Los proyectos exitosos prosperan gracias a las relaciones sólidas con las partes interesadas del proyecto, lo que convierte la participación de las partes interesadas en un componente crítico de cualquier estrategia.
Las investigaciones de Alex Chernyi y Juha Outila demuestran que las organizaciones que dan prioridad a las partes interesadas suelen obtener mejores resultados financieros con el tiempo.
Fomentar una comunicación clara y eficiente entre los equipos es más importante que nunca para mantener a las partes interesadas alineadas, informadas y satisfechas.
Sin embargo, elaborar un plan eficaz de participación de las partes interesadas puede resultar abrumador, especialmente cuando se gestionan múltiples prioridades. Por eso, disponer de plantillas listas para usar puede ahorrar tiempo y garantizar la coherencia en su enfoque.
Echa un vistazo a estas 10 plantillas gratuitas de planes de participación de las partes interesadas para reforzar tu estrategia y mejorar la colaboración.
¿Qué son las plantillas de planes de participación de las partes interesadas?
Las plantillas de planes de participación de las partes interesadas son herramientas diseñadas para simplificar la gestión y la comunicación con las partes interesadas a lo largo de una fase del proyecto o una iniciativa organizativa.
Cubren todos los elementos críticos de la gestión de las partes interesadas, incluyendo:
- Identificar a las partes interesadas clave
- Comprender sus necesidades y expectativas
- Desarrollar métodos de comunicación con las partes interesadas
- Creación de una estrategia de participación clara
Una plantilla bien estructurada describe cómo mantener una comunicación eficaz con las partes interesadas, detallando la frecuencia de la comunicación, los canales preferidos y el tipo de información que se va a compartir.
👀¿Sabías que...? Las investigaciones demuestran que la participación de las partes interesadas puede conducir a una tasa de satisfacción media del 80 % entre las partes interesadas en un proyecto.
¿Qué hace que una plantilla de plan de participación de las partes interesadas sea buena?
Una plantilla sólida para el plan de participación de las partes interesadas es esencial para una colaboración eficaz y una ejecución fluida del proyecto.
Debe buscar las siguientes funciones:
- Análisis exhaustivo de las partes interesadas: incluye herramientas para identificar y clasificar a las partes interesadas del proyecto en función de su influencia e interés
- Mapeo de partes interesadas: ofrece marcos visuales para correlacionar relaciones y realizar análisis de las partes interesadas
- Enfoque de compromiso claro: proporciona directrices para adaptar las interacciones, garantizando la alineación con las necesidades y expectativas de las partes interesadas
- Plan de comunicación detallado: describe los métodos, la frecuencia y los canales para una comunicación coherente y transparente
- Proceso definido de gestión de las partes interesadas: garantiza un enfoque estructurado para abordar las preocupaciones y fomentar la cooperación a lo largo del ciclo de vida del proyecto
- Centrado en los miembros del tablero: incluye estrategias para involucrar e informar a los responsables de la toma de decisiones clave de manera eficaz
- Flexibilidad y personalización: permite adaptarse a los requisitos específicos de cada proyecto y a la dinámica de las partes interesadas mediante la integración con herramientas de liderazgo
🧠 Dato curioso: La gestión de las partes interesadas se remonta a la década de 1980 y tiene sus raíces en la ética empresarial y la teoría organizativa. Los primeros en adoptarla no disponían de herramientas sofisticadas, solo una pizarra y mucha paciencia
Lea también: El mejor software de gestión de partes interesadas
10 plantillas gratuitas para planes de participación de las partes interesadas
Estas 10 plantillas gratuitas de planes de participación de las partes interesadas proporcionan un enfoque estructurado para el análisis, la correlación y la planificación de la comunicación con las partes interesadas, con el fin de simplificar este proceso crítico.
Lo que hace que estas plantillas sean aún más potentes es su integración con ClickUp, la app para el trabajo que lo tiene todo: gestión de proyectos, documentos y comunicación en equipo, todo en una sola plataforma, acelerada por la automatización y la búsqueda con IA de última generación.
Philip Storry, usuario de ClickUp y administrador sénior de sistemas en SYZYGY, afirma:
Antes de utilizar ClickUp, los diferentes equipos utilizaban diversas herramientas, lo que dificultaba la coordinación y obligaba al personal que se trasladaba a otro equipo a aprender nuevos productos y nuevos flujos de trabajo. ClickUp nos ha resuelto estos problemas y nos ha ayudado a romper los silos operativos, facilitando el trabajo entre equipos. Nuestras partes interesadas, ya sean clientes o directivos, ahora pueden realizar un seguimiento del progreso del trabajo de forma rápida y sencilla, sin coste adicional.
Antes de utilizar ClickUp, los diferentes equipos utilizaban diversas herramientas, lo que dificultaba la coordinación y obligaba al personal que se trasladaba a otro equipo a aprender nuevos productos y nuevos flujos de trabajo. ClickUp nos ha solucionado estos problemas y nos ha ayudado a romper los silos operativos, facilitando el trabajo entre equipos. Nuestras partes interesadas, ya sean clientes o directivos, ahora pueden realizar un seguimiento del progreso del trabajo de forma rápida y sencilla, sin coste adicional.
Explore las plantillas:
1. Plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp
Los proyectos pueden descarrilarse rápidamente sin una comprensión clara de la dinámica de las partes interesadas debido a la falta de comunicación y a las expectativas no cumplidas.
La plantilla de análisis de partes interesadas de ClickUp simplifica la gestión de las partes interesadas y garantiza el éxito de los proyectos. Ayuda a los equipos a evaluar el poder, la influencia y el interés de las partes interesadas, allanando el camino para una comunicación y colaboración eficaces.
Estas son algunas de las funciones clave de la plantilla:
- Partes interesadas por vista de influencia: analice el poder y la influencia de cada parte interesada en el proyecto para establecer mejor las prioridades
- Vista de partes interesadas por acción: evalúe el nivel de acción que las partes interesadas internas pueden llevar a cabo para compatibilidad o influir en su proyecto
- Partes interesadas por vista de compatibilidad: identifique a las partes interesadas con mayor interés que probablemente proporcionen más compatibilidad
- Vista de las partes interesadas: obtenga una panorámica completa de todas las partes interesadas, incluidos sus roles y nombres para mayor claridad
- Gestión de la información del proyecto: Organice las tareas con los estados «Abierto» y «Completado» para realizar un seguimiento del progreso
- Guía de inicio: siga las instrucciones paso a paso para una configuración perfecta
Ideal para: Equipos de proyectos que desean estar en sintonía a la hora de identificar a las partes interesadas y evaluar sus necesidades
💡Consejo profesional: Utilice el mapeo de las partes interesadas para comprender su nivel de interés e influencia, y luego personalice su enfoque de comunicación. Por ejemplo, las partes interesadas con un alto nivel de interés e influencia pueden necesitar actualizaciones periódicas e informes detallados, mientras que otras solo requieren resúmenes periódicos.
2. Plantilla de ClickUp para actas de reuniones de accionistas
Las actas de las reuniones de accionistas son cruciales para cualquier empresa. Mantienen a todos informados sobre lo que se ha decidido y garantizan que no se olvide nada.
La plantilla de actas de reuniones de accionistas de ClickUp es ideal para documentar las reuniones de accionistas de forma precisa y eficiente.
Esta plantilla garantiza la claridad, la alineación y la responsabilidad, que son esenciales para el plan de participación de las partes interesadas de cualquier empresa.
Así es como esta plantilla puede ayudarle:
- Creación de proyectos: configure un proyecto específico para cada reunión de accionistas para mantener todo organizado
- Colaboración de las partes interesadas: invite a las partes interesadas, coordine los calendarios y utilice la plantilla para colaborar en la recopilación de debates clave
- Documentación de reuniones: registre todos los puntos clave, decisiones e ideas en un formato fácilmente accesible
- Seguimiento de elementos de acción: Organice las actas de las reuniones para destacar el progreso, las decisiones y las tareas que se deben realizar para el seguimiento
- Actualizaciones en tiempo real: configure notificaciones para mantenerse informado sobre el progreso y los resultados de las reuniones
Ideal para: Secretarios de empresa para registrar decisiones y documentar resoluciones
3. Plantilla de informe de progreso del proyecto de ClickUp
La plantilla de informe de progreso del proyecto de ClickUp está diseñada para informar a los equipos y otras partes interesadas sobre las actualizaciones del proyecto, los hitos y los próximos pasos.
Esta plantilla ofrece transparencia y alineación con las expectativas de las partes interesadas, al tiempo que ayuda a los equipos a gestionar los proyectos de manera eficiente.
Estas son algunas de las funciones clave de la plantilla:
- Estados personalizados: realice un seguimiento del progreso en cada paso con estados de tareas personalizados, lo que facilita la supervisión de las actualizaciones
- Campos personalizados: añada atributos a las tareas para ayudar a organizar y categorizar a las partes interesadas en función de sus roles o su participación en el proyecto
- Vistas personalizadas: utilice varias vistas, como Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario, para presentar las actualizaciones del proyecto con claridad y captar la atención de las partes interesadas con datos visuales
- Herramientas de gestión de proyectos: optimice los flujos de trabajo con etiquetas, subtareas anidadas, rótulos de prioridad y la posibilidad de asignar varios miembros del equipo
Ideal para: gestores de proyectos que desean realizar un seguimiento de los hitos de los proyectos y preparar informes de progreso
👀 ¿Sabías que...? Una investigación realizada por The Drucker Institute, The Wall Street Journal y S&P Global reveló que centrarse en la satisfacción del cliente aumentaba los resultados y beneficiaba a todos los involucrados, desde los empleados hasta los accionistas. Curiosamente, aunque invertir en las comunidades locales es esencial, tuvo el impacto más pequeño y lento en nuestro éxito general.
4. Plantilla de informe mensual sobre el estado de los proyectos de ClickUp
Es fundamental mantener a todos informados sobre el progreso de un proyecto. Los informes mensuales de estado son una excelente manera de hacerlo. Pero seamos sinceros: elaborar un informe que sea fácil de leer puede ser realmente complicado.
La plantilla de informe mensual sobre el estado de los proyectos de ClickUp ayuda a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento de los progresos, gestionar los recursos y mantener informadas a las partes interesadas. Facilita la elaboración de informes al consolidar los datos críticos en una plataforma fácil de usar.
Esto es lo que puede hacer con esta plantilla:
- Realice un seguimiento de los proyectos en sus distintas fases, desde los pendientes hasta los completados, garantizando actualizaciones precisas
- Incluya métricas clave, como tareas completadas, tareas pendientes, presupuesto, cronograma y riesgos identificados
- Supervise detalles importantes como gastos, plazos y carga de trabajo para alinearse con las metas del proyecto
- Utilice las metas de ClickUp para medir el progreso en relación con los objetivos del proyecto
- Configure recordatorios automáticos para revisar y actualizar los informes mensualmente y garantizar la coherencia
Ideal para: gestores de proyectos que desean mantener informados a los interesados sobre el progreso y los plazos de los proyectos
5. Plantilla de plan de comunicación con las partes interesadas de ClickUp
La plantilla de plan de comunicación con las partes interesadas de ClickUp simplifica la creación de una estrategia de comunicación clara y viable para sus proyectos.
Esta plantilla garantiza que todas las partes interesadas permanezcan informadas, comprometidas y alineadas con las metas del proyecto.
Esto es lo que le permite hacer:
- Lluvia de ideas colaborativa: utilice un documento de ClickUp para definir metas y estrategias de comunicación de forma colaborativa
- Organización de tareas: cree tareas para organizar a las partes interesadas, asignar roles y establecer responsabilidades
- Campos personalizados: realice un seguimiento de los canales y métodos de comunicación para garantizar que cada mensaje llegue al público adecuado de forma eficaz
- Seguimiento de hitos: establezca y supervise hitos para medir el éxito de sus esfuerzos de comunicación
Ideal para: Gestores de proyectos y jefes de equipo que desean organizar y realizar un seguimiento de las comunicaciones del equipo
6. Plantilla de comunicaciones internas de ClickUp
¿Quieres crear una cultura empresarial sólida y mantener a tu equipo informado? ¡ La plantilla de comunicación interna de ClickUp puede ayudarte! Facilita el uso compartido de noticias y actualizaciones importantes con todos los miembros del equipo para que estén al tanto de lo que ocurre y puedan realizar su trabajo de forma eficaz.
Además, ayudan a que la información fluya sin problemas entre departamentos, lo que facilita el trabajo en equipo.
Esta plantilla mejora la colaboración entre departamentos y compañeros de trabajo. Estas son algunas otras funciones de la plantilla:
- Estados personalizados: realice un seguimiento del progreso de la comunicación con estados como «Aprobado», «Necesita revisión», «Publicado», «Programado» y «Pendiente»
- Campos personalizados: utilice atributos como «Tipo», «Archivos relacionados», «Enlaces relacionados», «Departamento» y «Descripción» para almacenar y organizar detalles clave de la comunicación
- Vistas personalizadas: acceda a seis vistas diferentes, incluyendo vista Lista de comunicaciones, Tablero de estado, Calendario, Tipo de evento y Actividad, para obtener una panorámica completa
- Herramientas de colaboración en proyectos: Mejore el seguimiento con funciones como control de tiempo, etiquetas, advertencias de dependencia e integración con el correo electrónico para obtener actualizaciones sin interrupciones
Ideal para: Gestores de proyectos y jefes de equipo que desean compartir información y mantenerse en contacto
7. Plantilla de informe ejecutivo sobre el estado de los proyectos de ClickUp
Si usted es un ejecutivo, los informes sobre el estado de los proyectos son imprescindibles. Le ofrecen una visión general del estado de sus proyectos para que pueda tomar decisiones inteligentes, detectar posibles problemas u oportunidades desde el principio y mantener a todo el mundo en la misma página.
La plantilla de informe ejecutivo sobre el estado de los proyectos de ClickUp está diseñada para mantener informadas a las partes interesadas y los proyectos en marcha.
Esto es lo que hace que esta plantilla sea ideal para un proyecto:
- Seguimiento con campos personalizados: aproveche 11 atributos, como la fase del proyecto, el presupuesto restante, el alcance, el responsable del proyecto y el presupuesto planificado, para capturar detalles críticos del proyecto
- Visualice con vistas personalizadas: acceda a siete configuraciones diferentes, incluyendo presupuesto, cronograma, guía de inicio, estado del proyecto y fase del proyecto, para comprender mejor el progreso del proyecto
- Simplifique la comunicación: utilice el correo electrónico u otros canales para compartir informes y garantizar que las partes interesadas estén siempre al día
- Automatice la elaboración de informes: ahorre tiempo automatizando la distribución de informes a las personas adecuadas y manteniendo una comunicación coherente
Ideal para: Ejecutivos que desean compartir y comunicar las actualizaciones de los proyectos y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real
8. Plantilla de matriz de prioridades de ClickUp
La plantilla de matriz de prioridades de ClickUp ayuda a los equipos a evaluar la influencia de las partes interesadas en las decisiones, priorizar tareas y alinear los esfuerzos para el éxito con una matriz de evaluación de la participación de las partes interesadas.
Esta plantilla ofrece una forma clara y visual de determinar qué acciones son más importantes para usted en función de los resultados deseados.
Puede utilizar esta matriz de participación de las partes interesadas para, de forma sencilla:
- Evalúe las prioridades en función de la importancia (alta o baja) y la prioridad (alta o baja)
- Utilice notas adhesivas para planificar las tareas en cuatro categorías: Pendiente (alta importancia, alta prioridad), A continuación (alta prioridad, baja importancia), Posteriormente (baja prioridad, baja importancia) y Más tarde (baja prioridad, alta importancia)
- Convierta las notas adhesivas en tareas procesables y asígnelas a los miembros del equipo directamente desde la pizarra
- Dé vida a sus ideas con una interfaz táctil que le permite esbozar, dibujar y visualizar conceptos con gestos intuitivos
Ideal para: Profesionales que desean visualizar las prioridades de los proyectos y delegar tareas en función del impacto y los esfuerzos
9. Plantilla de planificación RACI de ClickUp
Las matrices RACI (Responsable, A cargo, Consultado e Informado) son fundamentales para que los proyectos sigan avanzando. Garantizan que todos sepan exactamente quién está haciendo qué y ayudan a evitar confusiones y incumplimientos de plazos.
La plantilla de planificación RACI de ClickUp aclara los roles y las responsabilidades en la gestión de proyectos para que tu equipo pueda trabajar de forma cohesionada hacia metas compartidas.
Esta plantilla es igualmente eficaz para la gestión de las partes interesadas, ya que ofrece estructura y claridad.
Estas son algunas de las funciones clave:
- Integración del gráfico RACI: defina los roles como responsable, rendidor de cuentas, consultado o informado, lo que agiliza la propiedad y la rendición de cuentas de las tareas
- Planificación específica para cada proyecto: cree proyectos dedicados para cada meta de planificación RACI a fin de mantener el enfoque y la organización
- Asignación de tareas: Asigne tareas a los miembros del equipo, establezca cronogramas y asegúrese de que todos comprendan sus responsabilidades
- Colaboración de las partes interesadas: colabore con las partes interesadas internas y externas para designar roles y mantener el compromiso alineado con los objetivos del proyecto
- Seguimiento del progreso: Organice las tareas en categorías y realice un seguimiento eficaz de su estado
Ideal para: Gestores de proyectos que desean dividir las tareas de forma equitativa, fomentar la responsabilidad y crear transparencia
10. Plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp
¿Tiene dificultades con proyectos que constantemente se expanden más allá de sus límites originales? La plantilla de plan de gestión del alcance de ClickUp es invaluable para definir, realizar el seguimiento y controlar el alcance del proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Garantizará que las metas de su proyecto queden documentadas mientras controla los cambios.
Esto es lo que puede hacer con esta plantilla:
- Realice un seguimiento de los cambios en el alcance: supervise cada modificación con estados personalizados adaptados a su flujo de trabajo, como Pendiente, Aprobado o Rechazado
- Organice los detalles clave: Utilice campos personalizados para clasificar los cambios de alcance, realizar un seguimiento de los impactos y visualizar los datos críticos del proyecto
- Flujos de trabajo flexibles: Aproveche múltiples vistas, incluyendo Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario, para adaptarse a las necesidades de su equipo y visualizar la gestión del alcance desde todos los ángulos
- Control mejorado de los proyectos: Utilice el control de tiempo, las etiquetas, las advertencias de dependencia y las notificaciones por correo electrónico para mantener el alcance del proyecto alineado con los objetivos generales
Ideal para: Gestores de proyectos que desean gestionar el alcance de sus proyectos y mantener informadas a las partes interesadas
Empodere a sus partes interesadas con ClickUp
Un plan de participación de las partes interesadas bien elaborado simplifica la gestión de las relaciones y fortalece la colaboración.
Con las plantillas personalizables, las múltiples vistas y la automatización avanzada de ClickUp, puedes transformar la gestión de las partes interesadas en un proceso fluido.
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