Tiene el plan de proyecto perfecto: todo correlacionado para alcanzar sus hitos y lograr sus metas. Pero después de completar el proyecto, se da cuenta de que algunas tareas siguen incompletas y no ha obtenido los resultados que esperaba.
A veces, los procesos obsoletos o los sistemas ineficaces te frenan. Otras veces, puede ser la falta de formación o de claridad entre su equipo lo que provoca el fracaso del proyecto. Sea cual sea la causa, encontrar y solucionar el problema de raíz es el primer paso para asegurarse de que no vuelva a ocurrir.
Un diagrama de espina de pescado puede ser una buena forma de correlacionar el problema y descubrir las posibles causas. Ayuda a desentrañar el problema principal, detectar patrones y averiguar qué está fallando.
En esta guía, hablaremos de los diagramas de espina de pescado en detalle y del proceso paso a paso para crear uno. Vamos allá
¿Qué es un diagrama de espina de pescado?
Un diagrama de espina de pescado es una herramienta de visualización, como cualquier plantilla de diagrama de flujo que ayuda a los equipos a descubrir las cuestiones subyacentes en cualquier problema de empresa.
También denominados diagramas de Ishikawa, diagramas de espina de pescado o diagramas de causa y efecto, el objetivo principal de este diagrama es correlacionar visualmente las causas y subcausas que conducen a un determinado problema o cuestión.
vía GeeksforGeeks
Origen del diagrama de espina de pescado
Los diagramas de espina de pescado llevan resolviendo problemas de empresa desde los años 20. Se hicieron famosos en 1968 cuando Kaoru Ishikawa, un profesor de ingeniería japonés, refinó y popularizó el concepto mientras trabajaba en la gestión de la calidad en los Astilleros Kawasaki.
Desde entonces, esta herramienta sencilla pero eficaz no se ha limitado a solucionar problemas. Ahora se utiliza ampliamente para prevenir problemas recurrentes, mejorar los procesos existentes y desarrollar productos de éxito.
¿El resultado? El Mazda MX-5 es un coche divertido de conducir y asequible. La prueba de que un poco de resolución estructurada de problemas puede llevarnos a disfrutar de la carretera.
Aplicaciones del diagrama de espina de pescado
Los diagramas de espina de pescado son muy útiles de muchas más formas de las que imaginas. Reduciéndolo a lo básico, aquí tienes tres sencillas espinas de pescado ejemplos de diagramas en la vida real:
1. Gestión de la propiedad
En la gestión de inmuebles, los diagramas de espina de pescado revelan por qué funcionan mal los equipos. Para ver mejor el problema subyacente, categorías como Personas, Procesos, Activos, Entorno, Materiales y Proveedores empiezan a revelar patrones que permiten a los gestores de instalaciones planificar mejor su mantenimiento.
2. Marketing
Los equipos de marketing suelen hacer un diagrama de Ishikawa para idear estrategias creativas o analizar campañas. De hecho, categorías como Producto, Promoción, Personas, Canales de marketing y Procesos ayudan a los profesionales del marketing a descubrir puntos débiles, comprender las preferencias de los clientes y crear campañas que realmente conecten con su público.
3. Gestión de la calidad
A nadie le gustan los productos defectuosos Un diagrama de causas y efectos ayuda a los equipos de calidad a profundizar en problemas como el diseño, el material, la inspección y el proceso. Esto revela qué está afectando a la calidad del producto para que las empresas puedan realizar la causa raíz mejorar la satisfacción del cliente y proteger su reputación.
¿Siente curiosidad por saber cómo hacer un diagrama de espina de pescado? Empieza por identificar el problema, hacer una lluvia de ideas sobre las posibles causas y clasificarlas en categorías. Es una herramienta sencilla pero potente que funciona en todos los sectores
Bonus: ¿Cómo hacer un diagrama de mapa conceptual (con ejemplos)?
Ventajas de utilizar un diagrama de espina de pescado
A continuación le explicamos por qué utilizar un diagrama de espina de pescado puede cambiar las reglas del juego:
Identifica las causas raíz de forma eficaz
Éste es el beneficio más inmediato. Los diagramas de espina de pescado facilitan la detección de las causas profundas. Son perfectos para profundizar en cualquier problema y descubrir sus aspectos ocultos. Lo mejor es que lo desglosan todo para que puedas ver claramente lo que está pasando
Fomenta la colaboración en equipo
Los diagramas de espina de pescado son sinónimo de trabajo en equipo. Reúnen a todo el mundo para intercambiar ideas y resolver problemas. Esto ayuda a abordar el problema, refuerza los lazos del equipo y aumenta la motivación. Así todos salen ganando
Proporciona una estructura visual clara
Estos diagramas ofrecen una forma sencilla de organizar las distintas causas de un problema. Su estructura limpia y rectilínea (con ramas) ayuda a ver cómo están conectados los distintos factores.
Su formato visual de fácil comprensión facilita la identificación de vínculos, relaciones y posibles soluciones.
Comprender los elementos de un diagrama de espina de pescado
Haciendo honor a su nombre, los diagramas de espina de pescado se asemejan a la figura de un pez o al esqueleto de un pez.
Analicemos cómo las distintas partes denotan los problemas y las causas:
- Cabeza: La cabeza del pez (empezando por el lado derecho) es donde se formula o define el enunciado del problema
- Espina dorsal: La línea horizontal, o espina dorsal, que sale de la cabeza sirve para conectar todas las espinas (causas) con la cabeza o el problema
- Huesos: Los huesos, o las líneas que salen de la columna vertebral, indican las principales categorías que podrían estar causando el problema
- Ramas: Como componente final, las líneas o ramas más pequeñas que salen de los huesos representan todos los factores o subcausas que contribuyen al problema
Dicho esto, encontrará todos estos elementos en distintos formularios de diagramas de espina de pescado. Exploremos su aspecto.
Tipos de diagramas de espina de pescado
Los diagramas de espina de pescado vienen en todas las figuras y tamaños, dependiendo del tipo que elijas. Exploremos algunos de los más populares que puedes utilizar para tu proyecto:
1. Diagrama de espina de pescado simple
El diagrama de espina de pescado simple es el formulario más básico y no tiene afinidades ni categorías de causas predefinidas. Por tanto, tiene libertad para personalizar las categorías y los factores que contribuyen al problema según su sector.
2. La espina de pescado 4S
El diagrama de espina de pescado de las 4S organiza las causas en cuatro categorías comunes: Proveedores, Sistemas, Entorno y Habilidades. Este tipo se utiliza mucho en el sector servicios.
3. Espina de pescado 8P
El diagrama de espina de pescado 8P recibe su nombre de sus ocho categorías de causas: Procedimientos, Políticas, Lugar, Producto, Personas, Procesos, Precio y Producción. Aunque es uno de los favoritos del sector servicios, puede adaptarlo a sus propias necesidades y sector.
4. La espina de pescado Hombre-Máquina-Material
Rompiendo ligeramente el esquema, este diagrama de espina de pescado clasifica las causas en seis tipos: Hombre, Materiales, Métodos, Máquinas, Medidas y Entorno. Se trata de un esquema habitual en la industria manufacturera, que a veces incluso añade dos categorías más -Gestión/Dinero y Mantenimiento- para una mayor flexibilidad.
Independientemente del diagrama de espina de pescado que elija, todos siguen un principio: causa y efecto. La causa es la acción y el efecto es el resultado. En pocas palabras, cada rama de categoría representa un factor que contribuye al resultado o al planteamiento del problema.
Recordatorio amistoso: Cuando elija un tipo de diagrama de espina de pescado, hágalo coincidir primero con su problema, no con su sector. Las 4S funcionan muy bien para los problemas de servicios, pero si estás analizando un problema de fabricación en una empresa de servicios, las 6M (Hombre, Máquina, etc.) podrían servirte mejor. Las categorías son guías, no reglas.
Guía paso a paso para hacer un diagrama de espina de pescado
He aquí un proceso paso a paso sobre cómo hacer un diagrama de espina de pescado:
Paso 1: Definir el problema
Lo primero es lo primero: averigua cuál es el problema principal que intentas resolver. Reúne a tu equipo de diferentes áreas (ventas, marketing, compatibilidad, producto) y discutidlo. Asegúrate de que todos están de acuerdo en un planteamiento claro y específico del problema.
Por ejemplo, 'La tasa de rotación de clientes aumentó un 25% en el tercer trimestre de 2024' Escriba este problema en la 'cabeza' de su pez (en la parte izquierda de su diagrama). También puedes anotar lo que pretendes conseguir con este análisis para que todo el mundo esté de acuerdo
Paso 2: Identificar las principales categorías de causas
En el segundo paso, trabaje con su equipo para identificar al menos cuatro grandes categorías que puedan estar causando el problema. Piense en grande: ¿qué podría estar influyendo en el problema?
Piense en al menos cuatro factores que influyan en el problema. Vea si un cambio en una de estas causas puede darle un efecto diferente que explorar.
Kaoru Ishikawa
Esto le servirá de ajuste para identificar las subcausas dentro de cada categoría en el paso siguiente.
Volviendo al ejemplo anterior, he aquí algunas áreas que deben tenerse en cuenta para resolver el problema de la pérdida de clientes:
- Precio y sistema de suscripción
- Promoción o marketing
- Personas (es decir, su equipo)
- Software
- Proceso
En este caso, el servicio de atención al cliente, el proceso de incorporación, la calidad del producto o la estructura de precios pueden ser los culpables del aumento de la tasa de abandono.
Puede añadir o ajustar más estas categorías en función de su problema. Pero una nota: intente mantenerlo por debajo de 10 para obtener un diagrama más sencillo.
📌 Quick Hack: También puede utilizar Mapa de dependencia en esta fase. Por ejemplo, un proceso de incorporación confuso puede dificultar el uso del producto, lo que afecta al servicio al cliente. Si correlaciona estas dependencias, podrá detectar los casos en los que arreglar una cosa puede resolver varios problemas.
Paso 3: Lluvia de ideas sobre las posibles causas dentro de cada categoría
Aquí es donde se lleva la sesión de lluvia de ideas al siguiente nivel. Para cada categoría, haga una lista de todas las posibles causas que contribuyen al problema. Anime a su equipo a compartir todas las ideas, por pequeñas que sean.
Por ejemplo, si "Proceso" (del último paso) es una categoría, algunas subcausas podrían ser:
- El proceso de incorporación es confuso
- Los tiempos de respuesta son demasiado lentos
- La calidad del producto no cumple las expectativas
Siga preguntándose "¿por qué?" para cada causa hasta que tenga todos los detalles. Cuanto más explore, mejor
Paso 4: Analizar y priorizar las causas
Con el diagrama completado, es hora de centrarse en los patrones. Busca causas raíz que aparezcan repetidamente o categorías con múltiples subcausas. Éstas son tus principales prioridades.
Por ejemplo, si el "precio" aparece como factor en varias categorías, merece la pena investigarlo. Trabaje con su equipo para determinar qué es lo primero que requiere atención y empiece a resolverlo a partir de ahí.
Paso 5: Tomar medidas en función de los resultados
Cree un plan claro, paso a paso, para abordar las principales causas que ha identificado.
Empiece a actuar de inmediato y sea flexible. Si una categoría no conduce a una solución sólida, reoriente su enfoque hacia otras áreas. La clave es seguir avanzando, aprendiendo y perfeccionando a medida que se avanza: ¡el progreso por encima de la perfección!_
Consejos para crear un diagrama de espina de pescado eficaz
Aunque los diagramas de espina de pescado son muy fáciles de crear y analizar, aquí tienes algunos consejos que puedes anotar para crear un diagrama de espina de pescado eficaz:
Consejo #1: Colabore con los miembros del equipo
Implique a todo el mundo desde el principio Incorpore a las partes interesadas al debate desde el principio y siga colaborando durante todo el proceso. Para rematar, fomente las aportaciones sobre las causas sin juzgarlas: se trata de una tormenta de ideas, no de debatir.
Consejo #2: Mantenga el diagrama simple y centrado
En general, céntrate en la simplicidad. Añada sólo las categorías y causas relevantes que aporten valor al proceso de resolución de problemas. Olvídate de la palabrería y asegúrate de que el diagrama sea fácil de entender para todos.
Consejo #3: Utilizar herramientas de software para diagramas digitales
¿Por qué esforzarse con lápiz y papel para crear diagramas de espina de pescado? Existen infinitas herramientas digitales en el mercado que puedes utilizar para decidir cuál es la mejor de todas. Mejor aún, prueba con Pizarras para hacer un diagrama de espina de pescado, o elige un creador de diagramas de espina de pescado para evitarte por completo la molestia. Veamos cómo.
¿Cómo hacer un diagrama de espina de pescado con ClickUp?
Por supuesto, puede utilizar plantillas de diagramas de espina de pescado en Excel o Microsoft Word (al fin y al cabo, son gratuitas/a). Pero seamos realistas: pueden llevar mucho tiempo, ser difíciles de personalizar y propensos a problemas de formato frustrantes. No es exactamente lo ideal cuando intentas centrarte en resolver problemas, ¿verdad?
Lo que necesita es un creador de diagramas de espina de pescado (o una plantilla) que sea limpio, flexible y listo para manejar cualquier nivel de complejidad. Quieres algo que se vea bien, que funcione en todos los dispositivos y que os permita a ti y a tu equipo colaborar sin problemas.
Eso es lo que ClickUp pone sobre la mesa. Es una potente herramienta de gestión de proyectos y de todo lo relacionado con el trabajo. Con herramientas como la automatización, las integraciones e incluso la IA, está diseñada para agilizar tu flujo de trabajo.
Aunque no es intrínsecamente un creador de diagramas de espina de pescado, ClickUp puede hacer análisis de causa raíz con su rico conjunto de funciones. ¿Listo para explorar la magia de ClickUp?
Mapas mentales de ClickUp
Tomar ClickUp Mapas mentales , por ejemplo. Hacen que sea muy fácil correlacionar los diagramas de espina de pescado para el análisis de la causa raíz.
Empieza anotando el enunciado del problema, explora las categorías paso a paso e incluso consulta ejemplos de mapas mentales si eres nuevo en esto. Además, puedes invitar a tu equipo a participar, colaborar y resolver el caso juntos
Correlacione las categorías y las causas de un diagrama de espina de pescado utilizando los mapas mentales de ClickUp
Una vez terminado el diagrama, utilice la función de rediseño para arrastrar y soltar y reorganizar las causas. De este modo, podrá ordenar las tormentas de ideas en una estructura de espina de pescado bien organizada y determinar qué causas requieren su atención en primer lugar.
Reorganice las causas y convierta las tormentas de ideas desordenadas en un diagrama de espina de pescado ordenado utilizando la función Re-Diseño
Además, Mapas mentales te ofrece dos modos para una flexibilidad total:
- Modo en blanco: Un espacio de forma libre para hacer lluvias de ideas y crear diagramas de espina de pescado personalizados
- Modo tarea: Convierta las causas en tareas procesables para su posterior investigación o resolución
Y si empezar desde cero no es lo tuyo, ¿por qué no utilizar plantillas de diagramas de espina de pescado ?
Plantilla de diagrama de espina de pescado de ClickUp
Para endulzar el trato, Plantilla de diagrama de espina de pescado de ClickUp de ClickUp le ayudará a empezar rápidamente.
Sólo tiene que registrarse gratuitamente, añadir la plantilla a su entorno de trabajo y ¡listo! Plantea el problema, haz una lluvia de ideas sobre las causas y personaliza la plantilla para adaptarla a tus necesidades.
Plantilla de diagrama de espina de pescado de ClickUp
Estas son sus funciones clave 👇
- Estados personalizados: Convierte las causas en tareas procesables con estados como "Abierto" y "Completado" para realizar un seguimiento del progreso fácilmente
- Campos personalizados: Añade categorías y detalles a tus tareas, haciendo que sea súper sencillo detectar patrones y conexiones de un vistazo
- Vistas personalizadas: Cambie entre las vistas 'Pizarra' y 'Empezar aquí' para obtener una imagen completa de su diagrama de espina de pescado y el problema que está resolviendo
- Herramientas de gestión de proyectos: Mejore su proceso con funciones prácticas como etiquetas, subtareas anidadas, múltiples personas asignadas y rótulos de prioridad para mantener todo bajo control
Una vez que haya identificado las causas fundamentales, convierta al instante esos conocimientos en Tareas de ClickUp . Asígnelas a los miembros de su equipo, ajuste las fechas límite y realice un seguimiento de los progresos, todo ello dentro de ClickUp. Es la forma más sencilla de pasar de "solucionar problemas" a "¡problemas resueltos!"
Lea también: 10 Free Five Whys Root Cause Analysis Templates (en inglés)
Ventajas de utilizar ClickUp para diagramación y visualización
Crear diagramas de espina de pescado es mucho más fácil y divertido con ClickUp
Veamos algunas de las muchas ventajas de usar ClickUp para hacer un diagrama de espina de pescado:
- Colaboración en tiempo real: Gracias al uso compartido de la Pizarra y a las actualizaciones instantáneas, todo el mundo está informado. Sin correos electrónicos de ida y vuelta, sin falta de comunicación, sólo el trabajo en equipo sin problemas
- Personalización: Ajusta diseños, modifica colores y haz que destaque visualmente, todo con un clic. Además, un diagrama claro y atractivo facilita la comprensión y el uso
- Automatizaciones: Automatización de ClickUp es una gran ayuda. Por ejemplo, configure flujos de trabajo automatizados que se desencadenan cuando se completa una tarea relacionada con un elemento del diagrama (como una causa raíz), moviéndola automáticamente al siguiente paso o notificando a los miembros del equipo pertinentes
Leer más: 10 Free Swimlane Diagram Plantillas y Mapas de Procesos
Buenas prácticas para la creación de diagramas de espina de pescado
He aquí un par de consejos para que sus diagramas de espina de pescado sean aún mejores:
- **Después de correlacionar todas las causas, pida a su equipo que vote las tres más importantes de cada categoría. Cuente los votos, y las causas con más votos son las que debe abordar primero
- **Para problemas más complejos, combina tu diagrama de espina de pescado con herramientas comoSeis Sigma. Esto le ayudará a profundizar en los problemas, diseñar flujos de trabajo más inteligentes y aplicar cambios que se mantengan
Errores comunes que deben evitarse al crear diagramas de espina de pescado
Aunque los diagramas de espina de pescado son excelentes para resolver problemas, es mejor ser consciente de los errores comunes que pueden surgir. Veámoslos:
1. Falta de claridad sobre el problema
Si no tienes claro el problema, es difícil definirlo en tu diagrama de espina de pescado. Un enunciado vago del problema lleva a una confusión inimaginable más adelante. Esto significa que es posible que no obtengas los resultados que deseas
Solución: Utilice el enfoque SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) para definir el planteamiento del problema. Asegúrese de involucrar a las partes interesadas clave desde el principio para obtener información valiosa.
2. Prejuicios, suposiciones y conclusiones precipitadas
Los prejuicios y las suposiciones pueden estropear gravemente el análisis. Ya sean opiniones personales o falta de datos, sacar conclusiones precipitadas puede pasar por alto causas cruciales y hacer descarrilar el proceso.
✅ Solución: Tómese su tiempo para recabar la opinión de distintos expertos, revisar los datos y analizar diversas perspectivas. Al crear diagramas de espina de pescado, considere todas las causas potenciales y evite sacar conclusiones precipitadas sin pruebas suficientes.
3. Complejidad y desorden
Cuando se trata de problemas complejos, el diagrama de espina de pescado puede saturarse rápidamente de causas y subcausas, lo que dificulta la visualización de las relaciones o el establecimiento de prioridades.
✅ Solución: Utilice plantillas de diagramas de espina de pescado para organizar sus causas en categorías principales y subcategorías. Priorice las causas más relevantes utilizando factores como la gravedad, la frecuencia y la viabilidad.
4. Confundir los síntomas con las causas principales
Es fácil confundir los "síntomas" con las causas raíz en el análisis del diagrama de espina de pescado. A decir verdad, abordar los síntomas no resolverá los problemas subyacentes de la empresa a largo plazo.
✅ Solución: Utilice el método de los '5 porqués y examinar a fondo las causas fundamentales o esenciales.
Potencie su análisis de diagrama de espina de pescado con ClickUp
Aunque las soluciones rápidas pueden parecer una solución fácil, a menudo conducen a que vuelvan a surgir los mismos problemas (un serio asesino de la productividad).
Aquí es donde se necesitan diagramas de espina de pescado para resolver estos problemas para siempre.
Y cuando se trata de crear el diagrama de espina de pescado perfecto, ClickUp es la solución Se trata de una completa plataforma de gestión de proyectos que agiliza la colaboración y la visualización en todas las fases del trabajo.
Regale ClickUp gratis, gratuito/a ¡y lleva tu juego de diagramas de espina de pescado al siguiente nivel!