Para mantener un entorno de trabajo productivo y respetuoso es fundamental mantener un alto nivel de rendimiento y conducta.
Los expedientes disciplinarios desempeñan un papel fundamental en este proceso. Estos documentos disciplinarios se utilizan cuando el comportamiento o el rendimiento de un empleado no están a la altura de las expectativas y políticas de la empresa.
La diferencia entre una advertencia y un informe es que una advertencia es una alerta informal sobre un problema. En cambio, un informe es un registro formal de las medidas disciplinarias adoptadas cuando el problema persiste.
Gestionar esta experiencia de manera profesional y responsable es fundamental para quienes han recibido un apercibimiento por escrito. Siga leyendo para saber cómo responder con eficacia y convertir la situación en una oportunidad de crecimiento y mejora.
Entendiendo los Castigos en el Trabajo
Las amonestaciones en el trabajo se refieren esencialmente a documentos disciplinarios emitidos por un empleador cuando el comportamiento o el rendimiento de un empleado no cumple las normas de la empresa. Un informe disciplinario aborda formalmente los problemas, esboza las expectativas de mejora y orienta a los empleados en la corrección de sus problemas de rendimiento o conducta. Puede ser un proceso de disciplina progresiva.
Los empresarios suelen utilizar plantillas de evaluación del rendimiento y herramientas de software para crear planes detallados de mejora del rendimiento (PIP), que ayudan a los empleados a comprender qué necesitan para mejorar su bajo rendimiento.
Un empresario puede emitir varios tipos de informes para dejar constancia en papel. Cada uno de ellos es una escalada del anterior en el caso de que las primeras advertencias no se atiendan, y su objetivo es aplicar una disciplina progresiva:
- Advertencia verbal: Se trata de una conversación privada en la que el jefe aborda con el empleado problemas de rendimiento o conducta. Esta advertencia verbal constituye la primera alerta informal
- Advertencia escrita: Un documento formal en el que se detallan problemas específicos y se exponen las expectativas de mejora de la empresa puede seguir a las advertencias verbales y formará parte del expediente del empleado
- Plan de mejora del rendimiento (PIP): Documento exhaustivo que incluye un plan detallado para ayudar al empleado a mejorar su rendimiento y conducta
Leer más: 10 consejos para la evaluación del rendimiento de los empleados
Impacto y rol de los informes por escrito
He aquí una instantánea del impacto y el rol de los informes de los empleados en el lugar de trabajo:
- Despido: Los informes sirven como prueba documentada de un comportamiento poco profesional. Si no se abordan los problemas, pueden ser motivo de despido
- Protección jurídica: Proporcionan protección legal a los empleadores al demostrar que se tomaron los pasos adecuados para abordar el comportamiento del empleado, lo que puede justificar el despido en caso necesario
- Disciplina en el lugar de trabajo: Los informes forman parte de un proceso disciplinario coherente que garantiza que todos los empleados reciban un trato justo y uniforme
- Advertencia: Para los empleados, las amonestaciones son una oportunidad de corregir su comportamiento o rendimiento cuando aún tienen la posibilidad de mejorar y conservar su puesto de trabajo
Si un empleado no aborda los problemas planteados en el proceso de evaluación, puede ser despedido y afectar a sus perspectivas de empleo, ya que estos problemas pueden surgir en futuras entrevistas. En estos casos, es fundamental mantener la calma, saber cómo reaccionar ante un informe y centrarse en mejorar el rendimiento y la conducta.
Sin embargo, debe evitar la microgestión que puede aumentar las tensiones y provocar la insatisfacción de los empleados. La microgestión puede hacer que los empleados se sientan infravalorados y excesivamente controlados, lo que afecta negativamente a su rendimiento y a su moral general.
Motivos habituales de los escraches
Estas son algunas de las razones que pueden llevar a recibir un documento formal como un informe escrito en el trabajo:
- Impuntualidad: Llegar tarde con regularidad puede dar lugar a una indicación disciplinaria, ya que la puntualidad es crucial para la eficiencia en el lugar de trabajo. También puede perturbar el funcionamiento del equipo y afectar a la productividad general
- Discriminación: Todos los empleados de un lugar de trabajo merecen un trato equitativo y respeto mutuo, lo cual forma parte de las políticas de la empresa. Si ha participado en actos discriminatorios por cualquier motivo, puede ser objeto de medidas disciplinarias
- Bajo rendimiento: Las empresas esperan que sus empleados realicen un trabajo mínimo para no perturbar el funcionamiento de la empresa. Si no ha sido capaz de cumplir este requisito, puede recibir una amonestación
- Mala conducta: La profesionalidad es fundamental en el lugar de trabajo y forma parte de tu rendimiento laboral. Si su comportamiento infringe las políticas de la empresa o implica acciones perjudiciales, como el robo de bienes de la empresa, puede recibir una amonestación
- Acoso: Acosar a compañeros u otras personas en el trabajo compromete un entorno laboral positivo, está en contradicción con su contrato de trabajo e invita a tomar medidas disciplinarias
- Insubordinación: Una jerarquía clara en una organización ayuda a delegar el trabajo y a establecer responsabilidades, lo que forma parte de la política de la empresa. No seguir unas instrucciones razonables y racionales puede acarrearte una sanción disciplinaria
La mayoría de las medidas disciplinarias en el lugar de trabajo pueden evitarse si los empleados siguen la política de la empresa y mantienen la profesionalidad, como el ajuste de los mensajes de "Fuera de la oficina" durante las ausencias, la respuesta correcta a las consultas, el mantenimiento de las normas de trabajo, etc.
¿Cómo responder a una amonestación en el trabajo?
Recibir un informe formal en el trabajo puede ser una experiencia estresante, sobre todo por el riesgo potencial de despido y la incertidumbre sobre tu próximo empleo. Sin embargo, a pesar de lo que representa, es fundamental mantener la calma en estas situaciones y responder adecuadamente.
Tomarse un momento para calmarse puede ayudar de varias maneras:
- Pensamiento claro: La reducción de los niveles de estrés puede ayudarle a pensar con más lógica y claridad
- Mayor comprensión: Con la mente más calmada, puedes leer y comprender mejor lo que has escrito y entender las razones que hay detrás
Esta claridad es crucial, ya que necesitas la cabeza fría para abordar el escrito con profesionalidad y preparar una respuesta eficaz.
Guía paso a paso para responder a un escrito
1. Evalúa la situación
Mantener la calma en estas situaciones es crucial. Una vez que te hayas calmado, revisa a fondo el documento de redacción. Identifica y anota cada preocupación o problema mencionado, tratando cada uno como una oportunidad de mejora y no como un ataque personal. Esto te ayudará a centrarte en las áreas que debes abordar y a comprender si necesitas formación adicional.
2. Pide aclaraciones
Si alguna parte del informe no está clara o no es razonable, pida aclaraciones profesionales al emisor o a su jefe. Concierte una reunión para discutir el informe y prepare preguntas aclaratorias como las siguientes:
- ¿Podría aclarar en qué aspectos mi actuación no ha estado a la altura de las expectativas?
- ¿Cómo puedo alinear mejor mi trabajo con las metas del equipo?
- ¿Hay áreas específicas en las que debo mejorar? Por ejemplo, si el informe menciona problemas de comportamiento, pida más detalles al respecto
Así evitarás malentendidos, abordarás todas las preocupaciones con precisión y demostrarás tu confirmación de que quieres resolver los problemas con eficacia.
3. Redactar una respuesta profesional
Una vez que hayas entendido bien el escrito, sigue estos pasos para elaborar una respuesta profesional:
- Reúne documentación: Reúna todos los documentos y pruebas pertinentes relacionados con los problemas citados, incluidos correos electrónicos, registros de resultados, informes y documentos del proyecto
- Incluir testigos: Si procede, haga una lista de los testigos que puedan apoyar su caso o aportar pruebas que lo corroboren
- Redacte su réplica: Redacte una respuesta profesional y concisa. Aborde cualquier malentendido o interpretación errónea con hechos y pruebas claros
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También debes reconocer tus errores y aceptar las medidas disciplinarias indicadas. Este planteamiento tiene dos ventajas clave:
- Demuestra compromiso: Demuestra a la empresa que está dispuesto a abordar los problemas, mejorar su rendimiento y alinearse con las metas de la empresa
- Refuerza su discurso: Te ayuda a enmarcar tu respuesta de forma constructiva, reforzando tu disposición a corregir la situación y a defender tu posición
4. Seguimiento
Tras la reunión de revisión, elabore un plan estructurado para los siguientes pasos. Programe una reunión de seguimiento para mantener abierta la comunicación con las personas pertinentes.
Antes de la reunión de seguimiento, prepárala:
- Esbozar un plan de mejora del rendimiento: Desarrolle una estrategia clara para mejorar su rendimiento
- Seguimiento de sus progresos: Establecer un sistema de seguimiento de su cumplimiento de la medida disciplinaria y de su mejora
- Establecer un circuito de retroalimentación: Solicite información periódica a sus supervisores para asegurarse de que va por buen camino
Revisa las políticas de la empresa y la documentación de incorporación para confirmar que estás plenamente informado. Esta preparación te ayuda a abordar otras preocupaciones y compatibiliza tu posición si la medida disciplinaria te parece desproporcionada o injustificada. También te ayuda a hacer frente a las posibles consecuencias.
Casos excepcionales: Respuesta a expedientes infundados
Si recibe un informe que le parece injusto o impreciso, es esencial que lo aborde con prontitud y profesionalidad.
Siga estos pasos para redactar una réplica contundente manteniendo el respeto y la claridad:
1. Conozca sus derechos
Familiarícese con las leyes y reglamentos laborales que se aplican en su lugar de trabajo. Por ejemplo, la Ley de Derechos Civiles de 1964 la Ley de Derechos Civiles de 1964, incluido su título VII, impide la discriminación en el lugar de trabajo.
Comprender estas leyes le ayudará a determinar si su escrito está legalmente justificado. Por tanto, revise sus derechos como empleado. Haga preguntas aclaratorias y pida consejo a un representante sindical o a un abogado laboralista para abordar adecuadamente sus preocupaciones.
2. Entender el empleo a voluntad
En EE.UU., el empleo a voluntad significa que un empleador puede rescindir el contrato en cualquier momento y por cualquier motivo, siempre que no sea ilegal. Si tu escrito entra en esta categoría, aborda tu refutación con una estrategia profesional y basada en pruebas. Consultar a los profesionales pertinentes y discutir la situación con tu jefe puede ayudarte a aclarar tu posición.
3. Reúne pruebas y expresa tu objeto
Recopila pruebas que demuestren tu compatibilidad con el escrito. Esto puede incluir hojas de horas, correos electrónicos, documentos o comunicaciones que contradigan las acusaciones. Solicite declaraciones de compañeros que puedan dar fe de su conducta y rendimiento. Construye un caso bien documentado para refutar el escrito de forma efectiva.
4. Busca ayuda legal si es necesario
Si las conversaciones privadas con tu jefe o con la autoridad emisora no resuelven el problema, considera la posibilidad de buscar asesoramiento jurídico. Un abogado puede aclarar su posición legal y guiarle en los siguientes pasos para abordar la situación adecuadamente.
Utilizar herramientas para superar problemas en el lugar de trabajo
Abordar los escraches en el trabajo es fundamental, y el uso de herramientas tecnológicas puede ayudar significativamente a construir un caso sólido, reunir pruebas y elaborar una respuesta profesional.
He aquí cómo pueden ayudar:
- Centralizar la comunicación: Utiliza el correo electrónico y las herramientas de mensajería para consolidar todas las conversaciones y notificaciones relacionadas en un solo lugar, asegurándote de que tienes un registro completo de las comunicaciones relevantes para el escrito
- Organizar y planificar: Utiliza herramientas de gestión de proyectos y planificación para esbozar tu estrategia de respuesta, organizar las pruebas y crear un plan estructurado para abordar los problemas planteados
- Documentar y hacer un seguimiento de las pruebas: Utilizar sistemas de gestión de documentos para recopilar y almacenar todas las pruebas pertinentes, como correos electrónicos, informes de resultados y otros documentos relevantes, para facilitar el acceso y la consulta
- Redactar respuestas profesionales: Aproveche las herramientas de edición y formato de documentos para crear una respuesta clara, concisa y profesional. Las herramientas con plantillas y opciones de formato pueden mejorar la calidad de su comunicación escrita
- Supervisar y revisar los progresos: Utilice herramientas de seguimiento para supervisar sus progresos en la resolución de los problemas, establecer recordatorios para las acciones de seguimiento y asegurarse de que cumple los compromisos o los planes de mejora
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A continuación te mostramos cómo puede ayudarte a escribir una respuesta a una redacción en el trabajo:
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