Supongamos que tiene que completar diez tareas. Agrupar tareas similares, delegarlas, automatizarlas y revisar la lista lo antes posible es eficiencia. Elegir las tareas más importantes en las que invertir primero tu energía es eficacia.
En teoría, parece sencillo. Sin embargo, en las organizaciones que llevan a cabo grandes proyectos en los que participan varias personas, equilibrar la eficiencia frente a la eficacia puede ser todo un reto.
En esta entrada del blog, hemos traído ayuda.
¿Qué es la eficiencia?
La eficiencia se refiere a la capacidad de conseguir más cosas terminadas con un mínimo de tiempo y recursos. Cuando usted está persiguiendo la eficiencia, lo haría:
Minimizar el desperdicio de tiempo y materiales. Por ejemplo, una cadena de montaje eficiente haría todo lo posible por eliminar la diferencia de tiempo entre dos procesos subsiguientes y evitaría utilizar recursos innecesarios.
Mejorar los procesos racionalizando el flujo de trabajo y eliminando los cuellos de botella. Por ejemplo, un gestor de proyectos de servicios se aseguraría de que la información se transmite a todos los miembros del equipo mediante reuniones, retrospectivas, etc.
Maximizar la productividad con herramientas y automatización. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software crearía un control de calidad automatizado para garantizar que se realizan más pruebas por hora.
Medirlo todo. Un aspecto clave de la eficiencia son las métricas. Los equipos utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada parte del proceso con el fin de garantizar el máximo rendimiento.
Aunque la eficacia no es exactamente lo contrario, es distinta. Entendámoslo.
¿Qué es la eficacia?
La eficacia es la capacidad de una organización de hacer lo correcto para lograr los resultados deseados. Cuando se persigue la eficacia:
- Establecer metas claras que guiarán la toma de decisiones a lo largo del proyecto
- Prioriza las tareas que contribuirán a alcanzar las metas que se ha fijado
- Se centra en la creación de valor dando prioridad al trabajo importante sobre el urgente, impulsando los objetivos estratégicos a largo plazo
- Ver el panorama general del valor de la empresa, la experiencia del cliente, la innovación y el valor para el accionista
Diferencias clave entre eficiencia y eficacia
En pocas palabras, la eficiencia es hacer las cosas bien o correctamente. Eficacia es hacer las cosas bien. ¿Cómo funciona esto en el mundo real? Averigüémoslo.
Centrarse en los recursos frente a los resultados
La eficiencia se centra en maximizar los recursos. Se trata de obtener el máximo rendimiento de cada unidad de insumo.
Por ejemplo, si horneamos un pastel, seremos eficientes si utilizamos cada grano de azúcar o cada gota de mantequilla en el producto final.
La eficacia se centra en producir los resultados deseados. Se trata de mejorar la calidad y la utilidad del producto.
Por ejemplo, en aras de la eficacia, sustituiría el azúcar por stevia para atender a un conjunto más amplio de clientes con problemas dietéticos, aunque resulte caro.
Corto plazo frente a largo plazo
La eficacia suele centrarse en los resultados a corto plazo. Su objetivo es optimizar cada pequeño aspecto/parte del proceso para eliminar el despilfarro. Un equipo de ventas eficiente puede dedicar cada minuto de su jornada a realizar llamadas para ser eficiente.
La eficacia se centra en los resultados a largo plazo. Su objetivo es mejorar el impacto en el cliente para maximizar el valor. Un equipo de ventas eficaz debe investigar, personalizar su discurso y llamar al tipo adecuado de clientes potenciales.
Granular vs. big picture
La eficacia tiene que ver con los detalles granulares. Se trata de cada grano de azúcar y cada gota de mantequilla. Normalmente, las empresas se centran en mejorar la eficiencia de unidades más pequeñas de una organización, como un individuo o un equipo.
La eficacia tiene que ver con el panorama general, es decir, con aumentar el impacto del conjunto. Para medir la eficacia, las empresas se centran en las necesidades del cliente, el valor, la sostenibilidad y la ventaja competitiva. Aquí, las organizaciones se centrarían en asegurarse de que todas las piezas móviles encajan bien.
Métricas y medición
La eficacia se controla y mide estrechamente en el nivel de ejecución del proceso/proyecto. Los equipos utilizan KPI como la producción por hora, el tiempo de rendimiento, la duración del ciclo, la utilización de recursos, etc.
La eficacia también se controla de cerca, pero a nivel de empresa. Los equipos utilizan métricas como la satisfacción del cliente (CSAT), la tasa de conversión, la tasa de adopción de productos/funciones, etc.
Resumamos.
| Función Eficiencia Eficacia | ||
|---|---|---|
| Función | Eficiencia | Eficacia |
| -------------- | ----------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------- |
| Enfoque | Aumentar la producción del proyecto | Lograr resultados de negocio |
| Meta | Maximizar la utilización | Maximizar el valor de la empresa |
| Plazo | Corto plazo, normalmente diario, semanal, mensual, trimestral | Largo plazo, normalmente de 1 a 5 años |
| Aplicabilidad | Granular, a nivel de proceso o proyecto | Global, a nivel de departamento u organización |
| Métricas | Índice de utilización de recursos, productividad de los empleados, índice de defectos, rendimiento en la primera pasada | Responsables individuales, jefes de equipo, jefes de proyecto, directores de proyecto, jefes de departamento, equipos multifuncionales |
Diferencias entre eficiencia y eficacia
Al observar las diferencias, podría parecer que debe elegir una en lugar de otra. Si lo hace, sería un error. Para el intento correcto de cualquier organización, tanto la eficiencia como la eficacia son importantes.
Por qué son importantes tanto la eficiencia como la eficacia
Tanto la eficiencia como la eficacia son aspectos críticos de cualquier empresa. Ayudan a hacer las cosas correctas de la manera correcta. Y ésa es una combinación potente. Veámoslo con el ejemplo de un proyecto de desarrollo de software.
Ni eficiente ni eficaz
Cuando un equipo de desarrollo no es ni eficiente ni eficaz, sus proyectos se retrasarán, la calidad del software será irregular, las partes interesadas de la empresa estarán insatisfechas y es probable que el proyecto fracase.
Eficiente pero no eficaz Eficacia técnica le garantizará la entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Sus equipos estarán bien aprovechados y serán productivos.
Sin embargo, al no ser eficaces, podrían no priorizar las tareas más importantes. Habrían creado funciones que no satisfacen las necesidades del cliente. Esto provoca la insatisfacción del cliente, lo que lleva al fracaso del proyecto.
Eficaces pero no eficientes
Cuando los equipos son eficaces, dan prioridad a las cosas correctas. Trabajan para resolver problemas urgentes e importantes. Crean valor empresarial para cada usuario.
Sin embargo, debido a su ineficacia, pueden tardar demasiado tiempo y gastar demasiado presupuesto. Serían incapaces de superar los cuellos de botella, lo que incluso podría hacer que el proyecto nunca llegara a completarse.
Eficiente y eficaz
Un equipo eficiente y eficaz sería:
- Crear las funciones que los clientes necesitan y desean
- Resolvería los problemas adecuados con software de alta calidad
- Se centraría en crear una experiencia de usuario estelar
- Entregar a tiempo y dentro del presupuesto: salir al mercado más rápido
- Aprovechar al máximo las capacidades y el tiempo del equipo de desarrollo
En resumen, la eficiencia y la eficacia son complementarias. Los equipos profesionales deben optimizar ambas de forma coherente. He aquí cómo.
Estrategias para mejorar la eficiencia y la eficacia
A menudo, mejorar sólo una puede repercutir negativamente en la otra. Por ejemplo, si se centra demasiado en reducir el despilfarro, puede crear productos que no cumplan los requisitos del cliente.
El azúcar es más barato que la estevia, por supuesto. Pero para un cliente que quiere un pastel ceto, uno con azúcar es ineficaz -esencialmente, toda la producción es un desperdicio.
Los buenos líderes empresariales lo entienden. Por lo tanto, se esfuerzan por encontrar el equilibrio adecuado entre la eficiencia y la eficacia óptimas. Pendiente de esto, se necesita una sólida herramienta de gestión de proyectos como ClickUp .
Herramientas y técnicas para la eficiencia
Antes de optimizar nada, entienda lo que implica. Ajuste los sistemas adecuados para hacer un seguimiento del rendimiento actual de forma íntegra.
Planifica tu trabajo
Haz de la eficiencia una meta importante en tu planificación organizativa . Divide tu proyecto en partes pequeñas y manejables. Asigne usuarios y haga un seguimiento del progreso utilizando un sistema de gestión de tareas como Tareas de ClickUp . Consolida toda la información relevante, enlaza recursos, añade listas de control y utiliza comentarios anidados para convertir estas tareas en la única fuente de verdad del proyecto.
clickUp Tasks es su ventanilla única para toda la información relevante_
Control de tiempo
El tiempo que se tarda en completar algo es un indicador clave de la eficacia. Así que, tanto si te dedicas a la gestión de obras como al desarrollo de software, haz un seguimiento del tiempo empleado en cada tarea.
Utiliza ClickUp Control de tiempo del proyecto para estimar el tiempo que crees que tardará algo. Una vez completada la tarea, compare las estimaciones con los datos reales para conocer las diferencias. Aproveche la información de elaboración de) informes de control de tiempo-informes-de-control-de-tiempo/) para aumentar la eficacia en futuros proyectos.
Por ejemplo, si estimó que el desarrollo de una determinada función lleva 2 horas, pero en realidad llevó 4 horas, su proceso no es tan eficiente como pensaba.
Esto puede deberse a un flujo de información inadecuado, a la falta de las herramientas necesarias o a no contar con el conjunto de habilidades adecuado. Identificar la causa raíz ayuda a minimizar esta brecha de eficiencia.
registro del tiempo > eficiencia con ClickUp_
Supervisar los resultados
La eficiencia se mide en pequeñas pero persistentes mejoras en las métricas. Para lograr estas mejoras, las organizaciones necesitan supervisar y hacer un seguimiento del rendimiento en tiempo real con la (elaboración de) informes basados en KPI.
Utilice Paneles de ClickUp para crear los informes que necesita y el cronograma en el que los necesita. Tanto si necesita partes de horas mensuales, utilización de recursos semanales o productividad diaria, ajuste los widgets adecuados y compártalos con todas las partes interesadas de forma segura.
panel de control de ClickUp para informes de eficiencia de proyectos
bonus_: Cómo seguir el progreso de un proyecto
Automatización
Una vez que tenga todos los datos que necesita, automatice todo lo que no requiera esfuerzo humano. Con las más de 100 funciones de ClickUp automatización de la gestión de proyectos plantillas, puede agilizar los flujos de trabajo ineficaces. Tanto si se trata de cambiar automáticamente de estado, reasignar usuarios o enviar correos electrónicos/notificaciones, configure las cosas para que funcionen de forma independiente y eficaz.
Cuando necesite un poco más, utilice ClickUp Brain para generar actualizaciones de proyectos, obtener las respuestas correctas, crear flujos de trabajo automatizados, redactar contenidos de calidad y mucho más.
todas las respuestas al alcance de tu mano con ClickUp Brain_
Una vez que se haya ocupado de las eficiencias granulares, es hora de pasar a la eficacia a gran escala.
Más información
/ref/ https://clickup.com/blog/how-to-improve-workflow-efficiency// cómo mejorar la eficacia del flujo de trabajo /%href/
está aquí.
Métodos para aumentar la eficacia
Ajuste de metas
Para ser eficaz, tienes que saber lo que quieres conseguir. Empieza bien con Metas de ClickUp . Ajuste objetivos para sprints, ventas, marketing, adquisición de talento, operaciones y mucho más. Organícelos en carpetas y vea el progreso agregado a través de múltiples objetivos para una mejor visibilidad de la eficiencia.
Visualice de forma exhaustiva los plazos y las responsabilidades con un cronograma bien estructurado gracias a ClickUp Metas
Colaborar
Para aumentar la eficacia es necesario que la información y los conocimientos fluyan de un miembro del equipo a otro.
Documentar: Utilice ClickUp Docs para reunir toda la información relevante en un solo lugar y poner a todos los equipos en la misma página. Cree procedimientos operativos estándar (POE) para que los sigan los equipos. Compártalos de forma segura con todos los miembros del equipo. Invite a hacer comentarios y sugerencias. Actualice sus procesos de empresa sobre la marcha.
uso compartido de conocimientos con ClickUp Docs
Visualizar
Utilice las Pizarras ClickUp para correlacionar procesos y flujos de trabajo complejos. Reúnase en equipo para crear procesos que optimicen la eficacia junto con la eficiencia. Actualícelo de vez en cuando.
vea sus procesos en acción > Mejore la eficacia con ClickUp_
Comuníquese
Para todo lo demás, ajuste una plataforma de colaboración en tiempo real que se adapte a todas las estilos de comunicación en el lugar de trabajo .
Utilice Chat ClickUp para habilitar mensajes en contexto, conectando la comunicación a los canales del proyecto. Únase a las llamadas con un solo clic, resúmenes automáticos y elementos de acción.
ClickUp Chat para todas sus necesidades de comunicación
Analice los datos de rendimiento
Para mejorar la eficacia de los procesos y eficacia en paralelo, examine varios puntos de datos y conecte los puntos.
Por ejemplo, si descubre que el coste de captación de clientes es elevado, examine el marketing métricas de eficacia que hayas ajustado. Si sus proyectos se están retrasando, revise gestión de la carga de trabajo y elaboración de) informes de productividad.
Pendiente de ello, recuerde no caer en los errores más comunes. Explorémoslo.
Conceptos erróneos comunes
La eficiencia y la eficacia forman la base de la gestión del rendimiento de toda organización. Sin embargo, se entienden, implementan y optimizan de diversas maneras. En este proceso, es posible que acabe creyendo ciertos conceptos erróneos.
He aquí cómo puede identificarlas y evitarlas.
🙅🏻♀️ Eficacia es igual a intento correcto
Las organizaciones persiguen habitualmente la eficiencia como medio para alcanzar el intento correcto de negocio. Aunque la mejora de la eficiencia puede reducir costes y maximizar el rendimiento, no puede prometer el intento correcto.
🙅🏻♀️ La eficacia es lo único que importa
La eficacia está más cerca del éxito que la eficiencia porque se centra en el valor de la empresa y la satisfacción del cliente. Sin embargo, no es lo único que importa porque, por muy eficaz que sea, una operación ineficiente puede resultar cara y poco rentable, lo que la convierte en irrelevante.
🙅🏻♀️ Eficiencia/eficacia es blanco o negro
Las empresas suelen pensar que la eficiencia o la eficacia es una cuestión de sí o no. Es decir, se es eficiente o no. Esto es un error.
Todos los procesos y todas las empresas se encuentran en alguna fase de eficiencia/eficacia en un momento dado. Puede optimizar sus procesos para mejorar su grado de eficiencia y eficacia. Siempre hay una oportunidad de maximizar la eficiencia o la eficacia, que debería ser el objetivo clave de sus estrategias de mejora continua.
¿Qué aspecto tendría esto en el mundo real?
Aplicaciones prácticas en el lugar de trabajo
Normalmente, los gestores de proyectos, jefes de operaciones, ingenieros de procesos, etc. son el tipo de personas preocupadas por la eficiencia. Pero no tiene por qué limitarse a ese tipo de roles. Todos los empleados y equipos pueden mejorar la eficiencia y la eficacia en su área de trabajo. He aquí algunos ejemplos.
Mejora de los flujos de trabajo individuales
¿Consulta su correo electrónico con demasiada frecuencia? ¿Le distraen los mensajes de texto de los miembros de su equipo? ¿Cuántas horas al día pasa en reuniones? Cada persona puede revisar su trabajo para identificar formas de mejorar la eficiencia.
El ajuste de metas personales, las revisiones, los diarios, la introspección, etc. pueden ayudar a mejorar la eficacia.
Evaluar el rendimiento del equipo
Los directivos pueden utilizar parámetros de eficiencia y eficacia para realizar revisiones del equipo. Durante las retrospectivas, las reuniones individuales y las revisiones en grupo, los directivos pueden enseñar a sus equipos a trabajar mejor individual y colectivamente.
Crear una cultura del equilibrio
Al centrarse únicamente en la eficiencia, los directivos pueden establecer unos niveles de productividad y rendimiento muy elevados para su equipo. Esto puede conducir a la insatisfacción de los empleados en el mejor de los casos y al agotamiento en el peor. Por otra parte, centrarse únicamente en la eficacia puede provocar despilfarro.
Los buenos directivos piensan en cómo mejorar la distribución del flujo de trabajo en sus equipos . Encuentran el equilibrio entre utilizar menos recursos y lograr el resultado deseado, creando una organización con un mejor rendimiento general.
Logre eficiencia y eficacia: Optimice sus flujos de trabajo con ClickUp
Eficiencia frente a eficacia es una perspectiva errónea. Una no es mejor que la otra, ni produce el resultado deseado. De hecho, el intento correcto se encuentra en la zona de Ricitos de Oro entre la eficiencia y la eficacia.
Para conseguirlo se necesitan metas significativas, procesos bien pensados y herramientas sólidas como ClickUp.
ClickUp le ofrece todo lo que necesita para ser eficiente y eficaz: lluvia de ideas, gestión de proyectos, elaboración de informes, automatización e IA. Si lo utiliza de forma sistemática, ClickUp le ayudará a descubrir ideas y oportunidades ocultas en la complejidad del trabajo diario.
Pruébelo usted mismo. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp hoy mismo .