Supongamos que tiene diez tareas que completar. Agrupar tareas similares, delegar, automatizar y tacharlas de la lista lo más rápido posible es eficiencia. Elegir las tareas más importantes en las que invertir su energía primero es eficacia.
En teoría, parece sencillo. Sin embargo, en organizaciones que llevan a cabo grandes proyectos en los que participan varias personas, equilibrar la eficiencia y la eficacia puede ser todo un reto.
En esta entrada del blog, le ofrecemos ayuda.
¿Qué es la eficiencia?
La eficiencia se refiere a la capacidad de terminar más con menos tiempo y recursos. Cuando se busca la eficiencia, se hace lo siguiente:
Minimice el desperdicio de tiempo y materiales. Por ejemplo, una cadena de montaje eficiente haría todo lo posible por eliminar el intervalo de tiempo entre dos procesos sucesivos y evitar el uso de recursos innecesarios.
Mejore los procesos optimizando el flujo de trabajo y eliminando los cuellos de botella. Por ejemplo, un gestor de proyectos de servicios se aseguraría de que la información se transmita a todos los miembros del equipo a través de reuniones diarias, retrospectivas, etc.
Maximice la productividad con herramientas y automatización. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software crearía un control de calidad automatizado para garantizar que se realicen más pruebas por hora.
Mida todo. Un aspecto clave de la eficiencia son las métricas. Los equipos utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada parte del proceso con el fin de garantizar que se maximice el rendimiento.
Aunque la eficacia no es exactamente lo contrario, sí es algo distinto. Entendamos esto.
¿Qué es la eficacia?
La eficacia es la capacidad de una organización para hacer lo correcto con el fin de lograr los resultados deseados. Cuando se busca la eficacia, se:
- Establezca metas claras que guíen la toma de decisiones a lo largo del proyecto.
- Prioriza las tareas que contribuirán a alcanzar las metas que te has fijado.
- Céntrese en la creación de valor dando prioridad al trabajo importante frente al urgente, impulsando los objetivos estratégicos a largo plazo.
- Vea el panorama general del valor de la empresa, la experiencia del cliente, la innovación y el valor para los accionistas.
Diferencias clave entre eficiencia y eficacia
En pocas palabras, la eficiencia consiste en hacer las cosas bien o correctamente. La eficacia consiste en hacer las cosas correctas. ¿Cómo funciona esto en el mundo real? Vamos a averiguarlo.
Céntrese en los recursos frente a los resultados.
La eficiencia se centra en maximizar los recursos. Se trata de obtener el máximo rendimiento de cada unidad de entrada.
Por ejemplo, si estás horneando un pastel, serías eficiente si utilizases cada grano de azúcar o cada gota de mantequilla para el producto final.
La eficacia se centra en producir los resultados deseados. Se trata de mejorar la calidad y la utilidad del producto.
Por ejemplo, en la búsqueda de la eficacia, sustituirías el azúcar por stevia para satisfacer a un grupo más amplio de clientes con preocupaciones dietéticas, aunque sea más caro.
Corto plazo frente a largo plazo
La eficiencia suele centrarse en los resultados a corto plazo. Su objetivo es optimizar cada pequeño aspecto o parte del proceso para eliminar el desperdicio. Un representante de ventas eficiente podría aprovechar cada minuto de su jornada para hacer llamadas y ser eficiente.
La eficacia se centra en los resultados a largo plazo. Su objetivo es mejorar el impacto en el cliente para maximizar el valor. Un representante de ventas eficaz investigaría, personalizaría su discurso y llamaría a los clientes potenciales adecuados.
Detalle frente a visión global
La eficiencia se refiere a los detalles más minuciosos. Se trata de cada grano de azúcar y cada gota de mantequilla. Por lo general, las empresas se centran en mejorar la eficiencia de las unidades más pequeñas de una organización, como un individuo o un equipo.
La eficacia se refiere al panorama general, es decir, a aumentar el impacto del conjunto. Para medir la eficacia, las empresas se centran en las necesidades del cliente, el valor, la sostenibilidad y la ventaja competitiva. En este caso, las organizaciones se centrarían en asegurarse de que todas las piezas móviles encajan bien.
Métricas y medición
La eficiencia se supervisa y mide de cerca a nivel de implementación de procesos/proyectos. Los equipos utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) como la producción por hora, la duración del ciclo, el tiempo de producción, la utilización de recursos, etc.
La eficacia también se supervisa de cerca, pero a nivel empresarial. Los equipos utilizan métricas como la satisfacción del cliente (CSAT), la tasa de conversión, la tasa de adopción de productos/funciones, etc.
Resumamos.
| Función | Eficiencia | Eficacia |
|---|---|---|
| Enfoque | Aumente el rendimiento de los proyectos. | Consiga resultados empresariales. |
| Meta | Maximice la utilización | Maximice el valor de la empresa. |
| Plazo | A corto plazo, normalmente diario, semanal, mensual, trimestral. | A largo plazo, normalmente entre 1 y 5 años. |
| Aplicabilidad | Granular, a nivel de proceso o de proyecto. | Visión general, a nivel de departamento u organización. |
| Métricas | Tasa de utilización de recursos, productividad de los empleados, tasa de defectos, rendimiento en primera pasada. | Detallado, a nivel de proceso o proyecto. |
| Responsabilidad | Individuos, jefes de equipo, gestores de proyectos de gestión de proyectos | Gerentes de proyectos, jefes de departamento, equipos multifuncionales. |
Cuando se observan las diferencias, podría parecer que hay que elegir una en detrimento de la otra. Si lo hace, cometerá un error. Para el éxito de cualquier organización, tanto la eficiencia como la eficacia son importantes.
Por qué son importantes tanto la eficiencia como la eficacia
La eficiencia y la eficacia son aspectos fundamentales en cualquier empresa. Ayudan a hacer lo correcto de la manera correcta. Y esa es una combinación potente. Veamos cómo funcionaría esto con el ejemplo de un proyecto de desarrollo de software.
Ni eficiente ni eficaz
Cuando un equipo de desarrollo no es ni eficiente ni eficaz, sus proyectos se retrasan, la calidad del software es inconsistente, las partes interesadas de la empresa quedan insatisfechas y es probable que el proyecto fracase.
Eficiente pero no eficaz
La eficiencia en ingeniería le garantizará que cumpla con los plazos y se ajuste al presupuesto. Sus equipos estarán bien aprovechados y tendrán alta productividad.
Sin embargo, como no son eficaces, es posible que no den prioridad a las tareas más importantes. Habrían creado funciones que no satisfacen las necesidades del cliente. Esto provoca la insatisfacción del cliente, lo que conduce al fracaso del proyecto.
Eficaz pero no eficiente
Cuando los equipos son eficaces, dan prioridad a las cosas importantes. Trabajan para resolver los problemas urgentes y relevantes. Crean valor para todas las empresas y para todos los usuarios.
Sin embargo, debido a su ineficiencia, pueden llevar demasiado tiempo y gastar demasiado de sus presupuestos. Serían incapaces de superar los obstáculos, lo que podría incluso provocar que el proyecto nunca se completara.
Eficiente y eficaz
Un equipo eficiente y eficaz:
- Desarrolle las funciones que los clientes necesitan y desean.
- Resuelva los problemas adecuados con software de alta calidad.
- Céntrate en crear una experiencia de usuario excepcional.
- Cumpla con los plazos y los presupuestos: acuda al mercado más rápidamente.
- Aprovecha al máximo las habilidades y el tiempo del equipo de desarrollo.
En resumen, la eficiencia y la eficacia son complementarias. Los equipos profesionales deben optimizar ambas de forma constante. A continuación le explicamos cómo.
Estrategias para mejorar la eficiencia y la eficacia
A menudo, mejorar solo uno de ellos puede afectar negativamente al otro. Por ejemplo, si se centra demasiado en reducir el desperdicio, es posible que cree productos que no satisfagan las necesidades de los clientes.
El azúcar es más barato que la stevia, por supuesto. Pero para un cliente que quiere un pastel cetogénico, uno con azúcar es ineficaz; en esencia, todo el producto es un desperdicio.
Los buenos líderes empresariales lo entienden. Por eso, se esfuerzan por encontrar el equilibrio adecuado entre la eficiencia y la eficacia óptimas. Para hacerlo bien, necesitarías una herramienta de gestión de proyectos sólida como ClickUp.
Herramientas y técnicas para la eficiencia
Antes de optimizar nada, comprenda lo que ello implica. Establezca los sistemas adecuados para realizar un seguimiento completo del rendimiento actual.
Planifique su trabajo
Convierta la eficiencia en una meta importante en la planificación de su organización. Divida su proyecto en partes pequeñas y manejables. Asigne usuarios y realice el seguimiento del progreso utilizando un sistema de gestión de tareas como ClickUp Tasks. Consolide toda la información relevante, vincule recursos, añada listas de control y utilice comentarios anidados para que estas tareas se conviertan en la única fuente de información veraz del proyecto.
Controle el tiempo
El tiempo que se tarda en completar una tarea es un indicador clave de la eficiencia. Por lo tanto, tanto si se dedica a la gestión de la construcción como al desarrollo de software, controle el tiempo que se tarda en realizar cada tarea.
Utilice ClickUp Control de tiempo para estimar cuánto tiempo cree que le llevará algo. Cuando la tarea esté completada, compare las estimaciones con los resultados reales para comprender las diferencias. Aproveche la información obtenida de la elaboración de informes de control de tiempo para aumentar la eficiencia en futuros proyectos.
Por ejemplo, si calculaste que el desarrollo de una determinada función llevaría dos horas, pero en realidad tardaste cuatro, tu proceso no es tan eficiente como pensabas.
Esto puede deberse a un flujo de información inadecuado, a la falta de herramientas necesarias o a no disponer de las habilidades adecuadas. Identificar la causa raíz ayuda a minimizar esta brecha de eficiencia.
Supervise los resultados
La eficiencia se mide en pequeñas pero persistentes mejoras en las métricas. Para lograr estas mejoras, las organizaciones deben supervisar y realizar el seguimiento del rendimiento en tiempo real con la elaboración de informes basada en KPI.
Utilice los paneles de ClickUp para crear los informes que necesita y el cronograma en el que los necesita. Tanto si necesita hojas de horas mensuales, utilización semanal de recursos o productividad diaria, configure los widgets adecuados y realizen el uso compartido seguro de ellos con todas las partes interesadas.
Automatización
Una vez que tengas todos los datos que necesitas, automatiza todo lo que no requiera esfuerzo humano. Con las más de 100 plantillas de automatización de gestión de proyectos de ClickUp, puedes optimizar los flujos de trabajo ineficientes. Ya sea cambiando automáticamente el estado, reasignando usuarios o enviando correos electrónicos/notificaciones, configura todo para que funcione de forma independiente y eficiente.
Cuando necesites ese pequeño extra, utiliza ClickUp Brain para generar actualizaciones de proyectos, obtener las respuestas correctas, crear flujos de trabajo automatizados, redactar contenido de calidad y mucho más.
Una vez que se haya ocupado de las eficiencias granulares, es hora de pasar a la eficacia general.
Aquí encontrará más información sobre cómo mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.
Métodos para aumentar la eficacia
Establezca metas
Para ser eficaz, necesitas saber qué es lo que quieres conseguir. Empieza con buen pie con ClickUp Metas. Establece objetivos para sprints, equipo de ventas, marketing, adquisición de talento, operaciones y mucho más. Organízalos en carpetas y observa el progreso agregado en múltiples objetivos para tener una mejor visibilidad de la eficiencia.
Colaborar
Para aumentar la eficacia es necesario que el flujo de información y conocimientos se produzca entre los miembros del equipo.
Documentos: utilice ClickUp Docs para recopilar toda la información relevante en un solo lugar y que todos los equipos estén en sintonía. Cree procedimientos operativos estándar (POE) para que los equipos los sigan. Compártalos de forma segura con todos los miembros del equipo. Invite a que se hagan comentarios y sugerencias. Actualice sus procesos empresariales sobre la marcha.
Visualizar
Utilice las pizarras blancas de ClickUp para correlacionar procesos y flujos de trabajo complejos. Reúnase con su equipo para crear procesos que optimicen la eficacia y la eficiencia. Actualícelos de vez en cuando.
Comunicar
Para todo lo demás, configura una plataforma de colaboración en tiempo real que se adapte a todos los estilos de comunicación en el lugar de trabajo.
Utiliza ClickUp Chat para habilitar mensajes en contexto, creando una conexión entre la comunicación y los canales del proyecto. Únete a las llamadas con un solo clic, resúmenes automáticos y elementos de acción.
Analice los datos de rendimiento.
Para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos de forma paralela, examine diversos puntos de datos y establezca conexiones entre ellos.
Por ejemplo, si considera que su coste de adquisición de clientes es elevado, revise las métricas de eficiencia de marketing que ha establecido. Si sus proyectos se están retrasando, revise la gestión de la carga de trabajo y la elaboración de informes de productividad.
Mientras lo tiene pendiente, recuerde no caer en conceptos erróneos comunes. Exploremos eso.
Conceptos erróneos comunes
La eficiencia y la eficacia constituyen la base de la gestión del rendimiento de toda organización. Sin embargo, se entienden, se aplican y se optimizan de diversas maneras. En este proceso, es posible que acabes creyendo en ciertos conceptos erróneos.
A continuación le explicamos cómo puede identificarlo y evitarlo.
🙅🏻♀️ La eficiencia es sinónimo de éxito.
Las organizaciones suelen perseguir la eficiencia como medio para alcanzar el éxito empresarial. Si bien la mejora de la eficiencia puede reducir los costes y maximizar la producción, no puede garantizar el éxito.
🙅🏻♀️ La eficacia es lo único que importa.
La eficacia está más cerca del éxito que la eficiencia, ya que se centra en el valor de la empresa y la satisfacción del cliente. Sin embargo, eso no es lo único que importa, ya que, por muy eficaz que sea, una operación ineficiente puede resultar cara y poco rentable, lo que la hace irrelevante.
🙅🏻♀️ La eficiencia/eficacia es blanco o negro.
Las empresas suelen pensar que la eficiencia o la eficacia son cuestiones de sí o no. Es decir, o eres eficiente o no lo eres. Esto es un error.
Todos los procesos y todas las empresas se encuentran en alguna fase de eficiencia/eficacia. Puede optimizar sus procesos para mejorar su grado de eficiencia y eficacia. Siempre existe la oportunidad de maximizar la eficiencia o la eficacia, lo que debería ser la clave de sus estrategias de mejora continua.
¿Cómo se traduciría eso en el mundo real?
Aplicaciones prácticas en el lugar de trabajo
Por lo general, los gestores de proyectos, los responsables de operaciones, los ingenieros de procesos, etc. son el tipo de personas que se preocupan por la eficiencia. Pero no tiene por qué limitarse solo a ese tipo de roles. Todos los empleados y equipos pueden mejorar la eficiencia y la eficacia dentro de su área de trabajo. A continuación se muestran algunos ejemplos.
Mejorar los flujos de trabajo individuales
¿Revisa su correo electrónico con demasiada frecuencia? ¿Le distraen los mensajes de texto de los miembros de su equipo? ¿Cuántas horas al día dedica a reuniones? Cada persona puede analizar su trabajo para identificar formas de mejorar la eficiencia.
Establecer metas personales, realizar revisiones, llevar un diario, practicar la introspección, etc., puede ayudar a mejorar la eficacia.
Evaluación del rendimiento del equipo
Los gerentes pueden utilizar parámetros de eficiencia y eficacia para realizar evaluaciones de equipo. Durante las retrospectivas, las reuniones individuales y las evaluaciones de grupo, los gerentes pueden orientar a sus equipos para que realicen mejor su trabajo tanto a nivel individual como colectivo.
Crear una cultura de equilibrio
Al centrarse únicamente en la eficiencia, los gerentes pueden establecer estándares altos de productividad y rendimiento para su equipo. Esto puede provocar, en el mejor de los casos, insatisfacción entre los empleados y, en el peor, agotamiento. Por otro lado, centrarse únicamente en la eficacia puede provocar desperdicio.
Los buenos gerentes piensan en cómo mejorar la distribución del flujo de trabajo en sus equipos. Encuentran el equilibrio entre utilizar menos recursos y lograr el resultado deseado, creando una organización con un mejor rendimiento general.
Consiga eficiencia y eficacia: optimice sus flujos de trabajo con ClickUp
La eficiencia frente a la eficacia es una perspectiva errónea. Ninguna es mejor que la otra, ni ninguna produce el resultado deseado. De hecho, el intento correcto reside en el punto medio entre la eficiencia y la eficacia.
Para conseguirlo, se necesitan metas significativas, procesos bien pensados y herramientas sólidas como ClickUp.
Desde la lluvia de ideas hasta la gestión de proyectos, pasando por la elaboración de informes, la automatización y la IA, ClickUp te ofrece todo lo que necesitas para ser eficiente y eficaz. Si lo utilizas de forma constante, ClickUp te ayudará a descubrir información y oportunidades ocultas en la complejidad del trabajo diario.
Pruébelo usted mismo. Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis.