Si alguna vez ha tenido un proyecto con múltiples plazos, sabrá que disponer de una ayuda visual para comprender cómo encajan todas las tareas es muy valioso.
Una herramienta de gestión de proyectos para demostrarlo es el diagrama de Gantt. En esta publicación, le mostraremos cómo crear un diagrama de Gantt en PowerPoint, aunque señalamos que PowerPoint puede no ser la mejor herramienta para este fin, ya que otras plataformas de diagramas de Gantt lo hacen mucho mejor.
Independientemente de la herramienta que utilice, los gráficos de Gantt son un método excelente para representar visualmente el estado de su proyecto.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
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Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que muestra el progreso de un proyecto a lo largo del tiempo. Se pueden utilizar para proyectos de cualquier tamaño y alcance, desde pequeñas tareas hasta proyectos a gran escala. Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para planificar y realizar el seguimiento de sus proyectos de forma más eficaz. También pueden ayudar a comunicarse con otras personas involucradas en el proyecto, como los miembros del equipo y los clientes.
Algunos gestores de proyectos crean gráficos de Gantt en PowerPoint. Si está pensando en hacerlo, ¡siga leyendo para descubrir cómo!
Cómo crear un diagrama de Gantt en PowerPoint en 6 pasos
En primer lugar, deberá introducir sus datos en Excel. Una vez que tenga sus datos en Excel, impórtelos a PowerPoint. Haga clic en la pestaña Insertar y seleccione «Gráfico» en el menú desplegable. A continuación, verá las opciones para los gráficos.
Seleccione el gráfico de barras apiladas como el tipo de gráfico que desee y haga clic en Aceptar para confirmar.
A continuación, haga clic en Color del borde en la esquina inferior izquierda de la misma ventana en la que acaba de realizar la edición de los colores utilizados en los bordes alrededor de cada figura rectangular creada anteriormente; resalte la opción de color del borde con el cursor (se volverá azul una vez resaltada) y, a continuación, haga clic en el botón «Más opciones» situado junto al cuadro de lista desplegable «Estilo de borde», que contiene cuatro tipos diferentes: Línea discontinua (predeterminada), Línea punteada (predeterminada), Doble borde (sin efecto) y Ninguno (sin borde).
Para cambiar el grosor de las líneas entre celdas individuales dentro de áreas más grandes, como columnas o filas con muchos cuadros pequeños colocados dentro de líneas que se cruzan y forman un patrón de cuadrícula general, asegúrese de que no haya líneas que se crucen en selección antes de elegir otro estilo de línea, como el estilo discontinuo, para que las líneas no se superpongan al intentar cambiar su nivel de grosor a través de las opciones de la barra de propiedades.
Ahora que ya ha creado su gráfico, estos son los pasos que debe seguir para completarlo.
Paso 1: Elija su plantilla de diagrama de Gantt
Debe decidir qué plantilla de diagrama de Gantt desea utilizar. Existen numerosas variedades de plantillas de diagramas de Gantt: puede elegir una que haya sido diseñada específicamente para una aplicación de gestión de proyectos o crear la suya propia desde cero. Sea cual sea la opción que seleccione, la plantilla debe tener la cantidad adecuada de detalles e información en cada barra para que todos los que vean el gráfico comprendan lo que está sucediendo.
Una vez que haya elegido la plantilla de su diagrama de Gantt, personalícela si es necesario. Por ejemplo, si faltan tareas o hitos en su plan de proyecto, añádalos a las celdas vacías utilizando las herramientas de dibujo de PowerPoint. También puede cambiar el color de la fuente de ciertos elementos para facilitar la vista de la presentación de diapositivas en diferentes pantallas.
Paso 2: Personalice su plantilla de diagrama de Gantt
La plantilla del diagrama de Gantt le permite acceder a numerosas opciones de formato, incluyendo fuentes y colores. También puede utilizar la función Guía inteligente para alinear rápidamente los elementos de su diagrama de Gantt. Además, hay muchas herramientas para personalizar su plantilla.
La pestaña Formato le permite cambiar los estilos de fuente, los colores, la alineación y los bordes de los cuadros de texto o los rellenos/contornos de las figuras. La pestaña Insertar cuenta con una amplia galería de elementos que puede utilizar en su proyecto, incluyendo imágenes y figuras como flechas y Calendarios.
Por último, hay una herramienta de cuadro de texto integrada si desea añadir texto sin utilizar las fuentes predeterminadas de PowerPoint.
Paso 3: Añada hitos a su diagrama de Gantt
Los hitos son un componente fundamental de su diagrama de Gantt, ya que le permiten supervisar su progreso. Puede añadir hitos de dos maneras:
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la barra o barra de tareas, seleccione Insertar tarea y, a continuación, elija «Hito». Esto creará una nueva tarea con un nombre predeterminado como «Tarea 2 Hito» o «Proyecto Hito», dependiendo de cómo desee nombrarla. Si desea algo diferente, cámbielo en Proyecto > Ajustes > pestaña General y haga clic en Aceptar.
- Para añadir información adicional sobre la barra de hitos, por ejemplo, elementos como cuándo, dónde y por qué se está realizando el trabajo, haz clic en ella (se resaltará), escribe sobre cualquier texto existente y haz clic fuera una vez que la edición esté terminada; PowerPoint se guarda automáticamente, así que no te preocupes por perder nada.
Paso 4: Añada barras a su diagrama de Gantt
Para añadir barras a su diagrama de Gantt, haga clic en la pestaña Barras de la cinta de opciones. Verá dos tipos de barras: Tarea (o Inicio) y Duración (o Fin). Haga clic en una de estas opciones y verá una lista desplegable con todos los estilos de barra disponibles para este tipo de barra.
Esta lista incluye estilos predefinidos y personalizados que puede crear utilizando las herramientas artísticas de PowerPoint. Si desea cambiar el color, el grosor o el estilo de una barra existente, haga clic dentro de su figura y seleccione Formato de figura en el menú contextual.
Allí podrá realizar cambios en el cuadro de diálogo Formato de figura que aparece en la pantalla.
Paso 5: Añada rótulos a su diagrama de Gantt
Los rótulos de su diagrama de Gantt deben ser breves y descriptivos. También deben tener la misma fuente que el texto, el mismo color y el mismo tamaño. Esto ayudará a garantizar que la información sea fácil de leer y comprender de un vistazo.
Paso 6: Completa tu diagrama de Gantt con gráficos.
Es hora de completar su diagrama de Gantt con algunos gráficos. Pruebe a utilizar imágenes de personas para representar tareas, equipos para recursos, suministros para hitos y animales para tareas retrasadas.
Esto lo hace más atractivo visualmente y le ayuda a transmitir mejor el proyecto. Recuerde que, por encima de todo, el diagrama de Gantt es una herramienta de comunicación. Lo ideal es que comunique aspectos integrales de su proyecto de una manera fácil de entender.
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Cómo realizar la edición de su diagrama de Gantt en PowerPoint
Para realizar la edición de su diagrama de Gantt en PowerPoint, siga estos pasos:
- Haga clic en la pestaña «Formato» y seleccione «Herramientas gráficas».
- Seleccione la flecha desplegable junto a «Diseños gráficos» y, a continuación, haga clic en «Insertar gráfico en blanco».
- Haga clic en el botón «Formato del eje» (el que tiene una línea horizontal) y elija un tipo de eje en el menú que aparece (por ejemplo, lineal o logarítmico). A continuación, haga clic en cada una de sus tareas para cambiar sus colores de modo que coincidan con los de otras hojas de cálculo o presentaciones (es decir, haga esto si tiene varias versiones del mismo proyecto).
Ahora que ya conoce los pasos para crear un diagrama de Gantt con PowerPoint, aquí tiene algunos consejos que puede utilizar para mejorar su gráfico.
Consejo 1: Utilice con frecuencia la pestaña Formato.
Para cambiar la fuente, el tamaño, el color y el estilo de línea del texto:
- Vaya a la pestaña Inicio.
- Seleccione la opción Formato en el grupo Diseño, situado en la parte derecha de la pantalla.
- Seleccione una fuente de esta lista de opciones que aparece en su pantalla.
- Elija qué hacer con su texto seleccionando cualquiera de estas opciones: Estilo de fuente, Tamaño de fuente, Color de fuente y Efectos de texto (por ejemplo, Negrita).
- Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.
Aunque estos consejos le ayudarán con el uso básico, PowerPoint sigue teniendo algunos límites en comparación con otras herramientas. Si necesita una solución gráfica de diagrama de Gantt más potente, pruebe ClickUp.
Consejo 2: Utilice las guías inteligentes para realizar la edición más rápidamente.
Las guías inteligentes están disponibles en la pestaña Ver y se pueden activar o desactivar. Son muy útiles para alinear rótulos con tareas y barras. Mantener su diagrama de Gantt organizado ayuda a su público a comprenderlo mejor, y ahí es donde las guías inteligentes resultan útiles.
Las guías inteligentes son útiles porque, tan pronto como empiece a arrastrar esa tarea con el cursor del ratón, se colocará en el lugar correcto según sea necesario hasta que las cambie manualmente.
Consejo 3: Utilice una imagen para su barra de tareas (opcional)
Puede añadir una imagen a la barra de tareas que proporcione un contexto visual adicional a su diagrama de Gantt. La imagen debe ser relevante para el proyecto y utilizar un color contrastante que resalte sobre el fondo para que siempre sea fácil de ver.
Ahora que ya hemos visto cómo crear un diagrama de Gantt y hemos dado algunos consejos para mejorarlo, abordemos uno de los componentes más importantes de la creación de un diagrama de Gantt en PowerPoint: la importación de datos.
Cómo importar datos a plantillas de diagramas de Gantt de PowerPoint
Una vez que haya creado su diagrama de Gantt en PowerPoint, deberá importar datos al mismo. Para ello, puede utilizar la opción Pegar. Esto le permitirá pegar los datos en las celdas de su diagrama de Gantt. También puede copiar datos de otra fuente directamente a su diagrama de Gantt o utilizar una función de importación si no hay otra opción disponible.
Por último, si ninguno de estos métodos funciona para lo que está intentando hacer con su diagrama de Gantt, pruebe a utilizar la función Importar como.
Opción 1: Utilice el conector de Microsoft Excel para PowerPoint.
Si desea extraer datos a PowerPoint, puede hacerlo de dos maneras: utilice el conector de Excel para PowerPoint, un complemento gratuito para PowerPoint, o exporte datos desde Project e impórtelos a PowerPoint. El conector de Excel facilita la extracción de datos, ya que le permite conectarse directamente con Excel, sin necesidad de exportarlos primero desde Project.
Opción 2: Copiar y pegar un diagrama de Gantt
La primera opción es copiar y pegar una sola fila o columna cada vez. Para ello, seleccione las filas, las columnas o ambas y seleccione Copiar en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. A continuación, seleccione su presentación y péguela en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Ahora tendrá un conjunto de datos duplicado en su archivo de PowerPoint.
Si necesita hacer esto para varias filas o columnas, puede que le resulte más fácil utilizar Excel o Word (o incluso Hojas de cálculo de Google de los Documentos de Google ) como paso intermedio. En primer lugar, seleccione todas las filas o columnas que desee en Excel y, a continuación, seleccione Archivo > Guardar como... Introduzca un nombre para su nuevo archivo (puede mantener .xlsx) y haga clic en Guardar.
Opción 3: Extraiga columnas de su hoja de cálculo y peguelas una por una.
Una vez que tenga todos los datos en una hoja de cálculo, puede utilizar la herramienta «Seleccionar datos» para seleccionar una sola columna. A continuación, puede copiar esta columna en PowerPoint.
Tendrá que repetir este proceso para cada fila de su archivo, una por una.
Opción 4: Convertir una hoja de Excel en imágenes e insertarlas en una presentación de PowerPoint
Si su gráfico de Gantt ya está creado en Excel, puede seguir los siguientes pasos para convertirlo en imágenes individuales e insertarlas en PowerPoint.
- Guarde la hoja de Excel como un archivo de imagen (Microsoft Office > Guardar como > Examinar).
- Seleccione la pestaña Insertar > opción Imagen en la barra de cinta situada en la parte superior de la ventana > En el botón Archivo > Busque el primer archivo de imagen que desea insertar en su presentación de PowerPoint. Abra PowerPoint, cree una presentación en blanco y añada una diapositiva.
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Si todo esto le parece complicado, tiene razón. Aunque sepa cómo crear un diagrama de Gantt en PowerPoint, no es un software intuitivo para gestionar las necesidades continuas de un proyecto. Si desea algo más potente y flexible, una alternativa mejor es ClickUp.
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