¿Alguna vez ha sentido que sus tareas están dispersas en notas adhesivas, correos electrónicos y esa lista de control mental que espera no olvidar?
Es hora de poner orden en el caos, ¡al estilo Kanban! 🎯
Y no, no necesita ninguna habilidad especial en desarrollo de software para empezar. Microsoft OneNote, la herramienta de productividad más subestimada, puede funcionar como su tablero Kanban, al tiempo que mantiene sus tareas, proyectos y notas en un solo lugar.
Tanto si trabajas en solitario como si colaboras con un equipo, en esta guía te mostraremos cómo crear un tablero Kanban en OneNote.
Además, no se vaya, compartiremos una herramienta adicional que es multifuncional, experta en gestión de proyectos y diseñada para crecer con usted.
⏰ Resumen de 60 segundos
Esto es lo que veremos en esta guía:
- Configuración de OneNote: Aprenda a crear rápidamente un tablero Kanban en OneNote con secciones, tablas y columnas
- Gestión de tareas Kanban en OneNote: Añada tareas, códigos de colores y etiquetas para mejorar la visibilidad, y conéctese con Outlook para recibir recordatorios
- Atajos útiles de OneNote: Utilice las herramientas de la barra de tareas, las notas rápidas y la integración con OneDrive de OneNote
- Tableros Kanban de ClickUp: Pruebe los tableros Kanban de ClickUp para disfrutar de colaboración en tiempo real, automatización y carriles
- Flujos de trabajo Kanban de ClickUp: Echa un vistazo a las integraciones externas y funciones como los límites WIP y la edición multitarea
- Elija la opción que prefiera: Recomendamos OneNote para configuraciones sencillas y ClickUp para equipos más grandes y proyectos complejos
¿Por qué utilizar un tablero Kanban?
Las apps de software de tableros Kanban son lienzos digitales de arrastrar y soltar que ayudan a mantener el flujo de trabajo fluido y el progreso claro.
Así es como garantizan que tus puestas al día rápidas sean realmente rápidas:
- Tareas en tickets: Captura tareas utilizando tarjetas Kanban que incluyen plazos, comentarios y detalles relevantes en su interior
- Organización visual: Agrupe las tareas por personas asignadas, canales o rótulos personalizados, y realice un seguimiento del progreso a través de fases como «Pendiente», «En curso» y «En revisión»
- Prioridades simplificadas: Utilice carriles para crear una jerarquía vertical entre los tickets, lo que garantiza una vista clara de las prioridades y dependencias
- Actualizaciones en tiempo real: Actualice las tareas al instante arrastrando y soltando tickets, lo que garantiza que todo el equipo esté alineado en el Kanban de una sola página
- Aumente la responsabilidad: Fomente la transparencia y ayude a todos a cumplir sus plazos con un tablero compartido
Los tableros Kanban prosperan gracias a la colaboración. Si bien los tableros Kanban físicos, elaborados en paredes o tableros con columnas y notas adhesivas, han sido elementos básicos en los entornos de equipo durante años, las herramientas digitales como OneNote ahora ofrecen formas más accesibles de administrar tareas en comparación con los tableros físicos.
💡Consejo profesional: ¡Aprenda a utilizar la IA para automatizar sus tareas! 👇🏼
Configuración de un tablero Kanban en OneNote
Es más rápido de lo que cree. Gratis y personalizado, Microsoft OneNote le permite añadir, realizar el seguimiento y colaborar en tareas fácilmente desde una interfaz familiar.
Aunque las plantillas prediseñadas de OneNote pueden simplificar los flujos de trabajo, crear un tablero Kanban desde cero es el mejor enfoque para necesidades únicas o especializadas.
Guía paso a paso para crear un tablero
Paso 1: Crear un nuevo bloc de notas
- Inicie la aplicación OneNote en su dispositivo
- Haga clic en Archivo en el menú superior y, a continuación, seleccione Nuevo en el menú desplegable
- Elige una ubicación para guardar tu bloc de notas (por ejemplo, OneDrive o tu dispositivo local)
- Asigna un nombre relevante al bloc de notas, como «Tablero Kanban»
- Haga clic en Crear bloc de notas
Paso 2: configura una sección para tu tablero
- Haga clic con el botón derecho en el nombre de su bloc de notas en la barra lateral
- Seleccione Nueva sección en el menú contextual (llamaremos a esta sección «Tablero 1»)
- También puedes hacer clic en el botón + Nueva sección en la parte superior de la lista de secciones para crear una nueva sección
Paso 3: Crea tu tablero Kanban
- Navega a la sección «Tablero 1» que acabas de crear
- Vaya a la barra de menú, haga clic en Insertar y, a continuación, seleccione Tabla
- Arrastra el ratón sobre la cuadrícula para seleccionar tres columnas y tantas filas como necesites (siempre puedes añadir más filas y columnas más tarde)
- En la primera fila de la tabla, introduzca los siguientes encabezados: Pendiente En curso Terminada
- Pendiente
- En curso
- Terminada
- Pendiente
- En curso
- Terminada
Paso 4: Añadir tareas como tarjetas
- En cada columna, agregue tareas como filas individuales en la tabla (cada tarea se puede tratar como una tarjeta)
- Para cada tarea, puede agregar detalles como fechas límite o descripciones haciendo clic en la celda y escribiendo
- Incluso puede agregar una columna adicional llamada «Tarea» en el extremo izquierdo de la tabla para dividir las tareas más grandes en subtareas más pequeñas
Y listo, ya tienes un tablero Kanban en OneNote.
➡️ Más información: Cómo crear un tablero Kanban en Jira
Uso de la barra de tareas y los atajos de Microsoft OneNote
Los atajos y las herramientas de la barra de tareas de OneNote pueden facilitar la administración de tareas, lo que agiliza el mantenimiento del tablero Kanban. Explore estos prácticos consejos.
Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido
- Busque la barra de herramientas de acceso rápido (que suele encontrarse en la parte superior de la ventana de OneNote, encima de la cinta)
- Añada los comandos que utiliza con más frecuencia haciendo clic en la flecha hacia abajo
- Explora los comandos sugeridos (como Nueva página o Deshacer) y haz clic en cualquier comando que desees añadir
Uso de atajos de teclado para administrar tareas
- Presione Ctrl + N para agregar una nueva tarea o tarjeta a su tablero Kanban
- Usa Ctrl + Tab para pasar rápidamente de una sección a otra y gestionar de forma eficiente las diferentes partes de tu tablero Kanban
Icono del área de notificaciones para un fácil acceso
- Abre OneNote, ve a Archivo > Opciones > Pantalla y marca la casilla Colocar el icono de OneNote en el área de notificaciones de la barra de tareas
(Esto facilita el acceso a OneNote mientras se trabaja en otras aplicaciones)
El uso de los atajos de OneNote agiliza las cosas, pero si quieres acceder a tus blocs de notas desde cualquier lugar, considera la posibilidad de conectarte con OneDrive.
Integración de OneDrive para el almacenamiento y acceso a archivos
Exportar notas de OneNote a otras apps como OneDrive permite acceder fácilmente desde cualquier dispositivo con conexión (a internet). Estos son los mejores métodos para una transición fluida:
Método 1: Mover secciones a un nuevo bloc de notas en la nube
- Paso 1: Abre OneNote y haz clic con el botón derecho en la pestaña de la sección que deseas mover
- Paso 2: Seleccione Mover o Copiar en el menú de atajos
- Paso 3: Elige un bloc de notas almacenado en tu OneDrive
- Paso 4: Haga clic en Mover para transferir la sección
Método 2: Cambiar la ubicación del bloc de notas
- Paso 1: Abre OneNote y haz clic en Archivo
- Paso 2: Seleccione la pestaña Información y haga clic en Ajustes para el bloc de notas que desea mover
- Paso 3: Seleccione Propiedades y, a continuación, haga clic en Cambiar ubicación
- Paso 4: Seleccione la carpeta de OneDrive que desee y haga clic en Seleccionar
OneNote utiliza un mecanismo de sincronización único que difiere de los sistemas típicos de almacenamiento de archivos. Los cambios realizados en OneNote se guardan en una caché y se sincronizan con la nube, lo que mejora la colaboración sin problemas de bloqueo de archivos.
Uso eficaz del tablero Kanban
La clave para crear un tablero de OneNote con intentos correctos es saber cómo usar Microsoft OneNote de manera eficaz. A continuación, se incluyen algunos consejos:
Organizar tareas en OneNote
- A medida que las tareas progresan, cópielas y péguelas en las columnas correspondientes, realizando un seguimiento visual del estado de cada tarea
Codificación por colores y etiquetado para una mejor visibilidad
- Asigne diferentes colores a las tareas según su prioridad o categoría. Por ejemplo: Rojo para tareas urgentes/importantes Amarillo para tareas de prioridad media Verde para tareas de baja prioridad
- Rojo para tareas urgentes/importantes
- Amarillo para tareas de prioridad media
- Verde para tareas de baja prioridad
- Rojo para tareas urgentes/importantes
- Amarillo para tareas de prioridad media
- Verde para tareas de baja prioridad
- Utilice la función de etiquetado de OneNote (Menú > Inicio > Etiquetas) para añadir contexto a las tareas. Por ejemplo, puede crear etiquetas para: Tareas urgentes Tareas que necesitan revisión Tareas completadas
- Tareas urgentes
- Tareas que necesitan revisión
- Tareas completadas
- Tareas urgentes
- Tareas que necesitan revisión
- Tareas completadas
- Añade símbolos o imágenes para diferenciar aún más las tareas o indicar su estado (por ejemplo, marcas de verificación para las tareas completadas)
Configuración de recordatorios y plazos
OneNote no tiene una función de recordatorio integrada, pero puedes integrarlo con Outlook para configurar recordatorios de tareas. A continuación te explicamos cómo:
- Empieza por crear una tarea en OneNote. Por ejemplo, podrías escribir: Tarea: «Completar informe» – Fecha límite: 25 de febrero de 2025
- Copie la tarea en Outlook haciendo clic con el botón derecho del ratón en la tarea y seleccionando la opción para crear una tarea de Outlook (también puede utilizar la función Tareas de Outlook que se encuentra en la pestaña Inicio, en el grupo Etiquetas)
- Seleccione la opción adecuada en el menú desplegable (por ejemplo, Hoy, Mañana) para marcar la tarea para Outlook
- Abre Outlook y ve a la sección Tareas; deberías ver la tarea que acabas de crear en la lista
- Haga clic para abrir la tarea; en los detalles de la tarea, puede establecer una fecha límite específica
- Para agregar un recordatorio, marque la casilla Recordatorio y elija cuándo desea recibir la notificación
Una vez que hayas creado la tarea en Outlook, permanecerá enlazada a tu nota original en OneNote. Si la marcas como completada en Outlook, ese estado se reflejará en OneNote.
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Limitaciones del uso de OneNote para crear tableros Kanban
¿Utiliza OneNote para sus tableros Kanban? Esto es lo que puede encontrar:
- Carece de funciones Kanban nativas: OneNote no está diseñado explícitamente para tableros Kanban, por lo que carece de funciones integradas como la funcionalidad de arrastrar y soltar o los flujos de trabajo automatizados
- Actualizaciones manuales: Las tareas y los estados deben actualizarse manualmente, lo que puede llevar mucho tiempo en proyectos grandes
- Colaboración limitada: Aunque OneNote es compatible con la edición colaborativa, las actualizaciones en tiempo real de las tareas pueden sufrir retrasos en comparación con herramientas especializadas
- Lagunas de integración: A diferencia de las herramientas de gestión de proyectos específicas, OneNote solo ofrece una integración básica con otras apps para actualizaciones automáticas de tareas
Si necesita algo más dinámico, explore estas alternativas a OneNote.
Creación de tableros Kanban con ClickUp
ClickUp, la app para todo el trabajo, está diseñada para satisfacer tus necesidades de gestión de proyectos, y una de sus ofertas clave es el tablero Kanban nativo.
Los tableros Kanban de ClickUp hacen mucho más que ayudarte a mover tus tareas: forman parte de un ecosistema más amplio que gestiona todos los aspectos de tu flujo de trabajo.
Por ejemplo:
- Los campos personalizados en las tarjetas de tareas te ayudan a realizar un seguimiento de detalles como fechas clave, presupuestos, puntuaciones de comentarios e incluso aprobaciones de clientes directamente en la vista Kanban
- ¿Necesita realizar varias tareas en varios tableros? Los filtros de aislamiento facilitan el zoom en tareas específicas por miembro del equipo, prioridad o fecha límite
- Las tareas se pueden ver en varios tableros simultáneamente. Por ejemplo, una tarea del tablero «Metas semanales» se puede sincronizar con el tablero «Campañas» del equipo de marketing, sin duplicados ni actualizaciones perdidas
La plataforma también le ayuda a controlar su carga de trabajo mediante la integración de carriles horizontales en los tableros Kanban. Las tareas se pueden clasificar visualmente en tiempo real, de modo que las «tareas pendientes» siempre permanecen en la parte superior
Además, puede personalizar sus tarjetas de tareas para:
- Ajustar el tamaño de las tarjetas
- Apilar y reorganizar campos
- Añade listas de control, etiquetas, lo que quieras
A continuación, entra en ClickUp Brain, la herramienta de red neuronal con IA que aprende activamente tu flujo de trabajo y sugiere acciones para que todo funcione mejor.
Por ejemplo:
- ClickUp Brain puede identificar dependencias de tareas que se han pasado por alto y sugerir mover tareas en función de los estados de las tareas relacionadas
- La herramienta puede automatizar actualizaciones como enviar un mensaje de chat de ClickUp al equipo o registrar el tiempo cuando una tarea se marca como «Terminada»
Ahora que hemos explorado las soluciones Kanban de ClickUp, veamos cómo se compara con OneNote.
Funcionalidades de ClickUp frente a OneNote
Tanto ClickUp como OneNote ofrecen funciones únicas, pero a la hora de gestionar tareas con un enfoque Kanban, cada uno aporta diferentes puntos fuertes. Aquí tienes una comparación rápida:
| Funcionalidad | ClickUp | OneNote |
| Tablero Kanban | Tableros totalmente integrados | Sin función de tablero nativa |
| Movimiento de tareas | Se pueden arrastrar y soltar varios tickets simultáneamente entre columnas | Las tareas deben ajustarse manualmente |
| Personalización de columnas | Las columnas y las fases son totalmente personalizables | Las columnas se pueden imitar utilizando tablas, pero no son dinámicas |
| Priorización de tareas | Las tareas se pueden codificar por colores y clasificar por urgencia | Las tareas solo se pueden rotular manualmente o marcar como completadas mediante casillas de selección |
| Filtrado de tareas | Las tareas se pueden filtrar por estado, prioridad, personas asignadas y fechas límite | Las tareas solo se pueden organizar por secciones o etiquetas |
| Detalles de la tarea | Se pueden adjuntar archivos, añadir enlaces, establecer fechas límite y aplicar campos personalizados a las tareas | Solo se pueden añadir notas básicas de texto e imágenes |
En resumen, ClickUp va más allá de la simple gestión de tareas. Sus tableros Kanban son una representación visual de una sola página de todo su flujo de trabajo.
⚡️ Archivo de plantillas: Descarga la plantilla Kanban de ClickUp de nivel intermedio para organizar fácilmente las tareas en columnas personalizadas, lo que te permite agruparlas por opciones como Personas asignadas o Fecha límite.
Asigne detalles rápidamente pasando el cursor sobre las tarjetas y utilice la barra de herramientas multitarea para realizar cambios masivos, como actualizar estados o archivar tareas, todo a la vez.
Explora algunas de sus funciones especializadas en Kanban.
Funciones avanzadas de ClickUp para tableros Kanban
- Límites de trabajo en curso (WIP): establece límites WIP en las columnas de tu tablero Kanban para garantizar que los equipos no asuman demasiadas tareas a la vez
- Integraciones dinámicas: Conecta ClickUp con Google Drive, Zoom (y más de 1000 herramientas) para centralizar las comunicaciones, los archivos y las reuniones, de modo que todo lo relacionado con tus tareas permanezca en un solo tablero
- Colaboración en tiempo real: Deja comentarios en tiempo real y @menciona a los miembros del equipo para obtener comentarios sobre los tickets, o coloca el enlace en ClickUp Chat para mantener a todos informados
- Control de tiempo: usa la función integrada de control de tiempo para registrar las horas dedicadas a cada tarea directamente en el tablero Kanban, lo que facilita el cumplimiento de los cronogramas de los proyectos
- Plantillas Kanban: Utilice plantillas de tableros Kanban prediseñadas para simplificar la configuración y el uso
⚡️ Archivo de plantillas: Para un enfoque fácil para principiantes, prueba la plantilla de hoja de ruta de ClickUp. Esto te ofrece una vista de tablero Kanban de hoja de ruta para realizar un seguimiento de las tareas a través de varias fases, mientras que la vista de lista de hoja de ruta proporciona un cronograma claro y lineal de tareas e hitos.
Además, utiliza la vista Lista de tareas pendientes para gestionar las próximas tareas y la vista Calendario de carga de trabajo del equipo para visualizar la capacidad de tu equipo.
Las versátiles opciones de importación/exportación de ClickUp
ClickUp también ofrece opciones de transición de datos, lo que le ayuda a gestionar de forma eficiente las tareas entre diferentes plataformas o formatos. A continuación le explicamos cómo hacerlo:
Importar tareas a ClickUp
- Puedes importar tareas desde varias plataformas, como Notion, así como desde archivos Excel y CSV
💡Consejo profesional: El proceso de importación es sencillo: navega a la sección Importar/Exportar en los ajustes, selecciona tu fuente (como Excel u otra app) y sigue las indicaciones para correlacionar tus datos correctamente.
- Al importar tareas, ClickUp crea automáticamente una nueva lista de los elementos importados, lo que le ayuda a categorizar las tareas de forma eficaz desde el principio
- Después de la importación, puede revisar un informe de importación que destaca cualquier problema encontrado durante el proceso, como elementos duplicados
Exportar tareas desde ClickUp
- Puede exportar vistas Lista o Tabla como archivos CSV o Excel. Esta función es útil para analizar datos de tareas fuera de ClickUp o compartirlos con partes interesadas que quizá no utilicen la plataforma
💡Consejo profesional: Personalice su exportación seleccionando las columnas visibles, los nombres de tareas específicas o todas las columnas para obtener una mayor flexibilidad en la presentación de los datos.
- Todas las subtareas y campos personalizados se pueden añadir a las exportaciones. Esta función garantiza que se recopilen todos los detalles relevantes de las tareas y que se puedan utilizar para análisis o elaboración de informes posteriores
El conjunto de funciones de ClickUp es perfecto para flujos de trabajo complejos. Dicho esto, si tus necesidades son más sencillas, siempre vale la pena aprender a maximizar tu eficiencia con OneNote.
Maximice la eficiencia de sus tableros Kanban
Los buenos ejemplos de tableros Kanban cuentan con prácticas eficientes que funcionan entre bastidores.
Buenas prácticas para mantener un tablero eficaz
✅ Establece una estructura clara: organiza tu tablero con secciones tabulares que coincidan con las columnas de Kanban, como Pendiente, En curso y Terminada
✅ Añade elementos visuales: mejora tu tablero con colores, emojis y etiquetas para resaltar las prioridades y los estados de las tareas
✅ Archiva regularmente las tareas completadas: crea una sección «Archivo completado» para mantener tu tablero limpio y conservar las tareas anteriores para consultarlas
Errores comunes y cómo evitarlos
❌ Complicar demasiado el tablero: mantenga un diseño sencillo para reflejar su flujo de trabajo sin añadir secciones innecesarias que puedan abrumar a los usuarios
❌ Descuidar el mantenimiento: Actualice periódicamente el estado de las tareas para evitar confusiones sobre las tareas en curso o completadas, ya que las actualizaciones manuales son esenciales en ausencia de desencadenantes automáticos
❌ No se utilizan las funciones disponibles: Explore todas las funciones disponibles, como enlazar páginas existentes y utilizar tablas, para mejorar el seguimiento y la organización de las tareas
Consejos para la mejora continua y la adaptación
📌 Integra bucles de retroalimentación: configura un proceso para recopilar los comentarios del equipo en el tablero Kanban, lo que permite la mejora continua de los flujos de trabajo basados en información del mundo real
📌 Usa la tecnología: encuentra herramientas e integraciones adicionales, como aplicaciones de automatización o gestión de proyectos, para mejorar tu experiencia con el tablero Kanban de OneNote
📌 Manténgase informado: lea los últimos artículos o únase a los foros de gestión de proyectos para estar al día y mejorar sus procesos
Domine los flujos de trabajo de gestión de proyectos con los tableros Kanban de ClickUp
En última instancia, tanto OneNote como ClickUp ofrecen una gestión de tareas al estilo Kanban, pero sus diferencias se reducen a lo que usted quiere que sus tableros hagan por usted.
OneNote puede servir como un espacio visual y personalizable para un seguimiento sencillo. Sin embargo, cuando se trata de integrar tareas con un equipo más amplio, automatizar flujos de trabajo o ampliar tus procesos, te deja con más trabajo manual.
Ahí es precisamente donde entra en juego ClickUp. Si estás haciendo malabarismos con proyectos complejos y necesitas algo más que un simple seguimiento de tareas, los tableros Kanban de ClickUp se convierten en el puente entre la planificación y la ejecución
Incluye todas las funciones necesarias (desde la colaboración en tiempo real hasta la asistencia mediante IA) para que cada tarea forme parte dinámica de su flujo de trabajo.
Regístrese gratis en ClickUp y deje que sus tableros Kanban hagan el trabajo pesado por usted. 🏋️♂️