Es el comienzo de un día de trabajo típico. Tiene un sinfín de correos electrónicos que revisar, múltiples aplicaciones que examinar en busca de actualizaciones y un montón de notas de reuniones escritas a mano y dispersas que ya no parecen tener mucho sentido.
La sobrecarga de tareas es una sobrecarga mental. 😶🌫️
Aquí es donde tener un panel de trabajo puede marcar la diferencia.
Tanto si gestiona un equipo pequeño como si dirige un proyecto complejo, un panel de control bien diseñado le proporcionará los números y la información esenciales al alcance de la mano, lo que le permitirá mantener el control de su carga de trabajo. La concentración y la eficiencia se convertirán en algo natural para usted.
En esta entrada del blog, aprenderemos todo lo que hay que saber sobre los paneles de trabajo, incluidos los pasos para crear uno. ¡Empecemos!
¿Qué es un panel de trabajo?
Un panel de trabajo es una herramienta visual diseñada para consolidar y mostrar los KPI, las métricas y los puntos de datos críticos relevantes para un proceso empresarial, departamento o proyecto concreto.
Se trata de una interfaz centralizada para supervisar y analizar el rendimiento de la empresa en tiempo real con el fin de tomar decisiones rápidamente. Un panel de trabajo consta de varios componentes, entre los que se incluyen:
- Fuentes de datos, como bases de datos, hojas de cálculo o apps, de las que se puede extraer información.
- Widgets, como gráficos de barras, gráficos de líneas y tablas para facilitar la visualización e interpretación de los datos.
- Filtros que permiten personalizar la vista de datos con selecciones específicas, como intervalos de fechas o fases de proyectos.
- Notificaciones y alertas automatizadas que informan a los usuarios de cambios significativos o cuando se alcanzan umbrales específicos.
Un panel de trabajo convierte los datos en historias con herramientas de elaboración de informes que hacen que la información del proyecto destaque. Por ejemplo, un panel de panorámica de marketing suele incluir los siguientes detalles:
- Fuentes de tráfico del sitio web (por ejemplo, orgánico, de pago, social).
- Porcentaje de visitantes que se convierten en clientes potenciales o clientes
- Gasto total en publicidad y su desglose por canal
- Tasas de apertura de correos electrónicos, tasas de clics y tasas de cancelación de suscripciones.
- Me gusta, compartidos, comentarios y métricas generales de interacción en las redes sociales.
Ventajas de crear un panel de trabajo
Piense en un panel de tareas como su mejor aliado en el trabajo, que le ayuda a organizar sus tareas pendientes y a mantenerlas bajo control. Estas son algunas de sus ventajas más comunes:
- Información centralizada: en lugar de perder tiempo buscando informes, tendencias y métricas clave, obtenga información instantánea sobre la eficacia de los proyectos, la asignación de recursos y los posibles cuellos de botella a partir de una única fuente de datos.
- Progresión más fluida del proyecto: un panel de trabajo le permite correlacionar visualmente las dependencias entre tareas, mostrando cómo se interrelacionan entre sí; de este modo, podrá comprender mejor el flujo de su proyecto e identificar fácilmente los retrasos o conflictos.
- Procesos de flujo de trabajo automatizados: reduzca la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas integrando su panel con otras herramientas, como software de análisis de la plantilla y aplicaciones de correo electrónico, calendario y gestión de proyectos; asegúrese de que las tareas rutinarias se gestionen de forma coherente.
- Mayor productividad: un panel de control que incluye métricas de rendimiento personal, como el tiempo medio necesario para completar las tareas, el cumplimiento de los plazos y la frecuencia de las revisiones de tareas, le permite optimizar sus hábitos de trabajo y fomentar la eficiencia.
- Informes para clientes y partes interesadas: utilice su panel para la elaboración de informes de proyectos para personal importante (interno y externo), que incluyan detalles como el estado de las tareas, los hitos alcanzados y las fechas límite; fomente la confianza mutua y la transparencia.
Pasos para crear un panel de trabajo eficaz
Su meta final debe ser crear un panel que sea lo más claro y fácil de usar posible. A continuación le indicamos cómo empezar.
1. Defina el público y el objetivo de su panel.
Esto puede parecer obvio, pero a menudo se da por sentado. Debe comprender la necesidad de crear un panel para el trabajo. Investigue su «¿por qué?» y hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué problemas importantes desea resolver con el panel?
¿Es para mejorar la comunicación interna? ¿Es para realizar un mejor seguimiento de las ventas realizadas a través del sitio web de la empresa? ¿Es para revisar el alcance social de las publicaciones del blog que publica su equipo de marketing? Encuentre la razón.
- ¿Para quién lo está creando?
Si solo lo va a utilizar usted, omita este paso. Si hay más personas que van a utilizar el panel, anote sus roles en la organización y aclare qué tareas realizan a diario.
Por ejemplo, un agente de ventas trabaja de forma diferente a un miembro del personal de atención al cliente y, por lo tanto, supervisaría métricas, KPI y puntos de referencia que son diametralmente opuestos. Esta información le ayudará a responder a la siguiente pregunta y a crear un panel compartido que sea útil para todos.
- ¿Qué métricas y datos clave deben mostrarse?
¿Qué información desea que sea visible de un vistazo? ¿Desea obtener información sobre el estado de los proyectos y la finalización de las tareas? ¿Desea realizar un seguimiento de los plazos y el rendimiento del equipo? Una vez que sepa para quién está creando el panel y cuáles son sus roles y responsabilidades, podrá determinar los KPI y las métricas exactas.
- ¿Qué fuentes de datos se utilizarán para extraer la información?
Aclarar esto es fundamental para que pueda implementar los mecanismos necesarios.
Por ejemplo, si desea mejorar la comunicación interna y cree que conocer la carga de trabajo exacta de cada miembro del equipo le ayudará, asegúrese de que sus fuentes de datos incluyan software de control de tiempo, aplicaciones de análisis de gestión de proyectos, herramientas de elaboración de informes de clientes y, posiblemente, incluso comentarios directos de todo su equipo.
De esta manera, podrá recopilar datos completos sobre la asignación de tareas, los plazos y las capacidades individuales.
- ¿El panel se actualizará diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente?
La frecuencia dependerá de la naturaleza de su trabajo y de la puntualidad de la información requerida.
- ¿Qué medidas de seguridad deben implementarse?
Proteger los datos de la organización es más importante que nunca, por lo que su panel debe estar equipado con autenticación de usuarios, controles de acceso y cifrado de datos. También debe cumplir con las normativas pertinentes en materia de protección de datos.
Por supuesto, este cuestionario no es exhaustivo, pero le servirá para empezar. Confíe en nosotros: invertir su energía desde el principio solo le ayudará a crear un panel que le resulte útil de la forma que usted desee. Así que haga su trabajo con diligencia.
Una forma rápida de empezar a utilizar un panel de trabajo es utilizar la plantilla de panel de gestión de proyectos de ClickUp. Ayuda a que los proyectos se desarrollen sin problemas, ya que proporciona información en tiempo real sobre la carga de trabajo del equipo, el progreso del proyecto, el estado de las tareas y los plazos.
La plantilla ofrece una representación visual del progreso del proyecto en cada fase y facilita la colaboración gracias a la edición en tiempo real en ClickUp Docs. También puede:
- Defina metas medibles, como OKR, objetivos de ventas, mejora de habilidades, etc., y supervise el progreso en ClickUp Metas.
- Cree hojas de ruta bien definidas en las tareas de ClickUp para obtener una visibilidad completa de las dependencias y prioridades con etiquetas y estados personalizados.
- Automatice flujos de trabajo como el envío de correos electrónicos para acciones de tareas, envíos de formularios, cambios de estado, etc., con ClickUp Automatizaciones.
2. Extraiga, refine y limpie datos de diversas fuentes de datos.
Identificar las fuentes de datos para su panel es solo la punta del iceberg. También debe establecer conexiones con ellas. Esto puede implicar configurar integraciones de API, importar archivos CSV o conectarse directamente a bases de datos, almacenamiento en la nube o aplicaciones de terceros.
Utilice herramientas como Klamp e Integromat para establecer conexiones perfectas entre varias fuentes de datos. Una vez hecho esto, planifique cómo se combinarán y mostrarán en su panel los datos procedentes de diferentes fuentes.
Por ejemplo, es posible que necesite unir tablas de una base de datos, combinar números de diferentes hojas de cálculo o combinar datos de API con archivos locales. Sea lo que sea, simplifique su proceso. Puede inspirarse en muchos ejemplos de paneles de control de proyectos para mejorar su flujo de datos.
La eficacia de un panel depende de la calidad de los datos que contiene. Los datos inexactos pueden dar lugar a decisiones poco informadas, lo que repercute negativamente en el progreso del proyecto y en la eficiencia del trabajo en equipo. Por lo tanto, para garantizar que los datos que muestra su panel sean válidos y precisos, debe:
- Configure reglas de validación en sus sistemas de introducción de entradas para detectar errores en el momento de la entrada.
- Realice el seguimiento de los cambios y las actualizaciones de los datos mediante sistemas de control de versiones.
- Decida una estrategia para gestionar los valores que faltan, como la imputación, el uso de valores predeterminados o la exclusión de registros incompletos.
- Realice comprobaciones aleatorias y compare los datos del panel con las fuentes de datos originales para confirmar que todo está correctamente integrado y mostrado, y que no hay errores ortográficos, valores incorrectos ni valores atípicos.
- Utilice formatos estandarizados, convenciones de nomenclatura y unidades de medida para evitar discrepancias (por ejemplo, formatos de fecha, formatos de dirección, uso de mayúsculas).
- Establezca programas de actualización automática de datos para que su panel refleje siempre la información más actualizada sin necesidad de intervención manual.
3. Diseñe el diseño y la estructura del panel de trabajo.
Empiece por esbozar las secciones principales que se incluirán: ¿qué es lo primero que debe ver su público objetivo? ¿Hay indicadores clave de rendimiento (KPI) o puntos de datos en tiempo real que sean más importantes? Probablemente sí.
Colóquelos en lugares destacados del panel, donde la vista se dirige naturalmente en primer lugar, como la esquina superior izquierda. También será necesario añadir otros widgets, como indicadores, cuadros de texto, imágenes y mapas de calor. Escálelos según su importancia y el volumen de datos que muestran.
Por ejemplo, los widgets más grandes se pueden utilizar para datos críticos y de gran volumen, mientras que los widgets más pequeños pueden resumir información menos crucial.
En lo que respecta a la navegación, lo ideal es que sea sencilla. ¿Quién quiere perder tiempo averiguando cómo desplazarse entre las diferentes secciones del panel? Utilice nuevas pestañas, menús desplegables o barras laterales. Además, añada color y diferentes tamaños de fuente al panel para mayor claridad.
Dado que vivimos en una era digital hiperconectada, es esencial crear un panel que funcione en ordenadores de escritorio, tabletas y dispositivos móviles. Asegúrese de que los elementos no estén desordenados y sigan un flujo lógico para facilitar su uso, independientemente del tamaño de la pantalla.
4. Cree visualizaciones (gráficos y tablas) para las métricas clave.
La representación de datos es una tarea compleja. Dado que el objetivo principal de un panel de trabajo es mostrar múltiples tipos de información en un momento dado, es muy importante elegir la forma adecuada de visualizarlos. Hay varias formas de representar los datos:
- Gráficos: son la forma más fácil de comparar datos y puntos de referencia, y se pueden redimensionar o filtrar para realizar análisis más específicos. Los gráficos permiten identificar rápidamente correlaciones o discrepancias entre diferentes conjuntos de datos. Asegúrese de que las escalas y las unidades sean coherentes para que las comparaciones sean significativas.
- Tablas: suelen colocarse en la parte inferior del panel y permiten profundizar en detalles que quizá no sean visibles a simple vista en visualizaciones de resumen, como gráficos o diagramas. Utilice las opciones de clasificación y filtrado para que las tablas sean más interactivas y fáciles de usar para los usuarios.
- Tarjetas: piénsese en ellas como una superposición de mapas que le ofrece una vista panorámica de las métricas o los puntos de datos esenciales de un solo vistazo. Por ejemplo, puede colocar una instantánea rápida de los indicadores de rendimiento en un panel de control OKR y resaltar los cambios o las alertas con códigos de colores.
- Cronogramas: le permiten medir una o más métricas en función del tiempo, lo que las hace adecuadas para identificar tendencias máximas o periodos de actividad. Puede proporcionar una breve descripción con el cronograma para obtener más contexto.
- Gráficos: Ilustran tendencias, comparaciones y distribuciones, lo que facilita la comprensión y el análisis de información compleja. Algunos de los gráficos más utilizados en los paneles son los gráficos de araña y radar, los diagramas de dispersión, los indicadores, las barras y los gráficos circulares.
Elija el tipo de gráfico que necesita presentar en función de los datos con los que trabaja. Por ejemplo, utilice gráficos de líneas para las tendencias, gráficos circulares para las proporciones, gráficos de barras para las comparaciones y gráficos de dispersión para las relaciones entre variables. Utilice leyendas, rótulos y combinaciones de colores adecuadas para mejorar la legibilidad y la claridad.
Otro aspecto esencial de las visualizaciones es incorporar filtros de datos y opciones de desglose para ajustar la vista de datos en función de criterios específicos o hacer clic en métricas de alto nivel para acceder a información más detallada.
Las descripciones emergentes también son útiles para mostrar información adicional cuando se pasa el cursor por encima de una parte específica de un widget. Esto añade profundidad al panel y le permite rellenarlo con más datos sin saturar la vista principal.
5. Personalice el panel con marcas y temas.
Tu panel forma parte del ecosistema de tu organización, por lo que su imagen de marca debe reflejarlo. No es necesario que te excedas ni que hagas alarde de tus habilidades de diseño. Solo tienes que tener en cuenta algunos principios básicos de diseño.
Por ejemplo, utilice la paleta de colores de la marca para los fondos, gráficos, iconos y otros componentes visuales de su panel. Si los colores de su marca son el verde esmeralda y el blanco roto, utilícelos de forma coherente para crear una imagen cohesionada.
Añada siempre el logotipo oficial. Colóquelo en una ubicación destacada, como la esquina inferior derecha, para reforzar la identidad de la marca cada vez que se acceda al panel. Los usuarios que se sientan cómodos y familiarizados con la interfaz probablemente la utilizarán con regularidad.
En segundo lugar, permita a los usuarios personalizar su vista según sus preferencias. Por ejemplo, ofrecer opciones para el modo oscuro puede hacer que el panel resulte más agradable a la vista durante las sesiones nocturnas o cuando se trabaja en entornos con poca luz.
Debe poder cambiar de marrón oscuro a verde brillante, no de marrón oscuro a verde oscuro, ya que los dos colores chocan. Por lo tanto, tenga cuidado al elegir los colores para su panel de trabajo. La regla general es seleccionar dos, como máximo tres, y ceñirse a ellos.
Por último, utilice colores de alto contraste para mejorar la legibilidad, añada texto alternativo a las imágenes y asegúrese de que la navegación sea intuitiva y fácil de usar con el teclado.
6. Encuentre una herramienta adecuada para el trabajo
Antes de crear un panel de trabajo, es importante elegir una herramienta que pueda ofrecer compatibilidad con esta enorme tarea. Desde simples hojas de cálculo hasta gráficos de progreso altamente personalizables, es posible que se sienta abrumado por tantas opciones.
Por ejemplo, las Hojas de cálculo de Google pueden resultar útiles para paneles básicos. Por otro lado, las herramientas de inteligencia empresarial (BI) son conocidas por sus excelentes capacidades de análisis de datos y personalización. Sin embargo, tienen curvas de aprendizaje más pronunciadas y pueden requerir especialistas para su manejo.
Además, existen soluciones de software de gestión de proyectos como ClickUp, que cuentan con paneles integrados que mejoran la visibilidad, impulsan la productividad y respaldan la toma de decisiones basada en datos. Lo único que tiene que hacer es introducir los datos.
Los paneles de ClickUp convierten el caos en claridad, ofreciéndole una vista panorámica de sus proyectos.
Con la función ClickUp Views, puede tomar lo que está listo para trabajar y convertirlo en gráficos y tablas con solo unos clics. Extrae automáticamente los datos de sus tareas actuales para crear un panel que le permita visualizar su trabajo, ya sea en forma de lista, diagrama de Gantt, tablero Kanban o más.
Con ClickUp, hemos dado un paso más allá y hemos creado paneles en los que nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta su ubicación en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes.
Con ClickUp, hemos dado un paso más y hemos creado paneles de control en los que nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta su ubicación en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes.
El panel de control de operaciones de ingeniería de software es un excelente ejemplo de cómo puede obtener información detallada sobre todas sus actividades de desarrollo en tiempo real. Puede realizar el seguimiento de diversas métricas, como la velocidad del sprint, el burn up, el burn down, el plazo de entrega, la duración del ciclo y los gráficos de flujo acumulativo.
El panel te ayuda a centrarte en tu objetivo de sprint de entregar más rápido y trabajar de forma más inteligente. Echa un vistazo a estos ejemplos de paneles en ClickUp para descubrir diferentes formas de optimizar tus proyectos.
Guía paso a paso para crear un panel en ClickUp.
Para crear un nuevo panel:
- En la barra lateral, abra el hub de paneles.
- En el hub de paneles, en la esquina superior derecha, haga clic en Nuevo panel.
Para añadir una tarjeta a un panel existente:
- En la esquina superior derecha del panel, haga clic en + Añadir tarjeta.
- Utilizando las categorías de la barra lateral, seleccione una tarjeta prediseñada o cree una tarjeta personalizada.
Para editar una tarjeta, el panel que la contiene debe estar en modo de edición.
Para activar el modo de edición y editar una tarjeta:
- En la esquina superior izquierda del panel, asegúrese de habilitar el modo de edición.
- En la esquina superior derecha de la tarjeta, haga clic en el icono de engranaje para abrir el cuadro de diálogo/ventana modal de edición de la tarjeta.
- Realice la edición de los ajustes de la tarjeta y haga clic en Guardar.
Cada tarjeta tiene diferentes ajustes, algunos de los cuales requieren más explicación que otros. Puede elegir entre más de 40 tarjetas de panel para personalizar su panel según sus preferencias. Algunas opciones populares son las tarjetas de cálculo, las tarjetas de estado, las tarjetas de persona asignada, las tarjetas de sprint y las tarjetas incrustadas.
¿Trabaja con clientes y partes interesadas externas? No hay problema. El panel de control del portal del cliente ofrece un espacio colaborativo para que invite a diferentes partes a contribuir al proceso del proyecto. Puede aprovechar los métodos de elaboración de informes de los clientes y añadir mucho más valor como equipo.
Entonces, ¿cómo encontrar el mejor software de paneles para transformar los datos de sus proyectos en oro visual? Aquí hay algunos factores a tener en cuenta:
- Debe tener una interfaz intuitiva que le facilite la navegación y la interacción con el panel; son útiles funciones como la colocación de widgets mediante arrastrar y soltar, análisis y elaboración de informes, y plantillas predefinidas.
- Considere qué funciones son más importantes para su equipo, como las capacidades de visualización de datos, la facilidad de uso, las opciones de integración, la escalabilidad y las funciones de personalización.
- Busque opciones para experimentar con colores, fuentes y temas generales que se ajusten a la identidad de su organización.
- Compruebe si el proveedor ofrece un buen soporte al cliente, documentación completa y recursos de formación.
- A medida que crecen las necesidades de su equipo y sus datos, la herramienta debe poder adaptarse en consecuencia.
7. Pruebe el panel y recopile comentarios para mejorar la funcionalidad.
Antes de implementar el panel y ponerlo en funcionamiento, pruébelo exhaustivamente. Una vez que se hayan realizado todas las comprobaciones necesarias, permítale el uso compartido a las partes interesadas pertinentes.
Permítales utilizarlo durante unas semanas o meses, dependiendo de la complejidad del panel, y luego vuelva a recabar opiniones. Esto se puede hacer mediante encuestas, conversaciones directas y formularios.
Pruebe su panel
- Compruebe los datos mostrados con las fuentes de datos originales; compare los puntos de datos, los totales, los promedios y cualquier métrica calculada para confirmar que coinciden exactamente con sus datos sin procesar.
- Compruebe si todos los elementos interactivos, como filtros, desgloses y botones de navegación, funcionan según lo previsto y proporcionan los resultados esperados.
- Asegúrese de que el panel sea receptivo y ofrezca una experiencia coherente cuando se vea en un escritorio, un dispositivo móvil o una tableta.
- Pruébelo en navegadores populares como Chrome, Firefox, Safari y Edge para identificar y solucionar cualquier problema de compatibilidad.
Haga preguntas específicas sobre lo que funciona bien, lo que resulta confuso y qué funciones o datos adicionales podrían ser útiles. Por ejemplo, si varios usuarios consideran que un widget específico es innecesario, es una señal de que tal vez sea necesario rediseñar o eliminar ese elemento.
Priorice los comentarios en función de su impacto y viabilidad, centrándose primero en los cambios que proporcionarán el mayor beneficio al mayor número de usuarios.
Cree su centro de comandos con ClickUp.
¿Ha creado un panel de trabajo dinámico que optimiza los datos en una sola página?
Un panel de trabajo ideal es sencillo, intuitivo y personalizable. Es una herramienta valiosa para facilitar la vida laboral y evitar ahogarse en una gran cantidad de datos, informes y perspectivas.
Para crear un panel verdaderamente funcional es necesario comprender claramente cuáles son sus necesidades, disponer de métricas bien definidas, integrar datos en tiempo real y ofrecer una experiencia de usuario fluida que permita supervisar, analizar y actuar sobre la información clave de forma eficaz.
Por suerte para usted, ClickUp tiene todo lo necesario para respaldar las metas de sus proyectos y el rendimiento de su equipo. Se adapta a las necesidades cambiantes de su organización y crece con usted.
Con nuestros paneles de trabajo personalizables, sabrá exactamente lo que está pendiente y reducirá el estrés y la ansiedad asociados a la gestión de múltiples tareas y plazos a gran escala.
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