Gestionar los gastos empresariales puede parecer como intentar pastorear gatos, especialmente para las pequeñas empresas que no pueden permitirse el lujo de adquirir costosos programas informáticos. Cada recibo, cada compra en efectivo y cada factura se acumulan más rápido de lo que tardas en decir «responsabilidad fiscal».
Afortunadamente, existe Excel.
Hemos recopilado una lista de las mejores plantillas de informes de gastos de Excel diseñadas para simplificarte la vida. Estas plantillas te ayudarán a llevar un control de tus gastos, mantenerte organizado y asegurarte de que tus finanzas estén en orden cada mes y cada trimestre.
¿Qué hace que una plantilla de informe de gastos de Excel sea buena?
Quieres que tu plantilla de informe de gastos de Excel sea fácil de gestionar e interpretar, y que incluya elementos visuales útiles, como barras, gráficos y otras representaciones de datos atractivas. Esto es lo que debes buscar en una plantilla de informe de gastos de Excel ideal:
- Claro como el agua: opta por una plantilla que ofrezca ayudas visuales fáciles de entender. Los gráficos y cuadros deben ilustrar tus datos financieros, y no debe parecer un laberinto navegar por columnas, filas y filtros.
- Fácilmente personalizables: elige una plantilla que se adapte perfectamente a tu seguimiento de gastos sin complicaciones. Debería permitirte empezar a introducir datos inmediatamente, ahorrándote el dolor de cabeza de tener que ajustar columnas o perder el tiempo con la validación y el formato de los datos. ¿El objetivo? Que puedas analizar y gestionar los gastos rápidamente, sin quedarte atascado configurando hojas de cálculo.
- Fácil de colaborar: La elaboración de informes de gastos requiere trabajo en equipo: añadir, aprobar y procesar gastos. Utilizar Excel para esto puede ser complicado, ya que no está diseñado para la colaboración en equipo en tiempo real. Aunque las Hojas de cálculo de Google ofrecen una solución alternativa, no es ideal y resulta bastante caótica. No te preocupes, hay una forma más sencilla de manejar esto, lo veremos pronto.
- Creadas para Excel: muchas plantillas no están totalmente optimizadas para Excel, lo que dificulta el uso eficaz de funciones clave como fórmulas, tablas dinámicas y VLOOKUP. Por lo tanto, es importante elegir una plantilla que esté diseñada teniendo en cuenta las capacidades de Excel y que se ajuste lo más posible a lo que quieres hacer.
Plantillas de informes de gastos de Excel
Explora nuestra selección de plantillas de informes de gastos de Excel, creadas para una gestión financiera eficiente. Independientemente de tu sector, son adecuadas para todos, desde autónomos hasta equipos corporativos. Son prácticas, sencillas y están listas para trabajar duro.
¡Preparados, listos, ya! 🚦
1. Plantilla de informe de gastos de Excel
Esta plantilla de informe de gastos es ideal para aquellos a los que les gusta el seguimiento financiero sencillo, sin florituras ni complicaciones. Está diseñada para gestionar todo, desde el seguimiento de los gastos de viaje hasta el recuento del coste de los recados diarios, lo que la convierte en una opción sólida para la gestión sencilla de los gastos. El diseño es limpio e intuitivo, por lo que no necesitará un GPS para navegar por las columnas.
Sin embargo, cabe señalar que si sus necesidades de seguimiento financiero son más detalladas y complejas, es posible que esta plantilla le resulte demasiado básica. Carece de las funciones avanzadas de los sistemas más sofisticados que se requieren para lograr la eficiencia en la contabilidad y la gestión presupuestaria.
Esta plantilla de informe de gastos de Excel debería servir a cualquiera que necesite un seguimiento de gastos sencillo y eficaz.
2. Plantilla de seguimiento de gastos
Si le gusta controlar con precisión sus gastos y desea tener una panorámica detallada de sus finanzas, esta plantilla de seguimiento de gastos es perfecta. Le permite supervisar fácilmente los gastos diarios en diversas categorías, como alimentación, transporte y deuda de tarjetas de crédito. Las celdas son totalmente personalizables y la plantilla incluye opciones de visualización, como gráficos.
Sin embargo, si prefieres un enfoque sencillo para la elaboración de presupuestos y un análisis estructurado de costes y beneficios, esta plantilla puede resultarte demasiado compleja. Esta plantilla te vendrá como anillo al dedo si quieres profundizar en tus hábitos de gasto con precisión militar. Pero si buscas algo que requiera menos compromiso diario, quizá te convenga seguir buscando.
📮ClickUp Insight: El 37 % de los trabajadores envía notas de seguimiento o actas de reuniones para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, pero el 36 % sigue utilizando otros métodos fragmentados.
Sin un sistema unificado para registrar las decisiones, la información clave que necesitas puede quedar sepultada en chats, correos electrónicos u hojas de cálculo. Con ClickUp, puedes convertir instantáneamente las conversaciones en tareas prácticas en todas tus tareas, chats y documentos, asegurándote de que nada se quede en el tintero.
3. Plantilla básica de informe de gastos
La plantilla básica de informe de gastos ofrece una solución sencilla para el seguimiento de gastos. Reduce el proceso de seguimiento de gastos a lo esencial, lo que la hace increíblemente fácil de usar para los usuarios. Con un segmento separado para la personalización (nombre del empleado, rol, gerente, etc.) y columnas para realizar el seguimiento de la fecha, el tipo y los importes totales de cada gasto, esta sencilla hoja de cálculo permite obtener una panorámica detallada de los gastos de los empleados. Esta plantilla es sencilla y tiene un formato fácil de usar que le ayuda a gestionar sus finanzas de forma eficiente.
Sin embargo, su simplicidad puede no ser suficiente para empresas más grandes o análisis financieros detallados. Es buena para uso personal o para pequeñas empresas que necesitan un seguimiento básico de los gastos.
Limitaciones del uso de Excel para la elaboración de informes de gastos
Aunque Excel puede ser la herramienta más antigua y fiable para realizar el seguimiento de los gastos, no está exenta de peculiaridades que pueden hacer que te tires de los pelos.
- Propenso a errores: Excel confía en que seas perfecto, pero seamos realistas, solo somos humanos. Un desliz del dedo podría significar duplicar una entrada u omitir un gasto, lo que daría lugar a cálculos presupuestarios inexactos.
- Falta de colaboración en tiempo real: la idea de colaboración de Excel es tan moderna como un fax. Sin actualizaciones en tiempo real, los miembros del equipo podrían enviar señales de humo para realizar el uso compartido de las novedades financieras. Digamos que el trabajo en equipo no es su punto fuerte.
- Retos de integración: Excel suele comportarse como si fuera el único software de tu ordenador. Sí, se hace el difícil. Integrarlo con otras herramientas financieras puede suponer una gran cantidad de datos confusos y trabajo manual.
- Seguridad de datos limitada: con una seguridad que tiene un límite en cuanto a contraseñas, los datos financieros confidenciales podrían no estar en manos muy seguras. Es un poco «riesgoso en materia de seguridad».
- Mala gestión de los datos históricos: Manejar datos antiguos en Excel es complicado. ¿Quiere comparar los gastos de este año con los del año pasado? Buena suerte para no estropear toda la hoja.
Excel puede ser estupendo, pero no es perfecto. Carece de colaboración en tiempo real y a menudo entra en conflicto con otras herramientas financieras, lo que da lugar a complicaciones y errores innecesarios.
Relacionado: ¡Plantillas de seguimiento de gastos de Hojas de cálculo de Google!
Alternativas a las plantillas de informes de gastos de Excel
Si las limitaciones de Excel te tienen atrapado, considera las plantillas de ClickUp. Estas plantillas están diseñadas para mejorar los flujos de trabajo modernos, impulsando la colaboración sin los habituales dolores de cabeza que provocan las hojas de cálculo.
Las funciones de ClickUp van más allá del almacenamiento básico de datos. Como solución completa de gestión de proyectos, ofrece colaboración en tiempo real, seguridad mejorada e integración perfecta con otras plataformas, lo que le permite organizar sus gastos de forma eficiente.
1. Plantilla de informe de gastos de ClickUp
Haz que gestionar los gastos de tu empresa sea menos pesado y pon orden en el caos con esta plantilla de informe de gastos de ClickUp. Está aquí para facilitar la vida a cualquiera que se haya sentido abrumado por las pilas de recibos y hojas de cálculo.
Equipadas con automatización de la categorización, simplifican el proceso de cálculo, clasificando directamente cada gasto en la categoría adecuada para usted. El diseño es sencillo, lo que elimina la habitual maraña de datos. La información en tiempo real y los marcos organizados aclaran las trayectorias financieras y los posibles ahorros.
Funciones clave que le encantarán:
- Estados personalizados: desde «enviado» hasta «aprobado», realiza el seguimiento de cada fase del ciclo de vida de los gastos.
- Campos personalizados detallados: captura todo lo importante: fecha, importe, a quién pagaste y por qué era necesario.
- Múltiples vistas: tanto si prefieres listas, calendarios o tablas, visualiza tus datos de la forma que mejor te convenga gracias a las más de 15 vistas de ClickUp.
Con la eficiente interfaz de ClickUp, puedes mantener tu presupuesto bajo control mientras trabajas con otros informes y procesos financieros, como plantillas de contabilidad y planificación de cuentas. Ahorra tiempo, fomenta la colaboración incluso si estás a miles de kilómetros de distancia y reduce el trabajo pesado de gestionar los gastos para que puedas centrarte en estrategias financieras más importantes.
Considere esta plantilla como su herramienta imprescindible para mantener bajo control los gastos de su empresa. Le recomendamos que la pruebe como plantilla de informe de gastos semanal o mensual y vea cómo se transforma la gestión de sus gastos.
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2. Plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp
Es hora de controlar tus gastos mensuales (sin dolor). La plantilla de informe de gastos mensuales de ClickUp está aquí para desglosar tus patrones de gasto. Es un salvavidas para las empresas, ya que permite organizar los caóticos datos financieros en una hoja de cálculo ordenada y práctica.
Comprender los hábitos financieros de una empresa es el primer paso para ahorrar para una gran inversión o reducir gastos innecesarios. Por lo tanto, es ideal para cualquiera que desee ajustar su presupuesto. Esta plantilla proporciona un desglose visual de sus gastos, lo que facilita detectar tendencias y ajustar su presupuesto en consecuencia.
Funciones destacadas que le encantarán:
- Colaboración en tiempo real: trabaje simultáneamente con sus compañeros de equipo, tanto si está en la oficina como si realiza teletrabajo. El trabajo en equipo es ahora más fácil.
- Seguridad mejorada: mantén tus datos financieros bajo llave con sólidas medidas de seguridad.
- Fácil integración: funciona a la perfección con otras plataformas, como cualquier plantilla de hoja de cálculo existente, lo que garantiza que su ecosistema financiero esté interconectado.
El diseño intuitivo de la plantilla la hace accesible tanto para uso personal como empresarial, lo que le garantiza poder llevar un control de todo tipo de gastos. Con la panorámica clara y fácil de entender de ClickUp, puede decidir qué es importante seguir. Utilice los gráficos integrados para detectar tendencias de gasto, tomar decisiones presupuestarias más inteligentes y mantener sus datos financieros actualizados.
Controle más de cerca sus gastos mensuales, disfrute de una mayor claridad financiera con esta plantilla de informe de gastos de Excel y comience a tomar decisiones más inteligentes que aumenten su saldo bancario.
3. Plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp
Gestionar los gastos del equipo puede ser una pesadilla logística, especialmente cuando hay que hacer malabarismos con todo, desde los reembolsos por kilometraje hasta las facturas de las cenas con los clientes. Pero no te preocupes: la plantilla de informe de gastos de empleados de ClickUp está aquí para agilizar el proceso.
Esta plantilla, apta para principiantes, le permite realizar el seguimiento de cada dólar gastado por su equipo. Con campos para cada tipo de gasto, desde comidas hasta entretenimiento, garantiza que nada se pase por alto. ¡También puede servir como plantilla para informes de gastos de viaje!
La plantilla calcula automáticamente los totales y simplifica el proceso de creación de un informe de gestión de gastos en Excel, lo que le ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
Por qué le gustará esta plantilla:
- Mayor visibilidad: vea los patrones de gasto de un vistazo, identifique dónde recortar gastos y optimice el presupuesto.
- Procesamiento rápido: genere rápidamente informes, revise y apruebe los gastos de los empleados sin necesidad de ir y venir.
- Configuraciones personalizadas: adapta la plantilla con estados y campos personalizados que se ajusten a las necesidades específicas de tu empresa, tanto si supervisas un equipo pequeño como si gestionas varios departamentos.
Además, puede utilizar las diversas opciones de visualización de ClickUp, desde las listas de ClickUp hasta la vista del Calendario de ClickUp, para realizar un mejor seguimiento de los plazos y los envíos. En general, le permite mantener un control eficaz sobre su presupuesto.
4. Plantilla de gastos y informes empresariales de ClickUp
Controle el flujo de caja mediante una panorámica detallada de los gastos y el seguimiento del estado con la plantilla de gastos e informes empresariales de ClickUp.
Mantener el orden es una necesidad a la hora de gestionar los gastos de tu equipo. Descubre la plantilla de gastos y informes empresariales de ClickUp. Facilita la gestión de los gastos empresariales, que suele ser tediosa.
Esta sencilla plantilla de informe de gastos le ayuda a usted y a su equipo a mantenerse dentro del presupuesto, detectar oportunidades de ahorro mientras se realiza el seguimiento de los gastos de la empresa y cumplir con las normas financieras desde una plataforma centralizada.
Las funciones principales incluyen:
- Controle sus gastos: examine los datos de gastos para detectar tendencias y áreas en las que podría estar gastando demasiado.
- Realice un seguimiento de sus metas: compruebe lo cerca que está de alcanzar sus metas financieras sin perderse en los números.
- Seguimiento personalizado: utilice estados y campos personalizados para adaptar el proceso de seguimiento a las necesidades de su empresa, desde el registro de cada gasto hasta la aprobación de informes.
- Varias vistas: vea sus datos de diferentes maneras con las vistas de ClickUp, como el panel de aprobación y la lista de gastos, que le ayudan a gestionar y realizar la elaboración de informes sobre los gastos de forma eficaz.
- Mejor gestión de proyectos: mejora la gestión de tus gastos con herramientas como la carga de archivos, los flujos de trabajo de automatización y las actualizaciones en tiempo real.
Esta plantilla simplifica el seguimiento y la gestión de los gastos y facilita la elaboración de informes de gastos. Con ClickUp, no solo podrá llevar un control de los números, sino que también obtendrá la información necesaria para mejorar la salud financiera de su empresa.
5. Plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp
La gestión de las finanzas en una pequeña empresa no tiene por qué implicar sistemas excesivos diseñados para grandes corporaciones. Pero sí hay que vigilar de cerca los gastos. La plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas de ClickUp está pensada para los más desfavorecidos, es decir, las startups y las tiendas locales que se esfuerzan por mantener sus finanzas en orden y ahorrar tiempo y esfuerzo.
Registra rápidamente todos los gastos; visualízalos con tablas y gráficos para obtener una mejor perspectiva. Acelera el proceso de seguimiento de gastos con la automatización, reduciendo la entrada manual de datos y los posibles errores. La función de seguimiento personalizado te permite ajustar los estados y los campos para adaptarlos a las necesidades de tu empresa, desde los costes de los proveedores hasta los gastos operativos diarios.
¿Por qué utilizar esta plantilla?
- Mejor información sobre los gastos: detecta áreas en las que reducir costes y mejorar tu rendimiento financiero.
- Preparación fiscal: genere fácilmente informes para la declaración de impuestos y el cumplimiento normativo.
- Seguimiento simplificado: realice un seguimiento de todos los gastos, desde los más pequeños hasta los más grandes, en un solo lugar sin enredarse en funciones innecesarias.
Esta plantilla te ayudará a realizar el seguimiento y organizar tus gastos en un lugar fácil de usar. Puedes seguir los pasos que se indican a continuación para empezar a redactar un informe sobre tus finanzas:
- Recopila información: reúne recibos, facturas y extractos bancarios.
- Configurar documento: cree un documento digital o físico para el seguimiento de gastos.
- Datos de entrada: introduzca detalles como categorías de gastos, importes y fechas.
- Revisa el informe: actualiza y revisa tu informe para mantenerlo preciso.
- Realice análisis: utilice los datos para tomar decisiones financieras informadas y realizar ajustes.
Los propietarios de pequeñas empresas pueden utilizar esta plantilla de informe de gastos para pequeñas empresas para ayudar a todos a mantenerse al día en lo que respecta al seguimiento de gastos y la elaboración de presupuestos.
No dejes que las aspirinas sean tu mayor gasto: hazte la vida más fácil con las plantillas.
Excel es muy útil para poner en orden tus finanzas mensuales y trimestrales, pero es aún mejor cuando no tienes que empezar desde cero. Las plantillas adecuadas pueden hacer que todo sea mucho más rápido y sencillo.
Sí, las plantillas de informes de gastos de Excel pueden parecer anticuadas, especialmente para la contabilidad empresarial, pero cumplen su función. Si quieres una experiencia más intuitiva, ClickUp es gratis y ofrece muchas funciones útiles que Excel no ofrece.
Antes de irte, aquí tienes un consejo profesional: si ninguna de las plantillas gratuitas de informes de gastos anteriores se ajusta a lo que necesitas, ¡crea la tuya propia! Vuelve a los informes de gastos más decentes que puedas encontrar, elimina los datos, haz un par de ajustes y pulsa «Guardar».
La personalización resulta muy útil si tu equipo de contabilidad es partidario de hacer las cosas de una determinada manera. ¡Y ClickUp hace que la personalización sea mucho más sencilla y divertida!
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