¿Alguna vez ha jugado al juego del «teléfono»? Cuando un mensaje se transmite de una persona a otra y luego a otra, puede confundirse hasta quedar irreconocible.
Para un juego, esto es divertido. Para una empresa, no tanto.
Por muy bueno que sea su producto o servicio, su éxito depende de lo bien que lo comunique al mundo.
Sus clientes esperan un mensaje de marca y una voz coherentes en todas las plataformas, así como una asistencia eficiente y empática con sus consultas y quejas.
¿Sabías que el 98 % de los clientes considera esencial que una empresa se comunique con ellos de forma eficaz? Por lo tanto, si no tienes una estrategia de comunicación externa, ahora es el momento de empezar.
En esta entrada del blog, exploraremos la comunicación externa y cómo implementar una estrategia competente para su empresa.
¿Qué es la comunicación externa?
Se refiere a cualquier intercambio de información entre una empresa y sus partes interesadas externas, como clientes, proveedores, inversores, organismos gubernamentales y medios de comunicación.
La comunicación externa tiene como objetivo crear una reputación de marca y elaborar mensajes que resuenen en el público adecuado en el momento oportuno.
Comunicación interna frente a comunicación externa
La principal diferencia entre la comunicación interna y la externa es que la primera tiene como objetivo informar a personas o entidades ajenas a la empresa. Por el contrario, la comunicación interna se centra en el intercambio de información dentro de una empresa.
Sin embargo, crear una fuerte alineación interna entre sus empleados y el liderazgo es esencial para una comunicación externa exitosa. Esto requiere una comunicación interna clara y estructurada que mantenga a todos informados y fomente perspectivas diversas.
Por ejemplo, si su meta es mejorar la coherencia entre el contenido promocional y el soporte al cliente, debe realizar una lluvia de ideas interna sobre cómo los equipos de marketing y de soporte al cliente pueden trabajar mejor juntos.
Lo ideal es que se comuniquen regularmente para alinear el tono de la marca, las expectativas de los clientes y las estrategias de mensajes. Esto garantiza que ambos equipos ofrezcan una experiencia coherente, reforzando los mismos valores y promesas a lo largo del recorrido del cliente.
La comunicación externa ofrece varias ventajas. Entre ellas se incluyen:
- Crear conciencia y visibilidad para sus productos o servicios.
- Construye una red más sólida con empresas y inversores.
- Fortalecer la gestión de crisis manteniendo un diálogo abierto y honesto.
- Amplíe el alcance del mercado mediante mensajes y la posición estratégica.
- Establezca un mayor sentido de comunidad mediante una comunicación oportuna y relevante con los clientes.
- Facilite unas mejores relaciones con los proveedores mediante una comunicación clara con las partes interesadas sobre las necesidades y expectativas.
Un ejemplo de comunicación externa es cuando su empresa comparte un comunicado de prensa sobre el lanzamiento de un nuevo producto. Esto informa a los medios de comunicación y al público en general sobre su última oferta y abre vías para nuevas ventas o suscripciones y posibles asociaciones de marca.
Tipos de comunicaciones externas
La comunicación externa puede adoptar muchas figuras y modalidades. Las principales categorías son:
1. Redes sociales
Al aprovechar plataformas como Facebook, Instagram, X. com o LinkedIn, puede interactuar activamente con su público mediante el uso compartido de información crucial sobre sus productos o servicios, actividades de marketing y novedades de la empresa.
También es una buena oportunidad para la comunicación bidireccional, ya que puede responder a cualquier pregunta o queja que puedan tener sus clientes en las plataformas de redes sociales e incluso entablar conversaciones distendidas en línea.
Gestiona tus comunicaciones en redes sociales de forma inteligente con la plantilla de campaña en redes sociales de ClickUp. Te permite planificar, organizar y programar de forma eficiente tus publicaciones en redes sociales, lo que te ayuda a mejorar la presencia y la influencia online de tu empresa.
Utilice la plantilla para las siguientes tareas:
- Realice un seguimiento del progreso de la campaña con estados como «Aprobado», «Cancelado», «En curso», «Necesita aprobación» y «Necesita información».
- Acceda a vistas personalizadas, como Calendario, Publicaciones, DACI y Campañas, para mantener todo organizado y accesible.
- Mejora la colaboración en tus campañas con grabación de pantalla, edición colaborativa, automatización, IA y mucho más.
2. Marketing digital
Dado que la mayor parte del mundo opera en línea, las técnicas de marketing digital como el SEO, la publicidad PPC, el marketing de contenido y las campañas de CRM son fundamentales para alcanzar los objetivos de llegar a los grupos de consumidores a los que desea dirigirse.
Por ejemplo, puede publicar una serie de anuncios de pago en Facebook promocionando sus utensilios de cocina ecológicos para llegar a los clientes que buscan esos productos.
Utilice ClickUp Brain, el asistente de redacción basado en IA de ClickUp, para generar ideas de contenido y perfiles de público, traducir contenido a idiomas locales para campañas regionales y crear textos publicitarios atractivos.
Por ejemplo, este es el ejemplo de cómo ClickUp Brain creó un perfil de comprador para un fabricante de utensilios de cocina ecológicos de Filadelfia:
💡Consejo profesional: El marketing por correo electrónico también es una forma eficaz de cultivar clientes potenciales mientras se les informa sobre el lanzamiento de nuevos productos y promociones. Aprovechar las pruebas A/B en las campañas de correo electrónico ayuda a optimizar las líneas de asunto, el contenido y los horarios de envío para aumentar las tasas de apertura y las conversiones.
3. Contenido del sitio web
Su sitio web suele ser el primer punto de contacto con su empresa, por lo que es fundamental mantener su contenido actualizado y atractivo.
Incluya detalles importantes sobre sus ofertas y contenido que interese a los visitantes, como demostraciones interactivas de productos o información sobre los entresijos de su proceso de innovación.
La plantilla de gestión de contenidos de ClickUp ayuda a definir un flujo de trabajo integral para actualizar su sitio web. Con esta plantilla, puede organizar diferentes tipos de tareas de redacción para sitios web, desde recibir solicitudes de contenido hasta planear todo el mapa del sitio en pizarras blancas y mantener un calendario editorial.
La plantilla también ofrece la opción de medir el rendimiento en relación con las metas, para que puedas ajustar tus estrategias de comunicación externa de acuerdo con ellas.
Crea una lista de requisitos de contenido, como entradas de blog, imágenes, vídeos, podcasts, etc., y asigna responsabilidades a los miembros del equipo pertinentes utilizando tareas de ClickUp. Facilita el seguimiento del progreso con campos personalizados y etiquetas, como prioridad, fecha límite, dependencia, etc. También puedes utilizar ClickUp Gantt View para supervisar el progreso en una línea de tiempo visual y establecer fechas límite para cuándo se debe cargar, actualizar o eliminar el contenido del sitio web.
4. Relaciones públicas
Establecer metas de relaciones públicas claras es clave para hacer llegar anuncios importantes al público adecuado y proteger la reputación de su marca.
Un comunicado de prensa o una conferencia en el momento oportuno pueden garantizar que los medios de comunicación recojan las últimas novedades de la empresa y las difundan. Las relaciones públicas también son importantes durante las crisis, ya que le ayudan a controlar el discurso y a aumentar su credibilidad entre las partes interesadas y el público en general.
Por ejemplo, durante la retirada de un producto, una estrategia de relaciones públicas bien ejecutada puede ayudarle a abordar rápidamente el problema, tranquilizar a los clientes con una comunicación clara y demostrar su responsabilidad, lo que en última instancia preservará la confianza y minimizará el daño a la reputación de su marca.
La plantilla de campaña de relaciones públicas de ClickUp le proporciona todo lo que necesita para llevar a cabo una estrategia de relaciones públicas exitosa. Puede realizar el seguimiento detallado utilizando funciones como:
- Estados personalizados para realizar el seguimiento del progreso de la campaña
- Campos personalizados para clasificar los contactos con los medios de comunicación y los detalles de divulgación.
- Vistas de diagramas de Gantt para visualizar cronogramas
El marco integral y totalmente personalizable le ayuda a ahorrar tiempo y recursos, al tiempo que le permite crear una estrategia empresarial adaptada a sus necesidades y objetivos. Los paneles de ClickUp proporcionan una panorámica visual del rendimiento de las campañas, los KPI de marketing, el estado de los proyectos y la carga de trabajo de los equipos mediante tablas y gráficos, lo que le proporciona la información necesaria para tomar decisiones basadas en datos.
💡Consejo profesional: Las plantillas de planes de marketing le permiten gestionar sus mensajes y garantizar que sus noticias lleguen al público adecuado, al tiempo que mantienen intacta la reputación de su empresa. Integre los comentarios de los clientes en su plan de marketing para perfeccionar sus mensajes basándose en información en tiempo real.
5. Eventos públicos
Los eventos son una forma estupenda de conectar con compañeros del sector, socios de empresas y clientes potenciales.
Además de promocionar su empresa como líder del sector y mostrar sus productos y servicios a un público selecto, también podrá aprender de otros asistentes al evento y obtener información sobre las tendencias actuales del mercado.
El software de gestión de eventos de ClickUp ayuda a optimizar la planificación y ejecución de eventos. Con sus funciones intuitivas, puede transformar la forma en que organiza, realiza la promoción y colabora.
La vista de calendario de ClickUp le permite diseñar cronogramas de eventos claros, asignar responsabilidades fácilmente y trabajar en estrecha colaboración con equipos internos y proveedores. La ventaja añadida de la sincronización bidireccional con Google Calendar garantiza que todas sus reuniones se gestionen sin esfuerzo en un solo lugar.
¿Está planificando un gran evento?
- Desglósela mediante una lista de todas las tareas, asignando fechas de inicio y fecha límite, y aprovechando el control de tiempo automático para calcular las horas facturables.
- Establezca expectativas claras de entrega con duraciones estimadas, lo que garantiza un flujo de trabajo fluido de principio a fin.
- Establezca un orden estructurado de operaciones con dependencias entre tareas, asegurándose de que todos los miembros del equipo conozcan su rol.
- Prioriza las tareas y crea listas de control para garantizar que no se pase por alto ningún detalle, especialmente el día del evento.
Y lo mejor de todo es que puede optimizar la planificación de sus eventos con la plantilla de marketing de eventos de ClickUp. Esta potente herramienta ofrece un marco estructurado y repetible que le ayuda a mantenerse organizado, al tiempo que inspira estrategias innovadoras y garantiza que no se pase por alto ningún detalle importante.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar la plantilla:
- Colabora con tu equipo para establecer metas y objetivos.
- Cree una lista de posibles miembros de la audiencia y su información de contacto.
- Realice el seguimiento de las tareas pendientes y asegúrese de que no se le escape nada utilizando hitos en ClickUp.
También puede utilizar ClickUp Automatizaciones para enviar recordatorios automáticos de eventos y programar publicaciones en redes sociales con detalles sobre el lugar y el horario de los próximos eventos.
6. Asociaciones/colaboraciones
Asociarse con personas influyentes u otras empresas a través de patrocinios o campañas conjuntas de marca puede ayudarle a acceder a nuevos públicos y beneficiarse de la credibilidad mutua.
La colaboración de Red Bull con eventos deportivos extremos es un ejemplo perfecto, ya que encaja a la perfección con su imagen de energía, aventura y superación de límites. Estas colaboraciones ayudan a reforzar el mensaje de estilo de vida aventurero y lleno de energía de Red Bull.
Desarrollo de una estrategia de comunicación externa
Saber cómo abordar las comunicaciones externas es fundamental para una estrategia de comunicación de marketing exitosa. A continuación, le indicamos cómo empezar.
1. Investiga a tu público
Empiece por definir cada uno de los públicos externos con los que desea conectar, como inversores, clientes, medios de comunicación o proveedores asociados. A continuación, investigue cada tipo de público para obtener información basada en lo siguiente que le ayudará a segmentarlos aún más.
Por ejemplo:
- Datos demográficos de la empresa (sector, tamaño de la empresa, fase de crecimiento)
- Datos demográficos (edad, rol, tamaño de la empresa)
- Problemas comunes (presupuestos limitados, datos fragmentados, falta de tiempo)
- Comportamientos de compra (basados en la investigación, conscientes del presupuesto, que valoran la calidad por encima del precio)
Si es una empresa de software B2B, uno de sus públicos externos puede ser el de los responsables de TI de empresas de tamaño mediano.
A través de la creación de perfiles, es posible que descubras que dan prioridad a la rentabilidad y a las capacidades de integración a la hora de elegir soluciones de software, un punto crítico que debes tener en cuenta en tu plan de comunicación externa.
2. Establece metas SMART para cada público
Es importante tener metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas (SMART) para cada segmento de público a fin de desarrollar contenido específico que resuene con sus necesidades únicas.
Para los medios de comunicación, una meta SMART podría ser «Conseguir cobertura en tres publicaciones líderes del sector durante el próximo trimestre enviando comunicados de prensa específicos y organizando entrevistas con portavoces clave de la empresa».
Con ClickUp Metas, puede definir metas claras y específicas, perfeccionando su estrategia de establecimiento de metas con objetivos cuantificables y medibles. Para los inversores, una meta SMART podría ser: «Aumentar las tasas de apertura del boletín trimestral para inversores en un 15 % en los próximos seis meses».
Utilice su función Objetivos para establecer métricas de éxito precisas, como números, porcentajes o monedas. Puede enlazar tareas o listas con una meta en la plataforma, y esta realizará un seguimiento automático de su progreso a medida que las complete.
Por ejemplo, al enlazar todas las tareas de un sprint con una única meta, puede supervisar fácilmente el progreso general en tiempo real.
Mantén todo organizado con carpetas fáciles de usar, asigna fechas límite a las metas y subtareas, y gestiona el acceso ajustando los permisos y estableciendo múltiples propietarios.
El software de gestión de proyectos de marketing de ClickUp puede ayudarte a convertir tus planes de marketing de alto nivel en flujos de trabajo diarios y prácticos.
Integrar documentos estratégicos, sesiones de brainstorming y calendarios de presentaciones en las operaciones diarias de su equipo le permite mantenerse ágil y responder rápidamente a las necesidades de cada público.
ClickUp Docs, en particular, permite a los miembros de su equipo mantenerse informados y concentrados desde la lluvia de ideas inicial hasta el lanzamiento de la campaña.
Ya sea que esté segmentando listas de divulgación por tipo de público, gestionando información de contacto de medios o organizando ideas para sus presentaciones comerciales, Docs mantiene todo organizado en un solo lugar.
La colaboración en tiempo real le permite etiquetar a los miembros del equipo, asignar tareas y convertir el texto en elementos de acción rastreables, lo que garantiza que no se pase por alto ninguna idea o tarea.
3. Elija los canales adecuados para cada público
Los diferentes canales de comunicación ofrecen ventajas únicas. Por ejemplo, mientras que las redes sociales son ideales para el uso compartido de contenido interactivo y generar expectación sobre nuevos lanzamientos, los seminarios web ofrecen una forma más personalizada de interactuar con sus clientes en tiempo real.
A la hora de elegir el mejor canal para la comunicación externa, tenga en cuenta factores como el presupuesto disponible, las preferencias del público y la urgencia del mensaje.
Por ejemplo, un correo electrónico es más eficaz para anunciar próximas rebajas, mientras que los SMS son una de las mejores alternativas al correo electrónico para comunicaciones más urgentes.
Si utiliza principalmente el correo electrónico para la comunicación externa, puede enviar y recibir correos electrónicos directamente dentro de la plataforma a través del software de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp, lo que elimina la necesidad de cambiar entre pestañas o herramientas.
Ya sea una respuesta rápida o una actualización detallada, puede adjuntar fácilmente documentos, formularios o clips a sus correos electrónicos.
Incluso puede automatizar los correos electrónicos y las tareas utilizando desencadenantes basados en reglas para campos personalizados, envíos de formularios y actualizaciones de tareas, lo que garantiza una comunicación oportuna con su público.
Tu bandeja de entrada se convertirá en un hub de proyectos, lo que te permitirá crear y comentar tareas a partir de notificaciones por correo electrónico, establecer plazos añadiendo fechas de inicio y finalización, vincular correos electrónicos a tareas para contextualizarlos y configurar la automatización de boletines informativos, campañas de goteo y reenvío de correos electrónicos.
Esto le permite gestionar su comunicación por correo electrónico junto con otros canales de marketing, lo que garantiza una estrategia coordinada.
4. Redacta un manual de comunicación
Este es tu documento de referencia con todos los detalles sobre tus metas, canales y Tono de voz (ToV) para cada público externo con el que trabajas.
Debe incluir directrices editoriales, pilares de contenido, un calendario de contenido de relaciones públicas y mensajes centrales de la marca, proporcionando a su equipo todo lo que necesita para comunicarse de la manera adecuada en todo momento.
Si usted es una empresa de tecnología de consumo, por ejemplo, el manual podría incluir instrucciones sobre cómo manejar las consultas de los medios de comunicación, con mensajes clave preaprobados sobre las funciones de los productos, la cultura de la empresa y las iniciativas de sostenibilidad.
5. Elabore un plan de acción para llevar a cabo esfuerzos de divulgación.
Un plan de comunicación externa sólido le mantiene en el buen camino, garantizando que sus mensajes sean claros, que su público los comprenda y que sus metas estén alineadas.
Lo mejor es que no tiene que reinventar la rueda. En su lugar, puede utilizar plantillas de planes de comunicación que suelen incluir elementos como metas, partes interesadas, fases, tareas, plazos y mensajes clave.
Asegúrate de actualizar continuamente tu plan a medida que recibas nuevos conocimientos y comentarios para mantenerte relevante y centrado en tu objetivo.
Por ejemplo, la plantilla del plan de comunicación de ClickUp ayuda a establecer una jerarquía de partes interesadas y a definir cómo se compartirá la información de manera eficiente. Puede desarrollar su estrategia de comunicación del proyecto con los clientes, asignar roles personalizados, gestionar el acceso y los permisos, y decidir qué debe permanecer público o privado.
Además, puede crear un flujo de trabajo de comunicación personalizado según sus necesidades con múltiples vistas, como Lista, Gantt, Carga de trabajo y Calendario, y utilizar fechas límite de tareas, comentarios, automatización y mucho más para optimizar su planificación de la comunicación.
Del mismo modo, la plantilla de campaña de comunicación de ClickUp le ayuda a comunicarse de forma eficaz con las partes interesadas y prepara a su equipo para transmitir los mensajes adecuados durante una campaña, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto o una iniciativa interna.
Esto es lo que ofrece:
- Realice el seguimiento del progreso de la campaña asignando tareas con estados personalizables.
- Organiza y añade atributos clave para visualizar fácilmente las distintas fases de tu campaña.
- Mejora el seguimiento de las campañas con reacciones a los comentarios, recordatorios automáticos, múltiples personas asignadas y prioridades de tareas.
La plantilla ayuda con la planificación y ejecución integral de las campañas, desde la lluvia de ideas inicial y el ajuste de metas hasta la selección de los canales de comunicación y la garantía de que el tono y la voz sean coherentes en todas las plataformas.
4 consejos para mejorar tu marca y tus comunicaciones externas
Las comunicaciones externas son fundamentales para la percepción que tu público tiene de tu empresa. Ya sea un comunicado de prensa o una publicación en Facebook, cada comunicación contribuye a la percepción que el público tiene de ti, por lo que es muy importante contar con indicadores clave de rendimiento (KPI) claros en materia de conciencia de marca.
A continuación le indicamos cómo hacerlo correctamente:
- Una de las primeras cosas que hay que priorizar es la coherencia, de modo que todas sus comunicaciones externas en todas las plataformas contribuyan a reforzar una identidad de marca única que se mantenga en la mente de su público objetivo.
- Mantener su presencia en línea, incluida la información utilizada en sus canales de comunicación externa y las respuestas rápidas en sus interacciones con los clientes, es fundamental.
- Las recomendaciones de personas de confianza que apoyan su empresa, ya sean líderes del sector, personas influyentes o incluso compradores satisfechos, tienen más peso a los ojos del público que los anuncios pagados.
- Colaborar con personas influyentes reconocidas también le ayuda a llegar a nuevas audiencias a través de sus seguidores y a establecer una relación directa con ellos.
Más información: Programas de defensa del cliente: construya una marca duradera con esta estrategia de marketing orgánico.
Ejemplos de empresas que hacen bien la comunicación externa
A la hora de diseñar su plan de comunicación externa, inspírese en empresas que ya lo están haciendo bien. Aquí tiene algunos ejemplos.
1. Patagonia
Se trata de una marca de ropa deportiva conocida por su compromiso con la transparencia y la gestión medioambiental. Cada año, Patagonia publica un informe anual en el que detalla su progreso, iniciativas, retos y oportunidades, y agradece las aportaciones del público a través de su blog y sus canales en las redes sociales.
2. Ben & Jerry's
Ben and Jerry's, una popular marca de helados, siempre ha sido una firme defensora de la justicia social. Su sitio web expone claramente las numerosas causas que apoya, y cada página de producto incluye una sección titulada «abastecimiento basado en valores» en la que se detalla el embalaje de origen vegetal y el compromiso con el comercio justo.
3. Netflix
La plataforma de streaming OTT personaliza continuamente su oferta en función de lo que más demandan los espectadores. Netflix también se comunica regularmente con los clientes por correo electrónico y es conocida por su presencia desenfadada en las redes sociales.
4. Starbucks
La cadena de cafeterías ha demostrado una y otra vez cómo responder a las crisis. En la incidencia de discriminación racial de 2018, Starbucks se disculpó inmediatamente, cerró miles de tiendas para impartir formación contra los prejuicios y comunicó claramente a sus partes interesadas las medidas adoptadas y las lecciones aprendidas.
Simplifique la comunicación externa de su empresa.
En un espacio digital saturado, es importante comunicar lo adecuado en el momento adecuado.
Tanto si estás redactando documentos de comunicación para las partes interesadas relacionados con los resultados financieros como si estás preparando una serie de publicaciones en redes sociales para una campaña de CRM, asegúrate de que el contenido se ajusta a la voz general de tu marca y a la visión que quieres transmitir.
Y nunca es demasiado tarde para empezar a invertir en esa presencia, especialmente con una herramienta como ClickUp, que tiene todo lo que necesitas para empezar.
Úsalo para consolidar documentos, proyectos, chats, tareas y notas en una plataforma centralizada. Disfruta de una colaboración fluida entre equipos, elimina los silos de información y crea una estrategia de comunicación externa verdaderamente alineada.
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