La mayoría de los fracasos de los proyectos no surgen de la nada, sino que están ahí desde el principio, esperando a ser detectados.
Sin las herramientas adecuadas, es posible que no detecte estas señales de alerta hasta que se conviertan en problemas más graves, lo que provocará costosos contratiempos y frustración en los equipos.
Pero, ¿y si pudiera identificar estos riesgos antes de que se conviertan en problemas? Las plantillas previas le ayudan precisamente a eso, facilitando la evaluación de los riesgos, animando a los miembros del equipo a actuar de forma estratégica y planificando de forma más eficaz desde el principio.
En esta entrada del blog, compartiremos 15 de las mejores plantillas previas que cambiarán tu forma de abordar la planificación de proyectos.
¿Qué son las plantillas previas?
Una plantilla pre-mortem es una herramienta que permite identificar los riesgos potenciales antes de que comience un proyecto. Estas plantillas guían a su equipo a través de la evaluación de los posibles retos, lo que le permite abordarlos en la fase de planificación y evitar los riesgos críticos que a menudo conducen al fracaso de los proyectos.
La idea es sencilla: en lugar de reaccionar ante los riesgos cuando surgen, evalúa de forma proactiva lo que podría salir mal para prevenir los problemas en una fase temprana.
Por ejemplo, al lanzar un nuevo producto, puede utilizar una plantilla pre-mortem para tener en cuenta riesgos como retrasos en la cadena de suministro o estrategias de marketing poco claras. Le guía para crear planes de contingencia, como encontrar proveedores de copia de seguridad o aclarar los objetivos de marketing, antes de que comience el proyecto.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de pre-mortem?
Para que sea realmente eficaz, una plantilla pre-mortem debe guiar a su equipo a través de un proceso que aborde los posibles riesgos del proyecto antes de que se conviertan en problemas reales.
Esto es lo que debe incluir una plantilla pre-mortem sólida:
- Identificación y evaluación de riesgos: una buena plantilla guiará a su equipo a través de la identificación y evaluación de riesgos potenciales, lo que permitirá un enfoque proactivo para gestionarlos.
- Colaboración en equipo: Involucrar a todos durante la evaluación de riesgos garantiza que se tengan en cuenta todas las perspectivas, lo que hace que el proceso sea exhaustivo y completo.
- Estados y campos personalizados: la personalización de estados y campos permite a su equipo realizar el seguimiento de los riesgos de forma adecuada para su proyecto específico, lo que garantiza que no se pasen por alto detalles críticos.
- Vistas personalizadas: al igual que los tableros Kanban o los diagramas de Gantt, las vistas personalizadas ayudan a los equipos a visualizar los riesgos con claridad, lo que facilita el seguimiento y la planificación de las respuestas.
- Planes de contingencia viables: más allá de la simple identificación de riesgos, una buena plantilla de pre-mortem ayuda a su equipo a esbozar los siguientes pasos para mitigarlos, preparándolos para actuar con rapidez si surge algún problema.
🧠 ¿Sabías que más del 70 % de los proyectos fracasan o se enfrentan a retos importantes? Una de las principales razones podría ser la falta de detección de riesgos en las primeras fases. Con la combinación de plantillas previas y software de gestión de riesgos, puedes hacer mucho más que detectar riesgos.
Si bien las plantillas previas ayudan a identificar posibles problemas, un buen software de gestión de riesgos realiza un seguimiento de estos riesgos en tiempo real, lo que le permite ajustarse rápidamente, por ejemplo, reasignando recursos o modificando cronogramas, antes de que los riesgos se agraven.
15 plantillas previas
No se pueden predecir todos los retos, pero sí se puede estar preparado. Estas plantillas previas gratuitas le proporcionan la claridad y la estructura necesarias para tomar decisiones más inteligentes, planificar de forma eficaz y evitar contratiempos costosos.
1. Plantilla pre-mortem de ClickUp
La plantilla pre-mortem de ClickUp ayuda a los equipos a detectar posibles fallos en los proyectos antes de que se conviertan en problemas reales. Está diseñada para simplificar la evaluación de riesgos y garantizar que todos estén alineados y preparados.
La plantilla proporciona una indicación de pensamiento crítico para garantizar una mitigación exitosa de los riesgos y fomenta la resolución creativa de problemas.
Con esta plantilla, podrá:
- Realice el seguimiento del progreso del proyecto utilizando la Vista Lista de tareas.
- Colabora con los miembros del equipo en materia de riesgos utilizando la vista del foro de debate.
- Planifique y estructure sus reuniones previas con la vista del Formulario de reunión previa.
- Supervise y analice las tareas para obtener la máxima productividad.
🌟 Ideal para: equipos que desean adelantarse a posibles problemas, mantener los proyectos por buen camino y mejorar la colaboración, todo ello mientras mantienen un plan de proyecto claro y estructurado de principio a fin.
2. Plantilla de seguimiento de problemas de ClickUp
La plantilla ClickUp Issue Tracker está diseñada para ayudar a los equipos a gestionar y resolver los problemas de los proyectos de forma eficiente. Centraliza todo el seguimiento de problemas, lo que le permite priorizar las incidencias, asignar responsabilidades y mantener todo organizado.
Con esta plantilla, podrás:
- Cree una base de datos centralizada para todos los problemas del proyecto.
- Obtenga más visibilidad sobre el proceso de desarrollo.
- Mejore el control de calidad y ejecute el proyecto sin contratiempos.
- Asegúrate de que todos los miembros del equipo sean conscientes de los problemas de prioridad que hay que abordar.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos y equipos de desarrollo que necesitan una forma organizada y eficiente de realizar el seguimiento, priorizar y resolver problemas, al tiempo que mantienen al equipo alineado y cumplen con los plazos.
3. Plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp
La gestión de riesgos es fundamental para mantener los proyectos en marcha, especialmente cuando hay mucho en juego. La plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp le ayuda a identificar de forma proactiva los riesgos antes de que se agraven. Está diseñada para ofrecer a los equipos una vista clara de los posibles obstáculos, incluidos los riesgos relacionados con los costes del proyecto, la escasez de recursos o los retrasos, para que puedan abordarlos de frente.
Esta plantilla simplifica el proceso de análisis de riesgos, permitiéndole evaluar la probabilidad de que se produzcan, desarrollar estrategias de mitigación y asignar los recursos de forma más eficaz.
Con esta plantilla, podrás:
- Identifique y evalúe los riesgos del proyecto de un vistazo con la vista panorámica.
- Obtenga visibilidad sobre los riesgos del proyecto y aprenda cómo afectan al proyecto.
- Priorice los riesgos del proyecto según su gravedad.
- Cree un plan de gestión de riesgos eficaz para llevar a cabo los proyectos con éxito.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos que buscan una forma completa y organizada de evaluar, realizar el seguimiento y mitigar los riesgos, especialmente los relacionados con el riesgo de costes del proyecto.
Aprende a priorizar las tareas del proyecto 👇
4. Plantilla de matriz de riesgos de valor de ClickUp
Una de las formas más comunes de evaluar si un riesgo merece la pena es analizar el valor del proyecto. La plantilla de matriz de riesgo y valor de ClickUp resulta muy útil en este sentido. Te ayuda a visualizar, evaluar y priorizar las tareas en función de su valor y riesgo.
Esta plantilla proporciona a su equipo la claridad necesaria para centrarse en tareas de alto valor y bajo riesgo, lo que garantiza que sus esfuerzos estén alineados con los objetivos del proyecto.
Con esta plantilla, podrás:
- Evalúa qué tareas deben abordarse primero y cómo deben asignarse los recursos utilizando la vista Lista de alto valor.
- Asigne valores y valoraciones de riesgo a cada tarea.
- Compare y contraste diferentes proyectos y sus riesgos asociados.
- Tome decisiones más informadas para aumentar los ingresos de su empresa.
🌟 Ideal para: equipos que necesitan tomar decisiones informadas que equilibren el riesgo y el valor, y gestores de proyectos que desean centrar sus esfuerzos en tareas de alta prioridad para lograr el máximo impacto.
5. Plantilla de registro de riesgos de ClickUp
La plantilla de registro de riesgos de ClickUp ofrece una forma estructurada de identificar, evaluar y realizar el seguimiento de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Con esta plantilla, puede asegurarse de que se evalúen todos los riesgos potenciales y se implementen las estrategias de mitigación adecuadas para que pueda centrarse en ejecutar su proyecto con confianza.
Esta plantilla ayuda a organizar los riesgos por gravedad, impacto y probabilidad, para que puedas supervisar el progreso, ajustar las estrategias de mitigación y mantener informadas a las partes interesadas.
Con esta plantilla, podrá:
- Calcule el impacto potencial de cada riesgo en su proyecto con la vista Costes de los riesgos.
- Realice un seguimiento de los riesgos y su estado actual con la Vista de lista de riesgos.
- Obtenga información sobre las respuestas a los riesgos utilizando la vista Riesgos por respuesta.
- Comprenda la gravedad de cada riesgo con la Vista de riesgos por nivel.
🌟 Ideal para: Gestores de riesgos y equipos de proyectos que necesitan una forma estructurada y transparente de evaluar y realizar el seguimiento de los riesgos, priorizar los esfuerzos de mitigación y garantizar que los proyectos se mantengan dentro del plazo y del presupuesto previstos.
🧠 ¿Sabías que... El 64 % de los gestores de proyectos gestionan los riesgos, pero muchos siguen teniendo dificultades para controlarlos a lo largo de todo el proyecto.
6. Plantilla de análisis de riesgos y beneficios de ClickUp
La toma de decisiones eficaz consiste en equilibrar el riesgo con la recompensa. La plantilla de análisis de riesgos y beneficios de ClickUp ofrece a su equipo una forma estructurada de evaluar y comparar opciones al correlacionar los posibles riesgos y recompensas.
Podrá visualizar los riesgos y beneficios de cada opción. Esto garantiza que su equipo tome decisiones informadas y objetivas sobre las estrategias de empresa o las prioridades del proyecto.
Con esta plantilla, podrá:
- Cree un proyecto para cada meta de análisis.
- Asigna tareas a los miembros del equipo y establece cronogramas para cada opción.
- Organice las tareas en categorías para realizar el seguimiento del progreso y comparar los riesgos y las recompensas.
- Configura notificaciones para mantenerte al día sobre el estado de cada tarea.
🌟 Ideal para: Propietarios de empresas y ejecutivos que buscan una forma estructurada y basada en datos para evaluar los riesgos y beneficios.
📮 Información de ClickUp: Alrededor del 43 % de los trabajadores envían entre 0 y 10 mensajes al día. Si bien esto sugiere conversaciones más centradas o deliberadas, también podría indicar una falta de colaboración fluida, con discusiones importantes que tienen lugar en otros lugares (como el correo electrónico). Para evitar cambios innecesarios de plataforma y de contexto, necesitas una aplicación que lo tenga todo para el trabajo, como ClickUp, que combina proyectos, conocimientos y chat en un solo lugar, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar de forma más eficiente.
7. Plantilla de pizarra para evaluación de riesgos de ClickUp
La plantilla de pizarra para evaluación de riesgos de ClickUp proporciona una plataforma potente e interactiva para que su equipo evalúe los riesgos y sus repercusiones. Con esta plantilla, su equipo puede hacer una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos y desarrollar planes viables para abordarlos. Esto ofrece una comprensión más clara de las prioridades y garantiza que ningún riesgo pase desapercibido o quede sin abordar.
Con esta plantilla, podrás:
- Identifique y priorice los riesgos y cree un plan de mitigación con la Vista de evaluación de riesgos.
- Realice un seguimiento del progreso de las tareas de gestión de riesgos y asegúrese de que todas las acciones se completen a tiempo.
- Resalte los riesgos que requieren mayor atención.
- Colabora con las partes interesadas clave para mantener a todos informados y ajustar las estrategias según sea necesario.
🌟 Ideal para: Analistas de riesgos y gestores de proyectos que buscan una forma estructurada y visual de realizar el seguimiento y mitigar los riesgos, asegurándose de que los posibles problemas se aborden antes de que perturben el proyecto.
💡Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain para llevar tu gestión de riesgos aún más lejos. Con sus capacidades de IA, puedes generar evaluaciones de riesgos, resumir debates y crear planes integrales de mitigación de riesgos, todo ello dentro de tu entorno de trabajo de ClickUp.
8. Plantilla de pizarra para análisis de riesgos de ClickUp
La plantilla de pizarra para análisis de riesgos de ClickUp ayuda a analizar los riesgos basándose en dos factores: gravedad y probabilidad. De esta forma, puede ver cómo afectan los riesgos a un proyecto desde diferentes ángulos, lo que facilita abordarlos antes de que se agraven.
Al documentar los riesgos, sus repercusiones y los planes para mitigarlos, su equipo podrá abordar cada reto con una mentalidad proactiva.
Con esta plantilla, podrá:
- Cree tareas para cada riesgo y evalúelas en la Vista de análisis de riesgos.
- Determine la probabilidad y la magnitud de un evento de riesgo.
- Visualice el proceso de análisis de riesgos para ideas similares.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos, analistas de riesgos y equipos que buscan un método visual e interactivo para identificar, evaluar y gestionar los riesgos, manteniendo el proyecto en marcha y minimizando las posibles interrupciones.
📖 Más información: Plantillas de informes posteriores a la acción para evaluaciones exhaustivas
9. Plantilla de planificación de sprints SCRUM de ClickUp
Los equipos suelen tener dificultades para gestionar los sprints y mantener el rumbo en los proyectos ágiles. La plantilla de planificación de sprints SCRUM de ClickUp proporciona a su equipo un espacio estructurado para planificar, ejecutar y supervisar cada fase del sprint de principio a fin.
Esta plantilla aporta claridad y enfoque a su proceso SCRUM, ayudándole a desglosar las metas del sprint en tareas viables, realizar el seguimiento del progreso y abordar los problemas a medida que surgen.
Con esta plantilla, podrá:
- Añada tareas al sprint y gestione los envíos con la vista del formulario de envío de tickets.
- Defina los criterios de finalización con la Vista de definición de finalización para garantizar los estándares de calidad.
- Obtenga una visión general de sus metas de sprint y realice el seguimiento de los componentes importantes del proyecto con la vista Epics.
- Organice y supervise los sprints en tiempo real con la Vista de sprints.
🌟 Ideal para: equipos de proyectos ágiles y maestros SCRUM que buscan plantillas scrum completas y fáciles de usar que simplifiquen la planificación de sprints, la gestión de tareas y el seguimiento del progreso.
10. Plantilla de tablero de planificación ágil de sprints de ClickUp
Gestionar sprints ágiles no es tarea fácil, especialmente cuando hay que coordinar múltiples tareas, plazos y miembros del equipo. La plantilla de tablero de planificación de sprints ágiles de ClickUp facilita la organización y el seguimiento de las tareas de los sprints en un formato claro y visual. Proporciona a tu equipo todo lo que necesita para planificar, asignar y supervisar funciones en tiempo real.
Esta plantilla le permite visualizar fácilmente las dependencias entre tareas, establecer plazos y realizar el seguimiento del progreso. Con toda la información en un solo lugar, puede realizar ajustes rápidamente y asegurarse de que sus metas de sprint se cumplan a tiempo y dentro del alcance previsto.
Con esta plantilla, podrás:
- Organice las tareas por prioridad y realice el seguimiento del progreso utilizando la vista de elementos del backlog de sprint.
- Supervise las actualizaciones de las tareas en tiempo real con la Vista del estado del desarrollo.
- Acceda a los recursos necesarios para completar las tareas con la Vista de recursos.
- Establezca plazos realistas para cada tarea utilizando la vista de calendario y supervise los plazos para mantener el sprint por buen camino.
🌟 Ideal para: equipos SCRUM, gestores de proyectos y profesionales ágiles que desean una forma clara y organizada de gestionar las tareas de sprint, visualizar el progreso y garantizar que su equipo trabaje de forma eficaz para alcanzar las metas del sprint.
✨ Dato curioso: el Manifiesto Ágil, firmado en 2001, tiene menos de 500 palabras, pero revolucionó la gestión de proyectos y el desarrollo de software. Esta simplicidad refleja el poder de la planificación ágil de sprints: clara, centrada e impactante.
11. Plantilla de documento de planificación de ClickUp
Un plan bien estructurado es esencial para la ejecución exitosa de un proyecto, pero organizar detalles complejos puede resultar abrumador. La plantilla de documento de planificación de ClickUp simplifica este proceso al proporcionar un marco claro para que los equipos capturen los objetivos, desglosen las tareas y se aseguren de que todos se mantengan alineados con las metas del proyecto.
Esta plantilla organiza las tareas con estados personalizados, fechas límite y prioridades, lo que facilita el seguimiento del progreso y el ajuste de los cronogramas según sea necesario. Con todas sus metas clave, acciones y fechas límite en un solo lugar, su equipo puede mantenerse enfocado, colaborar de manera más eficaz y ejecutar el proyecto sin problemas.
Con esta plantilla, podrás:
- Establezca metas claras para el proyecto y divídalas en tareas manejables.
- Cree un cronograma visual con la vista de diagrama de Gantt para planificar su proyecto.
- Realice un seguimiento del progreso de las tareas utilizando la vista Tablero y realice los ajustes necesarios.
- Celebre reuniones periódicas para debatir las novedades y los cambios del proyecto, incluidas reuniones post mortem para analizar los resultados y mejorar la planificación futura.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos, equipos y partes interesadas que necesitan una herramienta estructurada y fácil de usar para organizar sus documentos de planificación, asignar tareas, realizar el seguimiento del progreso y alinear las metas de todo el equipo.
12. Plantilla de documento del marco de toma de decisiones de ClickUp
La plantilla de documento del marco de toma de decisiones de ClickUp le ayuda a tomar decisiones informadas sobre los proyectos, ya que le permite sopesar los pros y los contras de cada decisión. Puede evaluar objetivamente cada resultado potencial y finalizar los elementos de alta prioridad. La plantilla también facilita que los equipos se alineen con las metas y avancen con confianza.
Con esta plantilla, podrá:
- Reúna toda la información relevante y las aportaciones de las partes interesadas para tomar decisiones informadas.
- Genere y realiza una lista de posibles soluciones para comparar las ventajas y desventajas.
- Evalúa objetivamente las ventajas y desventajas de cada solución con la vista Tabla.
- Asigne tareas para garantizar la implementación de la solución elegida, con cronogramas claros y responsabilidades definidas.
🌟 Ideal para: Líderes empresariales, gestores de proyectos y equipos que necesitan un marco estructurado y eficiente para tomar decisiones críticas sobre proyectos.
📖 Más información: Plantillas de análisis posterior al proyecto
13. Plantilla de gestión de problemas de ClickUp
La plantilla de gestión de incidencias de ClickUp va más allá del simple seguimiento de los problemas del proyecto: anima a los equipos a priorizar estratégicamente, asignar responsabilidades y resolver activamente las incidencias para evitar retrasos en el proyecto y el desperdicio de recursos.
Esta plantilla proporciona un marco completo para abordar los problemas clasificándolos por categorías, estableciendo cronogramas viables y asegurándose de que su equipo sepa exactamente quién se encarga de cada cosa.
Con esta plantilla, podrá:
- Registre y realice el seguimiento de los nuevos problemas con la Vista de registro de problemas.
- Supervise el progreso en tiempo real con la vista de estado de incidencias.
- Asigna propietarios y establece plazos con la vista Gantt.
- Asegúrate de que todos los problemas estén cerrados y documentados adecuadamente una vez resueltos.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos, equipos de soporte y equipos de desarrollo que necesitan una herramienta fluida para identificar, priorizar y resolver problemas rápidamente sin perder de vista las metas generales del proyecto.
14. Plantilla de pre-mortem para proyectos de Miro
Planificar con antelación es esencial para el éxito de un proyecto, y la plantilla pre-mortem para proyectos de Miro facilita ese proceso. Al prever lo que podría salir mal, podrás afrontar los retos de frente y garantizar una ejecución más fluida del proyecto.
Con esta plantilla, podrá:
- Predice el éxito y la tasa de fracaso de los proyectos.
- Alinee a las partes interesadas con las metas y estrategias del proyecto.
- Dirija el proyecto hacia resultados favorables.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos y jefes de equipo que necesitan predecir la tasa de éxito de los proyectos.
15. Plantilla pre-mortem de Figma
La plantilla pre-mortem de Figma ayuda a los equipos a prepararse para posibles contratiempos antes de que comience un proyecto. La plantilla guía a los equipos a través del análisis de los factores de riesgo, el debate de soluciones y la creación de un plan de acción detallado. También fomenta la lluvia de ideas colaborativa al identificar de forma proactiva posibles fallos, problemas críticos y estrategias para abordarlos.
Con esta plantilla, podrás:
- Visualice los posibles obstáculos y tome medidas preventivas para una ejecución más fluida del proyecto.
- Lista de las posibles estrategias para abordar los problemas críticos.
- Cree un plan de acción para la implementación del proyecto.
🌟 Ideal para: Gestores de proyectos que desean visualizar los posibles obstáculos y la gravedad de su impacto.
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