Acaba de enviar una invitación para una reunión, pero al pulsar "Enviar", se le pasa por la cabeza una idea: ¿No podría haber sido un correo electrónico?
Luego está la otra cara de la moneda: tu bandeja de entrada está repleta de mensajes que podrías haber chateado rápidamente.
Es un dilema al que todos nos hemos enfrentado: cuándo programar una reunión y cuándo enviar un correo electrónico.
Equilibrar la necesidad de claridad, colaboración y eficacia a menudo se reduce a elegir el método de comunicación adecuado. Si te equivocas, corres el riesgo de perder un tiempo valioso o de provocar una falta de comunicación.
En este blog analizaremos el viejo debate de la reunión frente al correo electrónico. Vamos a ayudarte a tomar decisiones más inteligentes que ahorren tiempo y mejoren la colaboración en equipo. 👥
Resumen de 60 segundos
- Las reuniones suelen hacer perder tiempo y pueden provocar agotamiento por ineficacia
- Algunas situaciones son más adecuadas para el correo electrónico: sin un objetivo claro, actualizaciones informativas, comentarios sencillos y comprobaciones rutinarias
- Las reuniones son necesarias cuando hay un orden del día concreto o se necesita crear equipo, tomar decisiones rápidas, mantener debates complejos o colaborar
- Adoptar la cultura del correo electrónico reduce la carga cognitiva y aumenta la eficacia gracias a la flexibilidad asíncrona y la trazabilidad
- Las estrategias para dar prioridad al correo electrónico incluyen redefinir las políticas de reuniones, formar a los empleados para que escriban correos electrónicos eficaces y utilizar plantillas
- Herramientas como ClickUp mejoran la comunicación al integrar el correo electrónico y la gestión de tareas, reduciendo la necesidad de reuniones innecesarias
Evaluar cuándo una reunión podría ser un correo electrónico
Las reuniones suelen ser el método de comunicación al que se recurre, pero no deberían ser la opción predeterminada/a. Las reuniones excesivas o mal planificadas pueden mermar la productividad e interrumpir los flujos de trabajo, contribuyendo finalmente al agotamiento.
Los estudios demuestran que las reuniones son ineficaces 72% de las veces , y el 78% de los encuestados se sienten abrumados por el enorme número de reuniones a las que deben asistir.
Inevitablemente, esto supone una importante pérdida de tiempo que podría dedicarse mejor al trabajo en profundidad.
Exigir a los empleados que asistan a reuniones innecesarias desperdicia valiosas horas de trabajo y desmotiva a los miembros del equipo, que sienten que su presencia no añade valor.
Significa que una reunión podría ser un correo electrónico
No todas las razones para convocar una reunión merecen la pena: un correo electrónico claro y bien redactado puede hacer el trabajo con la misma eficacia.
He aquí algunos casos que pueden no requerir una reunión:
💌 Cuando la reunión carece de un propósito definido: Las reuniones sin un orden del día específico suelen dar lugar a discusiones sin rumbo y a síndrome de recuperación de la reunión . Si no hay metas factibles, es mejor un correo electrónico
💌 Cuando la meta es puramente informar: Las actualizaciones del proyecto o las tareas completadas pueden compartirse de forma más eficiente mediante resúmenes concisos por correo electrónico que los miembros del equipo pueden revisar en su tiempo libre
💌 Cuando el feedback no requiere discusión: El feedback escrito permite a los destinatarios procesar las sugerencias a su propio ritmo. A menos que la información sea compleja o delicada, un correo electrónico detallado puede ser igual de eficaz
**Reuniones semanales o diarias con poco que discutir pueden suponer una pérdida de tiempo. Las actualizaciones rutinarias suelen ser más adecuadas por correo electrónico
**El concepto de reunión formal se remonta a la antigua Grecia, donde se celebraban foros para debatir asuntos públicos y compartir ideas.
Cuándo es necesaria una reunión
Aunque el correo electrónico puede gestionar muchas comunicación en equipo necesidades, algunas situaciones requieren realmente una reunión cara a cara para aclararlas y actuar con rapidez.
Éstas son las circunstancias clave que justifican la reunión de su equipo:
- **Las reuniones con objetivos claros y resultados definidos, como la finalización de una estrategia de marketing o la armonización de los cronogramas de un proyecto, se benefician de los debates en tiempo real
- Cuando se trata de fomentar la camaradería en el equipo: Para fomentar la compenetración y la moral, se necesitan más interacciones en persona o virtuales. Las reuniones rápidas del equipo, las celebraciones o las reuniones periódicas fomentan relaciones de trabajo más sólidas
- Cuando se necesita una toma de decisiones rápida: Las decisiones urgentes se toman mejor en reuniones, donde las partes interesadas pueden evaluar opciones, sopesar riesgos y llegar a acuerdos rápidamente
- Cuando el debate es complejo: Los temas matizados con puntos de vista contradictorios o los giros estratégicos se abordan mejor en reuniones, donde se puede responder a las preguntas, aclarar las preocupaciones y alinear los próximos pasos
- Cuando se necesitan sesiones de colaboración y lluvia de ideas: La resolución creativa de problemas y la generación de ideas prosperan en ajustes interactivos, permitiendo contribuciones espontáneas que son difíciles de conseguir por correo electrónico
**Sabías que en 2022 se calcula que habrá más de 1.000 millones de euros al año 333.000 millones de correos electrónicos diarios en todo el mundo. Se prevé que esta cifra aumente a 392.500 millones de correos electrónicos diarios en 2026.
Hacia una cultura en la que prima el correo electrónico
Adoptar una cultura en la que prime el correo electrónico no significa simplemente eliminar las reuniones. Ayuda a crear un ecosistema de trabajo en el que la comunicación tiene un propósito y está centrada.
Ventajas del correo electrónico sobre las reuniones
🤝 Flexibilidad asíncrona
El correo electrónico permite a los miembros del equipo responder cuando mejor les convenga, lo que reduce la presión de la interacción en tiempo real
Esto es especialmente útil para equipos internacionales que trabajan en distintas zonas horarias.
📝 Documentación y trazabilidad
Los correos electrónicos sirven como registro escrito para futuras consultas, aportando claridad sobre tareas, decisiones y compromisos.
A diferencia de las reuniones, en las que los puntos clave pueden olvidarse o malinterpretarse, los correos electrónicos garantizan la rendición de cuentas con un rastro en papel. También puede utilizar herramientas de redacción de correos electrónicos para reducir su carga de trabajo.
⏰ Eficiencia del tiempo
Un correo electrónico bien elaborado a menudo se escribe en minutos pero ahorra horas de tiempo colectivo que se dedicarían a coordinar y asistir a una reunión.
Además, los equipos pueden centrarse en el trabajo en profundidad en lugar de en discusiones innecesarias.
🧘🏾♀️ Reducción de la carga cognitiva
Cambio frecuente de contexto entre
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/197334/demasiadas-reuniones/ demasiadas reuniones /%href/
desconcentra.
Si se da prioridad al correo electrónico, se minimizan las interrupciones y los miembros del equipo pueden dedicar su energía mental a completar la tarea.
Estrategias para adoptar un enfoque en el que el correo electrónico es lo primero y las reuniones lo segundo
Veamos ahora cómo puedes adoptar este enfoque. 👇
- Redefinir las políticas de reuniones: Establecer directrices claras sobre cuándo son necesarias las reuniones y cuándo el correo electrónico es el canal de comunicación preferido. Por ejemplo, ordene órdenes del día y materiales previos a las reuniones para desalentar discusiones innecesarias
- **Formar a los empleados para que escriban correos electrónicos eficacesgestión de proyectos por correo electrónico y la comunicación a menudo conducen a reuniones innecesarias. Ayude a los miembros del equipo a redactar correos electrónicos concisos y procesables con líneas de asunto claras para reducir las aclaraciones de ida y vuelta
- Aproveche las plantillas y la automatización: Estandarice la comunicación rutinaria con plantillas de correo electrónico para actualizaciones de estado o resúmenes de reuniones. Además, automatizar recordatorios para evitar seguimientos de reuniones
- Adopte una "regla de 24 horas" para las solicitudes de reunión: Pida a los miembros del equipo que intenten resolver los problemas por correo electrónico o mediante herramientas asíncronas durante al menos 24 horas antes de solicitar una reunión. Esto fomenta una comunicación reflexiva y proactiva
- Haga un seguimiento de los resultados de la comunicación: Evalúe periódicamente si las tareas se han completado con eficacia utilizando el enfoque del correo electrónico en primer lugar. Si surgen problemas, determine si una reunión habría mejorado la claridad o la alineación
🔍 ¿Sabías que? Las directrices para reuniones de dos pizzas establecen que reuniones productivas no deberían tener más asistentes de los que pueden alimentar dos pizzas. Y sí, esta regla se atribuye a menudo a Jeff Bezos, fundador de Amazon.
Herramientas para mejorar la comunicación
Para lograr el equilibrio adecuado entre trabajo en equipo y eficiencia, necesitas herramientas de comunicación en el lugar de trabajo que hacen que la comunicación sea fácil y eficaz. La meta es encontrar una plataforma que le ayude a gestionar mejor el correo electrónico reduciendo al mínimo las reuniones.
Una de estas herramientas es ClickUp la app de todo para el trabajo.
Piensa en ella como en un hub todo en uno donde se reúnen tareas, correos electrónicos y conversaciones de equipo.
¿Necesitas asignar tareas? Terminadas. ¿Quieres seguir el progreso de un proyecto? Muy fácil. ¿Desea mantener una comunicación escrita clara sin interminables hilos de correo electrónico o reuniones? ClickUp es la solución.
Echemos un vistazo más de cerca a las funciones de ClickUp. ✅
Gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp
Utilice ClickUp Email Project Management para crear y gestionar flujos de trabajo de automatización del correo electrónico Gestión de proyectos de correo electrónico de ClickUp facilita enormemente la gestión de la comunicación y las tareas.
En lugar de cambiar constantemente entre su cliente de correo electrónico y ClickUp, puede enviar, recibir y hacer un seguimiento de los mensajes de correo electrónico directamente desde su entorno de trabajo de ClickUp. Esto encaja perfectamente con un enfoque que da prioridad al correo electrónico, en el que desea mantener las cosas eficientes y organizadas sin depender de las reuniones para cada pequeña actualización.
Por ejemplo, si necesita enviar una actualización a un cliente, solicitar su opinión o hacer una pregunta rápida sobre un proyecto, puede hacerlo todo desde la propia tarea.
_Presiono un botón y se envían los correos electrónicos, todo se simplifica y con sólo pulsar un botón o seleccionar una opción se terminan todos los procesos requeridos, simplificando así hasta la más desalentadora de las tareas
Barnie Pretorius, Administrador de dominio en Jasper Consulting_No es necesario ir a la bandeja de entrada, redactar un correo electrónico y luego volver a ClickUp para actualizar la tarea. Todo está en el mismo sitio.
Una de las funciones más útiles es la de transformar los correos electrónicos entrantes en Tareas de ClickUp . Cuando reciba una actualización del proyecto o un elemento de acción que requiera atención inmediata, no tendrá que preocuparse de copiar y pegar los detalles.
Sólo tienes que convertir el correo electrónico en una tarea, asignarla a la persona adecuada y establecer una fecha límite, directamente desde el propio correo electrónico.
Dato curioso: El primer correo electrónico se lo envió Ray Tomlinson a sí mismo en 1971. Decía algo así como "QWERTYUIOP"
Integraciones de ClickUp
Reúna sus reuniones y su pila tecnológica de correo electrónico mediante las integraciones de ClickUp
A continuación, integre las herramientas de terceros existentes con Integraciones de ClickUp . Hay más de 1.000 integraciones, como Zoom, Gmail, Outlook, Calendly, etc.
Las integraciones te permiten incorporar datos de las herramientas que tu equipo ha estado utilizando sin esfuerzo adicional.
Hemos configurado la integración con Outlook para que todos los miembros del equipo puedan transferir tareas de Outlook directamente a ClickUp, lo que ha mejorado la visibilidad en todos los equipos y ha reducido las tareas perdidas u olvidadas que se hunden en el fondo de la bandeja de entrada del correo electrónico
Marc Bonney, Director de Compromiso e Innovación Empresarial de LiveBetter Community Services
📖 Lea también: Cómo elegir la cadencia de reuniones adecuada para tu equipo
Reuniones ClickUp
A veces, las reuniones son inevitables. Pero si necesitas tener una, Reuniones ClickUp ayuda a que sea lo más fluida y eficaz posible.
Al programar una reunión, ésta se sincroniza con la base de datos de ClickUp Vista del Calendario de ClickUp para que todo el mundo sepa exactamente cuándo y dónde se va a celebrar. También puede vincular la reunión a tareas o proyectos específicos, aclarando lo que hay que discutir y asegurándose de mantener el rumbo.
Organice reuniones, tareas y plazos en un solo lugar con la vista del Calendario de ClickUp
La vista Calendario también le permite visualizar rápidamente la programación de su equipo -reuniones, tareas y plazos- todo en un mismo lugar.
Puede ajustar fácilmente las reuniones o los plazos con sólo arrastrar y soltar y detectar rápidamente cualquier posible conflicto de programación. Esto hace que sea más fácil equilibrar su carga de trabajo y alinear sus reuniones con las prioridades de su equipo
Ajustar reuniones y plazos con la función de arrastrar y soltar en la vista de Calendario de ClickUp
Preparar la reunión también es fácil.
Puede ajustar una agenda en Documentos de ClickUp de antemano para que tu equipo sepa qué esperar y pueda venir preparado. Durante la reunión, puede tomar notas, asignar tareas y capturar decisiones en un solo lugar.
Prepare, colabore y capture las decisiones clave en un solo lugar con ClickUp Docs
Consejo profesional: Durante las reuniones, siéntese erguido con los hombros hacia atrás para parecer seguro y comprometido. Este lenguaje corporal muestra que está participando activamente en la conversación, haciéndole parecer más accesible e implicado.
Chatear con ClickUp
Reúna conversaciones, tareas y proyectos en un solo lugar con ClickUp Chat
Hay ocasiones en las que no necesita una reunión o un correo electrónico, especialmente cuando Chat ClickUp aúna comunicación y gestión del trabajo.
En Chat, puede @mencionar a compañeros de equipo, adjuntar archivos y enlazar chats directamente a tareas. También puedes crear hilos dentro de una conversación para mantener juntas las discusiones relacionadas, asegurándote de que todo permanece organizado y es fácil de seguir.
Para las discusiones más complejas, puede convertir un mensaje de chat en una tarea o un comentario sobre una tarea con sólo un clic.
Aquí, conversaciones, tareas y proyectos no sólo se conectan, sino que convergen.
Plantillas
Además de las funciones anteriores, ClickUp ofrece una plétora de plantillas de planes de comunicación .
Por ejemplo, la plantilla Plantilla de matriz de comunicación y reuniones de equipo de ClickUp simplifica la asignación de tareas relacionadas con proyectos específicos y establece claramente las directrices para completar tareas o realizar prácticas de seguimiento. Lo mejor es que puede organizar las conversaciones y detectar rápidamente las ineficacias no abordadas o los temas de conversación omitidos.
Además, la Plantilla del plan de comunicación de ClickUp desarrolla una guía fácil de entender que describe el estilo y la etiqueta de comunicación de su marca, tanto interna como externamente.
Ha sido fenomenal ver cuánto tiempo hemos ahorrado en reuniones desde que utilizamos ClickUp. Lo que antes nos llevaba tres horas a la semana para planificar y actualizar eventos, ahora nos lleva poco más de una hora. Los equipos implicados disponen ahora de más tiempo para centrarse en prioridades de marketing más importantes._
Alaina Maracotta, Marketing de eventos en Vida Health
Buenas prácticas para minimizar las reuniones
Reconozcámoslo: a veces las reuniones nos hacen perder mucho tiempo. Aunque son esenciales para ciertas tareas, no todas las conversaciones tienen que ser cara a cara (o virtuales).
Minimizar las reuniones libera tiempo para un trabajo más centrado y productivo, pero ¿cómo encontrar el equilibrio adecuado?
Exploremos las buenas prácticas para reducir la fatiga de las reuniones y, al mismo tiempo, mantenerte conectado y alineado con tu equipo. 📅
🚫 Anime a cancelar las reuniones innecesarias
A veces, es mejor cancelar las reuniones que no aportan valor.
Si la reunión no tiene un propósito claro o un resultado deseado, ¿para qué programarla?
En lugar de convocar a todo el mundo para una discusión extensa, céntrate en lo que es realmente importante. Si se trata de una llamada rápida o una actualización que podría compartirse fácilmente a través de chatear o correo electrónico cancelar la reunión y ahorrar tiempo a todos. Mantener a su equipo en la misma página sin reuniones innecesarias les ayuda a seguir siendo productivos y a centrarse en sus tareas principales.
📫 Defiende las herramientas de comunicación asíncrona
No es necesario programar una reunión para obtener información inmediata o mantener las cosas en movimiento.
Herramientas asíncronas como el correo electrónico, software de gestión de proyectos, plataformas de reuniones virtuales y aplicaciones de mensajería permiten a su equipo colaborar y responder a su propio ritmo, garantizando que todos estén informados sin tener que dedicar tiempo a reuniones
ClickUp, la app Todo para el trabajo, reúne todas estas funciones en un solo lugar. Puedes seguir el progreso, comunicarte y gestionar tareas sin las idas y venidas de programar invitaciones. Esta configuración funciona perfectamente para actualizaciones rápidas o preguntas de seguimiento que no necesitan largas discusiones.
📓Utiliza la documentación de autoservicio
La documentación de autoservicio ahorra mucho tiempo a los equipos.
Cuando toda la información necesaria es fácilmente accesible, programar una reunión sólo para responder a preguntas básicas es innecesario. Permita que su equipo resuelva problemas de forma independiente y encuentre lo que necesita sin esperar una respuesta o una reunión de seguimiento.
Además, una documentación clara y actualizada mantiene a todos alineados, minimizando la confusión y evitando retrocesos innecesarios.
👍🏾 Permita a su equipo rechazar invitaciones innecesarias
Es importante dar a su equipo la libertad de rechazar invitaciones a reuniones que no requieran su aportación o que probablemente no conduzcan al resultado deseado.
Anímeles a evaluar si la reunión se ajusta a sus prioridades antes de aceptar la invitación. Un correo electrónico puede ser más eficaz si la reunión es sólo para comprobar o responder a algunas preguntas.
Cuando los miembros de un equipo se sienten capaces de decir no a reuniones innecesarias, se centran en sus propias tareas y contribuyen más eficazmente a las metas del equipo.
👀 Bonificación: Descubra la el impacto de los días sin reunión en la productividad de su equipo.
Incorpore ClickUp como su gestor integral de reuniones y correo electrónico
Como nota final, necesita un sistema que respete el tiempo e impulse la intención de claridad. Por encima de todo, debe asegurarse de que cada cadena de comunicación tiene un fuerte sentido de propósito.
Con ClickUp, los equipos de todo el mundo pueden alternar entre actualizaciones asíncronas y colaboraciones en tiempo real. Sus completas funciones de comunicación interna le permiten centralizarlo todo, desde la gestión de proyectos y tareas por correo electrónico hasta la documentación y la programación.
¿Listo para reducir el ruido y mejorar la productividad? Registrarse en ClickUp ¡gratis/a hoy mismo!