Los proyectos exitosos se basan en relaciones sólidas con las partes interesadas, lo que convierte la participación de estas en un componente fundamental de cualquier estrategia.
Las investigaciones de Alex Chernyi y Juha Outila demuestran que las organizaciones que dan prioridad a las partes interesadas suelen obtener mejores resultados financieros a lo largo del tiempo.
Fomentar una comunicación clara y eficiente entre los miembros del equipo es más importante que nunca para mantener a las partes interesadas alineadas, informadas y satisfechas.
Sin embargo, elaborar un plan eficaz de participación de las partes interesadas puede resultar abrumador, especialmente cuando se gestionan múltiples prioridades. Por eso, disponer de plantillas listas para usar puede ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en su enfoque.
Echa un vistazo a estas 10 plantillas gratuitas de planes de participación de las partes interesadas para reforzar tu estrategia y mejorar la colaboración.
¿Qué son las plantillas de planes de participación de las partes interesadas?
Las plantillas de planes de participación de las partes interesadas son herramientas diseñadas para simplificar la gestión y la comunicación con las partes interesadas a lo largo de una fase del proyecto o una iniciativa organizativa.
Cubren todos los elementos críticos de la gestión de las partes interesadas, incluyendo:
- Identificación de las partes interesadas clave
- Comprender sus necesidades y expectativas
- Desarrollo de métodos de comunicación con las partes interesadas
- Creación de una estrategia de participación clara
Una plantilla bien estructurada describe cómo mantener una comunicación eficaz con las partes interesadas, detallando la frecuencia de comunicación, los canales preferidos y el tipo de información que se va a compartir.
👀¿Sabías que...? Las investigaciones demuestran que la participación de las partes interesadas puede generar una tasa de satisfacción media del 80 % entre las partes interesadas del proyecto.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de plan de participación de las partes interesadas?
Una plantilla sólida para el plan de participación de las partes interesadas es esencial para una colaboración eficaz y una ejecución fluida del proyecto.
Debe buscar las siguientes funciones:
- Análisis exhaustivo de las partes interesadas: incluye herramientas para identificar y clasificar a las partes interesadas del proyecto en función de su influencia e interés.
- Mapeo de partes interesadas: ofrece marcos visuales para mapear relaciones y realizar análisis de partes interesadas.
- Enfoque de participación claro: proporciona directrices para adaptar las interacciones, garantizando la alineación con las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- Plan de comunicación detallado: describe los métodos, la frecuencia y los canales para una comunicación coherente y transparente.
- Proceso definido de gestión de las partes interesadas: garantiza un enfoque estructurado para abordar las preocupaciones y fomentar la cooperación a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Céntrese en los miembros del consejo de administración: incluye estrategias para involucrar e informar de manera eficaz a los responsables clave de la toma de decisiones.
- Flexibilidad y personalización: permite adaptarse a los requisitos específicos del proyecto y a la dinámica de las partes interesadas mediante la integración con herramientas de liderazgo.
🧠 Dato curioso: La gestión de las partes interesadas se remonta a la década de 1980 y tiene sus raíces en la ética de la empresa y la teoría organizativa. Los primeros en adoptarla no disponían de herramientas sofisticadas, ¡solo una pizarra y mucha paciencia!
Lea también: El mejor software de gestión de partes interesadas
10 plantillas gratuitas para planes de participación de las partes interesadas
Estas 10 plantillas gratuitas de planes de participación de las partes interesadas proporcionan un enfoque estructurado para el análisis, la identificación y la planificación de la comunicación con las partes interesadas, con el fin de simplificar este proceso fundamental.
Lo que hace que estas plantillas sean aún más potentes es su integración con ClickUp, la aplicación integral para el trabajo que combina la gestión de proyectos, los documentos y la comunicación del equipo, todo en una sola plataforma, acelerada por la automatización y la búsqueda con IA de última generación.
Philip Storry, usuario de ClickUp y administrador sénior de sistemas en SYZYGY, afirma:
Antes de utilizar ClickUp, los diferentes equipos utilizaban diversas herramientas, lo que dificultaba la coordinación y obligaba al personal que se trasladaba a otro equipo a aprender nuevos productos y nuevos flujos de trabajo. ClickUp nos ha resuelto estos problemas y nos ha ayudado a romper los silos operativos, facilitando el trabajo entre equipos. Nuestras partes interesadas, ya sean clientes o directivos, ahora pueden realizar el seguimiento del progreso del trabajo de forma rápida y sencilla sin coste adicional.
Antes de utilizar ClickUp, los diferentes equipos utilizaban diversas herramientas, lo que dificultaba la coordinación y obligaba al personal que se trasladaba a otro equipo a aprender nuevos productos y nuevos flujos de trabajo. ClickUp nos ha resuelto estos problemas y nos ha ayudado a romper los silos operativos, facilitando el trabajo entre equipos. Nuestras partes interesadas, ya sean clientes o directivos, ahora pueden realizar el seguimiento del progreso del trabajo de forma rápida y sencilla, sin coste adicional.
Veamos las plantillas:
1. Plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp
Los proyectos pueden descarrilarse rápidamente si no se comprende claramente la dinámica de las partes interesadas, debido a la falta de comunicación y a las expectativas no cumplidas.
La plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp simplifica la gestión de las partes interesadas y garantiza el éxito del proyecto. Ayuda a los equipos a evaluar el poder, la influencia y el interés de las partes interesadas, allanando el camino para una comunicación y colaboración eficaces.
Estas son algunas de las funciones clave de la plantilla:
- Partes interesadas por vista: analice el poder y la influencia de cada parte interesada sobre el proyecto para establecer mejor las prioridades.
- Partes interesadas por vista: evalúe el nivel de acción que las partes interesadas internas pueden llevar a cabo para apoyar o influir en su proyecto.
- Partes interesadas por nivel de apoyo: identifique a las partes interesadas con mayor interés que probablemente proporcionen más apoyo.
- Perspectiva de las partes interesadas: obtenga una panorámica completa de todas las partes interesadas, incluidas sus roles y sus nombres, para mayor claridad.
- Gestión de proyectos: organice las tareas con los estados «Abierto» y «Completada» para realizar el seguimiento del progreso.
- Guía de inicio: siga las instrucciones paso a paso para una configuración perfecta.
Ideal para: equipos de proyecto que desean mantenerse en sintonía a la hora de identificar a las partes interesadas y evaluar sus necesidades.
💡Consejo profesional: utilice el mapeo de las partes interesadas para comprender su nivel de interés e influencia, y luego personalice su enfoque de comunicación. Por ejemplo, las partes interesadas con un alto nivel de interés e influencia pueden necesitar actualizaciones periódicas e informes detallados, mientras que otras solo requieren resúmenes periódicos.
2. Plantilla de actas de reuniones de accionistas de ClickUp
Las actas de las reuniones de accionistas son fundamentales para cualquier empresa. Mantienen a todos informados sobre lo que se ha decidido y garantizan que no se olvide nada.
La plantilla de actas de reuniones de accionistas de ClickUp es ideal para documentar las reuniones de accionistas de forma precisa y eficiente.
Esta plantilla garantiza la claridad, la alineación y la responsabilidad, aspectos esenciales para cualquier plan de participación de las partes interesadas de una empresa.
Así es como esta plantilla puede ayudarle:
- Creación de proyectos: configure un proyecto específico para cada reunión de accionistas para mantener todo organizado.
- Colaboración con las partes interesadas: invite a las partes interesadas, coordine los calendarios y utilice la plantilla para colaborar en la recopilación de debates clave.
- Documentación de reuniones: registre todos los puntos clave, decisiones e ideas en un formato fácilmente accesible.
- Seguimiento de acciones: organice las actas de las reuniones para destacar el progreso, las decisiones y las tareas pendientes para su seguimiento.
- Actualizaciones en tiempo real: configure notificaciones para mantenerse informado sobre el progreso y los resultados de las reuniones.
Ideal para: secretarios de empresa que desean registrar decisiones y documentar resoluciones.
3. Plantilla de informe de progreso del proyecto de ClickUp
La plantilla de informe de progreso del proyecto de ClickUp está diseñada para informar a los equipos y otras partes interesadas sobre las actualizaciones del proyecto, los hitos y los próximos pasos.
Esta plantilla aporta transparencia y alineación con las expectativas de las partes interesadas, al tiempo que ayuda a los equipos a gestionar los proyectos de forma eficiente.
Estas son algunas de las funciones clave de la plantilla:
- Estados personalizados: realice un seguimiento del progreso en cada paso con estados de tareas personalizados, lo que facilita la supervisión de las actualizaciones.
- Campos personalizados: añada atributos a las tareas para ayudar a organizar y clasificar a las partes interesadas en función de sus roles o su participación en el proyecto.
- Vistas personalizadas: utilice múltiples vistas, como Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario, para presentar las actualizaciones del proyecto de forma clara y atraer a las partes interesadas con datos visuales.
- Herramientas de gestión de proyectos: optimice los flujos de trabajo con etiquetas, subtareas anidadas, etiquetas de prioridad y la posibilidad de asignar múltiples miembros del equipo.
Ideal para: gestores de proyectos que desean realizar el seguimiento de los hitos del proyecto y preparar informes de progreso.
👀 ¿Sabías que...? Una investigación realizada por el Instituto Drucker, el Wall Street Journal y S&P Global reveló que centrarse en la satisfacción del cliente aumentaba los beneficios y beneficiaba a todos los involucrados, desde los empleados hasta los accionistas. Curiosamente, aunque invertir en las comunidades locales es esencial, tuvo el impacto más pequeño y lento en nuestro éxito general.
4. Plantilla de informe mensual sobre el estado del proyecto de ClickUp
Es fundamental mantener a todos informados sobre el progreso de un proyecto. Los informes de estado mensuales son una excelente manera de hacerlo. Pero seamos sinceros: elaborar un informe que sea fácil de leer puede ser realmente complicado.
La plantilla de informe mensual sobre el estado del proyecto de ClickUp ayuda a los gestores de proyectos a realizar el seguimiento del progreso, gestionar los recursos y mantener informadas a las partes interesadas. Facilita la elaboración de informes al consolidar los datos críticos en una plataforma fácil de usar.
Esto es lo que puede hacer con esta plantilla:
- Realice un seguimiento de los proyectos en sus distintas fases, desde los pendientes hasta los completados, garantizando actualizaciones precisas.
- Incluye métricas clave como tareas completadas, tareas pendientes, presupuesto, cronograma y riesgos identificados.
- Controle detalles importantes como los gastos, los plazos y la carga de trabajo para alinearlos con las metas del proyecto.
- Utilice ClickUp Metas para medir el progreso en relación con los objetivos del proyecto.
- Configure recordatorios automáticos para revisar y actualizar los informes mensualmente y garantizar la coherencia.
Ideal para: gestores de proyectos que desean mantener informadas a las partes interesadas sobre el progreso y los plazos del proyecto.
5. Plantilla de plan de comunicación con las partes interesadas de ClickUp
La plantilla del plan de comunicación con las partes interesadas de ClickUp simplifica la creación de una estrategia de comunicación clara y viable para sus proyectos.
Esta plantilla garantiza que todas las partes interesadas se mantengan informadas, comprometidas y alineadas con las metas del proyecto.
Esto es lo que le permite hacer:
- Lluvia de ideas colaborativa: utilice el documento ClickUp para definir las metas y estrategias de comunicación de forma colaborativa.
- Organización de tareas: cree tareas para organizar a las partes interesadas, asignar roles y establecer responsabilidades.
- Campos personalizados: realice un seguimiento de los canales y métodos de comunicación para garantizar que cada mensaje llegue al público adecuado de forma eficaz.
- Seguimiento de hitos: establezca y supervise hitos para medir el éxito de sus esfuerzos de comunicación.
Ideal para: gestores de proyectos y jefes de equipo que desean organizar y realizar el seguimiento de las comunicaciones del equipo.
6. Plantilla de comunicaciones internas de ClickUp
¿Quiere crear una cultura empresarial sólida y mantener a su equipo informado? ¡Esta plantilla de comunicación interna de ClickUp puede ayudarle! Facilita el uso compartido de noticias y actualizaciones importantes con todos los miembros del equipo para que sepan lo que está pasando y puedan realizar su trabajo de forma eficaz.
Además, facilitan el flujo de información entre departamentos, lo que hace que el trabajo en equipo sea muy sencillo.
Esta plantilla mejora la colaboración entre departamentos y compañeros de trabajo. Estas son algunas otras funciones de la plantilla:
- Estados personalizados: realice el seguimiento del progreso de la comunicación con estados como «Aprobado», «Necesita revisión», «Publicado», «Programado» y «Pendiente».
- Campos personalizados: utilice atributos como «Tipo», «Archivos relacionados», «Enlaces relacionados», «Departamento» y «Descripción» para almacenar y organizar los detalles clave de la comunicación.
- Vistas personalizadas: acceda a seis vistas diferentes, entre las que se incluyen la vista Lista de comunicaciones, el Tablero de estado, el Calendario, el tipo de evento y la actividad, para obtener una panorámica completa.
- Herramientas de colaboración en proyectos: mejora el seguimiento con funciones como el control de tiempo, las etiquetas, las advertencias de dependencia y la integración del correo electrónico para obtener actualizaciones fluidas.
Ideal para: gestores de proyectos y jefes de equipo que desean realizar el uso compartido de la información y mantenerse en contacto.
7. Plantilla de informe ejecutivo sobre el estado del proyecto de ClickUp
Si eres ejecutivo, los informes de estado de los proyectos son imprescindibles. Te ofrecen una visión general del estado de tus proyectos para que puedas tomar decisiones inteligentes, detectar posibles problemas u oportunidades desde el principio y mantener a todo el mundo en sintonía.
La plantilla de informe ejecutivo sobre el estado del proyecto de ClickUp está diseñada para mantener informadas a las partes interesadas y los proyectos por el buen camino.
Esto es lo que hace que esta plantilla sea ideal para un documento de inicio de proyecto:
- Realice un seguimiento con Campos personalizados: aproveche 11 atributos, como la fase del proyecto, el presupuesto restante, el alcance, el responsable del proyecto y el presupuesto previsto, para recopilar detalles críticos del proyecto.
- Visualice con vistas personalizadas: acceda a siete configuraciones diferentes, entre las que se incluyen Presupuesto, Cronograma, Guía de inicio, Estado del proyecto y Fase del proyecto, para comprender de forma completa el progreso del proyecto.
- Simplifique la comunicación: utilice el correo electrónico u otros canales para facilitar el uso compartido de informes y garantizar que las partes interesadas estén siempre al día.
- Automatice la elaboración de informes: ahorre tiempo mediante la automatización de la distribución de informes a las personas adecuadas y manteniendo una comunicación coherente.
Ideal para: ejecutivos que desean compartir y comunicar las novedades del proyecto y realizar el seguimiento del progreso en tiempo real.
8. Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp
La plantilla de matriz de prioridades de ClickUp ayuda a los equipos a evaluar la influencia de las partes interesadas en las decisiones, priorizar tareas y alinear esfuerzos para alcanzar el éxito con una matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas.
Esta plantilla ofrece una forma clara y visual de determinar qué acciones son más importantes para usted en función de los resultados deseados.
Puede utilizar esta matriz de participación de las partes interesadas para, de forma sencilla:
- Evalúe las prioridades basándose en la importancia alta frente a la importancia baja y la prioridad alta frente a la prioridad baja.
- Utilice notas adhesivas para planificar las tareas en cuatro categorías: «Hacer primero» (alta importancia, alta prioridad), «Hacer a continuación» (alta prioridad, baja importancia), «Hacer al final» (baja prioridad, baja importancia) y «Hacer más tarde» (baja prioridad, alta importancia).
- Convierta las notas adhesivas en tareas prácticas y asígnelas a los miembros del equipo directamente desde la pizarra.
- Haga realidad sus ideas con una interfaz táctil que le permite esbozar, dibujar y visualizar conceptos con gestos intuitivos.
Ideal para: Profesionales que desean visualizar las prioridades del proyecto y delegar tareas en función del impacto y el esfuerzo.
9. Plantilla de planificación RACI de ClickUp
Las matrices RACI (Responsable, A cargo, Consultado e Informado) son fundamentales para que los proyectos sigan adelante. Garantizan que todos sepan exactamente quién hace qué y ayudan a evitar confusiones y incumplimientos de plazos.
La plantilla de planificación RACI de ClickUp aclara los roles y responsabilidades en la gestión de proyectos para que su equipo pueda trabajar de forma cohesionada hacia metas comunes.
Esta plantilla es igualmente eficaz para la gestión de las partes interesadas, ya que ofrece estructura y claridad.
Estas son algunas de las funciones clave:
- Integración de gráficos RACI: defina los roles como «responsable», «rendición de cuentas», «consultado» o «informado», lo que agiliza la propiedad de las tareas y la rendición de cuentas.
- Planificación específica para cada proyecto: cree proyectos específicos para cada meta de planificación RACI con el fin de mantener la concentración y la organización.
- Asignación de tareas: asigne tareas a los miembros del equipo, establezca cronogramas y asegúrese de que todos comprendan sus responsabilidades.
- Colaboración con las partes interesadas: colabore con las partes interesadas internas y externas para designar roles y mantener la participación alineada con los objetivos del proyecto.
- Seguimiento del progreso: organice las tareas por categorías y realice un seguimiento eficaz de su estado.
Ideal para: gestores de proyectos que desean dividir las tareas de forma equitativa, fomentar la responsabilidad y crear transparencia.
10. Plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp
¿Tiene dificultades con proyectos que constantemente se expanden más allá de sus límites originales? La plantilla del plan de gestión del alcance de ClickUp es invaluable para definir, realizar el seguimiento y controlar el alcance del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Garantizará que las metas de su proyecto queden documentadas mientras controla los cambios.
Esto es lo que puede hacer con esta plantilla:
- Realice un seguimiento de los cambios en el alcance: supervise cada modificación con estados personalizados adaptados a su flujo de trabajo, como «Pendiente», «Aprobado» o «Rechazado».
- Organice los detalles clave: utilice campos personalizados para clasificar los cambios de alcance, realizar el seguimiento de los impactos y visualizar los datos críticos del proyecto.
- Flujos de trabajo flexibles: aproveche las múltiples vistas, incluyendo Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario, para adaptarse a las necesidades de su equipo y visualizar la gestión del alcance desde todos los ángulos.
- Mayor control del proyecto: utilice el control de tiempo, las etiquetas, las advertencias de dependencia y las notificaciones por correo electrónico para mantener el alcance del proyecto alineado con los objetivos generales.
Ideal para: gestores de proyectos que desean gestionar el alcance de sus proyectos manteniendo informadas a las partes interesadas.
Empodere a sus partes interesadas con ClickUp.
Un plan de participación de las partes interesadas bien elaborado simplifica la gestión de las relaciones y fomenta una colaboración más sólida.
Con las plantillas personalizables, las múltiples vistas y la automatización avanzada de ClickUp, puede transformar la gestión de las partes interesadas en un proceso fluido.
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