¿Ha jugado alguna vez al "Teléfono" o a los "Susurros chinos"? Cuando un mensaje pasa de una persona a otra y luego a otra, puede confundirse hasta resultar irreconocible.
Para un juego, es divertido. Para una empresa, no tanto.
Por muy excelente que sea su producto o servicio, su intento correcto depende de lo bien que lo comunique al mundo.
Sus clientes esperan una voz y un mensaje de marca coherentes en todas las plataformas, así como una asistencia eficaz y empática en sus consultas y reclamaciones.
¿Sabía que 98% de los clientes ¿cree que es esencial que una empresa se comunique eficazmente con ellos? Así que, si no tiene una estrategia de comunicación externa, ahora es el momento de empezar.
En esta entrada del blog, exploraremos la comunicación externa y cómo implementar una estrategia competente para su empresa.
¿Qué es la comunicación externa?
Se refiere a cualquier intercambio de información entre una empresa y sus interlocutores externos, como clientes, proveedores, inversores, organismos gubernamentales y medios de comunicación.
El objetivo de la comunicación externa es forjar la reputación de una marca y elaborar mensajes que lleguen al público adecuado en el momento oportuno.
Comunicación interna frente a comunicación externa
La principal diferencia entre comunicación interna y externa es que esta última tiene como objetivo personas o entidades ajenas a la empresa. En cambio, la comunicación interna se centra en el intercambio de información dentro de una empresa.
Sin embargo, crear un fuerte alineamiento interno entre sus empleados y la dirección es esencial para el intento correcto de comunicación externa. Esto requiere una comunicación interna clara y estructurada que mantenga a todos informados y fomente perspectivas diversas.
Por ejemplo, si su meta es mejorar la coherencia entre el contenido promocional y el servicio al cliente, necesita una lluvia de ideas interna cómo los equipos de marketing y soporte al cliente pueden trabajar mejor juntos .
Lo ideal sería que se comunicaran regularmente para alinear el tono de la marca, las expectativas del cliente y las estrategias de mensajería. Esto garantiza que ambos equipos ofrezcan una experiencia cohesionada, reforzando los mismos valores y promesas a lo largo de todo el recorrido del cliente.
La comunicación externa tiene varias ventajas. Por ejemplo
- Crear conciencia y visibilidad para sus productos o servicios
- Creación de una red más sólida con socios empresariales e inversores
- Reforzar la gestión de crisis manteniendo un diálogo abierto y honesto
- Ampliar el alcance del mercado mediante mensajes y posiciones estratégicas
- Establecer un mayor sentido de comunidad a través de mensajes oportunos y relevantescomunicación con el cliente* Facilitar una mejor relación con los proveedores mediante una comunicación clara con elloscomunicación con las partes interesadas sobre necesidades y expectativas
Un ejemplo de comunicación externa es cuando tu empresa comparte un comunicado de prensa sobre el lanzamiento de un nuevo producto. Esto informa a los medios de comunicación y al público en general sobre su última oferta y abre vías para nuevas ventas o suscripciones y posibles asociaciones de marca.
Tipos de comunicación externa
La comunicación externa tiene muchas figuras y formularios. Las principales categorías son:
1. Medios de comunicación social
Aprovechando plataformas como Facebook, Instagram, X.com o LinkedIn, puede interactuar activamente con su público compartiendo información crucial sobre sus productos o servicios, actividades de marketing y actualizaciones de la empresa.
También es una buena oportunidad para la comunicación bidireccional, ya que puede responder a cualquier pregunta o queja que sus clientes puedan tener en las plataformas de medios sociales e incluso entablar una conversación desenfadada en línea.
Gestione sus comunicaciones en las redes sociales de forma inteligente con el Plantilla de campaña en redes sociales de ClickUp . Le permite planificar, organizar y programar eficazmente sus publicaciones en las redes sociales, lo que ayuda a mejorar la presencia y la influencia en línea de su empresa.
Plantilla de campaña en redes sociales de ClickUp
Utilice la plantilla para las siguientes tareas:
- Seguimiento del progreso de la campaña con estados como Aprobado, Cancelado, En curso, Necesita aprobación y Necesita entrada
- Accede a vistas personalizadas, como Programación, Mensajes, DACI y Campañas, para tenerlo todo organizado y accesible
- Mejore la colaboración en sus campañas con grabaciones de pantalla, edición colaborativa, automatización, IA y mucho más
2. Marketing digital
Dado que la mayor parte del mundo opera online, las técnicas de marketing digital como SEO, publicidad PPC, marketing de contenidos y Campañas de CRM son vitales para llegar a los grupos de consumidores a los que desea dirigirse.
Por ejemplo, puede publicar una serie de anuncios de pago en Facebook promocionando sus utensilios de cocina ecológicos para llegar a los clientes que buscan esos productos.
Utilice Cerebro ClickUp clickUp Brain, el asistente de redacción de ClickUp impulsado por IA, para generar ideas de contenido y personas de audiencia, traducir contenido a idiomas locales para campañas regionales y crear textos publicitarios atractivos.
Por ejemplo, ClickUp Brain creó un perfil de comprador para un fabricante de utensilios de cocina ecológicos de Filadelfia:
Utilice ClickUp Brain para generar buyer personas para su empresa y crear estrategias de marketing relevantes
Consejo profesional: El marketing por correo electrónico también es una forma eficaz de alimentar a los clientes potenciales e informarles sobre nuevos lanzamientos de productos y promociones. Aprovechar las pruebas A/B en las campañas de correo electrónico ayuda a optimizar las líneas de asunto, el contenido y los tiempos de envío para aumentar las tasas de apertura y las conversiones.
3. Contenido del sitio web
Su sitio web es a menudo el primer punto de contacto con su empresa, por lo que es crucial mantener su contenido actualizado y atractivo.
Incluya detalles importantes sobre su oferta y contenidos que interesen a los visitantes, como demostraciones interactivas de productos o información entre bastidores sobre su proceso de innovación.
En Plantilla de gestión de contenidos de ClickUp ayuda a definir un flujo de trabajo integral para actualizar su sitio web. Con esta plantilla, puede organizar diferentes tipos de tareas de redacción de sitios web, desde la recepción de solicitudes de contenido hasta la planificación de todo el mapa del sitio en pizarras o el mantenimiento de un calendario editorial.
Plantilla de gestión de contenidos de ClickUp
La plantilla también ofrece la opción de medir el rendimiento en función de las metas para que pueda ajustar en consecuencia sus estrategias de comunicación empresarial externa.
Cree una lista de requisitos de contenido, como entradas de blog, imágenes, vídeos, podcasts, etc., y asigne responsabilidades a los miembros pertinentes del equipo utilizando Tareas de ClickUp . Facilita el seguimiento del progreso con campos personalizados y etiquetas, como prioridad, fecha límite, dependencia, etc. También puede utilizar Vista diagrama de) Gantt de ClickUp para supervisar el progreso en un cronograma visual y establecer plazos para cargar, actualizar o eliminar contenidos del sitio web.
4. Relaciones públicas
Borradas Metas de relaciones públicas son clave para hacer llegar anuncios importantes al público adecuado y salvaguardar la reputación de su marca.
Un comunicado de prensa o una conferencia en el momento oportuno pueden garantizar que los medios de comunicación se hagan eco de las últimas actualizaciones de la empresa y corran la voz. Las relaciones públicas también son importantes durante las crisis, ya que le ayudan a controlar la narrativa y a aumentar su credibilidad entre las partes interesadas y el público en general
Por ejemplo, durante la retirada de un producto, una estrategia de relaciones públicas bien ejecutada puede ayudarle a abordar rápidamente el problema, tranquilizar a los clientes con una comunicación clara y mostrar responsabilidad, preservando en última instancia la confianza y minimizando el daño a la reputación de su marca. Plantilla de campaña de relaciones públicas de ClickUp le proporciona todo lo que necesita para llevar a cabo una estrategia de relaciones públicas de éxito. Puede realizar un seguimiento detallado utilizando funciones como:
- Estados personalizados para realizar un seguimiento del progreso de la campaña
- Campos personalizados para clasificar los contactos con los medios de comunicación y los detalles de las actividades de difusión
- Vistas de (diagrama de) Gantt para visualizar cronogramas
Plantilla de campaña de relaciones públicas de ClickUp
El marco completo y totalmente personalizable ayuda a ahorrar tiempo y recursos a la vez que crea una estrategia de empresa adaptada a sus necesidades y objetivos. Paneles de ClickUp ofrecen una visión general del rendimiento de las campañas, los KPI de marketing, la salud de los proyectos y la carga de trabajo de los equipos mediante gráficos y diagramas, lo que le proporciona la información que necesita para tomar decisiones basadas en datos.
💡Pro Tip: Plantillas de planes de marketing le permiten gestionar sus mensajes y asegurarse de que sus noticias llegan al público adecuado, todo ello manteniendo intacta la reputación de su empresa. Integre las opiniones de los clientes en su plan de marketing para perfeccionar sus mensajes basándose en información en tiempo real.
5. Eventos públicos
Los eventos son una excelente forma de conectar con colegas del sector, socios comerciales y clientes potenciales.
Además de promocionar su empresa como líder del sector y mostrar su oferta a un público selecto, también puede aprender de otros asistentes al evento y conocer las tendencias actuales del mercado. Software de gestión de eventos ClickUp ayuda a optimizar la planificación y ejecución de eventos. Gracias a sus funciones intuitivas, podrá transformar su forma de organizar, promocionar y colaborar.
Planifique eventos, delegue responsabilidades y colabore con su equipo mediante el software de gestión de eventos de ClickUp
Visite Vista del Calendario en ClickUp le permite diseñar cronogramas de eventos claros, asignar responsabilidades fácilmente y trabajar en estrecha colaboración con equipos internos y proveedores. La ventaja añadida de la sincronización bidireccional con Google Calendar garantiza que todas tus reuniones se gestionen sin esfuerzo en un único lugar.
¿Planeas un gran evento?
- Desglósalo enumerando cada tarea, asignando fechas de inicio y de vencimiento y aprovechando el control de tiempo global automático para calcular las horas facturables
- Establezca expectativas de entrega claras con estimaciones de tiempo, garantizando un flujo de trabajo fluido de principio a fin
- Establezca un orden estructurado de operaciones con dependencias de tareas, asegurándose de que cada miembro del equipo conoce su rol
- Priorizar tareas y crear listas de control para garantizar que no se pasa por alto ningún detalle, especialmente el día del evento
Lo mejor de todo es que puede agilizar la planificación de su evento con Plantilla de marketing para eventos de ClickUp . Esta potente herramienta ofrece un marco estructurado y repetible, que le ayudará a mantenerse organizado a la vez que inspira estrategias innovadoras y garantiza que no se pase por alto ningún detalle crucial.
Plantilla de marketing para eventos de ClickUp
Así se puede utilizar esta plantilla:
- Colabore con su equipo para establecer metas y objetivos
- Elabore una lista de posibles miembros del público y sus datos de contacto
- Controle las tareas de seguimiento y asegúrese de que no se olvida nada utilizandoHitos en ClickUp También puede utilizar Automatizaciones ClickUp para enviar recordatorios automatizados de eventos y programar publicaciones en las redes sociales con los detalles del lugar y el horario de los próximos eventos.
6. Asociaciones/colaboraciones
Asociarse con personas influyentes u otras empresas mediante apoyos o campañas conjuntas de marca puede ayudarte a aprovechar nuevas audiencias y beneficiarte de la credibilidad mutua.
La asociación de Red Bull con eventos deportivos extremos es un buen ejemplo, ya que va perfectamente con su imagen de energía, aventura y superación de límites. Estas asociaciones ayudan a reforzar el mensaje de estilo de vida aventurero y lleno de energía de Red Bull.
Desarrollo de una estrategia de comunicación externa
Saber cómo enfocar la comunicación externa es fundamental para el intento correcto de crear una marca estrategia de comunicación de marketing . He aquí cómo empezar.
1. Investigue su público
Empiece por definir cada uno de los públicos externos con los que desea conectar, como inversores, clientes, medios de comunicación o proveedores asociados. A continuación, investigue cada tipo de público para obtener información basada en lo siguiente que le ayude a segmentarlos aún más.
Por ejemplo:
- Datos empresariales (sector, tamaño de la empresa, fase de crecimiento)
- Datos demográficos (edad, rol, tamaño de la empresa)
- Puntos débiles comunes (presupuestos limitados, datos fragmentados, falta de tiempo)
- Comportamientos de compra (impulsados por la investigación, conscientes del presupuesto, valoran más la calidad que el precio)
Si eres una empresa de software B2B, uno de tus públicos externos pueden ser los directores de TI de empresas de tamaño medio.
A través de la creación de personajes, es posible que descubra que dan prioridad a la rentabilidad y las capacidades de integración a la hora de elegir soluciones de software, un punto crítico que debe tenerse en cuenta en su plan de comunicación externa.
2. Metas SMART para cada público
Tener metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas (SMART) para cada segmento de audiencia es importante para desarrollar contenidos dirigidos que resuenen con sus necesidades únicas
Para los medios de comunicación, un objetivo SMART podría ser "Garantizar la cobertura en tres publicaciones líderes del sector en el próximo trimestre enviando comunicados de prensa específicos y concertando entrevistas con portavoces clave de la empresa"
En Metas ClickUp , puede definir objetivos claros y específicos, perfeccionando su estrategia de fijación de metas con objetivos cuantificables y mensurables. Para los inversores, una meta SMART podría ser: 'Aumentar en un 15% las tasas de apertura de los boletines trimestrales para inversores en los próximos seis meses'
Utiliza la función Objetivos para establecer métricas de éxito precisas, como números, porcentajes o monedas. Puedes enlazar tareas o listas a una meta en la plataforma, y ésta seguirá automáticamente tu progreso a medida que las completes.
Utilice diferentes tipos de metas como verdadero/falso, hito y más para revisar su progreso periódicamente con Metas ClickUp
Por ejemplo, al enlazar todas las tareas de un sprint a una única meta, puede supervisar fácilmente el progreso general en tiempo real.
Mantenga todo organizado con carpetas fáciles de usar, asigne fechas límite a las metas y subtareas, y gestione el acceso mediante el ajuste de varios propietarios y el control de permisos. Software de gestión de proyectos de marketing de ClickUp puede ayudarle a convertir sus hojas de ruta de marketing de alto nivel en flujos de trabajo prácticos y cotidianos.
La integración de documentos estratégicos, sesiones de brainstorming y calendarios de lanzamientos en las operaciones diarias de su equipo le permite mantenerse ágil y responder rápidamente a las necesidades de cada audiencia.
Siga y analice el progreso hacia sus metas de marketing con el software de gestión de proyectos de marketing ClickUp Documentos de ClickUp en particular, permite a los miembros de su equipo mantenerse informados y centrados desde la lluvia de ideas inicial hasta el lanzamiento de la campaña.
Tanto si está segmentando listas de difusión por tipo de público, gestionando la información de contacto de los medios de comunicación u organizando ideas para sus presentaciones de empresa, Docs mantiene todo organizado en un solo lugar.
Utilice ClickUp Docs para intercambiar ideas y colaborar en tiempo real con su equipo
La colaboración en tiempo real le permite etiquetar a los miembros del equipo, asignar tareas y convertir texto en elementos de acción rastreables, garantizando que no se pase por alto ninguna idea o tarea.
3. Elige los canales adecuados para cada público
Los distintos canales de comunicación ofrecen ventajas únicas. Por ejemplo, mientras que las redes sociales son ideales para compartir contenido interactivo y crear expectación sobre nuevos lanzamientos, los seminarios web ofrecen una forma más personalizada de relacionarse con sus clientes en tiempo real.
A la hora de elegir el mejor canal de comunicación externa, tenga en cuenta factores como el presupuesto disponible, las preferencias del público y la urgencia del mensaje.
Por ejemplo, un correo electrónico es más impactante para anunciar próximas ventas, mientras que un SMS es uno de los medios más eficaces mejores alternativas al correo electrónico para comunicaciones más urgentes.
Si utiliza principalmente el correo electrónico para la comunicación externa, puede enviar y recibir correos electrónicos directamente dentro de la plataforma a través de Software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp eliminando la necesidad de cambiar entre pestañas o herramientas.
Tanto si se trata de una respuesta rápida como de una actualización detallada, puede adjuntar fácilmente documentos, formularios o clips a sus correos electrónicos.
Envíe mensajes externos y respuestas directamente desde el software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp
Incluso puede automatizar correos electrónicos y tareas mediante desencadenantes basados en reglas para campos personalizados, envíos de formularios y actualizaciones de tareas, lo que garantiza una comunicación puntual con su público.
Su bandeja de entrada se convierte entonces en un hub de proyectos, permitiéndole crear y comentar tareas a partir de notificaciones de correo electrónico, establecer plazos añadiendo fechas de inicio y finalización, enlazar correos electrónicos a tareas para contextualizar y configurar la automatización de boletines, campañas de goteo y reenvío de correos electrónicos.
Esto le permite gestionar su correo electrónico junto con otros canales de marketing, garantizando una estrategia coordinada.
4. Redactar un manual de comunicación
Se trata de un documento de referencia con todos los detalles sobre tus metas, canales y tono de voz para cada público externo con el que trabajes
Debe incluir directrices editoriales, pilares de contenido, un calendario de contenidos de relaciones públicas y los mensajes principales de la marca, para que tu equipo tenga todo lo que necesita para comunicar siempre de la forma correcta.
Si eres una empresa de tecnología de consumo, por ejemplo, el manual puede incluir instrucciones sobre cómo responder a las preguntas de los medios, con mensajes clave previamente aprobados sobre las funciones del producto, la cultura de la empresa y las iniciativas de sostenibilidad.
5. Elabore una hoja de ruta para ejecutar los esfuerzos de divulgación
Un sólido plan de comunicación externa te mantiene en el buen camino, garantizando la claridad de tus mensajes, la comprensión de tu público y la alineación de tus metas.
Lo mejor es que no necesita reinventar la rueda. En su lugar, puede utilizar plantillas de planes de comunicación que suelen incluir elementos como metas, partes interesadas, fases, tareas, plazos y mensajes clave.
Asegúrese de actualizar continuamente su plan a medida que reciba nuevas ideas y comentarios para mantener la pertinencia y el objetivo.
Por ejemplo, el plan Plantilla del plan de comunicación de ClickUp ayuda a establecer una jerarquía de partes interesadas y a definir cómo se compartirá la información de forma eficaz. Puede desarrollar la estrategia de comunicación de su proyecto con los clientes, asignar roles personalizados, gestionar el acceso y los permisos, y decidir qué debe permanecer público o privado.
Plantilla de plan de comunicación de ClickUp
Además, puede crear un flujo de trabajo de comunicación personalizado para sus necesidades con múltiples vistas, como Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario, y utilizar fechas límite de tareas, comentarios, automatización y mucho más para agilizar la planificación de la comunicación.
Del mismo modo, el botón Plantilla de campaña de comunicación de ClickUp le ayuda a comunicarse eficazmente con las partes interesadas y equipa a su equipo para transmitir los mensajes adecuados durante una campaña, ya se trate del lanzamiento de un nuevo producto o de una iniciativa interna.
Esto es lo que ofrece:
- Seguimiento del progreso de la campaña mediante la asignación de tareas con estados personalizables
- Organizar y añadir atributos clave para visualizar fácilmente las distintas fases de la campaña
- Mejora del seguimiento de la campaña con reacciones a comentarios, recordatorios automatizados, múltiples personas asignadas y prioridades de tareas
Plantilla de campaña de comunicación ClickUp
La plantilla ayuda a planificar y ejecutar las campañas de principio a fin, desde la lluvia de ideas inicial y el establecimiento de metas hasta la selección de canales de comunicación y la garantía de que el tono y la voz sean coherentes en todas las plataformas.
4 consejos para mejorar su imagen de marca y sus comunicaciones externas
Las comunicaciones externas son fundamentales para que el público perciba su empresa. Ya se trate de un comunicado de prensa o de una publicación en Facebook, cada pieza de comunicación contribuye a la percepción que el público tiene de usted kPI de notoriedad de marca es muy importante.
He aquí cómo hacerlo bien:
- Una de las primeras cosas que hay que priorizar es la coherencia, de modo que todas sus comunicaciones externas a través de plataformas ayuden a reforzar una identidad de marca singular que permanezca en la mente de su público objetivo
- El mantenimiento de su presencia en línea, incluida la información compartida en sus canales de comunicación externa y las respuestas rápidas en sus interacciones con los clientes, es vital
- Las recomendaciones de personas de confianza que apoyan su empresa, ya sean líderes del sector, personas influyentes o incluso compradores satisfechos, tienen más peso a los ojos del público que los anuncios de pago
- Colaborar con personas influyentes también te ayuda a descubrir nuevos públicos a través de sus seguidores y a establecer relaciones directas con ellos
Ejemplos de empresas que hacen bien las comunicaciones externas
Cuando diseñe su plan de comunicación externa, inspírese en las empresas que ya lo están haciendo bien. He aquí algunos ejemplos.
1. Patagonia
Es una marca de actividades al aire libre conocida por su confirmación de transparencia y cuidado del medio ambiente. Todos los años, Patagonia comparte un informe anual en el que detalla sus progresos, iniciativas, retos y oportunidades, y agradece las aportaciones del público a través de su blog y sus canales en las redes sociales.
2. Ben y Jerry's Ben and Jerry's una popular marca de helados, siempre ha sido una firme defensora de la justicia social. Su sitio web expone claramente las numerosas causas que apoya, y cada página de producto incluye una sección de "abastecimiento basado en valores" en la que se detalla el envasado a base de plantas y la confirmación del comercio justo.
3. Netflix
El servicio de streaming OTT personaliza continuamente sus ofertas en función de las preferencias de los espectadores. Netflix también se comunica regularmente con sus clientes por correo electrónico y es conocida por su desenfadada presencia en las redes sociales.
4. Starbucks
La cadena de cafeterías ha demostrado una y otra vez cómo responder a las crisis. En la incidencia de perfiles raciales de 2018, Starbucks se disculpó inmediatamente, cerró miles de tiendas para impartir formación contra los prejuicios y comunicó claramente las medidas adoptadas y las lecciones aprendidas a sus accionistas.
Simplificar la comunicación externa de su empresa
En un espacio digital saturado, es importante la comunicación adecuada en el momento oportuno.
Tanto si está redactando documentos de comunicación con las partes interesadas relacionados con los resultados financieros como una serie de publicaciones en redes sociales para una campaña de CRM, asegúrese de que el contenido se ajusta a la voz general de su marca y a la visión de cómo quiere que le perciban.
Y nunca es demasiado tarde para empezar a invertir en esa presencia, sobre todo con una herramienta como ClickUp que tiene todo lo necesario para empezar.
Utilícela para consolidar documentos, proyectos, chats, tareas y notas en una plataforma centralizada. Disfrute de una colaboración en equipo sin fisuras, elimine los silos de información y cree una estrategia de comunicación externa realmente alineada. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp para experimentar la diferencia.