestra encuesta utilizan la IA para sus tareas, pero más del 50 % evitan usarla en el trabajo. Las tres barreras principales son la falta de una integración fluida, las lagunas de conocimiento y las preocupaciones por la seguridad.
Pero, ¿y si la IA estuviera integrada en tu entorno de trabajo y ya fuera segura? ClickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, lo hace realidad. Entiende las indicaciones en lenguaje sencillo y resuelve las tres preocupaciones relacionadas con la adopción de la IA, al tiempo que conecta tu chat, tus tareas, tus documentos y tus conocimientos en todo el entorno de trabajo. Encuentra respuestas e información con un solo clic
Experimentar con nuevos medios
Según el informe, muchas organizaciones están recurriendo a medios distintos del correo electrónico y la programación de reuniones. Los vídeos cortos, los podcasts interactivos e incluso las experiencias inmersivas de RA/RV están surgiendo como alternativas eficaces.
Este cambio puede adaptarse a diversas preferencias de comunicación y reducir la sobrecarga de información, lo que en última instancia aumenta el compromiso de los empleados.
el 23 % de las personas describen el rol actual de la IA en la comunicación interna como «neutro», mientras que el 48 % admite que las herramientas de IA les han hecho más productivos. En cualquier caso, puedes esperar que la IA:
- Adáptese a las preferencias de comunicación individuales y ofrezca una mayor personalización
- Ajuste las estrategias de comunicación en función de los comentarios inmediatos y el comportamiento de los empleados en tiempo real
- Integra las estrategias de liderazgo para crear comunicaciones ejecutivas transparentes e impactantes
👀 ¿Sabías que... El 58 % de los empleados afirma que su satisfacción en el trabajo ha aumentado y que sus relaciones con sus compañeros han mejorado como resultado de una comunicación eficaz en el lugar de trabajo.
Mejora la experiencia de tus empleados con ClickUp
La comunicación dispersa puede hacer que los empleados se sientan perdidos y desconectados. Por eso es clave contar con una estructura clara: mantiene a los equipos alineados, reduce la sobrecarga de información y aumenta la productividad.
Una plataforma unificada como ClickUp puede cambiar la forma en que se gestionan las comunicaciones. Convierta un chat rápido en una tarea, transcriba automáticamente las grabaciones de pantalla o resuma las actualizaciones clave con IA, todo en un solo lugar.
¿Listo para simplificar las comunicaciones internas? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis!